Rechnungen

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Durch den Wechsel in den Status Rechnung werden die Zahlungsziele des Auftrages entsprechend der Einstellung des Kunden gesetzt. Die Auftragswerte werden aktualisiert und stehen danach nicht mehr für eine Bearbeitung zur Verfügung, vor dem Rechnungsdruck können jedoch noch Zahlungsziele verändert werden. In den folgenden Abschnitten werden die Kalkulation von Auftragssummen und die verschiedenen Rechnungsformen erläutert.

Einfache Rechnung

Für einfache Aufträge wird der Wechsel in den Status Rechnung im Statusdialog durchgeführt. Sofern in der Konfiguration der Buchhaltung aktiviert, wird nach dem Ausdruck der Rechnung eine Pfandfortschreibung ausgedruckt.

Terminrechnungen

Die Anwendung ermöglicht das Erstellen von Teillieferungen und die Vorgabe eines Termins für die Rechnungsstellung für periodische Aufträge. Dabei werden Terminrechnungen zu Beginn der Auftragserstellung mit einem Zieldatum versehen. Eine Voreinstellung, in welchen Intervallen Rechnungen erstellt werden sollen, kann beim Kunden hinterlegt werden.

Um Terminrechnungen zu erstellen bzw. zu bearbeiten, starten Sie zunächst die Auftragsverwaltung im Menü Warenwirtschaft → Auftragsbearbeitung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F1.

Terminrechnung anlegen

Eine Terminrechnung wird durch Aktivieren der Option Terminrechnung im Dialog Neuer Auftrag angelegt.

Wenn eine Voreinstellung für die automatische Terminvergabe bei Rechnungen im aktuellen Kundendatensatz hinterlegt wurde, ist die Option „Terminrechnung für Datum“ im Bestätigungsdialog aktiviert und der berechnete nächste Rechnungstermin wird angezeigt. Die Option kann auch manuell aktiviert werden.

Teillieferung erfassen

Die Erfassung von Waren und Pfand kann wie üblich gestartet werden. Bevor der Erfassungsdialog angezeigt wird, muss ausgewählt werden, ob die Erfassung in eine bestehende oder eine neue Teillieferung durchgeführt werden soll.

Der Auswahldialog ist bei Warenerfassung auf eine neue Teillieferung voreingestellt und für Pfanderfassung auf die letzte Teillieferung.

Wenn eine Voreinstellung für die automatische Terminvergabe bei Lieferungen im aktuellen Kundendatensatz hinterlegt wurde, ist die Datumsvorwahl im Bestätigungsdialog aktiviert Bestehenden Teillieferungen werden von der Anwendung automatisch nummeriert. Nach der Erfassung kann der Auftrag wie üblich weiterbearbeitet werden.

Die Teillieferungen können auch in der Auftragsverwaltung angezeigt werden. Wählen Sie dazu aus der Auswahloption am unteren Rand der Seitenleiste der Auftragsverwaltung eine beliebige Teillieferung oder die Gesamtansicht aus. Die Posten der einzelnen Lieferungen werden automatisch angezeigt. Dabei wird das Lieferdatum im Anzeigefeld „Lieferdatum“ in der Seitenleiste ebenfalls aktualisiert.

Kommissionslisten

Das Drucken von Lieferscheinen ist nach Auswahl der gewünschten Teillieferung wie bei einfachen Lieferscheinen möglich. Es wird immer die letzte Teillieferung angewählt.

Eine Besonderheit bei Terminrechnungen, die aus mehreren Teillieferungen bestehen, ist der Druck von Kommissionslisten. Dabei werden sämtliche Teillieferungen zusammengefasst. Um eine Komissionsliste auszudrucken, muss sich der Auftrag im Status Lieferung befinden.

1. Gesamt auswählen

2. Drucken

Um eine Kommissionsliste zu drucken, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Auswahlfeld Teillieferung den Eintrag „Gesamt“.
2. Starten Sie den Ausdruck mit Druck.

Die Kommissionsliste wird gedruckt.

Terminrechnungen aktivieren

Am vorgegebenen Abrechnungstermin wird der Auftrag im Aufgabenmanager zur Bearbeitung angeboten. Um eine Terminrechnung manuell abzurechnen, kann der Auftrag wie ein einfacher Auftrag in den Status Rechnung versetzt werden. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, alle Terminrechnungen manuell zu überwachen und in einem gemeinsamen Dialog zu bearbeiten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche (Teillieferungsverwaltung, hinter dem Auswahlfeld für Teillieferungen).

Im Auswahlbereich „Datumsfilter“ kann eingestellt werden, ob alle Teillieferungen mit einem vorgegebenen Rechnungstermin bis zum eingestellten Datumswert des Eingabefelds „Rechnungsdatum“ angezeigt werden sollen, oder nur Aufträge, die am eingestellten Termin aktiviert werden müssen. Die angezeigten Aufträge werden mit Start in den Status Rechnung versetzt und für den Ausdruck in den Druckcontainer eingestellt.

Sammelaufträge

Die Anwendung bietet neben Terminrechnungen auch die Option, Lieferungen nachträglich als Sammelrechnung zusammenzufassen. Der wesentliche Unterschied zu Teillieferungen mit Terminrechnungen besteht darin, dass mehrere getrennte (!) Aufträge zu einer Sammelrechnung zusammengefügt werden können.

Der Nachteil der Sammelrechnungsverwaltung besteht darin, dass sie keine Terminierung ermöglicht, nur Aufträge im Status Lieferung zu einer Sammelrechnung zugefügt werden können und die Buchhaltung nach der Aktivierung der Sammelrechnung weiterhin mit den einzelnen Aufträgen arbeitet. Zudem können Zahlungen der Sammelrechnungen nicht genauer spezifiziert werden, die Sammelrechnung kann nur vollständig gebucht und abgeschlossen werden.

Da die Terminrechnungsfunktion diese Nachteile nicht aufweist, sollte zugunsten der einfacheren Bearbeitung die Terminrechnungsfunktion verwendet werden, wenn die Planung von Aufträgen mit mehreren Teillieferungen möglich ist.

Lieferung zufügen

Eine Lieferung kann zu einer Sammelrechnung zugefügt werden, indem der Lieferauftrag ausgewählt und dann ⇑ + Einfg oder die Menüoption „Auftrag zu Sammelrechnung zufügen“ im Optionsmenü hinter dem Anzeigefeld Sammelauftrag in der Seitenleiste ausgewählt wird. Der Dialog zur Auswahl einer Sammelrechnung wird geöffnet.

Sofern keine Sammelrechnung vorhanden ist oder eine neue Sammelrechnung erstellt werden soll, kann dies mit Neu oder Strg + N durchgeführt werden. Um die Lieferung einer Sammelrechnung zuzufügen, muss die gewünschte Sammelrechnung ausgewählt werden und mit Sichern oder Strg + S zugefügt werden.

Die Lieferung wurde nun einer Sammelrechnung zugefügt. Die Lieferung kann weiterbearbeitet werden, ein Statuswechsel ist jedoch nicht mehr möglich.

Lieferung entfernen

Eine Lieferung kann aus einer Sammelrechnung entfernt werden, indem die „Lieferung“ ausgewählt wird und dann ⇑ + Entf oder die Menüoption „Auftrag aus Sammelrechnung entfernen“ im Optionsmenü hinter dem Anzeigefeld Sammelrechnung der Seitenleiste ausgewählt wird.

Der Auftrag wird aus der Sammelrechnung entfernt und kann nun wieder als eigenständiger Auftrag bearbeitet werden.

Sammelrechnung aktivieren

Eine Sammelrechnung wird in der Sammelrechnungsverwaltung aktiviert, die mit Strg + Alt + G oder die Menüoption „Sammelrechnungsverwaltung“ im Optionsmenü hinter dem Anzeigefeld Sammelrechnung in der Seitenleiste geöffnet wird.

Die Sammelrechnungsübersicht zeigt Ihnen alle Sammelrechnungen des aktuellen Kunden an. Die Sammelrechnung, der der aktuelle Auftrag angehört, ist aktiviert.

Die Posten der Sammelrechnung können nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Die Voreinstellung sortiert die Rechnungspositionen nach dem Lieferdatum und dann alphabetisch. Mit Druck oder Strg + P kann die Sammelrechnung aktiviert und gedruckt werden; durch das Drucken wird die Sammelrechnung aktiviert und alle zugehörigen Lieferungen in den Status Rechnung versetzt.

Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Sammelrechnung kann nicht mehr bearbeitet werden. Wahlweise kann mit dem Optionsmenü neben Druck auch eine Zusammenfassung mit den Summen der Lieferungen gedruckt werden. Nach dem Ausdruck wird der Verarbeitungsdialog geschlossen.

Sammelrechnung abschließen

Eine aktivierte Sammelrechnung wird in der Sammelrechnungsverwaltung abgeschlossen.

Die Schaltfläche neben dem Anzeigefeld Brutto bucht den gesamten Rechnungsbetrag aller Lieferungen und schließt die Lieferungen ab.

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Fußnoten: