Leitfaden für die Inbetriebnahme
Dieser Artikel beantwortet die Fragen "Wie geht es weiter?" nach der Entscheidung für den Einsatz von FAKTURA-X in einem Unternehmen.
Zeitplan
Die Einführung von FAKTURA-X in einem Unternehmen kann bei Bedarf innerhalb von wenigen Tagen durchgeführt werden. Typisch ist eine Planung über einen Zeitraum von vier bis zwölf Wochen. Dabei werden die verfügbaren Kapazitäten des Unternehmens und der individuelle Trainingsbedarf berücksichtigt. Ziel ist, die Einführung erfolgreich abzuschließen und dabei den Fortschritt zu kontrollieren, ohne Verunsicherung oder Frustration zu erzeugen. Entsprechend wird die Dauer der einzelnen Phasen angepasst. Der Zeitplan sollte jedoch vor der Umsetzung festgelegt werden, um Verzögerungen zu vermeiden.
| Phase | Abschnitt | Dauer |
|---|---|---|
| 1 | Datenaufbereitung | 30 Tage |
| 2.1 | Test und Optimierung | 20 Tage |
| 2.2 | Schulung | 1 Tage |
| 2.3 | Abschlusstest | 8 Tage |
| 2.4 | Bereitstellung | 1 Tage |
| 3 | Produktivbetrieb |
Phasen
Der Fahrplan für die Einführung von FAKTURA-X besteht aus vier Phasen:
- Datenaufbereitung
- Test und Optimierung
- Bereitstellung
- Inbetriebnahme
Diese Phasen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Datenaufbereitung
Zunächst werden die Stammdaten, also Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten, aufbereitet. Diese Daten werden in die Importvorlage übernommen, um dann in FAKTURA-X importiert zu werden.
Herkunft der Daten
Die Stammdaten können aus verschiedenen Quellen stammen:
- Aus einer vorhandenen Software: Daten können oftmals aus bestehenden Systemen übernommen werden. Einige Systeme ermöglichen einen Export der Daten, bei anderen Systemen kann die Datenquelle ausgelesen werden.
- Aus strukturierten Daten, beispielsweise Excel: Vorhandene Tabellen werden für das Einfügen in die Importvorlage transponiert. Diese Daten können von einem Lieferanten stammen.
- Aus unstrukturierten Daten, beispielsweise PDF-Dokumente: Diese Daten müssen für das Einfügen in die Importvorlage zunächst in eine strukturierte Form gebracht werden.
- Aus als Listen auf Papier: Diese Daten müssen zunächst digitalisiert werden. Ggf. ist auch ein manuelles Abschreiben erforderlich.
Kontrolle der Daten
Nach dem Import erhalten Sie eine Excel-Mappe mit Ihren Daten und entfernen nicht mehr benötigte Einträge. Anschließend ergänzen Sie fehlende Informationen, wir kontrollieren die Daten und führen Korrekturen durch.
Damit Sie alle Funktionen von FAKTURA-X nutzen können, erstellen wir auch Daten für Kasse und Lieferantenbestellungen.
Weitere Ressourcen
Neben den Stammdaten werden auch Informationen und Vorlagen für die Datenausgabe benötigt:
- Formularvorlagen: Es werden Vorlagen für Lieferscheine, Rechnungen etc. als PDF-Datei benötigt. Wenn Sie Briefpapier für den Ausdruck nutzen, senden Sie eine Vorlage als PDF-Datei ohne Briefkopf. Senden Sie auf jeden Fall eine Vorlage als PDF-Datei mit Briefkopf, diese ist zumindest für den Mailversand notwendig.
- Firmendaten: Neben der Anschrift werden auch rechtlich relevante Informationen wie Betriebsnummer oder Gläubiger-Identnummer abgefragt.
- Firmenlogo: Das Logo muss als JPEG-Datei mit einer Auflösung von mindestens 300dpi in den Maßen 700 dpi x 423 dpi bereitgestellt werden.
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Test und Optimierung
Nach der Aufbereitung werden die Daten zum Testen bereitgestellt. So können alle relevanten Abläufe des Unternehmens mit FAKTURA-X trainiert werden. Dabei wird das Unternehmen vom Hersteller betreut, insbesondere das Bewältigen spezifischer Aufgaben erläutert. Während der Testphase wird die Optimierung der Daten und die Anpassung der Ausdrucke durchgeführt und es erfolgt die Optimierung durch Anpassung an die bestehenden Abläufe und die Nutzung der neuen Möglichkeiten.
Bereitstellung
FAKTURA-X wird auf allen Arbeitsplätzen installiert und für den Einsatz vorbereitet. Dabei erfolgt auch eine Prüfung der Datensicherung und des Wartungssystems, bevor dann Schnittstellen zu externen Systemen, beispielsweise DATEV und GEDAT eingerichtet werden und die Buchhaltung eingebunden wird.
Vor der Inbetriebnahme wird mit den Anwendern eine Schulung durchgeführt, in der alle Arbeitsschritte noch einmal trainiert und alle Fragen beantwortet werden.
Installation
Die Installation wird vom Hersteller durchgeführt.
Grundsätzlich gilt:
- Es müssen alle externen Geräte, beispielsweise Drucker, installiert und korrekt konfiguriert sein
- Alle Softwarekomponenten müssen eingerichtet, funktionsfähig und lizenziert sein.
- Es müssen Zugangsdaten für alle externen Dienste, insbesondere für den SMTP-Server des E-Mailaccounts, bereitgestellt werden.
- Es müssen alle notwendigen Vorarbeiten eines Administrators für die Installation erfüllt werden
Serversysteme
Vorhandene Serversysteme können in der Regel weiterverwendet werden, sofern die Systemvoraussetzungen erfüllt werden.
Wenn die Systeme von einem Administrator verwaltet werden, muss dieser für die Konfiguration und Wartung durch den Hersteller ein Benutzerkonto mit Administratorrechten erstellen und einen Fernwartungszugang mit einem Teamviewer-Host installieren.
Arbeitsplatzsysteme
Vorhandene Arbeitsplatzcomputer können in der Regel weiterverwendet werden, sofern die Systemvoraussetzungen erfüllt werden.
Wenn die Systeme von einem Administrator verwaltet werden, muss dieser für die Installation und Konfiguration durch den Hersteller vorübergehend ein Benutzerkonto mit Administratorrechten bereitstellen.
Kassensysteme
Die erforderlichen UNIT-X Kassensysteme werden von UNITED ENGINEERING geliefert und sind bei Ablieferung vollständig konfiguriert.
Installationsvorgang
Weitere Informationen zum Installationsvorgang sind im Artikel Installation von FAKTURA-X beschrieben.
Schnittstellen
Für den Betrieb werden mehrere Schnittstellen eingerichtet:
SEPA
Für die Schnittstelle ist eine Gläubiger-Identnummer notwendig. Die erforderlichen Bankdaten werden bereits bei den allgemeinen Vorbereitungen hinterlegt.
DATEV
Für die Schnittstelle müssen Informationen vom Buchhaltungsbüro/Steuerberater bereitgestellt werden. Dazu ist eine Checkliste verfügbar.
GEDAT
Für die GEDAT-Schnittstelle muss eine Vereinbarung mit der GEDAT- Getränkedaten GmbH geschlossen werden. Weitere Informationen sind im Artikel über die GEDAT-Schnittstelle verfügbar.
Sonstige Schnittstellen
Die Einrichtung anderer Schnittstellen wird vor der Einführung mit dem Hersteller durchgeführt.
Inbetriebnahme
Wenn die Daten aufbereitet, Formulare angepasst, Schnittstellen konfiguriert und alle Anwender geschult wurden, werden zum vereinbarten Termin die Trainingsdaten gelöscht und das System für den Produktivbetrieb aktiviert.
Für die ersten Tage des Produktiveinsatzes steht der Kundendienst bereit, um Fragen zu beantworten oder Probleme zu lösen.
FAQ
In diesem Abschnitt werden häufig gestellte Fragen beantwortet.
Können bestehende Aufträge aus alten Systemen übernommen werden? Nein, das ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich. Bestehende Lieferaufträge oder Kassiervorgänge verbleiben im Altsystem. Altsysteme müssen zu Prüfungszwecken weiter vorgehalten werden.
Können bestehende Kunden- und Artikelnummern beibehalten werden? Ja, das ist möglich.
Können Lieferschein-, Rechnungs- und Kassenbonnummern lückenlos weitergeführt werden? Ja, das ist auf Wunsch möglich.
Bleiben während der Testphase durchgeführte Änderungen an Stammdaten nach dem Aktivieren des Produktivbetriebs erhalten? Ja, Ergänzungen und Korrekturen der Stammdaten bleiben erhalten. Es werden bei der Initialisierung des Produktivbetriebs lediglich Aufträge und Kassiervorgänge aus der Testphase entfernt und Salden zurückgesetzt.
Kann ein vorhandener Kassencomputer weiter genutzt werden? Nein, der Kassencomputer muss durch das UNIT-X Kassensystem ersetzt werden. Es ist jedoch unter Umständen möglich, Kassentechnik wie Laden, Bondrucker oder Barcode-Scanner zu übernehmen.
Kann nach der Produkteinführung eine weitere Schulung im Betrieb erfolgen? Ja, das ist möglich.