Stammdaten strukturieren
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Artikel- Kunden oder Lieferantennummern sollten eine logische und ausreichend dimensionierte Struktur erhalten. Diese ist hilfreich, um Daten schnell und effektiv zu finden, zu sortieren und zu filtern. Nummern müssen eindeutig und nicht länger als 20 Zeichen sein. Sie dürfen keine Sonderzeichen wie Anführungszeichen oder Satzzeichen enthalten. Lange Nummern können durch Punkte unterteilt werden. Die erste Stelle darf jedoch nur ein Buchstabe oder eine Ziffer sein.
Kunden- und Lieferantenmodule
Kundennummern und Lieferantennummern müssen nicht DATEV- konform vergeben werden, da zusätzlich Felder für Debitoren- und Kreditorennummern verwendet werden können. Als Lieferantennummer kann die Kundennummer des Unternehmens beim jeweiligen Lieferanten angegeben
werden. Falls eigene Lieferantennummern vergeben werden sollen, kann wie bei Kunden verfahren werden.
Kundennummern können nach logischen Richtlinien unterteilt werden:
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Bei Kundenstämmen von 1.000 Artikeln sind vier bis fünfstellige Kundennummern in der Regel ausreichend.
Artikelnummern
Artikelnummern sollten nicht 8 oder 13 Stellen lang sein, damit diese nicht mit EAN- Barcodes verwechselt werden können. Die Anzahl der Stellen begrenzt die Kapazität eines Artikelnummernsystems und sollte großzügig geplant werden:
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Bei Sortimentsgrößen von 2.000 Artikeln sind sechs bis siebenstellige Artikelnummern in der Regel ausreichend. Ab neun Stellen empfiehlt sich die Unterteilung von Nummerngruppen mit Trennzeichen im Format 123.456.78920[1].
Packungsgrößen und Gebindematrix
Packungsgrößen werden beim Generieren von Artikelstämmen mittels der Importfunktion zweistellig ausgeführt. In den folgenden Listen werden Endziffern und Gebindeverknüpfungen von Waren und Pfand dargestellt[2].
Brunnen und Säfte
| Endziffern | Gebindetyp | Inhalt | Pfand |
|---|---|---|---|
| 02 | Flasche | 0,20 | 301 |
| 03 | Flasche | 0,33 | 301 |
| 04 | Kasten | PETCycle 6x1,5 | 406 |
| 05 | Flasche | 0,50 | 301 |
| 06 | Kasten | 6x1,00 | 306 |
| 07 | Flasche | 0,7 | 301 |
| 08 | Flasche | 0,75 | 301 |
| 10 | Flasche | 1,00 | 301 |
| 11 | Kasten | 10x1,00 | 310 |
| 12 | Kasten | 0,20 | 312 |
| 13 | Kasten | 0,20 | 312 |
| 15 | Flasche | 0,20 | 401 |
| 20 | Kasten | 0,20 | 320 |
| 24 | Kasten | 0,20 | 324 |
| 25 | Kasten | 0,20 | 324 |
Limonaden
| Endziffern | Gebindetyp | Inhalt | Pfand |
|---|---|---|---|
| 02 | Flasche | 0,20 | 301 |
| 03 | Flasche | 0,33 | 301 |
| 04 | Flasche | PET 0,5 | 301 |
| 05 | Flasche | 0,50 | 301 |
| 06 | Kasten | PET 6x0,5 | 306 |
| 09 | Postmix | 9,00 | 610 |
| 10 | Flasche | 1,00 | 301 |
| 11 | Kasten | 10x1,50 | 310 |
| 12 | Kasten | 12x1,00 | 312 |
| 15 | Flasche | 1,50 | 301 |
| 16 | Flasche | 1,50 | 401 |
| 18 | Premix | 18,00 | 610 |
| 19 | Premix | 20,00 | 610 |
| 20 | Kasten | 20x0,5 | 320 |
| 24 | Kasten | 24x0,20 | 324 |
| 25 | Kasten | 24x0,33 | 324 |
Biere
| Endziffern | Gebindetyp | Inhalt | Pfand |
|---|---|---|---|
| 02 | Flasche | 0,25 | 201 |
| 03 | Flasche | 0,33 | 201 |
| 04 | Flasche | Bügel 0,33 | 301 |
| 05 | Flasche | 0,50 | 201 |
| 06 | Träger | PET 6x0,33 | 206 |
| 07 | Träger | 6x0,5 | 206 |
| 08 | Träger | 8x0,33 | 208 |
| 10 | Fass | 10,00 | 625 |
| 11 | Kasten | 11x0,50 | 211 |
| 13 | Dose | 0,33 | 401 |
| 15 | Dose | 0,5 | 401 |
| 16 | Dose | 5,00 | 402 |
| 20 | Kasten | 20x0,5 | 220 |
| 21 | Kasten | Bügel 20x0,33 | 320 |
| 24 | Kasten | 24x0,33 | 224 |
| 25 | Trägkasten | 4x6x0,33 | 224 |
| 26 | Trägkasten | 3x8x0,33 | 224 |
| 27 | Kasten | 27x0,33 | 227 |
| 29 | Kasten | 30x0,33 | 230 |
| 30 | Fass | 30 | 630 |
| 50 | Fass | 50 | 630 |
Pfandnummern
Pfandnummern sollten nicht 8 oder 13 Stellen lang sein, damit diese nicht mit EAN- Barcodes verwechselt werden können.
Dreistellige Pfandnummern sind in der Regel ausreichend:
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| Nummer | Gebinde | Pfand | Flasche | Anzahl | Rahmen |
|---|---|---|---|---|---|
| 150 | Rahmen | 1,50€ | |||
| 201 | Flasche | 0,08€ | |||
| 206 | Träger | 0,48€ | 201 | 6 | |
| 208 | Träger | 0,64€ | 201 | 8 | |
| 211 | Kasten | 2,38€ | 201 | 11 | 150 |
| 220 | Kasten | 3,10€ | 201 | 20 | 150 |
| 224 | Kasten | 3,42€ | 201 | 24 | 150 |
| 227 | Kasten | 3,66€ | 201 | 27 | 150 |
| 301 | Flasche | 0,15€ | |||
| 306 | Kasten | 2,40€ | 301 | 6 | 150 |
| 310 | Kasten | 3,00€ | 301 | 10 | 150 |
| 312 | Kasten | 3,30 | 301 | 12 | 150 |
| 320 | Kasten | 4,50€ | 301 | 20 | 150 |
| 324 | Kasten | 5,10€ | 301 | 24 | 150 |
| 401 | Flasche | 0,25€ | |||
| 402 | Kasten | 0,50€ | |||
| 406 | Kasten | 3,00€ | 401 | 6 | |
| 600 | Fass | 0,00€ | |||
| 610 | Fass | 10,00€ | |||
| 625 | Fass | 25,00€ | |||
| 630 | Fass | 30,00€ |
Nummerautomatik
Bei der Neuanlage eines Kunden-, Lieferanten-, Waren oder Pfanddatensatzes* bietet die Anwendung automatisch eine freie Nummer an[3]. Abhängig vom angezeigten Datensatz, bietet die Anwendung die nächsthöhere freie Artikelnummer an.
Suchbegriffe strukturieren
Suchbegriffe sind Kurzbezeichnungen, die aus den Namen von Kunden, Lieferanten oder der Bezeichnung von Artikeln oder Pfand abgeleitet werden. Sie werden alternativ als Suchindex verwendet.
Suchbegriffe sollten kurz gehalten werden. Der Suchbegriff zum Kunden "Café Lustig" sollte "LUSTIG" heißen und nicht den gesamten Namen wiedergeben. Bei Waren können die ersten Buchstaben der Bezeichnung verwendet werden. Dabei sollte auf eine sinnvolle und verwechslungsfreie Kombination geachtet werden. Bei Kunden mit gleichen Namen können die Suchbegriffe durch Nummerierung oder Anfangsbuchstaben des
Vornamens erweitert werden.
Suchbegriffe werden in Großbuchstaben gespeichert, es sollten keine Leerzeichen oder Sonderzeichen verwendet werden.
Bei gleichen Waren in unterschiedlichen Einheiten ist ein vorgestellter Buchstabe zur Unterscheidung und Sortierung sinnvoll, so kann allgemein "S" für "Stück" verwendet werden, der "Kasten" mit "K", das "Fass" mit "F" und die "Flasche" mit "B" (englisch "bottle", da das "F" bereits durch das "Fass" belegt ist) unterschieden werden.
Beim Generieren von Artikelstämmen mittels der Importfunktion werden Suchbegriffe nach der Formel "Einheit(1)" + "Hersteller(3)" + "Produkt(3)" erstellt, beispielsweise erhält der Kasten Becks Pils den Suchbegriff "KBECPIL".
Fußnoten: