Leitfaden für die Inbetriebnahme

Dieser Artikel beantwortet die Fragen "Wie geht es weiter?" nach der Entscheidung für den Einsatz von FAKTURA-X in einem Unternehmen.

{Tipp1|Nutzen Sie die Erfahrung des Herstellers, so dass die Vorbereitungen für den Einsatz von FAKTURA-X möglichst reibungslos ablaufen.}

Zeitplan

Die Einführung von FAKTURA-X in einem Unternehmen kann bei Bedarf innerhalb von wenigen Tagen durchgeführt werden. Typisch ist eine Planung über einen Zeitraum von vier bis zwölf Wochen. Dabei werden die verfügbaren Kapazitäten des Unternehmens und der individuelle Trainingsbedarf berücksichtigt. Ziel ist, die Einführung erfolgreich abzuschließen und dabei den Fortschritt zu kontrollieren, ohne Verunsicherung oder Frustration zu erzeugen. Entsprechend wird die Dauer der einzelnen Phasen angepasst. Der Zeitplan sollte jedoch vor der Umsetzung festgelegt werden, um Verzögerungen zu vermeiden.

Phase	Abschnitt	Dauer
1	Datenaufbereitung	30 Tage
2.1	Test und Optimierung	20 Tage
2.2	Schulung	1 Tage
2.3	Abschlusstest	8 Tage
2.4	Bereitstellung	1 Tage
3	Produktivbetrieb

Aufgabe: Legen Sie ein realistisches Einführungsdatum fest

Phasen

Der Fahrplan für die Einführung von FAKTURA-X besteht aus vier Phasen:

1. Datenaufbereitung
2. Test und Optimierung
3. Bereitstellung
4. Inbetriebnahme

Diese Phasen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Datenaufbereitung

Zunächst werden die Stammdaten, also Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten, aufbereitet. Diese Daten werden in die Importvorlage übernommen, um dann in FAKTURA-X importiert zu werden.

Herkunft der Daten

Die Stammdaten können aus einer vorhandenen Software stammen, aus strukturierten Daten wie Excel oder als analoge oder digitale, unstrukturierten Daten wie PDF-Dokumente oder gedruckte Listen.

Vorhandene Software

Daten können oftmals aus bestehenden Systemen übernommen werden. Einige vorhandene Systeme ermöglichen einen Export der Daten, bei anderen Systemen kann die Datenquelle ausgelesen werden.

{Tipp1|Der Hersteller wird Sie bei der Untersuchung des bestehenden Systems unterstützen.}}

Aufgabe: Prüfen Sie, ob Stammdaten aus der bestehenden Software exportiert werden können oder die Datenbank ausgelesen werden kann

Unstrukturierte Daten

möchten, helfen wir beim Export der Daten. Sie erhalten eine Excel- Mappe mit Ihren Daten und entfernen nicht mehr benötigte Einträge. Anschließend ergänzen fehlende Informationen, wir kontrollieren die Daten und führen Korrekturen durch.

Die Excel- Mappe können Sie auch nutzen, wenn Sie ein neues Sortiment erstellen möchten.

Damit Sie alle Funktionen von FAKTURA-X nutzen können, erstellen wir auch Daten für Kasse und Lieferantenbestellungen.

Wichtig: Ihre Artikelnummern und Kundensonderpreise gehen nicht verloren!

Artikeldaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen Kundendaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen Lieferantendaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen

Herkunft der Daten Qualität der Daten Aufbereitung Prüfen

Formularvorlagen Vorlagen für Lieferschein und Rechnung bereitstellen Firmendaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen Pfanddaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen

Echtbetrieb Abschluss der Vorbereitung und Initialisierung

Test und Optimierung

Test Testbetrieb mit Echtdaten