Kundenstamm

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(HauptseiteStammdatenverwaltungSie sind auf der Seite: Kundenstamm)

Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie im Kundenstamm neue Datensätze anlegen und Bestehende ändern können. Außerdem lernen Sie die verschiedenen Sonderfunktionen kennen.

Das Kundenmodul kann über StammdatenKunden.png Kunden, durch die Schaltfläche Kunden in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F8 aufgerufen werden. Die Schaltfläche Aufträge in der Seitenleiste öffnet ebenfalls den Kundenstamm, jedoch mit dem Register Auftrag.

Kundenstamm#SonderfunktionenKundenstamm#EingabeKundenstamm#ListeKundenstamm#Auftrag
Der Kundenstamm, hier mit dem Register Liste

Liste

 
Das Register Liste

Im Register Liste werden alle Datensätze des Kundenstammes angezeigt. Beim Start des Moduls sind die Datensätze ihrer Nummer entsprechend aufsteigend sortiert; der erste Datensatz wird automatisch angewählt. Die weiße Informationsleiste am oberen Rand des Moduls zeigt nach dem Starten des Moduls die Basisinformationen über den ersten Datensatz des Datenstammes an und wird beim Wechsel des Datensatzes aktualisiert.

Die Schriftfarbe in der Informationsleiste unterscheidet sich bei Kunden (Rot), Lieferanten (Blau), Ware (Grün), Pfand (Orange) und Benutzer (Violett).

Der Listendruck kann mit   Druck oder Strg + P aufgerufen werden.

Datensätze finden

Durch Anklicken kann ein Datensatz manuell ausgewählt werden. Nach einem Doppelklick auf einen Artikel, wird dieser im Register Eingabe angezeigt.

Um Datensätze zu finden, kann die SQL-basierte Suchfunktion durch   oder Strg + F im NavigationsbereichDer Navigationsbereich befindet sich unten rechts in der Anwendung. verwendet werden.[1] Im Eingabefeld des Dialogs kann ein beliebiger Wert eingegeben werden[2], die Suche wird in den rechts neben dem Eingabefeld verzeichneten Datenfeldern durchgeführt. Die Auswahl kann durch das Abwählen von Feldern eingeschränkt werden.

Die Suche wird durch   Start oder gestartet. Die Ergebnisse werden in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder wird der markierte Datensatz im Register angewählt.

Spalten anpassen

Die Listenansicht des Registers kann angepasst werden, indem die Breite der Spalten verändert wird oder Spalten zur Anzeige zugefügt oder entfernt werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anfassen der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus durchgeführt. Die Änderungen werden beim Beenden des Moduls automatisch gespeichert. Um Spalten zuzufügen oder zu entfernen, kann ein Dialog mit   Layout geöffnet werden.

 
Der Dialog Layout, in diesem Fall mit den Basiseinstellungen








Mit den horizontalen Tasten des Steuerkreuzes werden Tabellenfelder in die linke Liste verschoben, um sie anzuzeigen, oder in die rechte Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen geändert. Die Bearbeitung wird mit   Sichern übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.










Eingabe

Kundenstamm#AdressdatenKundenstamm#TeledatenKundenstamm#BankdatenKundenstamm#KonditionenKundenstamm#VerträgeKundenstamm#UmsatzstatistikKundenstamm#SonderpreiseKundenstamm#FormulareKundenstamm#Dokumentenverwaltung 
Bearbeitung eines Kunden-Stammdatensatzes

Das Register Eingabe zeigt alle Informationen eines ausgewählten Datensatzes an und dient der Bearbeitung von Datensätzen[3].

Das Informationsfeld am unteren rechten Rand des Moduls gibt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze und die Position des angezeigten Datensatzes innerhalb des Datenstamms an.

Im Memofeld rechts können Notizen festgehalten werden.

Neue Datensätze anlegen

Um einen neuen Datensatz anzulegen, ist es sinnvoll, im Datenstamm zunächst an eine Stelle zu navigieren, an der ein ähnlicher Datensatz vorhanden ist. Dadurch kann die Nummernautomatik optimal genutzt werden. Die Neuanlage wird mit   Neu in der Navigationsleiste oder Strg + N eingeleitet. Im Dialog „Kunde anlegen" müssen dann die gewünschte Kundennummer und Suchbegriff sowie Kennung und Debitorennummer eingegeben werden. Die Kennung ermöglicht das Kategorisieren von Datensätzen und kann zu Sortierzwecken verwendet werden.

 
Der Dialog Kunde anlegen
Informationen zum Aufbau und zur sinnvollen Vergabe der Kundennummern finden Sie hier.

Drücken Sie auf   OK, um den Kunden in den Gruppen Kontakt und Konditionen zu vervollständigen.

Kennung und Suchbegriff lassen sich auch nachträglich mithilfe der Schaltflächen   rechts des jeweiligen Anzeigefeldes in der Informationsleiste ändern.

Adressdaten

 
Die Gruppe Adressdaten
 
Das Optionsmenü

Bei Firmenanschriften bleibt das Feld Vorname leer, im Feld Zusatz kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil „Name“ oder „Firmierung“ immer im Feld Name eingetragen wird.

Durch einen Klick auf   (hinter dem Eingabefeld Anrede) stehen Optionen zum Kopieren der Einträge des Datensatzes in die Zwischenablage des Betriebssystems zur Verfügung. Die Daten können dann auch in anderen Anwendungen verwendet werden. Alternativ wird mit Strg + A die Postanschrift kopiert; mit der Tastenkombination Strg + + A werden zusätzlich die Teledaten in die Zwischenablage übertragen.

Zusatzadressen

Einem Datensatz können beliebig viele Adressen zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusätzliche Adressen“ verwaltet, welcher mit der Schaltfläche   hinter dem Eingabefeld Vorname geöffnet wird.

 
Der Dialog Zusätzliche Adressen

Mit   Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf   Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit   Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Zusatzadressen können mit   oder Strg + D gelöscht werden.

Zusatzadressen werden im Auswahlfeld Adresstyp, beispielsweise „Lieferung“ oder „Rechnung“ einem bestimmten Einsatzbereich zugeordnet. Ist für eine Kategorie keine Zusatzadresse hinterlegt, wird die Standardadresse für den Belegdruck verwendet. Ist eine einzelne Zusatzadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Standardadresse. Sind mehrere Zusatzadressen des gleichen Typs hinterlegt, wird vor dem Ausdruck ein Dialog mit den verfügbaren Zusatzadressen angeboten[4]. Die Standardadresse wird bei Vorhandensein einer Zusatzadresse eines Adresstyps ignoriert. Soll sie jedoch wahlweise genutzt werden, muss sie als Kopie für den Adresstyp erstellt werden.

Um Adressen besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für die Adresse eingetragen. Mit der Schaltfläche   hinter dem Eingabefeld Telefon wird die Telefonnummer an die TAPI-Schnittstelle[5] übergeben.

Teledaten

 
Die Gruppe Teledaten

Zusätzlich zu der Postanschrift sollten Telefon- und ähnliche Daten angegeben werden. Hierfür stehen die Felder Telefon, Telefax, Mobilfunk, E-Mail, Internet (d.h. Internetadresse des Kunden), Ansprechpartner und Vertreter zur Verfügung. Durch einen Klick auf die Schaltfläche rechts neben des jeweiligen Eingabefeldes, wird eine der folgende Aktion ausgelöst:

  •  : Die Telefonnummer wird an die TAPI-Schnittstelle übergeben.
  •  : Die Telefaxnummer wird in die Zwischenablage kopiert.
  •  : Das externe E-Mail-Programm wird gestartet.
  •  : Der Internetbrowser wird gestartet.
  •  : Der Dialog Zusatzdaten öffnet sich.

Zusatzdaten

Einem Datensatz können beliebig viele Teledaten zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusatzdaten“ verwaltet, welcher mit   (hinter dem Eingabefeld Ansprechpartner) geöffnet wird.

 
Der Dialog Zusatzdaten

Mit   Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und einen Klick auf   Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit   Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit   Löschen oder Strg + D gelöscht werden.

Um Datensätze besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für den Kontakt eingetragen. Das Auswahlfeld Kategorie definiert die Art des Eintrages (Telefon, Telefax, E-Mail, Internet). Je nach Eintrag löst ein Klick auf die Schaltfläche hinter dem Eingabefeld eine dieser Aktionen aus.
Die Kategorien Telefax und E-Mail bieten zusätzlich die Option Als Rechnungsadresse verwenden. Wird diese ausgewählt, so wird die Rechnung per Telefax bzw. E-Mail an die angegebene Adresse verschickt.


Bankdaten

 
Die Gruppe Bankdaten

Die Bankdaten werden für Lastschriften und Überweisungen benötigt. Im Eingabefeld Steuer Nr. kann die Steuernummer, im Eingabefeld Bank der Name der Bank und im Eingabefeld IBAN die Kontoverbindung eingetragen werden. Im Eingabefeld Bankeinzug kann eingestellt werden, ob eine Lastschriftermächtigung oder ein Abbuchungsauftrag vorliegt. Hier haben Sie die Wahl zwischen folgenden Möglichkeiten:

  • Kein Einzug: Wird diese Option ausgewählt, so ist SEPA deaktiviert.
  • Lastschrift/Gutschrift: Wählen Sie diese Option aus, falls Sie die SEPA-Basislastschrift verwenden möchten[6].
  • Abbuchung/Gutschrift: Wählen Sie diese Option aus, falls Sie die SEPA-Firmenlastschrift verwenden möchten.

Mit   hinter IBAN kann die Bankverbindung geprüft werden.
Mit   hinter BIC kann die Kontoverbindung kopiert werden.
Mit   hinter Bankeinzug kann wahlweise ein SEPA-Mandat gedruckt oder eine SEPA-Datei erzeugt werden[7].

Konditionen

 
Die Gruppe Konditionen im Modus   Editieren
  • Im Eingabefeld Zahlweise kann eine Beschreibung der Zahlweise aus den Vorlagen der Konfiguration übernommen werden oder mit   eine Zusätzliche eingetragen.[8]
  • In den Eingabefeldern Nettotage und Skontotage können Zahlungsziele in Tagen eingetragen werden. Wird kein Zahlungsziel gewährt, sollte für Nettotage eine 0 eingetragen werden. Wird kein Skonto gewährt, sollte in Skontotage eine 0 eingetragen und der Skontosatz ebenfalls auf 0 gesetzt werden. Wird Skonto gewährt, kann der Skontosatz in Prozent eingetragen werden.
  • Im Eingabefeld Rabatt kann ein Rabattsatz in Prozent eingetragen werden und später in Aufträgen optional aktiviert werden.
  • Es kann ein prozentualer Aufschlag auf die regulären Verkaufspreise eingestellt werden[9].
  • Im Auswahlfeld Preisgruppe kann dem Kunden eine der verfügbaren Preisgruppen zugeordnet werden[10].
  • Sofern der Kunde Gruppenpreise erhält, kann im Auswahlfeld Gruppenpreise einer der verfügbaren Gruppenpreise zugeordnet werden.
  • Um die für den Kunden hinterlegten Sonderpreise zu nutzen, muss die Option Sonderpreise aktiviert werden.
  • Die Option Lagerkunde (Bestand) aktiviert die Bestandsverwaltung während der Erfassung von Aufträgen für den Kunden. Diese kann deaktiviert werden, wenn beispielsweise ein Abholmarkt nicht aus dem Bestand des Großhandels beliefert, jedoch vom Großhandel abgerechnet wird und Lagerbewegungen sonst doppelt im Lagerbestand gebucht würden.
  • Die Option Pfand berechnen aktiviert die Berechnung von Pfand in Aufträgen. Ist die Option deaktiviert, wird das Pfand nur gelistet, die Pfandwerte bleiben bei der Summenbildung in Aufträgen aber unberücksichtigt.
  • Die Option Barkunde (Nachnahme) aktiviert den Druck von Belegen für Nachnahmelieferung. Diese enthalten alle Rechnungswerte und können genutzt werden, wenn der Kunde Warenlieferungen bei Erhalt bar bezahlen muss.
  • Die Option Nettokunde (Gewerbe) schaltet den Druck der Auftragserfassung auf Nettobelege um. Diese Option sollte für gewerbliche Kunden unbedingt aktiviert werden. Für Privatkunden wird die Option ausgeschaltet, damit diese Bruttobelege erhalten. Die Option aktiviert auch den Aufschlag von Mehrwertsteuer auf Pfand für gewerbliche Kunden. Bei deaktivierter Option wird keine Mehrwertsteuer auf Pfand berechnet.
  • Die Optionen für regelmäßige Bestellung, Lieferung und Rechnung ermöglichen durch die Angabe von Intervallen eine weitgehende Vorkonfiguration und Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben. Wird eine der Optionen aktiviert, muss eine Wiederholungsregel angegeben werden. Dazu kann mit der Schaltfläche   der Intervalldialog geöffnet werden.
  • Die Option Regelmäßige Bestellung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig angerufen wird, um Bestellungen aufzunehmen. Der Kunde wird in die Liste für den Telefonverkauf aufgenommen. Im Eingabefeld Uhrzeit kann der Zeitpunkt eingegeben werden, zu dem der Kunde angerufen werden soll.
  • Die Option Regelmäßige Lieferung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig beliefert wird. Die Option wird bei der Vorwahl des Liefertermins in der Auftragserfassung verwendet.
  • Die Option Regelmäßige Rechnung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig Rechnungen erhält. Bei Anlage eines neuen Auftrages wird ein Termin für die Rechnungsstellung vorgemerkt und ein Auftrag erstellt, der aus beliebig vielen Teillieferungen bestehen kann. Regelmäßige Bestellungen und Rechnungen werden im Aufgabenmanager angezeigt.
  • Im Dropdown-Menü zur Option Frachtkosten kann eingestellt werden, ob die Frachtkosten pauschal, pro Kilogramm, pro Liter, pro Stück oder nicht berechnet werden sollen.
  • Im Dropdown-Menü zur Option Tour kann dem Kunden eine bestimmte Tour zugewiesen werden[11].
  • In das Eingabefeld DB Nr. kann eine alternative Kundennummer eingegeben werden, die als Debitorennummer im DATEV- oder GEVA (SGL 188)-Export genutzt werden kann.
  • Im Eingabefeld Limit kann eine individuelle Saldenbeschränkung für jeden Datensatz gesetzt werden. Wird kein Limit eingetragen ist der Verfügungsrahmen unbegrenzt. Setzt man "-1" in das Eingabefeld ein, wird das Anlegen eines neuen Auftrages für diesen Kunden nicht mehr möglich. Der Kunde wird dadurch gesperrt.
  • Das Anzeigefeld Guthaben enthält Angaben über den Kontostand des Kunden. Der Wert kann durch die Schaltfläche   rechts des Anzeigefeldes bearbeitet werden[12]. Der Bearbeitungsdialog öffnet sich:
 
Der Änderungsdialog




Ist die Option Betrag ersetzen aktiviert, wird der bisherige Wert ersetzt, andernfalls wird die Differenz zur Eingabe berechnet.







 
Der Dialog Dynamisches Zahlungsziel

Zusätzlich zur Option Nettoziel gibt es noch die Option Dynamisches Zahlungsziel. Dieses können Sie einstellen, in dem Sie auf   hinter Nettoziel klicken. Es öffnet sich der Dialog Dynamisches Zahlungsziel:

  • Mit Aktiv können Sie das dynamische Zahlungsziel de-/aktivieren[13].
  • Mit Wochentag können Sie den Wochentag des Zahlungszieles einstellen.
  • Mit Folgewochen können Sie festlegen, wie viele Wochen das erstmalige Zahlungsziel nach hinten verschoben wird. Wird eine 0 eingetragen, dann wird das Zahlungsziel auf den gewählten Wochentag der aktuellen Woche gelegt, bei einer 1 erfolgt die Zahlung erst in der kommenden Woche[14].
  • Das Feld Zieldatum zeigt Ihnen das erste Zahlungsziel, wie Sie es soeben festgelegt haben.
  • Mit   Sichern werden die soeben getroffenen Einstellungen gespeichert und ab sofort verwendet.
  • Mit   Ende werden die soeben getroffenen Einstellungen verworfen und das vorige Zahlungsziel beibehalten.
Am Einfachsten ist es, zuerst den Wochentag des Zahlungszieles zu wählen. Danach wird der Wert für Folgewochen so gewählt, dass das Zieldatum dem Datum des erstmaligen Zahlungszieles entspricht.
 

Das Anzeigefeld Saldo am rechten oberen Rand des Moduls zeigt die Summe der offenen Posten. Das Anzeigefeld Limit zeigt den noch verfügbaren Betrag des festgelegten Limits.

Das Memofeld am rechten Rand des Registers kann genutzt werden, um Notizen zu hinterlegen.

Bearbeiten von Datensätzen

Um Daten zu bearbeiten, muss nach der Anwahl des gewünschten Datensatzes zunächst der Bearbeitungsmodus mit   Editieren in der Navigationsleiste oder Strg + E aktiviert werden.

Das Bearbeiten des Suchbegriffe oder der Kennung ist dialogbasiert durch   in der Informationsleiste rechts von dem Suchbegriff bzw. der Kennung möglich. Wird während der Bearbeitung zu einem anderen Datensatz gewechselt, werden alle Änderungen am vorigen Datensatz automatisch übernommen. Im Editiermodus kann also ohne manuellem Speichern zwischen Datensätzen gewechselt werden.

Die Bearbeitung muss mit   Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.

Datensätze finden

Das Finden von Datensätzen ist auch dialogbasiert möglich, wenn im Register Eingabe ein Datensatz gefunden werden soll[15]. Die SQL-basierte Suchfunktion kann am rechten oberen Rand der Informationsleiste durch   neben dem Namen oder mit Strg + F aufgerufen werden.

Navigieren durch Datensätze

Mit   oder Bild ⇑ kann zum vorigen und mit   oder Bild ⇓ zum nächsten Datensatz geblättert werden; mit   oder Strg + Bild ⇑ gelangt man zum ersten, mit   oder Strg + Bild ⇓ zum letzten Datensatz.

Verträge

Die Vertragsverwaltung ermöglicht die Überwachung von regelmäßigen Zahlungseingängen bei Dauerschuldverhältnissen von Kunden, beispielsweise Mietverträgen. Mit   Verträge im Navigationsbereich des Kundendatensatzes wird die Vertragsübersicht geöffnet:

 
Der Dialog Veträge

Im Eingabefeld Titel wird ein Name des Vertrags eingegeben, beispielsweise Pacht Bistro. Im Eingabefeld Dokument kann eine Datei zugeordnet werden, beispielsweise eine Kopie des Pachtvertrags als Portable-Dokument-Format (PDF). Im Eingabefeld Artikel wird ein Artikel aus der Warenverwaltung verknüpft. Dies ist notwendig, damit beispielsweise ein Umsatzsteuersatz zum Vertrag zugeordnet werden kann. Die Eingabefelder Beginn und Ende müssen mit Vertragsbeginn und Vertragsende gefüllt werden. Im Eingabefeld Gebühr wird der Zins eingetragen, dieser ist abhängig vom Auswahlfeld Intervall entweder monatlich oder jährlich fällig.

Im Auswahlfeld Zahlweise kann eingestellt werden, ob die Gebühr per Lastschrift oder Abbuchung eingezogen wird, oder vom Kunden per Überweisung ausgeglichen wird. Bei Lastschrift oder Abbuchung müssen die Bankdaten des Kunden vorliegen.

Das Informationsfeld Status zeigt an, ob gültige Bankdaten hinterlegt wurden. In den Anzeigefeldern Termin, Umsatz und Saldo werden nächste Zahlung, bisheriger Umsatz und offene Gebühren angezeigt.

Ein neuer Vertrag kann mit   Neu oder Strg + N angelegt werden. Die Bearbeitung eines bestehenden Vertrages wird mit   Editieren oder Strg + E durchgeführt. Die Bearbeitung wird mit   Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Ein bestehender Vertrag kann mit   Löschen oder Strg + D entfernt werden. Der Dialog kann mit   Ende oder Strg + W geschlossen werden.

Umsatzstatistik

Umsatzstatistiken ermöglichen einen Überblick über die bezogenen Waren des Kunden innerhalb eines Zeitraumes. Der Umsatzdialog wird mit   Umsatz im Navigationsbereich des Kundendatensatzes geöffnet.

 
Der Dialog Umsatzstatistik

Um eine Umsatzstatistik zu erstellen, muss ein Zeitraum für die Statistik angegeben und ein Statistiktyp ausgewählt werden. Es können Umsätze oder Erträge dargestellt werden. Zusätzlich steht eine Selektion der Gratiswaren (d.h. Waren, die kostenlos abgegeben wurden) und ein Artikelfilter zur Verfügung.

Die Statistik wird mit   Start erstellt. Die Zusammenstellung kann, insbesondere bei Berücksichtigung von Strukturartikeln, einige Zeit beanspruchen. Ein Fortschrittsdialog zeigt den Verarbeitungsstatus an. Dieser Prozess kann nicht unterbrochen werden.

Mit   werden die getätigten Filterangaben zurück auf die Voreinstellungen gesetzt.

Eine Umsatzstatistik kann mit   Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.

Brauereimeldungen

Im Register Brauereimeldung des Umsatzdialoges können Brauereimeldungen für spezielle Umsatzrückmeldungen erstellt werden.

 
Das Register Brauereimeldungen
1. Art.-NR eingeben oder Hersteller wählen
2. Meldetermin oder Intervall angeben
3. Sichern

In Brauereimeldungen werden Waren nicht in Stückzahlen, sondern als Volumen in Litern ausgegeben. Es werden nur Waren ausgewertet, die zuvor mit dem aktuellen Kunden verknüpft wurden. Um einen Meldeposten hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Geben Sie in der Optionsgruppe Neuer Eintrag die Artikelnummer des Artikels im Eingabefeld Art Nr. an. Bei unvollständigen oder falschen Nummern wird ein Suchdialog geöffnet.
  2. Geben Sie den gewünschten Meldetermin an. Dies kann entweder ein bestimmter Tag eines Monats oder ein regelmäßiges Intervall sein.
  3. Klicken Sie auf   um den Meldeposten hinzuzufügen. Der Artikel ist nun hinterlegt.

Um einen Artikel aus der Liste zu entfernen, wird dieser in der Tabelle ausgewählt und mit   entfernt.
Um eine Brauereimeldung für den aktuellen Kunden zu erstellen, können Intervall- und Artikelfilter justiert und das Meldeintervall bestimmt werden. Das Meldeintervall wird in Abhängigkeit der letzten Brauereimeldung voreingestellt. Dabei wird der Folgetag des Endzeitraumes der letzten Meldung als Startwert, der heutige Tag als Endwert eingestellt. Das Intervall kann nach Wunsch angepasst werden. Sofern keine Waren von einem Hersteller im Lager sind, wird das Programm eine Fehlermeldung ausgeben.

Mit   Start kann die Meldung erstellt und durch   Druck ausgedruckt werden.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, alle Artikel eines Herstellers in einem Arbeitsschritt hinzuzufügen, indem in der Optionsgruppe Neuer Eintrag ein Hersteller aus der Auswahlliste Hersteller ausgewählt und auf   geklickt wird. Des Weiteren kann eine Zusammenstellung von Meldeartikel als Vorlage hinterlegt werden. Durch   Sichern oder Strg + S wird die derzeitige Zusammenstellung des aktuellen Kunden aus der Tabelle als Vorlagendatei (CSV) im Vorlagenordner abgelegt. Durch   Öffnen oder Strg + O kann eine Vorlage geladen und dem aktuellen Kunden zugewiesen werden.

Meldungen mehrerer Kunden lassen sich durch das gesonderte Brauereimeldungsmodul erstellen und nach GEDAT exportieren.

Sonderpreise

Ein Kunde kann für jeden Artikel einen individuellen Sonderpreis erhalten, der von der Anwendung während der Artikelerfassung automatisch angezeigt wird. Die Sonderpreisverwaltung für den aktuellen Kunden wird durch die Schaltfläche   Preise im Navigationsbereich geöffnet:

 
Der Dialog Sonderpreise
1. Artikelnummer angeben
2. Sonderpreis eingeben
Preis finden

Sie können beliebig viele Sonderpreise wie folgt hinzufügen:

  1. Geben Sie die Artikelnummer des Artikels an. Bei unvollständigen oder falschen Nummern wird automatisch der Suchdialog geöffnet.
  2. Geben Sie einen Sonderpreis ein. Ist für den gewählten Artikel bereits ein Sonderpreis hinterlegt worden, wird dieser beim Sichern ersetzt.
  3. Der Preis kann auch durch Kalkulation als Spanne oder Umwandlung von Brutto in Netto berechnet werden. Geben Sie dazu die gewünschte Spanne in Prozent oder den gewünschten Bruttopreis in das Eingabefeld ein, klicken Sie auf   rechts vom Eingabefeld und wählen Sie die gewünschte Option aus.
  4. Aktivieren Sie die Option Preis als fixiert markieren, wenn der Artikel bei Preisänderungen nicht berücksichtigt werden soll. [16]
  5. Klicken Sie auf   Sichern oder Drücken Sie Strg + S, um den Sonderpreis zu hinterlegen.


Ein Preis wird aus der Liste mit   oder Strg + D entfernt.

Sonderpreise können auch während der Artikelerfassung hinzugefügt werden, wenn ein freier Preis während der Artikelerfassung eingegeben wird. Sonderpreise, die während der Erfassung hinzugefügt oder verändert werden, werden als nicht fixiert gesichert.

Mit den Optionen Hersteller und Begriff kann die Suche nach einem bestimmten Artikel vereinfacht werden. Die Artikel, die den Filtern entsprechen, werden in der unteren Tabelle angezeigt.

Um zu prüfen, ob ein Sonderpreis für einen bestimmen Artikel für den aktuellen Kunden hinterlegt wurde, kann durch die Eingabe der Artikelnummer im Feld Finden nach dem Artikel gesucht werden.[17]

Mit   Druck oder Strg + P kann eine individuelle Kundenpreisliste gedruckt werden. Es stehen zusätzliche Druckoptionen zur Verfügung:

 
Zusätzliche Druckoptionen

Ist Sonderpreise des Kunden drucken aktiviert, werden nur diejenigen Artikel in der Liste ausgegeben, die mit einem Sonderpreis ausgezeichnet sind.
Sind die Optionen Gesamtliste des Kunden drucken oder Favoritenliste des Kunden drucken aktiviert, wird eine komplette Artikelliste mit allen Artikeln im Warenstamm oder die Favoritenliste mit den bisher bezogenen Artikeln des Kunden gedruckt. Dabei werden die Preise der Artikel entsprechend der vorgewählten Preisgruppe des Kunden ausgewählt und in der Liste eingefügt. Ist für einen Artikel ein Kundensonderpreis vorhanden, ersetzt die Anwendung den Standardpreis durch den angegebenen Sonderpreis.
Sollen auch inaktive Artikel und/oder Teilgebinde für den Druck berücksichtigt werden, müssen inaktive Artikel drucken bzw. Teilgebinde drucken aktiviert sein.
Die Liste kann entweder nach Artikelnummer oder nach Bezeichnung der aufgeführten Artikel sortiert werden.

Formulare

Es besteht die Möglichkeit, für jeden Kunden individuelle Vorlagen für den Belegdruck zu hinterlegen. Durch einen Klick auf   Formulare wird ein Dialog geöffnet:

 
Der Dialog Formulare

Formulare können durch   im Explorer gesucht und ausgewählt werden. Mit   wird das gewählte Formular in den Reporteditor geladen und kann dort bearbeitet werden. Um ein gewähltes Formular zu aktivieren, muss der Haken hinter dem Eingabefeld des Formulars gesetzt werden[18].

Die Bearbeitung der kundenspezifischen Formularverweise muss mit   Sichern abgeschlossen werden.

Dokumentenverwaltung

Siehe auch Dokumentenverwaltung

Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht kann über   Dateien oder Strg + T geöffnet werden.

 
Die Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.

Um einen neuen Eintrag zur Tabelle zuzufügen, klicken Sie auf   Eintrag oder Strg + N und wählen Sie eine beliebige Datei aus.

Um eine Datei aus dem Tabellenverzeichnis zu öffnen, muss diese mit einem Doppelklick mit   geöffnet werden.

Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.

Dateien des Typs RTF werden von der Anwendung mit dem integrierten Texteditor gestartet. Dieser Texteditor ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Das Erstellen von Texten im Texteditor ist mit   Text oder Strg + T möglich.

Um einen Eintrag aus der Tabelle zu entfernen, kann der Eintrag angewählt und mit  Eintrag löschen oder Strg + D entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit Nein beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch[19] gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit Ja beantwortet werden.

Die Dokumentenverwaltung kann mit   Ende oder Strg + W geschlossen werden.

Auftrag

Im Register Auftrag werden Aufträge angelegt und verarbeitet. Da dies jedoch sehr umfangreich ist, wird das Register hier gesondert erklärt.

Sonderfunktionen

Zur weiteren Verarbeitung eines Datensatzes stehen Sonderfunktionen zur Verfügung, die aus jedem Register abrufbar sind.

Diese können über das Optionsmenü   Sonderfunktionen - rechts der Kundennummer - ausgeführt werden.

Datensatz duplizieren

Datensätze können dupliziert werden. Wählen Sie dafür den zu duplizierenden Kunden im Register Liste aus und führen Sie die entsprechende Sonderfunktion aus.

Es öffnet sich der bekannte Dialog Kunde anlegen:

 
Der Dialog Kunde anlegen

Folgende Eigenschaften werden nicht dupliziert:

  • Kundennummer
  • Suchbegriff
  • Kennung
  • Umsatz
  • Saldo
  • Guthaben

Export nach DATEV

Die Anwendung bietet den Export des Datensatzes im Textformat an. Diese Exportdatei kann von einem Buchhaltungssystem importiert werden.

Es kann ein einzelner, im Register Liste angewählter Datensatz oder alle Datensätze exportiert werden. Wählen Sie dafür eine der beiden Sonderfunktionen aus[20]: Datensatz als Vorlagendatei exportieren oder Alle Datensätze als Vorlagendatei exportieren

 

Bestätigen Sie gegebenenfalls die Warnung "Soll ein DATEV-Exportdatensatz angelegt werden?". Anschließend muss ein Speicherort gewählt werden. In dem darauf folgenden Dialog können dann die benötigten Felder ausgewählt werden:

 
Der Dialog Exportkonfiguration








Das Steuerkreuz des Dialogs ermöglicht die Übernahme von Tabellenfeldern in die Exportdatei und die Sortierung der Exportreihenfolge. Die zentrale Taste   des Steuerkreuzes fügt ein Leerfeld in die Liste der angezeigten Felder ein. Mit   Sichern wird die Konfiguration für die Zukunft gespeichert und der Export automatisch gestartet.











Datensatz löschen

Auch das Löschen eines Datensatzes ist möglich. Wählen Sie dafür den zu löschenden Kunden im Register Liste aus und führen Sie die entsprechende Sonderfunktion aus.

Das Löschen eines Datensatzes kann nicht rückgängig gemacht werden.

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Fußnoten:

  1. Durch Klicken auf   hinter dem Feld Name in der Informationsleiste wird der gleiche Suchdialog geöffnet.
  2. Sucheingaben sollten nur ein Wort umfassen. Sonderzeichen können nicht verwendet werden.
  3. Das Löschen von Datensätzen oder das Ändern der Identnummern ist nicht möglich.
  4. Dieser Dialog öffnet sich bei Zusatzadressen für Rechnung oder Lieferung nicht selbsständig vor dem Drucken. Durch Klicken auf   hinter dem Feld LF-Adresse bzw. RE-Adresse kann die gewünschte Adresse ausgewählt werden.
  5. Details über die TAPI-Schnittstelle entnehmen Sie der Dokumentation.
  6. Falls Sie das SEPA-Expresslastschriftverfahren verwenden möchten, so wählen Sie ebenfalls diese Option aus.
  7. Weitere Informationen erhalten Sie hier und hier.
  8. Durch das Eingeben einer neuen Beschreibung der Zahlweise wird eine zusätzliche Vorlage für alle Kunden erstellt.
  9. Aufschläge können unter OptionenEinstellungen im Register Hilfstabellen erstellt werden.
  10. Im Feld hinter Preisgruppe wird angezeigt, ob der Kunde mit der gewählten Preisgruppe Netto- oder Bruttopreise zahlt. In diesem Feld kann keine Eingabe erfolgen.
  11. Touren können in der Tourenverwaltung erstellt und bearbeitet werden.
  12. Die Anwendung darf sich dazu nicht im Modus   Editieren befinden.
  13. Wenn das dynamische Zahlungsziel aktiviert ist, so wird die Einstellung Nettoziel entsprechend ersetzt. Bei deaktivieren der Funktion wird das Nettoziel aktiviert und auf 0 gesetzt
  14. Dies gilt nur, solange der ausgewählte Wochentag nicht dem heutigen entspricht und nicht vor diesem liegt. Ansonsten ist der Wert um eins kleiner zu wählen, um das obige Ergebnis zu erzielen.
  15. Es muss dann nicht in das Register Liste gewechselt werden.
  16. Diese Option bewirkt, dass eine automatische Preisänderung im Preisverwaltungsmodul nicht auf diesen Artikel angewendet wird, es sei denn, die fixierten Preise werden explizit im Preisverwaltungsmodul in die Änderung einbezogen.
  17. Hierbei ist zu beachten, dass der erste Artikel ausgewählt wird, auf den die eingegebene Artikel-Nr. oder der Suchbegriff passen. Es sollte also eine möglichst vollständige Nummer bzw. vollständiger Suchbegriff verwendet werden.
  18. Kundenspezifische Formulare werden automatisch verwendet, ohne dass gesondert darauf hingewiesen wird.
  19. Die Dateien werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!
  20. Hierzu muss die DATEV-Schnittstelle aktiviert sein