Lieferantenstamm

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Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen zu den einzelnen Registern des Lieferantenstamms und wie Sie diese verwenden können.

Im Lieferantenstamm werden u.a. das Sortiment eines Lieferanten sowie Bestellungen an diesen verwaltet und gepflegt. Die Lieferantenverwaltung kann im Menü Stammdaten → Lieferanten, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F9 aufgerufen werden.

Der Lieferantenstamm, hier mit dem Register Liste

Liste

Das Register Liste

Im Register Liste werden alle Datensätze des Lieferantenstammes angezeigt. Beim Start des Moduls sind die Datensätze ihrer Nummer entsprechend aufsteigend sortiert; der erste Datensatz wird automatisch angewählt. Die weiße Informationsleiste am oberen Rand des Moduls zeigt nach dem Starten des Moduls die Basisinformationen über den ersten Datensatz des Datenstammes an und wird beim Wechsel des Datensatzes aktualisiert.

Die Schriftfarbe in der Informationsleiste unterscheidet sich bei Kunden (Rot), Lieferanten (Blau), Ware (Grün), Pfand (Orange) und Benutzer (Violett).

Der Listendruck kann mit Druck oder Strg + P aufgerufen werden.

Datensätze finden

Durch Anklicken kann ein Datensatz manuell ausgewählt werden. Nach einem Doppelklick auf einen Artikel, wird dieser im Register Eingabe angezeigt. Hier können durch Betätigung des Mausrads Einträge aus der Liste angewählt werden.

Um Datensätze zu finden, kann die SQL-basierte Suchfunktion durch im Navigationsbereich oder Strg + F verwendet werden. Im Eingabefeld des Dialogs kann ein beliebiger Wert eingegeben werden, die Suche wird in den rechts neben dem Eingabefeld verzeichneten Datenfeldern durchgeführt. Die Auswahl kann durch das Abwählen von Feldern eingeschränkt werden.

Die Suche wird durch Start oder ↵ gestartet. Die Ergebnisse werden in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder ↵ wird der markierte Datensatz im Register angewählt.

Spalten anpassen

Die Listenansicht des Registers kann angepasst werden, indem die Breite der Spalten verändert wird oder Spalten zur Anzeige zugefügt oder entfernt werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anfassen der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus durchgeführt. Die Änderungen werden beim Beenden des Moduls automatisch gespeichert. Um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, kann ein Dialog mit Layout geöffnet werden.

Der Dialog Layout, in diesem Fall mit den Basiseinstellungen

Mit den horizontalen Tasten des Steuerkreuzes werden Tabellenfelder in die rechte Liste verschoben, um sie anzuzeigen, oder in die linke Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen geändert. Die Bearbeitung wird mit Sichern übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.

Saldeninformation eines Lieferanten

Am rechten oberen Rand des Moduls befinden sich die Anzeigefelder Saldo und Limit:

• Saldo zeigt die Summe der offenen Posten
• Limit zeigt den noch verfügbaren Betrag des festgelegten Limits

Der Knopf rechts der beiden Anzeigefelder öffnet einen Dialog, in dem Umsätze und Zahlungen des Kunden genauer aufgeschlüsselt sind:

Der Informationsdialog

Als Erledigt dieses Jahr gilt ein Auftrag erst, wenn dieser abgeschlossen wurde. Anzahlungen einer offenen Rechnung werden nur bei Zahlungen dieses bzw. letztes Jahr berücksichtigt.

Mit Klick auf Drucken können Sie den Saldo des ausgewählten Lieferanten ausdrucken.

Eingabe

Bearbeitung eines Lieferanten-Stammdatensatzes

Das Register Eingabe zeigt alle Informationen eines ausgewählten Datensatzes an und dient zur Bearbeitung von diesem Datensatz.

Das Informationsfeld am unteren rechten Rand des Moduls gibt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze und die Position des angezeigten Datensatzes innerhalb des Datenstamms an.

Im Memofeld auf der rechten Seite können Notizen festgehalten werden.

