Kundenstamm

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Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie im Kundenstamm neue Datensätze anlegen und bestehende bearbeiten können. Außerdem lernen Sie die verschiedenen Sonderfunktionen kennen.

Das Kundenmodul kann über Stammdaten → Kunden, durch die Schaltfläche Kunden in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F8 aufgerufen werden. Die Schaltfläche Aufträge in der Seitenleiste öffnet ebenfalls den Kundenstamm, jedoch im Register Auftrag.

Der Kundenstamm, hier mit dem Register Liste

Liste

Der Kundenstamm, hier mit dem Register Liste

Im Register Liste werden alle Datensätze des Kundenstammes angezeigt. Beim Start des Moduls sind die Datensätze ihrer Nummer entsprechend aufsteigend sortiert; der erste Datensatz wird automatisch angewählt. Die weiße Informationsleiste am oberen Rand des Moduls zeigt nach dem Starten des Moduls die Basisinformationen über den ersten Datensatz des Datenstammes an und wird beim Wechsel des Datensatzes aktualisiert.

Die Schriftfarbe in der Informationsleiste unterscheidet sich bei Kunden (Rot), Lieferanten (Blau), Ware (Grün), Pfand (Orange) und Benutzern (Violett).

Der Listendruck kann mit Druck oder Strg + P aufgerufen werden.

Datensätze finden

Durch Anklicken kann ein Datensatz manuell ausgewählt werden. Nach einem Doppelklick auf einen Datensatz, wird dieser im Register Eingabe angezeigt.

Um Datensätze zu finden, kann die SQL-basierte Suchfunktion durch oder Strg + F verwendet werden.

Durch Klicken auf hinter dem Feld Name in der Informationsleiste wird der gleiche Suchdialog geöffnet.

Der Finden-Dialog

In das Eingabefeld des Suchdialogs kann ein beliebiger Suchbegriff eingegeben werden, die SQL-basierte Suche sucht nach diesem in jedem Feld.

Sucheingaben sollten nur ein Wort umfassen. Sonderzeichen können nicht verwendet werden.

Die Suchgergebnisse werden automatisch angezeigt. Bei jeder Eingabe eines neuen Zeichens wird die Suche neu gestartet. Durch Entfernen des Häkchens bei Schnellsuche wird diese Funktion deaktiviert. Dann wird die Suche durch Start oder ↩ gestartet. Durch das Abwählen von Feldern kann die Suche beschleunigt oder spezifischer durchgeführt werden. Die Ergebnisse werden darunter in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder ↩ wird der markierte Datensatz im Register angewählt.

Spalten anpassen

Die Listenansicht des Registers kann angepasst werden, indem die Breite der Spalten verändert wird oder Spalten zur Anzeige hinzugefügt oder entfernt werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anklicken der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus durchgeführt. Die Änderungen werden beim Beenden des Moduls automatisch gespeichert.
Um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, kann ein Dialog mit Layout geöffnet werden.

Der Dialog Layout, in diesem Fall mit den Basiseinstellungen

Mit den horizontalen Tasten des Steuerkreuzes werden Tabellenfelder in die rechte Liste verschoben, um sie anzuzeigen, oder in die linke Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen geändert. Die Bearbeitung wird mit Sichern übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.

Eingabe

Bearbeitung eines Kunden-Stammdatensatzes

Das Register Eingabe zeigt alle Informationen eines ausgewählten Datensatzes an und dient der Bearbeitung von Datensätzen.

Das Löschen von Datensätzen oder das Ändern der Identnummern ist nicht möglich.

Das Informationsfeld am unteren rechten Rand des Moduls gibt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze und die Position des angezeigten Datensatzes innerhalb des Datenstamms an.

Im Memofeld rechts können Notizen festgehalten werden.

Neue Datensätze anlegen

Um einen neuen Datensatz anzulegen, ist es sinnvoll, zunächst zu einem ähnlichen Datensatz zu navigieren. Dadurch kann die Nummernautomatik optimal genutzt werden. Die Neuanlage wird mit Neu in der Navigationsleiste oder Strg + N eingeleitet. Im Dialog Kunde anlegen müssen dann die gewünschte Kundennummer und Suchbegriff sowie Kennung und Debitorennummer eingegeben werden.

Die Kennung ermöglicht das Kategorisieren von Datensätzen und kann zu Sortierzwecken verwendet werden. Bei der Neuanlage eines Kunden in der Kundenverwaltung bietet das System alle genutzten Kennungen und die Preisgruppennamen zur Auswahl als Kennung an. Zusätzlich kann ein beliebiger Wert eingegeben werden.

Wird ein Preisgruppenname ausgewählt, wir die Preisgruppe eingestellt und der Kunde wird entsprechend der Deklaration der Preisgruppe als Gewerbe- oder Privatkunde eingestellt.

Kennung und Suchbegriff lassen sich auch nachträglich mithilfe der Schaltflächen rechts des jeweiligen Anzeigefeldes in der Informationsleiste ändern.

Der Dialog Kunde anlegen

Informationen zum Aufbau und zur sinnvollen Vergabe der Kundennummern finden Sie hier.

Drücken Sie auf OK, um den Kunden in den Gruppen Kontakt und Konditionen zu vervollständigen.

Bearbeiten von Datensätzen

Um Daten zu bearbeiten, muss nach der Anwahl des gewünschten Datensatzes zunächst der Bearbeitungsmodus mit Editieren in der Navigationsleiste oder Strg + E aktiviert werden.

Wird während der Bearbeitung zu einem anderen Datensatz gewechselt, werden alle Änderungen am vorigen Datensatz automatisch übernommen. Im Editiermodus kann also ohne manuellem Speichern zwischen Datensätzen gewechselt werden.

Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.

Navigieren durch Datensätze

Mit oder Bild ⇑ kann zum vorigen und mit oder Bild ⇓ zum nächsten Datensatz geblättert werden, alternativ kann das Mausrad genutzt werden; mit oder Strg + Bild ⇑ gelangt man zum ersten, mit oder Strg + Bild ⇓ zum letzten Datensatz.

Adressdaten

Die Gruppe Adressdaten

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Das Optionsmenü

Bei Firmenanschriften bleibt das Feld Vorname leer, im Feld Zusatz kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil „Name“ oder „Firmierung“ immer im Feld Name eingetragen wird.

Mit (rechts vom Eingabefeld Anrede) kann dialogbasiert eine Briefanrede hinzugefügt werden, z.B. „Sehr geehrter Herr Meier,“. Diese wird bei Korrespondenz (bspw. E-Mail) automatisch eingefügt. Durch einen Klick auf stehen Optionen zum Kopieren der Einträge des Datensatzes in die Zwischenablage des Betriebssystems zur Verfügung. Die Daten können dann auch in anderen Anwendungen verwendet werden. Alternativ wird mit Strg + A die Postanschrift kopiert; mit der Tastenkombination Strg + ⇑ + A werden zusätzlich die Teledaten in die Zwischenablage übertragen. Außerdem können Adressdaten aus der Zwischenablage direkt eingefügt werden.

Mailinglisten erstellen

Die Menüoption "Mailingliste erstellen" ermöglicht eine einfache und schnelle Zusammenstellung von Kontaktdaten.

Mailingliste

Der Dialog ermöglicht das Filtern der Adressen und die Auswahl der Kontaktdaten. Die Daten werden in die Zwischenablage kopiert und können dann direkt in anderen Anwendungen genutzt werden.

Filter

Mit den Hauptfiltern kann nach Kunden, denen eine bestimmte Preisgruppe zugewiesen wurde, oder die Kennung gefiltert werden.

Die Zusatzfilter ermöglichen eine weitere Filterung nach verschiedenen Feldern. So können durch die Einrichtung von Zusatzfiltern Unter- und Obergrenzen definiert werden, z.B. um nur Kunden in einem bestimmten Kundennummernbereich zu berücksichtigen.

Felder

Mit der Feldauswahl wird eingestellt, welche Informationen der Kunden berücksichtigt werden sollen. So können beispielsweise die Felder Vorname, Name, Straße, PLZ + Ort für Adressen verwendet werden.

Für das einfache Erstellen einer E-Mail-Newsletter finden Sie hier eine Anleitung.

Optionen

Damit die Daten problemlos verarbeitet werden können, sollten die Felder mit Trennzeichen abgesetzt werden. Dazu kann die Option "Felder trennen" aktiviert werden. Das voreingestellte Trennzeichen ist das Semikolon ";", alternativ können andere Zeichen augewählt werden.

Wenn nur ein einzelnes Feld ausgewählt wird, ist kein Trennzeichen notwendig.

Liste erzeugen

Mit OK wird die Liste erstellt. Dabei werden die Daten in die Windows-Zwischenablage kopiert und können direkt weiterverwendet werden.

Zusatzadressen

Einem Datensatz können beliebig viele Adressen zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusätzliche Adressen“ verwaltet, welcher mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld Vorname geöffnet wird.

Der Dialog Zusätzliche Adressen

Mit Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Zusatzadressen können mit oder Strg + D gelöscht werden.

Zusatzadressen werden im Auswahlfeld Adresstyp einem bestimmten Einsatzbereich zugeordnet (beispielsweise „Lieferung“ oder „Rechnung“). Ist für eine Kategorie keine Zusatzadresse hinterlegt, wird die Standardadresse für den Belegdruck verwendet. Ist eine einzelne Zusatzadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Standardadresse. Sind mehrere Zusatzadressen des gleichen Typs hinterlegt, wird vor dem Ausdruck ein Dialog mit den verfügbaren Zusatzadressen angeboten.

Dieser Dialog öffnet sich bei Zusatzadressen für Rechnung oder Lieferung nicht selbstständig vor dem Drucken. Durch Klicken auf hinter dem Feld LF-Adresse bzw. RE-Adresse kann die gewünschte Adresse ausgewählt werden.

Die Standardadresse wird bei Vorhandensein einer Zusatzadresse eines Adresstyps ignoriert. Soll sie jedoch wahlweise genutzt werden, muss sie als Kopie für den Adresstyp erstellt werden.

Um Adressen besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für die Adresse eingetragen. Mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld Telefon wird die Telefonnummer an die TAPI-Schnittstelle übergeben.

Für die Verwendung einer Adresse beim Erstellen von XRechnungen muss eine Leitweg-ID des Adressaten und eine E-Mailadresse angegeben werden. Diese Informationen können bei Zusatzadressen, welche die Kategorie "Rechnung" enthalten zugefügt werden. Die Felder werden in anderen Kategorien ausgeblendet.

Informationen zur XRechnung finden Sie hier

Teledaten

Die Gruppe Teledaten

Zusätzlich zu der Postanschrift sollten Telefon- und ähnliche Daten angegeben werden. Hierfür stehen die Felder Telefon, Telefax, Mobilfunk, E-Mail, Internet (d.h. Internetadresse des Kunden), Ansprechpartner und Vertreter zur Verfügung.

Mehrere E-Mailadressen können durch Komma getrennt in das Feld eingetragen werden.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche rechts neben des jeweiligen Eingabefeldes, wird eine der folgende Aktion ausgelöst:

• : Die Telefonnummer wird an die TAPI-Schnittstelle übergeben.
• : Die Telefaxnummer wird in die Zwischenablage kopiert.
• : Das externe E-Mail-Programm wird gestartet.
• : Der Internetbrowser wird gestartet.
• : Der Dialog Zusatzdaten öffnet sich.
• :

Zusatzdaten

Einem Datensatz können beliebig viele Teledaten zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusatzdaten“ verwaltet, welcher mit (hinter dem Eingabefeld Ansprechpartner) geöffnet wird.

Der Dialog Zusatzdaten

Sind zusätzliche Kontaktdaten vorhanden, ändert sich die Schaltfläche rechts von Ansprechpartner von auf .

Mit Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und einen Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit Löschen oder Strg + D gelöscht werden.

Um Datensätze besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für den Kontakt eingetragen. Das Auswahlfeld Kategorie definiert die Art des Eintrages (Telefon, Telefax, E-Mail, Internet). Die Schaltfläche rechts vom oberen Eingabefeld ändert sich entsprechend der ausgewählten Kategorie - , , oder - und führt bei einem Klick die jeweilige Funktion aus (siehe Teledaten).
Die Kategorien Telefax und E-Mail bieten zusätzlich die Option Als Rechnungsadresse verwenden. Wird diese aktiviert, so wird die Rechnung per Telefax bzw. E-Mail an die angegebene Adresse verschickt.

Mehrere E-Mailadressen können durch Komma getrennt in das Feld eingetragen werden.

Bankdaten

Die Gruppe Bankdaten

Die Bankdaten werden für Lastschriften und Überweisungen benötigt. Die Eingabefelder Steuer Nr., Bank, IBAN und BIC sind entsprechend auszufüllen.

Der BIC (Bank Identifier Code) - auch bekannt als SWIFT-Code - muss nur bei internationalen Geldtransfers zwingend angegeben werden.

• rechts des Feldes IBAN berechnet die IBAN aus Bankleitzahl und Kontonummer (siehe etwas weiter unten Bankverbindung prüfen).
• rechts des Feldes BIC kopiert die Kontoverbindung.
• rechts des Feldes Bankeinzug können das Mandatsdatum aktualisiert, SEPA-Mandate gedruckt und SEPA Dateien erzeugt werden.

Unter Bankeinzug kann eingestellt werden, ob eine Lastschriftermächtigung oder ein Abbuchungsauftrag vorliegt. Hier haben Sie die Wahl zwischen folgenden Möglichkeiten:

• Kein Einzug: Wird diese Option ausgewählt, so ist SEPA deaktiviert.
• Lastschrift/Gutschrift: Wählen Sie diese Option aus, falls Sie die SEPA-Basislastschrift verwenden möchten
• Abbuchung/Gutschrift: Wählen Sie diese Option aus, falls Sie die SEPA-Firmenlastschrift verwenden möchten.

Falls Sie das SEPA-Expresslastschriftverfahren verwenden möchten, so wählen Sie ebenfalls diese Option aus.

Bankverbindung prüfen

Sollte die IBAN des Kunden unbekannt sein, so kann sie in diesem Dialog mithilfe der BLZ oder BIC und der Kontonummer berechnet werden. Sie können außerdem die IBAN eingeben, um sich die BLZ, BIC und Kontonummer anzeigen zu lassen.

Öffnen Sie den Dialog mit rechts des Feldes IBAN.

Der Dialog Bankverbindung prüfen

Um die IBAN berechnen zu lassen, geben Sie die BLZ oder den BIC und die Kontonummer ein. Die IBAN wird sofort berechnet. Übernehmen Sie ihre Eingaben mit Sichern.

Geburtstag

Unter den Bankdaten können Sie den Geburtstag des Kunden eintragen und angeben ob Sie jedes Jahr eine Erinnerung erhalten möchten.

Die jährliche Erinnerung ist aktiv

Konditionen

Im Bereich Konditionen werden wesentliche Regeln für den Kundentyp, die Preiszuordnung und Rechnungsstellung eingestellt.

Zahlweise

Das dynamische Zahlungsziel ist inaktiv

Mit diesem Knopf können Sie ein dynamisches Zahlungsziel einstellen.

• Im Eingabefeld Zahlweise kann eine Beschreibung der Zahlweise aus den Vorlagen der Konfiguration übernommen oder mit eine zusätzliche eingetragen werden.
• In den Eingabefeldern Nettoziel und Skontoziel können Zahlungsziele in Tagen eingetragen werden. Wird kein Zahlungsziel gewährt, sollte für Nettotage eine 0 eingetragen werden. Wird kein Skonto gewährt, sollte in Skontotage eine 0 eingetragen und der Skontosatz ebenfalls auf 0 gesetzt werden. Wird Skonto gewährt, kann der Skontosatz in Prozent eingetragen werden.
• Im Eingabefeld Rabatt kann ein Rabattsatz in Prozent eingetragen werden und später in Aufträgen optional aktiviert werden.

Durch das Eingeben einer neuen Beschreibung der Zahlweise wird eine zusätzliche Vorlage für alle Kunden erstellt.

Dynamisches Zahlungsziel

Zusätzlich zur Option Nettoziel gibt es noch die Option Dynamisches Zahlungsziel. Es ermöglicht Ihnen, das Zahlungsziel auf einen festen Wochentag einzustellen. Dieses können Sie einstellen, indem Sie auf hinter Nettoziel klicken. Es öffnet sich der Dialog Dynamisches Zahlungsziel. Um ein dynamisches Zahlungsziel einzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

Der Dialog Dynamisches Zahlungsziel

1. Wählen Sie die Option Aktiv aus, um das dynamische Zahlungsziel zu verwenden..
2. Wählen Sie den Wochentag, an dem die Rechnungen des Kunden fällig werden sollen.
3. Wählen Sie mit Folgewochen, wie viele Wochen zwischen dem Zahlungsziel und dem kommenden Wochentag liegen, den Sie unter Wochentag ausgewählt haben.
4. Mit Sichern werden die soeben getroffenen Einstellungen gespeichert. Die Anwendung verwendet nun das eingestellte dynamische Zahlungsziel.

Wenn das dynamische Zahlungsziel aktiviert ist, so wird die Einstellung Nettoziel entsprechend ersetzt. Bei Deaktivierung der Funktion wird das Nettoziel aktiviert und auf 0 gesetzt.

Im Feld Zieldatum wird das Zahlungsziel für alle Rechnungen des heutigen Tages angezeigt. Hier können Sie die getroffenen Einstellungen bequem überprüfen.

Beispiel: Heute ist Dienstag, der 15.10. Für den Kunden wurde als Zahlungsziel Mittwoch eingestellt. Zusätzlich wurde Folgewochen auf zwei gesetzt. Der kommende Mittwoch ist also der 16.10. Aufgrund der zwei Folgewochen wird die Zahlung erst zwei Wochen später, also am 30.10. fällig.

Aufschläge

• Im Auswahlfeld "Aufschlag" kann ein informativer Eintrag hinterlegt werden und, sofern konfiguriert, als Warnung beim Anlegen eines Auftrags in einem Dialog angezeigt werden.

Preise

• Im Auswahlfeld Preisgruppe kann dem Kunden eine der verfügbaren Preisgruppen zugeordnet werden

Im Feld hinter Preisgruppe wird angezeigt, ob der Kunde mit der gewählten Preisgruppe Netto- oder Bruttopreise zahlt. In diesem Feld kann keine Eingabe erfolgen. Diese Option muss vor Anlegen des ersten Auftrags für jeden Kunden korrekt eingestellt werden!

• Sofern der Kunde Gruppenpreise erhält, kann im Auswahlfeld Gruppenpreise einer der verfügbaren Gruppenpreise zugeordnet werden.
• Um Aktionspreise oder die für den Kunden hinterlegten Sonderpreise standardmäßig zu nutzen, muss die jeweilige Option aktiviert werden. Während des Erfassens von Artikeln können beide Preise manuell ausgewählt werden, auch wenn sie hier nicht aktiv sind!
• Soll der Kunde einen Warengruppenrabatt bekommen, so kann dies im Auswahlfeld Warengruppenrabatt(Fix) vermerkt werden.

Lager

• Die Option Lagerkunde (Bestand) aktiviert die Bestandsverwaltung während der Erfassung von Aufträgen für den Kunden. Diese kann deaktiviert werden, wenn beispielsweise ein Abholmarkt nicht aus dem Bestand des Großhandels beliefert, jedoch vom Großhandel abgerechnet wird und Lagerbewegungen sonst doppelt im Lagerbestand gebucht würden.

Im Normalfall sollte diese Option aktiviert werden.

Kundentyp

• Die Option Pfand berechnen aktiviert die Berechnung von Pfand in Aufträgen. Ist die Option deaktiviert, wird das Pfand nur gelistet, die Pfandwerte bleiben bei der Bildung der Summen in Aufträgen aber unberücksichtigt.
• Die Option Barkunde (Nachnahme) aktiviert den Druck von Belegen für Nachnahmelieferung. Diese enthalten alle Rechnungswerte und können genutzt werden, wenn der Kunde Warenlieferungen bei Erhalt bar bezahlen muss.

Diese Einstellung erzeugt beim Anlegen eines Lieferscheins bereits eine Rechnungsnummer und stellt den Druck auf Lieferscheine ein, die zusätzlich zu den Informationen zur Lieferung alle notwendigen Rechnungsangaben für Bargeschäfte enthalten.

Diese Option muss vor Anlegen des ersten Auftrags für jeden Kunden korrekt eingestellt werden!

• Die Option Nettokunde (Gewerbe) schaltet den Druck der Auftragserfassung auf Nettobelege um. Diese Option sollte für gewerbliche Kunden unbedingt aktiviert werden. Für Privatkunden wird die Option ausgeschaltet, damit diese Bruttobelege erhalten. Die Option aktiviert auch den Aufschlag von Mehrwertsteuer auf Pfand für gewerbliche Kunden. Bei deaktivierter Option wird keine Mehrwertsteuer auf Pfand berechnet.

Diese Option muss vor Anlegen des ersten Auftrags für jeden Kunden korrekt eingestellt werden!

• Die Option Mengenrabatt schaltet Mengenrabatte für den Kunden frei. Diese können manuell bei der Auftragsverwaltung in der Artikelerfassung für Artikel einzeln entfernt werden.

E-Rechnungen

Die Option E-Rechnung ermöglicht den Versand von elektronischen Auftragsbelegen an den Kunden. Es werden folgende Auswahlmöglichkeiten angeboten:

• Die Option Keine E-Rechnung deaktiviert die Voreinstellung zum Versand von elektronischen Belegen. Es ist möglich, Rechnungen auch dann als PDF-Datei an einen Kunden zu senden, wenn die Voreinstellung deaktiviert ist. Die Auswahl kann im Druck manuell erfolgen.

• Die Option PDF via E-Mail aktiviert die Voreinstellung für den Versand von Rechnungen als PDF-Datei an einen Kunden. Es muss dazu entweder eine E-Mailadresse im Feld "E-Mail" im Bereich Teledaten des Kundendatensatz eingegeben werden oder eine E-Mailadresse als Rechnungsadresse im Dialog Zusatzdaten hinterlegt werden.

• Die Option X-Rechnung aktiviert die Voreinstellung für den Versand von Rechnungen als PDF-Datei und XML-Datei im Format XRechnung an einen Kunden. Es muss dazu eine Rechnungsadresse mit "Leitweg-ID" und eine E-Mailadresse im Dialog Zusatzdaten für den Versand von XRechnungen hinterlegt werden.

• Die Option ZUGFeRD aktiviert die Voreinstellung für den Versand von Rechnungen als PDF-Datei im Format ZUGFeRD an einen Kunden. Es muss dazu entweder eine E-Mailadresse im Feld "E-Mail" im Bereich Teledaten des Kundendatensatz eingegeben werden oder eine E-Mailadresse als Rechnungsadresse im Dialog Zusatzdaten hinterlegt werden.

Automatisierung

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• Die Optionen für regelmäßige Bestellung, Lieferung und Rechnung ermöglichen durch die Angabe von Intervallen eine weitgehende Vorkonfiguration und Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben. Wird eine der Optionen aktiviert, muss eine Wiederholungsregel angegeben werden. Dazu kann mit der Schaltfläche der Intervalldialog geöffnet werden.

• Die Option Regelmäßige Bestellung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig angerufen wird, um Bestellungen aufzunehmen. Der Kunde wird in die Liste für den Telefonverkauf aufgenommen. Im Eingabefeld Uhrzeit kann der Zeitpunkt eingegeben werden, zu dem der Kunde angerufen werden soll.
• Die Option Regelmäßige Lieferung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig beliefert wird. Die Option wird bei der Vorwahl des Liefertermins in der Auftragserfassung verwendet.

• Die Option Regelmäßige Rechnung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig Rechnungen erhält. Bei Anlage eines neuen Auftrages wird ein Termin für die Rechnungsstellung vorgemerkt und ein Auftrag erstellt, der aus beliebig vielen Teillieferungen bestehen kann. Regelmäßige Bestellungen und Rechnungen werden im Aufgabenmanager angezeigt.

Fracht

• Im Dropdown-Menü zur Option Frachtkosten kann eingestellt werden, ob die Frachtkosten pauschal, pro Kilogramm, pro Liter, pro Stück oder nicht berechnet werden sollen.
• Im Dropdown-Menü zur Option Tour kann dem Kunden eine bestimmte Tour zugewiesen werden.
• In das Eingabefeld DB Nr. kann eine alternative Kundennummer eingegeben werden, die als Debitorennummer im DATEV- oder GEVA (SGL 188)-Export genutzt werden kann.

Konten

• Im Eingabefeld Limit kann eine individuelle Saldenbeschränkung für jeden Kunden gesetzt werden. Wird kein Limit eingetragen ist der Verfügungsrahmen unbegrenzt. Setzt man "-1" in das Eingabefeld ein, ist das Anlegen eines neuen Auftrages für diesen Kunden nicht mehr möglich. Der Kunde wird dadurch gesperrt.

Es werden nur offene Rechnungen berücksichtigt.

• Das Anzeigefeld Guthaben enthält Angaben über den Kontostand des Kunden. Der Wert kann durch die Schaltfläche rechts des Anzeigefeldes bearbeitet werden.

Die Anwendung darf sich dazu nicht im Modus Editieren befinden.

Der Bearbeitungsdialog öffnet sich:

Der Änderungsdialog

Ist die Option Betrag ersetzen aktiviert, wird der bisherige Wert ersetzt, andernfalls wird die Differenz zur Eingabe berechnet.

Saldeninformation eines Kunden

Am rechten oberen Rand des Moduls befinden sich die Anzeigefelder Saldo und Limit:

• Saldo zeigt die Summe der offenen Posten
• Limit zeigt den noch verfügbaren Betrag des festgelegten Limits

Diese Anzeigefelder befinden sich in jedem der drei Register des Kundenstamms an dieser Stelle.

Diese beiden Anzeigefelder besitzen folgende Farbcodierung:

Farbe	Saldo	Limit
keine	Es liegen keine offenen Posten vor	Es ist kein Limit angegeben
grün	/	0 bis 69 % des Limits sind ausgeschöpft
gelb	/	70 bis 99 % des Limits sind ausgeschöpft
rot	Es liegen offene Posten vor	Das Limit ist erschöpft/überschritten

Der Knopf rechts der beiden Anzeigefelder öffnet einen Dialog, in dem Umsätze und Zahlungen des Kunden genauer aufgeschlüsselt sind:

Der Informationsdialog

Als Erledigt dieses Jahr gilt ein Auftrag erst, wenn dieser abgeschlossen wurde. Anzahlungen einer offenen Rechnung werden nur bei Zahlungen dieses bzw. letztes Jahr berücksichtigt.

Mit Klick auf Drucken können Sie den Saldo des ausgewählten Kunden ausdrucken.

Deklarationen und Notizen

In den Memofeldern am rechten Rand des Eingaberegisters können Informationen gespeichert werden, für die keine separaten Felder vorhanden sind.

Das Memo "Deklarationen" ist für Informationen vorgesehen, die auf Auftragsdokumenten gedruckt werden sollen, beispielsweise Anweisungen für die Anlieferung. Diese Informationen werden bei Anlegen eines neuen Auftrags automatisch im Auftragsfeld Notizen hinterlegt und für den Ausdruck vorgemerkt.

