Kundenstamm

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Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie im Kundenstamm neue Datensätze anlegen und bestehende bearbeiten können. Außerdem lernen Sie die verschiedenen Sonderfunktionen kennen.

Das Kundenmodul kann über Stammdaten → Kunden, durch die Schaltfläche Kunden in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F8 aufgerufen werden. Die Schaltfläche Aufträge in der Seitenleiste öffnet ebenfalls den Kundenstamm, jedoch im Register Auftrag.

Der Kundenstamm, hier mit dem Register Liste

Liste

Das Register Liste

Im Register Liste werden alle Datensätze des Kundenstammes angezeigt. Beim Start des Moduls sind die Datensätze ihrer Nummer entsprechend aufsteigend sortiert; der erste Datensatz wird automatisch angewählt. Die weiße Informationsleiste am oberen Rand des Moduls zeigt nach dem Starten des Moduls die Basisinformationen über den ersten Datensatz des Datenstammes an und wird beim Wechsel des Datensatzes aktualisiert.

Die Schriftfarbe in der Informationsleiste unterscheidet sich bei Kunden (Rot), Lieferanten (Blau), Ware (Grün), Pfand (Orange) und Benutzern (Violett).

Der Listendruck kann mit Druck oder Strg + P aufgerufen werden.

Datensätze finden

Durch Anklicken kann ein Datensatz manuell ausgewählt werden. Nach einem Doppelklick auf einen Artikel, wird dieser im Register Eingabe angezeigt.

Um Datensätze zu finden, kann die SQL-basierte Suchfunktion durch im NavigationsbereichDer Navigationsbereich befindet sich unten rechts in der Anwendung. oder Strg + F verwendet werden. Im Eingabefeld des Dialogs kann ein beliebiger Wert eingegeben werden, die Suche wird in den rechts neben dem Eingabefeld verzeichneten Datenfeldern durchgeführt. Die Auswahl kann durch das Abwählen von Feldern eingeschränkt werden.

Der Finden-Dialog

Die Suche wird durch Start oder ↵ gestartet. Die Ergebnisse werden in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder ↵ wird der markierte Datensatz im Register angewählt.

Spalten anpassen

Die Listenansicht des Registers kann angepasst werden, indem die Breite der Spalten verändert wird oder Spalten zur Anzeige hinzugefügt oder entfernt werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anklicken der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus durchgeführt. Die Änderungen werden beim Beenden des Moduls automatisch gespeichert.
Um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, kann ein Dialog mit Layout geöffnet werden.

Der Dialog Layout, in diesem Fall mit den Basiseinstellungen

Mit den horizontalen Tasten des Steuerkreuzes werden Tabellenfelder in die rechte Liste verschoben, um sie anzuzeigen, oder in die linke Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen geändert. Die Bearbeitung wird mit Sichern übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.

Eingabe

Bearbeitung eines Kunden-Stammdatensatzes

Das Register Eingabe zeigt alle Informationen eines ausgewählten Datensatzes an und dient der Bearbeitung von Datensätzen.

Das Informationsfeld am unteren rechten Rand des Moduls gibt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze und die Position des angezeigten Datensatzes innerhalb des Datenstamms an.

Im Memofeld rechts können Notizen festgehalten werden.

Neue Datensätze anlegen

Um einen neuen Datensatz anzulegen, ist es sinnvoll, zunächst zu einem ähnlichen Datensatz zu navigieren. Dadurch kann die Nummernautomatik optimal genutzt werden. Die Neuanlage wird mit Neu in der Navigationsleiste oder Strg + N eingeleitet. Im Dialog Kunde anlegen müssen dann die gewünschte Kundennummer und Suchbegriff sowie Kennung und Debitorennummer eingegeben werden. Die Kennung ermöglicht das Kategorisieren von Datensätzen und kann zu Sortierzwecken verwendet werden.

Der Dialog Kunde anlegen

Informationen zum Aufbau und zur sinnvollen Vergabe der Kundennummern finden Sie hier.

Drücken Sie auf OK, um den Kunden in den Gruppen Kontakt und Konditionen zu vervollständigen.

Kennung und Suchbegriff lassen sich auch nachträglich mithilfe der Schaltflächen rechts des jeweiligen Anzeigefeldes in der Informationsleiste ändern.

Bearbeiten von Datensätzen

Um Daten zu bearbeiten, muss nach der Anwahl des gewünschten Datensatzes zunächst der Bearbeitungsmodus mit Editieren in der Navigationsleiste oder Strg + E aktiviert werden.

Wird während der Bearbeitung zu einem anderen Datensatz gewechselt, werden alle Änderungen am vorigen Datensatz automatisch übernommen. Im Editiermodus kann also ohne manuellem Speichern zwischen Datensätzen gewechselt werden.

Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.

Navigieren durch Datensätze

Mit oder Bild ⇑ kann zum vorigen und mit oder Bild ⇓ zum nächsten Datensatz geblättert werden; mit oder Strg + Bild ⇑ gelangt man zum ersten, mit oder Strg + Bild ⇓ zum letzten Datensatz.

Adressdaten

Die Gruppe Adressdaten

Das Optionsmenü

Bei Firmenanschriften bleibt das Feld Vorname leer, im Feld Zusatz kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil „Name“ oder „Firmierung“ immer im Feld Name eingetragen wird.

Durch einen Klick auf (hinter dem Eingabefeld Anrede) stehen Optionen zum Kopieren der Einträge des Datensatzes in die Zwischenablage des Betriebssystems zur Verfügung. Die Daten können dann auch in anderen Anwendungen verwendet werden. Alternativ wird mit Strg + A die Postanschrift kopiert; mit der Tastenkombination Strg + ⇑ + A werden zusätzlich die Teledaten in die Zwischenablage übertragen. Außerdem können Adressdaten aus der Zwischenablage direkt eingefügt werden.

Mailinglisten erstellen

Die Menüoption "Mailingliste erstellen ermöglicht eine einfache und schnelle Zusammenstellung von Kontaktdaten.

Mailingliste

Der Dialog ermöglicht das Filtern der Adressen und die Auswahl der Kontaktdaten. Die Daten werden in die Zwischenablage kopiert und können dann direkt in anderen Anwendungen genutzt werden.

Filter

Mit den Hauptfiltern kann nach Kunden, denen eine bestimmte Preisgruppe zugewiesen wurde, oder die Kennung gefiltert werden.

Die Zusatzfilter ermöglichen eine weitere Filterung nach verschiedenen Feldern. So können durch die Einrichtung von Zusatzfiltern Unter- und Obergrenzen definiert werden, z.B. um nur Kunden in einem bestimmten Kundennummernbereich zu berücksichtigen.

Felder

Mit der Feldauswahl wird eingestellt, welche Informationen der Kunden berücksichtigt werden sollen. So können beispielsweise die Felder Vorname, Name, Straße, PLZ + Ort für Adressen verwendet werden.

Für das einfache Erstellen einer E-Mail-Newsletter finden Sie hier eine Anleitung

Optionen

Damit die Daten problemlos verarbeitet werden können, sollten die Felder mit Trennzeichen abgesetzt werden. Dazu kann die Option "Felder trennen" aktiviert werden. Das voreingestellte Trennzeichen ist das Semikolon ";", alternativ können andere Zeichen augewählt werden.

Wenn nur ein einzelnes Feld ausgewählt wird, ist kein Trennzeichen notwendig

Liste erzeugen

Mit OK wird die Liste erstellt. Dabei werden die Daten in die Windows-Zwischenablage kopiert und können direkt weiterverwendet werden.

Zusatzadressen

Einem Datensatz können beliebig viele Adressen zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusätzliche Adressen“ verwaltet, welcher mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld Vorname geöffnet wird.

Der Dialog Zusätzliche Adressen

Mit Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Zusatzadressen können mit oder Strg + D gelöscht werden.

Zusatzadressen werden im Auswahlfeld Adresstyp einem bestimmten Einsatzbereich zugeordnet (beispielsweise „Lieferung“ oder „Rechnung“). Ist für eine Kategorie keine Zusatzadresse hinterlegt, wird die Standardadresse für den Belegdruck verwendet. Ist eine einzelne Zusatzadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Standardadresse. Sind mehrere Zusatzadressen des gleichen Typs hinterlegt, wird vor dem Ausdruck ein Dialog mit den verfügbaren Zusatzadressen angeboten. Die Standardadresse wird bei Vorhandensein einer Zusatzadresse eines Adresstyps ignoriert. Soll sie jedoch wahlweise genutzt werden, muss sie als Kopie für den Adresstyp erstellt werden.

Um Adressen besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für die Adresse eingetragen. Mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld Telefon wird die Telefonnummer an die TAPI-Schnittstelle übergeben.

Teledaten

Die Gruppe Teledaten

Zusätzlich zu der Postanschrift sollten Telefon- und ähnliche Daten angegeben werden. Hierfür stehen die Felder Telefon, Telefax, Mobilfunk, E-Mail, Internet (d.h. Internetadresse des Kunden), Ansprechpartner und Vertreter zur Verfügung. Durch einen Klick auf die Schaltfläche rechts neben des jeweiligen Eingabefeldes, wird eine der folgende Aktion ausgelöst:

• : Die Telefonnummer wird an die TAPI-Schnittstelle übergeben.
• : Die Telefaxnummer wird in die Zwischenablage kopiert.
• : Das externe E-Mail-Programm wird gestartet.
• : Der Internetbrowser wird gestartet.
• : Der Dialog Zusatzdaten öffnet sich.
• :

Zusatzdaten

Einem Datensatz können beliebig viele Teledaten zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusatzdaten“ verwaltet, welcher mit (hinter dem Eingabefeld Ansprechpartner) geöffnet wird.

Der Dialog Zusatzdaten

Mit Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und einen Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit Löschen oder Strg + D gelöscht werden.

Um Datensätze besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für den Kontakt eingetragen. Das Auswahlfeld Kategorie definiert die Art des Eintrages (Telefon, Telefax, E-Mail, Internet). Die Schaltfläche rechts vom oberen Eingabefeld ändert sich entsprechend der ausgewählten Kategorie - , , oder - und führt bei einem Klick die jeweilige Funktion aus .
Die Kategorien Telefax und E-Mail bieten zusätzlich die Option Als Rechnungsadresse verwenden. Wird diese aktiviert, so wird die Rechnung per Telefax bzw. E-Mail an die angegebene Adresse verschickt.

Sind zusätzliche Kontaktdaten vorhanden, ändert sich die Schaltfläche rechts von Ansprechpartner von auf .

Bankdaten

Die Gruppe Bankdaten

Die Bankdaten werden für Lastschriften und Überweisungen benötigt. Die Eingabefelder Steuer Nr., Bank, IBAN und BIC sind entsprechend auszufüllen.

• rechts des Feldes IBAN berechnet die IBAN aus Bankleitzahl und Kontonummer (siehe etwas weiter unten Bankverbindung prüfen).
• rechts des Feldes BIC kopiert die Kontoverbindung.
• rechts des Feldes Bankeinzug druckt wahlweise ein SEPA-Mandat oder erzeugt eine SEPA-Datei.

Unter Bankeinzug kann eingestellt werden, ob eine Lastschriftermächtigung oder ein Abbuchungsauftrag vorliegt. Hier haben Sie die Wahl zwischen folgenden Möglichkeiten:

• Kein Einzug: Wird diese Option ausgewählt, so ist SEPA deaktiviert.
• Lastschrift/Gutschrift: Wählen Sie diese Option aus, falls Sie die SEPA-Basislastschrift verwenden möchten.
• Abbuchung/Gutschrift: Wählen Sie diese Option aus, falls Sie die SEPA-Firmenlastschrift verwenden möchten.

Außerdem können Sie hier den Geburtstag des Kunden eintragen und angeben ob Sie jedes Jahr eine Erinnerung erhalten möchten.

Bankverbindung prüfen

Sollte die IBAN des Kunden unbekannt sein, so kann sie in diesem Dialog mithilfe der BLZ oder BIC und der Kontonummer berechnet werden. Sie können außerdem die IBAN eingeben, um sich die BLZ, BIC und Kontonummer anzeigen zu lassen.

Öffnen Sie den Dialog mit rechts des Feldes IBAN.

Der Dialog Bankverbindung prüfen

Um die IBAN berechnen zu lassen, geben Sie die BLZ oder den BIC und die Kontonummer ein. Die IBAN wird sofort berechnet. Übernehmen Sie ihre Eingaben mit Sichern.

Konditionen

Im Bereich Konditionen werden wesentliche Regeln für den Kundentyp, die Preiszuordnung und Rechnungsstellung eingestellt.

Die Gruppe Konditionen im Modus Editieren. Das dynamische Zahlungsziel ist aktiv

Zahlweise

Das dynamische Zahlungsziel ist inaktiv

Mit diesem Knopf können Sie ein dynamisches Zahlungsziel einstellen.

• Im Eingabefeld Zahlweise kann eine Beschreibung der Zahlweise aus den Vorlagen der Konfiguration übernommen oder mit eine zusätzliche eingetragen werden.

• In den Eingabefeldern Nettoziel und Skontoziel können Zahlungsziele in Tagen eingetragen werden. Wird kein Zahlungsziel gewährt, sollte für Nettotage eine 0 eingetragen werden. Wird kein Skonto gewährt, sollte in Skontotage eine 0 eingetragen und der Skontosatz ebenfalls auf 0 gesetzt werden. Wird Skonto gewährt, kann der Skontosatz in Prozent eingetragen werden.
• Im Eingabefeld Rabatt kann ein Rabattsatz in Prozent eingetragen werden und später in Aufträgen optional aktiviert werden.

Dynamisches Zahlungsziel

Zusätzlich zur Option Nettoziel gibt es noch die Option Dynamisches Zahlungsziel. Es ermöglicht Ihnen das Zahlungsziel auf einen festen Wochentag einzustellen. Dieses können Sie einstellen, in dem Sie auf hinter Nettoziel klicken. Es öffnet sich der Dialog Dynamisches Zahlungsziel. Um ein dynamisches Zahlungsziel einzustellen gehen Sie wie folgt vor:

Der Dialog Dynamisches Zahlungsziel

1. Wählen Sie die Option Aktiv aus, um das dynamische Zahlungsziel zu verwenden..
2. Wählen Sie den Wochentag an dem die Rechnungen des Kunden fällig werden sollen.
3. Wählen Sie mit Folgewochen wie viele Wochen zwischen dem Zahlungsziel und dem kommenden Wochentag liegen, den Sie unter Wochentag ausgewählt haben.
4. Mit Sichern werden die soeben getroffenen Einstellungen gespeichert. Die Anwendung verwendet nun das eingestellte dynamische Zahlungsziel.

Im Feld Zieldatum wird das Zahlungsziel für alle Rechnungen des heutigen Tages angezeigt. Hier können Sie die getroffenen Einstellungen bequem überprüfen.

Beispiel: Heute ist Dienstag, der 15.10. Für den Kunden wurde als Zahlungsziel Mittwoch eingestellt. Zusätzlich wurde Folgewochen auf zwei gesetzt. Der kommende Mittwoch ist also der 16.10. Aufgrund der zwei Folgewochen wird die Zahlung erst zwei Wochen später, also am 30.10. fällig.

Aufschläge

• Im Auswahlfeld "Aufschlag" kann ein informativer Eintrag hinterlegt werden und, sofern konfiguriert, als Warnung beim Anlegen eines Auftrags in einem Dialog angezeigt werden.

Preise

• Im Auswahlfeld Preisgruppe kann dem Kunden eine der verfügbaren Preisgruppen zugeordnet werden.

Diese Option muss vor Anlegen des ersten Auftrags für jeden Kunden korrekt eingestellt werden!

• Sofern der Kunde Gruppenpreise erhält, kann im Auswahlfeld Gruppenpreise einer der verfügbaren Gruppenpreise zugeordnet werden.
• Um Aktionspreise oder die für den Kunden hinterlegten Sonderpreise standardmäßig zu nutzen, muss die jeweilige Option aktiviert werden. Während des Erfassens von Artikeln können beide Preise manuell ausgewählt werden, auch wenn sie hier nicht aktiv sind!

Lager

• Die Option Lagerkunde (Bestand) aktiviert die Bestandsverwaltung während der Erfassung von Aufträgen für den Kunden. Diese kann deaktiviert werden, wenn beispielsweise ein Abholmarkt nicht aus dem Bestand des Großhandels beliefert, jedoch vom Großhandel abgerechnet wird und Lagerbewegungen sonst doppelt im Lagerbestand gebucht würden.

Im Normalfall sollte diese Option aktiviert werden.

Kundentyp

• Die Option Pfand berechnen aktiviert die Berechnung von Pfand in Aufträgen. Ist die Option deaktiviert, wird das Pfand nur gelistet, die Pfandwerte bleiben bei der Summenbildung in Aufträgen aber unberücksichtigt.
• Die Option Barkunde (Nachnahme) aktiviert den Druck von Belegen für Nachnahmelieferung. Diese enthalten alle Rechnungswerte und können genutzt werden, wenn der Kunde Warenlieferungen bei Erhalt bar bezahlen muss.

Diese Einstellung erzeugt beim Anlegen eines Lieferscheins bereits eine Rechnungsnummer und stellt den Druck auf Lieferscheine ein, die zusätzlich zu den Informationen zur Lieferung alle notwendigen Rechnungsangaben für Bargeschäfte enthalten

Diese Option muss vor Anlegen des ersten Auftrags für jeden Kunden korrekt eingestellt werden!

• Die Option Nettokunde (Gewerbe) schaltet den Druck der Auftragserfassung auf Nettobelege um. Diese Option sollte für gewerbliche Kunden unbedingt aktiviert werden. Für Privatkunden wird die Option ausgeschaltet, damit diese Bruttobelege erhalten. Die Option aktiviert auch den Aufschlag von Mehrwertsteuer auf Pfand für gewerbliche Kunden. Bei deaktivierter Option wird keine Mehrwertsteuer auf Pfand berechnet.

Diese Option muss vor Anlegen des ersten Auftrags für jeden Kunden korrekt eingestellt werden!

Automatisierung

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• Die Optionen für regelmäßige Bestellung, Lieferung und Rechnung ermöglichen durch die Angabe von Intervallen eine weitgehende Vorkonfiguration und Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben. Wird eine der Optionen aktiviert, muss eine Wiederholungsregel angegeben werden. Dazu kann mit der Schaltfläche der Intervalldialog geöffnet werden.

• Die Option Regelmäßige Bestellung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig angerufen wird, um Bestellungen aufzunehmen. Der Kunde wird in die Liste für den Telefonverkauf aufgenommen. Im Eingabefeld Uhrzeit kann der Zeitpunkt eingegeben werden, zu dem der Kunde angerufen werden soll.
• Die Option Regelmäßige Lieferung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig beliefert wird. Die Option wird bei der Vorwahl des Liefertermins in der Auftragserfassung verwendet.

• Die Option Regelmäßige Rechnung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig Rechnungen erhält. Bei Anlage eines neuen Auftrages wird ein Termin für die Rechnungsstellung vorgemerkt und ein Auftrag erstellt, der aus beliebig vielen Teillieferungen bestehen kann. Regelmäßige Bestellungen und Rechnungen werden im Aufgabenmanager angezeigt.

Fracht

• Im Dropdown-Menü zur Option Frachtkosten kann eingestellt werden, ob die Frachtkosten pauschal, pro Kilogramm, pro Liter, pro Stück oder nicht berechnet werden sollen.
• Im Dropdown-Menü zur Option Tour kann dem Kunden eine bestimmte Tour zugewiesen werden.
• In das Eingabefeld DB Nr. kann eine alternative Kundennummer eingegeben werden, die als Debitorennummer im DATEV- oder GEVA (SGL 188)-Export genutzt werden kann.

Konten

• Im Eingabefeld Limit kann eine individuelle Saldenbeschränkung für jeden Kunden gesetzt werden. Wird kein Limit eingetragen ist der Verfügungsrahmen unbegrenzt. Setzt man "-1" in das Eingabefeld ein, ist das Anlegen eines neuen Auftrages für diesen Kunden nicht mehr möglich. Der Kunde wird dadurch gesperrt.

• Das Anzeigefeld Guthaben enthält Angaben über den Kontostand des Kunden. Der Wert kann durch die Schaltfläche rechts des Anzeigefeldes bearbeitet werden. Der Bearbeitungsdialog öffnet sich:

Der Änderungsdialog

Ist die Option Betrag ersetzen aktiviert, wird der bisherige Wert ersetzt, andernfalls wird die Differenz zur Eingabe berechnet.

Saldeninformation eines Kunden

Am rechten oberen Rand des Moduls befinden sich die Anzeigefelder Saldo und Limit:

• Saldo zeigt die Summe der offenen Posten
• Limit zeigt den noch verfügbaren Betrag des festgelegten Limits

Diese beiden Anzeigefelder besitzen folgende Farbcodierung:

Farbe	Saldo	Limit
keine	Es liegen keine offenen Posten vor	Es ist kein Limit angegeben
grün	/	0 bis 69 % des Limits sind ausgeschöpft
gelb	/	70 bis 99 % des Limits sind ausgeschöpft
rot	Es liegen offene Posten vor	Das Limit ist erschöpft/überschritten

Der Knopf rechts der beiden Anzeigefelder öffnet einen Dialog, in dem Umsätze und Zahlungen des Kunden genauer aufgeschlüsselt sind:

Der Informationsdialog

Als Erledigt dieses Jahr gilt ein Auftrag erst, wenn dieser abgeschlossen wurde. Anzahlungen einer offenen Rechnung werden nur bei Zahlungen dieses bzw. letztes Jahr berücksichtigt.

Mit Klick auf Drucken können Sie den Saldo des ausgewählten Kunden ausdrucken.

Deklarationen und Notizen

In den Memofeldern am rechten Rand des Eingaberegisters können Informationen gespeichert werden, für die keine separaten Felder vorhanden sind.

Das Memo "Deklarationen" ist für Informationen vorgesehen, die auf Auftragsdokumenten gedruckt werden sollen, beispielsweise Anweisungen für die Anlieferung. Diese Informationen werden bei Anlegen eines neuen Auftrags automatisch im Auftragsfeld Notizen hinterlegt und für den Ausdruck vorgemerkt.

Das allgemeine Memo ist für alle sonstigen Informationen vorgesehen und wird zu Beginn der Erfassung von Auftragsposten angezeigt.

Verträge

Die Vertragsverwaltung ermöglicht die Überwachung von regelmäßigen Zahlungseingängen bei Dauerschuldverhältnissen von Kunden, beispielsweise Mietverträgen. Mit Verträge im Navigationsbereich des Kundendatensatzes wird die Vertragsübersicht geöffnet:

Der Dialog Veträge

Im Eingabefeld Titel wird ein Name des Vertrags eingegeben, beispielsweise Pacht Bistro. Im Eingabefeld Dokument kann eine Datei zugeordnet werden, beispielsweise eine Kopie des Pachtvertrags als Portable-Dokument-Format (PDF). Im Eingabefeld Artikel wird ein Artikel aus der Warenverwaltung verknüpft. Dies ist notwendig, damit beispielsweise ein Umsatzsteuersatz zum Vertrag zugeordnet werden kann. Die Eingabefelder Beginn und Ende müssen mit Vertragsbeginn und Vertragsende gefüllt werden. Im Eingabefeld Gebühr wird der Zins eingetragen, dieser ist abhängig vom Auswahlfeld Intervall entweder monatlich oder jährlich fällig.

Im Auswahlfeld Zahlweise kann eingestellt werden, ob die Gebühr per Lastschrift oder Abbuchung eingezogen wird, oder vom Kunden per Überweisung ausgeglichen wird. Bei Lastschrift oder Abbuchung müssen die Bankdaten des Kunden vorliegen.

Das Informationsfeld Status zeigt an, ob gültige Bankdaten hinterlegt wurden. In den Anzeigefeldern Termin, Umsatz und Saldo werden nächste Zahlung, bisheriger Umsatz und offene Gebühren angezeigt.

Ein neuer Vertrag kann mit Neu oder Strg + N angelegt werden. Die Bearbeitung eines bestehenden Vertrages wird mit Editieren oder Strg + E durchgeführt. Die Bearbeitung wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Ein bestehender Vertrag kann mit Löschen oder Strg + D entfernt werden. Der Dialog kann mit Ende oder Strg + W geschlossen werden.

Umsatzstatistik

Umsatzstatistiken ermöglichen einen Überblick über die bezogenen Waren des Kunden innerhalb eines Zeitraumes. Der Umsatzdialog wird mit Umsatz im Navigationsbereich des Kundendatensatzes geöffnet.

Der Dialog Umsatzstatistik

Um eine Umsatzstatistik zu erstellen, muss ein Zeitraum für die Statistik angegeben und ein Statistiktyp ausgewählt werden. Es können Umsätze oder Erträge dargestellt werden. Zusätzlich steht eine Selektion der Gratiswaren (d.h. Waren, die kostenlos abgegeben wurden) und ein Artikelfilter zur Verfügung.

Ist das Kästchen Vorjahreswerte aktiviert, so werden die Umsätze des eingestellten Zeitraums im vorangegangenen Jahr mitberücksichtigt.

Die Statistik wird mit Start erstellt. Die Zusammenstellung kann, insbesondere bei Berücksichtigung von Strukturartikeln, einige Zeit beanspruchen. Ein Fortschrittsdialog zeigt den Verarbeitungsstatus an. Dieser Prozess kann nicht unterbrochen werden.

Mit werden die getätigten Filterangaben zurück auf die Voreinstellungen gesetzt.

Eine Umsatzstatistik kann mit Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.

Brauereimeldungen

Im Register Brauereimeldung des Umsatzdialoges können Brauereimeldungen für spezielle Umsatzrückmeldungen erstellt werden. Geöffnet wird der Umsatzdialog mit Umsatz im Navigationsbereich des Kundendatensatzes.

Das Register Brauereimeldungen

1. Art.-NR eingeben oder Hersteller wählen

2. Meldetermin oder Intervall angeben

3. Sichern

In Brauereimeldungen werden Waren nicht in Stückzahlen, sondern als Volumen in Litern ausgegeben. Es werden nur Waren ausgewertet, die zuvor mit dem aktuellen Kunden verknüpft wurden. Um einen Meldeposten hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie in der Optionsgruppe Neuer Eintrag die Artikelnummer des Artikels im Eingabefeld Art Nr. an. Bei unvollständigen oder falschen Nummern wird ein Suchdialog geöffnet.
2. Geben Sie den gewünschten Meldetermin an. Dies kann entweder ein bestimmter Tag eines Monats oder ein regelmäßiges Intervall sein.
3. Klicken Sie auf um den Meldeposten hinzuzufügen. Der Artikel ist nun hinterlegt.

Um einen Artikel aus der Liste zu entfernen, wird dieser in der Tabelle ausgewählt und mit entfernt.
Um eine Brauereimeldung für den aktuellen Kunden zu erstellen, können Intervall- und Artikelfilter justiert und das Meldeintervall bestimmt werden. Das Meldeintervall wird in Abhängigkeit der letzten Brauereimeldung voreingestellt. Dabei wird der Folgetag des Endzeitraumes der letzten Meldung als Startwert, der heutige Tag als Endwert eingestellt. Das Intervall kann nach Wunsch angepasst werden. Sofern keine Waren von einem Hersteller im Lager sind, wird das Programm eine Fehlermeldung ausgeben.

Mit Start kann die Meldung erstellt und durch Druck ausgedruckt werden.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, alle Artikel eines Herstellers in einem Arbeitsschritt hinzuzufügen, indem in der Optionsgruppe Neuer Eintrag ein Hersteller aus der Auswahlliste Hersteller ausgewählt und auf geklickt wird. Des Weiteren kann eine Zusammenstellung von Meldeartikel als Vorlage hinterlegt werden. Durch Sichern oder Strg + S wird die derzeitige Zusammenstellung des aktuellen Kunden aus der Tabelle als Vorlagendatei (CSV) im Vorlagenordner abgelegt. Durch Öffnen oder Strg + O kann eine Vorlage geladen und dem aktuellen Kunden zugewiesen werden.

Inaktive Artikel und/oder Teilgebinde können automatisiert aus der Liste der Meldeartikel entfernt werden. Mit werden zwei Dialoge geöffnet, in denen die entsprechenden Optionen ausgewählt werden können.

Meldungen mehrerer Kunden lassen sich durch das gesonderte Brauereimeldungsmodul erstellen und nach GEDAT exportieren.

Sonderpreise

Ein Kunde kann für jeden Artikel einen individuellen Sonderpreis erhalten, der von der Anwendung während der Artikelerfassung automatisch angezeigt wird. Die Sonderpreisverwaltung für den aktuellen Kunden wird durch die Schaltfläche Preise im Navigationsbereich geöffnet:

Der Dialog Sonderpreise

Einen neuen Sonderpreis hinzufügen

So können Sie Sonderpreise hinzufügen:

1. Geben Sie die Artikelnummer des Artikels an. Bei unvollständigen oder falschen Nummern wird automatisch der Suchdialog geöffnet.
2. Geben Sie einen Sonderpreis ein. Ist für den gewählten Artikel bereits ein Sonderpreis hinterlegt worden, wird dieser beim Sichern ersetzt.
3. Der Preis kann auch durch Kalkulation als Spanne oder Umwandlung von Brutto in Netto berechnet werden. Geben Sie dazu die gewünschte Spanne in Prozent oder den gewünschten Bruttopreis in das Eingabefeld ein, klicken Sie auf rechts vom Eingabefeld und wählen Sie die gewünschte Option aus.
4. Aktivieren Sie die Option Preis als fixiert markieren, wenn der Artikel bei Preisänderungen nicht berücksichtigt werden soll.
5. Klicken Sie auf Sichern oder drücken Sie Strg + S, um den Sonderpreis zu hinterlegen.

Sonderpreis während der Erfassung speichern

Sonderpreise können auch während der Artikelerfassung dauerhaft gespeichert werden, wenn ein freier Preis während der Artikelerfassung eingegeben wird. Sonderpreise, die während der Erfassung hinzugefügt oder verändert werden, werden als nicht fixiert gesichert.

Sonderpreis entfernen

Ein Preis wird aus der Liste mit oder Strg + D entfernt.

Sonderpreis finden

Um zu prüfen, ob ein Sonderpreis für einen bestimmen Artikel für den aktuellen Kunden hinterlegt wurde, kann durch die Eingabe der Artikelnummer im Feld Finden nach dem Artikel gesucht werden.

Mit den Optionen Hersteller und Begriff kann die Suche nach einem bestimmten Artikel vereinfacht werden. Die Artikel, die den Filtern entsprechen, werden in der unteren Tabelle angezeigt.

Alle, d.h. bei verschiedenen Kunden, hinterlegten Sonderpreise eines Artikels können in der Preisverwaltung des Warenstamms eingesehen werden.

Sonderpreisliste drucken

Mit Druck oder Strg + P kann eine individuelle Kundenpreisliste gedruckt werden. Es stehen zusätzliche Druckoptionen zur Verfügung:

Zusätzliche Druckoptionen

• Ist Sonderpreise des Kunden drucken aktiviert, werden nur diejenigen Artikel in der Liste ausgegeben, die mit einem Sonderpreis ausgezeichnet sind.
  
• Sind die Optionen Gesamtliste des Kunden drucken oder Favoritenliste des Kunden drucken aktiviert, wird eine komplette Artikelliste mit allen Artikeln im Warenstamm oder die Favoritenliste mit den bisher bezogenen Artikeln des Kunden gedruckt. Dabei werden die Preise der Artikel entsprechend der vorgewählten Preisgruppe des Kunden ausgewählt und in der Liste eingefügt. Ist für einen Artikel ein Kundensonderpreis vorhanden, ersetzt die Anwendung den Standardpreis durch den angegebenen Sonderpreis.
  
• Sollen auch inaktive Artikel und/oder Teilgebinde für den Druck berücksichtigt werden, müssen inaktive Artikel drucken bzw. Teilgebinde drucken aktiviert sein.
  
• Die Liste kann entweder nach Artikelnummer oder nach Bezeichnung der aufgeführten Artikel sortiert werden.

Formulare

Es besteht die Möglichkeit, für jeden Kunden individuelle Vorlagen für den Belegdruck zu hinterlegen. Durch einen Klick auf Formulare wird ein Dialog geöffnet:

Der Dialog Formulare

Formulare können durch im Explorer gesucht und ausgewählt werden. Mit wird das gewählte Formular in den Reporteditor geladen und kann dort bearbeitet werden. Um ein gewähltes Formular zu aktivieren, muss der Haken hinter dem Eingabefeld des Formulars gesetzt werden.

Kundenspezifische Formulare werden im Druckdialog automatisch vorgewählt. Dort besteht aber weiterhin die Möglichkeit das jeweilige Standard- oder ein Sonderformular auszuwählen.

Die Bearbeitung der kundenspezifischen Formularverweise muss mit Sichern abgeschlossen werden.

Dokumentenverwaltung

Siehe auch Dokumentenverwaltung des Moduls „Büro“

Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht kann über Dateien oder Strg + T geöffnet werden.

Die Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.

Einen neuen Eintrag anlegen

Um einen neuen Eintrag zu einer der beiden Tabellen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Eintrag
   • Möchten Sie dem Kunden ein Dokument zuordnen, wählen Sie Neuer Eintrag im Verzeichnis. Alternativ nutzen Sie direkt die Tastenkombination STRG + Alt + N.
   • Möchten Sie ein allgemeines Dokument anlegen, wählen Sie Neuer Eintrag in Vorlage. Alternativ nutzen Sie direkt die Tastenkombination STRG + N.
2. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und drücken Sie auf Öffnen.
3. Daraufhin öffnet sich ein Dialog. Wenn Sie möchten, können Sie das Dokument mit ein paar Worten etwas genauer beschreiben. Diese Beschreibung finden Sie später in der Spalte Information.
   • Möchten Sie keine genaueren Informationen angeben, lassen Sie das Feld einfach leer und drücken Sie entweder auf OK oder Abbrechen.

Ein neues Dokument erstellen

Möchten Sie ein neues RTF-Dokument erstellen und im Anschluss direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnen, können Sie dafür den integrierten Texteditor nutzen. Dieser ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Er wird über Text oder die Tastenkombination Strg + T gestartet.

Der erste Dialog

Der zweite Dialog

Wenn Sie ein neu erstelltes Dokument im Texteditor speichern, werden Sie danach gefragt, ob das Dokument direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnet werden soll.

Wählen Sie Ja aus, so öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Sie festlegen können, ob das Dokument dem aktuellen Kunden zugeordnet werden soll oder ob es sich um ein allgemeines Dokument handelt.

Einträge bearbeiten

Um Änderungen an den angelegten Dokumenten vorzunehmen, bestehen verschiedene Möglichkeiten.

Machen Sie einen Rechtsklick auf den Eintrag, der bearbeitet werden soll. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Das Optionsmenü, hier von der unteren Tabelle

• Datei öffnen: Das Dokument wird mit der im Betriebssystem dafür voreingestellten Anwendung geöffnet. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf das gewünschte Dokument machen oder die Tastenkombination STRG + O nutzen.
  Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.
• Neuer Eintrag in Vorlage: Auch über das Optionsmenü kann - wie oben beschrieben - ein neuer Eintrag erstellt werden. Haben Sie das Optionsmenü der unteren Tabelle geöffnet, hat die entsprechende Option stattdessen den Namen Neuer Eintrag im Verzeichnis.
• Informationen bearbeiten: Es öffnet sich ein Dialog um den Text in der Spalte Information zu verändern.
• Dateipfad bearbeiten: Die Datei kann geändert und somit das Dokument ausgetauscht werden.
• Eintrag löschen. Der Eintrag kann alternativ auch mithilfe der Tastenkombination STRG + D entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit Nein beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit Ja beantwortet werden.
  Die Dateien werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!

Anstelle eines Rechtsklicks kann das jeweilige Optionsmenü auch über einen der -Knöpfe geöffnet werden.

Die Dokumentenverwaltung kann mit Ende oder Strg + W geschlossen werden.

Auftrag

Im Register Auftrag werden Aufträge angelegt und verarbeitet. Da dies jedoch sehr umfangreich ist, wird das Register hier gesondert erklärt.

Registerübergreifende Funktionen

Zur weiteren Verarbeitung eines Datensatzes stehen einige Funktionen zur Verfügung, die aus jedem Register abrufbar sind.

Datensätze finden

Das Finden von Datensätzen ist auch dialogbasiert möglich, wenn im Register Eingabe ein Datensatz gefunden werden soll. Die SQL-basierte Suchfunktion kann am rechten oberen Rand der Informationsleiste durch neben dem Namen oder mit Strg + F aufgerufen werden.

Kennung und Suchbegriff editieren

Das Bearbeiten des Suchbegriffe oder der Kennung ist dialogbasiert durch in der Informationsleiste rechts von dem Suchbegriff bzw. der Kennung möglich.

Sonderfunktionen

Die Sonderfunktionen können über das Optionsmenü Sonderfunktionen - rechts der Kundennummer - ausgeführt werden.

Die Sonderfunktionen

Datensatz duplizieren

Datensätze können dupliziert werden. Wählen Sie dafür den zu duplizierenden Kunden im Register Liste aus und führen Sie die entsprechende Sonderfunktion aus.

Es öffnet sich der bekannte Dialog Kunde anlegen:

Der Dialog Kunde anlegen

Folgende Eigenschaften werden nicht dupliziert:

• Kundennummer
• Suchbegriff
• Kennung
• Umsatz
• Saldo
• Guthaben

Export nach DATEV

Die Anwendung bietet den Export des Datensatzes im Textformat an. Diese Exportdatei kann von einem Buchhaltungssystem importiert werden.

Es kann ein einzelner, im Register Liste angewählter Datensatz oder alle Datensätze exportiert werden. Wählen Sie dafür eine der beiden Sonderfunktionen aus: Datensatz als Vorlagendatei exportieren oder Alle Datensätze als Vorlagendatei exportieren
Bestätigen Sie gegebenenfalls die Warnung "Soll ein DATEV-Exportdatensatz angelegt werden?". Anschließend muss ein Speicherort gewählt werden. In dem darauf folgenden Dialog können dann die benötigten Felder ausgewählt werden:

Der Dialog DATEV-Exportkonfiguration

Das Steuerkreuz des Dialogs ermöglicht die Übernahme von Tabellenfeldern in die Exportdatei und die Sortierung der Exportreihenfolge. Die zentrale Taste des Steuerkreuzes fügt ein Leerfeld in die Liste der angezeigten Felder ein. Leerfelder können entfernt werden, indem sie ausgewählt und mit dem Steuerkreuz nach links verschoben werden. Mit Sichern wird die Konfiguration für die Zukunft gespeichert und der Export automatisch gestartet.

Datensatz löschen

Auch das Löschen eines Datensatzes ist möglich. Wählen Sie dafür den zu löschenden Kunden im Register Liste aus und führen Sie die entsprechende Sonderfunktion aus.

Das Löschen eines Datensatzes kann nicht rückgängig gemacht werden.

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Fußnoten: