Rechnungen: Unterschied zwischen den Versionen

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==Einfache Rechnung==
=Einfache Rechnung=
Für einfache Aufträge wird der Wechsel in den Status ''Rechnung'' im [[Grundlagen der Auftragsverwaltung#Das_Statusmodell|Statusdialog]] durchgeführt. Sofern in der [[Register Formulare#Buchhaltung|Konfiguration der Buchhaltung]] aktiviert, wird nach dem Ausdruck der Rechnung eine [[Pfandfortschreibung]] ausgedruckt.
Für einfache Aufträge wird der Wechsel in den Status ''Rechnung'' im [[Grundlagen der Auftragsverwaltung#Das_Statusmodell|Statusdialog]] durchgeführt. Sofern in der [[Register Formulare#Buchhaltung|Konfiguration der Buchhaltung]] aktiviert, wird nach dem Ausdruck der Rechnung eine [[Pfandfortschreibung]] ausgedruckt.
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==Terminrechnungen==
=Terminrechnungen=
{{Video Teillieferungen und Kommissionsscheine erstellen}}
{{Video Teillieferungen und Kommissionsscheine erstellen}}


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Um Terminrechnungen zu erstellen bzw. zu bearbeiten, starten Sie zunächst die Auftragsverwaltung im Menü {{Menü|Aufträge}} &rarr; {{Menü|[[File:Calc.png|link=]] Auftragsbearbeitung}}, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste {{Taste|F1}}.
Um Terminrechnungen zu erstellen bzw. zu bearbeiten, starten Sie zunächst die Auftragsverwaltung im Menü {{Menü|Aufträge}} &rarr; {{Menü|[[File:Calc.png|link=]] Auftragsbearbeitung}}, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste {{Taste|F1}}.
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===Terminrechnung anlegen===
==Terminrechnung anlegen==
Eine Terminrechnung wird durch Aktivieren der Option ''Terminrechnung'' im Dialog ''Neuer Auftrag'' angelegt.
Eine Terminrechnung wird durch Aktivieren der Option ''Terminrechnung'' im Dialog ''Neuer Auftrag'' angelegt.


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===Teillieferung erfassen===
==Teillieferung erfassen==
Die Erfassung von Waren und Pfand kann wie üblich gestartet werden. Bevor der Erfassungsdialog angezeigt wird, muss ausgewählt werden, ob die Erfassung in eine bestehende oder eine neue Teillieferung durchgeführt werden soll.
Die Erfassung von Waren und Pfand kann wie üblich gestartet werden. Bevor der Erfassungsdialog angezeigt wird, muss ausgewählt werden, ob die Erfassung in eine bestehende oder eine neue Teillieferung durchgeführt werden soll.


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Die Teillieferungen können auch in der Auftragsverwaltung angezeigt werden. Wählen Sie dazu aus der Auswahloption am unteren Rand der Seitenleiste der Auftragsverwaltung eine beliebige Teillieferung oder die Gesamtansicht aus. Die Posten der einzelnen Lieferungen werden automatisch angezeigt. Dabei wird das Lieferdatum im Anzeigefeld ''Lieferung'' in der Seitenleiste ebenfalls aktualisiert.
Die Teillieferungen können auch in der Auftragsverwaltung angezeigt werden. Wählen Sie dazu aus der Auswahloption am unteren Rand der Seitenleiste der Auftragsverwaltung eine beliebige Teillieferung oder die Gesamtansicht aus. Die Posten der einzelnen Lieferungen werden automatisch angezeigt. Dabei wird das Lieferdatum im Anzeigefeld ''Lieferung'' in der Seitenleiste ebenfalls aktualisiert.


===Auftrag in Terminrechnung umwandeln===
==Auftrag in Terminrechnung umwandeln==
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Ein normaler Auftrag kann in eine Terminrechnung umgewandelt werden. Dies ist jedoch nur unter bestimmten Bedingungen möglich. Der Auftrag muss sich dafür im Status '''Lieferung''' befinden. Ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung kann nicht als Terminrechnung deklariert werden, ebenso darf sich der Auftrag noch nicht im Status '''Rechnung''' befinden.  
Ein normaler Auftrag kann in eine Terminrechnung umgewandelt werden. Dies ist jedoch nur unter bestimmten Bedingungen möglich. Der Auftrag muss sich dafür im Status '''Lieferung''' befinden. Ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung kann nicht als Terminrechnung deklariert werden, ebenso darf sich der Auftrag noch nicht im Status '''Rechnung''' befinden.  


{{Hinweis|Ein Auftrag kann nur dann in eine Terminrechnung umgewandel werden, wenn sich dieser im Status '''Lieferung''' befindet.}}
{{Hinweis|Ein Auftrag kann nur dann in eine Terminrechnung umgewandelt werden, wenn sich dieser im Status '''Lieferung''' befindet.}}


Es kann jedoch, je nach Szenario, in der Auftragsverwaltung über die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} zunächst ein Angebot oder eine Bestellung erstellt werden. Dieser Auftrag kann dann über {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} in eine '''Lieferung''' gewandelt werden.
Es kann jedoch, je nach Szenario, in der Auftragsverwaltung über die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} zunächst ein Angebot oder eine Bestellung erstellt werden. Dieser Auftrag kann dann über {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} in eine '''Lieferung''' gewandelt werden.
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Nun kann über die Schaltfläche ''Terminrechnungsverwaltung'' auf '''Auftrag in Terminrechnung wandeln''' geklickt werden, um die Lieferung in eine Terminrechnung zu wandeln:
Nun kann über die Schaltfläche ''Terminrechnungsverwaltung'' auf '''Auftrag in Terminrechnung wandeln''' geklickt werden, um die Lieferung in eine Terminrechnung zu wandeln:


[[File:Rechnungen_Teillieferung erstellen_2_2024.png|none|gerahmt|Das Menü '''Trminrechnungsverwaltung''', solange der Auftrag noch im Status ''Lieferung'' ist.|link=]]
[[File:Rechnungen_Teillieferung erstellen_2_2024.png|none|gerahmt|Das Menü '''Terminrechnungsverwaltung''', solange der Auftrag noch im Status ''Lieferung'' ist.|link=]]


Sobald der Auftrag in eine Terminrechnung gewandelt worden ist, kann im selben Menü nun die Option '''Teillieferung an anderen Auftrag verschieben''' ausgewählt werden:
Sobald der Auftrag in eine Terminrechnung gewandelt worden ist, kann im selben Menü nun die Option '''Teillieferung an anderen Auftrag verschieben''' ausgewählt werden:


[[File:Rechnungen_Teillieferung erstellen_2024.png|none|gerahmt|Das Menü '''Trminrechnungsverwaltung''', sobald der Auftrag als '''Terminrechnung''' deklariert wurde.|link=]]
[[File:Rechnungen_Teillieferung erstellen_2024.png|none|gerahmt|Das Menü '''Terminrechnungsverwaltung''', sobald der Auftrag als '''Terminrechnung''' deklariert wurde.|link=]]


Im folgenden Screenshot wird die Position der Schaltfläche für die ''Terminrechnungsverwahltung'' in der Auftragsverwaltung noch einmal verdeutlicht.  
Im folgenden Screenshot wird die Position der Schaltfläche für die ''Terminrechnungsverwaltung'' in der Auftragsverwaltung noch einmal verdeutlicht.  


{{Popup|Auftraege_Auftrag_Kommissionsliste erstellen_2025_2.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Die '''Auftragsverwaltung'''
{{Popup|Auftraege_Auftrag_Kommissionsliste erstellen_2025_2.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Die '''Auftragsverwaltung'''
|239|606|260|627|[[File:Rechnungen_Terminrechnung wandeln_Popup1_2024.png|gerahmt|none|Wählen Sie im Dropdown-Menü '''Auftrag in Terminauftrag wandeln'''|link=]]}}
|239|606|260|627|[[File:Rechnungen_Terminrechnung wandeln_Popup1_2024.png|gerahmt|none|Wählen Sie im Dropdown-Menü '''Auftrag in Terminauftrag wandeln'''|link=]]}}


===Kommissionslisten===
==Terminrechnungen aktivieren==
{{Video Teillieferungen und Kommissionsscheine erstellen}}
{{Video Terminauftrag abrechnen}}
 
Das Drucken von Lieferscheinen ist nach Auswahl der gewünschten Teillieferung wie bei einfachen Lieferscheinen möglich. Es wird immer die letzte Teillieferung angewählt.
 
Eine Besonderheit bei Terminrechnungen, die aus mehreren Teillieferungen bestehen, ist der Druck von Kommissionslisten. Dabei werden sämtliche Teillieferungen zusammengefasst. Um eine Kommissionsliste auszudrucken, muss sich der Auftrag im Status '''Lieferung''' befinden.
 
{{Hinweis|Die Erstellung einer Kommissionsliste funktioniert nur, wenn der Auftrag aus '''mindestens zwei Teillieferungen''' besteht und sich dieser im Status '''Lieferung''' befindet. Befindet sich der Auftrag bereits im Status ''Rechnung'', erscheint eine Fehlermeldung}}
 
====Kommissionslisten drucken====
Nachdem Sie entweder einen bereits bestehendem Auftrag in einen Terminauftrag gewandelt oder eine neue Terminrechnung erstellt haben. gehen Sie nun wie folgt vor, um eine Kommissionsliste zu drucken:
 
#Wählen Sie im Auswahlfeld ''Teillieferung'' den Eintrag „Gesamt“.
#Starten Sie den Ausdruck mit {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Druck}}.
 
{{Popup|Auftraege_Auftrag_Kommissionsliste erstellen_2025_3.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}'''Der Auftrag wurde nun in einen Terminauftrag gewandelt'''
|152|605|240|627|[[File:Rechnungen_Kommissionslisten drucken_Popup1_2024.png|gerahmt|none|Wählen Sie im Dropdown-Menü '''Gesamt'''|link=]]
|505|763|576|785|[[File:Rechnungen_Kommissionslisten drucken_Popup2_2024.png|gerahmt|none|Wählen Sie '''Druck''', um die Kommissionsliste auszudrucken|link=]]}}


Die Kommissionsliste wird nun gedruckt.
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===Terminrechnungen aktivieren===
Am vorgegebenen Abrechnungstermin wird der Auftrag im [[Aufgabenliste|Aufgabenmanager]] zur Bearbeitung angeboten. Um eine Terminrechnung manuell abzurechnen, kann der Auftrag wie ein einfacher Auftrag in den Status ''Rechnung'' versetzt werden. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, alle Terminrechnungen manuell zu überwachen und in einem gemeinsamen Dialog zu bearbeiten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [[Datei:Uebersicht.png|link=]] ''Teillieferungsverwaltung'' (hinter dem Auswahlfeld für Teillieferungen) oder drücken Sie {{Taste|Strg}} + {{Taste|T}}.
Am vorgegebenen Abrechnungstermin wird der Auftrag im [[Aufgabenliste|Aufgabenmanager]] zur Bearbeitung angeboten. Um eine Terminrechnung manuell abzurechnen, kann der Auftrag wie ein einfacher Auftrag in den Status ''Rechnung'' versetzt werden. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, alle Terminrechnungen manuell zu überwachen und in einem gemeinsamen Dialog zu bearbeiten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [[Datei:Uebersicht.png|link=]] ''Teillieferungsverwaltung'' (hinter dem Auswahlfeld für Teillieferungen) oder drücken Sie {{Taste|Strg}} + {{Taste|T}}.


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==Rechnung buchen==
=Rechnung buchen=
 
Das Buchen von Zahlungseingängen kann sowohl in der Auftragserfassung als auch im [[Zahlungen|Buchhaltungsmodul]] durchgeführt werden. Der Buchungsdialog enthält die Funktionen des Zahlungsregisters im Buchhaltungsmodul, jedoch muss der zu buchende Auftrag zuvor in der Auftragserfassung ausgewählt werden.
Das Buchen von Zahlungseingängen kann sowohl in der Auftragserfassung als auch im [[Zahlungen|Buchhaltungsmodul]] durchgeführt werden. Der Buchungsdialog enthält die Funktionen des Zahlungsregisters im Buchhaltungsmodul, jedoch muss der zu buchende Auftrag zuvor in der Auftragserfassung ausgewählt werden.


Um Zahlungseingänge zu einer Rechnung in der Auftragserfassung zu buchen, wählen Sie in der Auftragserfassung zunächst den Auftrag aus und starten dann den Buchungsdialog über die Schaltfläche [[Datei:Preise.png|link=]] (rechts des Feldes ''Brutto'' in der Seitenleiste) oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|B}}.
Um Zahlungseingänge zu einer Rechnung in der Auftragserfassung zu buchen, wählen Sie in der Auftragserfassung zunächst den Auftrag aus und starten dann den Buchungsdialog über die Schaltfläche [[Datei:Preise.png|link=]] (rechts des Feldes ''Brutto'' in der Seitenleiste) oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|B}}.


{{Popup|rechnungen_buchungsmanager_neu.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Der '''Buchungsmanager'''
{{Popup|rechnungen_buchungsmanager_2025.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Der '''Buchungsmanager'''
|5|462|230|543|[[File:rechnungen_buchungsmanager-popup.png|gerahmt|none|Die Gruppe '''Status''', nachdem der Auftrag abgeschlossen wurde|link=]]
|5|462|230|543|[[File:rechnungen_buchungsmanager-popup.png|gerahmt|none|Die Gruppe '''Status''', nachdem der Auftrag abgeschlossen wurde|link=]]
|85|92|185|113|[[File:Buchungsmanager_Rechnung buchen_Popup2_2024.png|gerahmt|none|Die Auswahl des  '''Kontos'''|link=]]
|85|92|185|113|[[File:Buchungsmanager_Rechnung buchen_Popup2_2024.png|gerahmt|none|Die Auswahl des  '''Kontos'''|link=]]
|85|141|165|162|[[File:Buchungsmanager_Rechnung buchen_Popup3_2024.png|gerahmt|none|Der '''Kalenderassistent'''|link=]]
|85|141|165|162|[[File:Buchungsmanager_Rechnung buchen_Popup3_2024.png|gerahmt|none|Der '''Kalenderassistent'''|link=]]
|187|366|207|387|[[File:Buchungsmanager_Rechnung buchen_Popup4_2024.png|gerahmt|none|Die '''Suchfunktion'''|link=]]
|185|366|207|387|[[File:Buchungsmanager_Rechnung buchen_Popup4_2024.png|gerahmt|none|Die '''Suchfunktion'''|link=]]
}}
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{{Hinweis|Buchungen in Barkonten dürfen '''nicht zu einem negativen Saldo führen!''' Vor der Übernahme wird daher die Eingabe geprüft und die Ausführung gegebenenfalls mit einer Fehlermeldung abgebrochen. In diesem Fall müssen Betrag oder Eingangszeitpunkt korrigiert werden.}}
{{Hinweis|Buchungen in Barkonten dürfen '''nicht zu einem negativen Saldo führen!''' Vor der Übernahme wird daher die Eingabe geprüft und die Ausführung gegebenenfalls mit einer Fehlermeldung abgebrochen. In diesem Fall müssen Betrag oder Eingangszeitpunkt korrigiert werden.}}


Im Eingabefeld ''Betrag'' wird der bezahlte Betrag eingegeben. Diesen können Sie eintragen, indem Sie in das Feld klicken und den Wert eingeben, oder mit {{Taste|F4}} den Taschenrechner öffnen und dort dann den Wert eingeben. Die Anwendung trägt als Voreinstellung immer das ''Restsaldo'' des Auftrags, vermindert um vorhandene Guthaben ein.  
Im Eingabefeld ''Betrag'' wird der bezahlte Betrag eingegeben. Diesen können Sie eintragen, indem Sie in das Feld klicken und den Wert eingeben, oder mit {{Taste|F4}} den Taschenrechner öffnen und dort dann den Wert eingeben. Die Anwendung trägt als Voreinstellung immer den ''Restsaldo'' des Auftrags, vermindert um vorhandene Guthaben ein.  


Wenn Skonto gewährt wird und das Eingangsdatum innerhalb des Skontozahlungsziels des Auftrages liegt, wird als Zahlbetrag automatisch der skontierte Rechnungsbetrag angezeigt und ausgewählt, ansonsten wird der Bruttowert aktiviert. Die Vorauswahl kann manuell geändert werden.
Wenn Skonto gewährt wird und das Eingangsdatum innerhalb des Skontozahlungsziels des Auftrages liegt, wird als Zahlbetrag automatisch der skontierte Rechnungsbetrag angezeigt und ausgewählt, ansonsten wird der Bruttowert aktiviert. Die Vorauswahl kann manuell geändert werden.
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Bei einem vorhandenen Guthaben wird dieses angezeigt und vom Zahlbetrag abgezogen. Durch Abwahl der Option vor dem Anzeigefeld ''Guthaben'' wird diese Vorauswahl deaktiviert.
Bei einem vorhandenen Guthaben wird dieses angezeigt und vom Zahlbetrag abgezogen. Durch Abwahl der Option vor dem Anzeigefeld ''Guthaben'' wird diese Vorauswahl deaktiviert.
Ist kein Guthaben vorhanden, wird die entsprechende Auswahlmöglichkeiten nicht angezeigt.
Ist kein Guthaben vorhanden, werden die entsprechenden Auswahlmöglichkeiten nicht angezeigt.


Die Eingaben werden dann mit {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} gespeichert:
Die Eingaben werden dann mit {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} gespeichert:
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=Gutschriften=
Es ist nicht notnweig, Aufträge explizit als Gutschriften zu deklarieren. Aufträge mit einer negativen Gesamtsumme werden automatisch als Gutschriften gekennzeichnet. Zahlungen werden in negativen Beträgen durchgeführt.
{{Tipp1|Beim Erstellen von SEPA-Aufträgen werden Gutschriften als Überweisungsaufträge erstellt}}
=Rechnungen löschen oder stornieren=
{{Achtung|Der Begriff "Rechnung" bezeichnet im Folgenden ausschließlich Aufträge im Status '''Rechnung''', nicht jedoch Aufträge im Status "Angebot", "Bestellung" oder "Lieferung"}}
'''Grundsätzlich gilt:''' Das Löschen von Rechnungen ist aus rechtlichen Gründen nicht erlaubt, weil dann Rechnungsnummern nicht mehr stetig und Umsätze nicht mehr steuerbar wären. Das Löschen von Rechnungen widerspricht also der sowohl der [[wikipedia:Grundsätze_zur_ordnungsmäßigen_Führung_und_Aufbewahrung_von_Büchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff|GoBD]], als auch den Vorschriften zur Aufbewahrung von Belegen gemäß § 14b UStG.
{{Achtung|Anwendungen, die das Manipulieren oder Löschen von Rechnungen ermöglichen, sind nicht rechtskonform und in der Bundesrepublik Deutschland somit nicht verkehrsfähig. Die Nutung birgt die hohe Gefahr von Schätzungen und Bußgeldern, daher sollten solche Lösungen möglichst umgehend durch eine rechtskonforme Software ersetzt werden}}
Wenn Sie einen Auftrag irrtümlich erstellt haben oder der Auftrag Fehler enthält, gibt es verschiedene Optionen, um die Fehler zu korrigieren oder zu neutralisieren.
==Auftrag zurücksetzen==
{{Hinweis|'''Vorbedingung:''' Der Auftrag liegt als "Angebot", "Bestellung" oder "Lieferung" vor, ist also noch '''nicht als Rechnung''' deklariert}}
Aufträge, die noch nicht zu Rechnungen gewandelt wurden, können noch bearbeitet werden. Hier bietet es sich an, die enthaltenen Warenposten zu entfernen und den Auftrag neu zu verwenden
==Falscher Kunde==
{{Hinweis|'''Vorbedingung:''' Der Auftrag liegt als "Angebot", "Bestellung" oder "Lieferung" vor, ist also noch '''nicht als Rechnung''' deklariert}}
Sie können den [[Aufträge_verschieben|Auftrag an einen anderen Kunden verschieben]]. Dabei werden auch die Konditionen des Zielkunden übernommen und Preise auf Wunsch geändert.
==Falsche Preise==
{{Hinweis|'''Vorbedingung:''' Der Auftrag liegt als "Angebot", "Bestellung" oder "Lieferung" vor, ist also noch '''nicht als Rechnung''' deklariert}}
Sie können die [[Artikel_erfassen#Preis_ändern|Preise ändern]] oder durch die [[Artikel_erfassen#Preis_ändern|Preise einer anderen Preisgruppe ersetzen]]
==Falsche Artikel==
{{Hinweis|'''Vorbedingung:''' Der Auftrag liegt als "Angebot", "Bestellung" oder "Lieferung" vor, ist also noch '''nicht als Rechnung''' deklariert}}
Sie können die [[Artikel_erfassen#Posten_löschen|Artikelposten einzeln oder vollständig löschen]]
==Aufträge neutralisieren==
{{Hinweis|'''Vorbedingung:''' Der Auftrag ist bereits als '''Rechnung''' deklariert}}
Mit der Funktion {{Menü|[[Datei:kopieren.png]] Kopieren}} im Register "[[Auftragsinformationen#Auftragsposten|Auftragsposten]]" des Dialogs "[[Auftragsinformationen|Informationen]]" kann [[Auftragsinformationen#Auftragsposten|Auftragsposten|eine Kopie des Auftrags erstellt]] werden.
Anschließend kann die [[Artikel_erfassen#Mengenänderungen_eingeben|Anzahl aller Posten]] bearbeitet werden. Dabei wird die negative Anzahl der ursprünglichen Menge eingegeben.
Die Optionen {{Menü|Automatisch nächsten Artikel zeigen}} und {{Menü|Menge ersetzen}} müssen aktiviert sein.
Beide Aufträge werden dann als Rechnungen deklariert, die Zahlungen gebucht und die Aufträge abgeschlossen. Dabei sollten die Gesamtbeträge zuvor auf Übereinstimmung geprüft und dann identische Zahlungsweisen verwendet werden, beispielsweise "interne Verrechnung".
{{Tipp1|In den meisten Fällen ist das Erstellen von Korrekturbelegen, also Gutschriften, sinnvoller als ein Storno, damit der gesamte Vorgang gut nachvollziehbar ist}}
==Aufträge stornieren==
{{Hinweis|'''Vorbedingung:''' Der Auftrag ist bereits als '''Rechnung''' deklariert}}
Ein Auftrag kann [[Aufträge stornieren|storniert]] werden, wenn eine andere Verfahrensweise nicht gewünscht ist.


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{{Tipp1|Dies sollte immer die letzte Option sein}}
'''Weiter zu [[Aufträge stornieren]]'''


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