Dokumentenverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

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Die Dokumentenverwaltung ermöglicht das Anlegen von internen Textdokumenten und die Sammlung Dokumente aller Art<ref>Beachten Sie, dass externe Dokumente ''nicht'' kopiert werden, sondern lediglich eine Verknüpfung zu diesen erstellt wird. Das Originaldokument muss sich also im korrekten Pfad befinden, damit aus der Dokumentenverwaltung darauf zugegriffen werden kann</ref>,. Sie wird im Hauptmenü unter {{Menü|Büro}} &rarr; {{Menü|[[Datei:Uebersicht.png|link=]] Dokumentenverwaltung}} oder {{Taste|&uArr;}} + {{Taste|Strg}} + {{Taste|F7}} gestartet.
Die Dokumentenverwaltung ermöglicht das Anlegen von internen Textdokumenten und die Sammlung von Dokumenten aller Art<ref>Beachten Sie, dass externe Dokumente ''nicht'' kopiert werden, sondern lediglich eine Verknüpfung zu diesen erstellt wird. Das Originaldokument muss sich also im korrekten Pfad befinden, damit aus der Dokumentenverwaltung darauf zugegriffen werden kann.</ref>. Sie wird im Hauptmenü unter {{Menü|Büro}} &rarr; {{Menü|[[Datei:Uebersicht.png|link=]] Dokumentenverwaltung}} oder {{Taste|&uArr;}} + {{Taste|Strg}} + {{Taste|F7}} gestartet.


[[File:buero_dokverwaltung.png|Die Dokumentenverwaltung|link=|ohne|gerahmt]]
<div class="imageMapHighlighter">
<imagemap>
File:buero_dokverwaltung_2024.png|Die '''Dokumentenverwaltung'''|link=|ohne|gerahmt


Die Dokumentenverwaltung zeigt alle allgemeinen Dokumente, die weder einem Kunden noch einem Lieferanten zugeordnet sind. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.
rect 910 73 932 94 [[Dokumentenverwaltung#Einträge bearbeiten]]
rect 9 643 84 666 [[Dokumentenverwaltung#Einen neuen Eintrag anlegen]]
rect 90 643 162 666 [[Dokumentenverwaltung#Einträge bearbeiten]]
rect 349 643 422 666 [[Dokumentenverwaltung#Ein neues Dokument erstellen]]
rect 858 643 930 666 [[Dokumentenverwaltung#Einträge bearbeiten]]


===Dokumentenverwaltung===
desc none
''Siehe auch [[Dokumentenverwaltung]]
</imagemap>
</div>


Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht kann über {{Menü|[[Datei:Uebersicht.png|link=]] Dateien}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|T}} geöffnet werden.
Die Dokumentenverwaltung zeigt alle allgemeinen Dokumente, die weder einem Kunden noch einem Lieferanten zugeordnet sind. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.  
 
[[File:dokverwaltung.png|link=|gerahmt|ohne|Die '''Dokumentenverwaltung''']]
 
Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.


====Einen neuen Eintrag anlegen====
==Einen neuen Eintrag anlegen==
Um einen neuen Eintrag zur Dokumentenverwaltung hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Um einen neuen Eintrag zur Dokumentenverwaltung hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
#Klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Eintrag}}
#Klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]]   Neu  }}
#Wählen Sie die gewünschte Datei aus und drücken Sie auf {{Menü|Öffnen}}.
#Wählen Sie die gewünschte Datei aus und drücken Sie auf {{Menü|Öffnen}}.
#Daraufhin öffnet sich ein Dialog. Wenn Sie möchten, können Sie das Dokument mit ein paar Worten etwas genauer beschreiben. Diese Beschreibung finden Sie später in der Spalte ''Information''.
#Daraufhin öffnet sich ein Dialog. Wenn Sie möchten, können Sie das Dokument mit ein paar Worten etwas genauer beschreiben. Diese Beschreibung finden Sie später in der Spalte ''Information''.
#*Möchten Sie keine genaueren Informationen angeben, lassen Sie das Feld einfach leer und drücken Sie entweder auf {{Menü|OK}} oder {{Menü|Abbrechen}}.
#*Möchten Sie keine genaueren Informationen angeben, lassen Sie das Feld einfach leer und drücken Sie entweder auf {{Menü|OK}} oder {{Menü|Abbrechen}}.


=====Ein neues Dokument erstellen=====
===Ein neues Dokument erstellen===
Möchten Sie ein neues [[wikipedia:de:Rich_Text_Format|RTF]]-Dokument erstellen und im Anschluss direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnen, können Sie dafür den integrierten [[Texteditor]] nutzen. Dieser ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Er wird über {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Text}} oder die Tastenkombination {{Taste|Strg}} + {{Taste|T}} gestartet.
Möchten Sie ein neues [[wikipedia:de:Rich_Text_Format|RTF]]-Dokument erstellen und im Anschluss direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnen, können Sie dafür den integrierten [[Texteditor]] nutzen. Dieser ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden sowie das Erstellen von Serienbriefen. Er wird über {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Text}} oder die Tastenkombination {{Taste|Strg}} + {{Taste|T}} gestartet.


[[File:Dokver_Texteditor_1.png|gerahmt|links|link=]]
Nachdem ein neu erstelltes Dokument im Texteditor gespeichert wurde, werden Sie danach gefragt, ob das Dokument direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnet werden soll.


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[[File:Dokver_Texteditor_1.png|gerahmt|ohne|Bestätigungsdialog|link=]]


Nachdem ein neu erstelltes Dokument im Texteditor gespeichert wurde, werden Sie danach gefragt, ob das Dokument direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnet werden soll.
==Einträge bearbeiten==
 
<br /><br />
 
====Einträge bearbeiten====
Um Änderungen an den angelegten Dokumenten vorzunehmen, bestehen verschiedene Möglichkeiten.  
Um Änderungen an den angelegten Dokumenten vorzunehmen, bestehen verschiedene Möglichkeiten.  


Machen Sie einen Rechtsklick {{RMB}} auf den Eintrag, der bearbeitet werden soll. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Machen Sie einen Rechtsklick {{RMB}} auf den Eintrag, der bearbeitet werden soll. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:


[[File:Dokver_Optionen.png|gerahmt|ohne|Das Optionsmenü|link=]]
[[File:Dokver_Optionen.png|gerahmt|ohne|Das '''Optionsmenü'''|link=]]


*''Datei öffnen'': Das Dokument wird mit der im Betriebssystem dafür voreingestellten Anwendung geöffnet. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf das gewünschte Dokument machen oder die Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">O</kbd> nutzen. {{Hinweis|Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.}}
*''Datei öffnen'': Das Dokument wird mit der im Betriebssystem dafür voreingestellten Anwendung geöffnet. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf das gewünschte Dokument machen oder die Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">O</kbd> nutzen. {{Hinweis|Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.}}
*''Neuer Eintrag in Vorlage'': Auch über das Optionsmenü kann - wie oben beschrieben - ein neuer Eintrag erstellt werden.
*''Neuer Eintrag in Vorlage'': Auch über das Optionsmenü kann - wie oben beschrieben - ein neuer Eintrag erstellt werden.
*''Informationen bearbeiten'': Es öffnet sich ein Dialog um den Text in der Spalte ''Information'' zu verändern.
*''Information bearbeiten'': Es öffnet sich ein Dialog, um den Text in der Spalte ''Information'' zu verändern.
*''Dateipfad bearbeiten'': Die Datei kann geändert und somit das Dokument ausgetauscht werden.
*''Dateipfad bearbeiten'': Die Datei kann geändert und somit das Dokument ausgetauscht werden.
*''Eintrag löschen''. Der Eintrag kann alternativ auch mithilfe der Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">D</kbd> entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit {{Menü|Nein}} beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit {{Menü|Ja}} beantwortet werden. {{Achtung|Die Dateien werden '''nicht''' in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!}}
*''Eintrag löschen''. Der Eintrag kann alternativ auch mithilfe der Tastenkombination <kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">D</kbd> entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinende Rückfrage, ob die Datei auch vom Datenträger gelöscht werden soll, mit {{Menü|Nein}} beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit {{Menü|Ja}} beantwortet werden.  
 
{{Achtung|'''Achtung!''' Beim Löschen der Dateien vom Datenträger werden die Dateien '''nicht''' in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!}}


{{Tipp1|Anstelle eines Rechtsklicks {{RMB}} kann das jeweilige Optionsmenü auch über den [[Datei:Editieren.png|link=]]-Knopf geöffnet werden.}}
{{Tipp1|Anstelle eines Rechtsklicks {{RMB}} kann das jeweilige Optionsmenü auch über den [[Datei:Editieren.png|link=]]-Knopf geöffnet werden.}}
Über die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] Öffnen}} wird ein kleines Optionsmenü geöffnet:
[[File:Dokumentanverwaltung_Oeffnen_Menue_2024.png|gerahmt|ohne|Das '''Optionsmenü'''|link=]]
Hierüber lassen sich die Dateipfade zum '''Template''', '''Ablage''' oder '''Finance''' - Ordner von FakturaX öffnen


Die Dokumentenverwaltung kann mit {{Menü|[[Datei:Ende.png|link=]] Ende}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|W}} geschlossen werden.
Die Dokumentenverwaltung kann mit {{Menü|[[Datei:Ende.png|link=]] Ende}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|W}} geschlossen werden.
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{{WL|Büro}}
{{WL|Büro}}
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Fußnoten:
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Aktuelle Version vom 20. September 2024, 21:54 Uhr

(Büro → Sie sind auf der Seite: Dokumentenverwaltung)

Siehe auch Dokumentenverwaltung bei Kunden oder Lieferanten

Die Dokumentenverwaltung ermöglicht das Anlegen von internen Textdokumenten und die Sammlung von Dokumenten aller Art[1]. Sie wird im Hauptmenü unter Büro → Uebersicht.png Dokumentenverwaltung oder ⇑ + Strg + F7 gestartet.

Dokumentenverwaltung#Einträge bearbeitenDokumentenverwaltung#Einen neuen Eintrag anlegenDokumentenverwaltung#Einträge bearbeitenDokumentenverwaltung#Ein neues Dokument erstellenDokumentenverwaltung#Einträge bearbeiten

Die Dokumentenverwaltung zeigt alle allgemeinen Dokumente, die weder einem Kunden noch einem Lieferanten zugeordnet sind. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.

Einen neuen Eintrag anlegen

Um einen neuen Eintrag zur Dokumentenverwaltung hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf Neu.png Neu
  2. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und drücken Sie auf Öffnen.
  3. Daraufhin öffnet sich ein Dialog. Wenn Sie möchten, können Sie das Dokument mit ein paar Worten etwas genauer beschreiben. Diese Beschreibung finden Sie später in der Spalte Information.
    • Möchten Sie keine genaueren Informationen angeben, lassen Sie das Feld einfach leer und drücken Sie entweder auf OK oder Abbrechen.

Ein neues Dokument erstellen

Möchten Sie ein neues RTF-Dokument erstellen und im Anschluss direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnen, können Sie dafür den integrierten Texteditor nutzen. Dieser ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden sowie das Erstellen von Serienbriefen. Er wird über Neu.png Text oder die Tastenkombination Strg + T gestartet.

Nachdem ein neu erstelltes Dokument im Texteditor gespeichert wurde, werden Sie danach gefragt, ob das Dokument direkt in der Dokumentenverwaltung verzeichnet werden soll.

Bestätigungsdialog

Einträge bearbeiten

Um Änderungen an den angelegten Dokumenten vorzunehmen, bestehen verschiedene Möglichkeiten.

Machen Sie einen Rechtsklick Rmb.png auf den Eintrag, der bearbeitet werden soll. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Das Optionsmenü
  • Datei öffnen: Das Dokument wird mit der im Betriebssystem dafür voreingestellten Anwendung geöffnet. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf das gewünschte Dokument machen oder die Tastenkombination STRG + O nutzen.
    Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.
  • Neuer Eintrag in Vorlage: Auch über das Optionsmenü kann - wie oben beschrieben - ein neuer Eintrag erstellt werden.
  • Information bearbeiten: Es öffnet sich ein Dialog, um den Text in der Spalte Information zu verändern.
  • Dateipfad bearbeiten: Die Datei kann geändert und somit das Dokument ausgetauscht werden.
  • Eintrag löschen. Der Eintrag kann alternativ auch mithilfe der Tastenkombination STRG + D entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinende Rückfrage, ob die Datei auch vom Datenträger gelöscht werden soll, mit Nein beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit Ja beantwortet werden.
Achtung! Beim Löschen der Dateien vom Datenträger werden die Dateien nicht in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!
Anstelle eines Rechtsklicks Rmb.png kann das jeweilige Optionsmenü auch über den Editieren.png-Knopf geöffnet werden.

Über die Schaltfläche Oeffnen.png Öffnen wird ein kleines Optionsmenü geöffnet:

Das Optionsmenü

Hierüber lassen sich die Dateipfade zum Template, Ablage oder Finance - Ordner von FakturaX öffnen

Die Dokumentenverwaltung kann mit Ende.png Ende oder Strg + W geschlossen werden.

(Büro → Sie sind auf der Seite: Dokumentenverwaltung)

Fußnoten:

  1. ↑ Beachten Sie, dass externe Dokumente nicht kopiert werden, sondern lediglich eine Verknüpfung zu diesen erstellt wird. Das Originaldokument muss sich also im korrekten Pfad befinden, damit aus der Dokumentenverwaltung darauf zugegriffen werden kann.
Abgerufen von „https://wiki.fakturax.de/index.php?title=Dokumentenverwaltung&oldid=17532“