Vorbereitungen für die E-Rechnung

In diesem Abschnitt werden die notwendigen Vorbereitung zur Nutzung der E-Rechnung beschrieben. Dabei werden die notwendigen Vorbereitungen für das Erstellen und das Empfangen von E-Rechnungen behandelt.

Grundlegendes

Für die Nutzung der E-Rechnungsfunktionalität müssen die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden. Im Gegensatz zu Angaben auf Belegen auf Papier oder als PDF sind die Vorgaben für Angaben zum Unternehmen und Konditionen sehr genau definiert.

Voraussetzungen für den Versand von E-Rechnungen

Sollten die Vorgaben nicht dem geforderten Standard entsprechen, kommt es zu Problemen durch inkompatible Rechnungsstellungen

Die Empfänger von E-Rechnungen werden diese prüfen und bei nicht korrekter Ausführung zurückweisen, also nicht bezahlen.

Die Anwendung ersetzt fehlende Rechnungskonditionen und Angaben mit Ersatzwerten, die nicht unbedingt den gewünschten Werten entsprechen. Sollten unerwünschte Rechnungskonditionen oder Angaben in Rechnungen vorliegen, sind falsche Vorgaben die Ursache

Daher sollten die Einstellungen sorgfältig kontrolliert und Korrekturen vor der Ausfertigung einer E-Rechnung durchgeführt werden.

Bei unerwünschten Rechnungskonditionen oder Angaben in Rechnungen müssen die Einstellungen und Konditionen untersucht werden

Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen

Beim Empfang von E-Rechnung muss die Zuordnung zu einem Lieferanten möglich sein.

Sollte die Zuordnung nicht möglich sein, muss ein Lieferant manuell zugeordnet werden

Aktualisierung der Basisdaten

Alle hier angegebenen Vorgaben sind notwendig

Zahlweisen

In den Einstellungen, Register Hilfstabellen, Unterregister Zahlweisen müssen die Codes für hinterlegte Zahlweisen korrekt zugeordnet werden. Nicht notwendige Zahlweisen müssen entfernt werden. Doppelte Einträge müssen entfernt werden. Es wird empfohlen, die als Referenz angegebenen Angaben zu verwenden.

Für E-Rechnungen ist die eindeutige Zuordnung von Codes zu Zahlweisen erforderlich.

Eine genaue Beschreibung steht hier

Firmierung

In den Einstellungen, Register Firma müssen Steuernummer und, sofern vorhanden, USt.-Identnummer in den vorgesehenen Feldern angegeben werden. Die Angabe der Steuer Nr. unter "Inhaber" ist für den Belegdruck vorgesehen.

Die Handelsregisterangabe muss, sofern vorhanden, im Feld "Registrierung angegeben werden.

Die Bankverbindung muss angegeben werden, wenn Kunden überweisen.

Für E-Rechnungen sind korrekte Unternehmensdaten erforderlich.

Eine genaue Beschreibung steht hier

Aktualisierung der Kundendaten

Alle hier angegebenen Vorgaben sind notwendig

Zahlweise

Zahlweise und Zahlungsziele müssen geprüft, korrigiert und den Vorgaben werden.

Eine genaue Beschreibung steht hier

Leitweg-Identnummer

Eine Leitweg-Identnummer kann für den E-Rechnungsversand angegeben werden:

• Hinter der Option "E-Rechnung"
• In einer, für den Rechnungsversand vorgesehene, Zusatzadresse

Wird keine Leitweg-Identnummer angegeben, wird die Kundennummer verwendet

E-Mail

Eine E-Mailadresse muss für den E-Rechnungsversand angegeben werden:

• Eine allgemeine E-Mailadresse
• Eine E-Mailadresse bei einer zusätzlichen Rechnungsadresse
• Eine E-Mailadresse bei einer zusätzlichen Kontaktangabe

Eine genaue Beschreibung steht hier

Steuernummer

Eine Steuernummer des Kunden muss angegeben werden.

Bankverbindung

Eine IBAN und die Einzugsart muss angegeben werden, sofern der Kunde per SEPA-Lastschrift bezahlt.

Eine genaue Beschreibung steht hier

Aktualisierung der Lieferantendaten

Alle hier angegebenen Vorgaben sind notwendig

Zahlweise

Zahlweisen und Zahlungsziele müssen geprüft, korrigiert und den Vorgaben werden.

Eine genaue Beschreibung steht hier

Kundennummer beim Lieferant

Die Kundenummer bei dem Lieferanten muss als Lieferantennummer hinterlegt sein. Wenn bereits eine andere Nummer hinterlegt ist, muss ersatzweise das Feld „Suchbegriff“ verwendet werden.

Eine genaue Beschreibung steht hier.

Bankverbindung

Eine IBAN muss angegeben werden, sofern der Lieferant per SEPA-Überweisung bezahlt wird.

Eine genaue Beschreibung steht hier.

Problemlösung

Antworten zu Problemen mit E-Rechnungen in FAKTURA-X erhalten Sie hier.