Pfandstamm
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Das Pfandmodul kann im Menü Stammdaten → 
Pfand, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F11 aufgerufen werden. Es öffnet sich zunächst folgende Ansicht:
Liste
Im Register Liste werden alle Datensätze des Pfandstammes angezeigt. Beim Start des Moduls sind die Datensätze ihrer Nummer entsprechend aufsteigend sortiert; der erste Datensatz wird automatisch angewählt. Die weiße Informationsleiste am oberen Rand des Moduls zeigt nach dem Starten des Moduls die Basisinformationen über den ersten Datensatz des Datenstammes an und wird beim Wechsel des Datensatzes aktualisiert.
Die Schriftfarbe in der Informationsleiste unterscheidet sich bei Kunden (Rot), Lieferanten (Blau), Ware (Grün), Pfand (Orange) und Benutzer (Violett).
Der Listendruck kann mit 
Druck oder Strg + P aufgerufen werden.
Datensätze finden
Durch Anklicken kann ein Datensatz manuell ausgewählt werden. Nach einem Doppelklick auf einen Artikel, wird dieser im Register Eingabe angezeigt.
Um Datensätze zu finden, kann die SQL-basierte Suchfunktion durch 
oder Strg + F im Navigationsbereich verwendet werden. Im Eingabefeld des Dialogs kann ein beliebiger Wert eingegeben werden[1], die Suche wird in den rechts neben dem Eingabefeld verzeichneten Datenfeldern durchgeführt. Die Auswahl kann durch das Abwählen von Feldern eingeschränkt werden.
Die Suche wird durch 
Start oder ↵ gestartet. Die Ergebnisse werden in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder ↵ wird der markierte Datensatz im Register angewählt.
Spalten anpassen
Die Listenansicht des Registers kann angepasst werden, indem die Breite der Spalten verändert wird oder Spalten zur Anzeige zugefügt oder entfernt werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anfassen der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus durchgeführt. Die Änderungen werden beim Beenden des Moduls automatisch gespeichert. Um Spalten zuzufügen oder zu entfernen, kann ein Dialog mit 
Layout geöffnet werden.
Mit dem horizontalen Tasten des Steuerkreuzes werden Tabellenfelder in die linke Liste verschoben, um sie anzuzeigen, oder in die rechte Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen geändert. Die Bearbeitung wird mit 
Sichern übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.
Eingabe
Das Register Eingabe zeigt alle Informationen eines ausgewählten Datensatzes an und dient der Bearbeitung von Datensätzen[2].
Das Informationsfeld am unteren rechten Rand des Moduls gibt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze und die Position des angezeigten Datensatzes innerhalb des Datenstamms an.
Neue Datensätze anlegen
Um einen neuen Datensatz anzulegen, ist es sinnvoll, im Datenstamm zunächst an eine Stelle zu navigieren, an der ein ähnlicher Datensatz vorhanden ist. Dadurch kann die Nummernautomatik optimal genutzt werden. Die Neuanlage wird mit 
Neu in der Navigationsleiste oder Strg + N eingeleitet. Im Dialog „Pfand anlegen" muss dann die gewünschte Pfandnummer eingegeben werden.
Drücken Sie auf 
OK, um den Pfandartikel in den Gruppen Eigenschaften, Lager und Status zu vervollständigen.
Eigenschaften
Zur Bearbeitung eines Pfanddatensatzes stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Unter Bezeichnung wird eine aussagekräftige Kurzbeschreibung eingetragen.
- Das Datenfeld Einheit enthält die Art des Pfandartikels, beispielsweise "Kasten" oder "Fass".
- Das Auswahlfeld Warengruppe ordnet dem Pfandartikel eine Warengruppe zu. Dadurch wird auch ein Sachkonto hinterlegt[3].
- Der Mehrwertsteuersatz kann im Auswahlfeld MwSt. Satz ausgewählt werden. Für Pfandartikel gilt üblicherweise der volle Mehrwertsteuersatz. Die Optionen für andere Sätze werden i.d.R. nicht benötigt.
- Das Auswahlfeld Typ ermöglicht die Zuordnung eines Pfandartikels zu einem Gebindetyp. Zur Auswahl stehen "Kasten/Fass", "Flasche" und "Rahmen".
Gebindematrix
In der Gebindematrix können Pfandartikel miteinander verknüpft werden, sofern es sich um Kombinationsgebinde, beispielsweise um (gefüllte) Kästen handelt. Das Eingabefeld Untergebinde beinhaltet die Pfandnummer des Bestandteils eines Gebindes, beispielsweise 12 einzelne Flaschen. Das Eingabefeld Anzahl enthält die Stückzahl des Untergebindes innerhalb des übergeordneten Gebindes. In das Eingabefeld Verpackung wird die Pfandnummer des Rahmens eingegeben, sofern der Pfandartikel ein Kasten ist. Ist die Pfandartikelnummer nicht bekannt, kann sie durch 
gesucht werden. Mit 
kann zu dem Pfandartikel des jeweiligen Teilgebindes gewechselt werden.
Einwegpfand
Pfandartikel können als Einweg-Gebinde deklariert werden, damit eine Unterscheidung zwischen echtem Mehrwegartikeln möglich wird.
Um Einwegpfand einfach zu kennzeichnen, gehen Sie wie folgt vor:
- Prüfen Sie, ob alle Pfandartikel mit Einwegflaschen oder Dosen mit den korrekten Teilgebinden verknüpft sind.
- Wählen Sie das Teilgebinde für einen Einwegartikel aus der Liste der Pfandartikel
- bearbeiten Sie das Teilgebinde mit der Schaltfläche Bearbeiten
- Aktivieren Sie die Option "Einweg" und sichern Sie die Änderung mit Sichern
- Um allen Großgebinden, in denen das Teilgebinde enthalten ist, dieselbe Eigenschaft zuzuordnen, können Sie die Taste
hinter der Option drücken.
Lager
Werden mehrere Lager verwaltet, kann der Pfandartikel im Eingabefeld Lager Nr. einem der vorhandenen Lager zugeordnet werden.
Bestand ändern
Der verfügbare Bestand des Pfandartikels wird im Anzeigefeld "Bestand" angezeigt. Um diesen zu ändern, wählen Sie die entsprechende Option aus dem Menü der Bestandschaltfläche rechts vom Anzeigefeld[4]. Der Bearbeitungsdialog wird geöffnet:
Ist die Option "Bestand ersetzen" aktiviert, wird der bisherige Wert ersetzt, andernfalls wird die Eingabe auf den bereits vorhandenen Bestand aufaddiert. die Ansicht aktualisiert.
Schwund buchen
Verluste können im Schwundbuch dokumentiert werden. Um einen Verlust zu buchen, wählen Sie die entsprechende Option aus dem Menü der Bestandschaltfläche rechts vom Anzeigefeld[5] und geben Sie im folgenden Dialog die entsprechenden Daten ein:
Die Informationen können als Text eingegeben werden. Bereits verwendete Texte werden als Auswahl angeboten.
Der Eintrag wird nach einem Klick auf Sichern im Schwundbuch aufgenommen und der Bestand wird aktualisiert.
Bestand mehrerer Artikel ändern
Neben der einfachen Bestandsänderung besteht außerdem die Möglichkeit den Bestand verschiedener Pfandartikel hintereinander zu ändern, ohne diese im Pfandstamm explizit aufzurufen. Wählen Sie dazu die entsprechende Option aus dem Menü der Schaltfläche rechts von "Bestand Ist".
- Geben Sie im Feld Artikel die Artikelnummer des ersten Pfandartikels ein, dessen Bestand Sie ändern möchten. Über die Schaltfläche
können Sie - wenn gewünscht - die SQL- oder EAN-Suche starten. Standardmäßig wird die SQL-Suche gestartet, sollte die eingegebene Artikelnummer unvollständig sein. - Die Artikeldetails sowie der alte Bestand werden angezeigt.
- Geben Sie im Feld Änderung den Wert ein, der auf den alten Bestand aufaddiert werden soll. Über die Schaltfläche kann die Option "Bestand ersetzen" aktiviert werden. Der eingegebene Wert überschreibt dann den alten Bestand.
- Nach Betätigung der ↩-Taste wird der neue Bestand zur Kontrolle angezeigt.
- Ist der angezeigte Wert korrekt, kann der neue Bestand mit ↩ oder Sichern übernommen werden.
- Nun kann mit einer weiteren Artikelnummer der Vorgang wiederholt werden. Wurde zuvor die Option "Bestand ersetzen" aktiviert, so bleibt sie weiterhin aktiv. Erst bei einem Beenden des Dialogs wird die Option deaktiviert.
- Beenden Sie den Dialog mit
Ende.
Auffüllen
Der Wert im Feld Auffüllen errechnet sich über die Bestände von Untergebinde und Verpackung und der Stückzahl des Untergebindeartikels innerhalb des übergeordneten Gebindes: er gibt an wie viele Verpackungen aufgefüllt werden können.
Mit einem Klick auf öffnet sich folgendes Fenster:
Bestimmen Sie die Gebindekomponenten und aktualisieren Sie die Bestände der Komponenten. Sollen bspw. 4 Verpackungen aufgefüllt werden und in einer Verpackung befinden sich 12 Flaschen, so muss der neue Bestand des Untergebindes Alter Bestand MINUS 4x12 betragen, der der Verpackung Alter Bestand MINUS 4 und der des Gebindes Alter Bestand PLUS 4.
Status
- Das Eingabefeld Pfandwert kann manuell mit dem Pfandwert des Gebindes oder, sofern die Gebindematrix definiert wurde, durch
(Pfandwert berechnen hinter dem Eingabefeld) automatisch aus den Gebindebestandteilen berechnet werden. - In den zwei Eingabefeldern Text Zeile können Sie einstellen, wie die zu diesem Pfandartikel zugehörige Taste im Kassendialog beschriftet sein soll. Mit wird die Tastenbeschriftung automatisch aus den Werten in den Feldern Bezeichnung, Pfandwert und ggf. Anzahl erstellt.
Speichern Sie die getätigten Änderungen mit Sichern oder Strg + S.
Bearbeiten von Datensätzen
Um Daten zu bearbeiten, muss nach der Anwahl des gewünschten Datensatzes zunächst der Bearbeitungsmodus mit Editieren in der Navigationsleiste oder Strg + E aktiviert werden.
Wird während der Bearbeitung zu einem anderen Datensatz gewechselt, werden alle Änderungen am vorigen Datensatz automatisch übernommen. Im Editiermodus kann also ohne manuellem Speichern zwischen Datensätzen gewechselt werden.
Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.
Datensätze finden
Das Finden von Datensätzen ist auch dialogbasiert möglich, wenn im Register Eingabe ein Datensatz gefunden werden soll[6]. Die SQL-basierte Suchfunktion kann am rechten oberen Rand der Informationsleiste durch neben dem Namen oder mit Strg + F aufgerufen werden.
Mit 
oder Bild ⇑ kann zum vorigen und mit oder Bild ⇓ zum nächsten Datensatz geblättert werden; mit 
oder Strg + Bild ⇑ gelangt man zum ersten, mit 
oder Strg + Bild ⇓ zum letzten Datensatz.
Pfandfortschreibung
Die Pfandfortschreibung ist eine Statistik über alle Kunden bzw. Lieferanten, die einen bestimmten Pfandartikel bezogen haben. Sie ermöglicht die Überwachung der Pfandabnahme und Pfandrückgabe. Die Fortschreibung wird im Pfandstamm - nach der Auswahl eines Artikels - im Register Eingabe über die Schaltfläche 
Umsatz oder die Tastenkombination Strg + J aufgerufen.
Um die Pfandfortschreibungsliste zeitlich einzugrenzen, kann in der Optionsgruppe „Filter Lieferdatum“ ein Zeitraum eingestellt werden. Mit einem Klick auf 
wird dieser Filter aktiviert, mit einem Klick auf 
wird er deaktiviert.
Außerdem wird eingestellt, ob die Tabelle nach Kunden oder Lieferanten gefiltert wird.
In der Tabelle werden die Kunden bzw. Lieferanten, die den entsprechenden Pfandartikel erhalten und zurückgegeben haben, gelistet und die Differenz in Stück und Pfandwert angezeigt.
Im Navigationsbereich wird der Gesamtsaldo des Artikels angezeigt. Die Fortschreibung kann mit Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.
Inventur
Das Register Inventur ermöglicht eine schnelle Bestandsänderung, erlaubt die Erstellung MDE-gestützter Inventuren und bietet Druckfunktionen für Zähl- und Lagerwertlisten an. Inventuren lassen sich sowohl von Waren als auch von Pfand erstellen.
Inventuren erstellen
Die neue Inventur wird mit Neu oder Strg + N erstellt.
In der linken Seitenleiste kann die Anzeige der Artikel gefiltert werden.
- Ist die Option „Buchungen ausblenden“ aktiviert, werden in der Ansicht bereits gebuchte Positionen ausgeblendet. Dadurch wird die Liste verkürzt. Die Ansicht wird bei An- oder Abwahl der Option sofort aktualisiert.
- Ist die Option „bestellte Posten einbeziehen“ aktiviert, werden Lieferantenbestellungen bei der Bestandsmenge berücksichtigt. Für die Aktualisierung ist die Angabe eines Grenzdatums notwendig. Es werden dann alle Lieferantenbestellungen berücksichtigt, deren Bestell- und Lieferdatum vor dem Grenzdatum liegen und noch nicht in den Bestand übernommen wurden. Die Voreinstellung des aktuellen Datums kann in der Regel übernommen werden. Die Ansicht wird nicht bei An- oder Abwahl der Option, sondern erst nach Angabe des Datums aktualisiert.
- Die Filter für Bestandsgrenzen ermöglicht die Nutzung der Liste für eine schnelle Bestandskontrolle. Dabei werden auf Wunsch nur Bestände größer oder kleiner als 0 angezeigt.
- es kann eine alternative Sortierung ausgewählt werden.
Es ist sinnvoll, eine Zählliste mit der Schaltfläche Zählliste zu drucken.
Es kann eine Lagerwertliste zu Beginn der Inventur gedruckt werden, damit nach der Zählung die Bestandsdifferenzen durch einen Vergleich ermittelt werden können.
Inventuren bearbeiten
Um Inventurdaten zu bearbeiten, muss zunächst mit Editieren oder Strg + E der Bearbeitungsmodus aktiviert werden. Der erste Artikel in der Inventurliste wird nun markiert und die Bestandsdaten in der Gruppe „Informationen“ der Seitenleiste angezeigt. Das Eingabefeld „Gezählt“ wird aktiviert.
Es können nun Bestandsdaten eingegeben und mit Sichern oder ↵ übernommen werden. Bearbeitete Artikel werden orange markiert. Bleibt das Eingabefeld leer, wird der vorhandene Wert nicht verändert und der Artikel ist als nicht gezählt markiert. Wenn Sie einen Bestandswert "0" eingeben, wird der Bestand auf 0 verändert werden. Nach dem Sichern einer Eingabe wird automatisch der nächste Artikel markiert.
Ein Artikel kann auch in der Liste markiert und mit einem Doppelklick oder Einfg direkt bearbeitet werden. Dabei wird im Eingabedialog zusätzlich ein Taschenrechner bereitgestellt. Zum öffnen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Eingabefeld.
Inventuren mit MDE-Geräten
Bei aktivierter Unterstützung[7] von MDE-Geräten für die Inventurerfassung können die Zähldaten nach der Erfassung ausgelesen werden. Dazu muss das MDE-Gerät in die Ladestation gestellt und der Synchronisationsmodus aktiviert werden[8].
Die Übergabe der Zähldaten erfolgt mit 
MDE oder Strg + O. Nach erfolgreicher Kontaktaufnahme mit dem MDE-Gerät werden die Zähldaten eingelesen. Die Werte werden in der Regel anhand der EAN-Barcodes oder Artikelnummern direkt übernommen.
Sofern ein Teilgebinde als Lagerartikel deklariert und mit einem übergeordneten Großgebinde verknüpft ist, muss der Anwender entscheiden, ob der Artikel als Einzelartikel oder Gebinde gezählt werden soll[9]. Wenn ein Artikel mehrfach gezählt wurde, kann dies entweder durch eine versehentliche Doppelbehandlung oder zwei unterschiedliche Lagerorte für einen Artikel begründet sein. Daher wird ein Auswahldialog angezeigt. Der neue Wert kann den bisherigen Wert ersetzen, zum vorhandenen Wert zugezählt oder verworfen werden. Nach erfolgreicher Übertragung und Auswertung wird eine Zusammenfassung angezeigt[10].
Inventuren buchen
Vor dem Buchen von Inventuren sollte eingestellt werden, ob ungezählte Artikel automatisch auf "0" gesetzt werden sollen. Dazu muss die Option "ungezählte" vor dem Buchen aktiviert werden.
Eingetragene Zähldaten werden mit Buchen oder Strg + S im Lagerbestand gebucht.
Auf Wunsch können Differenzen zwischen gezählten und im Bestand geführten Mengen in das Schwundbuch übertragen werden und so der Verlust von Waren automatisch deklariert werden. Dazu muss die Abfrage vor dem Buchen entsprechend beantwortet werden.
Gebuchte Artikel werden grün markiert. Nach der Durchführung der Inventur kann mit Lagerliste eine Lagerwertliste gedruckt werden, damit der Lagerwert ermittelt werden kann.
Registerübergreifende Funktionen
Zur weiteren Verarbeitung eines Datensatzes stehen einige Funktionen zur Verfügung, die aus jedem Register abrufbar sind.
Datensätze finden
Das Finden von Datensätzen ist auch dialogbasiert möglich, wenn im Register Eingabe ein Datensatz gefunden werden soll[11]. Die SQL-basierte Suchfunktion kann am rechten oberen Rand der Informationsleiste durch neben dem Namen oder mit Strg + F aufgerufen werden.
Sonderfunktionen
Zur weiteren Verarbeitung eines Datensatzes stehen Sonderfunktionen zur Verfügung, die aus jedem Register abrufbar sind.
Diese können über das Optionsmenü Sonderfunktionen - rechts der Artikelnummer - ausgeführt werden.
Datensatz duplizieren
Datensätze können dupliziert werden. Wählen Sie dafür den zu duplizierenden Pfandartikel im Register Liste aus und führen Sie die entsprechende Sonderfunktion aus.
Es öffnet sich der bekannte Dialog Pfand anlegen:
Folgende Eigenschaften werden nicht dupliziert:
- Artikelnummer
- Suchbegriff
- Umsatz
Datensatz löschen
Auch das Löschen eines Datensatzes ist möglich. Wählen Sie dafür den zu löschenden Pfandartikel im Register Liste aus und führen Sie anschließend die entsprechende Sonderfunktion aus.
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Fußnoten:
- ↑ Sucheingaben sollten nur ein Wort umfassen. Sonderzeichen können nicht verwendet werden.
- ↑ Das Löschen von Datensätzen oder das Ändern der Identnummern ist nicht möglich.
- ↑ Warengruppen sollten nicht mit hinter dem Auswahlfeld, sondern im Konfigurationsmodul hinzugefügt werden, damit Sachkonten und Warengruppenrabatte eingetragen werden können.
- ↑ Die Anwendung darf sich dazu nicht im Modus Editieren befinden.
- ↑ Die Anwendung darf sich dazu nicht im Modus Editieren befinden.
- ↑ Es muss dann nicht in das Register Liste gewechselt werden.
- ↑ Das Aktivieren der mobilen Erfassung erfolgt in den Einstellungen.
- ↑ Informationen zu Funktionsweise des MDE-Gerätes sind in der Herstellerdokumentation enthalten.
- ↑ Flaschen sollten nicht als Lagerartikel deklariert werden, wenn Sie zu einem Großgebinde gehören.
- ↑ Nach der Übertragung der Daten muss geprüft werden, ob diese aus dem Gerät gelöscht wurden.
- ↑ Es muss dann nicht in das Register Liste gewechselt werden.