Vorbereitungen für die E-Rechnung
In diesem Abschnitt werden die notwendigen Vorbereitung zur Nutzung der E-Rechnung beschrieben. Dabei werden die notwendigen Vorbereitungen für das Erstellen und das Empfangen von E-Rechnungen behandelt.
Grundlegendes
Für die Nutzung der E-Rechnungsfunktionalität müssen die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden. Im Gegensatz zu Angaben auf Belegen auf Papier oder als PDF sind die Vorgaben für Angaben zum Unternehmen und Konditionen sehr genau definiert.
Voraussetzungen für den Versand von E-Rechnungen
Die Empfänger von E-Rechnungen werden diese prüfen und bei nicht korrekter Ausführung zurückweisen, also nicht bezahlen.
Daher sollten die Einstellungen sorgfältig kontrolliert und Korrekturen vor der Ausfertigung einer E-Rechnung durchgeführt werden.
Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen
Beim Empfang von E-Rechnung muss die Zuordnung zu einem Lieferanten möglich sein.
Aktualisierung der Basisdaten
Zahlweisen
In den Einstellungen, Register Hilfstabellen, Unterregister Zahlweisen müssen die Codes für hinterlegte Zahlweisen korrekt zugeordnet werden. Nicht notwendige Zahlweisen müssen entfernt werden. Doppelte Einträge müssen entfernt werden. Es wird empfohlen, die als Referenz angegebenen Angaben zu verwenden.
Eine genaue Beschreibung steht hier
Firmierung
In den Einstellungen, Register Firma müssen Steuernummer und, sofern vorhanden, USt.-Identnummer in den vorgesehenen Feldern angegeben werden. Die Angabe der Steuer Nr. unter "Inhaber" ist für den Belegdruck vorgesehen.
Die Handelsregisterangabe muss, sofern vorhanden, im Feld "Registrierung angegeben werden.
Die Bankverbindung muss angegeben werden, wenn Kunden überweisen.
Eine genaue Beschreibung steht hier
Aktualisierung der Kundendaten
Zahlweise
Zahlweise und Zahlungsziele müssen geprüft, korrigiert und den Vorgaben werden.
Eine genaue Beschreibung steht hier
Leitweg-Identnummer
Eine Leitweg-Identnummer kann für den E-Rechnungsversand angegeben werden:
- Hinter der Option "E-Rechnung"
- In einer, für den Rechnungsversand vorgesehene, Zusatzadresse
Eine E-Mailadresse muss für den E-Rechnungsversand angegeben werden:
- Eine allgemeine E-Mailadresse
- Eine E-Mailadresse bei einer zusätzlichen Rechnungsadresse
- Eine E-Mailadresse bei einer zusätzlichen Kontaktangabe
Eine genaue Beschreibung steht hier
Steuernummer
Eine Steuernummer des Kunden muss angegeben werden.
Bankverbindung
Eine IBAN und die Einzugsart muss angegeben werden, sofern der Kunde per SEPA-Lastschrift bezahlt.
Eine genaue Beschreibung steht hier
Aktualisierung der Lieferantendaten
Zahlweise
Zahlweisen und Zahlungsziele müssen geprüft, korrigiert und den Vorgaben werden.
Eine genaue Beschreibung steht hier
Kundennummer beim Lieferant
Die Kundenummer bei dem Lieferanten muss als Lieferantennummer hinterlegt sein. Wenn bereits eine andere Nummer hinterlegt ist, muss ersatzweise das Feld „Suchbegriff“ verwendet werden.
Eine genaue Beschreibung steht hier.
Bankverbindung
Eine IBAN muss angegeben werden, sofern der Lieferant per SEPA-Überweisung bezahlt wird.
Eine genaue Beschreibung steht hier.
Typische Probleme
In diesem Abschnitt werden typische Probleme und ihre Ursache aufgeführt und auf den Artikel verwiesen, in dem die korrekte Konfiguration beschrieben wird.
Probleme bei der Erstellung von E-Rechnungen
In diesem Abschnitt werden Probleme beim Erstellen von E-Rechnungen an Kunden beschrieben. Bei falschen Angaben werden Empfänger diese zurückweisen, also nicht bezahlen.
Zahlweise falsch
- Problem: Es wird "Überweisung" anstatt der korrekten Zahlweise auf Rechnungen ausgegeben.
- Lösung: Für E-Rechnungen ist die eindeutige Zuordnung von Codes zu Zahlweisen erforderlich. Prüfen und korrigieren Sie die Zuordnung von Codes zu Zahlweisen. Prüfen Sie dann die Zuweisung der Zahlweise zu einem Kunden.
Eine genaue Beschreibung zur Zuordnung von Codes zu Zahlweisen steht hier Eine genaue Beschreibung zu Zahlweisen und Zahlungsziele steht hier
Unternehmensdaten falsch
- Problem: Es werden falsche Angaben zur Steuernummer oder anderer Unternehmensdaten auf Rechnungen ausgegeben.
- Lösung: Für E-Rechnungen sind korrekte Unternehmensdaten erforderlich. Prüfen und korrigieren Sie die Unternehmensdaten.
Eine genaue Beschreibung steht hier
Leitweg-Ident oder E-Mailadresse falsch
- Problem: Es wird eine falsche Leitweg-Ident oder E-Mailadresse ausgegeben.
- Lösung: Eine E-Mailadresse muss für den E-Rechnungsversand angegeben werden.
Eine genaue Beschreibung steht hier
Steuernummer oder IBAN fehlen
- Problem: Es werden keine Steuernummer oder IBAN ausgegeben.
- Lösung: Es müssen Steuernummer und IBAN für den E-Rechnungsversand angegeben werden.
Eine genaue Beschreibung steht hier
Steuernummer oder IBAN fehlen
- Problem: Es werden keine Steuernummer oder IBAN ausgegeben.
- Lösung: Es müssen Steuernummer und IBAN für den E-Rechnungsversand angegeben werden.
Eine genaue Beschreibung steht hier
Probleme beim Einlesen einer E-Rechnung
In diesem Abschnitt werden Probleme beim Einlesen von E-Rechnungen von Lieferanten beschrieben. Hier kommt es zu funktionalen Einschränkungen, wenn Angaben nicht korrekt zugeordnet werden können.
Lieferant wird nicht gefunden
- Problem: Der Aussteller einer Eingangsrechnung kann nicht gefunden werden.
- Lösung: Die Kundenummer muss als Lieferantennummer oder ersatzweise als Suchbegriff hinterlegt werden.
Eine genaue Beschreibung steht hier.