Neue Datensätze anlegen

Um einen neuen Datensatz anzulegen, ist es sinnvoll, im Datenstamm zunächst an eine Stelle zu navigieren, an der ein ähnlicher Datensatz vorhanden ist. Dadurch kann die Nummernautomatik optimal genutzt werden. Die Neuanlage wird mit Neu in der Navigationsleiste oder Strg + N eingeleitet. Im Dialog „Lieferant anlegen" müssen dann die gewünschte Lieferantennummer und Suchbegriff sowie Kennung und Kreditorennummer eingegeben werden. Die Kennung ermöglicht das Kategorisieren von Datensätzen und kann zu Sortierzwecken verwendet werden.

Der Dialog Lieferant anlegen

Informationen zum Aufbau und zur sinnvollen Vergabe der Lieferantennummern finden Sie hier.

Drücken Sie auf OK, um den Lieferanten in den Gruppen Kontakt und Konditionen zu vervollständigen.

Kennung und Suchbegriff lassen sich auch nachträglich mithilfe der Schaltflächen rechts des jeweiligen Anzeigefeldes in der Informationsleiste ändern.

Adressdaten

Die Gruppe Adressdaten

Das Optionsmenü

Bei Firmenanschriften bleibt das Feld Vorname leer, im Feld Zusatz kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil „Name“ oder „Firmierung“ immer im Feld Name eingetragen wird.

Durch einen Klick auf (hinter dem Eingabefeld Anrede) stehen Optionen zum Kopieren der Einträge des Datensatzes in die Zwischenablage des Betriebssystems zur Verfügung. Die Daten können dann auch in anderen Anwendungen verwendet werden. Alternativ wird mit Strg + A die Postanschrift kopiert; mit der Tastenkombination Strg + ⇑ + A werden zusätzlich die Teledaten in die Zwischenablage übertragen.

Zusatzadressen

Einem Datensatz können beliebig viele Adressen zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusätzliche Adressen“ verwaltet, welcher mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld Vorname geöffnet wird.

Der Dialog Zusätzliche Adressen

Mit Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Zusatzadressen können mit oder Strg + D gelöscht werden.

Zusatzadressen werden im Auswahlfeld Adresstyp, beispielsweise „Lieferung“ oder „Rechnung“ einem bestimmten Einsatzbereich zugeordnet. Ist für eine Kategorie keine Zusatzadresse hinterlegt, wird die Standardadresse für den Belegdruck verwendet. Ist eine einzelne Zusatzadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Standardadresse. Sind mehrere Zusatzadressen des gleichen Typs hinterlegt, wird vor dem Ausdruck ein Dialog mit den verfügbaren Zusatzadressen angeboten. Die Standardadresse wird bei Vorhandensein einer Zusatzadresse eines Adresstyps ignoriert. Soll sie jedoch wahlweise genutzt werden, muss sie als Kopie für den Adresstyp erstellt werden.

Um Adressen besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für die Adresse eingetragen. Mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld Telefon wird die Telefonnummer an die TAPI-Schnittstelle übergeben.

Teledaten

Die Gruppe Teledaten

Zusätzlich zu der Postanschrift sollten Telefon- und ähnliche Daten angegeben werden. Hierfür stehen die Felder Telefon, Telefax, Mobilfunk, E-Mail, Internet (d.h. Internetadresse des Lieferanten), Ansprechpartner und Vertreter zur Verfügung. Durch einen Klick auf die Schaltfläche rechts neben des jeweiligen Eingabefeldes, wird eine der folgende Aktion ausgelöst:

• : Die Telefonnummer wird an die TAPI-Schnittstelle übergeben.
• : Die Telefaxnummer wird in die Zwischenablage kopiert.
• : Das externe E-Mail-Programm wird gestartet.
• : Der Internetbrowser wird gestartet.
• : Der Dialog Zusatzdaten öffnet sich.

Zusatzdaten

Einem Datensatz können beliebig viele Teledaten zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusatzdaten“ verwaltet, welcher mit (hinter dem Eingabefeld Ansprechpartner) geöffnet wird.

Der Dialog Zusatzdaten

Mit Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und einen Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit Löschen oder Strg + D gelöscht werden.

Um Datensätze besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für den Kontakt eingetragen. Das Auswahlfeld Kategorie definiert die Art des Eintrages (Telefon, Telefax, E-Mail, Internet). Je nach Eintrag löst ein Klick auf die Schaltfläche hinter dem Eingabefeld eine dieser Aktionen aus.
Die Kategorien Telefax und E-Mail bieten zusätzlich die Option Als Rechnungsadresse verwenden. Wird diese ausgewählt, so wird die Rechnung per Telefax bzw. E-Mail an die angegebene Adresse verschickt.

