Lieferantenstamm
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Im Lieferantenstamm werden u.a. das Sortiment eines Lieferanten sowie Bestellungen an diesen verwaltet und gepflegt. Die Lieferantenverwaltung kann im Menü Stammdaten → 
Lieferanten, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F9 aufgerufen werden.
Liste
Im Register Liste werden alle Datensätze des Lieferantenstammes angezeigt. Beim Start des Moduls sind die Datensätze ihrer Nummer entsprechend aufsteigend sortiert; der erste Datensatz wird automatisch angewählt. Die weiße Informationsleiste am oberen Rand des Moduls zeigt nach dem Starten des Moduls die Basisinformationen über den ersten Datensatz des Datenstammes an und wird beim Wechsel des Datensatzes aktualisiert.
Die Schriftfarbe in der Informationsleiste unterscheidet sich bei Kunden (Rot), Lieferanten (Blau), Ware (Grün), Pfand (Orange) und Benutzer (Violett).
Der Listendruck kann mit 
Druck oder Strg + P aufgerufen werden.
Datensätze finden
Durch Anklicken kann ein Datensatz manuell ausgewählt werden. Nach einem Doppelklick auf einen Artikel, wird dieser im Register Eingabe angezeigt.
Um Datensätze zu finden, kann die SQL-basierte Suchfunktion durch 
oder Strg + F im Navigationsbereich verwendet werden. Im Eingabefeld des Dialogs kann ein beliebiger Wert eingegeben werden[1], die Suche wird in den rechts neben dem Eingabefeld verzeichneten Datenfeldern durchgeführt. Die Auswahl kann durch das Abwählen von Feldern eingeschränkt werden.
Die Suche wird durch 
Start oder ↵ gestartet. Die Ergebnisse werden in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder ↵ wird der markierte Datensatz im Register angewählt.
Spalten anpassen
Die Listenansicht des Registers kann angepasst werden, indem die Breite der Spalten verändert wird oder Spalten zur Anzeige zugefügt oder entfernt werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anfassen der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus durchgeführt. Die Änderungen werden beim Beenden des Moduls automatisch gespeichert. Um Spalten zuzufügen oder zu entfernen, kann ein Dialog mit 
Layout geöffnet werden.
Mit den horizontalen Tasten des Steuerkreuzes werden Tabellenfelder in die linke Liste verschoben, um sie anzuzeigen, oder in die rechte Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen geändert. Die Bearbeitung wird mit 
Sichern übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.
Eingabe
Das Register Eingabe zeigt alle Informationen eines ausgewählten Datensatzes an und dient zur Bearbeitung von diesem Datensatz[2].
Das Informationsfeld am unteren rechten Rand des Moduls gibt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze und die Position des angezeigten Datensatzes innerhalb des Datenstamms an.
Im Memofeld rechts können Notizen festgehalten werden.
Neue Datensätze anlegen
Um einen neuen Datensatz anzulegen, ist es sinnvoll, im Datenstamm zunächst an eine Stelle zu navigieren, an der ein ähnlicher Datensatz vorhanden ist. Dadurch kann die Nummernautomatik optimal genutzt werden. Die Neuanlage wird mit 
Neu in der Navigationsleiste oder Strg + N eingeleitet. Im Dialog „Lieferant anlegen" müssen dann die gewünschte Lieferantennummer und Suchbegriff sowie Kennung und Kreditorennummer eingegeben werden. Die Kennung ermöglicht das Kategorisieren von Datensätzen und kann zu Sortierzwecken verwendet werden.
Drücken Sie auf 
OK, um den Lieferanten in den Gruppen Kontakt und Konditionen zu vervollständigen.
rechts des jeweiligen Anzeigefeldes in der Informationsleiste ändern.Adressdaten
Bei Firmenanschriften bleibt das Feld Vorname leer, im Feld Zusatz kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil „Name“ oder „Firmierung“ immer im Feld Name eingetragen wird.
Durch einen Klick auf 
(hinter dem Eingabefeld Anrede) stehen Optionen zum Kopieren der Einträge des Datensatzes in die Zwischenablage des Betriebssystems zur Verfügung. Die Daten können dann auch in anderen Anwendungen verwendet werden. Alternativ wird mit Strg + A die Postanschrift kopiert; mit der Tastenkombination Strg + ⇑ + A werden zusätzlich die Teledaten in die Zwischenablage übertragen.
Zusatzadressen
Einem Datensatz können beliebig viele Adressen zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusätzliche Adressen“ verwaltet, welcher mit der Schaltfläche 
hinter dem Eingabefeld Vorname geöffnet wird.
Mit Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Zusatzadressen können mit 
oder Strg + D gelöscht werden.
Zusatzadressen werden im Auswahlfeld Adresstyp, beispielsweise „Lieferung“ oder „Rechnung“ einem bestimmten Einsatzbereich zugeordnet. Ist für eine Kategorie keine Zusatzadresse hinterlegt, wird die Standardadresse für den Belegdruck verwendet. Ist eine einzelne Zusatzadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Standardadresse. Sind mehrere Zusatzadressen des gleichen Typs hinterlegt, wird vor dem Ausdruck ein Dialog mit den verfügbaren Zusatzadressen angeboten. Die Standardadresse wird bei Vorhandensein einer Zusatzadresse eines Adresstyps ignoriert. Soll sie jedoch wahlweise genutzt werden, muss sie als Kopie für den Adresstyp erstellt werden.
Um Adressen besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für die Adresse eingetragen. Mit der Schaltfläche 
hinter dem Eingabefeld Telefon wird die Telefonnummer an die TAPI-Schnittstelle[3] übergeben.
Teledaten
Zusätzlich zu der Postanschrift sollten Telefon- und ähnliche Daten angegeben werden. Hierfür stehen die Felder Telefon, Telefax, Mobilfunk, E-Mail, Internet (d.h. Internetadresse des Lieferanten), Ansprechpartner und Vertreter zur Verfügung.
Zusatzdaten
Einem Datensatz können beliebig viele Teledaten zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusatzdaten“ verwaltet, welcher mit (hinter dem Eingabefeld Ansprechpartner) geöffnet wird.
Mit Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch
Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und einen Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit Löschen oder Strg + D gelöscht werden.
Um Datensätze besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für den Kontakt eingetragen. Das Auswahlfeld Kategorie definiert die Art des Eintrages (Telefon, Telefax, E-Mail, Internet). Je nach Eintrag löst ein Klick auf die Schaltfläche hinter dem Eingabefeld eine andere Aktion aus:
- Ist die Kategorie Telefon gewählt, wird die Telefonnummer an die TAPI-Schnittstelle übergeben.
- Ist die Kategorie Telefax gewählt, wird die Telefaxnummer in die Zwischenablage kopiert.
- Ist die Kategorie
E-Mail gewählt, wird das externe E-Mail-Programm gestartet. - Ist die Kategorie
Internet gewählt, wird der Internetbrowser gestartet.
Bankdaten
Die Bankdaten werden für Lastschriften und Überweisungen benötigt. Im Eingabefeld Steuer Nr. kann die Steuernummer, im Eingabefeld Bank der Name der Bank und im Eingabefeld IBAN [4] die Kontoverbindung eingetragen werden. Im Eingabefeld Bankeinzug kann eingestellt werden, ob eine Lastschriftermächtigung oder ein Abbuchungsauftrag vorliegt. Wird die Option Kein Einzug ausgewählt, ist SEPA deaktiviert.
Konditionen
- Im Eingabefeld Zahlweise kann eine Beschreibung der Zahlweise eingetragen oder aus den Vorlagen der Konfiguration übernommen werden.
- In den Eingabefeldern Nettotage und Skontotage können Zahlungsziele in Tagen eingetragen werden. Wird kein Zahlungsziel gewährt, sollte für Nettotage eine 0 eingetragen werden. Wird kein Skonto gewährt, sollte in Skontotage eine 0 eingetragen und der Skontosatz ebenfalls auf 0 gesetzt werden. Wird Skonto gewährt, kann der Skontosatz in Prozent eingetragen werden.
- In den Eingabefeldern Rabatt 1-5 können Rabattsätze in Prozent eingetragen werden und später in Aufträgen optional aktiviert werden. Soll ein Rabatt automatisch berechnet werden, kann dieser im Eingabefeld Rabatt Fix eingetragen werden.
- Ist die Option GEDAT Lieferant gewählt, so können für den Lieferanten die entsprechende GEDAT-Identifikation und GLN eingetragen werden.
- Die Optionen unter Bestellweg bestimmen die Ausgabe der Lieferantenbestellungen.
- Unter Barlieferant (Nachnahme) wird gewählt, ob Transaktionen mit dem Lieferanten bar bzw. per Nachnahme vergütet werden.
- Mithilfe der Optionsgruppe Frachtkosten berechnen können die Frachtkosten eines Lieferanten einbezogen werden.
- In das Eingabefeld Kunde kann eine Verknüpfung zu einem bestehenden Kundendatensatz eingefügt werden. Dadurch kann im Dialog Umsatzstatistik die Berechnung von Rückvergütungsanforderungen durchgeführt werden.
- In das Eingabefeld KR Nr. kann eine alternative Lieferantennummer eingegeben werden, die als Kreditorennummer im DATEV-Export genutzt werden kann.
- Im Eingabefeld Limit kann eine individuelle Saldenbeschränkung für jeden Datensatz gesetzt werden. Wird kein Limit eingetragen ist der Verfügungsrahmen unbegrenzt.
- Das Anzeigefeld Guthaben enthält Angaben über Guthaben beim Lieferanten nach Überzahlungen oder Gutschriften.
- Das Anzeigefeld Umsatz zeigt die bisher erzielten Umsätze.
Das Anzeigefeld Saldo am rechten oberen Rand des Moduls zeigt die Summe der offenen Posten. Das Anzeigefeld Limit zeigt den noch verfügbaren Betrag des festgelegten Limits.
Das Memofeld am rechten Rand des Registers kann genutzt werden, um Notizen zu hinterlegen.
Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.
Bearbeiten von Datensätzen
Um Daten zu bearbeiten, muss nach der Anwahl des gewünschten Datensatzes zunächst der Bearbeitungsmodus mit Editieren in der Navigationsleiste oder Strg + E aktiviert werden. Das Bearbeiten von Suchbegriffen oder Kennungen ist dialogbasiert durch in der Informationsleiste rechts von dem Suchbegriff bzw. der Kennung möglich.
Wird während der Bearbeitung zu einem anderen Datensatz gewechselt, werden alle Änderungen am vorigen Datensatz automatisch übernommen. Im Editiermodus kann also ohne manuellem Speichern zwischen Datensätzen gewechselt werden.
Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.
Datensätze finden
Das Finden von Datensätzen ist auch dialogbasiert möglich, wenn im Register Eingabe ein Datensatz gefunden werden soll[5]. Die SQL-basierte Suchfunktion kann am rechten oberen Rand der Informationsleiste durch neben dem Namen oder mit Strg + F aufgerufen werden.
Mit 
oder Bild ⇑ kann zum vorigen und mit 
oder Bild ⇓ zum nächsten Datensatz geblättert werden; mit 
oder Strg + Bild ⇑ gelangt man zum ersten, mit 
oder Strg + Bild ⇓ zum letzten Datensatz.
Umsatzstatistik
Umsatzstatistiken ermöglichen einen Überblick über die bezogenen Waren bei dem Lieferanten innerhalb eines Zeitraumes. Der Umsatzdialog wird mit 
Umsatz im Navigationsbereich geöffnet.
Um eine Umsatzstatistik zu erstellen, muss der Zeitraum für die Statistik angegeben und der Statistiktyp ausgewählt werden. Es können Umsätze oder Erträge dargestellt werden. Des Weiteren steht eine Selektion der Gratiswaren zur Verfügung.
- Bei der Auswahl Verkauf werden alle Umsätze aus dem Liefersortiment des Lieferanten ermittelt. Ob der Lieferant die Waren auch geliefert hat, ist dabei unerheblich. Daher sollte die Auswahl Verkauf insbesondere bei Herstellern angewendet werden.
- Bei der Auswahl Einkauf werden alle Bestellungen des Lieferanten ermittelt. Ob die Waren auch verkauft wurden, ist dabei unerheblich.
Die Statistik wird mit Start erstellt. Die Zusammenstellung kann, insbesondere wenn Strukturartikel zu berücksichtigen sind, einige Zeit beanspruchen. Ein Fortschrittsdialog zeigt den Verarbeitungsstatus an. Dieser Prozess kann nicht unterbrochen werden.
Eine Umsatzstatistik kann mit 
Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.
Eine Besonderheit in der Lieferantenverwaltung ist die Verwendung der Umsatzdaten für die Erstellung von Rückvergütungsanforderungen. Dazu muss in der Gruppe Rückvergütung ein Artikel hinterlegt werden, der für die Rechnungserstellung genutzt werden kann. Auf der Preisbasis dieses Artikels wird dann anhand der Wahl des Faktors Umsatz, Volumen oder Masse in der Gruppe Export die Rückvergütungssumme berechnet. Mit der Schaltfläche 
(Rückvergütung in Auftrag übernehmen) hinter dem berechneten Gesamtbetrag wird ein Auftrag mit dem verknüpften Debitorenkonto des Lieferanten erstellt und die Rückvergütung erfasst.
Dokumentenverwaltung
Siehe auch Dokumentenverwaltung
Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Lieferanten zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht kann über 
Dateien oder Strg + T geöffnet werden.
Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.
Um einen neuen Eintrag zur Tabelle zuzufügen, klicken Sie auf Eintrag oder Strg + N und wählen Sie eine beliebige Datei aus. Wird ein Eintrag in der Tabelle ausgewählt zeigt die Anwendung in der Statusanzeige an, welches Programm zur Bearbeitung der Datei vom Betriebssystem verknüpft wurde. Um eine Datei aus dem Tabellenverzeichnis zu öffnen, kann die Datei angewählt und durch 
Öffnen oder Strg + O verwendet werden. Die
Datei kann auch durch einen Doppelklick gestartet werden. Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.
Dateien des Typs RTF werden von der Anwendung mit dem integrierten Texteditor gestartet. Dieser Texteditor ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Das Erstellen von Texten im Texteditor ist mit Text oder Strg + T möglich.
Um einen Eintrag aus der Tabelle zu entfernen, kann der Eintrag angewählt und mit Löschen oder Strg + D entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit Nein beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch[6] gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit Ja beantwortet werden. Die Dokumentenverwaltung kann mit 
Ende oder Strg + W geschlossen werden.
Sortiment
Im Register Sortiment kann das Lieferprogramm des aktuellen Lieferanten eingesehen und bearbeitet werden. Ein Artikel kann, sofern er von mehreren Lieferanten bezogen wird, in der Warenverwaltung den entsprechenden Lieferanten zugeordnet werden.
Es können nur Artikel verknüpft werden, die bereits im Warenstamm angelegt wurden. Um einen neuen Artikel zum Sortiment des aktuellen Lieferanten hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie das Anlegen mit Neu im Navigationsbereich oder Strg + N.
- Geben Sie im Eingabefeld Art. Nr. die interne Artikelnummer des gewünschten Artikels an und bestätigen Sie mit ↩. Wird die Nummer falsch oder unvollständig eingegeben, öffnet sich ein Suchdialog. Wählen Sie den gewünschten Artikel aus.
- Geben Sie die externe Artikelnummer des Lieferanten im Eingabefeld Bst. Nr. ein.
- Geben Sie unter Bst. Bezeichn. eine Bezeichnung für den Artikel ein. Sie können die Schaltfläche
(Artikelbezeichnung übernehmen) hinter dem Eingabefeld verwenden, um wahlweise den Suchbegriff oder den Artikeltext des Artikels aus dem Warenstamm zu übernehmen. Sie können auch eine neue Bezeichnung eingeben. - Geben Sie im Eingabefeld Staffel die übliche Bestellmenge für den Artikel ein. Diese Menge kann als Standardwert in Bestellungen verwendet werden.
- Geben Sie im Eingabefeld Minimum die zugelassene Mindestbestellmenge für den Artikel ein. Dies kann beispielsweise die kleinste Verpackungseinheit sein. Mit der Schaltfläche können Sie den Artikel sofort für die Bestellung beim aktuellen Lieferanten vormerken und in der Bestellverwaltung verarbeiten.
- Geben Sie den Einkaufspreis des Artikels bei diesem Lieferanten im Eingabefeld Netto EK ein.
- Speichern Sie die Eingaben mit Sichern oder Strg + S.
Um einen bereits verknüpften Artikel in der Tabelle zu finden, muss die gesamte Artikelnummer im Feld Finden eingegeben werden. Die Suche wird mit 
oder Strg + F durchgeführt.
Sollte es sich bei dem aktuellen Lieferanten nicht um den Hauptlieferanten des gewählten Artikels handeln, kann er über die Schaltfläche 
zum Hauptlieferanten des Artikels gewandelt werden. Es ist auch möglich, den Lieferanten als Hauptlieferanten für alle Artikel, die sich in seinem Sortiment befinden, zu setzen. Dies geschieht über einen Rechtsklick 
in die Tabelle und Auswahl der Funktion Den Lieferanten dieses Sortiments als Hauptlieferant für alle Artikel deklarieren.
Erhält ein Artikel einen neuen Einkaufspreis, kann dieser mithilfe der Schaltfläche 
rechts daneben an den Artikelstamm übergeben und der neue Verkaufspreis kalkuliert werden. Weiterhin ist es möglich die Einkaufspreise aller im Sortiment befindlicher Artikel an den Artikelstamm zu übergeben. Dies geschieht über einen Rechtsklick in die Tabelle und Auswahl der Funktion Die Einkaufspreise dieses Sortiments auf Artikel anwenden.
Bestellung
In dem Register Bestellung können Bestellungen bei Lieferanten eingesehen und weiter verarbeitet werden. Da dies sowohl mit dem Lieferantenstamm als auch mit der Bedarfsprüfung zusammenhängt, wird das Register unter Bestellverwaltung gesondert erläutert.
Sonderfunktionen
Zur weiteren Verarbeitung eines Datensatzes stehen Sonderfunktionen zur Verfügung, die aus jedem Register abrufbar sind.
Diese können über das Optionsmenü Sonderfunktionen - rechts der Lieferantennummer - ausgeführt werden.
Datensatz duplizieren
Datensätze können dupliziert werden. Wählen Sie dafür den zu duplizierenden Lieferanten im Register Liste aus und führen Sie die entsprechende Sonderfunktion aus.
Es öffnet sich der bekannte Dialog Lieferant anlegen:
Folgende Eigenschaften werden nicht dupliziert:
- Lieferantennummer
- Suchbegriff
- Kennung
- Umsatz
- Saldo
- Guthaben
Export nach DATEV
Die Anwendung bietet den Export des Datensatzes im Textformat an. Diese Exportdatei kann von einem Buchhaltungssystem importiert werden.
Es kann ein einzelner, im Register Liste angewählter Datensatz oder alle Datensätze exportiert werden. Wählen Sie dafür eine der beiden Sonderfunktionen aus[7]: Datensatz als Vorlagendatei exportieren oder Alle Datensätze als Vorlagendatei exportieren
Bestätigen Sie gegebenenfalls die Warnung "Soll ein DATEV-Exportdatensatz angelegt werden?". Anschließend muss ein Speicherort gewählt werden. In dem darauf folgenden Dialog können dann die benötigten Felder ausgewählt werden:
Das Steuerkreuz des Dialogs ermöglicht die Übernahme von Tabellenfeldern in die Exportdatei und die Sortierung der Exportreihenfolge. Die zentrale Taste 
des Steuerkreuzes fügt ein Leerfeld in die Liste der angezeigten Felder ein. Mit Sichern wird die Konfiguration für die Zukunft gespeichert und der Export gestartet.
Datensatz löschen
Auch das Löschen eines Datensatzes ist möglich. Wählen Sie dafür den zu löschenden Lieferanten im Register Liste aus und führen Sie die entsprechende Sonderfunktion aus.
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Fußnoten:
- ↑ Sucheingaben sollten nur ein Wort umfassen. Sonderzeichen können nicht verwendet werden.
- ↑ Das Ändern der Lieferantennummer ist nicht möglich.
- ↑ Details über TAPI entnehmen Sie der Dokumentation des Betriebssystems.
- ↑ Alternativ können Bankleitzahl und Kontonummer in den jeweiligen Feldern eingegeben und die IBAN mit berechnet werden.
- ↑ Es muss dann nicht in das Register Liste gewechselt werden.
- ↑ Die Dateien werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!
- ↑ Hierzu muss die DATEV-Schnittstelle aktiviert sein