Grundlagen der Auftragsverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

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<font size="1">('''[[Auftragsverwaltung]]''' &rarr; ''Sie sind auf der Seite '''Grundlagen''')</font>
{{WL|Aufträge|Auftragsverwaltung}}


In den folgenden Abschnitten werden Elemente und grundlegende Funktionen der Auftragsverwaltung erläutert
In dieser Anleitung lernen Sie einige Elemente und grundlegende Funktionen der Auftragsverwaltung kennen.
  *screenshot*
 
Um Schritt für Schritt durch die Anleitung zu gehen, können Sie am Ende der Seite auf die nächste Seite der Anleitung springen.
Alternativ können Sie über die folgende Übersicht auf sämtliche, in der Anleitung behandelte, Seiten zugreifen:
*[[Aufträge anlegen und bearbeiten]], diese Seite befasst sich speziell mit der Auftragsanlage und dem Statusmodell.
*[[Artikel erfassen]], diese Seite befasst sich speziell mit dem Erfassen von Artikeln
*[[Pfandartikel erfassen]], diese Seite befasst sich speziell mit dem Erfassen von Pfand
*[[Vermietartikel erfassen]], diese Seite befasst sich speziell mit dem Erfassen von Mietartikeln
*[[Konditionen]], diese Seite befasst sich speziell mit Zahlungszielen, Zahlweisen und Abschlägen
*[[Rechnungen]], diese Seite befasst sich speziell mit der Rechnungserstellung
*[[Aufträge stornieren]], diese Seite befasst sich speziell mit dem Stornieren von Rechnungen
*[[Auftragsinformationen]], diese Seite befasst sich speziell mit Auftragsdetails, dem kopieren von Aufträgen, Versandfunktionen und Integration von Paypal und Amazon Payment für DATEV.
*[[Aufträge automatisieren]], diese Seite befasst sich speziell mit der Automatisierung von Bestellaufnahme, (Teil-)Lieferungen und Abrechnung von Terminrechnungen
*[[Aufträge importieren]], diese Seite befasst sich speziell mit dem Import von Bestellungen aus externen Systemen wie WebDrink, Shopware, Magento, Octopus, Kellox oder Gastivo.
 
Wenn Sie diese Anleitungen befolgt haben, wissen Sie, wie in FAKTURA-X (Einweg-, Mehrweg-, Pfand-/Vermiet-)Artikel erfasst, Aufträge angelegt und grundlegend bearbeitet und die Konditionen eines Auftrags eingestellt werden. Darüber hinaus werden Sie einiges zur Kalkulation von Auftragssummen und den verschiedenen Rechnungsformen gelernt haben.
 
Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen zu den Elementen und Schaltflächen der Auftragsverwaltung und dem Statusmodell.
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==Elemente==
==Elemente==
Im '''Infobereich (1)''' wird der aktuell aktive Kunde angezeigt. Alle angezeigten Aufträge in der Auftragsverwaltung beziehen sich immer auf den aktuellen Kunden. Wenn ein neuer Auftrag erstellt werden soll, muss daher zunächst der Kunde, für den der Auftrag erstellt werden soll, angewählt werden.
 
<br/>
<div class="imageMapHighlighter">
<br/>
<imagemap>
Die '''Seitenleiste (2)''' enthält Informationen des aktuellen Auftrags. In Abhängigkeit von der Größe des Computerbildschirms werden einige Felder ausgeblendet, wenn nicht genügend Platz vorhanden ist. Diese können mit ['''>>'''] ein- und ausgeblendet werden.<br/>
File:Auftraege_Auftragsverwaltung_Uebersicht_08_2024.png|gerahmt|ohne|Die '''Auftragsverwaltung'''
<br/>
 
Über die Schaltflächen in der Seitenleiste können Funktionen der Auftragserfassung aufgerufen werden.Einige Auftragswerte werden gelb oder rot hinterlegt, wenn die Konditionen eines Kunden besondere Aufmerksamkeit erfordern. So wird der Pfandwert eines Auftrages gelb eingefärbt, wenn keine Mehrwertsteuer auf den Pfandwert berechnet wird76. Wird Pfand im Auftrag nicht berechnet, ist das Feld rot eingefärbt. Aktive Rabatte und Skonti werden gelb eingefärbt.
rect 74 84 127 106 [[Kundenstamm#Eingabe]]
<br/>
rect 127 84 179 106 [[Kundenstamm#Liste]]
<br/>
rect 179 84 235 106 [[Auftrag anlegen]]
In den '''Postentabellen (3)''' werden die Artikelpositionen angezeigt. Die linke Tabelle enthält Warenposten des aktuellen Auftrags. Die rechte Tabelle enthält Pfandposten*. Unter diesen beiden Tabellen ist die Tabelle für Vermietungen* angeordnet. Im Bereich unter den Tabellen werden hinterlegte Texte zu einem markierten Auftragspositionen angezeigt.
rect 8 54 65 100 [[1. Auftragsverwaltung starten]]
<br/>
rect 80 56 879 78 [[Grundlagen der Auftragsverwaltung#Elemente|Der '''Infobereich (1)''']]
<br/>
rect 77 115 278 630 [[Grundlagen der Auftragsverwaltung#Elemente|Die '''Seitenleiste (2)''']]
Die '''Navigation (4)''' im unteren Fensterbereich enthält weitere Schaltflächen für die Auftragsanlage,
rect 279 115 1048 692 [[Grundlagen der Auftragsverwaltung#Elemente|Die '''Postentabellen (3)''']]
Statusänderung und den Ausdruck.
rect 78 692 1048 738 [[Grundlagen der Auftragsverwaltung#Elemente|Die '''Navigation (4)''']]
 
desc none
</imagemap>
</div>
 
<!--  *  DIE DATEI auftragsverw_uebersicht.png IST AUCH IN ANDEREN SEITEN VON "GRUNDLAGEN DER AUFTRAGSERFASSUNG" EINGEBUNDEN. BITTE BEI UPDATE DARAUF ACHTEN UND GGF SEPARATE DATEIEN ANLEGEN. STAND 2019-06-04  *  -->
*Im '''Infobereich (1)''' wird der aktuell aktive Kunde angezeigt. Alle angezeigten Aufträge in der Auftragsverwaltung beziehen sich immer auf den ''aktuellen Kunden''. Wenn ein neuer Auftrag erstellt werden soll, muss daher zunächst der Kunde, für den der Auftrag erstellt werden soll, angewählt werden.
*Die '''Seitenleiste (2)''' enthält Informationen und Bearbeitungsoptionen des aktuellen Auftrags.In Abhängigkeit von der Größe des Computerbildschirms werden einige Felder ausgeblendet, wenn nicht genügend Platz vorhanden ist. Diese können mit ['''>>'''] ein- und ausgeblendet werden. Über die Schaltflächen in der Seitenleiste können Funktionen der Auftragserfassung aufgerufen werden.  
<!-- Einige Auftragswerte werden gelb oder rot hinterlegt, wenn die Konditionen eines Kunden besondere Aufmerksamkeit erfordern. So wird beispielsweise der Pfandwert eines Auftrages gelb eingefärbt, wenn keine Mehrwertsteuer auf den Pfandwert berechnet wird. Wird Pfand im Auftrag nicht berechnet, ist das Feld rot eingefärbt. Aktive Rabatte und Skonti werden gelb eingefärbt. -->
*In den '''Postentabellen (3)''' werden die Artikelpositionen angezeigt. Im oberen Bereich sind Informationen zum Kunden sowie zur Rechnungs- und Lieferungsadresse zu finden. Rechts daneben finden sich Informationen zum Liefertermin inklusive einer wählbaren Zeitspanne und Standzeit des jeweiligen Auftrags, sofern diese Informationen vom Lieferanten verfügbar sind. Die linke Tabelle darunter enthält ''Warenposten'' des aktuellen Auftrags. Die rechte Tabelle enthält ''Pfandposten''. Unter diesen beiden Tabellen ist die Tabelle für ''Mietposten'' angeordnet. Der Bereich ''Informationen'' zeigt Texte an, die für den jeweils aktiven Auftragsposten [[Artikel_erfassen#Artikelbeschreibungen|hinterlegt]] wurden.
<!--{{Tipp1|Die Übernahme der Artikelbeschreibungen kann über zwei Wege realisiert werden: Entweder in der Auftragsverwaltung durch Auswählen der Option ''Aus Artikeltext übernehmen'' im Optionsmenü [[Datei:All.png|link=]] des Bereichs ''Informationen'' oder in der [[Artikelerfassung]] in der Gruppe ''Kunden-'' bzw. ''Artikelinformationen'' durch Aktivierung der Option ''Artikelinformationen übernehmen'' im Optionsmenü [[Datei:pfeilrunter.png|link=]]. Ersteres aktiviert die Übernahme der Artikelinformationen für jeden weiteren erfassten Artikel.
Die Informationen dienen nur der internen Kommunikation und werden auf Lieferscheinen und Rechnungen '''nicht''' hinterlegt.}} -->
*Die '''Navigation (4)''' im unteren Fensterbereich enthält weitere Schaltflächen für die Auftragsanlage, Statusänderung und den Ausdruck.
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==Schaltflächen==
==Schaltflächen==
In den folgenden Abschnitten werden die Funktionen der Schaltflächen in Seitenleiste und Navigation erläutert.
In den folgenden Abschnitten werden die Funktionen der Schaltflächen in Seitenleiste und Navigation erläutert.
 
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===Schaltflächen in der Seitenleiste===
===Schaltflächen in der Seitenleiste===
Für die Bearbeitung von Aufträgen stehen in der Seitenleiste folgende Schaltflächen zur Verfügung:
Für die Bearbeitung von Aufträgen stehen in der Seitenleiste folgende Schaltflächen zur Verfügung:
*screenshot*
 
In den Feldern "Bestellung", "Lieferung" und "Rechnung" können die zugehörigen Datumswerte eingestellt werden. Das Bestelldatum wird nach dem Erstellen eines Auftrages auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt, sofern die Option [0] hinter dem Datumsfeld aktiv ist, ansonsten auf den folgenden Kalendertag eingestellt, sofern die Option [+1] hinter dem Datumsfeld aktiv ist. Beim Wechsel des Auftragsstatus in "Lieferung" wird analog das Lieferdatum82, beim Wechsel in "Rechnung" das Rechnungsdatum83 auf das aktuelle Tagesdatum oder den folgenden Kalendertag gesetzt.
{|class="wikitable"
*screenshot*
|-
| {{Popup|Auftragsverw.Schaltflaeche_Seitenleiste1.png|link{{=}}|ohne{{!}}ohne{{!}}|51|2|75|25|[[File:auftragsverw_seitenleiste-1-popup.png|gerahmt|ohne|Das Kunden-Optionsmenü|link=]]}} ||
*[[Datei:kunden.png|link=]] links vom Feld ''Auftrag'': Öffnet ein Kunden-Optionsmenü. Über dieses können Sie
**''Nach einem Kunden suchen'', für den Sie einen Auftrag erstellen möchten (<kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">K</kbd>)
**Den bestehenden Auftrag einem ''[[Aufträge verschieben|anderen Kunden zuordnen]]'' (<kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">ALT</kbd> + <kbd class="light">K</kbd>). <ref>Die Neuzuordnung ist nur möglich, solange sich der Auftrag nicht im Status ''Rechnung'' befindet.</ref>
*[[File:Uebersicht.png|link=]] rechts vom Feld ''Auftrag'': Öffnet die [[Aufträge_anlegen_und_bearbeiten#Auftragsliste|Auftragsliste]] (<kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">G</kbd>). Diese zeigt alle Aufträge des aktiven Kunden und ihren Status an.
*[[Datei:Route.png|link=]] rechts vom Feld ''Lieferung'': Zeigt die Route von der eigenen Filiale bis zu der Kundenadresse an. Diese Option nutzt den Online-Kartendienst ''[https://www.google.de/maps Google Maps]''.
*[[File:Finden.png|link=]] rechts vom Feld ''Auftrag'': Öffnet den Suchdialog zum [[Aufträge_anlegen_und_bearbeiten#Aufträge_finden|Finden eines Auftrags]] anhand der ''Auftragsnummer'' (<kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">F</kbd>).
*[[File:Finden.png|link=]] rechts vom Feld ''Lieferung'': Öffnet den Suchdialog zum [[Aufträge_anlegen_und_bearbeiten#Aufträge_finden|Finden eines Auftrags]] anhand der ''Lieferscheinnummer''.
*[[File:Finden.png|link=]] rechts vom Feld ''Rechnung'': Öffnet einen Suchdialog und ermöglicht das [[Aufträge_anlegen_und_bearbeiten#Aufträge_finden|Finden eines Auftrags]] anhand der ''Rechnungsnummer''.
*[[Datei:Zuruecksetzen.png|link=]] rechts vom Feld ''Rechnung'': [[Aufträge_stornieren|Storniert den Auftrag]]. Dies ist nur Im Status ''Rechnung'' möglich.
|}
 
{|class="wikitable"
|-
| [[File:Auftragsverw.Schaltflaeche_Seitenleiste2.png|links|link=]] ||
*[[File:Editieren.png|link=]] rechts vom Feld ''Status'': Öffnet den Dialog zum Ändern des [[#Das_Statusmodell|Auftragsstatus]](<kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">S</kbd>).
*In den Feldern ''Bestellung'', ''Lieferung'' und ''Rechnung'' können die zugehörigen Datumswerte eingestellt werden. Das Bestelldatum wird nach dem Erstellen eines Auftrages auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt, sofern die Option [0] hinter dem Datumsfeld aktiv ist. Ist die Option [+1] hinter dem Datumsfeld aktiv, dann wird das Bestelldatum auf den folgenden Kalendertag eingestellt. Beim Wechsel des Auftragsstatus in ''Lieferung'' wird analog das Lieferdatum<ref>Ausgenommen im [[Einstellungen|Konfigurationsmodul]] wurde eine andere Vordatierung eingestellt.</ref>, beim Wechsel in ''Rechnung'' das Rechnungsdatum<ref>Ausgenommen bei Terminrechnungen. Hier kann das Rechnungsdatum nicht automatisch vordatiert werden.</ref> auf das aktuelle Tagesdatum oder den folgenden Kalendertag gesetzt.
|}
 
{|class="wikitable"
|-
| [[File:Grundlagen der Aufragserfassung_Seitenleiste_3_2024.png|links|link=]] ||
*[[Datei:Editieren.png|link=]] hinter dem Feld ''Rabatt'': Öffnet den Dialog zum Hinzufügen oder Ändern des [[Konditionen#Rabatte|Auftragsrabatts]].
*[[Datei:Editieren.png|link=]] hinter dem Feld ''Skonto'': Öffnet den Dialog zum Ändern der [[Konditionen#Zahlungsziele|Zahlungsziele]] und Auftragsskonti.
*[[Datei:Waren.png|link=]] hinter dem Feld ''Ware Netto'': Blendet ein Optionsmenü ein, in dem verschiedene Bearbeitungsoptionen für Artikelposten angeboten werden. Dieses Menü kann auch mit {{RMB}} in die ''Artikeltabelle'' aufgerufen werden.
* Das Feld ''MwSt. V'' gibt die Mehrwertsteuer an, wenn der Netto-Einkaufswert mit dem vollen Vorsteuersatz belegt wird.
* Das Feld ''MwSt. H'' gibt die Mehrwertsteuer an, wenn der Netto-Einkaufswert mit dem halben Vorsteuersatz belegt wird.
*[[Datei:Pfand.png|link=]] hinter dem Feld ''Pfand Netto'': Blendet ein Optionsmenü ein, in dem verschiedene Bearbeitungsoptionen für die Pfanderfassung eingeblendet werden. Dieses Menü kann auch mit {{RMB}} in die ''Pfandtabelle'' aufgerufen werden.
*[[Datei:Umsatz.png|link=]] hinter dem Feld ''Pfand Netto'': Öffnet oder druckt die [[Pfandfortschreibung]] (<kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">J</kbd>). Diese bietet einen Überblick über die im Geschäft mit dem jeweiligen Kunden ausgegebenen und zurückerhaltenen Pfandartikel.
* Das Feld ''MwSt. V'' unter dem Feld Pfand Netto gibt die Mehrwertsteuer an, wenn der Netto-Pfandwert mit dem vollen Vorsteuersatz belegt wird.
*[[Datei:Info.png|link=]] hinter dem Feld ''Gesamt'': Öffnet einen Dialog zum Einsehen verschiedener [[Auftragsinformationen]] wie bspw. Summen, Masse oder Gewinnspanne (<kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">I</kbd>). Auch können Sie über dieses Menü aus dem Auftrag eine [[Aufträge_automatisieren#Erstellen_einer_Vorlage|Vorlage erstellen]] (<kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">ALT</kbd> + <kbd class="light">S</kbd>).
*[[File:Preise.png|link=]] hinter dem Feld ''Brutto'': Öffnet den [[Rechnungen#Rechnung buchen|Buchungsmanager]], in dem Zahlungseingänge gebucht werden können (<kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">B</kbd>).
*[[File:Uebersicht.png|link=]] hinter der Option ''Für Autodruck vormerken'': Öffnet den [[Allgemeines#Druckcontainer|Druckcontainer]], in dem der automatische Ausdruck mehrerer Dokumente gesteuert werden kann.
*[[Datei:Uebersicht.png|link=]] hinter der Auswahl ''Teillieferung'': Öffnet die [[Rechnungen#Terminrechnungen aktivieren|Terminrechnungsverwaltung]], über den Sie mehrere Teillieferungsaufträge verwalten können (<kbd class="light">STRG</kbd> + <kbd class="light">T</kbd>).
|}
 
==Weitere Informationen zum Auftrag ==
Im Bereich oberhalb der Postentabellen werden weitere Informationen zum Auftrag angezeigt und bearbeitet.
 
[[File:Auftragsverw.Weitere_Optionen.png|gerahmt||ohne|Die weiterführenden '''Optionen''' in der Auftragsverwaltung|link=]]
 
===Kennung===
Im Auswahlfeld ''Kennung'' wird die Kennung des Kunden übernommen. Diese Vorauswahl kann durch die Auswahl oder Eingabe eines beliebigen Texts geändert werden.
{{Tipp1|Die Auswahl ist ansonsten rein informativer Natur.}}
 
===Aufschlag===
Im Auswahlfeld ''Aufschlag'' wird der eingestellte Aufschlag des Kunden übernommen. Diese Vorauswahl kann durch die Auswahl geändert werden.
Ist für einen Aufschlag eine [[Register_Hilfstabellen#Aufschl.C3.A4ge|Warnung]] hinterlegt, wird diese beim Anlegen eines Auftrags einmalig angezeigt.
 
Um einen neuen Aufschlag anzulegen, müssen in der oberen Navigationsleiste über '''Optionen''' oder über die Tastenkombination {{Taste|Strg}} + {{Taste|F12}} die [[Datei:Konfigurieren.png|link=]] Einstellungen geöffnet werden.
Dann muss über das Register ''Hilfstabellen'' zum Register ''Aufschäge'' navigiert werden. Es öffnet sich folgendes Menü:
 
{{Popup|Hilfstabellen_Aufschlaege_2024_neu.PNG|gerahmt|link{{=}}{{!}}ohne{{!}}Das Menü '''Aufschläge''' im Register ''Hilfstabellen''|link=]]
|86|105|182|126|[[File:Hilfstabellen_Aufschlaege_Popup_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl der spezifischen '''Aufschläge'''|link=]]
}}
 
Über die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} kann nun ein neuer Aufschlag hinterlegt werden. Unter ''Bezeichnung'' wird der entsprechende Name des Aufschlags eingetragen und im Menü ''Aufschlag'' wird die gewünschte Art der Aufschlagsberechnung ausgewählt. Im Feld ''Betrag'' kann der entsprechende Faktor bzw. Betrag pro gewünschter Einheit eingetragen werden. Dieser Wert findet sich später in der Spalte ''Kalkulation'' in der rechten Tabelle. Über die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} werden die Einstellungen gespeichert und mit [[Datei:Zuruecksetzen.png|link=]] zurückgesetzt.
 
===Bearbeiter===
Im Auswahlfeld ''Bearbeiter'' wird der Name des letzten Bearbeiters eingetragen.
 
* Ist die Benutzerverwaltung ''aktiv'', wird hier automatisch die Kennung des aktuellen Benutzers hinterlegt, sobald der Auftrag verändert wird.
* Ist die Benutzerverwaltung ''inaktiv'', kann der Eintrag manuell erstellt werden.
 
===Liefer- und Rechnungsadresse===
{{Hinweis|Diese Auswahloptionen sind nur verfügbar, wenn im Kundendatensatz [[Kundenstamm#Zusatzadressen|Zusatzadressen]] für Lieferung oder Rechnung hinterlegt wurden.}}
 
*[[File:Editieren.png|link=]] hinter dem Feld ''LF-Adresse'' öffnet eine Liste mit zusätzlichen Lieferadressen, die in den [[Kundenstamm#Zusatzadressen|Kundenstammdaten]] hinterlegt sind. Die ausgewählte Lieferadresse wird beim Belegdruck statt der Basisadresse verwendet. Ist nur eine einzelne zusätzliche Lieferadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Basisadresse.
 
Bei Aufträgen, die aus mehreren Teillieferungen bestehen, kann für jede Teillieferung eine andere Lieferadresse angegeben werden. Beim Druck der Terminrechnung wird dann die zugehörige Lieferadresse bei jeder Lieferung vermerkt.
 
*[[File:Editieren.png|link=]] hinter dem Feld ''RE-Adresse'' öffnet eine Liste mit zusätzlichen Rechnungsadressen, die in den [[Kundenstamm#Zusatzadressen|Kundenstammdaten]] hinterlegt sind. Die ausgewählte Rechnungsadresse wird beim Belegdruck statt der Basisadresse verwendet. Ist nur eine einzelne zusätzliche Rechnungsadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Basisadresse.
 
===Notiz===
Im Eingabefeld ''Notizen'' können Informationen zu einem Auftrag zugefügt werden und optional für den Ausdruck verwendet werden, wenn die Option "Notiz" vor dem Eingabefeld aktiviert wird.
 
Wenn im Memo ''Deklarationen'' des [[Kundenstamm#Deklarationen_und_Notizen|Kundendatensatz]] Informationen hinterlegt sind, werden diese beim Anlegen eines neuen Auftrags automatisch im Eingabefeld hinterlegt und für den Ausdruck vorgemerkt.
 
[[File:Notiz.png|gerahmt|ohne|link=]]
 
===Tourdaten===
Im Bereich ''Tourdaten'' kann ein Auftrag zu einer [[Tourenverwaltung|Liefertour]] zugefügt oder die zugeordnete Tour gewechselt werden. Es kann nun ebenfalls eine Zeitspanne und ggf. eine Standzeit für eine Tour bzw. Lieferung angegeben werden.


===Schaltflächen in den Tabellen===
===Schaltflächen in den Tabellen===
*screenshot*
 
*[[File:Waren.png|link=]] in der Überschrift der [[Artikel_erfassen|''Artikelpostentabelle'']]: Öffnet die zugehörigen Bearbeitungsoptionen der Erfassung. Das Menü entspricht dem Menü hinter ''Ware Netto'' in der Seitenleiste.
*[[File:Pfand.png|link=]] in der Überschrift der [[Pfandartikel_erfassen|''Pfandpostentabelle'']]: Öffnet die zugehörigen Bearbeitungsoptionen der Erfassung. Das Menü entspricht dem Menü hinter ''Pfand Netto'' in der Seitenleiste.
*[[File:Waren.png|link=]] in der Überschrift der [[Vermietartikel_erfassen|''Vermietungstabelle'']]: Öffnet die zugehörigen Bearbeitungsoptionen der Mieterfassung.
*[[File:All.png|link=]] in der Überschrift des [[Artikel_erfassen#Artikelbeschreibungen|''Informationsbereichs'']]: Öffnet ein Optionsmenü für das Einfügen von Datum, Zeit, Inhalten der Zwischenablage oder Artikelinformationen.
<!--**************************************************-->


===Schaltflächen in der Navigation===
===Schaltflächen in der Navigation===
*screenshot*
 
Mit {{Menü|&larr;}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|Bild &uArr;}} > kann zum Ersten, mit {{Menü|&larr;}} oder {{Taste|Bild &uArr;}} zum Vorigen, mit {{Menü|&rarr;}} oder {{Taste|Bild &dArr;}} zum Nächsten und mit {{Menü|&rarr;}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|Bild &dArr;}} zum Letzen Auftrag des aktuellen Kunden geblättert werden.<br/>
Für die Bearbeitung von Aufträgen stehen in der ''Navigationsleiste'' (am unteren Fensterrand) folgende Schaltflächen zur Verfügung:
Mit "Layout" können Auswahl und Reihenfolge der Anzeigespalten in den Tabellen geändert werden. Mit "Ende" oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|W}} kann die Auftragsverwaltung geschlossen werden.
*{{Menü|[[File:Neu.png|link=]] Neu}} legt einen ''neuen Auftrag'' an.
*{{Menü|[[File:Editieren.png|link=]] Editieren}} startet den Dialog zum ''Erfassen'' von Warenposten.
*{{Menü|[[File:Sichern.png|link=]] Sichern}} öffnet den ''Statusdialog'' zum Ändern des Auftragsstatus. Im zugehörigen Optionsmenü kann ebenfalls der Dialog ''Auftragsinformationen'' geöffnet werden oder Auftragsposten als Vorlage oder Begleitdatei exportiert werden.
*{{Menü|[[Datei:Uebersicht.png|link=]] Übersicht}} öffnet die ''Auftragsübersicht'' für den aktuellen Kunden.
*{{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Druck}} druckt den aktuellen Auftrag. Durch die Aktivierung von ''Vorschau'' kann der Ausdruck in die Druckvorschau umgeleitet werden.
 
Mit {{Menü|[[Datei:Ende.png|link=]] Ende}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|W}} kann die Auftragsverwaltung ''geschlossen'' werden.
 
===Spalten anpassen===
Die Ansicht der Tabellen im Register kann auf verschiedene Arten angepasst werden. So können Spalten zur Anzeige hinzugefügt oder entfernt und die Breite der einzelnen Spalten verändert werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anfassen der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus {{LMB}} durchgeführt. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.  
 
Um Spalten ''hinzuzufügen'' oder zu ''entfernen'', öffnen Sie den Layout-Dialog mit einem Klick auf {{Menü|[[Datei:Editieren.png|link=]] Layout}} in der Navigationsleiste. Bearbeitet werden können die Tabellen ''Ware'', ''Pfand'' und ''Vermietung''.
[[Datei:Lieferanten_Liste_Layout_neu.png|gerahmt|ohne|Der Dialog '''Layout''', in diesem Fall mit den Basiseinstellungen|link=]]
 
Mit den horizontalen Tasten des Steuerkreuzes [[Datei:pfeillinks.png|link=]][[Datei:pfeilrechts.png|link=]] werden Tabellenfelder in die rechte Liste, um sie ''anzuzeigen'', oder in die linke Liste verschoben, um sie zu ''entfernen''. Die ''Sortierung'' der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen [[Datei:pfeilrunter.png|link=]] [[Datei:pfeilhoch.png|link=]] geändert. Die Bearbeitung wird mit {{Menü|[[File:Sichern.png|link=]] Sichern}} übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.
<!--####################################################################################################################-->


==Das Statusmodell==
==Das Statusmodell==
Die Auftragsverwaltung basiert auf dem Statusmodell, Aufträge durchlaufen also verschiedene Status und befinden sich immer in einem definierten Status. Ein Auftrag ist also entweder ein Angebot oder eine Bestellung oder eine Lieferung oder eine Rechnung oder eine Mahnung oder abgeschlossen. In der folgenden Tabelle werden die Statusoptionen dargestellt:
Die Auftragsverwaltung basiert auf dem Statusmodell. Aufträge durchlaufen verschiedene Stati und befinden sich immer in ''einem'' definierten Zustand. Ein Auftrag ist demnach entweder ein Angebot, eine Bestellung, eine Lieferung, eine Rechnung, eine Mahnung oder abgeschlossen.
<!--     *     Tabelle ANFANG    *    -->
 
{| class="wikitable" style="text-align:left"
Um den Status eines Auftrages zu ändern, klicken Sie auf die Bezeichnung des Status’ in der Seitenleiste, auf {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} in der Navigation oder drücken Sie {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}} und wählen den gewünschten Status im Statusdialog aus.
! style="background:#DCDCDC" |
 
!! style="background:#DCDCDC" | Angebot
[[File:auftragsverw_status_neu.png|link=|gerahmt|ohne|Der '''Statusdialog''']]
!! style="background:#DCDCDC" | Bestellung
 
!! style="background:#DCDCDC" | Lieferung
In der folgenden Tabelle werden die Statusoptionen dargestellt:
!! style="background:#DCDCDC" | Rechnung
<!--//////////     Tabelle ANFANG    //////////-->
!! style="background:#DCDCDC" | Mahnung
{| class="wikitable" style="text-align:center"
!! style="background:#DCDCDC" | Abgeschl.
! style="background:#DCDCDC" | Vorgang
|-
!! style="background:#FFFFFF" | Angebot
| style="background:#DCDCDC" | Einfärbung
!! style="background:#A6CAF0" | Bestellung
| Weiß
!! style="background:#FFFFE1" | Lieferung
| style="background:#ADD8E6" | Blau
!! style="background:#FFB997" | Rechnung
| style="background:#FFFF00" | Gelb
!! style="background:#FF8C8F" | Mahnung
| style="background:#FF8800" | Orange
!! style="background:#C0DCC0" | Abgeschlossen
| style="background:#FF0000" | Rot
!! style="background:#C0C0C0" | Storniert
| style="background:#00FF7F" | Grün
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Bestand buchen
| Bestand buchen
| style="background:#DDA0DD" | Nein
| style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="5" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="5" style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#DDA0DD" | Nein
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Saldo Kunde
| Saldo Kunde
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="2" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="2" style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="2" style="background:#DDA0DD" | Nein
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Umsatz Kunde
| Umsatz Kunde
| colspan="5" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="5" style="background:#DDA0DD" | Nein
| style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#DDA0DD" | Nein
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Umsatz Statistik
| Umsatz Statistik
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="3" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="3" style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#DDA0DD" | Nein
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Touren planen
| Touren planen
| style="background:#DDA0DD" | Nein
| style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="3" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="3" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="2" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Auftrag editieren
| Auftrag editieren
| colspan="3" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="3" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="4" style="background:#DDA0DD" | Nein
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Auftrag mahnen
| Auftrag mahnen
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="2" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="2" style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="2" style="background:#DDA0DD" | Nein
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Zahlung buchen
| Zahlung buchen
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="2" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="2" style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="2" style="background:#DDA0DD" | Nein
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Auftrag stornieren
| Auftrag stornieren
| colspan="5" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="5" style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#DDA0DD" | Nein
| style="background:#DDA0DD" | Nein
| style="background:#DCDCDC" | N/A
|}
|}
<!--     *     Tabelle ENDE    *    -->
<!--//////////     Tabelle ENDE    //////////-->
Ab dem Status "Rechnung" kann ein Auftrag nur gemahnt, abgeschlossen oder storniert werden. Ein abgeschlossener Auftrag kann durch eine Rückbuchung in den Status "Rechnung" zurückgestuft werden. Mahnungen werden in "Erinnerung", "Mahnung" und "Zahlungsaufforderung" unterteilt.<br/>
Ab dem Status ''Rechnung'' kann ein Auftrag nur angemahnt, abgeschlossen oder storniert werden. Ein abgeschlossener Auftrag kann allerdings durch eine Rückbuchung in den Status ''Rechnung'' zurückgestuft werden, wenn eine Zahlung zurückgebucht wird.. Mahnungen werden in ''Erinnerung'', ''Mahnung'' und ''Zahlungsaufforderung'' unterteilt.  
Ein Auftrag kann bis zum Abschluss jederzeit storniert werden. Der Lagerbestand wird durch ein Storno nicht zurückgebucht. Der Umsatz wird bei Storno nicht erhöht. Der Saldo des Kunden wird bei Abschluss oder Storno um den Rechnungsbetrag vermindert. Die Möglichkeiten zum Wechseln aus einem Status in einen anderen werden in der folgenden Tabelle dargestellt:
 
<!--     *     Tabelle ANFANG    *    -->
Ein Auftrag kann bis zum Abschluss jederzeit ''storniert'' werden. Der Lagerbestand wird durch ein Storno nicht zurückgebucht. Der Umsatz wird bei Storno nicht erhöht. Der Saldo des Kunden wird bei Abschluss oder Storno um den Rechnungsbetrag vermindert. Die Möglichkeiten zum Wechseln aus einem Status in einen anderen werden in der folgenden Tabelle dargestellt:
{| class="wikitable" style="text-align:left"
<!--//////////     Tabelle ANFANG    //////////-->
! style="background:#DCDCDC" |
{| class="wikitable" style="text-align:center"
!! style="background:#DCDCDC" | Angebot
! style="background:#DCDCDC" | Vorgang
!! style="background:#DCDCDC" | Bestellung
!! style="background:#FFFFFF" | Angebot
!! style="background:#DCDCDC" | Lieferung
!! style="background:#A6CAF0" | Bestellung
!! style="background:#DCDCDC" | Rechnung
!! style="background:#FFFFE1" | Lieferung
!! style="background:#DCDCDC" | Mahnung
!! style="background:#FFB997" | Rechnung
!! style="background:#DCDCDC" | Abgeschl.
!! style="background:#FF8C8F" | Mahnung
!! style="background:#C0DCC0" | Abgeschlossen
!! style="background:#C0C0C0" | Storniert
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Von Angebot bis Lieferung
| Von Angebot bis Lieferung
| style="background:#DDA0DD" | Nein
| style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="5" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="5" style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#DDA0DD" | Nein
|-
|-
| Saldo Kunde
| Saldo Kunde
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="2" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="2" style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="2" style="background:#DDA0DD" | Nein
|-
|-
| Umsatz Kunde
| Umsatz Kunde
| colspan="5" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="5" style="background:#DDA0DD" | Nein
| style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#DDA0DD" | Nein
|-
|-
| Umsatz Statistik
| Umsatz Statistik
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="3" style="background:#DDA0DD" | Nein
| colspan="3" style="background:#98FB98" | Ja
| colspan="3" style="background:#98FB98" | Ja
| style="background:#DDA0DD" | Nein
|}
|}
<!--     *     Tabelle ENDE    *    -->
<!--//////////     Tabelle ENDE    //////////-->
Um den Status eines Auftrages zu ändern, klicken Sie auf die Bezeichnung des Status in der Seitenleiste, auf "Sichern" in der Navigation oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|S}} und wählen den gewünschten Status im Statusdialog aus. Im Status "Abgeschlossen" kann ein Auftrag in den Status "Rechnung" zurückgestuft werden, wenn eine Zahlung zurückgebucht wird. In der folgenden Tabelle werden weitere Statuseigenschaften, insbesondere die Druckzuweisungen dargestellt:
 
<!--     *     Tabelle ANFANG    *    -->
In der folgenden Tabelle werden weitere Statuseigenschaften, insbesondere die Druckzuweisungen dargestellt:
{| class="wikitable" style="text-align:left"
<!--//////////     Tabelle ANFANG    //////////-->
 
{| class="wikitable" style="text-align:center"
! style="background:#DCDCDC" | Status
! style="background:#DCDCDC" | Status
!! style="background:#DCDCDC" | Belegdruck Rechnungskunde
!! style="background:#DCDCDC" | Belegdruck Rechnungskunde
!! style="background:#DCDCDC" | Belegdruck Nachnahmekunde
!! style="background:#DCDCDC" | Belegdruck Nachnahmekunde
!! style="background:#DCDCDC" | Index
!! style="background:#DCDCDC" | Index
!! style="background:#DCDCDC" | Einfärbung
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Angebot
| style="background:#FFFFFF" | Angebot
| Angebot  
| Angebot  
| Angebot  
| Angebot  
| 1  
| 1  
| Weiß
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Bestellung
| style="background:#A6CAF0" | Bestellung
| Auftragsbestätigung
| Auftragsbestätigung
| Auftragsbestätigung
| Auftragsbestätigung
| 2
| 2
| style="background:#ADD8E6" | Blau
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Lieferung
| style="background:#FFFFE1" | Lieferung
| Lieferschein
| Lieferschein
| Rechnung
| Rechnung
| 3
| 3
| style="background:#FFFF00" | Gelb
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" | Rechnung
| style="background:#FFB997" | Rechnung
| Rechnung
| Rechnung
| Rechnung
| Rechnung
| 4
| 4
| style="background:#FF8800" | Orange
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" |  Mahnung
| style="background:#FF8C8F" |  Mahnung
| Mahnung
| Mahnung
| Mahnung
| Mahnung
| 5-7<ref>Mahnungwerden in „Erinnerung“(5), „Mahnung“(6) und „Zahlungsaufforderung“(7)</ref>
| 5-7<ref>Mahnung werden in ''Erinnerung'' (5), ''Mahnung'' (6) und ''Zahlungsaufforderung'' (7) unterteilt.</ref>
| style="background:#FF0000" | Rot
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" |  Abgeschlossen
| style="background:#C0DCC0" |  Abgeschlossen
| Rechnung
| Rechnung
| Rechnung
| Rechnung
| 8
| 8
| style="background:#00FF7F" | Grün
|-
|-
| style="background:#DCDCDC" |  Storniert
| style="background:#C0C0C0" |  Storniert
| -
| -
| -
| -
| 9
| 9
| style="background:#DCDCDC" |  Grau
|}
|}
<!--     *     Tabelle ENDE    *    -->
<!--//////////     Tabelle ENDE    //////////-->
Der Ausdruck von Lieferscheinen oder Nachnahmerechnungen wird durch die Kundeneigenschaft "Nachnahme" gesteuert. Der Ausdruck von Brutto- oder Nettorechnungen wird durch die Kundeneigenschaft "Gewerbekunde" gesteuert. Wenn ein Auftrag im aktuellen Status bereits gedruckt wurde, wird hinter der Statusbezeichnung in Klammern ein "(D)" und im Statusdialog ein Druckersymbol hinter den Statusoptionen eingeblendet.<br/>
 
{{Tipp1|Ist im jeweiligen Kundendatensatz die Option ''Nachnahme'' '''aktiviert''', wird statt eines Lieferscheins eine Nachnahmerechnung gedruckt. <br/>
Ist im jeweiligen Kundendatensatz die Option ''Gewerbekunde'' '''deaktiviert''', wird statt einer Nettorechnung eine Bruttorechnung gedruckt.}}
 
Wenn ein Auftrag im aktuellen Status bereits gedruckt wurde, wird sowohl hinter der Statusbezeichnung als auch im Statusdialog [[Datei:Drucken.png|link=]] hinter den Statusoptionen eingeblendet.<br/>
 
Um eine Bestellung zu erfassen, wählen Sie zunächst einen Kunden aus und legen dann einen neuen Auftrag an. Entsprechend der Konfiguration der Anwendung und den Einstellungen des ausgewählten Kunden wird die Anwendung einige Aktionen automatisiert durchführen. Um den Einstieg in die Auftragserfassung zu vereinfachen, soll zunächst ein einfacher Auftrag erfasst werden. Zu einem späteren Zeitpunkt werden dann weitere Optionen erläutert.
Um eine Bestellung zu erfassen, wählen Sie zunächst einen Kunden aus und legen dann einen neuen Auftrag an. Entsprechend der Konfiguration der Anwendung und den Einstellungen des ausgewählten Kunden wird die Anwendung einige Aktionen automatisiert durchführen. Um den Einstieg in die Auftragserfassung zu vereinfachen, soll zunächst ein einfacher Auftrag erfasst werden. Zu einem späteren Zeitpunkt werden dann weitere Optionen erläutert.


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'''Weiter zu [[Aufträge anlegen und bearbeiten]]'''


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('''[[Auftragsverwaltung]]''' &rarr; ''Sie sind auf der Seite '''[[Grundlagen]]''')
{{WL|Aufträge|Auftragsverwaltung}}


Fußnoten:
Fußnoten:
<references/>
<references/>

Aktuelle Version vom 29. August 2024, 13:59 Uhr

(Aufträge → Auftragsverwaltung → Sie sind auf der Seite: Grundlagen der Auftragsverwaltung)

In dieser Anleitung lernen Sie einige Elemente und grundlegende Funktionen der Auftragsverwaltung kennen.

Um Schritt für Schritt durch die Anleitung zu gehen, können Sie am Ende der Seite auf die nächste Seite der Anleitung springen. Alternativ können Sie über die folgende Übersicht auf sämtliche, in der Anleitung behandelte, Seiten zugreifen:

  • Aufträge anlegen und bearbeiten, diese Seite befasst sich speziell mit der Auftragsanlage und dem Statusmodell.
  • Artikel erfassen, diese Seite befasst sich speziell mit dem Erfassen von Artikeln
  • Pfandartikel erfassen, diese Seite befasst sich speziell mit dem Erfassen von Pfand
  • Vermietartikel erfassen, diese Seite befasst sich speziell mit dem Erfassen von Mietartikeln
  • Konditionen, diese Seite befasst sich speziell mit Zahlungszielen, Zahlweisen und Abschlägen
  • Rechnungen, diese Seite befasst sich speziell mit der Rechnungserstellung
  • Aufträge stornieren, diese Seite befasst sich speziell mit dem Stornieren von Rechnungen
  • Auftragsinformationen, diese Seite befasst sich speziell mit Auftragsdetails, dem kopieren von Aufträgen, Versandfunktionen und Integration von Paypal und Amazon Payment für DATEV.
  • Aufträge automatisieren, diese Seite befasst sich speziell mit der Automatisierung von Bestellaufnahme, (Teil-)Lieferungen und Abrechnung von Terminrechnungen
  • Aufträge importieren, diese Seite befasst sich speziell mit dem Import von Bestellungen aus externen Systemen wie WebDrink, Shopware, Magento, Octopus, Kellox oder Gastivo.

Wenn Sie diese Anleitungen befolgt haben, wissen Sie, wie in FAKTURA-X (Einweg-, Mehrweg-, Pfand-/Vermiet-)Artikel erfasst, Aufträge angelegt und grundlegend bearbeitet und die Konditionen eines Auftrags eingestellt werden. Darüber hinaus werden Sie einiges zur Kalkulation von Auftragssummen und den verschiedenen Rechnungsformen gelernt haben.

Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen zu den Elementen und Schaltflächen der Auftragsverwaltung und dem Statusmodell.

Elemente

Kundenstamm#EingabeKundenstamm#ListeAuftrag anlegen1. Auftragsverwaltung startenDer '''Infobereich (1)'''Die '''Seitenleiste (2)'''Die '''Postentabellen (3)'''Die '''Navigation (4)'''
Die Auftragsverwaltung
  • Im Infobereich (1) wird der aktuell aktive Kunde angezeigt. Alle angezeigten Aufträge in der Auftragsverwaltung beziehen sich immer auf den aktuellen Kunden. Wenn ein neuer Auftrag erstellt werden soll, muss daher zunächst der Kunde, für den der Auftrag erstellt werden soll, angewählt werden.
  • Die Seitenleiste (2) enthält Informationen und Bearbeitungsoptionen des aktuellen Auftrags.In Abhängigkeit von der Größe des Computerbildschirms werden einige Felder ausgeblendet, wenn nicht genügend Platz vorhanden ist. Diese können mit [>>] ein- und ausgeblendet werden. Über die Schaltflächen in der Seitenleiste können Funktionen der Auftragserfassung aufgerufen werden.
  • In den Postentabellen (3) werden die Artikelpositionen angezeigt. Im oberen Bereich sind Informationen zum Kunden sowie zur Rechnungs- und Lieferungsadresse zu finden. Rechts daneben finden sich Informationen zum Liefertermin inklusive einer wählbaren Zeitspanne und Standzeit des jeweiligen Auftrags, sofern diese Informationen vom Lieferanten verfügbar sind. Die linke Tabelle darunter enthält Warenposten des aktuellen Auftrags. Die rechte Tabelle enthält Pfandposten. Unter diesen beiden Tabellen ist die Tabelle für Mietposten angeordnet. Der Bereich Informationen zeigt Texte an, die für den jeweils aktiven Auftragsposten hinterlegt wurden.
  • Die Navigation (4) im unteren Fensterbereich enthält weitere Schaltflächen für die Auftragsanlage, Statusänderung und den Ausdruck.

Schaltflächen

In den folgenden Abschnitten werden die Funktionen der Schaltflächen in Seitenleiste und Navigation erläutert.

Schaltflächen in der Seitenleiste

Für die Bearbeitung von Aufträgen stehen in der Seitenleiste folgende Schaltflächen zur Verfügung:

Auftragsverw.Schaltflaeche Seitenleiste1.png
Das Kunden-Optionsmenü
  • Kunden.png links vom Feld Auftrag: Öffnet ein Kunden-Optionsmenü. Über dieses können Sie
    • Nach einem Kunden suchen, für den Sie einen Auftrag erstellen möchten (STRG + K)
    • Den bestehenden Auftrag einem anderen Kunden zuordnen (STRG + ALT + K). [1]
  • Uebersicht.png rechts vom Feld Auftrag: Öffnet die Auftragsliste (STRG + G). Diese zeigt alle Aufträge des aktiven Kunden und ihren Status an.
  • Route.png rechts vom Feld Lieferung: Zeigt die Route von der eigenen Filiale bis zu der Kundenadresse an. Diese Option nutzt den Online-Kartendienst Google Maps.
  • Finden.png rechts vom Feld Auftrag: Öffnet den Suchdialog zum Finden eines Auftrags anhand der Auftragsnummer (STRG + F).
  • Finden.png rechts vom Feld Lieferung: Öffnet den Suchdialog zum Finden eines Auftrags anhand der Lieferscheinnummer.
  • Finden.png rechts vom Feld Rechnung: Öffnet einen Suchdialog und ermöglicht das Finden eines Auftrags anhand der Rechnungsnummer.
  • Zuruecksetzen.png rechts vom Feld Rechnung: Storniert den Auftrag. Dies ist nur Im Status Rechnung möglich.
Auftragsverw.Schaltflaeche Seitenleiste2.png
  • Editieren.png rechts vom Feld Status: Öffnet den Dialog zum Ändern des Auftragsstatus(STRG + S).
  • In den Feldern Bestellung, Lieferung und Rechnung können die zugehörigen Datumswerte eingestellt werden. Das Bestelldatum wird nach dem Erstellen eines Auftrages auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt, sofern die Option [0] hinter dem Datumsfeld aktiv ist. Ist die Option [+1] hinter dem Datumsfeld aktiv, dann wird das Bestelldatum auf den folgenden Kalendertag eingestellt. Beim Wechsel des Auftragsstatus in Lieferung wird analog das Lieferdatum[2], beim Wechsel in Rechnung das Rechnungsdatum[3] auf das aktuelle Tagesdatum oder den folgenden Kalendertag gesetzt.
Grundlagen der Aufragserfassung Seitenleiste 3 2024.png
  • Editieren.png hinter dem Feld Rabatt: Öffnet den Dialog zum Hinzufügen oder Ändern des Auftragsrabatts.
  • Editieren.png hinter dem Feld Skonto: Öffnet den Dialog zum Ändern der Zahlungsziele und Auftragsskonti.
  • Waren.png hinter dem Feld Ware Netto: Blendet ein Optionsmenü ein, in dem verschiedene Bearbeitungsoptionen für Artikelposten angeboten werden. Dieses Menü kann auch mit Rmb.png in die Artikeltabelle aufgerufen werden.
  • Das Feld MwSt. V gibt die Mehrwertsteuer an, wenn der Netto-Einkaufswert mit dem vollen Vorsteuersatz belegt wird.
  • Das Feld MwSt. H gibt die Mehrwertsteuer an, wenn der Netto-Einkaufswert mit dem halben Vorsteuersatz belegt wird.
  • Pfand.png hinter dem Feld Pfand Netto: Blendet ein Optionsmenü ein, in dem verschiedene Bearbeitungsoptionen für die Pfanderfassung eingeblendet werden. Dieses Menü kann auch mit Rmb.png in die Pfandtabelle aufgerufen werden.
  • Umsatz.png hinter dem Feld Pfand Netto: Öffnet oder druckt die Pfandfortschreibung (STRG + J). Diese bietet einen Überblick über die im Geschäft mit dem jeweiligen Kunden ausgegebenen und zurückerhaltenen Pfandartikel.
  • Das Feld MwSt. V unter dem Feld Pfand Netto gibt die Mehrwertsteuer an, wenn der Netto-Pfandwert mit dem vollen Vorsteuersatz belegt wird.
  • Info.png hinter dem Feld Gesamt: Öffnet einen Dialog zum Einsehen verschiedener Auftragsinformationen wie bspw. Summen, Masse oder Gewinnspanne (STRG + I). Auch können Sie über dieses Menü aus dem Auftrag eine Vorlage erstellen (STRG + ALT + S).
  • Preise.png hinter dem Feld Brutto: Öffnet den Buchungsmanager, in dem Zahlungseingänge gebucht werden können (STRG + B).
  • Uebersicht.png hinter der Option Für Autodruck vormerken: Öffnet den Druckcontainer, in dem der automatische Ausdruck mehrerer Dokumente gesteuert werden kann.
  • Uebersicht.png hinter der Auswahl Teillieferung: Öffnet die Terminrechnungsverwaltung, über den Sie mehrere Teillieferungsaufträge verwalten können (STRG + T).

Weitere Informationen zum Auftrag

Im Bereich oberhalb der Postentabellen werden weitere Informationen zum Auftrag angezeigt und bearbeitet.

Die weiterführenden Optionen in der Auftragsverwaltung

Kennung

Im Auswahlfeld Kennung wird die Kennung des Kunden übernommen. Diese Vorauswahl kann durch die Auswahl oder Eingabe eines beliebigen Texts geändert werden.

Die Auswahl ist ansonsten rein informativer Natur.

Aufschlag

Im Auswahlfeld Aufschlag wird der eingestellte Aufschlag des Kunden übernommen. Diese Vorauswahl kann durch die Auswahl geändert werden. Ist für einen Aufschlag eine Warnung hinterlegt, wird diese beim Anlegen eines Auftrags einmalig angezeigt.

Um einen neuen Aufschlag anzulegen, müssen in der oberen Navigationsleiste über Optionen oder über die Tastenkombination Strg + F12 die Konfigurieren.png Einstellungen geöffnet werden. Dann muss über das Register Hilfstabellen zum Register Aufschäge navigiert werden. Es öffnet sich folgendes Menü:

Das Menü Aufschläge im Register Hilfstabellen
Die Auswahl der spezifischen Aufschläge

Über die Schaltfläche Neu.png Neu kann nun ein neuer Aufschlag hinterlegt werden. Unter Bezeichnung wird der entsprechende Name des Aufschlags eingetragen und im Menü Aufschlag wird die gewünschte Art der Aufschlagsberechnung ausgewählt. Im Feld Betrag kann der entsprechende Faktor bzw. Betrag pro gewünschter Einheit eingetragen werden. Dieser Wert findet sich später in der Spalte Kalkulation in der rechten Tabelle. Über die Schaltfläche Sichern.png Sichern werden die Einstellungen gespeichert und mit Zuruecksetzen.png zurückgesetzt.

Bearbeiter

Im Auswahlfeld Bearbeiter wird der Name des letzten Bearbeiters eingetragen.

  • Ist die Benutzerverwaltung aktiv, wird hier automatisch die Kennung des aktuellen Benutzers hinterlegt, sobald der Auftrag verändert wird.
  • Ist die Benutzerverwaltung inaktiv, kann der Eintrag manuell erstellt werden.

Liefer- und Rechnungsadresse

Diese Auswahloptionen sind nur verfügbar, wenn im Kundendatensatz Zusatzadressen für Lieferung oder Rechnung hinterlegt wurden.
  • Editieren.png hinter dem Feld LF-Adresse öffnet eine Liste mit zusätzlichen Lieferadressen, die in den Kundenstammdaten hinterlegt sind. Die ausgewählte Lieferadresse wird beim Belegdruck statt der Basisadresse verwendet. Ist nur eine einzelne zusätzliche Lieferadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Basisadresse.

Bei Aufträgen, die aus mehreren Teillieferungen bestehen, kann für jede Teillieferung eine andere Lieferadresse angegeben werden. Beim Druck der Terminrechnung wird dann die zugehörige Lieferadresse bei jeder Lieferung vermerkt.

  • Editieren.png hinter dem Feld RE-Adresse öffnet eine Liste mit zusätzlichen Rechnungsadressen, die in den Kundenstammdaten hinterlegt sind. Die ausgewählte Rechnungsadresse wird beim Belegdruck statt der Basisadresse verwendet. Ist nur eine einzelne zusätzliche Rechnungsadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Basisadresse.

Notiz

Im Eingabefeld Notizen können Informationen zu einem Auftrag zugefügt werden und optional für den Ausdruck verwendet werden, wenn die Option "Notiz" vor dem Eingabefeld aktiviert wird.

Wenn im Memo Deklarationen des Kundendatensatz Informationen hinterlegt sind, werden diese beim Anlegen eines neuen Auftrags automatisch im Eingabefeld hinterlegt und für den Ausdruck vorgemerkt.

Notiz.png

Tourdaten

Im Bereich Tourdaten kann ein Auftrag zu einer Liefertour zugefügt oder die zugeordnete Tour gewechselt werden. Es kann nun ebenfalls eine Zeitspanne und ggf. eine Standzeit für eine Tour bzw. Lieferung angegeben werden.

Schaltflächen in den Tabellen

  • Waren.png in der Überschrift der Artikelpostentabelle: Öffnet die zugehörigen Bearbeitungsoptionen der Erfassung. Das Menü entspricht dem Menü hinter Ware Netto in der Seitenleiste.
  • Pfand.png in der Überschrift der Pfandpostentabelle: Öffnet die zugehörigen Bearbeitungsoptionen der Erfassung. Das Menü entspricht dem Menü hinter Pfand Netto in der Seitenleiste.
  • Waren.png in der Überschrift der Vermietungstabelle: Öffnet die zugehörigen Bearbeitungsoptionen der Mieterfassung.
  • All.png in der Überschrift des Informationsbereichs: Öffnet ein Optionsmenü für das Einfügen von Datum, Zeit, Inhalten der Zwischenablage oder Artikelinformationen.

Schaltflächen in der Navigation

Für die Bearbeitung von Aufträgen stehen in der Navigationsleiste (am unteren Fensterrand) folgende Schaltflächen zur Verfügung:

  • Neu.png Neu legt einen neuen Auftrag an.
  • Editieren.png Editieren startet den Dialog zum Erfassen von Warenposten.
  • Sichern.png Sichern öffnet den Statusdialog zum Ändern des Auftragsstatus. Im zugehörigen Optionsmenü kann ebenfalls der Dialog Auftragsinformationen geöffnet werden oder Auftragsposten als Vorlage oder Begleitdatei exportiert werden.
  • Uebersicht.png Übersicht öffnet die Auftragsübersicht für den aktuellen Kunden.
  • Drucken.png Druck druckt den aktuellen Auftrag. Durch die Aktivierung von Vorschau kann der Ausdruck in die Druckvorschau umgeleitet werden.

Mit Ende.png Ende oder Strg + W kann die Auftragsverwaltung geschlossen werden.

Spalten anpassen

Die Ansicht der Tabellen im Register kann auf verschiedene Arten angepasst werden. So können Spalten zur Anzeige hinzugefügt oder entfernt und die Breite der einzelnen Spalten verändert werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anfassen der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus Lmb.png durchgeführt. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

Um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, öffnen Sie den Layout-Dialog mit einem Klick auf Editieren.png Layout in der Navigationsleiste. Bearbeitet werden können die Tabellen Ware, Pfand und Vermietung.

Der Dialog Layout, in diesem Fall mit den Basiseinstellungen

Mit den horizontalen Tasten des Steuerkreuzes Pfeillinks.pngPfeilrechts.png werden Tabellenfelder in die rechte Liste, um sie anzuzeigen, oder in die linke Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen Pfeilrunter.png Pfeilhoch.png geändert. Die Bearbeitung wird mit Sichern.png Sichern übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.

Das Statusmodell

Die Auftragsverwaltung basiert auf dem Statusmodell. Aufträge durchlaufen verschiedene Stati und befinden sich immer in einem definierten Zustand. Ein Auftrag ist demnach entweder ein Angebot, eine Bestellung, eine Lieferung, eine Rechnung, eine Mahnung oder abgeschlossen.

Um den Status eines Auftrages zu ändern, klicken Sie auf die Bezeichnung des Status’ in der Seitenleiste, auf Sichern.png Sichern in der Navigation oder drücken Sie Strg + S und wählen den gewünschten Status im Statusdialog aus.

Der Statusdialog

In der folgenden Tabelle werden die Statusoptionen dargestellt:

Vorgang Angebot Bestellung Lieferung Rechnung Mahnung Abgeschlossen Storniert
Bestand buchen Nein Ja Nein
Saldo Kunde Nein Ja Nein
Umsatz Kunde Nein Ja Nein
Umsatz Statistik Nein Ja Nein
Touren planen Nein Ja Nein
Auftrag editieren Ja Nein
Auftrag mahnen Nein Ja Nein
Zahlung buchen Nein Ja Nein
Auftrag stornieren Ja Nein N/A

Ab dem Status Rechnung kann ein Auftrag nur angemahnt, abgeschlossen oder storniert werden. Ein abgeschlossener Auftrag kann allerdings durch eine Rückbuchung in den Status Rechnung zurückgestuft werden, wenn eine Zahlung zurückgebucht wird.. Mahnungen werden in Erinnerung, Mahnung und Zahlungsaufforderung unterteilt.

Ein Auftrag kann bis zum Abschluss jederzeit storniert werden. Der Lagerbestand wird durch ein Storno nicht zurückgebucht. Der Umsatz wird bei Storno nicht erhöht. Der Saldo des Kunden wird bei Abschluss oder Storno um den Rechnungsbetrag vermindert. Die Möglichkeiten zum Wechseln aus einem Status in einen anderen werden in der folgenden Tabelle dargestellt:

Vorgang Angebot Bestellung Lieferung Rechnung Mahnung Abgeschlossen Storniert
Von Angebot bis Lieferung Nein Ja Nein
Saldo Kunde Nein Ja Nein
Umsatz Kunde Nein Ja Nein
Umsatz Statistik Nein Ja Nein

In der folgenden Tabelle werden weitere Statuseigenschaften, insbesondere die Druckzuweisungen dargestellt:

Status Belegdruck Rechnungskunde Belegdruck Nachnahmekunde Index
Angebot Angebot Angebot 1
Bestellung Auftragsbestätigung Auftragsbestätigung 2
Lieferung Lieferschein Rechnung 3
Rechnung Rechnung Rechnung 4
Mahnung Mahnung Mahnung 5-7[4]
Abgeschlossen Rechnung Rechnung 8
Storniert - - 9
Ist im jeweiligen Kundendatensatz die Option Nachnahme aktiviert, wird statt eines Lieferscheins eine Nachnahmerechnung gedruckt.
Ist im jeweiligen Kundendatensatz die Option Gewerbekunde deaktiviert, wird statt einer Nettorechnung eine Bruttorechnung gedruckt.

Wenn ein Auftrag im aktuellen Status bereits gedruckt wurde, wird sowohl hinter der Statusbezeichnung als auch im Statusdialog Drucken.png hinter den Statusoptionen eingeblendet.

Um eine Bestellung zu erfassen, wählen Sie zunächst einen Kunden aus und legen dann einen neuen Auftrag an. Entsprechend der Konfiguration der Anwendung und den Einstellungen des ausgewählten Kunden wird die Anwendung einige Aktionen automatisiert durchführen. Um den Einstieg in die Auftragserfassung zu vereinfachen, soll zunächst ein einfacher Auftrag erfasst werden. Zu einem späteren Zeitpunkt werden dann weitere Optionen erläutert.

Weiter zu Aufträge anlegen und bearbeiten

(Aufträge → Auftragsverwaltung → Sie sind auf der Seite: Grundlagen der Auftragsverwaltung)

Fußnoten:

  1. ↑ Die Neuzuordnung ist nur möglich, solange sich der Auftrag nicht im Status Rechnung befindet.
  2. ↑ Ausgenommen im Konfigurationsmodul wurde eine andere Vordatierung eingestellt.
  3. ↑ Ausgenommen bei Terminrechnungen. Hier kann das Rechnungsdatum nicht automatisch vordatiert werden.
  4. ↑ Mahnung werden in Erinnerung (5), Mahnung (6) und Zahlungsaufforderung (7) unterteilt.
Abgerufen von „https://wiki.fakturax.de/index.php?title=Grundlagen_der_Auftragsverwaltung&oldid=17233“