Das allgemeine Memo ist für alle sonstigen Informationen vorgesehen und wird zu Beginn der Erfassung von Auftragsposten angezeigt.

Verträge

Informationen zu den Verträgen finden sie hier.

Umsatzstatistik

Informationen zur Umsatzstatistik finden sie hier.

Sonderpreise

Informationen über Sonderpreise finden Sie hier.

Formulare

Es besteht die Möglichkeit, für jeden Kunden individuelle Vorlagen für den Belegdruck zu hinterlegen. Durch einen Klick auf Formulare wird ein Dialog geöffnet:

Der Dialog Formulare

Formulare können durch im Explorer gesucht und ausgewählt werden. Mit wird das gewählte Formular in den Reporteditor geladen und kann dort bearbeitet werden. Um ein gewähltes Formular zu aktivieren, muss der Haken hinter dem Eingabefeld des Formulars gesetzt werden.

Kundenspezifische Formulare werden im Druckdialog automatisch vorgewählt. Dort besteht aber weiterhin die Möglichkeit das jeweilige Standard- oder ein Sonderformular auszuwählen.

Die Bearbeitung der kundenspezifischen Formularverweise muss mit Sichern abgeschlossen werden.

Dokumentenverwaltung

Siehe auch Dokumentenverwaltung des Moduls „Büro“

Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht kann über Dateien oder Strg + T geöffnet werden.

Die Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien.

Beachten Sie, dass externe Dokumente nicht kopiert werden, sondern lediglich eine Verknüpfung zu diesen erstellt wird. Das Originaldokument muss sich also im korrekten Pfad befinden, damit aus der Dokumentenverwaltung darauf zugegriffen werden kann.

Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.

Einen neuen Eintrag anlegen

Um einen neuen Eintrag zu einer der beiden Tabellen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Neu
   • Möchten Sie dem Kunden ein Dokument zuordnen, wählen Sie Neuer Eintrag im Verzeichnis. Alternativ nutzen Sie direkt die Tastenkombination STRG + Alt + N.
   • Möchten Sie ein allgemeines Dokument anlegen, wählen Sie Neuer Eintrag in Vorlage. Alternativ nutzen Sie direkt die Tastenkombination STRG + N.
2. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und drücken Sie auf Öffnen.
3. Daraufhin öffnet sich ein Dialog. Wenn Sie möchten, können Sie das Dokument mit ein paar Worten etwas genauer beschreiben. Diese Beschreibung finden Sie später in der Spalte Information.
   • Möchten Sie keine genaueren Informationen angeben, lassen Sie das Feld einfach leer und drücken Sie entweder auf OK oder Abbrechen.

Ein neues Dokument erstellen

Möchten Sie ein neues RTF-Dokument erstellen und im Anschluss direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnen, können Sie dafür den integrierten Texteditor nutzen. Dieser ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Er wird über Text oder die Tastenkombination Strg + T gestartet.

Wenn Sie ein neu erstelltes Dokument im Texteditor speichern, werden Sie danach gefragt, ob das Dokument direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnet werden soll.

Wählen Sie Ja aus, so öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Sie festlegen können, ob das Dokument dem aktuellen Kunden zugeordnet werden soll oder ob es sich um ein allgemeines Dokument handelt.

Der erste Dialog

Der zweite Dialog

Einträge bearbeiten

Um Änderungen an den angelegten Dokumenten vorzunehmen, bestehen verschiedene Möglichkeiten.

Machen Sie einen Rechtsklick auf den Eintrag, der bearbeitet werden soll. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Das Optionsmenü, hier von der unteren Tabelle

• Datei öffnen: Das Dokument wird mit der im Betriebssystem dafür voreingestellten Anwendung geöffnet. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf das gewünschte Dokument machen oder die Tastenkombination STRG + O nutzen.

Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.

• Neuer Eintrag in Vorlage: Auch über das Optionsmenü kann - wie oben beschrieben - ein neuer Eintrag erstellt werden. Haben Sie das Optionsmenü der unteren Tabelle geöffnet, hat die entsprechende Option stattdessen den Namen Neuer Eintrag im Verzeichnis.
• Informationen bearbeiten: Es öffnet sich ein Dialog um den Text in der Spalte Information zu verändern.
• Dateipfad bearbeiten: Die Datei kann geändert und somit das Dokument ausgetauscht werden.
• Eintrag löschen. Der Eintrag kann alternativ auch mithilfe der Tastenkombination STRG + D entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit Nein beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit Ja beantwortet werden.

Die Dateien werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!

