Vorbereitungen für die E-Rechnung: Unterschied zwischen den Versionen
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{{Tipp1|Antworten zu Problemen mit E-Rechnungen in FAKTURA-X erhalten Sie [[FAQ#Probleme_mit_E-Rechnungen|hier]]}} | |||
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==Voraussetzungen für den Versand von E-Rechnungen== | ==Voraussetzungen für den Versand von E-Rechnungen== | ||
{{Achtung|Sollten die Vorgaben nicht dem geforderten Standard entsprechen, kommt es zu Problemen durch inkompatible Rechnungsstellungen}} | {{Achtung|Sollten die Vorgaben nicht dem geforderten Standard entsprechen, kommt es zu Problemen durch inkompatible Rechnungsstellungen.}} | ||
Die Empfänger von E-Rechnungen werden diese prüfen und bei nicht korrekter Ausführung zurückweisen, also nicht bezahlen. | Die Empfänger von E-Rechnungen werden diese prüfen und bei nicht korrekter Ausführung zurückweisen, also nicht bezahlen. | ||
{{Achtung|Die Anwendung ersetzt fehlende Rechnungskonditionen und Angaben mit Ersatzwerten, die nicht unbedingt den gewünschten Werten entsprechen. Sollten unerwünschte Rechnungskonditionen oder Angaben in Rechnungen vorliegen, sind falsche Vorgaben die Ursache}} | {{Achtung|Die Anwendung ersetzt fehlende Rechnungskonditionen und Angaben mit Ersatzwerten, die nicht unbedingt den gewünschten Werten entsprechen. Sollten unerwünschte Rechnungskonditionen oder Angaben in Rechnungen vorliegen, sind falsche Vorgaben die Ursache.}} | ||
Daher sollten die Einstellungen sorgfältig kontrolliert und Korrekturen vor der Ausfertigung einer E-Rechnung durchgeführt werden. | Daher sollten die Einstellungen sorgfältig kontrolliert und Korrekturen vor der Ausfertigung einer E-Rechnung durchgeführt werden. | ||
{{Achtung|Bei unerwünschten Rechnungskonditionen oder Angaben in Rechnungen müssen die Einstellungen und Konditionen untersucht werden}} | {{Achtung|Bei unerwünschten Rechnungskonditionen oder Angaben in Rechnungen müssen die Einstellungen und Konditionen untersucht werden.}} | ||
==Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen== | ==Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen== | ||
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==Zahlweisen== | ==Zahlweisen== | ||
In den Einstellungen | In den {{Menü|Einstellungen}} → Register {{Menü|Hilfstabellen}} → Unterregister {{Menü|Zahlweisen}} '''müssen''' die Codes für hinterlegte Zahlweisen korrekt zugeordnet werden. Nicht notwendige Zahlweisen müssen entfernt werden. Doppelte Einträge müssen entfernt werden. Es wird empfohlen, die als Referenz angegebenen Angaben zu verwenden. | ||
{{Achtung|Für E-Rechnungen ist die eindeutige Zuordnung von Codes zu Zahlweisen erforderlich.}} | {{Achtung|Für E-Rechnungen ist die eindeutige Zuordnung von Codes zu Zahlweisen erforderlich.}} | ||
Eine genaue Beschreibung steht [[Register_Hilfstabellen#Zahlweise|hier]] | Eine genaue Beschreibung steht [[Register_Hilfstabellen#Zahlweise|hier]]. | ||
==Firmierung== | ==Firmierung== | ||
In den Einstellungen | {{Achtung|Prüfen Sie, ob in einem Feld Informationen hinterlegt wurden, die nicht zum vorgesehenen Inhalt des Feldes passen, und entfernen Sie diese}} | ||
In den {{Menü|Einstellungen}} → Register {{Menü|Firma}} '''müssen''' folgende Felder ausgefüllt werden: | |||
* '''Umsatzsteuer Identnummer'''muss im Format ''DE123456789'' angegeben werden, wenn eine solche vorhanden ist, ansonsten muss das Feld leer bleiben. | |||
* '''Steuernummer (ELSTER)''' muss im Format ''123/4567/8901'' muss immer angegeben werden, es handelt sich dabei um die ''örtliche Steuernummer'' (Bundesland/Finanzamt/persönliche Nummer), das Feld darf nicht leer bleiben | |||
* '''Steuernummer (Formular)''' muss für den Ausdruck von Briefbögen angegeben werden, hier ist die Umsatzsteuernummer anzugeben, wenn eine solche vorhanden ist, ansonsten die ''örtliche Steuernummer'', jeweils mit der zugehörogen Bezeichnung, beispielsweise ''USt. Ident DE123456789'' oder ''St. Nr. 123/4567/8901'', das Feld darf nicht leer bleiben | |||
{{Tipp1|Wenn beide Nummern angegeben werden, verwendet die Anwendung die Umsatzsteuernummer in E-Rechnungen}} | |||
* '''Wirtschafts Identnummer''' muss im Format ''DE123456789-12345'' angegeben werden. Die Nummer entspricht der USt- Identnummer, wenn diese vorhanden ist und wird durch ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt, in der Regel ''-0001' | |||
{{Tipp1|Wenn keine USt.-Identnummer und keine Handelsregistrierung angegeben werden, verwendet die Anwendung die W-Ident in E-Rechnungen}} | |||
*'''Registrierung''' muss angegeben werden, wenn eine Handelsregistrierung vorhanden ist, beispielsweise ''regsistriert beim AG Posemukl HRX 123456'', ansonsten muss das Feld leer bleiben. | |||
* '''Die Bankverbindung''' muss angegeben werden, wenn Kunden Forderungen auf ein Konto überweisen sollen, das Feld darf nicht leer bleiben | |||
{{Achtung|Für E-Rechnungen sind korrekte Unternehmensdaten erforderlich.}} | {{Achtung|Für E-Rechnungen sind korrekte Unternehmensdaten erforderlich.}} | ||
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=Aktualisierung der Kundendaten= | =Aktualisierung der Kundendaten= | ||
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==Zahlweise== | ==Zahlweise== | ||
Zahlweise und Zahlungsziele '''müssen''' geprüft, korrigiert und den Vorgaben | Zahlweise und Zahlungsziele '''müssen''' geprüft, korrigiert werden und den Vorgaben entsprechen. | ||
Eine genaue Beschreibung steht [[Kundenstamm#Konditionen|hier]] | Eine genaue Beschreibung steht [[Kundenstamm#Konditionen|hier]] | ||
==E-Rechnungsart== | |||
Wählen Sie aus, ob der Kunde X-Rechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erhalten soll. Dies wird [[Kundenstamm#E-Rechnungen|hier]] beschrieben. | |||
==Leitweg-Identnummer== | ==Leitweg-Identnummer== | ||
Eine Leitweg-Identnummer '''kann''' für den E-Rechnungsversand angegeben werden: | Eine Leitweg-Identnummer '''kann''' für den E-Rechnungsversand angegeben werden: | ||
* Hinter der Option | * Hinter der Option {{Menü|E-Rechnung}} | ||
* In einer | * In einer für den Rechnungsversand vorgesehenen Zusatzadresse | ||
{{Tipp1|Wird keine Leitweg-Identnummer angegeben, wird die Kundennummer verwendet}} | {{Tipp1|Wird keine Leitweg-Identnummer angegeben, wird die Kundennummer verwendet}} | ||
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==Zahlweise== | ==Zahlweise== | ||
Zahlweise und Zahlungsziele '''müssen''' geprüft, korrigiert werden und den Vorgaben entsprechen. | |||
Eine genaue Beschreibung steht [[Lieferantenstamm#Konditionen|hier]] | Eine genaue Beschreibung steht [[Lieferantenstamm#Konditionen|hier]] | ||
==Kundennummer beim | ==Kundennummer beim Lieferanten== | ||
Die Kundenummer bei dem Lieferanten '''muss''' als Lieferantennummer hinterlegt sein. Wenn bereits eine andere Nummer hinterlegt ist, '''muss''' ersatzweise das Feld „Suchbegriff“ verwendet werden. | Die Kundenummer bei dem Lieferanten '''muss''' als Lieferantennummer hinterlegt sein. Wenn bereits eine andere Nummer hinterlegt ist, '''muss''' ersatzweise das Feld „Suchbegriff“ verwendet werden. | ||
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Eine genaue Beschreibung steht [[Lieferantenstamm#Bankdaten|hier]]. | Eine genaue Beschreibung steht [[Lieferantenstamm#Bankdaten|hier]]. | ||
=Problemlösung= | |||
Antworten zu Problemen mit E-Rechnungen in FAKTURA-X erhalten Sie [[FAQ#Probleme_mit_E-Rechnungen|hier]]. | Antworten zu Problemen mit E-Rechnungen in FAKTURA-X erhalten Sie [[FAQ#Probleme_mit_E-Rechnungen|hier]]. | ||
Aktuelle Version vom 21. April 2026, 10:45 Uhr
In diesem Abschnitt werden die notwendigen Vorbereitung zur Nutzung der E-Rechnung beschrieben. Dabei werden die notwendigen Vorbereitungen für das Erstellen und das Empfangen von E-Rechnungen behandelt.
Antworten zu Problemen mit E-Rechnungen in FAKTURA-X erhalten Sie hier
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Grundlegendes
Für die Nutzung der E-Rechnungsfunktionalität müssen die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden. Im Gegensatz zu Angaben auf Belegen auf Papier oder als PDF sind die Vorgaben für Angaben zum Unternehmen und Konditionen sehr genau definiert.
Voraussetzungen für den Versand von E-Rechnungen
Sollten die Vorgaben nicht dem geforderten Standard entsprechen, kommt es zu Problemen durch inkompatible Rechnungsstellungen.
Die Empfänger von E-Rechnungen werden diese prüfen und bei nicht korrekter Ausführung zurückweisen, also nicht bezahlen.
Die Anwendung ersetzt fehlende Rechnungskonditionen und Angaben mit Ersatzwerten, die nicht unbedingt den gewünschten Werten entsprechen. Sollten unerwünschte Rechnungskonditionen oder Angaben in Rechnungen vorliegen, sind falsche Vorgaben die Ursache.
Daher sollten die Einstellungen sorgfältig kontrolliert und Korrekturen vor der Ausfertigung einer E-Rechnung durchgeführt werden.
Bei unerwünschten Rechnungskonditionen oder Angaben in Rechnungen müssen die Einstellungen und Konditionen untersucht werden.
Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen
Beim Empfang von E-Rechnung muss die Zuordnung zu einem Lieferanten möglich sein.
Sollte die Zuordnung nicht möglich sein, muss ein Lieferant manuell zugeordnet werden
Aktualisierung der Basisdaten
Alle hier angegebenen Vorgaben sind notwendig
Zahlweisen
In den Einstellungen → Register Hilfstabellen → Unterregister Zahlweisen müssen die Codes für hinterlegte Zahlweisen korrekt zugeordnet werden. Nicht notwendige Zahlweisen müssen entfernt werden. Doppelte Einträge müssen entfernt werden. Es wird empfohlen, die als Referenz angegebenen Angaben zu verwenden.
Für E-Rechnungen ist die eindeutige Zuordnung von Codes zu Zahlweisen erforderlich.
Eine genaue Beschreibung steht hier.
Firmierung
Prüfen Sie, ob in einem Feld Informationen hinterlegt wurden, die nicht zum vorgesehenen Inhalt des Feldes passen, und entfernen Sie diese
In den Einstellungen → Register Firma müssen folgende Felder ausgefüllt werden:
- Umsatzsteuer Identnummermuss im Format DE123456789 angegeben werden, wenn eine solche vorhanden ist, ansonsten muss das Feld leer bleiben.
- Steuernummer (ELSTER) muss im Format 123/4567/8901 muss immer angegeben werden, es handelt sich dabei um die örtliche Steuernummer (Bundesland/Finanzamt/persönliche Nummer), das Feld darf nicht leer bleiben
- Steuernummer (Formular) muss für den Ausdruck von Briefbögen angegeben werden, hier ist die Umsatzsteuernummer anzugeben, wenn eine solche vorhanden ist, ansonsten die örtliche Steuernummer, jeweils mit der zugehörogen Bezeichnung, beispielsweise USt. Ident DE123456789 oder St. Nr. 123/4567/8901, das Feld darf nicht leer bleiben
Wenn beide Nummern angegeben werden, verwendet die Anwendung die Umsatzsteuernummer in E-Rechnungen
- Wirtschafts Identnummer muss im Format DE123456789-12345 angegeben werden. Die Nummer entspricht der USt- Identnummer, wenn diese vorhanden ist und wird durch ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt, in der Regel -0001'
Wenn keine USt.-Identnummer und keine Handelsregistrierung angegeben werden, verwendet die Anwendung die W-Ident in E-Rechnungen
- Registrierung muss angegeben werden, wenn eine Handelsregistrierung vorhanden ist, beispielsweise regsistriert beim AG Posemukl HRX 123456, ansonsten muss das Feld leer bleiben.
- Die Bankverbindung muss angegeben werden, wenn Kunden Forderungen auf ein Konto überweisen sollen, das Feld darf nicht leer bleiben
Für E-Rechnungen sind korrekte Unternehmensdaten erforderlich.
Eine genaue Beschreibung steht hier
Aktualisierung der Kundendaten
Prüfen Sie, ob in einem Feld Informationen hinterlegt wurden, die nicht zum vorgesehenen Inhalt des Feldes passen, und entfernen Sie diese
Zahlweise
Zahlweise und Zahlungsziele müssen geprüft, korrigiert werden und den Vorgaben entsprechen.
Eine genaue Beschreibung steht hier
E-Rechnungsart
Wählen Sie aus, ob der Kunde X-Rechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erhalten soll. Dies wird hier beschrieben.
Leitweg-Identnummer
Eine Leitweg-Identnummer kann für den E-Rechnungsversand angegeben werden:
- Hinter der Option E-Rechnung
- In einer für den Rechnungsversand vorgesehenen Zusatzadresse
Wird keine Leitweg-Identnummer angegeben, wird die Kundennummer verwendet
Eine E-Mailadresse muss für den E-Rechnungsversand angegeben werden:
- Eine allgemeine E-Mailadresse
- Eine E-Mailadresse bei einer zusätzlichen Rechnungsadresse
- Eine E-Mailadresse bei einer zusätzlichen Kontaktangabe
Eine genaue Beschreibung steht hier
Steuernummer
Eine Steuernummer des Kunden muss angegeben werden.
Bankverbindung
Eine IBAN und die Einzugsart muss angegeben werden, sofern der Kunde per SEPA-Lastschrift bezahlt.
Eine genaue Beschreibung steht hier
Aktualisierung der Lieferantendaten
Alle hier angegebenen Vorgaben sind notwendig
Zahlweise
Zahlweise und Zahlungsziele müssen geprüft, korrigiert werden und den Vorgaben entsprechen.
Eine genaue Beschreibung steht hier
Kundennummer beim Lieferanten
Die Kundenummer bei dem Lieferanten muss als Lieferantennummer hinterlegt sein. Wenn bereits eine andere Nummer hinterlegt ist, muss ersatzweise das Feld „Suchbegriff“ verwendet werden.
Eine genaue Beschreibung steht hier.
Bankverbindung
Eine IBAN muss angegeben werden, sofern der Lieferant per SEPA-Überweisung bezahlt wird.
Eine genaue Beschreibung steht hier.
Problemlösung
Antworten zu Problemen mit E-Rechnungen in FAKTURA-X erhalten Sie hier.