Dokumentenverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

Aus FAKTURA-X Wiki
Zur Navigation springen Zur Suche springen
Zeile 3: Zeile 3:
''Siehe auch Dokumentenverwaltung bei [[Kundenstamm#Dokumentenverwaltung|Kunden]] oder [[Lieferantenstamm#Dokumentenverwaltung|Lieferanten]]''
''Siehe auch Dokumentenverwaltung bei [[Kundenstamm#Dokumentenverwaltung|Kunden]] oder [[Lieferantenstamm#Dokumentenverwaltung|Lieferanten]]''


In der Dokumentenverwaltung können Textdokumente angelegt werden und externe Dokumente jeder Art gesammelt<ref>Beachten Sie, dass externe Dokumente ''nicht'' kopiert werden, sondern lediglich eine Verknüpfung zu diesen erstellt wird. Das Originaldokument muss sich also im korrekten Pfad befinden, damit aus der Dokumentenverwaltung darauf zugegriffen werden kann</ref> und aufgelistet werden. Sie wird im Hauptmenü unter {{Menü|Büro}} &rarr; {{Menü|[[Datei:Uebersicht.png|link=]] Dokumentenverwaltung}} oder {{Taste|&uArr;}} + {{Taste|Strg}} + {{Taste|F7}} gestartet.
Die Dokumentenverwaltung ermöglicht das Anlegen von internen Textdokumenten und die Sammlung Dokumente aller Art<ref>Beachten Sie, dass externe Dokumente ''nicht'' kopiert werden, sondern lediglich eine Verknüpfung zu diesen erstellt wird. Das Originaldokument muss sich also im korrekten Pfad befinden, damit aus der Dokumentenverwaltung darauf zugegriffen werden kann</ref>,. Sie wird im Hauptmenü unter {{Menü|Büro}} &rarr; {{Menü|[[Datei:Uebersicht.png|link=]] Dokumentenverwaltung}} oder {{Taste|&uArr;}} + {{Taste|Strg}} + {{Taste|F7}} gestartet.


[[File:buero_dokverwaltung.png|Die Dokumentenverwaltung|link=|ohne|gerahmt]]
[[File:buero_dokverwaltung.png|Die Dokumentenverwaltung|link=|ohne|gerahmt]]


Um ein externes Dokument in die Liste einzutragen, drücken Sie {{Menü|[[File:Neu.png|link=]] Eintrag}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|N}} und wählen anschließend das entsprechende Dokument aus. Es wird daraufhin ein Eintrag in der Liste erstellt.
Die Dokumentenverwaltung zeigt alle allgemeinen Dokumente, die weder einem Kunden noch einem Lieferanten zugeordnet sind. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.  


Um ein neues Dokument zu erstellen, wählen Sie {{Menü|[[File:Neu.png|link=]] Text}}. Es öffnet sich der [[Texteditor]], in dem Sie das Dokument schreiben können.
===Dokumentenverwaltung===
''Siehe auch [[Dokumentenverwaltung]]


Um ein Dokument zu löschen, wähle sie es aus und drücken Sie {{Taste|Strg}} + {{Taste|D}}. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit {{Menü|Nein}} beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch<ref>Die Dateien werden '''nicht''' in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!</ref> gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit {{Menü|Ja}} beantwortet werden.  
Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht kann über {{Menü|[[Datei:Uebersicht.png|link=]] Dateien}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|T}} geöffnet werden.


Mit einem Doppelklick mit {{LMB}} auf das gewünschte Dokument wird es mit der im Betriebssystem voreingestellten Standardanwendung gestartet.
[[File:dokverwaltung.png|link=|gerahmt|ohne|Die '''Dokumentenverwaltung''']]


{{Hinweis|Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.}}
Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.


Nach einem Rechtsklick {{RMB}} auf einen Eintrag stehen weitere Optionen zur Verfügung:
====Einen neuen Eintrag anlegen====
Um einen neuen Eintrag zur Dokumentenverwaltung hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
#Klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Eintrag}}
#Wählen Sie die gewünschte Datei aus und drücken Sie auf {{Menü|Öffnen}}.
#Daraufhin öffnet sich ein Dialog. Wenn Sie möchten, können Sie das Dokument mit ein paar Worten etwas genauer beschreiben. Diese Beschreibung finden Sie später in der Spalte ''Information''.
#*Möchten Sie keine genaueren Informationen angeben, lassen Sie das Feld einfach leer und drücken Sie entweder auf {{Menü|OK}} oder {{Menü|Abbrechen}}.


[[File:buero_dokverwaltung_menue.png|Weitere Optionen der Dokumentenverwaltung|link=|ohne|gerahmt]]
=====Ein neues Dokument erstellen=====
Möchten Sie ein neues [[wikipedia:de:Rich_Text_Format|RTF]]-Dokument erstellen und im Anschluss direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnen, können Sie dafür den integrierten [[Texteditor]] nutzen. Dieser ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Er wird über {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Text}} oder die Tastenkombination {{Taste|Strg}} + {{Taste|T}} gestartet.
 
[[File:Dokver_Texteditor_1.png|gerahmt|links|link=]]
 
<br />
 
Nachdem ein neu erstelltes Dokument im Texteditor gespeichert wurde, werden Sie danach gefragt, ob das Dokument direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnet werden soll.
 
<br /><br />
 
====Einträge bearbeiten====
Um Änderungen an den angelegten Dokumenten vorzunehmen, bestehen verschiedene Möglichkeiten.
 
Machen Sie einen Rechtsklick {{RMB}} auf den Eintrag, der bearbeitet werden soll. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
 
[[File:Dokver_Optionen.png|gerahmt|ohne|Das Optionsmenü|link=]]


*''Datei öffnen'': Das Dokument wird mit dem eingestellten Programm geöffnet.
*''Datei öffnen'': Das Dokument wird mit der im Betriebssystem dafür voreingestellten Anwendung geöffnet. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf das gewünschte Dokument machen oder die Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">O</kbd> nutzen. {{Hinweis|Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.}}
*''Neuer Eintrag in Vorlage'': Es kann ein Dokument ausgewählt und der Liste hinzugefügt werden.
*''Neuer Eintrag in Vorlage'': Auch über das Optionsmenü kann - wie oben beschrieben - ein neuer Eintrag erstellt werden.
*''Informationen bearbeiten'': Es öffnet sich ein Dialog um den Text im in der Spalte ''Information'' zu verändern.
*''Informationen bearbeiten'': Es öffnet sich ein Dialog um den Text in der Spalte ''Information'' zu verändern.
*''Dateipfad bearbeiten'': Die Datei kann geändert und somit das Dokument ausgetauscht werden.
*''Dateipfad bearbeiten'': Die Datei kann geändert und somit das Dokument ausgetauscht werden.
*''Eintrag löschen'': Der Eintrag kann wie oben beschrieben gelöscht werden.
*''Eintrag löschen''. Der Eintrag kann alternativ auch mithilfe der Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">D</kbd> entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit {{Menü|Nein}} beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit {{Menü|Ja}} beantwortet werden. {{Achtung|Die Dateien werden '''nicht''' in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!}}
 
{{Tipp1|Anstelle eines Rechtsklicks {{RMB}} kann das jeweilige Optionsmenü auch über den [[Datei:Editieren.png|link=]]-Knopf geöffnet werden.}}


Die Dokumentenverwaltung kann mit {{Menü|[[Datei:Ende.png|link=]] Ende}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|W}} geschlossen werden.
Die Dokumentenverwaltung kann mit {{Menü|[[Datei:Ende.png|link=]] Ende}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|W}} geschlossen werden.
[[File:buero_dokverwaltung_menue.png|Weitere Optionen der Dokumentenverwaltung|link=|ohne|gerahmt]]


----
----

Version vom 15. Juli 2019, 14:35 Uhr

(Büro → Sie sind auf der Seite: Dokumentenverwaltung)

Siehe auch Dokumentenverwaltung bei Kunden oder Lieferanten

Die Dokumentenverwaltung ermöglicht das Anlegen von internen Textdokumenten und die Sammlung Dokumente aller Art[1],. Sie wird im Hauptmenü unter Büro → Uebersicht.png Dokumentenverwaltung oder ⇑ + Strg + F7 gestartet.

Die Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung zeigt alle allgemeinen Dokumente, die weder einem Kunden noch einem Lieferanten zugeordnet sind. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.

Dokumentenverwaltung

Siehe auch Dokumentenverwaltung

Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht kann über Uebersicht.png Dateien oder Strg + T geöffnet werden.

Die Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.

Einen neuen Eintrag anlegen

Um einen neuen Eintrag zur Dokumentenverwaltung hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf Neu.png Eintrag
  2. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und drücken Sie auf Öffnen.
  3. Daraufhin öffnet sich ein Dialog. Wenn Sie möchten, können Sie das Dokument mit ein paar Worten etwas genauer beschreiben. Diese Beschreibung finden Sie später in der Spalte Information.
    • Möchten Sie keine genaueren Informationen angeben, lassen Sie das Feld einfach leer und drücken Sie entweder auf OK oder Abbrechen.
Ein neues Dokument erstellen

Möchten Sie ein neues RTF-Dokument erstellen und im Anschluss direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnen, können Sie dafür den integrierten Texteditor nutzen. Dieser ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Er wird über Neu.png Text oder die Tastenkombination Strg + T gestartet.

Dokver Texteditor 1.png


Nachdem ein neu erstelltes Dokument im Texteditor gespeichert wurde, werden Sie danach gefragt, ob das Dokument direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnet werden soll.



Einträge bearbeiten

Um Änderungen an den angelegten Dokumenten vorzunehmen, bestehen verschiedene Möglichkeiten.

Machen Sie einen Rechtsklick Rmb.png auf den Eintrag, der bearbeitet werden soll. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Das Optionsmenü
  • Datei öffnen: Das Dokument wird mit der im Betriebssystem dafür voreingestellten Anwendung geöffnet. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf das gewünschte Dokument machen oder die Tastenkombination STRG + O nutzen.
    Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.
  • Neuer Eintrag in Vorlage: Auch über das Optionsmenü kann - wie oben beschrieben - ein neuer Eintrag erstellt werden.
  • Informationen bearbeiten: Es öffnet sich ein Dialog um den Text in der Spalte Information zu verändern.
  • Dateipfad bearbeiten: Die Datei kann geändert und somit das Dokument ausgetauscht werden.
  • Eintrag löschen. Der Eintrag kann alternativ auch mithilfe der Tastenkombination STRG + D entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit Nein beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit Ja beantwortet werden.
    Die Dateien werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!
Anstelle eines Rechtsklicks Rmb.png kann das jeweilige Optionsmenü auch über den Editieren.png-Knopf geöffnet werden.

Die Dokumentenverwaltung kann mit Ende.png Ende oder Strg + W geschlossen werden.

Datei:Buero dokverwaltung menue.png
Weitere Optionen der Dokumentenverwaltung

(Büro → Sie sind auf der Seite: Dokumentenverwaltung)

Fußnoten:

  1. ↑ Beachten Sie, dass externe Dokumente nicht kopiert werden, sondern lediglich eine Verknüpfung zu diesen erstellt wird. Das Originaldokument muss sich also im korrekten Pfad befinden, damit aus der Dokumentenverwaltung darauf zugegriffen werden kann
Abgerufen von „https://wiki.fakturax.de/index.php?title=Dokumentenverwaltung&oldid=9397“