Dokumentenverwaltung (Kundenstamm)

Dokumentenverwaltung

Siehe auch Dokumentenverwaltung des Moduls „Büro“

Um die Dokumentenverwaltung des Kundenstamms öffnen zu können, müssen Sie sich im Register Eingabe des Kundenstamms befinden. Klicken Sie dann auf Dateien in der unteren Navigationsleiste, oder Strg + T.

Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren.

Die Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien.

Beachten Sie, dass externe Dokumente nicht kopiert werden, sondern lediglich eine Verknüpfung zu diesen erstellt wird. Das Originaldokument muss sich also im korrekten Pfad befinden, damit aus der Dokumentenverwaltung darauf zugegriffen werden kann.

Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.

Einen neuen Eintrag anlegen

Um einen neuen Eintrag zu einer der beiden Tabellen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Neu
   • Möchten Sie dem Kunden ein Dokument zuordnen, wählen Sie Neuer Eintrag im Verzeichnis. Alternativ nutzen Sie direkt die Tastenkombination STRG + Alt + N.
   • Möchten Sie ein allgemeines Dokument anlegen, wählen Sie Neuer Eintrag in Vorlage. Alternativ nutzen Sie direkt die Tastenkombination STRG + N.
2. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und drücken Sie auf Öffnen.
3. Daraufhin öffnet sich ein Dialog. Wenn Sie möchten, können Sie das Dokument mit ein paar Worten etwas genauer beschreiben. Diese Beschreibung finden Sie später in der Spalte Information.
   • Möchten Sie keine genaueren Informationen angeben, lassen Sie das Feld einfach leer und drücken Sie entweder auf OK oder Abbrechen.

Ein neues Dokument erstellen

Möchten Sie ein neues RTF-Dokument erstellen und im Anschluss direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnen, können Sie dafür den integrierten Texteditor nutzen. Dieser ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Er wird über Text oder die Tastenkombination Strg + T gestartet.

Wenn Sie ein neu erstelltes Dokument im Texteditor speichern, werden Sie danach gefragt, ob das Dokument direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnet werden soll.

Wählen Sie Ja aus, so öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Sie festlegen können, ob das Dokument dem aktuellen Kunden zugeordnet werden soll oder ob es sich um ein allgemeines Dokument handelt.

Der erste Dialog

Der zweite Dialog

Einträge bearbeiten

Um Änderungen an den angelegten Dokumenten vorzunehmen, bestehen verschiedene Möglichkeiten.

Machen Sie einen Rechtsklick auf den Eintrag, der bearbeitet werden soll. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Das Optionsmenü, hier von der unteren Tabelle

• Datei öffnen: Das Dokument wird mit der im Betriebssystem dafür voreingestellten Anwendung geöffnet. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf das gewünschte Dokument machen oder die Tastenkombination STRG + O nutzen.

Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.

• Neuer Eintrag in Vorlage: Auch über das Optionsmenü kann - wie oben beschrieben - ein neuer Eintrag erstellt werden. Haben Sie das Optionsmenü der oberen Tabelle geöffnet, hat die entsprechende Option stattdessen den Namen Neuer Eintrag im Verzeichnis.
• Informationen bearbeiten: Es öffnet sich ein Dialog um den Text in der Spalte Information zu verändern.
• Dateipfad bearbeiten: Die Datei kann geändert und somit das Dokument ausgetauscht werden.
• Eintrag löschen. Der Eintrag kann alternativ auch mithilfe der Tastenkombination STRG + D entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinende Rückfrage mit Nein beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit Ja beantwortet werden.

Die Dateien werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!

Anstelle eines Rechtsklicks kann das jeweilige Optionsmenü auch über einen der -Knöpfe geöffnet werden.

Die Dokumentenverwaltung kann mit Ende oder Strg + W geschlossen werden.