Stammdatenimport

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Der integrierte Stammdatenimport ermöglicht das rationelle Einlesen von vorhandenen Datenstämmen und hilft bei der sogenannten Erstdatenübernahme. Der Stammdatenimport kann mit dem Menüpunkt Optionen → Start.png Administration → Durchfuehren.png Stammdatenimport gestartet werden.

Einen Artikelstamm generieren

 
Der Dialog Artikelstamm generieren nach einem erfolgreichen Stammdatenimport

Im Register Artikelstamm generieren ist das Erstellen eines neuen Artikelstamms mit wenigen Daten möglich. Durch Kombination von Informationen werden beispielsweise automatisch Artikelnummern und Pfandverknüpfungen erstellt. Um einen Artikelstamm zu erstellen, muss im Auswahlfeld Preisgruppen wählen die Anzahl der gewünschten Preisgruppen eingestellt werden[1]. Mit   wird eine Vorlagendatei (CSV) im Vorlagenordner der Installation generiert. Diese wird anschließend automatisch zur Bearbeitung geöffnet[2]. In der Vorlagendatei sind Vorgaben enthalten, die durch die entsprechenden Informationen ersetzt werden müssen. Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:

Feld Erläuterungen
Warengruppe Name der Produktgruppe, beispielsweise „Biere“ oder „Coke“. Die Angabe sollte einem Eintrag in der Hilfstabelle Warengruppen entsprechen.
Marke Name des Produzenten, beispielsweise „Becks“ oder „Coca Cola“
Bezeichnung Name des Artikels, beispielsweise „Pils“ oder „Light“
Flasche/Fass Inhalt einer Flasche oder eines Fasses in Liter, beispielsweise „50“ oder „1“
Kasten Anzahl der Flaschen in einem Kasten, beispielsweise „0“ oder „12“. Bei Fässern wird eine "0" eingetragen.
Einheit Typ des Gebindes, beispielsweise „Fass“ oder „Kasten“. Die Angabe sollte einem Eintrag in der Hilfstabelle Einheiten entsprechen.
Barcode EAN-Produktcode
Lieferant Kundennummer des Betriebes beim Hauptlieferanten. Dies ist insbesondere der Lieferant, an den Umsatzdaten zurückgemeldet werden.
Einkaufspreis Netto ohne Währungszeichen, beispielsweise „51,29“ oder „4,69“
MwSt. Mehrwertsteuersatz: „Voll“, „Halb“ oder „0“
Pfand Erste Ziffer zugehöriger Pfandartikel, beispielsweise „6“ oder „3“. Die Angabe sollte der ersten Ziffer eines Pfandartikels in der Pfandtabelle entsprechen.
Gewicht Kilogramm ohne Einheit, beispielsweise „75,00“ oder „15,25“
Preis Kasten[n] Nettopreis Kästen oder Fässer, beispielsweise „80,00“ oder „12,00“
Preis Flasche[n] Nettopreis für Flaschen, beispielsweise „0“ oder „0,90“. Wenn kein Flaschengebinde enthalten ist, wird eine "0" eingetragen.

Als Datentypen sind möglich:

Datentyp Erläuterungen
Zeichenkette(10) Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Punkt und Komma. Keine Sonderzeichen (Apostroph, Anführungszeichen, Semikolon und Zeilenwechsel). Die maximale Zeichenanzahl wird in der Klammer angegeben.
Ganzzahl Positive oder negative Zahlen ohne Nachkommastellen
Fließkommazahl Positive oder negative Zahlen mit beliebig vielen Nachkommastellen

Bei einigen Feldern ist eine gültige Eingabe nur innerhalb eines angegebenen Wertebereichs erlaubt.

Sobald Sie die notwendigen Daten in die Tabelle eingegeben haben, überschreiben Sie die Vorlage, indem Sie die Datei im .CSV-Format im selben Ordner und unter demselben Namen speichern. Die Exportoptionen müssen dabei in ihrem Tabellenkalkulationsprogramm wie folgt gewählt werden: als Feldtrenner muss das Semikolon ; verwendet werden, als Texttrenner darf Zeichen eingegeben sein.

Nach Fertigstellen einer Vorlagendatei kann diese für den Import zugewiesen werden. Nummernkreise für Artikelnummern werden wie folgt unterteilt:

  • Warengruppe: Sortierung nach Produktart, beispielsweise „1“ für “Biere“
  • Hersteller: Sortierung nach Hersteller, beispielsweise „01“ für „Becks“
  • Artikel: Sortierung nach Artikel, beispielsweise „01“ für „Pils“

Die Packungsgröße in Form der Gebindeendziffern wird durch die Anzahl der Flaschen in einem Kasten oder die Literzahl von Flaschen und Fässern generiert. Informationen zum Endziffernsystem finden sich unter Stammdaten strukturieren. Die Importdatei wird eingelesen und die Importdaten angezeigt. Daten können direkt in der Tabelle bearbeitet werden. Ein bestehender Artikelstamm kann optional mit Artikelstamm leeren   gelöscht werden[3]. Dies kann genutzt werden, um Demodaten aus der Installation zu entfernen. Die eingelesenen Daten können nun mit Daten aufbereiten   im Artikelstamm gespeichert werden. Die Anwendung zeigt nach dem Übernehmen eine Zusammenfassung an.

Einen Stamm importieren

 
Der Dialog Stamm einlesen nach einem erfolgreichen Stammdatenimport

Im Register „Stamm einlesen“ ist das Importieren von Waren und Kontakten möglich. Das Vorgehen ist dabei dasselbe wie beim Import von Artikeldaten. Um Stammdaten zu importieren, muss im Auswahlfeld „Stammdatentyp“ ausgewählt werden, welche Art von Stammdaten importieren werden soll. Mit   wird eine Vorlagendatei (CSV) im Vorlagenordner der Installation erstellt und anschließend automatisch zur Bearbeitung in einem Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet. Die Feldvorgaben sind in der Vorlagendatei enthalten.

Als Datentypen sind möglich:

Datentyp Erläuterungen
Zeichenkette Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Punkt und Komma. Keine Sonderzeichen (Hochkomma, Anführungszeichen, Semikolon und Zeilenwechsel)Die maximale Zeichenanzahl wird in der Klammer angegeben
Ganzzahl Positive oder negative Zahlen ohne Nachkommastellen
Fließkommazahl Positive oder negative Zahlen mit beliebig vielen Nachkommastellen

Bei einigen Feldern ist eine gültige Eingabe nur innerhalb eines angegebenen Wertebereichs erlaubt. Sobald Sie die notwendigen Daten in die Tabelle eingegeben haben, überschreiben Sie die Vorlage, indem Sie die Datei im CSV-Format im selben Ordner und unter demselben Namen speichern. Die Exportoptionen müssen dabei in ihrem Tabellenkalkulationsprogramm wie folgte gewählt werden:

  • Als Feldtrennzeichen muss das Semikolon (";") verwendet werden
  • Als Texttrennzeichen darf kein Zeichen eingegeben sein.

Nach Fertigstellen einer Vorlagendatei kann diese für den Import zugewiesen werden. Die Importdatei kann nun eingelesen werden. Die Importdaten werden angezeigt und können in der Tabelle bearbeitet werden. Optional kann ein bestehender Datenstamm mit Stamm leeren   gelöscht werden[4].

Die eingelesenen Daten können nun gespeichert werden. Die Anwendung zeigt nach dem Sichern in der Liste unter Daten aufbereiten   eine Zusammenfassung an.

Probleme beim Import

Grundsätzlich gelten für Importdateien folgende Vorschriften:

  • Vorhandene Datensätze werden beim Import übersprungen
  • Entspricht die Importvorlage nicht den Formatvorschriften, wird der Import abgebrochen
  • Ist ein Importdatensatz fehlerhaft, wird der Import abgebrochen
  • Der verwendete Zeichensatz der Importdatei muss dem ANSI- Standard entsprechen, ASCII- Formate müssen zuvor konvertiert werden. Feldinhalte dürfen nicht durch Anführungszeichen oder andere Delimiter[5] eingeschlossen werden und dürfen auch keine solchen enthalten und müssen durch ein Semikolon, nicht aber durch ein Komma, getrennt werden
  • Bei doppelt vorhandenen Primärindizes, also identischen Artikelnummern oder Kundennummern in der Importdatei, wird der Import abgebrochen
  • Wenn Primärindizes Sonderzeichen enthalten, wird der Import abgebrochen
  • Wenn alphanumerische Felder mit mehrdimensionalen Zeichenketten gefüllt werden sollen, welche Zeilenvorschübe oder Steuerzeichen enthalten, wird der Import abgebrochen
  • Wenn ein Feld mit Sonderzeichen, insbesondere Prozentzeichen oder Anführungszeichen, beginnt, wird der Import abgebrochen
  • Wenn sich ein Feldwert nicht innerhalb des Wertebereichs des Zielfeldes befindet, wird der Import abgebrochen. Integerfelder dürfen nicht mit Fließkommawerten gefüllt werden, Nachkommastellen von Fließkommawerten müssen durch ein Komma getrennt werden. Boolesche Felder dürfen nur mit den Werten „WAHR“ oder „FALSCH“ gefüllt werden. Feldwerte vom Typ Integer oder Float dürfen nur mit Zahlwerten gefüllt werden
  • Unstrukturierte Binärwerte (Grafiken und Memofelder) können nicht importiert werden
  • Bei einigen Feldern ist eine gültige Eingabe nur innerhalb eines angegebenen Wertebereichs erlaubt. Der Import wird bei Werten außerhalb der Definition nicht abgebrochen, jedoch können die Daten falsch interpretiert oder nicht verarbeitet werden. Dies betrifft insbesondere Datenfelder, die nur mit dem Inhalt „Ja“ oder „Nein“ gefüllt werden dürfen
  • Wenn die Anzahl der Felder pro Datensatz nicht mit den Feldern der Importdatei übereinstimmen, wird der Import abgebrochen
  • Der Importvorgang wird mit einer Fehlermeldung abgeschlossen, wenn die Importdatei nach dem letzten Importdatensatz einen Zeilenumbruch enthält. Ist die Zahl der importierten Datensätze mit den Datensätzen der Importdatei identisch, kann die Fehlermeldung ignoriert werden

Bei einem Abbruch werden die Anzahl der importierten Datensätze und die Abbruchstelle des Imports ausgegeben. Diese Angaben können zum Auffinden der Fehlerstelle in der Datei verwendet werden. Bei anhaltenden Problemen mit Importdateien empfiehlt es sich, Kontakt mit dem Hersteller aufzunehmen. Dieser kann in der Regel Fehlerquellen lokalisieren und korrigieren. Insbesondere wenn aus älteren Systemen ohne entsprechende Dateiausgabe Daten extrahiert werden sollen, ist die Kontaktaufnahme zum Hersteller unumgänglich. Dieser kann dann eine Einschätzung abgeben, ob und wenn, mit welchem Aufwand eine Datenaufbereitung möglich ist.

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Fußnoten:

  1. ↑ Die Anzahl der Preisgruppen ist auch für den Import relevant und muss kontrolliert werden
  2. ↑ Dazu muss eine geeignete externe Anwendung, beispielsweise „Microsoft Excel“ installiert sein
  3. ↑ Gelöschte Artikelstämme können nicht wiederhergestellt werden!
  4. ↑ Gelöschte Stammdaten können nicht wiederhergestellt werden!
  5. ↑ Beispielsweise Apostroph oder Hochkomma
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