Leitfaden für die Inbetriebnahme

Dieser Artikel beantwortet die Fragen "Wie geht es weiter?" nach der Entscheidung für den Einsatz von FAKTURA-X in einem Unternehmen.

Nutzen Sie die Erfahrung des Herstellers, so dass die Vorbereitungen für den Einsatz von FAKTURA-X möglichst reibungslos ablaufen.

Zeitplan

Die Einführung von FAKTURA-X in einem Unternehmen kann bei Bedarf innerhalb von wenigen Tagen durchgeführt werden. Typisch ist eine Planung über einen Zeitraum von vier bis zwölf Wochen. Dabei werden die verfügbaren Kapazitäten des Unternehmens und der individuelle Trainingsbedarf berücksichtigt. Ziel ist, die Einführung erfolgreich abzuschließen und dabei den Fortschritt zu kontrollieren, ohne Verunsicherung oder Frustration zu erzeugen. Entsprechend wird die Dauer der einzelnen Phasen angepasst. Der Zeitplan sollte jedoch vor der Umsetzung festgelegt werden, um Verzögerungen zu vermeiden.

Phase	Abschnitt	Dauer
1	Datenaufbereitung	30 Tage
2.1	Test und Optimierung	20 Tage
2.2	Schulung	1 Tage
2.3	Abschlusstest	8 Tage
2.4	Bereitstellung	1 Tage
3	Produktivbetrieb

Aufgabe: Legen Sie ein realistisches Einführungsdatum fest

Phasen

Der Fahrplan für die Einführung von FAKTURA-X besteht aus vier Phasen:

1. Datenaufbereitung
2. Test und Optimierung
3. Bereitstellung
4. Inbetriebnahme

Diese Phasen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Für Test und Inbetriebnahme ist hier eine Checkliste verfügbar

Datenaufbereitung

Zunächst werden die Stammdaten, also Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten, aufbereitet. Diese Daten werden in die Importvorlage übernommen, um dann in FAKTURA-X importiert zu werden.

Beim Export der Daten erhalten Sie intensive Unterstützung durch den Hersteller

Herkunft der Daten

Die Stammdaten können aus verschiedenen Quellen stammen:

• Aus einer vorhandenen Software: Daten können oftmals aus bestehenden Systemen übernommen werden. Einige Systeme ermöglichen einen Export der Daten, bei anderen Systemen kann die Datenquelle ausgelesen werden.
• Aus strukturierten Daten, beispielsweise Excel: Vorhandene Tabellen werden für das Einfügen in die Importvorlage transponiert. Diese Daten können von einem Lieferanten stammen.

Eine Vorlage für Lieferantensortimente finden Sie hier.

• Aus unstrukturierten Daten, beispielsweise PDF-Dokumente: Diese Daten müssen für das Einfügen in die Importvorlage zunächst in eine strukturierte Form gebracht werden.

Sofern möglich, sollten Daten nicht als PDF- oder Word-Dokument bereitgestellt werden, sondern als CSV-Datei oder Excel-Tabelle.

• Aus als Listen auf Papier: Diese Daten müssen zunächst digitalisiert werden. Ggf. ist auch ein manuelles Abschreiben erforderlich.

Alle Daten werden von uns diskret behandelt, es werden keine Informationen weitergegeben oder von uns für andere Zwecke außer der Aufbereitung für Ihren Einsatz verwendet. Die Daten werden nach der Aufbereitung bei uns gelöscht. Im Zweifelsfall können Sie Konditionen oder andere sensible Informationen weglassen (müssen diese dann aber zwangsläufig selbst nachtragen).

Aufgabe: Prüfen Sie, ob Stammdaten aus der bestehenden Software exportiert werden können oder die Datenbank ausgelesen werden kann. Stellen Sie dann die Stammdaten bereit

Kontrolle der Daten

Nach dem Import erhalten Sie eine Excel-Mappe mit Ihren Daten und entfernen nicht mehr benötigte Einträge. Anschließend ergänzen Sie fehlende Informationen, wir kontrollieren die Daten und führen Korrekturen durch.

Die Excel-Mappe können Sie auch nutzen, wenn Sie ein neues Sortiment erstellen möchten. Die genaue Vorgehensweise zur Datenaufbereitung sollten Sie mit uns abstimmen.

Damit Sie alle Funktionen von FAKTURA-X nutzen können, erstellen wir auch Daten für Kasse und Lieferantenbestellungen.

Ihre Artikelnummern und Kundensonderpreise gehen nicht verloren

Aufgabe: Kontrollieren Sie die Stammdaten

Weitere Ressourcen

Neben den Stammdaten werden auch Informationen und Vorlagen für die Datenausgabe benötigt:

• Formularvorlagen: Es werden Vorlagen für Lieferscheine, Rechnungen etc. als PDF-Datei benötigt. Wenn Sie Briefpapier für den Ausdruck nutzen, senden Sie eine Vorlage als PDF-Datei ohne Briefkopf. Senden Sie auf jeden Fall eine Vorlage als PDF-Datei mit Briefkopf, diese ist zumindest für den Mailversand notwendig.

Hinweise: Senden Sie als Vorlagen ausschließlich PDF-Dateien. Andere Dateitypen werden grundsätzlich nicht angenommen, sondern umgehend gelöscht.

• Firmendaten: Neben der Anschrift werden auch rechtlich relevante Informationen wie Betriebsnummer oder Gläubiger-Identnummer abgefragt.

Die vollständige Liste von notwendigen Angaben ist in der Importvorlage verzeichnet. Die Firmendaten können in der Importvorlage eingetragen werden

• Firmenlogo: Das Logo muss als JPEG-Datei mit einer Auflösung von mindestens 300dpi in den Maßen 700 dpi x 423 dpi bereitgestellt werden.

Senden Sie ausschließlich JPEG-Dateien. Andere Dateitypen werden grundsätzlich nicht angenommen sondern umgehend gelöscht.

Aufgabe: Stellen Sie die Firmendaten und ein Firmenlogo bereit

Test und Optimierung

Nach der Aufbereitung werden die Daten zum Testen bereitgestellt. So können alle relevanten Abläufe des Unternehmens mit FAKTURA-X trainiert werden. Dabei wird das Unternehmen vom Hersteller betreut, insbesondere das Bewältigen spezifischer Aufgaben erläutert. Während der Testphase wird die Optimierung der Daten und die Anpassung der Ausdrucke durchgeführt und es erfolgt die Optimierung durch Anpassung an die bestehenden Abläufe und die Nutzung der neuen Möglichkeiten.

Ergänzungen und Korrekturen bleiben nach der Testphase erhalten

Aufgabe: Testen Sie die Daten und simulieren Sie einen Arbeitstag

Für Test und Inbetriebnahme ist hier eine Checkliste verfügbar

Infrastruktur

Für die einwandfreie Funktion ist die vorhandene Infrastruktur nach Vorgabe des Herstellers vorzubereiten:

• Netzwerk mit einer zentralisierten Verkabelung CAT 6 oder besser, Verlegekabel und aufgelegte Dosen, ggf. ein Patch Bay, nicht jedoch Flachband- oder Patchkabel
• Ein zentraler dedizierter Switch, Router sind als Switch nicht zulässig, verteilte Switches sind nicht zulässig
• Einwandfrei funktionierende Peripherie (Drucker, Multifunktionsgeräte)
• Einwandfrei funktionierende Computer mit aktuellem Betriebssystem und Patchlevel

Ausrüster muss sich an die Vorgaben des Herstellers halten

Auf Wunsch kann die Infrastruktur vom Hersteller kostenpflichtig geprüft werden. Bei Nutzung von UNIT-X Systemen entfällt eine kostenpflichtige Prüfung der Systeme.

Wenn die Infrastruktur nicht den Vorgaben des Herstellers entspricht und dieser Problemquellen identifiziert, sind Gewährleistungsansprüche und Ansprüche auf Leistungen des Wartungsvertrags für Folgen der Defizite ausgeschlossen

Wenn nachträgliche Änderungen an der Infrastruktur zu Problemen führen, sind Gewährleistungsansprüche und Ansprüche auf Leistungen des Wartungsvertrags für Folgen der Defizite ausgeschlossen

Bereitstellung

FAKTURA-X wird auf allen Arbeitsplätzen installiert und für den Einsatz vorbereitet. Dabei erfolgt auch eine Prüfung der Datensicherung und des Wartungssystems, bevor dann Schnittstellen zu externen Systemen, beispielsweise DATEV und GEDAT eingerichtet werden und die Buchhaltung eingebunden wird.

Für Test und Inbetriebnahme ist hier eine Checkliste verfügbar

Vor der Inbetriebnahme wird mit den Anwendern eine Schulung durchgeführt, in der alle Arbeitsschritte noch einmal trainiert und alle Fragen beantwortet werden.

Am Training sollten alle Mitarbeiter teilnehmen, die mit FAKTURA-X arbeiten

Installation

Die Installation wird vom Hersteller durchgeführt.

Grundsätzlich gilt:

• Es müssen alle externen Geräte, beispielsweise Drucker, installiert und korrekt konfiguriert sein
• Alle Softwarekomponenten müssen eingerichtet, funktionsfähig und lizenziert sein.
• Es müssen Zugangsdaten für alle externen Dienste, insbesondere für den SMTP-Server des E-Mailaccounts, bereitgestellt werden.
• Es müssen alle notwendigen Vorarbeiten eines Administrators für die Installation erfüllt werden

Aufgabe: Stellen Sie die Vorbedingungen für die Installation sicher

Serversysteme

Vorhandene Serversysteme können in der Regel weiterverwendet werden, sofern die Systemvoraussetzungen erfüllt werden.

Bei Bedarf liefert UNITED ENGINEERING passende UNIT-X Serversysteme.

Wenn die Systeme von einem Administrator verwaltet werden, muss dieser für die Konfiguration und Wartung durch den Hersteller ein Benutzerkonto mit Administratorrechten erstellen und einen Fernwartungszugang mit einem Teamviewer-Host installieren.

Arbeitsplatzsysteme

Vorhandene Arbeitsplatzcomputer können in der Regel weiterverwendet werden, sofern die Systemvoraussetzungen erfüllt werden.

Bei Bedarf liefert UNITED ENGINEERING passende UNIT-X Computersysteme.

Wenn die Systeme von einem Administrator verwaltet werden, muss dieser für die Installation und Konfiguration durch den Hersteller vorübergehend ein Benutzerkonto mit Administratorrechten bereitstellen.

Kassensysteme

Die erforderlichen UNIT-X Kassensysteme werden von UNITED ENGINEERING geliefert und sind bei Ablieferung vollständig konfiguriert.

Installationsvorgang

Weitere Informationen zum Installationsvorgang sind im Artikel Installation von FAKTURA-X beschrieben.

Schnittstellen

Für den Betrieb werden mehrere Schnittstellen eingerichtet:

SEPA

Für die Schnittstelle ist eine Gläubiger-Identnummer notwendig. Die erforderlichen Bankdaten werden bereits bei den allgemeinen Vorbereitungen hinterlegt.

DATEV

Für die Schnittstelle müssen Informationen vom Buchhaltungsbüro/Steuerberater bereitgestellt werden. Dazu ist eine Checkliste verfügbar.

GEDAT

Für die GEDAT-Schnittstelle muss eine Vereinbarung mit der GEDAT- Getränkedaten GmbH geschlossen werden. Weitere Informationen sind im Artikel über die GEDAT-Schnittstelle verfügbar.

Sonstige Schnittstellen

Die Einrichtung anderer Schnittstellen wird vor der Einführung mit dem Hersteller durchgeführt.

Aufgabe: Stellen Sie alle notwendigen Informationen für die einzurichtenden Schnittstellen bereit

Inbetriebnahme

Wenn die Daten aufbereitet, Formulare angepasst, Schnittstellen konfiguriert und alle Anwender geschult wurden, werden zum vereinbarten Termin die Trainingsdaten gelöscht und das System für den Produktivbetrieb aktiviert.

Für Test und Inbetriebnahme ist hier eine Checkliste verfügbar

Für die ersten Tage des Produktiveinsatzes steht der Kundendienst bereit, um Fragen zu beantworten oder Probleme zu lösen.

Auf Wunsch kann die Inbetriebnahme persönlich in Ihrem Betrieb betreut werden

FAQ

In diesem Abschnitt werden häufig gestellte Fragen beantwortet.

Können bestehende Aufträge aus alten Systemen übernommen werden? Nein, das ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich. Bestehende Lieferaufträge oder Kassiervorgänge verbleiben im Altsystem. Altsysteme müssen zu Prüfungszwecken weiter vorgehalten werden.

Können bestehende Kunden- und Artikelnummern beibehalten werden? Ja, das ist möglich.

Können Lieferschein-, Rechnungs- und Kassenbonnummern lückenlos weitergeführt werden? Ja, das ist auf Wunsch möglich.

Bleiben während der Testphase durchgeführte Änderungen an Stammdaten nach dem Aktivieren des Produktivbetriebs erhalten? Ja, Ergänzungen und Korrekturen der Stammdaten bleiben erhalten. Es werden bei der Initialisierung des Produktivbetriebs lediglich Aufträge und Kassiervorgänge aus der Testphase entfernt und Salden zurückgesetzt.

Kann ein vorhandener Kassencomputer weiter genutzt werden? Nein, der Kassencomputer muss durch das UNIT-X Kassensystem ersetzt werden. Es ist jedoch unter Umständen möglich, Kassentechnik wie Laden, Bondrucker oder Barcode-Scanner zu übernehmen.

Kann nach der Produkteinführung eine weitere Schulung im Betrieb erfolgen? Ja, das ist möglich.

Wenn Sie Fragen zur Einführung von FAKTURA-X haben, können Sie jederzeit Ihren Betreuer bei UNITED ENGINEERING ansprechen