Anstelle eines Rechtsklicks kann das jeweilige Optionsmenü auch über einen der -Knöpfe geöffnet werden.

Die Dokumentenverwaltung kann mit Ende oder Strg + W geschlossen werden.

Auftrag

Im Register Auftrag werden Aufträge angelegt und verarbeitet. Da dies jedoch sehr umfangreich ist, wird das Register hier gesondert erklärt.

Registerübergreifende Funktionen

Zur weiteren Verarbeitung eines Datensatzes stehen einige Funktionen zur Verfügung, die aus jedem Register abrufbar sind.

Datensätze finden

Das Finden von Datensätzen ist auch dialogbasiert möglich, wenn im Register Eingabe ein Datensatz gefunden werden soll. Die SQL-basierte Suchfunktion kann am rechten oberen Rand der Informationsleiste durch neben dem Namen oder mit Strg + F aufgerufen werden.

Kennung und Suchbegriff editieren

Das Bearbeiten des Suchbegriffe oder der Kennung ist dialogbasiert durch in der Informationsleiste rechts von dem Suchbegriff bzw. der Kennung möglich.

Sonderfunktionen

Zur weiteren Bearbeitung im Kundenstamm stehen Sonderfunktionen in einem Optionsmenü zur Verfügung, das mit der Schaltfläche Sonderfunktionen - rechts der Kundennummer - aufgerufen werden kann

Die Sonderfunktionen

Datensatz duplizieren

Die Funktion erzeugt eine Kopie des aktuellen Datensatzes mit einer anderen, wählbaren Kundennummer. Diese Funktion kann genutzt werden, wenn ein neuer Kunde angelegt werden soll, der einem bestehenden Datensatz ähnlich ist.

Export nach DATEV

Die Anwendung bietet den Export des Datensatzes im Textformat an. Diese Exportdatei kann von einem Buchhaltungssystem importiert werden.

Es kann ein einzelner, im Register Liste angewählter Datensatz oder alle Datensätze exportiert werden. Wählen Sie dafür eine der beiden Sonderfunktionen aus: Datensatz als Vorlagendatei exportieren oder Alle Datensätze als Vorlagendatei exportieren
Bestätigen Sie gegebenenfalls die Warnung "Soll ein DATEV-Exportdatensatz angelegt werden?". Anschließend muss ein Speicherort gewählt werden. In dem darauf folgenden Dialog können dann die benötigten Felder ausgewählt werden:

Der Dialog DATEV-Exportkonfiguration

Das Steuerkreuz des Dialogs ermöglicht die Übernahme von Tabellenfeldern in die Exportdatei und die Sortierung der Exportreihenfolge. Die zentrale Taste des Steuerkreuzes fügt ein Leerfeld in die Liste der angezeigten Felder ein. Leerfelder können entfernt werden, indem sie ausgewählt und mit dem Steuerkreuz nach links verschoben werden. Mit Sichern wird die Konfiguration für die Zukunft gespeichert und der Export automatisch gestartet.

Export an einen Webshop

Mit dieser Funktion wird der Kundenstamm entsprechend der eingestellten Datenfilter exportiert.

Die Einstellungen der Webshop-Schnittstelle können im Schnittstellenkonfigurationsmodul eingesehen werden.

Export an WEBDRINK

Mit dieser Funktion wird der Kundenstamm entsprechend der eingestellten Datenfilter exportiert.

Die Einstellungen der WEBDRINK-Schnittstelle können im Schnittstellenkonfigurationsmodul eingesehen werden.

Export zu Octopus

Mit dieser Funktion wird der Kundenstammmit den eingestellten Datenfiltern exportiert.

Die Einstellungen der Octopus-Schnittstelle können im Schnittstellenkonfigurationsmodul eingesehen werden.

Export zu Kollex

Mit dieser Funktion wird der Kundenstamm mit Adressen und Favoritenliste exportiert.

Die Einstellungen der Kollex-Schnittstelle können im Schnittstellenkonfigurationsmodul eingesehen werden.

DATEV Konformität prüfen

Dabei wird geprüft, ob die verwendete DATEV-Debitorennummern des Kundenenstamms (entweder "Kundennummer" oder "Debitorennummer") den DATEV-Vorschriften entsprechen (Nummernkreis 10.000-69.999). Fehlerhafte Datensätze werden angezeigt, damit sie korrigiert werden.

Datensatz löschen

Diese Funktion löscht den aktuell gewählten Kunden. Diese Funktion löscht den aktuellen Kunden nur dann, wenn bisher keine Aufträgen für den Kunden erfasst wurde.

Das Löschen eines Datensatzes kann nicht rückgängig gemacht werden.

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Weiter zu Lieferantenstamm

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Fußnoten: