Warenstamm

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Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen zu den einzelnen Registern des Warenstamms und wie Sie diese verwenden können.

Das Warenmodul kann im Menü Stammdaten → Waren, durch die Schaltfläche Waren in der Seitenleiste oder F10 aufgerufen werden.

Der Warenstamm, hier mit dem Register Liste

Liste

Das Register Liste

Im Register Liste werden alle Datensätze des Warenstammes angezeigt. Beim Start des Moduls sind die Datensätze ihrer Nummer entsprechend aufsteigend sortiert; der erste Datensatz wird automatisch angewählt. Durch einen Klick auf den entsprechenden Reiter, können die Datensätze nach Artikelnummer, Suchbegriff oder Bezeichung sortiert werden. Die weiße Informationsleiste am oberen Rand des Moduls zeigt nach dem Starten des Moduls die Basisinformationen über den ersten Datensatz des Datenstammes an und wird beim Wechsel des Datensatzes aktualisiert.

Die Schriftfarbe in der Informationsleiste unterscheidet sich bei Kunden (Rot), Lieferanten (Blau), Ware (Grün), Pfand (Orange) und Benutzer (Violett).

Der Listendruck kann mit Druck oder Strg + P aufgerufen werden.

In der rechten Tabelle sind sowohl die Netto-, als auch die Brutto-Verkaufspreise für die jeweiligen Preisgruppen aufgeführt. Mit einem Doppelklick wird die Preiskonfiguration geöffnet.

Datensätze finden

Durch Anklicken kann ein Datensatz manuell ausgewählt werden. Nach einem Doppelklick auf einen Artikel, wird dieser im Register Eingabe angezeigt.

Um Datensätze zu finden, kann die SQL-basierte Suchfunktion durch im Navigationsbereich oder Strg + F verwendet werden. Im Eingabefeld des Dialogs kann ein beliebiger Wert eingegeben werden, die Suche wird in den rechts neben dem Eingabefeld verzeichneten Datenfeldern durchgeführt. Die Auswahl kann durch das Abwählen von Feldern eingeschränkt werden.

Die Suche wird durch Start oder ↵ gestartet. Die Ergebnisse werden in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder ↵ wird der markierte Datensatz im Register Liste angewählt.

Spalten anpassen

Die Listenansicht des Registers kann angepasst werden, indem die Breite der Spalten verändert wird oder Spalten zur Anzeige zugefügt oder entfernt werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anfassen der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus durchgeführt. Die Änderungen werden beim Beenden des Moduls automatisch gespeichert. Um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, kann ein Dialog mit Layout geöffnet werden.

Der Dialog Layout, in diesem Fall mit den Basiseinstellungen

Mit dem horizontalen Tasten des Steuerkreuzes werden Tabellenfelder in die linke Liste verschoben, um sie anzuzeigen, oder in die rechte Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen geändert. Die Bearbeitung wird mit Sichern übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.

Eingabe

Das Register Eingabe

Im Register Eingabe können Warenartikel bearbeitet bzw. neu erstellt werden. Im oberen Memobereich können wichtige Informationen über das Produkt, im unteren eine ausdrucksvolle Beschreibung des Artikels festgehalten werden. Das Informationsfeld am unteren rechten Rand des Moduls gibt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze und die Position des angezeigten Datensatzes innerhalb des Datenstamms an.

Neuen Artikel anlegen

Ein neuer Warendatensatz kann auf verschiedene Arten erstellt werden.

Klicken Sie auf Neu oder benutzen Sie die Tastenkombination Strg + N, um einen neuen Artikel anzulegen. Es öffnet sich der Dialog Ware anlegen.

Bevor ein Artikel angelegt wird, sollte ein bestehender Artikel als Vorlage ausgewählt werden.

• Bei Kästen sollte immer ein Kasten als Vorlage verwendet werden, nicht die Flasche.
• Wenn mindestens ein Artikel des Herstellers bereits eingepflegt wurde, sollte zum letzten Artikel dieses Herstellers in der Warengruppe navigiert werden.
• Wenn ein bestehender Artikel des Herstellers um eine Gebindeart ergänzt werden soll, sollte zum letzten Gebinde des Artikels navigiert werden.
• Wenn ein Artikel eines neuen Hersteller angelegt werden soll, sollte zum letzten Artikel der betreffenden Warengruppe navigiert werden.

Sie haben die Wahl zwischen der Erstellung mittels eines Assistenten oder über die klassische Eingabe. Die beiden Modi werden über die Schaltflächen (Assistent) und (klassisch) in der Kopfzeile des Dialogs umgeschaltet.

Nachdem der Artikel erstellt wurde, kann die Artikelnummer nicht nachträglich verändert werden.

Informationen zum Aufbau und zur sinnvollen Vergabe der Artikelnummern finden Sie im Abschnitt Stammdaten strukturieren.

Nutzen des Assistenten

1. Artikeltyp wählen

2. Pfandnummer auswählen

3. Automatische Erstellung eines Teilgebindeartikels aktivieren oder deaktivieren

Leerstelle

4. Artikeldetails einstellen

5. Artikelnummer anpassen

6. Details des Teilgebindeartikels werden automatisch angepasst

7. Zu erstellende Artikelnummer kontrollieren

Ggf. zu erstellende Artikelnummer des Teilgebindeartikels kontrollieren

1. Stellen Sie zunächst den Artikeltypen ein. Es wird zwischen Standard-, Mehrweg- und Vermietartikeln unterschieden.
2. Neue Mehrwegartikel können im Assistenten mit einem Pfandartikel verknüpft werden; geben Sie dazu im Feld Pfand die entsprechende Pfandnummer ein. Mit können Sie nach der passenden Pfandnummer suchen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen nur verknüpfen, falls der Assistent keinen neuen Artikel für das Teilgebinde anlegen soll. Das Anlegen eines Artikels für das Teilgebinde ist nur dann sinnvoll, wenn es bei dem neu anzulegenden Artikel um ein Großgebinde handelt
4. Benennen Sie den Artikel und wählen Sie Hersteller, Einheit und Warengruppe aus. Mit kann ein neuer Listeneintrag hinzugefügt werden. Weiterhin können der Artikelinhalt (in Liter pro Einheit) und der Nettopreis des Artikels eingetragen werden.
5. Mit dem Ziffernfeld hinter dem Artikelnamen kann der produktspezifische Teil der Artikelnummer geändert werden. Hiermit können z.B. verschiedene Produkte des selben Herstellers mit der selben Packungsgröße voneinander unterschieden werden.
6. Mit der Schaltfläche << kann eingestellt werden, ob ein Teilgebinde angelegt werden soll. Wird ein Teilgebindeartikel angelegt, ergänzt der Assistent automatisch Angaben zur Einheit, Inhalt und Nettopreis des Teilgebindes.
7. Mit können Sie die Artikelnummer manuell verändern. Mit schlägt der Assistent eine Artikelnummer vor. Die Artikelnummer wird grün unterlegt, wenn die vorgeschlagene Nummer noch nicht vergeben ist und die korrekte Länge hat. Die Artikelnummer wird gelb unterlegt, wenn sie nicht vergeben ist, aber nicht die korrekte Länge hat. Wird die Artikelnummer rot unterlegt, kann der Artikel nicht erstellt werden. Entweder ist die Artikelnummer bereits vorhanden, oder es besteht die Gefahr einer Verwechslung mit EAN-Barcodes, weil die vorgeschlagene Nummer 8- oder 13-stellig ist.

Probleme mit der Artikelnummer

Artikelnummern bestehen aus der Warengruppenkennung, der Herstellerkennung, der Artikelkennung und der Gebindekennung. Die Strukturierung kann hier eingesehen werden.

Teilweise generiert das System bei neuen Artikeln nicht konforme Nummern, da die Strukturierung nicht exakt hinterlegt werden kann und das System die Herstellernummer nicht warengruppenübergreifend verwenden kann. Hintergrund ist, dass viele Hersteller mittlerweile unterschiedliche Produkte produzieren, beispielsweise Fassbrause (Warengruppe Limonade) und Bier (Warengruppe Bier).

Nummern werden dann teilweise anders vergeben, als erwartet. Dies kann aber manuell korrigiert werden, indem die Nummer mit hinter der Nummer bearbeitet wird.

• Korrigieren Sie die Warengruppennummer, im Beispiel von "19" auf "18".
• Korrigieren Sie ggf. die Herstellerkennung auf die Stellen, die im bestehenden Artikel angezeigt werden. Für einen neuen Hersteller vergeben Sie eine neue Kennung, indem Sie die Zahl aus dem bestehenden Artikel um 1 erhöhen.
• Korrigieren Sie ggf. die Artikelkennung, indem Sie die Zahl aus dem bestehenden Artikel um 1 erhöhen.
• Korrigieren Sie ggf. die Gebindekennung, verwenden Sie bei Kästen die Anzahl der Flaschen, bei anderen Gebinden (näherungsweise) den Inhalt in Litern.

Nachdem alle Eingaben durchgeführt wurden, bestätigen sie mit einem Klick auf OK. Weitere Eingaben und Änderungen können jetzt im Register Eingabe durchgeführt werden.

Klassische Eingabe

1. Vergeben Sie zunächst eine Artikelnummer für den zu erstellenden Artikel. Die Artikelnummer wird grün unterlegt, wenn die vorgeschlagene Nummer noch nicht vergeben ist und die korrekte Länge hat. Die Artikelnummer wird gelb unterlegt, wenn sie nicht vergeben ist, aber nicht die korrekte Länge hat. Wird die Artikelnummer rot unterlegt, kann der Artikel nicht erstellt werden. Entweder ist die Artikelnummer bereits vorhanden, oder es besteht die Gefahr einer Verwechslung mit EAN-Barcodes, weil die vorgeschlagene Nummer 8- oder 13-stellig ist.
2. Geben Sie anschließend einen Suchbegriff ein. Ist die Option Großbuchstaben aktiviert, werden alle eingegeben Buchstaben automatisch als Großbuchstaben eingegeben.
3. Stellen Sie den Artikeltyp ein. Es wird zwischen Standard-, Mehrweg- und Vermietartikeln unterschieden. Neue Mehrwegartikel können mit einem Pfandartikel verknüpft werden:
4. Geben Sie im Feld Pfand die entsprechende Pfandnummer ein. Mit können Sie nach der passenden Pfandnummer suchen.
5. Legen Sie mit einem Klick auf OK den neuen Artikel an. Weitere Eingaben und Änderungen können jetzt im Register Eingabe durchgeführt werden.

Der Suchbegriff lässt sich auch nachträglich mithilfe der Schaltfläche rechts des Anzeigefeldes in der Informationsleiste ändern.

Eigenschaften

Die Gruppe Eigenschaften

Im Bereich Eigenschaften werden die wichtigsten Informationen eingegeben.

Artikeltexte generieren

Die Anwendung kann aus den Eigenschaften des Artikels einen standardisierten Artikeltext zusammenstellen, der die wesentlichen Eigenschaften des Artikels enthält.

Die Struktur wird nach dem Prinzip Hersteller Bezeichnung Inhalt Einheit zusammengestellt.

So können einfach gut strukturierte Texte generiert werden. Dazu müssen die folgenden Felder gefüllt werden:

1. Im Feld "Bezeichnung" sollte nur die Produktbezeichnung ohne den Hersteller (oder Markennamen) eingegeben werden. Beispiel: "Pils" (anstatt "Krombacher Pils").
2. In der Auswahl "Hersteller" sollte der Hersteller (oder Marke) ausgewählt werden. Beispiel: "Krombacher".
   Wenn ein Markenbegriff fehlt, kann er durch die Schaltfläche hinter dem Auswahlfeld ergänzt werden. Geben Sie nur den Markennamen an, nicht den Hersteller. Beispiel: "Volvic", nicht jedoch "Danone Sportswater"
3. In der Auswahl "Einheit" wählen Sie die gewünschte Darreichungsform. Beispiel "Kasten".
4. Im Feld "Inhalt/Gebinde" wird das Volumen in Liter angegeben.
   Es muss das gesamte Volumen des Artikel eingegeben werden. Beispiel: Bei einer einzelnen Flasche "0,33", bei einem Kasten mit 24 solcher Flaschen "7,92". Es dürfen Beträge ohne Einheiten, als nur Ziffern und ein Komma angegeben werden.
5. Optional kann in "Gewicht" die Masse in Kilogramm angegeben werden.
   Diese Angabe kann bei der Berechnung des Transportgewichts verwendet werden. Es dürfen Beträge ohne Einheiten, als nur Ziffern und ein Komma angegeben werden.
6. Bei Mehrwegartikeln muss die Einheit "Mehrweg ausgewählt werden und ein Pfandartikel zugewiesen werden.
7. Durch die Schaltfläche hinter dem Feld "Text" kann nun ein einheitlicher Artikeltext erstellt werden. Die Gebindematrix wird durch die Angaben der Untergebinde im Pfandartikel berechnet, so dass aus den Angaben Bezeichnung "Pils", Hersteller "Krombacher", Einheit "Kasten", Inhalt/Gebinde "7,92" und Pfand Nr "124" (Kasten mit 24 Flaschen à 0,08 €) der Text "Krombacher Pils 24x0,33l Kasten" generiert und eingetragen wird.

Warengruppen

Um einem Artikel beim DATEV-Export ein Sachkonto zuzuweisen, muss eine Zuordnung der Warengruppe im Warenstamm erfolgen. Prüfen Sie, ob allen Artikeln eine Warengruppe zugeordnet wurde. Die Zuweisung des Sachkontos auf die Warengruppe kann beim Anlegen einer Warengruppe erfolgen oder in den Einstellungen geändert werden.

Suchwörter

Suchwörter ermöglichen das Auszeichnen von Artikeln mit Attributen. Dieses Verfahren ermöglicht das Finden von Artikeln in der Artikelerfassung über zugewiesene Eigenschaften. Der Suchwortdialog zum Auszeichnen von Artikeln wird durch die Schaltfläche hinter dem Eingabefeld Bezeichnung geöffnet.

Der Dialog Suchwörter mit angewählten Begriffen

In der linken Spalte sind alle verfügbaren Suchwörter, auch als "Tags" bezeichnet, enthalten. In der rechten Spalte hingegen befinden sich die "Tags", die dem Artikel zugeordnet sind. Neue Suchwörter können mit Neu erstellt werden. Die Zuordnung eines Suchwortes zum Artikel (sprich ein Hinzufügen in die rechte Spalte) erfolgt mit oder einem Doppelklick der linken Maustaste . Ein Suchwort wird mit oder einem Doppelklick der linken Maustaste aus der rechten Spalte wieder entfernt.

EAN Barcodes

EAN Barcodes ermöglichen die Erfassung von Artikeln mittels Strichcodes. Dazu muss der numerische Barcode eines Artikels, der durch die Striche symbolisiert wird, dem Artikel zugeordnet werden. Die Ziffern unterhalb des Barcodes können in das Feld EAN eingetragen werden.

Die Zuordnung von Barcodes für mehrere Artikel hintereinander kann im Dialog EAN- Einlesen durchgeführt werden, der durch die Schaltfläche hinter dem Optionsfeld EAN gestartet werden kann:

Der Dialog EAN- Einlesen

Der Strichcode eines Artikels kann durch den Barcodescanner eingelesen werden. Wenn der Scanner nach dem Einscannen einen Zeilenwechsel übermittelt, dann wird der Barcode gespeichert und der nächste Artikel des Warenstamms aufgerufen. Wenn kein Befehl übermittelt wird und die Funktion Automatisch nächsten Artikel zeigen aktiv ist, kann der nächste Artikel mit ↵, Sichern oder durch Drücken der Funktionstaste F9 aufgerufen werden. Wenn einem Artikel bereits ein Barcode zugewiesen wurde oder kein Barcode zugewiesen werden soll, kann er mit ↵ übersprungen werden. Mit den Schaltflächen und kann durch das Sortiment geblättert werden.

Es ist außerdem möglich mit Liste eine Liste mit Artikelnummern und Barcodes zu importieren bzw. mit Liste eine solche Liste zu speichern.

Einem Artikel können mehrere EAN Barcodes zugewiesen werden. Dies kann notwendig sein, wenn mehrere Artikel zu einem Gruppenartikel zusammengefasst werden.

Beispiel: Ein Energy-Drink wird als 0,2l Dose nur einzeln verkauft. Auswählen kann man zwischen drei verschiedenen Geschmacksrichtungen. Statt einen Artikel für jeweils eine der drei Geschmacksrichtungen zu erstellen, kann nur ein einzelner erstellt werden, der mit drei unterschiedlichen Barcodes (d.h. pro Geschmacksrichtung ein Barcode) versehen wird.

Um mehrere Barcodes zuzuweisen, muss die Option Multibarcodes aktiviert werden. Durch das Aktivieren wird die Schaltfläche (Gruppencode bearbeiten) rechts von der Option eingeblendet. Diese öffnet einen Dialog, indem die Barcodes hinterlegt werden können.

Der Dialog Zusätzliche Barcodes

Einen neuen Barcode fügen Sie wie folgt hinzu:

1. Drücken Sie auf Neu.
2. Geben Sie im Feld EAN den zugehörigen Code ein.
3. Geben Sie im Feld Faktor die für den EAN-Code gewünschte Anzahl an Unterartikeln der gescannte Artikel ein.
Beispiel: Ein Sixpack besteht aus sechs einzelnen Flaschen. Wird der Barcode einer einzelnen Flasche gescannt, wird dieser Artikel einmal erfasst. Wird jedoch der Barcode eines Sixpacks gescannt, wird der Artikel der Flasche sechsmal erfasst. Voraussetzung dafür ist, dass der Faktor vom Barcode der Flasche auf 1 und der Faktor vom Barcode des Sixpacks auf 6 steht.
4. Mit einem Klick auf Sichern oder durch Drücken von ↵ wird dieser übernommen.

Um einen Barcode nachträglich zu ändern, wählen Sie diesen in der Liste aus und drücken Sie auf Editieren.

Fremdnummern

Für die Eingabe von alternativen Artikelnummern stehen im Datensatz jedes Artikels die zwei Felder Fremd Nr. 1 und Fremd Nr. 2 zur Verfügung. Die Bezeichnung der Felder kann im Konfigurationsmodul eingestellt werden. Die Nummern können in Auftragsbelegen genutzt oder beim GEVA (SGL 188)-Export verwendet werden.

Lieferanten

Der Dialog Lieferanten zuordnen ermöglicht die Zuordnung von Artikeln zu mehreren Lieferanten. Er wird durch die Schaltfläche rechts vom Eingabefeld Hauptlieferant gestartet.

Der Dialog Lieferanten

Die Angabe von zusätzlichen Lieferanten im Dialog Lieferanten ermöglicht die Angabe spezifischer Vorgaben und ermöglicht so eine Nutzung des integrierten Lieferantenbestellsystems. Einen neuen Lieferanten können Sie wie folgt hinzufügen :

1. Klicken Sie auf Neu im Navigationsbereich.
2. Geben Sie im Eingabefeld Lieferant die Identnummer des gewünschten Lieferanten an. Wird die Nummer falsch eingegeben, öffnet sich ein Suchdialog.
3. Geben Sie im Eingabefeld Bst. Nr. die externe Artikelnummer des Lieferanten ein.
4. Geben Sie im Eingabefeld Netto EK den Einkaufspreis des Artikels bei dem entsprechenden Lieferanten ein. Durch die Schaltfläche rechts vom Eingabefeld kann der Einkaufspreis an den Artikeldatensatz übergeben werden. Der Preis wird dann für die Artikelkalkulation verwendet.
5. Übernehmen Sie die Artikelbezeichnung für den Artikel mit der Schaltfläche (Artikelbezeichnung übernehmen) hinter dem Eingabefeld aus dem Warenstamm. Hierbei besteht die Auswahl zwischen dem Artikeltext und dem Suchbegriff. Alternativ können Sie sie direkt eingeben.
6. Hinterlegen Sie im Eingabefeld Staffel die übliche Bestellmenge für den Artikel. Diese Sollmenge kann als Standardwert in Bestellungen verwendet werden.
7. Geben Sie im Eingabefeld Minimum die zugelassene Mindestbestellmenge für den Artikel ein. Dies kann beispielsweise die kleinste Verpackungseinheit sein. Mit hinter dem Eingabefeld Minimum kann der Artikel bei diesem Lieferanten bestellt werden.
8. Klicken Sie auf Sichern um die Eingaben zu speichern.

Um einen Lieferanten zu bearbeiten, muss der gewünschte Datensatz aus der Liste markiert werden und Editieren gedrückt werden. Die Bearbeitung wird mit Sichern abgeschlossen. Mit wird ein markierter Datensatz aus dem Liefersortiment des Lieferanten gelöscht.

Artikelbestellungen sind durch das Entfernen eines Artikels aus dem Sortiment nicht betroffen.

Identnummern

Die Option Identnummern ermöglicht das Zuweisen von Seriennummern für Artikel und Inventurnummern für Vermietartikel. Diese ist nur verfügbar, wenn das Feld Identnummern aktiviert ist. In diesem Fall wird hinter der Schaltfläche das Symbol (Serien- und Inventurnummern) eingeblendet.

Für Vermietartikel ist die Eingabe von Inventurnummern notwendig. Inventur- oder Seriennummern müssen eindeutig sein.

Der Dialog Identnummern

Der Dialog Identnummern enthält, abhängig vom Artikeltyp, einige unterschiedliche Optionen. Daher werden im Folgenden beide Möglichkeiten einzeln erklärt.

Sie können einen neuen Datensatz für die Artikeltypen Standard und Mehrweg wie folgt anlegen:

1. Klicken Sie auf Neu oder Drücken Sie Strg + N.
2. Geben Sie die gewünschte Seriennummer im Feld Serien Nr. ein. Besteht die Nummer aus weniger Ziffern als im Konfigurationsmodul eingestellt ist, wird sie automatisch mit Nullen aufgefüllt, bis die festgelegte Nummernlänge erreicht ist.
Beispiel: Die im Konfigurationsmodul eingestellte Länge der Identnummern beträgt 10. Im obigen Dialog wird für die Inventurnummer 1234 eingegeben. Die Nummer ist also sechs Ziffern zu kurz und aus 1234 wird 0000001234. Die Seriennummer kann die konfigurierte Ziffernanzahl auch überschreiten. Eine Kürzung auf 10 Ziffern - analog zum Beispiel - findet nicht statt.
3. Geben Sie im Feld Garantie die gewünschte Garantiezeit in Monaten an.
4. Mit Sichern wird der Datensatz angelegt.

Sie können einen neuen Datensatz für den Artikeltyp Vermietung wie folgt anlegen:

1. Klicken Sie auf Neu oder Drücken Sie Strg + N.
2. Geben Sie die gewünschte Seriennummer im Feld Serien Nr. ein. Besteht die Nummer aus weniger Ziffern als im Konfigurationsmodul eingestellt ist, wird sie automatisch mit Nullen aufgefüllt, bis die festgelegte Nummernlänge erreicht ist.
Beispiel: Die im Konfigurationsmodul eingestellte Länge der Identnummern beträgt 10. Im obigen Dialog wird für die Inventurnummer 1234 eingegeben. Die Nummer ist also sechs Ziffern zu kurz und aus 1234 wird 0000001234. Die Seriennummer kann die konfigurierte Ziffernanzahl auch überschreiten. Eine Kürzung auf 10 Ziffern - analog zum Beispiel - findet nicht statt.
3. Geben Sie im Feld Inhalt (o.T) das Gewicht des Gegenstands - ggf. abzüglich der Tara- ein. Zum Beispiel wäre dies bei Gasflaschen das reine Gewicht des Gases.
4. Geben Sie im Feld darunter - falls vorhanden - das Taragewicht ein. Bei Gasflaschen wäre dies das Leergewicht der Flasche.
5. Mit Sichern wird der Datensatz angelegt.

Ein bestehender Datensatz kann durch Anwahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung eines Datensatzes wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit oder Strg + D gelöscht und Bearbeitungen eines Datensatzes mit oder Strg + Z verworfen werden.

Handelt es sich um einen Vermietartikel, kann das Gewicht (nicht das Tara) durch einen Klick auf hinter dem Feld Tara (kg) geändert werden. Es öffnet sich der Dialog Wiegen. Hier können Sie das neue Gewicht eingeben und auswählen, ob das im Feld Tara (kg) angegebene Tara abgezogen werden soll, oder ob dieser Wert als neues Gewicht übernommen werden soll.

Datensätze können durch Eingabe der entsprechenden Identnummer im Feld ID finden in der Tabelle angewählt werden. Durch einen auf oder Strg + F wird der Datensatz in der Gruppe Eintrag zur Bearbeitung übernommen.

Das Anlegen eines neuen Datensatzes muss nicht zwangsläufig über die Schaltfläche Neu geschehen. Alternativ kann ein vorhandener Datensatz dupliziert werden. Das kann viel Zeit sparen, wenn mehrere "gleiche" Datensätze angelegt werden sollen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie den gewünschten Datensatz an.
2. Drücken Sie auf die Schaltfläche rechts vom Feld Inventur Nr.
3. Geben Sie im sich öffnenden Fenster die gewünschte Anzahl an Datensätzen ein.
4. Bestätigen Sie mit OK bzw. ↩.
5. Eine Angabe der einzelnen Identnummern ist nicht nötig. Die neuen Datensätze werden automatisch fortlaufend durchnummeriert.
   Beispiel: Der Datensatz, der sich am Ende der Tabelle befindet, besitzt die Nummer 0012. Unabhängig davon welchen der Datensätze Sie zum Duplizieren ausgewählt haben; die erzeugten Datensätze werden stets nach dem Muster 0013, 0014, 0015 usw. nummeriert.

Rückgabe-, Verleihdatum und Kundenzuordnung werden durch Wareneingang oder Auftragsverwaltung hinterlegt und sollten nur ausnahmsweise geändert werden. Für die Berechnung von Garantierestzeit sind Garantiedauer und Abverkaufsdatum relevant.

Strukturartikel

Die Option Strukturliste ermöglicht das Erstellen von Strukturartikeln; d.h. Artikeln, die wiederum aus mehreren Artikeln bestehen und auch Textinformationen enthalten können.

Der Begriff Strukturliste hat die gleiche Bedeutung wie der Begriff Strukturartikel.

Die notwendigen Schritte zum Öffnen des Dialogs Struktur definieren

1. Lagerartikel auf "Ja"

2. Strukturliste aktivieren

3. Struktur definieren öffnen

Um einen Strukturartikel zusammenzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Zunächst sollte der aktuelle Artikel im Auswahlfeld Lagerartikel mit "Ja" zu einem Lagerartikel deklariert werden.
2. Aktivieren Sie die Option Strukturliste (unter Eigenschaften).
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Struktur definieren) um den Konfigurationsdialog für Strukturartikel aufzurufen.

Es öffnet sich der Dialog Struktur eines Artikels:

Der Dialog Struktur eines Artikels

Eine Strukturliste setzt sich aus bestehenden Artikeln in definierten Mengen und zusätzlichen, frei formulierbaren Informationen zusammen. Bei einer Bestandsänderung werden stets die Bestände der Strukturartikelbestandteile angepasst.

Um einen Artikel zu einer Strukturliste zuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Neu oder Drücken Sie Strg + N
2. Geben Sie die Artikelnummer eines bestehenden Artikels in das Eingabefeld Art. Nr. ein. Mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld kann nach einem Artikel gesucht werden.
3. Geben Sie die Anzahl des Artikels innerhalb der Strukturliste im Eingabefeld Anzahl ein.
4. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Posten im Auftrag anzeigen. Ist die Option aktiviert wird der Artikel beim Erfassen der Strukturliste in der Auftragsverwaltung dargestellt. Ansonsten wird der Artikel nur für die interne Kalkulation von Verkaufspreisen und Beständen verwendet.

Es können auch Informationstexte in einen Strukturartikel eingefügt werden. Dazu wird im Eingabefeld Art. Nr. ein Ausrufezeichen ! eingegeben. Nach Drücken auf ↩ öffnet sich die Texteingabe:

Der Dialog Texteingabe in der Artikelstruktur

Um den Verkaufspreis des Strukturartikels festzulegen, kann mit Preise der Preisdialog geöffnet werden. Der Einkaufspreis wird aus der Summe der Einkaufspreise der einzelnen Bestandteile addiert, damit der Verkaufspreis der Strukturliste kalkuliert werden kann.

Die Preiskalkulation muss für jede Preisgruppe einzeln vorgenommen werden.

Die Preise der einzelnen Artikel können in diesem Dialog nicht verändert werden.

Wird der Preis eines Artikels innerhalb der Strukturliste geändert, muss der Preis der jeweiligen Strukturliste manuell aktualisiert werden.

Es besteht die Möglichkeit, einen Strukturartikel als Vorlage zu sichern und für andere Strukturartikel zu verwenden. Durch Sichern (hinter Strukturvorlage sichern) wird die Zusammenstellung im Vorlagenordner abgelegt. Durch Öffnen kann eine Vorlage geladen und dem aktuellen Strukturartikel zugewiesen werden.

Sind die Daten eines Artikels fehlerhaft oder der Artikel ist mangelhaft erfasst worden, wird der Artikel nicht in die Strukturliste aufgenommen.

Um einen Strukturartikel zu bearbeiten klicken Sie auf Editieren oder drücken Sie Strg + E. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, wird der Eintrag mit Sichern (im Navigationsbereich) oder Strg + S gespeichert. Um die Bearbeitung abzubrechen verwenden Sie oder Strg + Z. Um Bestandteile der Strukturliste zu löschen, muss der gewünschte Posten angewählt und mit oder Strg + D entfernt werden.

Artikeltyp

Es stehen drei Artikeltypen zur Auswahl: „Mehrweg“, „Vermietung“ und „Standard“. Jeder dieser drei Typen besitzt verschiedene Eigenschaften, die im Folgenden erläutert werden. Durch die Auswahl der Artikeltypen „Mehrweg“ oder „Vermietung“ wird außerdem jeweils die Gruppe Gebinde oder Vermietung eingeblendet.

Mehrwegartikel

Wenn im Auswahlfeld Artikeltyp die Option „Mehrweg“ aktiv ist, besteht die Möglichkeit Waren miteinander bzw. mit Pfandartikeln zu verknüpfen, wodurch die Voraussetzung für die automatisierte Erfassung von Pfand und eine vereinfachte Erfassung von Teilgebinden in der Auftragsbearbeitung geschaffen wird. Weiterhin wird die Registrierung von unterschiedlichen Gebinden im Kassensystem möglich.

Durch die Aktivierung des Artikeltypen „Mehrweg“ wird die Gruppe Gebinde eingeblendet.

Im Eingabefeld Pfand wird die Pfandnummer des zugehörigen Pfandartikels eingegeben. Der Pfandtyp schaltet die Eingabefelder für die Gebindematrix um. Für die Eingabe von Teilgebinden wird ein als „Kasten“ deklarierter Artikel eingegeben, für die Eingabe von Großgebinden wird ein als „Flasche“ deklarierter Artikel eingegeben.

Mit neben Teil- bzw. Großgebinde kann zum jeweiligen Gebinde gewechselt werden.

Gebindeverknüpfung mit Kasten

Gebindeverknüfpung mit Flasche

Der Wert im Feld Auffüllen errechnet sich über die Bestände von Untergebinde und Verpackung und der Stückzahl des Untergebindeartikels innerhalb des übergeordneten Gebindes: er gibt an wie viele Verpackungen aufgefüllt werden können.
Mit einem Klick auf öffnet sich folgendes Fenster:

Bestände aktualisieren

Bestimmen Sie die Gebindekomponenten und aktualisieren Sie die Bestände der Komponenten. Sollen bspw. 4 Verpackungen aufgefüllt werden und in einer Verpackung befinden sich 24 Flaschen, so muss der neue Bestand des Untergebindes Alter Bestand MINUS 4x24 betragen, der der Verpackung Alter Bestand MINUS 4 und der des Gebindes Alter Bestand PLUS 4.

Orientieren Sie sich bei der Konfiguration an folgenden Beispielen:

• Ein Kasten enthält den Verweis auf den Pfandkasten und die Teilgebindeverknüpfung auf die untergeordnete Flasche.

Artikel	Pfand	Teilgebinde	Großgebinde	Stückzahl
Warsteiner 24x0,33l Art. Nr. 101024	Kasten 24x0,08€ Pf. Nr. 224	Warsteiner Flasche 0,33l Art. Nr. 101003	-	-

• Eine Flasche enthält den Verweis auf die zugehörige Pfandflasche, die Großgebindeverknüpfung auf den übergeordneten Kasten und die Angabe der Stückzahl von Flaschen im Kasten.

Artikel	Pfand	Teilgebinde	Großgebinde	Stückzahl
Warsteiner Flasche 0,33l Art. Nr. 101003	Flasche 0,08€ Pf. Nr. 201	-	Warsteiner Kasten 24x0,33l Art. Nr. 101024	24

• Ein Träger enthält den Verweis auf das zugehörige Trägerpfand, jedoch keine Gebindeverknüpfung.

Artikel	Pfand	Teilgebinde	Großgebinde	Stückzahl
Warsteiner Träger 6x0,33l Art. Nr. 101006	Träger 6x0,08€ Pf. Nr. 901	-	-	-

• Ein Fass enthält den Pfandverweis zu einem Pfandartikel, jedoch keine Gebindeverknüpfung.

Artikel	Pfand	Teilgebinde	Großgebinde	Stückzahl
Warsteiner 50,00l KEG Art. Nr. 101050	Fass 30,00€ Pf. Nr. 630	-	-	-

Vermietartikel

Wird im Auswahlfeld Artikeltyp die Option "Vermietung" ausgewählt, so wird durch Verknüpfungen zwischen Waren die Voraussetzung für die Vermietung von Gütern ermöglicht.

Durch die Aktivierung des Artikeltypen „Vermietung“ wird die Gruppe Vermietung eingeblendet.

Die Gruppe Vermietung

Im Eingabefeld Berechnung wird die Art der Gebührenberechnung entweder pauschal oder pro Tag eingestellt. Zusätzlich kann eingeschränkt werden, dass Miete erst ab einem bestimmten Verleihtag berechnet wird.

Die Bestandsführung findet mithilfe von Seriennnummern statt. Dementsprechend müssen Vermietartikel mit diesen ausgestattet werden. Seriennummern werden im Warenstamm vergeben.

Die Berechnung der Miete ab Tag 1 entspricht nicht der Berechnung der Miete ab Tag 0. Es ist erst ein Tag verstrichen, sobald ein neuer Tag beginnt. Wird ein Artikel also um 23:59 Uhr ausgegeben und am nächsten Tag - 2 Minuten später - um 0:01 Uhr zurückerhalten, ist bereits ein Tag verstrichen! Analog dazu ist noch kein Tag verstrichen, wenn ein Artikel um 8:00 Uhr ausgegeben und um 22:00 Uhr desselben Tages zurückerhalten wird.

Beispiel:

• Sie verleihen einen Artikel heute und erhalten ihn übermorgen zurück. Die Berechnung der Miete erfolgt ab Tag 0. Seit Tag 0 (heute) sind also zwei volle Tage verstrichen: Heute auf morgen → Tag 0 ist verstrichen; morgen auf übermorgen → Tag 1 ist verstrichen. Sie erhalten also den Mietbetrag für zwei Tage.
• Wird Miete hingegen erst ab Tag 1 berechnet, erhalten Sie nur den Mietbetrag für einen Tag. Der Mietbetrag von heute auf morgen entfällt, da Miete erst berechnet wird, sobald Tag 0 (heute) verstrichen ist.

Im Zweifelsfall sollte die Miete ab Tag 0 berechnet werden, um zu verhindern, dass für die vom Kunden zu zahlende Miete ein Tag zu wenig abgerechnet wird.

Fällt Miete erst nach 60 Tagen an, so muss in dem Feld ab Tag die Zahl 60 eingetragen werden. Der Artikel ist also die ersten 60 Tage mietfrei.

Bei Gütern mit Verbrauchsanteil, ist im Eingabefeld Verbrauch die Verknüpfung eines Verbrauchsartikels möglich. Die Berechnung des Verbrauches erfolgt dann über den Preis des verknüpften Artikels.

Beispiel: Handelt es sich bei dem Vermietartikel um eine Gasflasche, so ist der zugehörige Verbrauchsartikel das Gas an sich. Dieser Verbrauchsartikel sollte den Artikeltypen „Standard“ besitzen. Außerdem muss die Option Lagerartikel in der Gruppe „Lager“ auf Nein stehen.

Im Eingabefeld Kaution kann für die Kalkulation einer Sicherheitsleistung ein Betrag pauschal oder pro Tag hinterlegt werden.

Standardartikel

Im Folgenden wird beschrieben wann der Artikeltyp „Standard“ verwendet werden sollte.

Für jeden der folgenden Artikel muss die Option "Lagerartikel" deaktiviert werden.

Dienstleistungen

Für Dienstleistungen sollte kein Bestand geführt werden.

Besondere Artikel

Für die Nutzung von FAKTURA-X ist das Anlegen besonderer Artikel sinnvoll:

• Transportkosten: Für die Berechnung von Transportkosten muss ein solcher Artikel "Transportkosten" angelegt werden. Der Preis des Artikels wird als Berechnungsgrundlage der Transportkosten genutzt, also je nach Einstellung als Faktor oder pauschal angewendet.

• Kaution: Für die Berechnung einer Kaution bei Vermietartikeln muss ein solcher Artikel "Kaution" angelegt werden. Die Kaution wird nicht durch den Artikelpreis festgelegt, sondern durch eine Angabe im Vermietartikel.

• Kombiaufschlag: Für die Berechnung von Preisaufschlägen von Kombikästen in der Auftragsverwaltung muss ein solcher Artikel "Kombiaufschlag" angelegt werden. Der Preis des Artikels wird als Aufschlag pro Kombikasten verwendet.

• Rückvergütung: Für das Berechnen von Rückvergütungen gegenüber den Lieferanten kann ein Artikel "Rückvergütung" angelegt werden.

• Presseartikel: Für das Kassieren von Presseartikeln im Kassensystem müssen zwei Artikel "Presse" angelegt werden, einer für den vollen Mehrwertsteuersatz, einer mit dem halben Mehrwertsteuersatz. Der Preis des Artikels ist irrelevant, da dieser durch Einscannen des Pressebarcode ermittelt wird.

• Freie Artikel Kasse: Für das Kassieren von Artikeln im Kassensystem, die nicht im Warenstamm angelegt wurden, müssen zwei Artikel "Diverse" angelegt werden, einer für den vollen Mehrwertsteuersatz, einer mit dem halben Mehrwertsteuersatz. Der Preis des Artikels muss "1.00" betragen, da durch die Eingabe eines Faktors dann ein beliebiger Preis angegeben werden kann.

• Nachlass Kasse: Für das Kassieren von Artikeln im Kassensystem, die nicht im Warenstamm angelegt wurden, können zwei Artikel "Nachlass" angelegt werden, einer für den vollen Mehrwertsteuersatz, einer mit dem halben Mehrwertsteuersatz. Der Preis des Artikels muss "-1.00" betragen, da durch die Eingabe eines Faktors dann ein beliebiger Nachlass angegeben werden kann.

Die Nutzung einer solchen Nachlass-Funktion erfordert die Beachtung der Mehrwertsteuersätze von registrierten Artikeln, damit beispielsweise auf Lebensmittel mit halben Mehrwertsteuersatz kein Nachlass zur vollen Mehrwertsteuer gewährt wird. In jedem Fall sollte diese Option nur mit Vorsicht eingesetzt werden.

Bild

Die Gruppe Bild ermöglicht das Hinzufügen eines Bildes zu ihrem Artikel. Über den Druckassistenten lässt sich das Bild drucken.

Die Gruppe Bild

Um ein Bild hinzuzufügen, machen sie einen Doppelklick mit der linken Maustaste in die Fläche, die für das Bild vorgesehen ist. Im sich daraufhin öffnenden Fenster kann ein Bild im Dateiformat .bmp oder .jpg aus ihrem Computer-Verzeichnis ausgewählt werden.

Mit dem linken lässt sich das Bild größer bzw. kleiner darstellen, um es sich bspw. im Detail anzuschauen. Mit wird das Bild zentriert und mit dem rechten füllt das Bild die gesamte Fläche aus.

Lager

Die Gruppe Lager

Ist die Option Lagerartikel aktiviert, werden bei der Auftragserfassung Bestandswarnungen ausgegeben. Die Option dient auch als Indikator für einige Stücklisten, zum Beispiel Lagerwertlisten. Optional kann die Lagerverwaltung für Artikel, die nicht überwacht werden sollen, durch die Abwahl der Option Lagerartikel ausgeschaltet werden.

Lager zeigt an in welchem Lager sich der Artikel befindet, sofern mehrere Lager verwaltet werden. Das Feld Bestellt zeigt das Datum der letzten Bestellung des Artikels. Artikel können auch als inaktiv deklariert werden. Dies ist z.B. notwendig, wenn ein Artikel vorübergehend im Sortiment nicht vorhanden ist. Über die Schaltfläche rechts daneben lässt sich der Artikel auch in den Sortimenten aller Lieferanten sperren. Außerdem kann über die Funktion Saison von ... bis festgehalten werden, ob es sich um einen Saisonartikel handelt.

Bestand

Bezüglich des Bestands existieren verschiedene Funktionen: so kann der Bestand schlicht geändert, Schwund gebucht oder der Bestand von einem Lager in ein anderes umgebucht werden.

Der verfügbare Bestand wird abhängig vom gewählten Lager im Anzeigefeld "Bestand Ist" angezeigt. Das Eingabefeld "Bestand Soll" kann als Mindestbestandsgrenze oder optimale Bestandsmarke verwendet werden.

Die Anzeige des Ist-Bestandes ist farbcodiert. Dies ist in der folgenden Tabelle veranschaulicht dargestellt:

Farbe	Bedeutung
	Ist-Bestand ist positiv und liegt oberhalb des Soll-Bestandes
	Ist-Bestand ist positiv, liegt aber unterhalb des Soll-Bestandes
	Ist-Bestand beträgt 0 oder ist negativ

Bestand ändern

Um den Bestand zu ändern, wählen Sie die entsprechende Option aus dem Menü der Schaltfläche rechts von "Bestand Ist". Der Bearbeitungsdialog wird geöffnet:

Der Dialog Neuer Bestand

Ist die Option "Bestand ersetzen" aktiv, wird der bisherige Wert ersetzt, andernfalls wird die Eingabe auf den bereits vorhandenen Bestand aufaddiert.

Schwund buchen

Verluste können im Schwundbuch dokumentiert werden. Um einen Eintrag zu erstellen, wählen Sie die entsprechende Option aus dem Menü der Schaltfläche rechts von "Bestand Ist" und geben in dem folgenden Dialog die entsprechenden Daten ein:

Der Dialog Verlust buchen

Bei Mehrwegartikeln kann angegeben werden, was mit dem zugehörigen Pfandartikel geschehen soll. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

• Das Gebinde als Verlust buchen: Im Warenstamm wird nur der Bestand des eigentlichen Artikels angepasst; der Bestand des Pfandartikels bleibt unverändert. Im Schwundbuch wird ein Verlust des Artikels als auch des Pfandartikels verzeichnet.
• Das Gebinde in Pfandlager buchen: Im Warenstamm wird der Bestand des Artikels und der des Pfandartikels angepasst. Im Schwundbuch wird nur ein Verlust des Artikels verzeichnet.
• Teilgebinde → Verlust, Rahmen → Pfandlager: Im Warenstamm wird der Bestand des Artikels und der der Verpackung des Pfandartikels angepasst; der Bestand des Pfandartikels bleibt unverändert. Im Schwundbuch wird ein Verlust des Artikels und des Pfandartikels verzeichnet.

Die Informationen können als Text eingegeben werden. Bereits verwendete Texte werden als Auswahl angeboten.

Der Eintrag wird nach einem Klick auf Sichern im Schwundbuch aufgenommen und der Bestand wird aktualisiert.

Bestand mehrerer Artikel ändern

Neben der einfachen Bestandsänderung besteht außerdem die Möglichkeit den Bestand verschiedener Artikel hintereinander zu ändern, ohne diese im Warenstamm explizit aufzurufen. Wählen Sie dazu die entsprechende Option aus dem Menü der Schaltfläche rechts von "Bestand Ist".

1. Geben Sie im Feld Artikel die Artikelnummer des ersten Artikels ein, dessen Bestand Sie ändern möchten. Über die Schaltfläche können Sie - wenn gewünscht - die SQL- oder EAN-Suche starten. Standardmäßig wird die SQL-Suche gestartet, sollte die eingegebene Artikelnummer unvollständig sein.
2. Die Artikeldetails sowie der alte Bestand werden angezeigt.
3. Geben Sie im Feld Änderung den Wert ein, der auf den alten Bestand aufaddiert werden soll. Über die Schaltfläche kann die Option "Bestand ersetzen" aktiviert werden. Der eingegebene Wert überschreibt dann den alten Bestand.
4. Nach Betätigung der ↩-Taste wird der neue Bestand zur Kontrolle angezeigt.
5. Ist der angezeigte Wert korrekt, kann der neue Bestand mit ↩ oder Sichern übernommen werden.
6. Nun kann mit einer weiteren Artikelnummer der Vorgang wiederholt werden. Wurde zuvor die Option "Bestand ersetzen" aktiviert, so bleibt sie weiterhin aktiv. Erst bei einem Beenden des Dialogs wird die Option deaktiviert.
7. Beenden Sie den Dialog mit Ende.

Bestand umbuchen

Durch die Anwahl eines Lagers im Auswahlfeld Lager kann der Bestand in den einzelnen Lagern abgerufen werden. Standardmäßig wird das Hauptlager angezeigt. Durch die Schaltfläche (hinter dem Auswahlfeld Lagerartikel) kann der Bestand eines Lagers umgebucht werden. Die Schaltfläche öffnet dazu einen Dialog.

Der Dialog Umbuchung angeben

Im Eingabefeld "Menge" wird eingegeben, welche Stückzahl umgebucht werden soll. Im Auswahlfeld "Lager" wird das Ziellager angegeben.

Zubehörartikel

Mit Zugehörige Produkte können weitere Artikel als Zubehör zum aktuellen Artikel hinzugefügt werden. Folgender Dialog öffnet sich:

Der Dialog Verknüpfte Produkte

1. Klicken Sie auf Neu.
2. Geben Sie die Artikelnummer des gewünschten Zubehörartikels im Feld Artikel ein.
3. Klicken Sie auf Sichern.

Der Zubehörartikel wurde jetzt mit dem aktuellen Artikel verknüpft und wird in der Liste der Zubehörartikel angezeigt. Über die Schaltfläche kann ein angewählter Artikel aus der Zubehörliste gelöscht werden. Über Editieren kann ein Zubehörartikel durch einen anderen ersetzt werden. Dazu wird die Artikelnummer des ersetzenden Artikels im Feld Artikel eingegeben, der zu ersetzende Artikel aus der Liste der bisherigen Zubehörartikel ausgewählt und anschließend mit Sichern bestätigt.

Kassentastatur

Um einen Artikel auf einer Direkttaste einer Kategorie des Kassensystems anzuzeigen, muss dem Artikel eine Kategorie zugeordnet werden und die Anzeige aktiviert werden.

Die Positionierung in eine Tastenreihe kann mit den Optionsfeldern Reihe 1 bis 5 ausgewählt werden. Nicht belegte Tasten werden orange eingefärbt, belegte Tasten werden weiß eingefärbt. Die Position des aktuellen Artikels wird rot eingefärbt. Durch das Verharren der Maus auf einer Direkttaste wird in der Statusleiste (unten links in der Anwendung) der Name des Artikels eingeblendet.

Die zweizeilige Beschriftung der Tasten wird in den Feldern Text Zeile 1 bzw. 2 mit jeweils bis zu neun Zeichen hinterlegt. Die Beschriftung sollte auch dann hinterlegt werden, wenn der Artikel nicht als Direkttaste, aber als Favoritentaste verwendet werden soll. Mit kann die Beschriftung automatisch erstellt werden.

Bearbeiten von Datensätzen

Um Daten zu bearbeiten, muss nach der Anwahl des gewünschten Datensatzes zunächst der Bearbeitungsmodus mit Editieren in der Navigationsleiste oder Strg + E aktiviert werden. Das Bearbeiten des Suchbegriffes ist dialogbasiert durch in der Informationsleiste rechts von dem Suchbegriff möglich.

Wird während der Bearbeitung zu einem anderen Datensatz gewechselt, werden alle Änderungen am vorigen Datensatz automatisch übernommen. Im Editiermodus kann also ohne manuellem Speichern zwischen Datensätzen gewechselt werden.

Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.

Datensätze finden

Das Finden von Datensätzen ist auch dialogbasiert möglich, wenn im Register Eingabe ein Datensatz gefunden werden soll. Die SQL-basierte Suchfunktion kann am rechten oberen Rand der Informationsleiste durch neben dem Namen oder mit Strg + F aufgerufen werden.

Navigieren durch Datensätze

Mit oder Bild ⇑ kann zum vorigen und mit oder Bild ⇓ zum nächsten Datensatz geblättert werden; mit oder Strg + Bild ⇑ gelangt man zum ersten, mit oder Strg + Bild ⇓ zum letzten Datensatz.

Umsatzstatistik

Umsatzstatistiken im Warenstamm ermöglichen einen Überblick über die Umsätze eines Artikels innerhalb eines Zeitraumes. Mit Umsatz im Navigationsbereich wird der Umsatzdialog geöffnet:

Der Dialog Umsatz für einen Artikel

Um eine Umsatzstatistik zu erstellen, muss der Zeitraum für die Statistik angegeben werden und ein Statistiktyp ausgewählt werden. Es können Umsätze oder Erträge dargestellt werden. Zusätzlich stehen eine Selektion der Gratiswaren (d.h. Waren, die kostenlos abgegeben wurden) und ein Kundenfilter zur Verfügung. Die Statistik kann mit Start erstellt werden.

Die Zusammenstellung kann, insbesondere bei Berücksichtigung von Strukturartikeln, einige Zeit beanspruchen. Ein Fortschrittsdialog zeigt den Verarbeitungsstatus an. Dieser Prozess kann nicht unterbrochen werden.

Das Feld Gesamtzahl zeigt an wie viel Stück des Artikels innerhalb der entsprechenden Filterung vertrieben wurden.

Eine Umsatzstatistik kann mit Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.

Informationen über das Steuerelement Intervall finden Sie hier. Informationen über den Kundenfilter finden Sie hier.

Preise

Die Bearbeitung von Preisen und Mengenrabatten wird im Dialog Preiskonfiguration durchgeführt, die mit der Schaltfläche Preise im Register Eingabe oder durch einen Doppelklick auf die Preistabelle im Register Liste gestartet wird.

Die Preiskonfiguration hier mit dem Register Kalkulation

Der Dialog enthält zwei Register. Im Register Kalkulation werden Spannen, Verkaufspreise und Mengenrabatte, im Register Aktionspreise werden zeitgesteuerte Sonderpreise hinterlegt.

Um Preise zu kalkulieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie aus der Liste der Preisgruppen (rechts) oder im Auswahlfeld Preisgruppe eine Preisgruppe aus. Die Werte der Preisgruppe werden in die Kalkulationsfelder eingetragen.
2. Geben Sie einen neuen Einkaufspreis ein. Der Einkaufspreis gilt für alle Preisgruppen.
3. Geben Sie wahlweise eine Spanne, einen Betrag/Stück, einen Betrag/Kilogramm oder einen Betrag/Liter ein. Klicken Sie auf hinter dem Eingabefeld. Netto und Bruttoverkaufspreis werden nun berechnet.
4. Glätten Sie entweder den Netto- oder den Bruttoverkaufspreis auf zwei Nachkommastellen. Klicken Sie auf hinter dem Eingabefeld, um die Spannen anzupassen.

Bestehende Preise werden erst durch Sichern überschrieben.

Abhängig davon, ob die Preisgruppe als Gewerbepreisgruppe deklariert ist, wird entweder das Feld VK Netto oder das Feld VK Brutto angezeigt.

Ein Preis kann nicht gleichzeitig für Netto- und Bruttoberechnungen genutzt werden, da durch den Mehrwertsteuersatz zwangsläufig Rundungsdifferenzen entstehen. Eine Preisgruppe sollte daher entweder auf gewerbliche Kunden oder Privatkunden angewendet werden.

Mit (neben dem Eingabefeld EK Netto) werden die Einkaufspreise der zugewiesenen Lieferanten aufgeführt.

Durch Auswahl und Sichern wird der Einkaufspreis eines Lieferanten übernommen.

Mit (Letzten Einkaufspreis zurücksichern, neben EK Netto) wird der letzte Einkaufspreis zurückgespielt.

Durch (Basiskalkulation anwenden, neben dem Eingabefeld VK Netto) wird die für jede Preisgruppe hinterlegte Basiskalkulation angewendet.

Mit Preise für alle Preisgruppen auf Basiskalkulationen zurücksetzen (Klick auf neben Sichern) kann die Basiskalkulation auf alle Preisgruppen angewendet werden. Damit werden alle Preise auf die Basiskalkulationen zurückgesetzt.

Aktionspreise

Wenn ein Preis zeitlich begrenzt verwendet werden soll, kann er im Register Aktionspreise hinterlegt werden.

Ein Aktionspreis wird mit Neu erstellt.

Aktionspreise können einmalig oder in regelmäßigen Abständen aktiviert werden. Sofern der Preis nur einmal aktiviert werden soll, werden Start- und Enddatum in den Feldern eingegeben. Soll der Preis regelmäßig verwendet werden, kann durch die Schaltfläche hinter der Terminangabe ein Intervall definiert werden. In den Eingabefeldern Uhrzeit kann die Gültigkeit eines Aktionspreises noch feinjustiert werden. Mit der Schalfläche hinter der Zeitangabe kann der gesamte Tag eingestellt werden.

Außerdem kann ein Aktionspreis auf einen Vorrat begrenzt werden. Wird die Option Vorrat auf … begrenzen aktiviert und der Vorrat eingegeben, gelten die Aktionspreise solange der für die Aktion bestimmte Vorrat reicht.

Es kann ein Verkaufspreis Netto oder Brutto eingegeben werden. Einkaufspreis und Spanne werden zur Kontrolle angezeigt. Im Auswahlfeld Preisgruppe kann eingestellt werden, ob ein Aktionspreis wahlweise auf eine bestimmte oder auf alle Preisgruppen angewendet wird.

In der Auswahlgruppe Sonderpreisverhalten kann gewählt werden, ob ein Aktionspreis eine höhere Priorität als ein kundenspezifischer Sonderpreis hat. Die Optionen ermöglichen zusätzlich Unterscheidung von fixierten und nicht- fixierten Sonderpreisen.

Bearbeitungen werden mit Sichern gespeichert. Ein bestehender Sonderpreis wird mit entfernt. Ob ein Sonderpreis zum aktuellen Zeitpunkt gültig ist, wird im Anzeigefeld Status angezeigt.

Druck

Für den Formulardruck im Warenstamm steht ein besonderer Druckassistent zur Verfügung, der im Register Eingabe mit Druck oder Strg + P gestartet werden kann. Der Druckassistent ist in vier Register unterteilt, die für verschiedene Druckaufgaben passende Optionen anbieten.

Alternativ zur Auswahl der Preisgruppe, kann auch ein frei gewählter Preis gedruckt werden. Hierzu wählen Sie Aktionspreis als Preisgruppe aus. Danach können Sie im Eingabefeld rechts vom Auswahlfeld den Betrag eingeben, der gedruckt werden soll.

Preisschild

Der Druckassistent mit dem Register Preisschild

Im Register Preisschild kann für jeden Artikel ein Datenblatt oder Preisschild gedruckt werden. Dieses kann auf Wunsch mit

• Produktabbildung
• Memotext
• Bruttoverkaufspreis
• Inhaltsangabe
• Preis pro Einheit
• Verweis auf den Pfandartikel
• Verweis auf das zugehörige Groß- oder Einzelgebinde

versehen werden. Der Ausdruck wird mit Drucken gestartet. Die Pfeiltasten im Navigationsbereich ermöglichen das Blättern durch den Artikelstamm.

Preisetikett

Der Druckassistent mit dem Register Preisetikett

Im Register Preisetikett kann für jeden Artikel ein Etikett gedruckt werden. Dabei kann ein Inventurbarcode aus dem EAN oder der Artikelnummer des Artikels erstellt werden. Auf Wunsch kann

• Bruttoverkaufspreis
• Inhaltsangabe
• Preis pro Einheit
• Verweis auf das zugehörige Groß- oder Einzelgebinde
• Pfandartikel

hinzugefügt werden. Der Ausdruck wird mit Drucken gestartet. Die Pfeiltasten im Navigationsbereich ermöglichen das Blättern durch den Artikelstamm.

Scanliste

Der Druckassistent mit dem Register Scanliste

Im Register Scanliste kann eine Liste aller Artikel des Warenstamms erstellt werden, die keinen EAN besitzen. Dazu wird die Artikelnummer als Inventurbarcode gedruckt. Die Liste kann nach verschiedenen Artikeleigenschaften gefiltert werden, insbesondere können mit der Option "Barcode vorhanden" alle Artikel ausgeschlossen werden, die einen EAN besitzen. Die Liste kann in drei Ebenen sortiert werden. Der Ausdruck wird mit Drucken gestartet.

Preisliste

Der Druckassistent mit dem Register Preisliste

Im Register Preisliste kann eine Preisliste aller Artikel des Warenstamms erstellt werden. Die Liste kann nach verschiedenen Artikeleigenschaften gefiltert werden. Die Angabe des Preises kann als Netto- oder Bruttowert ausgeführt werden. Die Liste kann in drei Ebenen sortiert werden. Der Ausdruck wird mit Drucken gestartet. Außerdem kann die Preisliste als CSV-Datei exportiert werden (im Optionsmenü neben Drucken).

Bestellungen

Das Register Bestellungen listet alle hinterlegten Bestellungen des Artikels bei Lieferanten auf und ermöglicht eine Übersicht über Bestellposten, Bestellstatus und die Varietät des Einkaufspreises.

Um die Ansicht der Bestellungen auf einen bestimmten Zeitraum und einen bestimmten Bestellstatus einzuschränken, kann dieser im Bereich Filter und Optionen eingestellt werden:

• Wird Bestellzeitraum aktiviert, so werden nur Bestellungen angezeigt, die in dem angegebenem Intervall liegen.
• Die Option bestellte Posten schränkt die Auswahl auf alle Positionen ein, die bestellt, aber nicht geliefert wurden.
• Die Option gelieferte Posten schränkt die Auswahl auf alle Positionen ein, die bereits geliefert wurden.
• Mit der Option Einzelne Posten werden alle Bestellungen einzeln angezeigt.
• Mit der Option Schwund berechnen werden Differenzen zwischen Einkauf und Verkauf berechnet und ausgegeben. Dadurch kann festgestellt werden, wie hoch der Lagerbestand sein sollte. Dieser kann dann durch eine Inventur überprüft werden.

Inventur

Das Register Inventur ermöglicht eine schnelle Bestandsänderung, erlaubt die Erstellung MDE-gestützter Inventuren und bietet Druckfunktionen für Zähl- und Lagerwertlisten an. Inventuren lassen sich sowohl von Waren als auch von Pfand erstellen. Beim Start des Moduls sind die Datensätze entsprechend ihrer Nummer aufsteigend sortiert. Durch einen Klick auf den Reiter Artikel-Nr. bzw. Text können die Datensätze nach Artikelnummer bzw. Bezeichnung sortiert werden . Beim Drucken der Zähl- oder Lagerliste werden die Artikel gemäß der gewählten Sortierung gedruckt.

Das Register Inventur

Falls Sie nach einem bestimmten Artikel suchen, können Sie hierzu die Suchfunktion verwenden. Geben Sie dazu einen Suchbegriff in das Feld rechts von Finden ein. Ein Teil der Artikelnummer genügt bereits. Durch einen Klick auf und Drücken von ↩ öffnet sich der Suchdialog Finden. Hier kann der Suchbegriff erneut geändert werden und weitere Einstellungen bezüglich der Suche getroffen werden. Durch einen Doppelklick auf den gesuchten Artikel wird dieser in der Inventurliste ausgewählt und der Suchdialog schließt sich.

Neue Inventur erstellen

Die neue Inventur wird mit Neu oder Strg + N erstellt.

Beim Anlegen einer neuen Inventur wird die vorhandene Inventur gelöscht.

Eine bestehende Inventur kann nicht mehr bearbeitet werden, wenn Sie gebucht ist. Vor einer neuen Inventur sollte auf jeden Fall eine bestehende Inventur ersetzt werden!

In der linken Seitenleiste kann die Anzeige der Artikel gefiltert werden.

• Ist die Option „Buchungen ausblenden“ aktiviert, werden in der Ansicht bereits gebuchte Positionen ausgeblendet. Dadurch wird die Liste verkürzt. Die Ansicht wird bei An- oder Abwahl der Option sofort aktualisiert.

• Ist die Option „bestellte Posten einbeziehen“ aktiviert, werden Lieferantenbestellungen bei der Bestandsmenge berücksichtigt. Für die Aktualisierung ist die Angabe eines Grenzdatums notwendig. Es werden dann alle Lieferantenbestellungen berücksichtigt, deren Bestell- und Lieferdatum vor dem Grenzdatum liegen und noch nicht in den Bestand übernommen wurden. Die Voreinstellung des aktuellen Datums kann in der Regel übernommen werden. Die Ansicht wird nicht bei An- oder Abwahl der Option, sondern erst nach Angabe des Datums aktualisiert.

• Die Filter für Bestandsgrenzen ermöglicht die Nutzung der Liste für eine schnelle Bestandskontrolle. Dabei werden auf Wunsch nur Bestände größer oder kleiner als 0 angezeigt.

Der Bestandsfilter sollte bei der Zählliste nicht aktiviert werden, da dadurch Artikel ignoriert werden, die jedoch gezählt werden müssen.

• Mit den Eigenschaftsfiltern können Artikel ignoriert werden, die keine Lagerartikel sind, Inaktiv sind oder zu einem Großgebinde gehören.

Teilgebinde werden üblicherweise im Abholmarkt gezählt, jedoch nicht im Großhandelslager.

• es kann eine alternative Sortierung ausgewählt werden.

Es ist sinnvoll, eine Zählliste mit der Schaltfläche Zählliste zu drucken.

Die Filter können jederzeit umgeschaltet werden, es muss keine neue Inventur erstellt werden.

Es kann eine Lagerwertliste zu Beginn der Inventur gedruckt werden, damit nach der Zählung die Bestandsdifferenzen durch einen Vergleich ermittelt werden können.

Diese Differenzen können auch nach der Inventur auf den Lagerwertlisten dargestellt werden.

Inventuren bearbeiten

Um Inventurdaten zu bearbeiten, muss zunächst mit Editieren oder Strg + E der Bearbeitungsmodus aktiviert werden. Der erste Artikel in der Inventurliste wird nun markiert und die Bestandsdaten in der Gruppe „Informationen“ der Seitenleiste angezeigt. Das Eingabefeld „Gezählt“ wird aktiviert.

Es können nun Bestandsdaten eingegeben und mit Sichern oder ↵ übernommen werden. Bearbeitete Artikel werden orange markiert. Bleibt das Eingabefeld leer, wird der vorhandene Wert nicht verändert und der Artikel ist als nicht gezählt markiert. Wenn Sie einen Bestandswert "0" eingeben, wird der Bestand auf 0 verändert werden. Nach dem Sichern einer Eingabe wird automatisch der nächste Artikel markiert.

Ein Artikel kann auch in der Liste markiert und mit einem Doppelklick oder Einfg direkt bearbeitet werden. Dabei wird im Eingabedialog zusätzlich ein Taschenrechner bereitgestellt. Zum öffnen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Eingabefeld.

Der Änderungsdialog

Inventuren mit MDE-Geräten

Bei aktivierter Unterstützung von MDE-Geräten für die Inventurerfassung können die Zähldaten nach der Erfassung ausgelesen werden. Dazu muss das MDE-Gerät in die Ladestation gestellt und der Synchronisationsmodus aktiviert werden.

Die Übergabe der Zähldaten erfolgt mit MDE oder Strg + O. Nach erfolgreicher Kontaktaufnahme mit dem MDE-Gerät werden die Zähldaten eingelesen. Die Werte werden in der Regel anhand der EAN-Barcodes oder Artikelnummern direkt übernommen.

Sofern ein Teilgebinde als Lagerartikel deklariert und mit einem übergeordneten Großgebinde verknüpft ist, muss der Anwender entscheiden, ob der Artikel als Einzelartikel oder Gebinde gezählt werden soll. Wenn ein Artikel mehrfach gezählt wurde, kann dies entweder durch eine versehentliche Doppelbehandlung oder zwei unterschiedliche Lagerorte für einen Artikel begründet sein. Daher wird ein Auswahldialog angezeigt. Der neue Wert kann den bisherigen Wert ersetzen, zum vorhandenen Wert zugezählt oder verworfen werden. Nach erfolgreicher Übertragung und Auswertung wird eine Zusammenfassung angezeigt.

Inventuren buchen

Vor dem Buchen von Inventuren sollte eingestellt werden, ob ungezählte Artikel automatisch auf "0" gesetzt werden sollen. Dazu muss die Option "ungezählte" vor dem Buchen aktiviert werden.

Eingetragene Zähldaten werden mit Buchen oder Strg + S im Lagerbestand gebucht.

Auf Wunsch können Differenzen zwischen gezählten und im Bestand geführten Mengen in das Schwundbuch übertragen werden und so der Verlust von Waren automatisch deklariert werden. Dazu muss die Abfrage vor dem Buchen entsprechend beantwortet werden.

Das Buchen kann auch bei einer noch nicht abgeschlossenen Erfassung von Zähldaten erfolgen. Um bereits gebuchte Artikel auszublenden, kann die Anzeige mit der Option „Buchungen ausblenden“ in der Seitenleiste aktiviert werden.

Gebuchte Artikel werden grün markiert. Nach der Durchführung der Inventur kann mit Lagerliste eine Lagerwertliste gedruckt werden, damit der Lagerwert ermittelt werden kann.

Sonderfunktionen

Zur weiteren Verarbeitung eines Datensatzes stehen Sonderfunktionen zur Verfügung, die aus jedem Register abrufbar sind.

Diese können über das Optionsmenü Sonderfunktionen - rechts der Artikelnummer - ausgeführt werden.

Datensatz duplizieren

Datensätze können dupliziert werden. Wählen Sie dafür den zu duplizierenden Artikel im Register Liste aus und führen Sie die entsprechende Sonderfunktion aus.

Es öffnet sich der bekannte Dialog Ware anlegen:

Der Dialog Ware anlegen

Folgende Eigenschaften werden nicht dupliziert:

• Artikelnummer
• Suchbegriff
• Kennung
• Umsatz
• Zusatzlieferanten
• EAN
• Identnummern
• Strukturartikel

Export nach webDrink

Die Anwendung bietet den Export des Datensatzes im .csv-Format an. Diese Exportdatei kann von einem Buchhaltungssystem importiert werden.

Es kann ein einzelner, im Register Liste angewählter Datensatz oder alle Datensätze exportiert werden. Wählen Sie dafür eine der beiden Sonderfunktionen aus: Datensatz als Vorlagendatei exportieren oder Alle Datensätze als Vorlagendatei exportieren

Ist als Webshopsystem webDrink im Schnittstellenkonfigurationsmodul eingestellt, wird kein Dialog angezeigt, für andere Webshop-Systeme können die Exportfelder je nach Bedarf variiert werden. In diesem Fall wird ein weiterer Dialog angezeigt, in dem die benötigten Felder ausgewählt werden können. Das Steuerkreuz des Dialogs ermöglicht die Übernahme von Tabellenfeldern in die Exportdatei und die Sortierung der Exportreihenfolge. Die Zentraltaste des Steuerkreuzes fügt ein Leerfeld in die Liste der angezeigten Felder ein.

Die Konfiguration kann mit der Schaltfläche Vorlage übernommen werden. Mit der Schaltfläche Export wird die Konfiguration für die Zukunft gespeichert und der Export gestartet.

Datensatz löschen

Auch das Löschen eines Datensatzes ist möglich. Wählen Sie dafür den zu löschenden Artikel im Register Liste aus und führen Sie die entsprechende Sonderfunktion aus.

Das Löschen eines Datensatzes kann nicht rückgängig gemacht werden!

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Weiter zu Kundenstamm

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(Hauptseite → Stammdatenverwaltung → Sie sind auf der Seite: Warenstamm)

Fußnoten: