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Mailings erstellen: Unterschied zwischen den Versionen
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Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Mailings zu erstellen. | Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Mailings zu erstellen. | ||
In diesem Artikel werden zunächst die Rechtsgrundlagen und danach die Möglichkeiten erörtert. | |||
{{Hinweis|Thematisch werden hier nur Mailings an Bestandskunden behandelt. Für Infopost und Kaltakquise gelten andere Voraussetzungen.}} | |||
==Rechtliche Hinweise zu Serien-E-Mails== | ==Rechtliche Hinweise zu Serien-E-Mails== | ||
Der Gesetzgeber hat bei Werbung die Persönlichkeitsrechte und auch den Datenschutz gesetzlich geregelt. Hier die wichtigsten Vorgaben. | |||
====Anmelden und Abbestellen==== | |||
Zunächst muss bei Mailings unterschieden werden, ob sie überwiegend Information oder überwiegend gewerbliche Angebote beinhalten. | |||
* Besteht die Nachricht regelmäßig überwiegend aus Informationen, ist ein mögliches Interesse des Kunden anzunehmen, denn er unterhält ja eine Geschäftsbeziehung. | |||
* Besteht die Nachricht regelmäßig überwiegend aus Werbung, können Kunden entscheiden, ob sie Werbung erhalten wollen. Ein stillschweigendes Einverständnis für den Empfang von Werbung kann nicht vorausgesetzt werden. | |||
Am Besten ist es, man bietet dem Kunden zu Beginn der Geschäftsbeziehung den Empfang von Werbung an. Dies kann auch in den AGBs formuliert werden. | |||
Bei Bestandskunden kann man das Einverständnis vor der Nachricht per E-Mail einholen. | |||
Rechtlich gesehen ist es notwendig ein "Opt-In" anzubieten, also die Möglichkeit zur Anmeldung zu eröffnen. Das Gegenteil, "Opt-Out" bedeutet, dass man den Kunden ungefragt Werbung zukommen lässt und ihm nur die Möglichkeit bietet, dies abzubestellen. Dies ist aber zumindest bei Privatkunden nicht erlaubt. | |||
Eine sinnvolle Option ist es, eine erste Nachricht zu versenden und diese Bestandskunden als neue Informationskampagne anzubieten. Diese können dann mit einem OptOut den Bezug weiterer Nachrichten ablehnen. | |||
{{Tipp1|Der Hinweis ''Wenn Sie keine weiteren Nachrichten mehr von uns erhalten möchten, senden Sie diese Nachricht mit dem Vermerkt "abbestellen" an uns zurück'' sollte am Ende jeder Nachricht stehen.}} | |||
====Datenschutz==== | |||
Kunden haben ein Recht auf den Schutz ihrer Daten. Sie sollten daher niemals E-Mailadressen, Namen oder andere persönliche Daten allen Empfängern zugänglich machen. | |||
{{Achtung|Empfänger dürfen immer nur als BCC-Empfänger<ref>Die Abkürzungen "CC" und "BCC" stamnmen noch aus der Steinzeit des Internets. man hat damals Begriffe aus der klassischen Bürowelt adaptiert: Die beiden Buchstaben "CC" bedeuten ''Carbon Copy'', also auf Deutsch ''Forokopie''. Der Buchstabe "B" bedeutet ''Blind'', daher bedeutet "CC" so viel wie "Kopieempfänger" und "BCC" sinngemäß "unsichtbarer Empfänger". | |||
</ref>. Dadurch erhält kein Empfänger eine Information über andere Empfänger. Dies muss unbedingt sichergestellt sein und sollte vor dem Versand auf jeden Fall genau geprüft werden}} | |||
Und natürlich spricht man in einem Mailing nicht über einen bestimmten Kunden und nennt diesen beim Namen (Ausnahmen sind Interviews oder eine gesonderte Vereinbarung mit dem Kunden). | |||
====Kontaktaufnahme==== | |||
Auch hier gibt es eine klare Unterscheidung zwischen Gewerbe- und Privatkunden: | |||
* Bei Privatkunden ist es nicht erlaubt, unaufgefordert anzurufen und Produkte anzupreisen. | |||
* Bei Gewerbekunden ist es erlaubt, unaufgefordert anzurufen und Produkte anzupreisen. Sollte der Kunde aber eine weitere Kontaktaufnahme verbieten, muss dies befolgt werden. | |||
{{Hinweis|Zuwiderhandlungen können mit empfindlichen Geldbußen geahndet werden.}} | |||
==Das Mailing== | |||
Nachdem die rechtlichen Grundlagen geklärt sind, geht es an die praktische Umsetzung. | |||
===Inhalte=== | |||
Sie sollten fünf wichtige Regeln beachten: | |||
# Halten Sie Nachrichten einfach, so dass sie gut verständlich sind. | |||
# Beschränken Sie sich thematisch auf maximal drei Themen und schreiben Sie nicht zu viel. Senden Sie lieber häufiger ein kurzes Mailing | |||
# Vermeiden Sie plakative Ausdrücke wie '''Nur heute!'', GROSSBUCHSTABEN (gilt in E-Mails als Anschreien), riesige Bilder, etc. Der Inhalt sollte informativ wirken, dann ist er seriöser | |||
# Ihre Nachricht sollte '''für den Empfänger interessant''' sein, stellen Sie sich daher immer die Frage ''Interessiert das den Kunden?'' | |||
# Sie sollten den Kunden zum Handeln auffordern, also Sie anzurufen, Informationen über Links aufzurufen oder eine Umsetzung zu beginnen. | |||
Und noch etwas: | |||
{{Hinweis|Bitte prüfen Sie das Schreiben auf Schreibfehler!}} | |||
===Werkzeuge=== | |||
Wir unterscheiden zwischen den Kanälen '''E-Mail''' und '''Briefpost''' | |||
====E-Mail mit externen E-Mailprogrammen==== | |||
Diese Option bietet sich an, wenn die Serien-E-Mail mit Outlook, Thunderbird oder einer anderen Anwendung erstellt werden und die E-Mailadressen aus FAKTURA-X verwendet werden sollen. | |||
Um die E-Mailadressen aus FAKTURA-X zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor: | |||
# Öffnen Sie die [[Kundenverwaltung]] | |||
# Wechseln Sie in das Register '''Eingabe''' | |||
# Klicken Sie auf das Symbol hinter dem Eingabefeld "Vorname" | |||
# Wählen Sie Menüoption "Mailingliste erstellen" | |||
# Die Nutzung der Mailingliste wird [[Kundenstamm#Mailinglisten_erstellen|hier]] erläutert. | |||
# Kopieren Sie die Inhalte einfach in das BCC-Empfängerfeld Ihrer E-Mailanwendung. | |||
{{Achtung|Denken Sie daran: E-Mailadressen immer als BCC!}} | |||
====Serienbriefe mit einer externen Textverarbeitung==== | |||
Diese Option bietet sich an, wenn der Serienbrief mit Word, LibreOffice oder einer anderen Anwendung erstellt werden und die Kontaktdaten aus der FAKTURA-X verwendet werden sollen. | |||
Um die E-Mailadressen aus FAKTURA-X zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor: | |||
# Öffnen Sie die [[Kundenverwaltung]] | |||
# Wechseln Sie in das Register '''Eingabe''' | |||
# Klicken Sie auf das Symbol hinter dem Eingabefeld "Vorname" | |||
# Wählen Sie Menüoption "Mailingliste erstellen" | |||
Die Nutzung der Mailingliste wird [[Kundenstamm#Mailinglisten_erstellen|hier]] erläutert. | |||
====E-Mail mit externen E-Mailprogrammen==== | |||
Diese Option bietet sich an, wenn der E-Mailversand mit FAKTURA-X eingerichtet ist und Serien-E-Mail mit FAKTURA-X erstellt werden soll. | |||
# Öffnen Sie die [[Dokumentenverwaltung]] | |||
# Öffnen Sie die [[Texteditor]] mit der Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Text}} | |||
# Schreiben Sie die Nachricht. | |||
# Wählen Sie die Option „Als E-Mail versenden“ im Optionsmenü {{Menü|[[File:Pfeilrunter.png|link=]]}} hinter {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Druck}}[[Datei:Drucken.png|link=]]}} | |||
# Im Dialog ''E-Nachricht'' wird Ihr Text bereits angezeigt. | |||
[[File:Druckauswahl_Email_Senden.png|gerahmt|ohne|E-Mail versenden|link=]] | |||
# Mit [[Datei:kunden.png|link=]] kann auch eine ''Mailingliste'' erstellt werden | |||
[[File:EMailMailing.png|gerahmt|ohne|Die '''Mailingliste'''|link=]] | |||
# Die Nutzung der Mailingliste wird [[Texteditor#Serienbriefe|hier]] erläutert. | |||
# Sie können das Mailing nun versenden. | |||
=== | ====Serienbriefe mit der internen Textverarbeitung==== | ||
Diese Option bietet sich an, wenn ein Serienbrief mit FAKTURA-X erstellt werden soll. | |||
Diese Option bietet sich an, wenn | |||
# Öffnen Sie die [[Dokumentenverwaltung]] | |||
# Öffnen Sie die [[Texteditor]] mit der Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Text}} | |||
# Schreiben Sie die Nachricht. | |||
# Wählen Sie Menüoption {{Menü|[[File:Pfeilrunter.png|link=]]}} hinter {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Druck}} | |||
# Die Nutzung der Mailingliste wird [[Texteditor#Serienbriefe|hier]] erläutert. | |||
# Drucken Sie das Mailing nun aus. | |||
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Fußnoten: | |||
<references/> | |||