Leitfaden für die Inbetriebnahme
Dieser Artikel beantwortet die Fragen "Wie geht es weiter?" nach der Entscheidung für den Einsatz von FAKTURA-X in einem Unternehmen.
Zeitplan
Die Einführung von FAKTURA-X in einem Unternehmen kann bei Bedarf innerhalb von wenigen Tagen durchgeführt werden. Typisch ist eine Planung über einen Zeitraum von vier bis zwölf Wochen. Dabei werden die verfügbaren Kapazitäten des Unternehmens und der individuelle Trainingsbedarf berücksichtigt. Ziel ist, die Einführung erfolgreich abzuschließen und dabei den Fortschritt zu kontrollieren, ohne Verunsicherung oder Frustration zu erzeugen. Entsprechend wird die Dauer der einzelnen Phasen angepasst. Der Zeitplan sollte jedoch vor der Umsetzung festgelegt werden, um Verzögerungen zu vermeiden.
| Phase | Abschnitt | Dauer |
|---|---|---|
| 1 | Datenaufbereitung | 30 Tage |
| 2.1 | Test und Optimierung | 20 Tage |
| 2.2 | Schulung | 1 Tage |
| 2.3 | Abschlusstest | 8 Tage |
| 2.4 | Bereitstellung | 1 Tage |
| 3 | Produktivbetrieb |
Aufgabe: Legen Sie ein realistisches Einführungsdatum fest
Phasen
Der Fahrplan für die Einführung von FAKTURA-X besteht aus vier Phasen:
- Datenaufbereitung
- Test und Optimierung
- Bereitstellung
- Inbetriebnahme
Diese Phasen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Datenaufbereitung
Zunächst werden die Stammdaten, also Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten, aufbereitet. Diese Daten werden in die Importvorlage übernommen, um dann in FAKTURA-X importiert zu werden.
Herkunft der Daten
Die Stammdaten können aus einer vorhandenen Software stammen, aus strukturierten Daten wie Excel oder als analoge oder digitale, unstrukturierten Daten wie PDF-Dokumente oder gedruckte Listen.
Vorhandene Software
Daten können oftmals aus bestehenden Systemen übernommen werden. Einige vorhandene Systeme ermöglichen einen Export der Daten, bei anderen Systemen kann die Datenquelle ausgelesen werden.
Aufgabe: Prüfen Sie, ob Stammdaten aus der bestehenden Software exportiert werden können oder die Datenbank ausgelesen werden kann
Strukturierte Daten
Unstrukturierte Daten
möchten, helfen wir beim Export der Daten. Sie erhalten eine Excel- Mappe mit Ihren Daten und entfernen nicht mehr benötigte Einträge. Anschließend ergänzen fehlende Informationen, wir kontrollieren die Daten und führen Korrekturen durch.
Die Excel- Mappe können Sie auch nutzen, wenn Sie ein neues Sortiment erstellen möchten.
Damit Sie alle Funktionen von FAKTURA-X nutzen können, erstellen wir auch Daten für Kasse und Lieferantenbestellungen.
Wichtig: Ihre Artikelnummern und Kundensonderpreise gehen nicht verloren!
Artikeldaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen Kundendaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen Lieferantendaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen
Herkunft der Daten
Qualität der Daten
Aufbereitung
Prüfen
Formularvorlagen Vorlagen für Lieferschein und Rechnung bereitstellen Firmendaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen Pfanddaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen
Echtbetrieb Abschluss der Vorbereitung und Initialisierung
Test und Optimierung
Nach der Aufbereitung werden die Daten zum Testen bereitgestellt. So können alle relevanten Abläufe des Unternehmens mit FAKTURA-X trainiert werden. Dabei wird das Unternehmen vom Hersteller betreut, insbesondere das Bewältigen spezifischer Aufgaben erläutert. Während der Testphase wird die Optimierung der Daten und die Anpassung der Ausdrucke durchgeführt und es erfolgt die Optimierung durch Anpassung an die bestehenden Abläufe und die Nutzung der neuen Möglichkeiten.
Bereitstellung
FAKTURA-X wird auf allen Arbeitsplätzen installiert und für den Einsatz vorbereitet. Dabei erfolgt auch eine Prüfung der Datensicherung und des Wartungssystems, bevor dann Schnittstellen zu externen Systemen, beispielsweise DATEV und GEDAT eingerichtet werden und die Buchhaltung eingebunden wird.
Vor der Inbetriebnahme wird mit den Anwendern eine Schulung durchgeführt, in der alle Arbeitsschritte noch einmal trainiert und alle Fragen beantwortet werden.
Installation
Die Installation wird vom Hersteller durchgeführt.
Serversysteme
Vorhandene Serversysteme können in der Regel weiterverwendet werden, sofern die Systemvoraussetzungen erfüllt werden.
Wenn die Systeme von einem Administrator verwaltet werden, muss dieser für die Konfiguration und Wartung durch den Hersteller ein Benutzerkonto mit Administratorrechten erstellen und einen Fernwartungszugang mit einem Teamviewer-Host installieren.
Arbeitsplatzsysteme
Vorhandene Arbeitsplatzcomputer können in der Regel weiterverwendet werden, sofern die Systemvoraussetzungen erfüllt werden.
Wenn die Systeme von einem Administrator verwaltet werden, muss dieser für die Installation und Konfiguration durch den Hersteller vorübergehend ein Benutzerkonto mit Administratorrechten bereitstellen.
Kassensysteme
Die erforderlichen UNIT-X Kassensysteme werden von UNITED ENGINEERING geliefert und sind bei Ablieferung vollständig konfiguriert.
Inbetriebnahme
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FAQ
In diesem Abschnitt werden häufig gestellte Fragen beantwortet.
Können bestehende Aufträge aus alten Systemen übernommen werden? Nein, das ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich. Bestehende Lieferaufträge oder Kassiervorgänge verbleiben im Altsystem. Altsysteme müssen zu Prüfungszwecken weiter vorgehalten werden.
Können bestehende Kunden- und Artikelnummern beibehalten werden? Ja, das ist möglich.
Können Lieferschein-, Rechnungs- und Kassenbonnummern lückenlos weitergeführt werden? Ja, das ist auf Wunsch möglich.
Bleiben während der Testphase durchgeführte Änderungen an Stammdaten nach dem Aktivieren des Produktivbetriebs erhalten? Ja, Ergänzungen und Korrekturen der Stammdaten bleiben erhalten. Es werden bei der Initialisierung des Produktivbetriebs lediglich Aufträge und Kassiervorgänge aus der Testphase entfernt und Salden zurückgesetzt.
Kann ein vorhandener Kassencomputer weiter genutzt werden? Nein, der Kassencomputer muss durch das UNIT-X Kassensystem ersetzt werden. Es ist jedoch unter Umständen möglich, Kassentechnik wie Laden, Bondrucker oder Barcode-Scanner zu übernehmen.
Kann nach der Produkteinführung eine weitere Schulung im Betrieb erfolgen? Ja, das ist möglich.