Stammdaten strukturieren: Unterschied zwischen den Versionen

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{{WL|Stammdatenverwaltung}}
{{WL|Stammdatenverwaltung}}


Artikel-, Kunden- oder Lieferantennummern sollten eine logische und ausreichend dimensionierte Struktur erhalten. Diese ist hilfreich, um Daten schnell und effektiv zu finden, zu sortieren und zu filtern. Nummern müssen eindeutig und dürfen nicht länger als 20 Zeichen sein<ref>Wird diese Grenze überschritten, werden nur die ersten 20 Zeichen gespeichert.</ref>. Sie dürfen keine Sonderzeichen wie Anführungszeichen oder Satzzeichen enthalten. Lange Nummern können durch Punkte unterteilt werden. Die erste Stelle darf jedoch nur ein Buchstabe oder eine Ziffer sein.
Artikel-, Kunden- oder Lieferantennummern sollten eine logische und ausreichend dimensionierte Struktur erhalten. Diese ist hilfreich, um Daten schnell und effektiv zu finden, zu sortieren und zu filtern. Nummern müssen eindeutig und dürfen nicht länger als 20 Zeichen sein<ref>Wird diese Grenze überschritten, werden nur die ersten 20 Zeichen gespeichert.</ref>. Sie dürfen keine Sonderzeichen wie Anführungszeichen oder Satzzeichen enthalten. Lange Nummern können durch Punkte unterteilt werden. Die erste Stelle darf jedoch nur ein '''Buchstabe''' oder eine '''Ziffer''' sein.


==Kunden- und Lieferantennummern==
==Kunden- und Lieferantennummern==


Kunden- und Lieferantennummern müssen nicht [[Schnittstellen#DATEV|DATEV]]-konform vergeben werden, da zusätzlich Felder für Debitoren- und Kreditorennummern verwendet werden können. Als Lieferantennummer kann die Kundennummer des Unternehmens beim jeweiligen Lieferanten angegeben werden. Falls eigene Lieferantennummern vergeben werden sollen, kann auf dieselbe Art wie mit den Kundennummern verfahren werden.
Kundennummern sollten mindestens vierstellig vergeben werden.
 
{{Tipp1|Wenn Kundennummern fünfstellig sind, sollten Sie den DATEV-Debitorennummern entsprechen, um Verwechslungen auszuschließen}}


Es wird empfohlen, Kundennummern nach logischen Richtlinien zu unterteilen:
Es wird empfohlen, Kundennummern nach logischen Richtlinien zu unterteilen:


'''Kundennummer:''' {{Unterstrich|X|Gruppe<br/>(''Gastronomie, Verein,'' ...)}} {{Unterstrich|Y|Untergruppe<br/>(''Kneipe, Diskothek, ...'')}} {{Unterstrich|ZZ|Durchlaufende Nummern}}
'''Kundennummer:''' {{Unterstrich|G|Gruppe<br/>(''Gastronomie, Verein,'' ...)}} {{Unterstrich|U|Untergruppe<br/>(''Kneipe, Diskothek, ...'')}} {{Unterstrich|NN|Durchlaufende Nummern}}
 
Bei Kundenstämmen mit bis zu 9.000 Datensätzen sind vierstellige Kundennummern in der Regel ausreichend.
 
Kunden- und Lieferantennummern müssen jedoch nicht [[DATEV-Schnittstelle|DATEV]]-konform vergeben werden, da zusätzlich Felder für Debitoren- und Kreditorennummern verwendet werden können.


{{Hinweis|DATEV-konforme '''Debitorennummern''' müssen zwischen 10.000 - 69.999 liegen. DATEV-konforme '''Kreditorennummern''' müssen zwischen 70.000 - 99.999 liegen.}}


Bei Kundenstämmen von 1.000 Artikeln sind vier bis fünfstellige Kundennummern in der Regel ausreichend.
Als Lieferantennummern sollten die Kundennummern beim jeweiligen Lieferanten genutzt werden. Falls eigene Lieferantennummern vergeben werden sollen, kann auf dieselbe Art wie mit den Kundennummern verfahren werden.
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'''Artikelnummer:''' {{Unterstrich|A|Warengruppe}} {{Unterstrich|XX|Hersteller}} {{Unterstrich|YY|Produkt}} {{Unterstrich|ZZ|Packungsgröße}}  
'''Artikelnummer:''' {{Unterstrich|WW|Warengruppe}} {{Unterstrich|HHH|Hersteller}} {{Unterstrich|PP|Produkt}} {{Unterstrich|II|Inhalt}}  




Bei Sortimentsgrößen von 2.000 Artikeln sind sechs- bis siebenstellige Artikelnummern in der Regel ausreichend. Ab neun Stellen empfiehlt sich die Unterteilung von Nummerngruppen mit Trennzeichen im Format 123.456.78920<ref>Die Begrenzung der Artikelnummern auf 20 Zeichen ist auch hier zu beachten.</ref>.
Bei Sortimentsgrößen von bis zu 2.000 Artikeln sind neunstellige Artikelnummern ausreichend. Es empfiehlt sich die Unterteilung von Nummerngruppen mit Trennzeichen im Format 123.456.78920<ref>Die Begrenzung der Artikelnummern auf 20 Zeichen ist auch hier zu beachten.</ref>.
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==Nummernautomatik==
==Nummernautomatik==
Bei der Neuanlage eines Kunden-, Lieferanten-, Waren- oder Pfanddatensatzes bietet die Anwendung automatisch eine freie Nummer an<ref>Die Nummernautomatik funktioniert nur bei numerischen Identnummern.</ref>.
{{Hinweis|Bei der Neuanlage eines Kunden-, Lieferanten-, Waren- oder Pfanddatensatzes bietet die Anwendung automatisch eine freie Nummer an<ref>Die Nummernautomatik funktioniert nur bei numerischen Identnummern.</ref>.
Abhängig vom angezeigten Datensatz, bietet die Anwendung die nächsthöhere freie Artikelnummer an.
Abhängig vom angezeigten Datensatz, bietet die Anwendung die nächsthöhere freie Artikelnummer an.}}
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==Suchbegriffe strukturieren==
==Suchbegriffe strukturieren==
Suchbegriffe sind Kurzbezeichnungen, die aus den Namen von Kunden, Lieferanten oder der Bezeichnung von Artikeln oder Pfand abgeleitet werden. Sie werden alternativ als Suchindex verwendet.
Suchbegriffe sind Kurzbezeichnungen, die aus den Namen von [[Kundenstamm|Kunden]], [[Lieferantenstamm|Lieferanten]] oder der Bezeichnung von [[Warenstamm|Artikeln]] oder [[Pfandstamm|Pfand]] abgeleitet werden. Sie werden alternativ als Suchindex verwendet.
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Suchbegriffe sollten kurz gehalten werden. Der Suchbegriff zum Kunden „Café Lustig" sollte „LUSTIG" heißen und nicht den gesamten Namen wiedergeben. Bei Waren können die ersten Buchstaben der Bezeichnung verwendet werden. Dabei sollte auf eine sinnvolle und verwechslungsfreie Kombination geachtet werden. Bei Kunden mit gleichen Namen können die Suchbegriffe durch Nummerierung oder Anfangsbuchstaben des
Suchbegriffe sollten kurz gehalten werden. Der Suchbegriff zum Kunden „Café Lustig" sollte „LUSTIG" heißen und nicht den gesamten Namen wiedergeben. Bei Waren können die ersten Buchstaben der Bezeichnung verwendet werden. Dabei sollte auf eine sinnvolle und verwechslungsfreie Kombination geachtet werden. Bei Kunden mit gleichen Namen können die Suchbegriffe durch Nummerierung oder Anfangsbuchstaben des
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'''Zurück zu [[Stammdatenverwaltung]]'''
'''Weiter zu [[Gemeinsame Eigenschaften aller Stammdatenmodule]]'''
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Aktuelle Version vom 4. April 2024, 08:22 Uhr

(Stammdatenverwaltung → Sie sind auf der Seite: Stammdaten strukturieren)

Artikel-, Kunden- oder Lieferantennummern sollten eine logische und ausreichend dimensionierte Struktur erhalten. Diese ist hilfreich, um Daten schnell und effektiv zu finden, zu sortieren und zu filtern. Nummern müssen eindeutig und dürfen nicht länger als 20 Zeichen sein[1]. Sie dürfen keine Sonderzeichen wie Anführungszeichen oder Satzzeichen enthalten. Lange Nummern können durch Punkte unterteilt werden. Die erste Stelle darf jedoch nur ein Buchstabe oder eine Ziffer sein.

Kunden- und Lieferantennummern

Kundennummern sollten mindestens vierstellig vergeben werden.

Wenn Kundennummern fünfstellig sind, sollten Sie den DATEV-Debitorennummern entsprechen, um Verwechslungen auszuschließen

Es wird empfohlen, Kundennummern nach logischen Richtlinien zu unterteilen:

Kundennummer:

G

Gruppe
(Gastronomie, Verein, ...)
U

Untergruppe
(Kneipe, Diskothek, ...)
NN

Durchlaufende Nummern

Bei Kundenstämmen mit bis zu 9.000 Datensätzen sind vierstellige Kundennummern in der Regel ausreichend.

Kunden- und Lieferantennummern müssen jedoch nicht DATEV-konform vergeben werden, da zusätzlich Felder für Debitoren- und Kreditorennummern verwendet werden können.

DATEV-konforme Debitorennummern müssen zwischen 10.000 - 69.999 liegen. DATEV-konforme Kreditorennummern müssen zwischen 70.000 - 99.999 liegen.

Als Lieferantennummern sollten die Kundennummern beim jeweiligen Lieferanten genutzt werden. Falls eigene Lieferantennummern vergeben werden sollen, kann auf dieselbe Art wie mit den Kundennummern verfahren werden.

Artikelnummern

Artikelnummern sollten nicht 8 oder 13 Stellen lang sein, damit sie nicht mit EAN-Barcodes verwechselt werden.

Sofern 8- oder 13-stellige Artikelnummern verwendet werden sollen, muss die Angabe zur Länge von Artikelnummern im Konfigurationsmodul auf "8" oder "13" eingestellt werden, damit das Kassensystem die Suche nach EAN-Barcodes nachrangig nach der Artikelnummernsuche ausführt.

Die Anzahl der Stellen begrenzt die Kapazität eines Artikelnummernsystems und sollte großzügig geplant werden:

Artikelnummer:

WW

Warengruppe
HHH

Hersteller
PP

Produkt
II

Inhalt


Bei Sortimentsgrößen von bis zu 2.000 Artikeln sind neunstellige Artikelnummern ausreichend. Es empfiehlt sich die Unterteilung von Nummerngruppen mit Trennzeichen im Format 123.456.78920[2].

Packungsgrößen und Gebindematrix

Packungsgrößen werden beim Generieren von Artikelstämmen mittels der Importfunktion zweistellig ausgeführt. In den folgenden Listen werden Endziffern und Gebindeverknüpfungen von Waren und Pfand dargestellt[3].

Brunnen und Säfte

Endziffern Gebindetyp Inhalt Pfand
02 Flasche 0,20 301
03 Flasche 0,33 301
04 Kasten PETCycle 6x1,5 406
05 Flasche 0,50 301
06 Kasten 6x1,00 306
07 Flasche 0,7 301
08 Flasche 0,75 301
10 Flasche 1,00 301
11 Kasten 10x1,00 310
12 Kasten 0,20 312
13 Kasten 0,20 312
15 Flasche 0,20 401
20 Kasten 0,20 320
24 Kasten 0,20 324
25 Kasten 0,20 324

Limonaden

Endziffern Gebindetyp Inhalt Pfand
02 Flasche 0,20 301
03 Flasche 0,33 301
04 Flasche PET 0,5 301
05 Flasche 0,50 301
06 Kasten PET 6x0,5 306
09 Postmix 9,00 610
10 Flasche 1,00 301
11 Kasten 10x1,50 310
12 Kasten 12x1,00 312
15 Flasche 1,50 301
16 Flasche 1,50 401
18 Premix 18,00 610
19 Premix 20,00 610
20 Kasten 20x0,5 320
24 Kasten 24x0,20 324
25 Kasten 24x0,33 324

Biere

Endziffern Gebindetyp Inhalt Pfand
02 Flasche 0,25 201
03 Flasche 0,33 201
04 Flasche Bügel 0,33 301
05 Flasche 0,50 201
06 Träger PET 6x0,33 206
07 Träger 6x0,5 206
08 Träger 8x0,33 208
10 Fass 10,00 625
11 Kasten 11x0,50 211
13 Dose 0,33 401
15 Dose 0,5 401
16 Dose 5,00 402
20 Kasten 20x0,5 220
21 Kasten Bügel 20x0,33 320
24 Kasten 24x0,33 224
25 Trägkasten 4x6x0,33 224
26 Trägkasten 3x8x0,33 224
27 Kasten 27x0,33 227
29 Kasten 30x0,33 230
30 Fass 30 630
50 Fass 50 630

Pfandnummern

Pfandnummern sollten nicht 8 oder 13 Stellen lang sein, damit diese nicht mit EAN-Barcodes verwechselt werden.

Dreistellige Pfandnummern sind in der Regel ausreichend:

Pfandnummer:

X

Gebindetyp
YY

Flaschen
Nummer Gebinde Pfand Flasche Anzahl Rahmen
150 Rahmen 1,50€
201 Flasche 0,08€
206 Träger 0,48€ 201 6
208 Träger 0,64€ 201 8
211 Kasten 2,38€ 201 11 150
220 Kasten 3,10€ 201 20 150
224 Kasten 3,42€ 201 24 150
227 Kasten 3,66€ 201 27 150
301 Flasche 0,15€
306 Kasten 2,40€ 301 6 150
310 Kasten 3,00€ 301 10 150
312 Kasten 3,30 301 12 150
320 Kasten 4,50€ 301 20 150
324 Kasten 5,10€ 301 24 150
401 Flasche 0,25€
402 Kasten 0,50€
406 Kasten 3,00€ 401 6
600 Fass 0,00€
610 Fass 10,00€
625 Fass 25,00€
630 Fass 30,00€

Nummernautomatik

Bei der Neuanlage eines Kunden-, Lieferanten-, Waren- oder Pfanddatensatzes bietet die Anwendung automatisch eine freie Nummer an[4]. Abhängig vom angezeigten Datensatz, bietet die Anwendung die nächsthöhere freie Artikelnummer an.

Suchbegriffe strukturieren

Suchbegriffe sind Kurzbezeichnungen, die aus den Namen von Kunden, Lieferanten oder der Bezeichnung von Artikeln oder Pfand abgeleitet werden. Sie werden alternativ als Suchindex verwendet.
Suchbegriffe sollten kurz gehalten werden. Der Suchbegriff zum Kunden „Café Lustig" sollte „LUSTIG" heißen und nicht den gesamten Namen wiedergeben. Bei Waren können die ersten Buchstaben der Bezeichnung verwendet werden. Dabei sollte auf eine sinnvolle und verwechslungsfreie Kombination geachtet werden. Bei Kunden mit gleichen Namen können die Suchbegriffe durch Nummerierung oder Anfangsbuchstaben des Vornamens erweitert werden.
Suchbegriffe werden in Großbuchstaben gespeichert, es sollten keine Leerzeichen oder Sonderzeichen verwendet werden.
Bei gleichen Waren in unterschiedlichen Einheiten ist ein vorgestellter Buchstabe zur Unterscheidung und Sortierung sinnvoll, so kann allgemein „S" für „Stück" verwendet werden, der „Kasten" mit „K", das „Fass" mit „F" und die „Flasche" mit „B" (englisch „bottle", da das „F" bereits durch das „Fass" belegt ist) unterschieden werden.
Beim Generieren von Artikelstämmen mittels der Importfunktion werden Suchbegriffe nach der Formel „Einheit(1)" + „Hersteller(3)" + „Produkt(3)" erstellt, beispielsweise erhält der Kasten Becks Pils den Suchbegriff „KBECPIL".


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Fußnoten:

  1. ↑ Wird diese Grenze überschritten, werden nur die ersten 20 Zeichen gespeichert.
  2. ↑ Die Begrenzung der Artikelnummern auf 20 Zeichen ist auch hier zu beachten.
  3. ↑ Die Listen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
  4. ↑ Die Nummernautomatik funktioniert nur bei numerischen Identnummern.
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