Leitfaden für die Inbetriebnahme

Dieser Artikel beantwortet die Fragen "Wie geht es weiter?" nach der Entscheidung für den Einsatz von FAKTURA-X in einem Unternehmen.

Nutzen Sie die Erfahrung des Herstellers, so dass die Vorbereitungen für den Einsatz von FAKTURA-X möglichst reibungslos ablaufen.

Zeitplan

Die Einführung von FAKTURA-X in einem Unternehmen kann bei Bedarf innerhalb von wenigen Tagen durchgeführt werden. Typisch ist eine Planung über einen Zeitraum von vier bis zwölf Wochen. Dabei werden die verfügbaren Kapazitäten des Unternehmens und der individuelle Trainingsbedarf berücksichtigt. Ziel ist, die Einführung erfolgreich abzuschließen und dabei den Fortschritt zu kontrollieren, ohne Verunsicherung oder Frustration zu erzeugen. Entsprechend wird die Dauer der einzelnen Phasen angepasst. Der Zeitplan sollte jedoch vor der Umsetzung festgelegt werden, um Verzögerungen zu vermeiden.

Phase	Abschnitt	Dauer
1	Datenaufbereitung	30 Tage
2.1	Test und Optimierung	20 Tage
2.2	Schulung	1 Tage
2.3	Abschlusstest	8 Tage
2.4	Bereitstellung	1 Tage
3	Produktivbetrieb

Aufgabe: Legen Sie ein realistisches Einführungsdatum fest

Phasen

Der Fahrplan für die Einführung von FAKTURA-X besteht aus vier Phasen:

1. Datenaufbereitung
2. Test und Optimierung
3. Bereitstellung
4. Inbetriebnahme

Diese Phasen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Datenaufbereitung

Zunächst werden die Stammdaten, also Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten, aufbereitet. Diese Daten werden in die Importvorlage übernommen, um dann in FAKTURA-X importiert zu werden.

Herkunft der Daten

Die Stammdaten können aus einer vorhandenen Software stammen, aus strukturierten Daten wie Excel oder als analoge oder digitale, unstrukturierten Daten wie PDF-Dokumente oder gedruckte Listen.

Vorhandene Software

Daten können oftmals aus bestehenden Systemen übernommen werden. Einige vorhandene Systeme ermöglichen einen Export der Daten, bei anderen Systemen kann die Datenquelle ausgelesen werden.

Der Hersteller wird Sie bei der Untersuchung des bestehenden Systems unterstützen.

Aufgabe: Prüfen Sie, ob Stammdaten aus der bestehenden Software exportiert werden können oder die Datenbank ausgelesen werden kann

Unstrukturierte Daten

möchten, helfen wir beim Export der Daten. Sie erhalten eine Excel- Mappe mit Ihren Daten und entfernen nicht mehr benötigte Einträge. Anschließend ergänzen fehlende Informationen, wir kontrollieren die Daten und führen Korrekturen durch.

Die Excel- Mappe können Sie auch nutzen, wenn Sie ein neues Sortiment erstellen möchten.

Damit Sie alle Funktionen von FAKTURA-X nutzen können, erstellen wir auch Daten für Kasse und Lieferantenbestellungen.

Wichtig: Ihre Artikelnummern und Kundensonderpreise gehen nicht verloren!

Artikeldaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen Kundendaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen Lieferantendaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen

Herkunft der Daten Qualität der Daten Aufbereitung Prüfen

Formularvorlagen Vorlagen für Lieferschein und Rechnung bereitstellen Firmendaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen Pfanddaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen

Echtbetrieb Abschluss der Vorbereitung und Initialisierung

Test und Optimierung

Nach der Aufbereitung werden die Daten zum Testen bereitgestellt. So können alle relevanten Abläufe des Unternehmens mit FAKTURA-X trainiert werden. Dabei wird das Unternehmen vom Hersteller betreut, insbesondere das Bewältigen spezifischer Aufgaben erläutert. Während der Testphase wird die Optimierung der Daten und die Anpassung der Ausdrucke durchgeführt und es erfolgt die Optimierung durch Anpassung an die bestehenden Abläufe und die Nutzung der neuen Möglichkeiten.

Ergänzungen und Korrekturen bleiben nach der Testphase erhalten

Bereitstellung

FAKTURA-X wird auf allen Arbeitsplätzen installiert und für den Einsatz vorbereitet. Dabei erfolgt auch eine Prüfung der Datensicherung und des Wartungssystems, bevor dann Schnittstellen zu externen Systemen, beispielsweise DATEV und GEDAT eingerichtet werden und die Buchhaltung eingebunden wird.

Vor der Inbetriebnahme wird mit den Anwendern eine Schulung durchgeführt, in der alle Arbeitsschritte noch einmal trainiert und alle Fragen beantwortet werden.

Am Training sollten alle Mitarbeiter teilnehmen, die mit FAKTURA-X arbeiten

Installation

Die Installation wird vom Hersteller durchgeführt.

Serversysteme

Vorhandene Serversysteme können in der Regel weiterverwendet werden, sofern die Systemvoraussetzungen erfüllt werden.

Bei Bedarf liefert UNITED ENGINEERING passende UNIT-X Serversysteme.

Wenn die Systeme von einem Administrator verwaltet werden, muss dieser für die Konfiguration und Wartung durch den Hersteller ein Benutzerkonto mit Administratorrechten erstellen und einen Fernwartungszugang mit einem Teamviewer-Host installieren.

Arbeitsplatzsysteme

Vorhandene Arbeitsplatzcomputer können in der Regel weiterverwendet werden, sofern die Systemvoraussetzungen erfüllt werden.

Bei Bedarf liefert UNITED ENGINEERING passende UNIT-X Computersysteme.

Wenn die Systeme von einem Administrator verwaltet werden, muss dieser für die Installation und Konfiguration durch den Hersteller vorübergehend ein Benutzerkonto mit Administratorrechten bereitstellen.

Kassensysteme

Die erforderlichen UNIT-X Kassensysteme werden von UNITED ENGINEERING geliefert und sind bei Ablieferung vollständig konfiguriert.

Inbetriebnahme

Wenn die Daten aufbereitet, Formulare angepasst, Schnittstellen konfiguriert und alle Anwender geschult wurden, werden zum vereinbarten Termin die Trainingsdaten gelöscht und das System für den Produktivbetrieb aktiviert.

Für die ersten Tage des Produktiveinsatzes steht der Kundendienst bereit, um Fragen zu beantworten oder Probleme zu lösen.

Auf Wunsch kann die Inbetriebnahme persönlich in Ihrem Betrieb betreut werden{{{2}}}

FAQ

In diesem Abschnitt werden häufig gestellte Fragen beantwortet.

Können bestehende Aufträge aus alten Systemen übernommen werden? Nein, das ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich. Bestehende Lieferaufträge oder Kassiervorgänge verbleiben im Altsystem. Altsysteme müssen zu Prüfungszwecken weiter vorgehalten werden.

Können bestehende Kunden- und Artikelnummern beibehalten werden? Ja, das ist möglich.

Können Lieferschein-, Rechnungs- und Kassenbonnummern lückenlos weitergeführt werden? Ja, das ist auf Wunsch möglich.

Bleiben während der Testphase durchgeführte Änderungen an Stammdaten nach dem Aktivieren des Produktivbetriebs erhalten? Ja, Ergänzungen und Korrekturen der Stammdaten bleiben erhalten. Es werden bei der Initialisierung des Produktivbetriebs lediglich Aufträge und Kassiervorgänge aus der Testphase entfernt und Salden zurückgesetzt.

Kann ein vorhandener Kassencomputer weiter genutzt werden? Nein, der Kassencomputer muss durch das UNIT-X Kassensystem ersetzt werden. Es ist jedoch unter Umständen möglich, Kassentechnik wie Laden, Bondrucker oder Barcode-Scanner zu übernehmen.

Kann nach der Produkteinführung eine weitere Schulung im Betrieb erfolgen? Ja, das ist möglich.

Wenn Sie Fragen zur Einführung von FAKTURA-X haben, können Sie jederzeit Ihren Betreuer bei UNITED ENGINEERING ansprechen