Stammdaten strukturieren: Unterschied zwischen den Versionen

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{{WL|Stammdatenverwaltung}}
{{WL|Stammdatenverwaltung}}


Artikel-, Kunden- oder Lieferantennummern sollten eine logische und ausreichend dimensionierte Struktur erhalten. Diese ist hilfreich, um Daten schnell und effektiv zu finden, zu sortieren und zu filtern. Nummern müssen eindeutig und nicht länger als 20 Zeichen sein. Sie dürfen keine Sonderzeichen wie Anführungszeichen oder Satzzeichen enthalten. Lange Nummern können durch Punkte unterteilt werden. Die erste Stelle darf jedoch nur ein Buchstabe oder eine Ziffer sein.
Artikel-, Kunden- oder Lieferantennummern sollten eine logische und ausreichend dimensionierte Struktur erhalten. Diese ist hilfreich, um Daten schnell und effektiv zu finden, zu sortieren und zu filtern. Nummern müssen eindeutig und dürfen nicht länger als 20 Zeichen sein<ref>Wird diese Grenze überschritten, werden nur die ersten 20 Zeichen gespeichert.</ref>. Sie dürfen keine Sonderzeichen wie Anführungszeichen oder Satzzeichen enthalten. Lange Nummern können durch Punkte unterteilt werden. Die erste Stelle darf jedoch nur ein '''Buchstabe''' oder eine '''Ziffer''' sein.


==Kunden- und Lieferantenmodule==
==Kunden- und Lieferantennummern==


Kunden- und Lieferantennummern müssen nicht [[Schnittstellen#DATEV|DATEV]]-konform vergeben werden, da zusätzlich Felder für Debitoren- und Kreditorennummern verwendet werden können. Als Lieferantennummer kann die Kundennummer des Unternehmens beim jeweiligen Lieferanten angegeben werden. Falls eigene Lieferantennummern vergeben werden sollen, kann auf dieselbe Art wie mit den Kundennummern verfahren werden.
Kundennummern sollten mindestens vierstellig vergeben werden.
 
{{Tipp1|Wenn Kundennummern fünfstellig sind, sollten Sie den DATEV-Debitorennummern entsprechen, um Verwechslungen auszuschließen}}


Es wird empfohlen, Kundennummern nach logischen Richtlinien zu unterteilen:
Es wird empfohlen, Kundennummern nach logischen Richtlinien zu unterteilen:


'''Kundennummer:''' {{Unterstrich|X|Gruppe<br/>(''Gastronomie, Verein,'' ...)}} {{Unterstrich|X|Untergruppe<br/>(''Kneipe, Diskothek, ...'')}} {{Unterstrich|XX|Durchlaufende Nummern}}
'''Kundennummer:''' {{Unterstrich|G|Gruppe<br/>(''Gastronomie, Verein,'' ...)}} {{Unterstrich|U|Untergruppe<br/>(''Kneipe, Diskothek, ...'')}} {{Unterstrich|NN|Durchlaufende Nummern}}
 
Bei Kundenstämmen mit bis zu 9.000 Datensätzen sind vierstellige Kundennummern in der Regel ausreichend.
 
Kunden- und Lieferantennummern müssen jedoch nicht [[DATEV-Schnittstelle|DATEV]]-konform vergeben werden, da zusätzlich Felder für Debitoren- und Kreditorennummern verwendet werden können.


{{Hinweis|DATEV-konforme '''Debitorennummern''' müssen zwischen 10.000 - 69.999 liegen. DATEV-konforme '''Kreditorennummern''' müssen zwischen 70.000 - 99.999 liegen.}}


Bei Kundenstämmen von 1.000 Artikeln sind vier bis fünfstellige Kundennummern in der Regel ausreichend.
Als Lieferantennummern sollten die Kundennummern beim jeweiligen Lieferanten genutzt werden. Falls eigene Lieferantennummern vergeben werden sollen, kann auf dieselbe Art wie mit den Kundennummern verfahren werden.
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Artikelnummern sollten nicht 8 oder 13 Stellen lang sein, damit sie nicht mit EAN-Barcodes verwechselt werden.
Artikelnummern sollten nicht 8 oder 13 Stellen lang sein, damit sie nicht mit EAN-Barcodes verwechselt werden.


{{Hinweis|Sofern 8- oder 13-stellige Artikelnummern verwendet werden sollen, muss die Angabe zur Länge von Artikelnummern im Hauptmenü {{Menü|Optionen}} &rarr; {{Menü|Einstellungen}} im Register [[Register Einstellungen#Länge der Nummern|Einstellungen]] auf "8" oder "13" eingestellt werden, damit das Kassensystem die Suche nach EAN- Barcodes nachrangig nach der Artikelnummernsuche ausführt.}}
{{Hinweis|Sofern 8- oder 13-stellige Artikelnummern verwendet werden sollen, muss die Angabe zur Länge von Artikelnummern im [[Register Einstellungen#Länge der Nummern|Konfigurationsmodul]] auf "8" oder "13" eingestellt werden, damit das Kassensystem die Suche nach EAN-Barcodes nachrangig nach der Artikelnummernsuche ausführt.}}


Die Anzahl der Stellen begrenzt die Kapazität eines Artikelnummernsystems und sollte großzügig geplant
Die Anzahl der Stellen begrenzt die Kapazität eines Artikelnummernsystems und sollte großzügig geplant
werden:
werden:


'''Artikelnummer:''' {{Unterstrich|X|Warengruppe}} {{Unterstrich|XX|Hersteller}} {{Unterstrich|XX|Produkt}} {{Unterstrich|XX|Packungsgröße}}  
'''Artikelnummer:''' {{Unterstrich|WW|Warengruppe}} {{Unterstrich|HHH|Hersteller}} {{Unterstrich|PP|Produkt}} {{Unterstrich|II|Inhalt}}  




Bei Sortimentsgrößen von 2.000 Artikeln sind sechs- bis siebenstellige Artikelnummern in der Regel ausreichend. Ab neun Stellen empfiehlt sich die Unterteilung von Nummerngruppen mit Trennzeichen im Format 123.456.78920<ref>Die Begrenzung der Artikelnummern auf 20 Zeichen ist auch hier zu beachten.</ref>.
Bei Sortimentsgrößen von bis zu 2.000 Artikeln sind neunstellige Artikelnummern ausreichend. Es empfiehlt sich die Unterteilung von Nummerngruppen mit Trennzeichen im Format 123.456.78920<ref>Die Begrenzung der Artikelnummern auf 20 Zeichen ist auch hier zu beachten.</ref>.
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==Packungsgrößen und Gebindematrix==
==Packungsgrößen und Gebindematrix==
Packungsgrößen werden beim Generieren von Artikelstämmen mittels der Importfunktion zweistellig ausgeführt. In den folgenden Listen werden Endziffern und Gebindeverknüpfungen von Waren und Pfand dargestellt<ref>Die Listen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit</ref>.
Packungsgrößen werden beim Generieren von Artikelstämmen mittels der [[Stammdatenimport|Importfunktion]] zweistellig ausgeführt. In den folgenden Listen werden Endziffern und Gebindeverknüpfungen von Waren und Pfand dargestellt<ref>Die Listen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.</ref>.
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===Brunnen und Säfte===
===Brunnen und Säfte===
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|}
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==Pfandnummern==
==Pfandnummern==
Pfandnummern sollten nicht 8 oder 13 Stellen lang sein, damit diese nicht mit EAN-Barcodes verwechselt werden.
Pfandnummern sollten nicht 8 oder 13 Stellen lang sein, damit diese nicht mit EAN-Barcodes verwechselt werden.
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Dreistellige Pfandnummern sind in der Regel ausreichend:
Dreistellige Pfandnummern sind in der Regel ausreichend:


'''Pfandnummer:''' {{Unterstrich|X|Gebindetyp}} {{Unterstrich|XX|Flaschen}}
'''Pfandnummer:''' {{Unterstrich|X|Gebindetyp}} {{Unterstrich|YY|Flaschen}}


{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
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|}
|}
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==Nummerautomatik==
 
Bei der Neuanlage eines Kunden-, Lieferanten-, Waren oder Pfanddatensatzes* bietet die Anwendung automatisch eine freie Nummer an<ref>Die Nummernautomatik funktioniert nur bei numerischen Identnummern</ref>.
==Nummernautomatik==
Abhängig vom angezeigten Datensatz, bietet die Anwendung die nächsthöhere freie Artikelnummer an.
{{Hinweis|Bei der Neuanlage eines Kunden-, Lieferanten-, Waren- oder Pfanddatensatzes bietet die Anwendung automatisch eine freie Nummer an<ref>Die Nummernautomatik funktioniert nur bei numerischen Identnummern.</ref>.
Abhängig vom angezeigten Datensatz, bietet die Anwendung die nächsthöhere freie Artikelnummer an.}}
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==Suchbegriffe strukturieren==
==Suchbegriffe strukturieren==
Suchbegriffe sind Kurzbezeichnungen, die aus den Namen von Kunden, Lieferanten oder der Bezeichnung von Artikeln oder Pfand abgeleitet werden. Sie werden alternativ als Suchindex verwendet.
Suchbegriffe sind Kurzbezeichnungen, die aus den Namen von [[Kundenstamm|Kunden]], [[Lieferantenstamm|Lieferanten]] oder der Bezeichnung von [[Warenstamm|Artikeln]] oder [[Pfandstamm|Pfand]] abgeleitet werden. Sie werden alternativ als Suchindex verwendet.
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Suchbegriffe sollten kurz gehalten werden. Der Suchbegriff zum Kunden „Café Lustig" sollte „LUSTIG" heißen und nicht den gesamten Namen wiedergeben. Bei Waren können die ersten Buchstaben der Bezeichnung verwendet werden. Dabei sollte auf eine sinnvolle und verwechslungsfreie Kombination geachtet werden. Bei Kunden mit gleichen Namen können die Suchbegriffe durch Nummerierung oder Anfangsbuchstaben des
Suchbegriffe sollten kurz gehalten werden. Der Suchbegriff zum Kunden „Café Lustig" sollte „LUSTIG" heißen und nicht den gesamten Namen wiedergeben. Bei Waren können die ersten Buchstaben der Bezeichnung verwendet werden. Dabei sollte auf eine sinnvolle und verwechslungsfreie Kombination geachtet werden. Bei Kunden mit gleichen Namen können die Suchbegriffe durch Nummerierung oder Anfangsbuchstaben des
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Suchbegriffe werden in Großbuchstaben gespeichert, es sollten keine Leerzeichen oder Sonderzeichen verwendet werden.<br/>
Suchbegriffe werden in Großbuchstaben gespeichert, es sollten keine Leerzeichen oder Sonderzeichen verwendet werden.<br/>
Bei gleichen Waren in unterschiedlichen Einheiten ist ein vorgestellter Buchstabe zur Unterscheidung und Sortierung sinnvoll, so kann allgemein „S" für „Stück" verwendet werden, der „Kasten" mit „K", das „Fass" mit „F" und die „Flasche" mit „B" (englisch „bottle", da das „F" bereits durch das „Fass" belegt ist) unterschieden werden.<br/>
Bei gleichen Waren in unterschiedlichen Einheiten ist ein vorgestellter Buchstabe zur Unterscheidung und Sortierung sinnvoll, so kann allgemein „S" für „Stück" verwendet werden, der „Kasten" mit „K", das „Fass" mit „F" und die „Flasche" mit „B" (englisch „bottle", da das „F" bereits durch das „Fass" belegt ist) unterschieden werden.<br/>
Beim Generieren von Artikelstämmen mittels der Importfunktion werden Suchbegriffe nach der Formel „Einheit(1)" + „Hersteller(3)" + „Produkt(3)" erstellt, beispielsweise erhält der Kasten Becks Pils den Suchbegriff „KBECPIL".
Beim Generieren von Artikelstämmen mittels der [[Stammdatenimport|Importfunktion]] werden Suchbegriffe nach der Formel „Einheit(1)" + „Hersteller(3)" + „Produkt(3)" erstellt, beispielsweise erhält der Kasten Becks Pils den Suchbegriff „KBECPIL".




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Fußnoten:
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