Stammdaten strukturieren

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Artikel-, Kunden- oder Lieferantennummern sollten eine logische und ausreichend dimensionierte Struktur erhalten. Diese ist hilfreich, um Daten schnell und effektiv zu finden, zu sortieren und zu filtern. Nummern müssen eindeutig und nicht länger als 20 Zeichen sein. Sie dürfen keine Sonderzeichen wie Anführungszeichen oder Satzzeichen enthalten. Lange Nummern können durch Punkte unterteilt werden. Die erste Stelle darf jedoch nur ein Buchstabe oder eine Ziffer sein.

Kunden- und Lieferantenmodule

Kunden- und Lieferantennummern müssen nicht DATEV-konform vergeben werden, da zusätzlich Felder für Debitoren- und Kreditorennummern verwendet werden können. Als Lieferantennummer kann die Kundennummer des Unternehmens beim jeweiligen Lieferanten angegeben werden. Falls eigene Lieferantennummern vergeben werden sollen, kann auf dieselbe Art wie mit den Kundennummern verfahren werden.

Es wird empfohlen, Kundennummern nach logischen Richtlinien zu unterteilen:

Kundennummer:

X

Gruppe
(Gastronomie, Verein, ...)

X

Untergruppe
(Kneipe, Diskothek, ...)

XX

Durchlaufende Nummern

Bei Kundenstämmen von 1.000 Artikeln sind vier bis fünfstellige Kundennummern in der Regel ausreichend.

Artikelnummern

Artikelnummern sollten nicht 8 oder 13 Stellen lang sein, damit sie nicht mit EAN-Barcodes verwechselt werden. Die Anzahl der Stellen begrenzt die Kapazität eines Artikelnummernsystems und sollte großzügig geplant werden:

Artikelnummer:

X

Warengruppe

XX

Hersteller

XX

Produkt

XX

Packungsgröße

Bei Sortimentsgrößen von 2.000 Artikeln sind sechs- bis siebenstellige Artikelnummern in der Regel ausreichend. Ab neun Stellen empfiehlt sich die Unterteilung von Nummerngruppen mit Trennzeichen im Format 123.456.78920^[1].

Packungsgrößen und Gebindematrix

Packungsgrößen werden beim Generieren von Artikelstämmen mittels der Importfunktion zweistellig ausgeführt. In den folgenden Listen werden Endziffern und Gebindeverknüpfungen von Waren und Pfand dargestellt^[2].

Brunnen und Säfte

Endziffern	Gebindetyp	Inhalt	Pfand
02	Flasche	0,20	301
03	Flasche	0,33	301
04	Kasten	PETCycle 6x1,5	406
05	Flasche	0,50	301
06	Kasten	6x1,00	306
07	Flasche	0,7	301
08	Flasche	0,75	301
10	Flasche	1,00	301
11	Kasten	10x1,00	310
12	Kasten	0,20	312
13	Kasten	0,20	312
15	Flasche	0,20	401
20	Kasten	0,20	320
24	Kasten	0,20	324
25	Kasten	0,20	324

Limonaden

Endziffern	Gebindetyp	Inhalt	Pfand
02	Flasche	0,20	301
03	Flasche	0,33	301
04	Flasche	PET 0,5	301
05	Flasche	0,50	301
06	Kasten	PET 6x0,5	306
09	Postmix	9,00	610
10	Flasche	1,00	301
11	Kasten	10x1,50	310
12	Kasten	12x1,00	312
15	Flasche	1,50	301
16	Flasche	1,50	401
18	Premix	18,00	610
19	Premix	20,00	610
20	Kasten	20x0,5	320
24	Kasten	24x0,20	324
25	Kasten	24x0,33	324

Biere

Endziffern	Gebindetyp	Inhalt	Pfand
02	Flasche	0,25	201
03	Flasche	0,33	201
04	Flasche	Bügel 0,33	301
05	Flasche	0,50	201
06	Träger	PET 6x0,33	206
07	Träger	6x0,5	206
08	Träger	8x0,33	208
10	Fass	10,00	625
11	Kasten	11x0,50	211
13	Dose	0,33	401
15	Dose	0,5	401
16	Dose	5,00	402
20	Kasten	20x0,5	220
21	Kasten	Bügel 20x0,33	320
24	Kasten	24x0,33	224
25	Trägkasten	4x6x0,33	224
26	Trägkasten	3x8x0,33	224
27	Kasten	27x0,33	227
29	Kasten	30x0,33	230
30	Fass	30	630
50	Fass	50	630

Pfandnummern

Pfandnummern sollten nicht 8 oder 13 Stellen lang sein, damit diese nicht mit EAN-Barcodes verwechselt werden.

Dreistellige Pfandnummern sind in der Regel ausreichend:

Pfandnummer:

X

Gebindetyp

XX

Flaschen

Nummer	Gebinde	Pfand	Flasche	Anzahl	Rahmen
150	Rahmen	1,50€
201	Flasche	0,08€
206	Träger	0,48€	201	6
208	Träger	0,64€	201	8
211	Kasten	2,38€	201	11	150
220	Kasten	3,10€	201	20	150
224	Kasten	3,42€	201	24	150
227	Kasten	3,66€	201	27	150
301	Flasche	0,15€
306	Kasten	2,40€	301	6	150
310	Kasten	3,00€	301	10	150
312	Kasten	3,30	301	12	150
320	Kasten	4,50€	301	20	150
324	Kasten	5,10€	301	24	150
401	Flasche	0,25€
402	Kasten	0,50€
406	Kasten	3,00€	401	6
600	Fass	0,00€
610	Fass	10,00€
625	Fass	25,00€
630	Fass	30,00€

Nummerautomatik

Bei der Neuanlage eines Kunden-, Lieferanten-, Waren oder Pfanddatensatzes* bietet die Anwendung automatisch eine freie Nummer an^[3]. Abhängig vom angezeigten Datensatz, bietet die Anwendung die nächsthöhere freie Artikelnummer an.

Suchbegriffe strukturieren

Suchbegriffe sind Kurzbezeichnungen, die aus den Namen von Kunden, Lieferanten oder der Bezeichnung von Artikeln oder Pfand abgeleitet werden. Sie werden alternativ als Suchindex verwendet.
Suchbegriffe sollten kurz gehalten werden. Der Suchbegriff zum Kunden „Café Lustig" sollte „LUSTIG" heißen und nicht den gesamten Namen wiedergeben. Bei Waren können die ersten Buchstaben der Bezeichnung verwendet werden. Dabei sollte auf eine sinnvolle und verwechslungsfreie Kombination geachtet werden. Bei Kunden mit gleichen Namen können die Suchbegriffe durch Nummerierung oder Anfangsbuchstaben des Vornamens erweitert werden.
Suchbegriffe werden in Großbuchstaben gespeichert, es sollten keine Leerzeichen oder Sonderzeichen verwendet werden.
Bei gleichen Waren in unterschiedlichen Einheiten ist ein vorgestellter Buchstabe zur Unterscheidung und Sortierung sinnvoll, so kann allgemein „S" für „Stück" verwendet werden, der „Kasten" mit „K", das „Fass" mit „F" und die „Flasche" mit „B" (englisch „bottle", da das „F" bereits durch das „Fass" belegt ist) unterschieden werden.
Beim Generieren von Artikelstämmen mittels der Importfunktion werden Suchbegriffe nach der Formel „Einheit(1)" + „Hersteller(3)" + „Produkt(3)" erstellt, beispielsweise erhält der Kasten Becks Pils den Suchbegriff „KBECPIL".