Bankaufträge

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Im Register Bankaufträge des Buchhaltungsmoduls können SEPA-Dateien zur Verarbeitung in geeigneter Banking-Software wie "StarMoney", "SFirm", "ProfiCash" oder die Online-Internetportale der Banken und Sparkassen erzeugt werden.

Das Modul wird über Finanzen → Buchhaltung → Register Bankaufträge, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Zur Nutzung dieses Moduls muss die SEPA-Schnittstelle freigeschaltet werden. Außerdem muss in den Einstellungen die Gläubiger-Identnummer hinterlegt werden

Das Register Bankaufträge

Vorbedingungen

Um einen Bankauftrag als SEPA-Datei zu erstellen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Allgemein:

• Die SEPA-Schnittstelle muss freigeschaltet sein
• Die Gläubiger-Identnummer muss in den Firmenangaben hinterlegt sein

Wenn die SEPA-Schnittstelle nicht freigeschaltet ist, wird das Register "Bankaufträge" nicht angezeigt

Stammdaten (Kunden und Lieferanten)

• Die Bankverbindung eines Kunden oder Lieferanten muss hinterlegt sein
• Überweisungen oder Lastschriften müssen für den Kunden oder Lieferanten aktiviert sein

Die Einstellung "Lastschrift" entspricht einem Basis-Lastschriftmandat (B2C), Die Einstellung "Abbuchung" entspricht einem Firmen-Lastschriftmandat (B2B)

Forderungen oder Verbindlichkeiten

• In einem Kundenauftrag muss "Lastschrift" aktiviert sein
• Beim Kontieren einer Lieferantenbestellung oder von Kosten muss die Zahlweise "Einzug" ausgewählt sein

Wenn die Zahlungsart "Lastschrift" oder "Abbuchung" beim Kunden bzw. Lieferanten voreingestellt ist, wird die Option "Lastschrift" bzw. "Einzug" automatisch aktiviert

Anzahl der SEPA-Dateien

Es wird für jede Auftragsart mindestens eine SEPA-Datei erzeugt. Bei Lastschriften (B2C) und Abbuchungen (B2B) wird pro Auftragsart und Einzugsdatum eine Datei erzeugt. Bei Gutschriften wird in der Regel nur eine Datei erzeugt.

Beispiel:

Es sind folgende Aufträge vorhanden:

• Fünf Lastschriften (B2C), davon 4 mit einem gemeinsamen Datum und eine weitere mit einem abweichenden Datum
• Zwei Abbuchungen (B2B) mit einem gemeinsamen Datum.
• Zwei Gutschriften

Da drei verschiedene Auftragsarten vorhanden sind, müssen mindestens drei Dateien erstellt werden. Da fünf Lastschriften (B2C) mit zwei unterschiedlichen Datumsangaben erstellt werden müssen, werden zwei Dateien erzeugt. Die Abbuchungen (B2B) werden in einer weiteren Datei gespeichert.

Es werden also insgesamt vier Dateien geschrieben.

Aufträge

Im Register Aufträge können SEPA-Dateien für Forderungen aus Kundenaufträgen und Verbindlichkeiten aus Lieferantenbestellungen oder Kosten erzeugt werden. Es besteht außerdem die Möglichkeit, beliebige SEPA-Dateien mit Überweisungen oder Einzügen zu erzeugen.

SEPA-Datei mit einem Auftrag erzeugen

Der Filter zu Aufträge

Die Filterwahl

Der Kalenderassistent

Der Auftragsfilter

Durch die Filteroptionen lässt sich als erstes der Zeitraum der Bankaufträge eingrenzen. Es können daraufhin Einstellungen zu den Forderungen an Kunden sowie zu den Verbindlichkeiten an Lieferanten vorgenommen werden. Außerdem kann unter Optionen ausgewählt werden, ob die Aufträge ausgebucht, rückgefragt oder beibehalten werden sollen.

Haben Sie mindestens einen Auftrag mit der Zahlweise Einzug (Lastschrift oder Abbuchung) erstellt, bearbeitet und in den Status Rechnung versetzt, so können Sie eine SEPA-Datei erzeugen:

So wird's gemacht:

1. Stellen Sie den gewünschten Datumsfilter ein
2. Wählen Sie die gewünschten Auftragsarten aus und geben Sie an, ob Sie Einzüge auf das späteste Datum zusammenfassen möchten.
3. Mit ↩ oder Start in der Navigationsleiste werden die Dateien erzeugt.

Das Erzeugen einer SEPA-Datei kann nicht rückgängig gemacht werden. Um eine Datei neu zu erstellen, müsste der Auftrag zunächst zurückgebucht werden und so erneut als Rechnung fällig gestellt werden.

SEPA-Datei ohne Auftrag erzeugen

Es besteht die Möglichkeit, manuell SEPA-Dateien zu erstellen, also ohne Aufträge oder Bestellungen.

Es ist auch möglich, direkt im Kundenstamm oder im Lieferantenstamm Überweisungen oder Einzüge als SEPA-Datei mit einem Kunden oder Lieferanten zu erstellen

Im Unterschied zur Funktion in den Stammdaten ist der Dialog im Buchhaltungsmodul nicht auf einen bestimmten Kunden oder Lieferanten voreingestellt. Es können also beliebige SEPA-Dateien erstellt werden.

So wird's gemacht:

1. Drücken Sie Strg + N. Es öffnet sich der Dialog Bankauftrag.
2. Wählen Sie die Auftragsart "Überweisung", "Basis-Lastschrift" oder "Firmenlastschrift".
3. Mit Sichern wird der Auftrag gespeichert. Es können mit Neu weitere Bankaufträge der gleichen Art erstellt und hinzugefügt werden.
4. Mit Start wird die SEPA-Datei erstellt und gespeichert. Sowohl der Speicherort, als auch der Dateiname können frei gewählt werden.

Der Dialog Bankauftrag

Die Auftragsart

Die Empfängerauswahl

Der Druckassistent

Der Kalkulator

Verträge

Im Register Verträge können SEPA-Dateien für Forderungen aus Dauerschuldverhältnissen, also zur Mietzinszahlungen oder Darlehenstilgung erzeugt werden. Das Verfahren ist mit dem Einzug von Forderungen identisch.

Die Vertragsverwaltung finden Sie hier

Der Filter zu Verträge

So wird's gemacht:

1. Stellen Sie den gewünschten Datumsfilter ein
2. Wählen Sie die gewünschten Auftragsarten aus und geben Sie an, ob Sie Einzüge auf das späteste Datum zusammenfassen möchten.
3. Mit ↩ oder Start in der Navigationsleiste werden die Dateien erzeugt.

Das Erzeugen einer SEPA-Datei kann nicht rückgängig gemacht werden. Um eine Datei neu zu erstellen, müsste der Auftrag zunächst zurückgebucht werden und so erneut als Rechnung fällig gestellt werden.

SEPA-Export

Für die Zahlweisen Abbuchung und Lastschrift ist es möglich, SEPA-Dateien zu erzeugen. Dafür müssen Verträge mit Abbuchungs- oder Einzugsermächtigungen für das Lastschriftverfahren vorhanden und die Kontodaten im Kundendatensatz fehlerfrei hinterlegt sein.

In der Seitenleiste besteht unter Verträge mit Kunden die Möglichkeit, die Ansicht auf Verträge mit bestimmten Zahlungsweisen zu begrenzen. Es werden immer alle Zahlungen als SEPA-Dateien exportiert, die unter den derzeitigen Filtereinstellungen sichtbar sind. Mittels der Auswahloption Lastschriften zusammenfassen können Sie festlegen, ob diese separat oder als eine Datei ausgegeben werden sollen.

Der Export wird mit Start durchgeführt, die SEPA-Datei kann gespeichert und dann in Bankprogramme eingelesen oder an eine Bank übermittelt werden.

Buchungen

Der Zahlungseingang von Beiträgen kann mit der Schaltfläche Buchen rechts neben Start in der Navigationsleiste protokolliert werden. Bei der Durchführung von Einzügen oder Überweisungen im Register Verträge des Buchhaltungsmoduls werden automatisch der Vertragssaldo und der Vertragsumsatz aktualisiert. Teilzahlungen sind nicht möglich.

Unter Aufträge in der Seitenleiste haben Sie die Möglichkeit zu definieren, was mit den Buchungen nach dem SEPA-Export geschehen soll.

• Ausbuchen schließt die Zahlungen ab und bucht alle Vertragszahlungen ins Kontenbuch.
• Beibehalten nimmt keine Änderung vor. Die Zahlung kann im Anschluss manuell über die Schaltfläche Buchen registriert werden.
• Rückfragen lässt Sie für jeden Vertrag einzeln zwischen den beiden Optionen wählen.

Bei einem Klick auf Buchen wird immer nur auf den gerade ausgewählten Vertrag eine Zahlung gebucht, nicht jedoch auf die anderen sichtbaren Verträge.

Rückbuchungen

Beiträge können auch zurückgebucht werden. Die Option Storno bewirkt die Änderung von Vertragssaldo und Vertragsumsatz nach einer Rückbuchung.

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Fußnoten: