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Der integrierte Stammdatenimport ermöglicht das rationelle Einlesen von vorhandenen Datenstämmen und hilft bei der sogenannten Erstdatenübernahme. Der Stammdatenimport kann mit dem Menüpunkt Optionen → Administration → Stammdatenimport gestartet werden.

Einen Artikelstamm generieren

Im Register Artikelstamm generieren ist das effiziente Erstellen eines vollständigen Artikelstamms mit zugehörigen Hilfstabellen möglich.

Der Dialog Artikelstamm generieren nach einem erfolgreichen Stammdatenimport

Die Vorlagendatei für das Erstellen des Sortiments kann als CSV-Datei durch die Anwendung generiert werden oder als Excel-Tabelle mit weitergehenden Funktionen hier heruntergeladen werden.

Um die Vorlagendatei zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Stellen Sie im Auswahlfeld Preisgruppen angeben die Anzahl der gewünschten Preisgruppen ein.
Stellen Sie im Auswahlfeld Maximum Lieferanten angeben die Höchstanzahl von Lieferanten für einen Artikel ein.
Erzeugen Sie mit die Vorlagendatei.

Die Vorlage wird im Vorlagenordner der Installation gespeichert und anschließend automatisch zur Bearbeitung geöffnet^[1]. In der Vorlagendatei sind Vorgaben enthalten, die durch die entsprechenden Informationen ersetzt werden müssen.

Die Vorschriften und Funktionen der einzelnen Tabellenspalten werden in den folgenden Abschnitten erläutert:

Warengruppe

Die Warengruppe bildet später die ersten ein bis zwei Ziffern der Artikelnummer. Die Anzahl der Warengruppen sollte sorgfältig geplant werden. Da keine Untergruppen vorgesehen sind, kann es einerseits sinnvoll sein, die Warengruppen feiner zu unterteilen. Andererseits ist die Codierung der Warengruppe in der Artikelnummer für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Filter verwendet werden kann. Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.

Als Kompromiss kann gelten, dass Warengruppen zwei Eigenschaften enthalten sollten, beispielsweise "Limonade Coca Cola", "Bier Alkoholfrei" oder "Brunnen Schorlen".

Die Vergabe der übergeordneten Bezeichnung steht vorne, die Unterart dahinter. Zumindest die Vergabe einer einzelnen Warengruppe für bestimmte Marken, die sehr umfangreich sind, ist sinnvoll: Für Coca Cola und Pepsi Cola beispielsweise. Überdies sind die Produkte von Coca Cola teilweise nicht mit dem Markennamen zu verknüpfen.

Unterteilt werden sollten Artikel, die nicht dem normalen Mehrwertsteuersatz unterliegen, keine Lagerartikel sind oder thematisch mit bestimmten Zwecken zusammenhängen, beispielsweise Lebensmittel (umsatzsteuerermäßigt), Briefmarken (umsatzsteuerbefreit), Dienstleistungen (keine Lagerartikel), Vermietung (kein Verkauf, sondern Bereitstellung) oder Transportkosten (Nebenleistungen).

Artikelbezeichnung

Artikelbezeichnungen werden nach dem Import aus den Feldern Marke + Bezeichnung (+ Zusatz) erstellt. Die Marke wird darüber hinaus zusätzlich in einem separaten Feld gespeichert.

Marke

Die Marke bildet die zweite Zifferngruppe bestehend aus zwei bis vier Ziffern der Artikelnummer. Mit dem Markenbegriff ist nicht die Firmierung des Herstellers gemeint. Also beispielsweise "Volvic", nicht "Danone Sportswater Deutschland GmbH". Die Codierung der Marke in der Artikelnummer ist für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Filter verwendet werden kann. Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.

Die Marke sollte so eingetragen werden, wie sie im Namen des Produkts verwendet wird, beispielsweise "Becks", nicht "Beck’s"

Markennamen sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Marke nicht doppelt registriert wird.

Bezeichnung

Die Bezeichnung bildet später die dritte Zifferngruppe bestehend aus zwei bis vier Ziffern. Mit der Bezeichnung sind alle wesentlichen Informationen des Artikels gemeint, die nicht die Darreichungsform betreffen. Die Codierung der Bezeichnung in der Artikelnummer ist für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Suchbegriff verwendet werden kann. Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht

Die Bezeichnung sollte keinesfalls Angaben über die Marke oder Einheit enthalten, dazu ist ein gesondertes Feld vorhanden, die dafür genutzt werden, beispielsweise "Pils", nicht jedoch "Krombacher Pils" oder "Pils 0,33 l". Ebenso sollten Verpackungsmaterial und Darreichungsformen nicht in der Bezeichnung erscheinen, beispielsweise "Gourmet" oder "PET".

Gleichartige Bezeichnung sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Bezeichnung nicht doppelt registriert wird, beispielsweise sollte es durchgehend "Pils" oder "Pilsener" heißen, nicht "Pils" und "Pilsener" im Wechsel.

Zusatz

Der Zusatz hat keinen direkten Einfluss auf die Artikelnummer. Sie beeinflussen teilweise die Gebindekennziffer. Der Zusatz kann direkt als Suchbegriff verwendet werden kann. Im Zusatz werden Informationen hinterlegt, welche die Unterscheidung von Artikeln vereinfachen, jedoch keine qualitativen Unterschiede des Artikels darstellen, beispielsweise "PET" oder "Gourmet".

Der Zusatz sollte keinesfalls Angaben enthalten, die auf Verschiedenartigkeit hindeuten, beispielsweise "Medium" und "Still". Er enthält hingegen Angaben, die in der Bezeichnung nicht verwendet werden, um die Gleichartigkeit von Artikeln für den Import erkennbar zu machen. Angaben im Zusatz werden später im Artikelstamm der Bezeichnung zugefügt. Der Zusatz wird also nur für den Import verwendet.

Inhalt und Einheit

Der Inhalt wird in den Feldern Flasche/Fass und Kasten angegeben. Die Bezeichnung des Gebindes wird in Einheit angegeben. Ob aus einem Großgebinde ein Teilgebinde abgeleitet werden soll wird im Feld Ableiten vermerkt.

Flasche oder Fass

Bei allen Gebinden, die Teilgebinde enthalten, wird der Inhalt eines Teilgebindes angegeben, beispielsweise "0,33" für eine Flasche mit 0,33l Inhalt. Enthält ein Artikel keine Teilgebinde, wird der Inhalt des Artikels angegeben, beispielsweise "30" für ein Fass mit 30,00l Inhalt.

Es dürfen nur Dezimalzahlen eingegeben werden. Die Zahl der Nachkommastellen darf variieren, die Angabe einer Maßeinheit ist nicht erlaubt.

Kasten

Im Feld Kasten wird dann die Anzahl der Teilgebinde im Großgebinde angegeben, beispielsweise "24" für einen Kasten mit 24 Flaschen.

Es dürfen nur ganze Zahlen eingegeben werden.

Einheit

Die Angaben für Großgebinde müssen "Fass", "Kasten" oder "Sixpack" lauten, die Angabe von Einzelgebinden oder anderen Verpackungsformen ist frei wählbar.

Gleichartige Bezeichnung sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Bezeichnung nicht doppelt registriert wird, beispielsweise sollte es durchgehend "Packung" oder "Karton" heißen, nicht "Packung" und "Karton" im Wechsel. Auch unterschiedliche Abkürzungen sind problematisch, "Pkg" und "Pack.".

Teilgebinde ableiten

Bei allen Gebinden, die Teilgebinde enthalten, kann die Ableitung des Teilgebindes als eigenständiger, mit dem Großgebinde verknüpfter Artikel beim Import durchgeführt werden. Dabei wird dem Teilgebinde die Eigenschaft Lagerartikel der Wert "Nein" zugeordnet. Alle anderen Artikel mit einer Lieferantenverknüpfung werden als Lagerartikel deklariert.

Der Flaschenpreis, sofern angegeben, wird dem Teilgebinde zugeordnet, ansonsten aus dem Kastenpreis abgeleitet.

Ableiten

Die Ableitung wird durchgeführt, wenn Ableiten mit "Ja" gefüllt wird.

Bei bestimmten Gebindetypen ist die Ableitung jedoch problematisch, beispielsweise Sixpacks, Kästen mit Sixpacks oder 11er Kästen. Diese Gebinde werden in der Regel nur am Stück verkauft. Insbesondere bei der Erfassung von Barcodes von Teilgebinden dieser Artikel kommt es zu falschen Zuordnungen.

Die Ableitung sollte dann nicht durchgeführt werden, dazu muss Ableiten auf "Nein" gesetzt werden.

Barcode

Der acht- oder dreizehnstellige EAN-Barcode kann für die leichtere Erfassung insbesondere im Kassensystem eingetragen werden. Die Angabe ist optional.

Bei der Konvertierung von CSV- Dateien in Excel- Tabellen werden Barcodes als längere Zifferngruppen angesehen und in der wissenschaftlichen Notation als Exponentialzahl, beispielsweise "1,2354E+20" dargestellt. Beim Speichern gehen dabei jedoch Teile der Information verloren. Das Format der betroffenen Spalten muss daher vor JEDEM Speichern als Zahl mit 0 Dezimalstellen definiert werden. Es ist daher ratsam, nur im nativen Excel-Tabellenformat zu arbeiten.

Der Barcode des Artikels geht beim Ableiten auf das Teilgebinde über, da dort der Barcode vorhanden ist. Durch die Verknüpfung des Teilgebinde mit dem zugehörigen Großgebinde kann der Barcode auch beim Erfassen von Großgebinden genutzt werden.

Mehrwertsteuer

Die Zuordnung eines Artikels zu einem Mehrwertsteuersatz kann als "Voll", "Halb" und "0" erfolgen. Als "Voll" gilt der normale Steuersatz (Stand 2019 in Deutschland: 19%), als "Halb" der ermäßigte Steuersatz (Stand 2019 in Deutschland: 7%) und als "0" mehrwertsteuerbefreite Artikel.

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Sobald Sie die notwendigen Daten in die Tabelle eingegeben haben, überschreiben Sie die Vorlage, indem Sie die Datei im .CSV-Format im selben Ordner und unter demselben Namen speichern. Die Exportoptionen müssen dabei in ihrem Tabellenkalkulationsprogramm wie folgt gewählt werden: als Feldtrenner muss das Semikolon ; verwendet werden, als Texttrenner darf Zeichen eingegeben sein.

Nach Fertigstellen einer Vorlagendatei kann diese für den Import zugewiesen werden. Nummernkreise für Artikelnummern werden wie folgt unterteilt:

Warengruppe: Sortierung nach Produktart, beispielsweise „1“ für “Biere“
Hersteller: Sortierung nach Hersteller, beispielsweise „15“ für „Becks“
Artikel: Sortierung nach Artikel, beispielsweise „01“ für „Pils“

Die Packungsgröße in Form der Gebindeendziffern wird durch die Anzahl der Flaschen in einem Kasten oder die Literzahl von Flaschen und Fässern generiert. Informationen zum Endziffernsystem finden sich unter Stammdaten strukturieren. Die Importdatei wird eingelesen und die Importdaten angezeigt. Daten können direkt in der Tabelle bearbeitet werden. Ein bestehender Artikelstamm kann optional mit Artikelstamm leeren gelöscht werden^[2]. Dies kann genutzt werden, um Demodaten aus der Installation zu entfernen. Die eingelesenen Daten können nun mit Daten aufbereiten im Artikelstamm gespeichert werden. Die Anwendung zeigt nach dem Übernehmen eine Zusammenfassung an.

Spalte	Datentyp	Hinweise
Warengruppe	Zeichen	max. 80
Marke	Zeichen	max. 80
Artikel	Zeichen	max. 80
Zusatz	Zeichen	max. 10
Flasche/Fass	Dezimalzahlen	ohne Einheit
Kasten	ganze Zahlen
Einheit	Zeichen	max. 10
Ableiten	Auswahl	Ja/Nein
Barcode	Zeichen	max. 20
MwSt	Auswahl	Voll/Halb,0
Pfand	ganze Zahlen
Gewicht	Dezimalzahlen	ohne Einheit
Kategorie	Zeichen	max. 20
Reihe	Auswahl	1-5
Fremd Nr. 1	Zeichen	max. 20
Fremd Nr. 2	Zeichen	max. 20
Preis	Dezimalzahl	Ohne Einheit
Flaschenpreis	Dezimalzahl	Ohne Einheit
Lieferant	Zeichen	max. 20
Bestell Nr.	Zeichen	max. 20
Einkaufspreis	Dezimalzahl	Ohne Einheit

Einen Stamm importieren

Der Dialog Stamm einlesen nach einem erfolgreichen Stammdatenimport

Im Register „Stamm einlesen“ ist das Importieren von Waren und Kontakten möglich. Das Vorgehen ist dabei dasselbe wie beim Import von Artikeldaten. Um Stammdaten zu importieren, muss im Auswahlfeld „Stammdatentyp“ ausgewählt werden, welche Art von Stammdaten importieren werden soll. Mit wird eine Vorlagendatei (CSV) im Vorlagenordner der Installation erstellt und anschließend automatisch zur Bearbeitung in einem Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet. Die Feldvorgaben sind in der Vorlagendatei enthalten.

Als Datentypen sind möglich:

Datentyp	Erläuterungen
Zeichenkette	Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Punkt und Komma. Keine Sonderzeichen (Hochkomma, Anführungszeichen, Semikolon und Zeilenwechsel)Die maximale Zeichenanzahl wird in der Klammer angegeben
Ganzzahl	Positive oder negative Zahlen ohne Nachkommastellen
Fließkommazahl	Positive oder negative Zahlen mit beliebig vielen Nachkommastellen

Bei einigen Feldern ist eine gültige Eingabe nur innerhalb eines angegebenen Wertebereichs erlaubt. Sobald Sie die notwendigen Daten in die Tabelle eingegeben haben, überschreiben Sie die Vorlage, indem Sie die Datei im CSV-Format im selben Ordner und unter demselben Namen speichern. Die Exportoptionen müssen dabei in ihrem Tabellenkalkulationsprogramm wie folgte gewählt werden:

Als Feldtrennzeichen muss das Semikolon (";") verwendet werden
Als Texttrennzeichen darf kein Zeichen eingegeben sein.

Nach Fertigstellen einer Vorlagendatei kann diese für den Import zugewiesen werden. Die Importdatei kann nun eingelesen werden. Die Importdaten werden angezeigt und können in der Tabelle bearbeitet werden. Optional kann ein bestehender Datenstamm mit Stamm leeren gelöscht werden^[3].

Die eingelesenen Daten können nun gespeichert werden. Die Anwendung zeigt nach dem Sichern in der Liste unter Daten aufbereiten eine Zusammenfassung an.

Probleme beim Import

Grundsätzlich gelten für Importdateien folgende Vorschriften:

Vorhandene Datensätze werden beim Import übersprungen
Entspricht die Importvorlage nicht den Formatvorschriften, wird der Import abgebrochen
Ist ein Importdatensatz fehlerhaft, wird der Import abgebrochen
Der verwendete Zeichensatz der Importdatei muss dem ANSI- Standard entsprechen, ASCII- Formate müssen zuvor konvertiert werden. Feldinhalte dürfen nicht durch Anführungszeichen oder andere Delimiter^[4] eingeschlossen werden und dürfen auch keine solchen enthalten und müssen durch ein Semikolon, nicht aber durch ein Komma, getrennt werden
Bei doppelt vorhandenen Primärindizes, also identischen Artikelnummern oder Kundennummern in der Importdatei, wird der Import abgebrochen
Wenn Primärindizes Sonderzeichen enthalten, wird der Import abgebrochen
Wenn alphanumerische Felder mit mehrdimensionalen Zeichenketten gefüllt werden sollen, welche Zeilenvorschübe oder Steuerzeichen enthalten, wird der Import abgebrochen
Wenn ein Feld mit Sonderzeichen, insbesondere Prozentzeichen oder Anführungszeichen, beginnt, wird der Import abgebrochen
Wenn sich ein Feldwert nicht innerhalb des Wertebereichs des Zielfeldes befindet, wird der Import abgebrochen. Integerfelder dürfen nicht mit Fließkommawerten gefüllt werden, Nachkommastellen von Fließkommawerten müssen durch ein Komma getrennt werden. Boolesche Felder dürfen nur mit den Werten „WAHR“ oder „FALSCH“ gefüllt werden. Feldwerte vom Typ Integer oder Float dürfen nur mit Zahlwerten gefüllt werden
Unstrukturierte Binärwerte (Grafiken und Memofelder) können nicht importiert werden
Bei einigen Feldern ist eine gültige Eingabe nur innerhalb eines angegebenen Wertebereichs erlaubt. Der Import wird bei Werten außerhalb der Definition nicht abgebrochen, jedoch können die Daten falsch interpretiert oder nicht verarbeitet werden. Dies betrifft insbesondere Datenfelder, die nur mit dem Inhalt „Ja“ oder „Nein“ gefüllt werden dürfen
Wenn die Anzahl der Felder pro Datensatz nicht mit den Feldern der Importdatei übereinstimmen, wird der Import abgebrochen
Der Importvorgang wird mit einer Fehlermeldung abgeschlossen, wenn die Importdatei nach dem letzten Importdatensatz einen Zeilenumbruch enthält. Ist die Zahl der importierten Datensätze mit den Datensätzen der Importdatei identisch, kann die Fehlermeldung ignoriert werden

Bei einem Abbruch werden die Anzahl der importierten Datensätze und die Abbruchstelle des Imports ausgegeben. Diese Angaben können zum Auffinden der Fehlerstelle in der Datei verwendet werden. Bei anhaltenden Problemen mit Importdateien empfiehlt es sich, Kontakt mit dem Hersteller aufzunehmen. Dieser kann in der Regel Fehlerquellen lokalisieren und korrigieren. Insbesondere wenn aus älteren Systemen ohne entsprechende Dateiausgabe Daten extrahiert werden sollen, ist die Kontaktaufnahme zum Hersteller unumgänglich. Dieser kann dann eine Einschätzung abgeben, ob und wenn, mit welchem Aufwand eine Datenaufbereitung möglich ist.