Bankaufträge

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Im Register Bankaufträge des Buchhaltungsmoduls können SEPA-Dateien zur Verarbeitung in geeigneten Banking-Software wie "StarMoney", "SFirm", "ProfiCash" oder die Online-Internetportale der Banken und Sparkassen erzeugt werden.

Das Modul wird über Finanzen → Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Zur Nutzung dieses Moduls muss die SEPA-Schnittstelle freigeschaltet werden. Außerdem muss in den Einstellungen die Gläubiger-Identnummer hinterlegt werden

//-> Hier fehlt die Grafik

Vorbedingungen

Um einen Bankauftrag als SEPA-Datei zu erstellen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Algemein:

• Die SEPA-Schnittstelle muss freigeschaltet sein
• Die Gläübiger Identnummer muss in den Firmenangaben hinterlegt sein

Wenn die SEPA-Schnittstelle nicht freigeschaltet ist, wird das Register "Bankaufträge" nicht angezeigt

Stammdaten (Kunden und Lieferanten)

• Die Bankverbindung eines Kunden oder Lieferanten muss hinterlegt sein
• Überweisungen oder Lastschriften müssen für den Kunden oder Lieferanten aktiviert sein

Die Einstellung "Lastschrift" entspricht einem Basis-Lastschriftmandat (B2C), Die Einstellung "Abbuchung" entspricht einem Firmen-Lastschriftmandat (B2B)

Forderungen oder Verbindlichkeiten

• In einem Kundenauftrag muss "Lastschrift" aktiviert sein
• Beim Kontieren einer Lieferantenbestellung oder von Kosten muss die Zahlweise "Einzug" ausgewählt sein

Wenn die Zahlungsart "Lastschrift" oder "Abbuchung" beim Kunden bzw. Lieferanten voreingestellt ist, wird die Option "Lastschrift" bzw. "Einzug" automatisch aktiviert

Anzahl der SEPA-Dateien

Es wird für jede Auftragsart mindestens eine SEPA-Datei erzeugt. Bei Lastschriften (B2C) und Abbuchungen (B2B) wird pro Auftragsart und Einzugsdatum eine Datei erzeugt. Bei Gutschriften wird in der Regel nur eine Datei erzeugt.

Beispiel:

Es sind folgende Aufträge vorhanden:

• Fünf Lastschriften (B2C), davon 4 einem gemeinsamen Datum und eine weitere mit einem abweichenden Datum
• Zwei Abbuchungen (B2B) mit einem gemeinsamen Datum zu erstellen.
• Zwei Gutschriften

Da drei verschiedene Auftragsarten vorhanden sind, müssen mindestens drei Dateien erstellt werden. Da fünf Lastschriften (B2C) mit zwei unterschiedlichen Datumsangaben erstellt werden müssen, werden zwei Dateien erzeugt. Die Abbuchungen (B2B) werden in einer weiteren Datei gespeichert.

Es werden also insgesamt vier Dateien geschrieben.

Aufträge

Im Register Aufträge können SEPA-Dateien für Forderungen aus Kundenaufträgen und Verbindlichkeiten aus Lieferantenbestellungen oder Kosten erzeugt werden. Es besteht außerdem die Möglichkeit, beliebige SEPA-Dateien mit Überweisungen oder Einzügen zu erzeugen.

SEPA-Datei mit einem Auftrag erzeugen

//-> hier fehlt eine Grafik und die Beschreibung der Filterfunktionen

Haben Sie mindestens einen Auftrag mit der Zahlweise Einzug (Lastschrift oder Abbuchung) erstellt, bearbeitet und in den Status Rechnung versetzt, so können Sie eine SEPA-Datei erzeugen:

So wird's gemacht:

1. Stellen Sie den gewünschten Datumsfilter ein
2. Wählen Sie die gewünschten Auftragsarten aus und geben Sie an, ob Sie Einzüge auf das späteste Datum zusammenfassen möchten.
3. Mit ↩ oder Start in der Navigationsleiste werden die Dateien erzeugt.

Das Erzeugen einer SEPA-Datei kann nicht rückgängig gemacht werden. Um eine Datei neu zu erstellen, müsste der Auftrag zunächst zurückgebucht werden und so erneut als Rechnung fällig gestellt werden.

SEPA-Datei ohne Auftrag erzeugen

Es besteht die Möglichkeit, manuell SEPA-Dateien zu erstellen, also ohne Aufträge oder Bestellungen.

Es ist auch möglich, direkt im Kundenstamm oder im Lieferantenstamm Überweisungen oder Einzüge als SEPA-Datei mit einem Kunden oder Lieferanten zu erstellen

Im Unterschied zur Funktion in den Stammdaten ist der Dialog im Buchhaltungsmodul nicht auf einen bestimmten Kunden oder Lieferanten voreingestellt. Es können also beliebige SEPA-Dateien erstellt werden.

So wird's gemacht:

1. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neu in der Navigationsleiste oder drücken Sie Strg + N. Es öffnet sich der Dialog Bankauftrag.
2. Wählen Sie die Auftragsart "Überweisung", "Lastschrift-Einzug (B2B)" oder "Abbuchung (B2B)".
3. Mit Sichern wird Auftrag gespeichert. Es können mit Neu weitere Bankaufträge der gleichen Art erstellt und hinzugefügt werden.
4. Mit Start wird die SEPA-Datei erstellt gespeichert. Sowohl der Speicherort, als auch der Dateiname können frei gewählt werden.

Die Funktion des Dialogs wird hier erläutert.

Verträge

Im Register Verträge können SEPA-Dateien für Forderungen aus Dauerschuldverhältnissen, also zur Mietzinszahlungen oder Darlehenstilgung erzeugt werden. Das Verfahren ist mit dem Einzug von Forderungen identisch.

Die Vertragsverwaltung finden Sie hier

//-> hier fehlt eine Grafik und die Beschreibung der Filterfunktionen

Liegt mindestens einen Vertrag mit der Zahlweise Einzug (Lastschrift oder Abbuchung) vor dessen Beitrag fällig ist, so können Sie eine SEPA-Datei erzeugen:

So wird's gemacht:

1. Stellen Sie den gewünschten Datumsfilter ein
2. Wählen Sie die gewünschten Auftragsarten aus und geben Sie an, ob Sie Einzüge auf das späteste Datum zusammenfassen möchten.
3. Mit ↩ oder Start in der Navigationsleiste werden die Dateien erzeugt.

Das Erzeugen einer SEPA-Datei kann nicht rückgängig gemacht werden. Um eine Datei neu zu erstellen, müsste der Auftrag zunächst zurückgebucht werden und so erneut als Rechnung fällig gestellt werden.

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Fußnoten: