Kundenstamm: Unterschied zwischen den Versionen
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In das Eingabefeld des Suchdialogs kann ein beliebiger Suchbegriff eingegeben werden, die SQL-basierte Suche sucht nach diesem in jedem Feld. | |||
{{Hinweis|Sucheingaben sollten nur ein Wort umfassen. Sonderzeichen können nicht verwendet werden.}} | |||
Die Suche wird durch {{Menü|[[File:Start.png|link=]] Start}} oder {{Taste|↵}} gestartet. Die Ergebnisse werden in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder {{Taste|↵}} wird der markierte Datensatz im Register angewählt. | Die Suchgergebnisse werden automatisch angezeigt. Bei jeder Eingabe eines neuen Zeichens wird die Suche neu gestartet. Durch Entfernen des Häkchens bei ''Schnellsuche'' wird diese Funktion deaktiviert. Dann wird die Suche durch {{Menü|[[File:Start.png|link=]] Start}} oder {{Taste|↵}} gestartet. | ||
Durch das Abwählen von Feldern kann die Suche beschleunigt oder spezifischer durchgeführt werden. | |||
Die Ergebnisse werden darunter in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder {{Taste|↵}} wird der markierte Datensatz im Register angewählt. | |||
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Version vom 20. Juni 2021, 15:04 Uhr
(Hauptseite → Stammdatenverwaltung → Sie sind auf der Seite: Kundenstamm)
Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie im Kundenstamm neue Datensätze anlegen und bestehende bearbeiten können. Außerdem lernen Sie die verschiedenen Sonderfunktionen kennen.
Das Kundenmodul kann über Stammdaten → Kunden, durch die Schaltfläche Kunden in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F8 aufgerufen werden. Die Schaltfläche Aufträge in der Seitenleiste öffnet ebenfalls den Kundenstamm, jedoch im Register Auftrag.
Liste
Im Register Liste werden alle Datensätze des Kundenstammes angezeigt. Beim Start des Moduls sind die Datensätze ihrer Nummer entsprechend aufsteigend sortiert; der erste Datensatz wird automatisch angewählt. Die weiße Informationsleiste am oberen Rand des Moduls zeigt nach dem Starten des Moduls die Basisinformationen über den ersten Datensatz des Datenstammes an und wird beim Wechsel des Datensatzes aktualisiert.
Die Schriftfarbe in der Informationsleiste unterscheidet sich bei Kunden (Rot), Lieferanten (Blau), Ware (Grün), Pfand (Orange) und Benutzern (Violett).
Der Listendruck kann mit Druck oder Strg + P aufgerufen werden.
Datensätze finden
Durch Anklicken kann ein Datensatz manuell ausgewählt werden. Nach einem Doppelklick auf einen Datensatz, wird dieser im Register Eingabe angezeigt.
Um Datensätze zu finden, kann die SQL-basierte Suchfunktion durch oder Strg + F verwendet werden.
In das Eingabefeld des Suchdialogs kann ein beliebiger Suchbegriff eingegeben werden, die SQL-basierte Suche sucht nach diesem in jedem Feld.
Die Suchgergebnisse werden automatisch angezeigt. Bei jeder Eingabe eines neuen Zeichens wird die Suche neu gestartet. Durch Entfernen des Häkchens bei Schnellsuche wird diese Funktion deaktiviert. Dann wird die Suche durch Start oder ↵ gestartet. Durch das Abwählen von Feldern kann die Suche beschleunigt oder spezifischer durchgeführt werden. Die Ergebnisse werden darunter in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder ↵ wird der markierte Datensatz im Register angewählt.
Spalten anpassen
Die Listenansicht des Registers kann angepasst werden, indem die Breite der Spalten verändert wird oder Spalten zur Anzeige hinzugefügt oder entfernt werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anklicken der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus durchgeführt. Die Änderungen werden beim Beenden des Moduls automatisch gespeichert.
Um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, kann ein Dialog mit Layout geöffnet werden.
Mit den horizontalen Tasten des Steuerkreuzes werden Tabellenfelder in die rechte Liste verschoben, um sie anzuzeigen, oder in die linke Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen geändert. Die Bearbeitung wird mit Sichern übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.
Eingabe
Das Register Eingabe zeigt alle Informationen eines ausgewählten Datensatzes an und dient der Bearbeitung von Datensätzen.
Das Informationsfeld am unteren rechten Rand des Moduls gibt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze und die Position des angezeigten Datensatzes innerhalb des Datenstamms an.
Im Memofeld rechts können Notizen festgehalten werden.
Neue Datensätze anlegen
Um einen neuen Datensatz anzulegen, ist es sinnvoll, zunächst zu einem ähnlichen Datensatz zu navigieren. Dadurch kann die Nummernautomatik optimal genutzt werden. Die Neuanlage wird mit Neu in der Navigationsleiste oder Strg + N eingeleitet. Im Dialog Kunde anlegen müssen dann die gewünschte Kundennummer und Suchbegriff sowie Kennung und Debitorennummer eingegeben werden. Die Kennung ermöglicht das Kategorisieren von Datensätzen und kann zu Sortierzwecken verwendet werden.
Drücken Sie auf OK, um den Kunden in den Gruppen Kontakt und Konditionen zu vervollständigen.
Bearbeiten von Datensätzen
Wird während der Bearbeitung zu einem anderen Datensatz gewechselt, werden alle Änderungen am vorigen Datensatz automatisch übernommen. Im Editiermodus kann also ohne manuellem Speichern zwischen Datensätzen gewechselt werden.
Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.
Mit oder Bild ⇑ kann zum vorigen und mit oder Bild ⇓ zum nächsten Datensatz geblättert werden, alternativ kann das Mausrad genutzt werden; mit oder Strg + Bild ⇑ gelangt man zum ersten, mit oder Strg + Bild ⇓ zum letzten Datensatz.
Adressdaten
Bei Firmenanschriften bleibt das Feld Vorname leer, im Feld Zusatz kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil „Name“ oder „Firmierung“ immer im Feld Name eingetragen wird.
Mit (rechts vom Eingabefeld Anrede) kann dialogbasiert eine Briefanrede hinzugefügt werden, z.B. „Sehr geehrter Herr Meier,“. Diese wird bei Korrespondenz (bspw. E-Mail) automatisch eingefügt. Durch einen Klick auf stehen Optionen zum Kopieren der Einträge des Datensatzes in die Zwischenablage des Betriebssystems zur Verfügung. Die Daten können dann auch in anderen Anwendungen verwendet werden. Alternativ wird mit Strg + A die Postanschrift kopiert; mit der Tastenkombination Strg + ⇑ + A werden zusätzlich die Teledaten in die Zwischenablage übertragen. Außerdem können Adressdaten aus der Zwischenablage direkt eingefügt werden.
Mailinglisten erstellen
Die Menüoption "Mailingliste erstellen" ermöglicht eine einfache und schnelle Zusammenstellung von Kontaktdaten.
Der Dialog ermöglicht das Filtern der Adressen und die Auswahl der Kontaktdaten. Die Daten werden in die Zwischenablage kopiert und können dann direkt in anderen Anwendungen genutzt werden.
Filter
Mit den Hauptfiltern kann nach Kunden, denen eine bestimmte Preisgruppe zugewiesen wurde, oder die Kennung gefiltert werden.
Die Zusatzfilter ermöglichen eine weitere Filterung nach verschiedenen Feldern. So können durch die Einrichtung von Zusatzfiltern Unter- und Obergrenzen definiert werden, z.B. um nur Kunden in einem bestimmten Kundennummernbereich zu berücksichtigen.
Felder
Mit der Feldauswahl wird eingestellt, welche Informationen der Kunden berücksichtigt werden sollen. So können beispielsweise die Felder Vorname, Name, Straße, PLZ + Ort für Adressen verwendet werden.
Optionen
Damit die Daten problemlos verarbeitet werden können, sollten die Felder mit Trennzeichen abgesetzt werden. Dazu kann die Option "Felder trennen" aktiviert werden. Das voreingestellte Trennzeichen ist das Semikolon ";", alternativ können andere Zeichen augewählt werden.
Liste erzeugen
Mit OK wird die Liste erstellt. Dabei werden die Daten in die Windows-Zwischenablage kopiert und können direkt weiterverwendet werden.
Zusatzadressen
Einem Datensatz können beliebig viele Adressen zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusätzliche Adressen“ verwaltet, welcher mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld Vorname geöffnet wird.
Mit Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Zusatzadressen können mit oder Strg + D gelöscht werden.
Zusatzadressen werden im Auswahlfeld Adresstyp einem bestimmten Einsatzbereich zugeordnet (beispielsweise „Lieferung“ oder „Rechnung“). Ist für eine Kategorie keine Zusatzadresse hinterlegt, wird die Standardadresse für den Belegdruck verwendet. Ist eine einzelne Zusatzadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Standardadresse. Sind mehrere Zusatzadressen des gleichen Typs hinterlegt, wird vor dem Ausdruck ein Dialog mit den verfügbaren Zusatzadressen angeboten[1]. Die Standardadresse wird bei Vorhandensein einer Zusatzadresse eines Adresstyps ignoriert. Soll sie jedoch wahlweise genutzt werden, muss sie als Kopie für den Adresstyp erstellt werden.
Um Adressen besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für die Adresse eingetragen. Mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld Telefon wird die Telefonnummer an die TAPI-Schnittstelle übergeben.
Teledaten
Zusätzlich zu der Postanschrift sollten Telefon- und ähnliche Daten angegeben werden. Hierfür stehen die Felder Telefon, Telefax, Mobilfunk, E-Mail, Internet (d.h. Internetadresse des Kunden), Ansprechpartner und Vertreter zur Verfügung.
Durch einen Klick auf die Schaltfläche rechts neben des jeweiligen Eingabefeldes, wird eine der folgende Aktion ausgelöst:
- : Die Telefonnummer wird an die TAPI-Schnittstelle übergeben.
- : Die Telefaxnummer wird in die Zwischenablage kopiert.
- : Das externe E-Mail-Programm wird gestartet.
- : Der Internetbrowser wird gestartet.
- : Der Dialog Zusatzdaten öffnet sich.
- :
Zusatzdaten
Einem Datensatz können beliebig viele Teledaten zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusatzdaten“ verwaltet, welcher mit (hinter dem Eingabefeld Ansprechpartner) geöffnet wird.
Mit Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und einen Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit Löschen oder Strg + D gelöscht werden.
Um Datensätze besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für den Kontakt eingetragen.
Das Auswahlfeld Kategorie definiert die Art des Eintrages (Telefon, Telefax, E-Mail, Internet). Die Schaltfläche rechts vom oberen Eingabefeld ändert sich entsprechend der ausgewählten Kategorie - , , oder - und führt bei einem Klick die jeweilige Funktion aus [2].
Die Kategorien Telefax und E-Mail bieten zusätzlich die Option Als Rechnungsadresse verwenden. Wird diese aktiviert, so wird die Rechnung per Telefax bzw. E-Mail an die angegebene Adresse verschickt.
Bankdaten
Die Bankdaten werden für Lastschriften und Überweisungen benötigt. Die Eingabefelder Steuer Nr., Bank, IBAN und BIC sind entsprechend auszufüllen.
- rechts des Feldes IBAN berechnet die IBAN aus Bankleitzahl und Kontonummer (siehe etwas weiter unten Bankverbindung prüfen).
- rechts des Feldes BIC kopiert die Kontoverbindung.
- rechts des Feldes Bankeinzug druckt wahlweise ein SEPA-Mandat oder erzeugt eine SEPA-Datei[3].
Unter Bankeinzug kann eingestellt werden, ob eine Lastschriftermächtigung oder ein Abbuchungsauftrag vorliegt. Hier haben Sie die Wahl zwischen folgenden Möglichkeiten:
- Kein Einzug: Wird diese Option ausgewählt, so ist SEPA deaktiviert.
- Lastschrift/Gutschrift: Wählen Sie diese Option aus, falls Sie die SEPA-Basislastschrift verwenden möchten
- Abbuchung/Gutschrift: Wählen Sie diese Option aus, falls Sie die SEPA-Firmenlastschrift verwenden möchten.
Außerdem können Sie hier den Geburtstag des Kunden eintragen und angeben ob Sie jedes Jahr eine Erinnerung erhalten möchten.
Bankverbindung prüfen
Sollte die IBAN des Kunden unbekannt sein, so kann sie in diesem Dialog mithilfe der BLZ oder BIC und der Kontonummer berechnet werden. Sie können außerdem die IBAN eingeben, um sich die BLZ, BIC und Kontonummer anzeigen zu lassen.
Öffnen Sie den Dialog mit rechts des Feldes IBAN.
Um die IBAN berechnen zu lassen, geben Sie die BLZ oder den BIC und die Kontonummer ein. Die IBAN wird sofort berechnet. Übernehmen Sie ihre Eingaben mit Sichern.
Konditionen
Im Bereich Konditionen werden wesentliche Regeln für den Kundentyp, die Preiszuordnung und Rechnungsstellung eingestellt.
Zahlweise
- Im Eingabefeld Zahlweise kann eine Beschreibung der Zahlweise aus den Vorlagen der Konfiguration übernommen oder mit eine zusätzliche eingetragen werden.
- In den Eingabefeldern Nettoziel und Skontoziel können Zahlungsziele in Tagen eingetragen werden. Wird kein Zahlungsziel gewährt, sollte für Nettotage eine 0 eingetragen werden. Wird kein Skonto gewährt, sollte in Skontotage eine 0 eingetragen und der Skontosatz ebenfalls auf 0 gesetzt werden. Wird Skonto gewährt, kann der Skontosatz in Prozent eingetragen werden.
- Im Eingabefeld Rabatt kann ein Rabattsatz in Prozent eingetragen werden und später in Aufträgen optional aktiviert werden.
Dynamisches Zahlungsziel
Zusätzlich zur Option Nettoziel gibt es noch die Option Dynamisches Zahlungsziel. Es ermöglicht Ihnen, das Zahlungsziel auf einen festen Wochentag einzustellen. Dieses können Sie einstellen, indem Sie auf hinter Nettoziel klicken. Es öffnet sich der Dialog Dynamisches Zahlungsziel. Um ein dynamisches Zahlungsziel einzustellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie die Option Aktiv aus, um das dynamische Zahlungsziel zu verwenden..
- Wählen Sie den Wochentag, an dem die Rechnungen des Kunden fällig werden sollen.
- Wählen Sie mit Folgewochen, wie viele Wochen zwischen dem Zahlungsziel und dem kommenden Wochentag liegen, den Sie unter Wochentag ausgewählt haben.
- Mit Sichern werden die soeben getroffenen Einstellungen gespeichert. Die Anwendung verwendet nun das eingestellte dynamische Zahlungsziel.
Im Feld Zieldatum wird das Zahlungsziel für alle Rechnungen des heutigen Tages angezeigt. Hier können Sie die getroffenen Einstellungen bequem überprüfen.
Aufschläge
- Im Auswahlfeld "Aufschlag" kann ein informativer Eintrag hinterlegt werden[4] und, sofern konfiguriert, als Warnung beim Anlegen eines Auftrags in einem Dialog angezeigt werden.
Preise
- Im Auswahlfeld Preisgruppe kann dem Kunden eine der verfügbaren Preisgruppen zugeordnet werden
- Sofern der Kunde Gruppenpreise erhält, kann im Auswahlfeld Gruppenpreise einer der verfügbaren Gruppenpreise zugeordnet werden.
- Um Aktionspreise oder die für den Kunden hinterlegten Sonderpreise standardmäßig zu nutzen, muss die jeweilige Option aktiviert werden. Während des Erfassens von Artikeln können beide Preise manuell ausgewählt werden, auch wenn sie hier nicht aktiv sind!
- Soll der Kunde einen Warengruppenrabatt bekommen, so kann dies im Auswahlfeld Warengruppenrabatt(Fix) vermerkt werden.
Lager
- Die Option Lagerkunde (Bestand) aktiviert die Bestandsverwaltung während der Erfassung von Aufträgen für den Kunden. Diese kann deaktiviert werden, wenn beispielsweise ein Abholmarkt nicht aus dem Bestand des Großhandels beliefert, jedoch vom Großhandel abgerechnet wird und Lagerbewegungen sonst doppelt im Lagerbestand gebucht würden.
Kundentyp
- Die Option Pfand berechnen aktiviert die Berechnung von Pfand in Aufträgen. Ist die Option deaktiviert, wird das Pfand nur gelistet, die Pfandwerte bleiben bei der Summenbildung in Aufträgen aber unberücksichtigt.
- Die Option Barkunde (Nachnahme) aktiviert den Druck von Belegen für Nachnahmelieferung. Diese enthalten alle Rechnungswerte und können genutzt werden, wenn der Kunde Warenlieferungen bei Erhalt bar bezahlen muss.
- Die Option Nettokunde (Gewerbe) schaltet den Druck der Auftragserfassung auf Nettobelege um. Diese Option sollte für gewerbliche Kunden unbedingt aktiviert werden. Für Privatkunden wird die Option ausgeschaltet, damit diese Bruttobelege erhalten. Die Option aktiviert auch den Aufschlag von Mehrwertsteuer auf Pfand für gewerbliche Kunden. Bei deaktivierter Option wird keine Mehrwertsteuer auf Pfand berechnet.
- Die Option Mengenrabatt schaltet Mengenrabatte für den Kunden frei. Diese können manuell bei der Auftragsverwaltung in der Artikelerfassung für Artikel einzeln entfernt werden.
Automatisierung
- Die Optionen für regelmäßige Bestellung, Lieferung und Rechnung ermöglichen durch die Angabe von Intervallen eine weitgehende Vorkonfiguration und Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben. Wird eine der Optionen aktiviert, muss eine Wiederholungsregel angegeben werden. Dazu kann mit der Schaltfläche der Intervalldialog geöffnet werden.
- Die Option Regelmäßige Bestellung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig angerufen wird, um Bestellungen aufzunehmen. Der Kunde wird in die Liste für den Telefonverkauf aufgenommen. Im Eingabefeld Uhrzeit kann der Zeitpunkt eingegeben werden, zu dem der Kunde angerufen werden soll.
- Die Option Regelmäßige Lieferung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig beliefert wird. Die Option wird bei der Vorwahl des Liefertermins in der Auftragserfassung verwendet.
- Die Option Regelmäßige Rechnung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig Rechnungen erhält. Bei Anlage eines neuen Auftrages wird ein Termin für die Rechnungsstellung vorgemerkt und ein Auftrag erstellt, der aus beliebig vielen Teillieferungen bestehen kann. Regelmäßige Bestellungen und Rechnungen werden im Aufgabenmanager angezeigt.
Fracht
- Im Dropdown-Menü zur Option Frachtkosten kann eingestellt werden, ob die Frachtkosten pauschal, pro Kilogramm, pro Liter, pro Stück oder nicht berechnet werden sollen.
- Im Dropdown-Menü zur Option Tour kann dem Kunden eine bestimmte Tour zugewiesen werden[5].
- In das Eingabefeld DB Nr. kann eine alternative Kundennummer eingegeben werden, die als Debitorennummer im DATEV- oder GEVA (SGL 188)-Export genutzt werden kann.
Konten
- Im Eingabefeld Limit kann eine individuelle Saldenbeschränkung für jeden Kunden gesetzt werden. Wird kein Limit eingetragen ist der Verfügungsrahmen unbegrenzt. Setzt man "-1" in das Eingabefeld ein, ist das Anlegen eines neuen Auftrages für diesen Kunden nicht mehr möglich. Der Kunde wird dadurch gesperrt.
- Das Anzeigefeld Guthaben enthält Angaben über den Kontostand des Kunden. Der Wert kann durch die Schaltfläche rechts des Anzeigefeldes bearbeitet werden.
Der Bearbeitungsdialog öffnet sich:
Ist die Option Betrag ersetzen aktiviert, wird der bisherige Wert ersetzt, andernfalls wird die Differenz zur Eingabe berechnet.
Saldeninformation eines Kunden
Am rechten oberen Rand des Moduls befinden sich die Anzeigefelder Saldo und Limit[6]:
- Saldo zeigt die Summe der offenen Posten
- Limit zeigt den noch verfügbaren Betrag des festgelegten Limits
Diese beiden Anzeigefelder besitzen folgende Farbcodierung:
Farbe | Saldo | Limit |
---|---|---|
keine | Es liegen keine offenen Posten vor | Es ist kein Limit angegeben |
grün | / | 0 bis 69 % des Limits sind ausgeschöpft |
gelb | / | 70 bis 99 % des Limits sind ausgeschöpft |
rot | Es liegen offene Posten vor | Das Limit ist erschöpft/überschritten |
Der Knopf rechts der beiden Anzeigefelder öffnet einen Dialog, in dem Umsätze und Zahlungen des Kunden genauer aufgeschlüsselt sind:
Mit Klick auf Drucken können Sie den Saldo des ausgewählten Kunden ausdrucken.
Deklarationen und Notizen
In den Memofeldern am rechten Rand des Eingaberegisters können Informationen gespeichert werden, für die keine separaten Felder vorhanden sind.
Das Memo "Deklarationen" ist für Informationen vorgesehen, die auf Auftragsdokumenten gedruckt werden sollen, beispielsweise Anweisungen für die Anlieferung. Diese Informationen werden bei Anlegen eines neuen Auftrags automatisch im Auftragsfeld Notizen hinterlegt und für den Ausdruck vorgemerkt.
Das allgemeine Memo ist für alle sonstigen Informationen vorgesehen und wird zu Beginn der Erfassung von Auftragsposten angezeigt.
Verträge
Die Vertragsverwaltung ermöglicht die Überwachung von regelmäßigen Zahlungseingängen bei Dauerschuldverhältnissen von Kunden, beispielsweise Mietverträgen. Mit Verträge im Navigationsbereich des Kundendatensatzes wird die Vertragsübersicht geöffnet:
Mietverträge
Ein neuer Vertrag kann mit Neu oder Strg + N angelegt werden. Die Bearbeitung eines bestehenden Vertrages wird mit Editieren oder Strg + E durchgeführt. Die Bearbeitung wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Ein bestehender Vertrag kann mit Löschen oder Strg + D entfernt werden. Der Dialog kann mit Ende oder Strg + W geschlossen werden.
Im Eingabefeld Titel wird ein Name des Vertrags eingegeben, beispielsweise Pacht Bistro. Im Eingabefeld Dokument kann eine Datei zugeordnet werden, beispielsweise eine Kopie des Pachtvertrags als Portable-Dokument-Format (PDF). Im Eingabefeld Artikel wird ein Artikel aus der Warenverwaltung verknüpft. Dies ist notwendig, damit beispielsweise ein Umsatzsteuersatz zum Vertrag zugeordnet werden kann. Das Eingabefeld Beginn muss mit Vertragsbeginn gefüllt werden. Im Eingabefeld Laufzeit wird muss ausgewählt werden, welche Laufzeit der Mietvertrag hat. Hier gibt es die drei Auswahlmöglichkeiten Befristet, Mindestlaufzeit und Unbefristet. Im Eingabefeld Kündigung kann die Kündigungsfrist ausgewählt werden. Im Auswahlfeld Zahlweise kann eingestellt werden, ob die Gebühr per Lastschrift oder Abbuchung eingezogen wird, oder vom Kunden per Überweisung ausgeglichen wird. Bei Lastschrift oder Abbuchung müssen die Bankdaten des Kunden vorliegen. Im Auswahlfeld Provision kann optional ausgewählt werden, ob eine Provision an den Kunden oder einen Lieferanten ausgezahlt werden soll.
Kreditverträge
Ein neuer Vertrag kann mit Neu oder Strg + N angelegt werden. Die Bearbeitung eines bestehenden Vertrages wird mit Editieren oder Strg + E durchgeführt. Die Bearbeitung wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Ein bestehender Vertrag kann mit Löschen oder Strg + D entfernt werden. Der Dialog kann mit Ende oder Strg + W geschlossen werden.
Im Eingabefeld Titel wird ein Name des Vertrags eingegeben, beispielsweise Pacht Bistro. Im Eingabefeld Dokument kann eine Datei zugeordnet werden, beispielsweise eine Kopie des Kreditvertrags als Portable-Dokument-Format (PDF). Im Eingabefeld Artikel wird ein Artikel aus der Warenverwaltung verknüpft. Dies ist notwendig, damit beispielsweise ein Umsatzsteuersatz zum Vertrag zugeordnet werden kann. Das Eingabefeld Beginn muss mit Vertragsbeginn gefüllt werden. Im Eingabefeld Laufzeit wird muss ausgewählt werden, welche Laufzeit der Mietvertrag hat. Hier gibt es die drei Auswahlmöglichkeiten Befristet, Mindestlaufzeit und Unbefristet. Desweiteren gibt es das Auswahlfeld Zinssatz, wo der Zinssatz (in %) für den Kreditvertrag angegeben werden kann sowie der zugehörige Rahmen. Auch die mögliche Überziehung sowie der zugehörige Rahmen kann im Auswahlfeld Überziehung angegeben werden. Im Auswahlfeld Zahlweise kann eingestellt werden, ob die Gebühr per Lastschrift oder Abbuchung eingezogen wird, oder vom Kunden per Überweisung ausgeglichen wird. Bei Lastschrift oder Abbuchung müssen die Bankdaten des Kunden vorliegen.
Umsatzstatistik
Umsatzstatistiken ermöglichen einen Überblick über die bezogenen Waren des Kunden innerhalb eines Zeitraumes. Der Umsatzdialog wird mit Umsatz im Navigationsbereich des Kundendatensatzes geöffnet.
Um eine Umsatzstatistik zu erstellen, muss ein Zeitraum für die Statistik angegeben und ein Statistiktyp ausgewählt werden. Es können Umsätze oder Erträge dargestellt werden. Zusätzlich steht eine Selektion der Gratiswaren (d.h. Waren, die kostenlos abgegeben wurden) und ein Artikelfilter zur Verfügung.
Ist das Kästchen Vorjahreswerte aktiviert, so werden die Umsätze des eingestellten Zeitraums im vorangegangenen Jahr mitberücksichtigt.
Die Statistik wird mit Start erstellt. Die Zusammenstellung kann, insbesondere bei Berücksichtigung von Strukturartikeln, einige Zeit beanspruchen. Ein Fortschrittsdialog zeigt den Verarbeitungsstatus an. Dieser Prozess kann nicht unterbrochen werden.
Mit werden die getätigten Filterangaben zurück auf die Voreinstellungen gesetzt.
Eine Umsatzstatistik kann mit Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.
Brauereimeldungen
Im Register Brauereimeldung des Umsatzdialoges können Brauereimeldungen für spezielle Umsatzrückmeldungen erstellt werden. Geöffnet wird der Umsatzdialog mit Umsatz im Navigationsbereich des Kundendatensatzes.
In Brauereimeldungen werden Waren nicht in Stückzahlen, sondern als Volumen in Litern ausgegeben. Es werden nur Waren ausgewertet, die zuvor mit dem aktuellen Kunden verknüpft wurden.
Um einen Meldeposten hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Geben Sie in der Optionsgruppe Neuer Eintrag die Artikelnummer des Artikels im Eingabefeld Art Nr. an. Bei unvollständigen oder falschen Nummern wird ein Suchdialog geöffnet.
- Geben Sie den gewünschten Meldetermin an. Dies kann entweder ein bestimmter Tag eines Monats oder ein regelmäßiges Intervall sein.
- Klicken Sie auf um den Meldeposten hinzuzufügen. Der Artikel ist nun hinterlegt.
Um einen Artikel aus der Liste zu entfernen, wird dieser in der Tabelle ausgewählt und mit entfernt.
Um eine Brauereimeldung für den aktuellen Kunden zu erstellen, können Intervall- und Artikelfilter justiert und das Meldeintervall bestimmt werden. Das Meldeintervall wird in Abhängigkeit der letzten Brauereimeldung voreingestellt. Dabei wird der Folgetag des Endzeitraumes der letzten Meldung als Startwert, der heutige Tag als Endwert eingestellt. Das Intervall kann nach Wunsch angepasst werden. Sofern keine Waren von einem Hersteller im Lager sind, wird das Programm eine Fehlermeldung ausgeben.
Mit Start kann die Meldung erstellt und durch Druck ausgedruckt werden.
Alle Artikel eines Herstellers zufügen
Es besteht außerdem die Möglichkeit, alle Artikel eines Herstellers in einem Arbeitsschritt hinzuzufügen, indem in der Optionsgruppe Neuer Eintrag ein Hersteller aus der Auswahlliste Hersteller ausgewählt und auf geklickt wird. Des Weiteren kann eine Zusammenstellung von Meldeartikel als Vorlage hinterlegt werden. Durch Sichern oder Strg + S wird die derzeitige Zusammenstellung des aktuellen Kunden aus der Tabelle als Vorlagendatei (CSV) im Vorlagenordner abgelegt. Durch Öffnen oder Strg + O kann eine Vorlage geladen und dem aktuellen Kunden zugewiesen werden.
Inaktive Artikel und/oder Teilgebinde können automatisiert aus der Liste der Meldeartikel entfernt werden. Mit werden zwei Dialoge geöffnet, in denen die entsprechenden Optionen ausgewählt werden können.
Assistent für Meldesortimente
Mit diesem Assistenten können Sortimente eines Herstellers automatisch auf mehrere Kunden angewendet werden. Dabei können auch fehlende Artikel zugefügt oder Sortimente entfernt werden.
Der Assistent kann im Dialog Brauereimeldung mit in der Optionsgruppe "Neuer Eintrag" unter dem Kalenderfeld "Meldetermin" aufgerufen werden.
Der Assistent kann Sortimente erstellen und aktualisieren oder Bereinigen. Die gewünschte Arbeitsweise wird in der Gruppe Modus ausgewählt.
Dann muss in der Gruppe Optionen ein Herstellersortiment ausgewählt werden.
Die Zuordnung des Herstellersortiment an Kunden kann wahlweise über die Kundenkennung oder eine frei belegbare Kundenliste erfolgen:
- Wird die Option Kennung ausgewählt, muss eine Kundenkennung eingestellt werden. Alle Kunden, denen die gewählte Kennung zugewiesen wurde, werden dann bei der Bearbeitung berücksichtigt.
- Wird die Option Liste ausgewählt, kann mit dem Feld Kunden finden unter der Liste nach beliebigen Kunden gesucht werden. Gefundenen Kunden können mit in die Liste eingetragen werden. Um einen gelisteten Kunden aus der Liste zu entfernen, muss der Kunde in der Liste ausgewählt und mit entfernt werden. Die gesamte Liste wird gelöscht, wenn der Assistent mit zurückgesetzt wird.
Mit der Option Teilgebinde einbeziehen können auch einzelne Flaschen aus Kisten in das Sortiment eingefügt werden.
Mit Start wird die Verarbeitung entsprechend den Voreinstellungen gestartet.
Meldungen für mehrere Kunden ausführen
Meldungen mehrerer Kunden lassen sich durch das gesonderte Brauereimeldungsmodul erstellen und nach GEDAT exportieren.
Sonderpreise
Ein Kunde kann für jeden Artikel einen individuellen Sonderpreis erhalten, der von der Anwendung während der Artikelerfassung automatisch angezeigt wird. Die Sonderpreisverwaltung für den aktuellen Kunden wird durch die Schaltfläche Preise im Navigationsbereich geöffnet:
Einen neuen Sonderpreis hinzufügen
So können Sie Sonderpreise hinzufügen:
- Geben Sie die Artikelnummer des Artikels an. Bei unvollständigen oder falschen Nummern wird automatisch der Suchdialog geöffnet.
- Geben Sie einen Sonderpreis ein. Ist für den gewählten Artikel bereits ein Sonderpreis hinterlegt worden, wird dieser beim Sichern ersetzt.
- Der Preis kann auch durch Kalkulation als Spanne oder Umwandlung von Brutto in Netto berechnet werden. Geben Sie dazu die gewünschte Spanne in Prozent oder den gewünschten Bruttopreis in das Eingabefeld ein, klicken Sie auf rechts vom Eingabefeld und wählen Sie die gewünschte Option aus.
- Aktivieren Sie die Option Preis als fixiert markieren, wenn der Artikel bei Preisänderungen nicht berücksichtigt werden soll. [7]
- Klicken Sie auf Sichern oder drücken Sie Strg + S, um den Sonderpreis zu hinterlegen.
Sonderpreis während der Erfassung speichern
Sonderpreise können auch während der Artikelerfassung dauerhaft gespeichert werden, wenn ein freier Preis während der Artikelerfassung eingegeben wird. Sonderpreise, die während der Erfassung hinzugefügt oder verändert werden, werden als nicht fixiert gesichert.
Sonderpreis entfernen
Ein Preis wird aus der Liste mit oder Strg + D entfernt.
Sonderpreis finden
Um zu prüfen, ob ein Sonderpreis für einen bestimmen Artikel für den aktuellen Kunden hinterlegt wurde, kann durch die Eingabe der Artikelnummer im Feld Finden nach dem Artikel gesucht werden.[8]
Mit den Optionen Hersteller und Begriff kann die Suche nach einem bestimmten Artikel vereinfacht werden. Die Artikel, die den Filtern entsprechen, werden in der unteren Tabelle angezeigt.
Sonderpreisliste drucken
Mit Druck oder Strg + P kann eine individuelle Kundenpreisliste gedruckt werden. Es stehen zusätzliche Druckoptionen zur Verfügung:
- Ist Sonderpreise des Kunden drucken aktiviert, werden nur diejenigen Artikel in der Liste ausgegeben, die mit einem Sonderpreis ausgezeichnet sind.
- Sind die Optionen Gesamtliste des Kunden drucken oder Favoritenliste des Kunden drucken aktiviert, wird eine komplette Artikelliste mit allen Artikeln im Warenstamm oder die Favoritenliste mit den bisher bezogenen Artikeln des Kunden gedruckt. Dabei werden die Preise der Artikel entsprechend der vorgewählten Preisgruppe des Kunden ausgewählt und in der Liste eingefügt. Ist für einen Artikel ein Kundensonderpreis vorhanden, ersetzt die Anwendung den Standardpreis durch den angegebenen Sonderpreis.
- Sollen auch inaktive Artikel und/oder Teilgebinde für den Druck berücksichtigt werden, müssen inaktive Artikel drucken bzw. Teilgebinde drucken aktiviert sein.
- Die Liste kann entweder nach Artikelnummer oder nach Bezeichnung der aufgeführten Artikel sortiert werden.
Formulare
Es besteht die Möglichkeit, für jeden Kunden individuelle Vorlagen für den Belegdruck zu hinterlegen. Durch einen Klick auf Formulare wird ein Dialog geöffnet:
Formulare können durch im Explorer gesucht und ausgewählt werden. Mit wird das gewählte Formular in den Reporteditor geladen und kann dort bearbeitet werden. Um ein gewähltes Formular zu aktivieren, muss der Haken hinter dem Eingabefeld des Formulars gesetzt werden.
Die Bearbeitung der kundenspezifischen Formularverweise muss mit Sichern abgeschlossen werden.
Dokumentenverwaltung
Siehe auch Dokumentenverwaltung des Moduls „Büro“
Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht kann über Dateien oder Strg + T geöffnet werden.
Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien[9]. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.
Einen neuen Eintrag anlegen
Um einen neuen Eintrag zu einer der beiden Tabellen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf Eintrag
- Möchten Sie dem Kunden ein Dokument zuordnen, wählen Sie Neuer Eintrag im Verzeichnis. Alternativ nutzen Sie direkt die Tastenkombination STRG + Alt + N.
- Möchten Sie ein allgemeines Dokument anlegen, wählen Sie Neuer Eintrag in Vorlage. Alternativ nutzen Sie direkt die Tastenkombination STRG + N.
- Wählen Sie die gewünschte Datei aus und drücken Sie auf Öffnen.
- Daraufhin öffnet sich ein Dialog. Wenn Sie möchten, können Sie das Dokument mit ein paar Worten etwas genauer beschreiben. Diese Beschreibung finden Sie später in der Spalte Information.
- Möchten Sie keine genaueren Informationen angeben, lassen Sie das Feld einfach leer und drücken Sie entweder auf OK oder Abbrechen.
Ein neues Dokument erstellen
Möchten Sie ein neues RTF-Dokument erstellen und im Anschluss direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnen, können Sie dafür den integrierten Texteditor nutzen. Dieser ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Er wird über Text oder die Tastenkombination Strg + T gestartet.
Wenn Sie ein neu erstelltes Dokument im Texteditor speichern, werden Sie danach gefragt, ob das Dokument direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnet werden soll.
Wählen Sie Ja aus, so öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Sie festlegen können, ob das Dokument dem aktuellen Kunden zugeordnet werden soll oder ob es sich um ein allgemeines Dokument handelt.
Einträge bearbeiten
Um Änderungen an den angelegten Dokumenten vorzunehmen, bestehen verschiedene Möglichkeiten.
Machen Sie einen Rechtsklick auf den Eintrag, der bearbeitet werden soll. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Datei öffnen: Das Dokument wird mit der im Betriebssystem dafür voreingestellten Anwendung geöffnet. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf das gewünschte Dokument machen oder die Tastenkombination STRG + O nutzen. Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.
- Neuer Eintrag in Vorlage: Auch über das Optionsmenü kann - wie oben beschrieben - ein neuer Eintrag erstellt werden. Haben Sie das Optionsmenü der unteren Tabelle geöffnet, hat die entsprechende Option stattdessen den Namen Neuer Eintrag im Verzeichnis.
- Informationen bearbeiten: Es öffnet sich ein Dialog um den Text in der Spalte Information zu verändern.
- Dateipfad bearbeiten: Die Datei kann geändert und somit das Dokument ausgetauscht werden.
- Eintrag löschen. Der Eintrag kann alternativ auch mithilfe der Tastenkombination STRG + D entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit Nein beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit Ja beantwortet werden. Die Dateien werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!
Die Dokumentenverwaltung kann mit Ende oder Strg + W geschlossen werden.
Auftrag
Im Register Auftrag werden Aufträge angelegt und verarbeitet. Da dies jedoch sehr umfangreich ist, wird das Register hier gesondert erklärt.
Registerübergreifende Funktionen
Zur weiteren Verarbeitung eines Datensatzes stehen einige Funktionen zur Verfügung, die aus jedem Register abrufbar sind.
Datensätze finden
Das Finden von Datensätzen ist auch dialogbasiert möglich, wenn im Register Eingabe ein Datensatz gefunden werden soll[10]. Die SQL-basierte Suchfunktion kann am rechten oberen Rand der Informationsleiste durch neben dem Namen oder mit Strg + F aufgerufen werden.
Kennung und Suchbegriff editieren
Das Bearbeiten des Suchbegriffe oder der Kennung ist dialogbasiert durch in der Informationsleiste rechts von dem Suchbegriff bzw. der Kennung möglich.
Sonderfunktionen
Zur weiteren Bearbeitung im Kundenstamm stehen Sonderfunktionen in einem Optionsmenü zur Verfügung, das mit der Schaltfläche Sonderfunktionen - rechts der Kundennummer - aufgerufen werden kann
Datensatz duplizieren
Die Funktion erzeugt eine Kopie des aktuellen Datensatzes mit einer anderen, wählbaren Kundennummer. Diese Funktion kann genutzt werden, wenn ein neuer Kunde angelegt werden soll, der einem bestehenden Datensatz ähnlich ist.
Export nach DATEV
Die Anwendung bietet den Export des Datensatzes im Textformat an. Diese Exportdatei kann von einem Buchhaltungssystem importiert werden.
Es kann ein einzelner, im Register Liste angewählter Datensatz oder alle Datensätze exportiert werden. Wählen Sie dafür eine der beiden Sonderfunktionen aus[11]: Datensatz als Vorlagendatei exportieren oder Alle Datensätze als Vorlagendatei exportieren
Bestätigen Sie gegebenenfalls die Warnung "Soll ein DATEV-Exportdatensatz angelegt werden?". Anschließend muss ein Speicherort gewählt werden. In dem darauf folgenden Dialog können dann die benötigten Felder ausgewählt werden:
Das Steuerkreuz des Dialogs ermöglicht die Übernahme von Tabellenfeldern in die Exportdatei und die Sortierung der Exportreihenfolge. Die zentrale Taste des Steuerkreuzes fügt ein Leerfeld in die Liste der angezeigten Felder ein. Leerfelder können entfernt werden, indem sie ausgewählt und mit dem Steuerkreuz nach links verschoben werden. Mit Sichern wird die Konfiguration für die Zukunft gespeichert und der Export automatisch gestartet.
DATEV Konformität prüfen
Dabei wird geprüft, ob die verwendete DATEV-Debitorennummern des Kundenenstamms (entweder "Kundennummer" oder "Debitorennummer") den DATEV-Vorschriften entsprechen (Nummernkreis 10.000-69.999). Fehlerhafte Datensätze werden angezeigt, damit sie korrigiert werden.
Datensatz löschen
Diese Funktion löscht den aktuell gewählten Kunden. Diese Funktion löscht den aktuellen Kunden nur dann, wenn bisher keine Aufträgen für den Kunden erfasst wurde.
Weiter zu Lieferantenstamm
(Hauptseite → Stammdatenverwaltung → Sie sind auf der Seite: Kundenstamm)
Fußnoten:
- ↑ Dieser Dialog öffnet sich bei Zusatzadressen für Rechnung oder Lieferung nicht selbstständig vor dem Drucken. Durch Klicken auf hinter dem Feld LF-Adresse bzw. RE-Adresse kann die gewünschte Adresse ausgewählt werden.
- ↑ siehe hierzu die Beschreibung zu Teledaten ein paar Zeilen weiter oben.
- ↑ Weitere Informationen erhalten Sie auf den folgenden Seiten: SEPA-Lastschriftmandat und Erzeugen einer SEPA-Datei.
- ↑ Aufschläge können unter Optionen → Einstellungen im Register Hilfstabellen erstellt werden.
- ↑ Touren können in der Tourenverwaltung erstellt und bearbeitet werden.
- ↑ Diese Anzeigefelder befinden sich in jedem der drei Register des Kundenstamms an dieser Stelle.
- ↑ Diese Option bewirkt, dass eine automatische Preisänderung im Preisverwaltungsmodul nicht auf diesen Artikel angewendet wird, es sei denn, die fixierten Preise werden explizit im Preisverwaltungsmodul in die Änderung einbezogen.
- ↑ Hierbei ist zu beachten, dass der erste Artikel ausgewählt wird, auf den die eingegebene Artikel-Nr. oder der Suchbegriff passen. Es sollte also eine möglichst vollständige Nummer bzw. vollständiger Suchbegriff verwendet werden.
- ↑ Beachten Sie, dass externe Dokumente nicht kopiert werden, sondern lediglich eine Verknüpfung zu diesen erstellt wird. Das Originaldokument muss sich also im korrekten Pfad befinden, damit aus der Dokumentenverwaltung darauf zugegriffen werden kann.
- ↑ Es muss dann nicht in das Register Liste gewechselt werden.
- ↑ Hierzu muss die DATEV-Schnittstelle aktiviert sein.