Bankdaten

Die Gruppe Bankdaten

Die Bankdaten werden für Lastschriften und Überweisungen benötigt. Im Eingabefeld Steuer Nr. kann die Steuernummer, im Eingabefeld Bank der Name der Bank und im Eingabefeld IBAN die Kontoverbindung eingetragen werden. Im Eingabefeld Bankeinzug kann eingestellt werden, ob eine Lastschriftermächtigung oder ein Abbuchungsauftrag vorliegt. Hier haben Sie die Wahl zwischen folgenden Möglichkeiten:

• Keine Überweisung: Wählen Sie diese Option, falls die Bezahlung des Lieferanten nicht über die oben angegebene Kontoverbindung, sondern z.B. bar, erfolgen soll.
• Überweisung: Wählen Sie diese Option, falls die Bezahlung des Lieferanten per Überweisung erfolgen soll.
• Lastschrift/Abbuchung: Wählen Sie diese Option, falls das SEPA-Lastschriftverfahren zur Bezahlung des Lieferanten genutzt werden soll.

Mit hinter IBAN kann die Bankverbindung geprüft werden.
Mit hinter BIC kann die Kontoverbindung kopiert werden.
Mit hinter Bankeinzug kann eine SEPA-Datei erzeugt werden.

Konditionen

Die Gruppe Konditionen

• Im Eingabefeld Zahlweise kann eine Beschreibung der Zahlweise aus den Vorlagen der Konfiguration übernommen werden oder mit eine Zusätzliche eingetragen.
• In den Eingabefeldern Nettotage und Skontotage können Zahlungsziele in Tagen eingetragen werden. Wird kein Zahlungsziel gewährt, sollte für Nettotage eine 0 eingetragen werden. Wird kein Skonto gewährt, sollte in Skontotage eine 0 eingetragen und der Skontosatz ebenfalls auf 0 gesetzt werden. Wird Skonto gewährt, kann der Skontosatz in Prozent eingetragen werden.
• In den Eingabefeldern Rabatt 1-5 können Rabattsätze in Prozent eingetragen werden und später in Aufträgen optional aktiviert werden. Soll ein Rabatt automatisch berechnet werden, kann dieser im Eingabefeld Rabatt Fix eingetragen werden.
• Ist die Option GEDAT Lieferant gewählt, so können für den Lieferanten die entsprechende GEDAT-Identifikation und GLN eingetragen werden.
• Die Optionen unter Bestellweg bestimmen die Ausgabe der Lieferantenbestellungen.
• Unter Barlieferant (Nachnahme) wird gewählt, ob Transaktionen mit dem Lieferanten bar bzw. per Nachnahme vergütet werden.
• Mithilfe der Optionsgruppe Frachtkosten berechnen können die Frachtkosten eines Lieferanten einbezogen werden. Hierbei kann angegeben werden, ob die Frachtkosten pauschal, pro Kilogramm, pro Liter oder pro Stück abgrechnet werden sollen. Zusätzlich kann angegeben werden bis zu welchem Warenwert Frachtkosten berechnet werden sollen und wie hoch diese ausfallen.
• In das Eingabefeld Kunde kann eine Verknüpfung zu einem bestehenden Kundendatensatz eingefügt werden. Dadurch kann im Dialog Umsatzstatistik die Berechnung von Rückvergütungsanforderungen durchgeführt werden.
• In das Eingabefeld KR Nr. kann eine alternative Lieferantennummer eingegeben werden, die als Kreditorennummer im DATEV-Export genutzt werden kann.
• Im Eingabefeld Limit kann eine individuelle Saldenbeschränkung für jeden Datensatz gesetzt werden. Wird kein Limit eingetragen ist der Verfügungsrahmen unbegrenzt.
• Das Anzeigefeld Umsatz zeigt die bisher erzielten Umsätze.
• Das Anzeigefeld Guthaben enthält Angaben über Guthaben beim Lieferanten nach Überzahlungen oder Gutschriften. Der Wert kann durch die Schaltfläche rechts des Anzeigefeldes bearbeitet werden. Der Bearbeitungsdialog öffnet sich nun:

Der Änderungsdialog

Ist die Option Betrag ersetzen aktiviert, wird der bisherige Wert ersetzt, andernfalls wird die Differenz zur Eingabe berechnet.

Das Anzeigefeld Saldo am rechten oberen Rand des Moduls zeigt die Summe der offenen Posten. Das Anzeigefeld Limit zeigt den noch verfügbaren Betrag des festgelegten Limits.

Das Memofeld am rechten Rand des Registers kann genutzt werden, um Notizen zu hinterlegen.

Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.

Bearbeiten von Datensätzen

Um Daten zu bearbeiten, muss nach der Anwahl des gewünschten Datensatzes zunächst der Bearbeitungsmodus mit Editieren in der Navigationsleiste oder Strg + E aktiviert werden.

Das Bearbeiten von Suchbegriffen oder Kennungen ist dialogbasiert durch in der Informationsleiste rechts von dem Suchbegriff bzw. der Kennung möglich.

Wird während der Bearbeitung zu einem anderen Datensatz gewechselt, werden alle Änderungen am vorigen Datensatz automatisch übernommen. Im Editiermodus kann also ohne manuellem Speichern zwischen Datensätzen gewechselt werden.

Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.

Datensätze finden

Das Finden von Datensätzen ist auch dialogbasiert möglich, wenn im Register Eingabe ein Datensatz gefunden werden soll. Die SQL-basierte Suchfunktion kann am rechten oberen Rand der Informationsleiste durch neben dem Namen oder mit Strg + F aufgerufen werden.

Navigieren durch Datensätze

Mit oder Bild ⇑ kann zum vorigen und mit oder Bild ⇓ zum nächsten Datensatz geblättert werden; mit oder Strg + Bild ⇑ gelangt man zum ersten, mit oder Strg + Bild ⇓ zum letzten Datensatz.

Umsatzstatistik

Umsatzstatistiken ermöglichen einen Überblick über die bezogenen Waren bei dem Lieferanten innerhalb eines Zeitraumes. Der Umsatzdialog wird mit Umsatz im Navigationsbereich geöffnet.

Der Dialog Umsatzstatistik

Um eine Umsatzstatistik zu erstellen, muss der Zeitraum für die Statistik angegeben und der Statistiktyp ausgewählt werden. Es können Umsätze oder Erträge dargestellt werden. Des Weiteren steht eine Selektion der Gratiswaren zur Verfügung.

• Bei der Auswahl Verkauf werden alle Umsätze aus dem Liefersortiment des Lieferanten ermittelt. Ob der Lieferant die Waren auch geliefert hat, ist dabei unerheblich. Daher sollte die Auswahl Verkauf insbesondere bei Herstellern angewendet werden.
• Bei der Auswahl Einkauf werden alle Bestellungen des Lieferanten ermittelt. Ob die Waren auch verkauft wurden, ist dabei unerheblich.

Die Statistik wird mit Start erstellt. Die Zusammenstellung kann, insbesondere wenn Strukturartikel zu berücksichtigen sind, einige Zeit beanspruchen. Ein Fortschrittsdialog zeigt den Verarbeitungsstatus an. Dieser Prozess kann nicht unterbrochen werden.

Eine Umsatzstatistik kann mit Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.

Eine Besonderheit in der Lieferantenverwaltung ist die Verwendung der Umsatzdaten für die Erstellung von Rückvergütungsanforderungen. Dazu muss in der Gruppe Rückvergütung ein Artikel hinterlegt werden, der für die Rechnungserstellung genutzt werden kann. Auf der Preisbasis dieses Artikels wird dann anhand der Wahl des Faktors Umsatz, Volumen oder Masse in der Gruppe Export die Rückvergütungssumme berechnet. Mit der Schaltfläche (Rückvergütung in Auftrag übernehmen) hinter dem berechneten Gesamtbetrag wird ein Auftrag mit dem verknüpften Debitorenkonto des Lieferanten erstellt und die Rückvergütung erfasst.

Dokumentenverwaltung

Siehe auch Dokumentenverwaltung

Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Lieferanten zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht kann über Dateien oder Strg + T geöffnet werden.

Die Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.

Um einen neuen Eintrag zur Tabelle zuzufügen, klicken Sie auf Eintrag oder Strg + N und wählen Sie eine beliebige Datei aus.

Um eine Datei aus dem Tabellenverzeichnis zu öffnen, muss diese mit einem Doppelklick mit geöffnet werden.

Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.

Dateien des Typs RTF werden von der Anwendung mit dem integrierten Texteditor gestartet. Dieser Texteditor ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Das Erstellen von Texten im Texteditor ist mit Text oder Strg + T möglich.

Um einen Eintrag aus der Tabelle zu entfernen, kann der Eintrag angewählt und mit → Eintrag löschen oder Strg + D entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit Nein beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit Ja beantwortet werden.

Die Dokumentenverwaltung kann mit Ende oder Strg + W geschlossen werden.

Sortiment

Im Register Sortiment kann das Lieferprogramm des aktuellen Lieferanten eingesehen und bearbeitet werden. Ein Artikel kann, sofern er von mehreren Lieferanten bezogen wird, in der Warenverwaltung den entsprechenden Lieferanten zugeordnet werden.

Das Sortiment eines Lieferanten

Es können nur Artikel verknüpft werden, die bereits im Warenstamm angelegt wurden.

Um einen neuen Artikel zum Sortiment des aktuellen Lieferanten hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie das Anlegen mit Neu im Navigationsbereich oder Strg + N.
2. Geben Sie im Eingabefeld Art. Nr. die interne Artikelnummer des gewünschten Artikels an und bestätigen Sie mit ↩. Wird die Nummer falsch oder unvollständig eingegeben, öffnet sich ein Suchdialog. Wählen Sie den gewünschten Artikel aus.
3. Geben Sie die externe Artikelnummer des Lieferanten im Eingabefeld Bst. Nr. ein.
4. Geben Sie unter Bst. Bezeichn. eine Bezeichnung für den Artikel ein. Sie können die Schaltfläche (Artikelbezeichnung übernehmen) hinter dem Eingabefeld verwenden, um wahlweise den Suchbegriff oder den Artikeltext des Artikels aus dem Warenstamm zu übernehmen. Sie können auch eine neue Bezeichnung eingeben.
5. Geben Sie im Eingabefeld Staffel die übliche Bestellmenge für den Artikel ein. Diese Menge kann als Standardwert in Bestellungen verwendet werden.
6. Geben Sie im Eingabefeld Minimum die zugelassene Mindestbestellmenge für den Artikel ein. Dies kann beispielsweise die kleinste Verpackungseinheit sein.
7. Geben Sie den Einkaufspreis des Artikels bei diesem Lieferanten im Eingabefeld Netto EK ein.
8. Speichern Sie die Eingaben mit Sichern oder Strg + S.

Mit der Schaltfläche können Sie den Artikel sofort für die Bestellung beim aktuellen Lieferanten vormerken und in der Bestellverwaltung verarbeiten.

Suchfunktionen

Um einen bereits verknüpften Artikel in der Tabelle zu finden, muss die gesamte Artikelnummer im Feld Finden eingegeben werden. Die Suche wird mit oder Strg + F durchgeführt.

Bearbeitungsoptionen

Sollte es sich bei dem aktuellen Lieferanten nicht um den Hauptlieferanten des gewählten Artikels handeln, kann er über die Schaltfläche zum Hauptlieferanten des Artikels gewandelt werden. Es ist auch möglich, den Lieferanten als Hauptlieferanten für alle Artikel, die sich in seinem Sortiment befinden, zu setzen. Dies geschieht über einen Rechtsklick in die Tabelle und Auswahl der Funktion Den Lieferanten dieses Sortiments als Hauptlieferant für alle Artikel deklarieren.

Erhält ein Artikel einen neuen Einkaufspreis, kann dieser mithilfe der Schaltfläche rechts daneben an den Artikelstamm übergeben und der neue Verkaufspreis kalkuliert werden.

Weiterhin ist es möglich die Einkaufspreise aller im Sortiment befindlichen Artikel an den Artikelstamm zu übergeben. Dies geschieht über einen Rechtsklick in die Tabelle und Auswahl der Funktion Die Einkaufspreise dieses Sortiments auf Artikel anwenden.

Generische Einkaufspreise

Die Option "EK generisch" ermöglicht das Erstellen eines Regelwerks (=Matrix ) für die Berechnung der effektiven Einkaufspreise anhand der Listenpreise und der Auf- und Abschläge des Lieferanten.

• Mit der Schaltfläche "Neue Matrix" kann ein neues Regelwerk erstellt werden.
• Eine bestehende Matrix kann aus der Auswahlbox ausgewählt und mit der Schaltfläche "Matrix editieren" kann ein Regelwerk bearbeitet werden.

Mehr zur Bearbeitung von generischen Einkaufspreisen lesen Sie hier.

• Mit der Schaltfläche "Matrix löschen" kann das ausgewählte Regelwerk dauerhaft entfernt werden.

Es kann auch "Keine Matrix" ausgewählt werden.

Sortiment importieren

Mit der Schaltfläche Sortiment können Sie den Importdialog aufrufen und das Sortiment eines Lieferanten importieren.

Kosten

In dem Register Kosten können Vorlagen für wiederkehrende Verbindlichkeiten bei Lieferanten angelegt und bearbeitet werden. Da dies sowohl mit dem Lieferantenstamm als auch mit der Buchhaltung zusammenhängt, wird das Register dort unter Kosten gesondert erläutert.

Bestellung

In dem Register Bestellung können Bestellungen bei Lieferanten eingesehen und weiter verarbeitet werden. Da dies sowohl mit dem Lieferantenstamm als auch mit der Bedarfsprüfung zusammenhängt, wird das Register dort unter Bestellverwaltung gesondert erläutert.

Registerübergreifende Funktionen

Zur weiteren Verarbeitung eines Datensatzes stehen einige Funktionen zur Verfügung, die aus jedem Register abrufbar sind.

Datensätze finden

Das Finden von Datensätzen ist auch dialogbasiert möglich, wenn im Register Eingabe ein Datensatz gefunden werden soll. Die SQL-basierte Suchfunktion kann am rechten oberen Rand der Informationsleiste durch neben dem Namen oder mit Strg + F aufgerufen werden.

Kennung und Suchbegriff editieren

Das Bearbeiten des Suchbegriffes oder der Kennung ist dialogbasiert durch in der Informationsleiste rechts von dem Suchbegriff bzw. der Kennung möglich.

Sonderfunktionen

Zur weiteren Bearbeitung im Lieferantenstamm stehen Sonderfunktionen in einem Optionsmenü zur Verfügung, das mit der Schaltfläche Sonderfunktionen - rechts der Lieferantennummer - aufgerufen werden kann

Datensatz duplizieren

Die Funktion erzeugt eine Kopie des aktuellen Datensatzes mit einer anderen, wählbaren Lieferantennummer. Diese Funktion kann genutzt werden, wenn ein neuer Lieferant angelegt werden soll, der einem bestehenden Datensatz ähnlich ist.

Export nach DATEV

Die Anwendung bietet den Export des Datensatzes im Textformat an. Diese Exportdatei kann von einem Buchhaltungssystem importiert werden.

Es kann ein einzelner, im Register Liste angewählter Datensatz oder alle Datensätze exportiert werden. Wählen Sie dafür eine der beiden Sonderfunktionen aus: Datensatz als Vorlagendatei exportieren oder Alle Datensätze als Vorlagendatei exportieren
Bestätigen Sie gegebenenfalls die Warnung "Soll ein DATEV-Exportdatensatz angelegt werden?". Anschließend muss ein Speicherort gewählt werden. In dem darauf folgenden Dialog können dann die benötigten Felder ausgewählt werden:

Der Dialog Exportkonfiguration

Das Steuerkreuz des Dialogs ermöglicht die Übernahme von Tabellenfeldern in die Exportdatei und die Sortierung der Exportreihenfolge. Die zentrale Taste des Steuerkreuzes fügt ein Leerfeld in die Liste der angezeigten Felder ein. Mit Sichern wird die Konfiguration für die Zukunft gespeichert und der Export gestartet.

DATEV Konformität prüfen

Dabei wird geprüft, ob die verwendete DATEV-Kreditorennummern des Lieferantenstamms (entweder "Lieferantennummer" oder "Kreditorennummer") den DATEV-Vorschriften entsprechen (Nummernkreis 70.000-99.999). Fehlerhafte Datensätze werden angezeigt, damit sie korrigiert werden.

Datensatz löschen

Dies Funktion löscht den aktuell gewählten Lieferanten. Diese Funktion löscht den aktuellen Lieferantennur dann, wenn bisher keine Bestellungen für diesen Lieferanten erfasst wurde.

Das Löschen eines Datensatzes kann nicht rückgängig gemacht werden.

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Fußnoten: