Verfahrensdokumentation

Diese Dokumentation beschreibt die GoBD-konforme Datenaufzeichnung mit FAKTURAX

Systembeschreibung

Dieser Abschnitt enthält eine Beschreibung der Strukturen und Abläufe beim typischen Einsatz von FAKTURA-X als Kassensystem. Er ist zur Verwendung als Bestandteil einer in den GoBD geforderten Verfahrensdokumentation vorgesehen.

Einsatzgebiet

FAKTURA-X ist als Kassensystem für den Einsatz in verschiedenen Branchen vorgesehen. Durch ihre Konfigurations- und Programmiermöglichkeiten ist eine weitgehende Anpassung an die Kundenanforderungen möglich. Die Kassensysteme übernehmen die Erfassung und Aufzeichnung von Bargeschäften. Damit verbunden sind das Erstellen von Belegen, die Erzeugung von Berichten und die Sammlung von Daten zur späteren Auswertung, zum Beispiel in Warenwirtschaftssystemen. Die Daten der Kassensysteme werden direkt in der Datenbank oder durch Synchronisation per Datenfernübertragung ausgetauscht.

Architektur

FAKTURA-X arbeitet grundsätzlich autark und speichert eigene Transaktions- und Berichtsdaten.

Datenstrukturen

FAKTURA-X verfüget über Berichtsfunktionen, die zum Zeitpunkt einer Buchung aktualisiert werden. Außerdem ist ein elektronisches Journal vorhanden, in dem die Kassentransaktionen und weitere Daten chronologisch aufgezeichnet werden. Diese Berichte werden in einer zentralen Datenbank gespeichert. Berichte können in FAKTURA-X angezeigt, gedruckt oder exportiert werden.

Hardware und Betriebssystem

Bei FAKTURA-X handelt es sich um eine Microsoft Windows Software. Prinzipbedingt sind die Anwendung und deren Dateien auf der Systemebene zugänglich. Die zugrundeliegende Datenbank ist jedoch passwortgeschützt. FAKTURA-X ist netzwerkfähig, sodass von mehreren Arbeitsplätzen auf Daten zugegriffen werden kann.

Software

Der ausführbare Code von FAKTURA-X ist monolithisch, so dass Änderungen am Verhalten der Software nicht durch den Austausch einzelner Module, zu erreichen sind. Jede neue Softwareversion stellt ein neues Gesamtpaket dar, das immer nur komplett installiert werden kann. Die Anwendung ist komplett gekapselt, sodass Änderungen am Verhalten der Software nicht durch den Austausch von Bibliotheken möglich sind.

• Im Artikel Einstellungen werden alle Komnfigurationsmöglichkeiten und die Datensicherung aufgeführt.
• Im Artikel Netzwerktechnik werden wichtige Informationen zum Netzwerkbetrieb aufgeführt.
• Im Artikel Programmstabilität werden wichtige Informationen zum korrekten Betrieb der Anwendung aufgeführt.

Wesentliche Bedienabläufe

Das Kassensystem erlaubt dem Bediener die Erfassung Verkaufsvorgänge, Stornierungen und Geldbewegungen. Es werden auch weitere Aufgaben vom Kassensystem übernommen, zum Beispiel die Lagerbestandsführung. Darüber hinaus ist es bei entsprechenden Nutzerrechten möglich, Berichtsdaten abzurufen und Änderungen an Stammdaten und sonstigen Programmierungen vorzunehmen.

• Alle Funktionen und Abläufe der Kasse sind im Artikel Kasse aufgeführt.

Aufzeichnung von Vorgängen

FAKTURA-X zeichnet steuerlich relevante Vorgänge und Informationen vollständig zum späteren Nachvollziehen auf. Der Umfang der aufgezeichneten Daten ist fest vorgegeben und kann nicht eingeschränkt werden. Gespeicherte Daten sind werden nicht mehr nachträglich verändert. FAKTURA-X enthält keinerlei Funktionen, um Änderungen an den aufgezeichneten Daten herbeizuführen. Daten werden linear aufgezeichnet. Ein nachträgliches Einfügen oder Löschen ist nicht möglich. Die Einträge sind fortlaufend indiziert, worüber eine spätere Prüfung einfach und sicher erreicht werden kann. Daten enthalten vollständige Detailinformationen, um aufgezeichnete Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können. Die Daten werden zeitgleich mit dem Verbuchen der Geschäftsvorfälle generiert. Spätere Änderungen der Stammdaten wirken sich nicht auf aufgezeichnete Daten aus. Das Verbuchen umsatzrelevanter Vorgänge ist nur während eines laufenden Vorgangs möglich. Aufzeichnungen werden sequenziell gespeichert. Nach Abschluss eines Vorgangs wird dieser in der Technischen Sicherheitseinrichtung und gleichzeitig in der Datenbank gespeichert. Der Speicher ist blockweise sequenziell organisiert, neue Blöcke werden hinten an gegebenenfalls bereits vorhandene Datenblöcke angehängt, das Löschen von Daten ist nicht möglich.

Es werden insbesondere folgende Daten aufgezeichnet:

• Der Registrierungsstart am Kassensystem durch das Erfassen eines ersten Artikels. Mehrfache Registrierungsstarts sind nicht möglich.
• Das Registrierungsende am Kassensystem durch das Abschließen oder Stornieren des Vorgangs. Ein Registrierungsende ist nur möglich, wenn zuvor ein Registrierungsstart erfolgt ist.
• Alle Transaktionen, die zu einer Einnahme führen, werden mit den Details zu verkauften Produkten oder Leistungen aufgezeichnet.
• Wenn die Zahlart nachträglich verändert wird, wird die entsprechende Korrekturbuchung erfasst.
• Einzahlungen, Auszahlungen, Anzahlungen und andere Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, aber nicht direkt mit einem Umsatz verbunden sind, werden aufgezeichnet.
• Wenn Stammdaten verändert werden, wird dies mit allen Angaben protokolliert.

Erzeugung und Verarbeitung von Berichtsdaten

Alle Berichte enthalten grundsätzlich aktuelle und identische Umsatzdaten. Bei der Erzeugung der Daten erfolgt eine Verdichtung. Solche Daten dienen statistischen Auswertungen. Berichte können an jedem FAKTURA-X Arbeitsplatz eingesehen und ausgegeben werden. Es ist eine Konsolidierung mehrerer Kassenplätze innerhalb eines Netzwerks möglich.

Datenspeicherung

Vorgänge werden mit Kassennummer, Seriennummer, Datum und Uhrzeit gespeichert. Die Formate werden nicht offengelegt. Ein externer Zugriff auf die Daten ist nicht sinnvoll möglich.

• Im Artikel Einstellungen werden alle Komnfigurationsmöglichkeiten und die Datensicherung aufgeführt.

Datenschnittstelle

FAKTURA-X kann Daten exportieren. Die Exportformate sind Standardformate, zum Beispiel DATEV oder IDEA.

• Im Artikel Buchhaltung werden im Abschnitt Kasse Auswertung und Export von Daten der Kassenvorgänge aufgeführt.

Abläufe

Mit jedem Vorgang am Kassensystem entsteht ein einzelner Geschäftsvorfall. Die Daten des Vorfalls werden in der Datenbank und in der Technischen Sicherheitseinrichtung gespeichert. Die zugehörige Archivierung funktioniert gemäß GoBD. Dazu werden die Daten unmittelbar nach Abschluss des Vorfalls abgespeichert.

Speicherung der Geschäftsvorfälle

Die Buchungsdaten werden direkt in der Datenbank gespeichert. Alle zur Auswertung nötigen Daten werden gesichert, es sind keine Verweise auf Stammdaten notwendig. Das Format ist erweiterbar und abwärtskompatibel. Die Speicherung der Daten ist für große Zeiträume und für eine Vielzahl von Kassensystemen möglich. Die Daten werden nicht verändert oder reorganisiert. Aufgrund des sehr komplexen internen Datenformats, ist eine unbefugte Manipulation der Daten sehr unwahrscheinlich.

Zugriff auf die Geschäftsvorfälle

Der Zugriff auf die Daten erfolgt in FAKTURA-X:

• Suche nach bestimmten Belegen und Anzeige, beziehungsweise Ausdruck
• Auswertungen und Protokolle auf Basis der gespeicherten Daten
• Ausgabe der Daten und Export in verschiedene Dateiformate

Absicherung gegen Datenverlust

FAKTURA-X beinhaltet einen eigenen Datensicherungsmechanismus. Die Datensicherung erfolgt durch Kopieren der Daten unter Zuhilfenahme der Betriebssystemfunktionen auf einen externen Datenträger.

• Im Artikel Einstellungen werden alle Komnfigurationsmöglichkeiten und die Datensicherung aufgeführt.

Schutz vor Verfälschung

FAKTURA-X vergibt für jeden Beleg eine fortlaufende, einzigartige Sequenznummer. Über diese kann die Vollständigkeit der Belege geprüft werden. Belege werden in die Datenbank und die Technische Sicherungseinrichtung gespeichert. Eine nachträgliche Veränderung der Daten ist nicht möglich.

Reproduktion der Informationen

FAKTURA-X kann gespeicherte Daten erneut Anzeigen, Ausgeben oder Exportieren. Die Exportformate sind Standardformate, zum Beispiel DATEV oder IDEA.

Weitere Dokumentationen

Technischen Details zu FAKTURA-X werden in diesem Wiki beschrieben:

• Im Bereich Allgemeines werden allgemeingültige Hinweise zu FAKTURA-X sowie eine Dokumentation der Struktur aufgeführt.

• Im Bereich Sonstiges werden Technische Hinweise und spezielle Informationen aufgeführt, die erforderlich sind, um FAKTURA-X so einzurichten und zu nutzen, dass es konform zu deutschen Vorschriften betrieben wird.