FAQ: Unterschied zwischen den Versionen

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FAQ (= '''Frequently Asked Questions''', zu deutsch: '''Häufige Fragen''')
FAQ (= '''Frequently Asked Questions''', zu deutsch: '''Häufige Fragen''')
= Aktuelle Fragen =
Hier werden häufige Fragen zu Updates etc. beantwortet.
== Sonderpreise bearbeiten ==
Die Schaltfläche für die Sonderpreise im [[Kundenstamm]] ist von der Navigationsleiste hinter die Option [[Kundenstamm#Preise|Sonderpreise]] umgezogen:
[[file:Kundenstamm_Eingabe_Konditionen_Preise_2024.png|gerahmt|ohne|'''Sonderpreise''']]


= Umgang mit Fehlermeldungen =
= Umgang mit Fehlermeldungen =
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{{Popup|Fehlermeldung einsenden.PNG|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Der Dialog '''Fehlermeldung einsenden'''
{{Popup|Fehlermeldung einsenden_neu.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Der Dialog '''Fehlermeldung einsenden'''
|126|230|475|251|[[File:Optionen Fehlermeldung einsenden.PNG|gerahmt|ohne|link{{=}}]]}}
|126|230|475|251|[[File:Optionen Fehlermeldung einsenden.PNG|gerahmt|ohne|link=]]}}




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== Fehlermeldungen kopieren ==
== Fehlermeldungen kopieren ==
{{Popup|Anregungen und Kritik_2024.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Der Dialog '''Anregungen und Kritik senden'''
|112|90|262|112|[[File:Anregungen und Kritik_Popup1_2024.png|gerahmt|Die '''Meldungsart'''|link=]]
|112|116|262|136|[[File:Anregungen und Kritik_Popup2_2024.png|gerahmt|Die '''Modulbeschreibung'''|link=]]}}


# Drücken Sie <kbd class="light">Strg</kbd> + <kbd class="light">C</kbd>, um die Meldung in die Zwischenablage zu kopieren.
# Drücken Sie <kbd class="light">Strg</kbd> + <kbd class="light">C</kbd>, um die Meldung in die Zwischenablage zu kopieren.
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* Anbieter wie GMX, web.de, Freenet, Gmail, Vodafone oder T-Online wirken für Geschäftspartner unprofessionell.  
* Anbieter wie GMX, web.de, Freenet, Gmail, Vodafone oder T-Online wirken für Geschäftspartner unprofessionell.  
* Bei E-Mailadressen von T-Online oder Vodafone kann es passieren, dass Sie die E-Mailadresse nicht weiternutzen können, wenn Sie zu einen anderen Internetanbieter wechseln.
* Bei E-Mailadressen von T-Online oder Vodafone kann es passieren, dass Sie die E-Mailadresse nicht weiternutzen können, wenn Sie zu einem anderen Internetanbieter wechseln.
* Bei einigen Freemium-Mailanbietern sind Leistungen eingeschränkt oder nur kostenpflichtig verfügbar.  
* Bei einigen Freemium-Mailanbietern sind Leistungen eingeschränkt oder nur kostenpflichtig verfügbar.  
* Bei einigen Freemium-Mailanbietern wird in jede E-Mail Werbung integriert.
* Bei einigen Freemium-Mailanbietern wird in jede E-Mail Werbung integriert.
* Bestimmte Anbieter wie GoogleMail oder Outlook.com werden u.U. nicht in Europa gehostet und sind daher nicht DSGVO-konform.  
* Bestimmte Anbieter wie GoogleMail oder Outlook.com werden u.U. nicht in Europa gehostet und sind daher nicht DSGVO-konform.  
* E-Mailnachrichten werden teilweise analysiert oder sogar gefiltert.
* E-Mailnachrichten werden teilweise analysiert oder sogar gefiltert.
=== IONOS/1&1===
Dieser Anbieter hat anhaltende Probleme mit seinen Servern. Anwender erhalten daher öfter die Meldung "Authentication credentials invalid". Die Meldung wird zwar von FAKTURA-X ausgegeben, jedoch vom SMTP-Server bei IONOS/1&1 verursacht. Wenden Sie sich daher an IONOS/1&1, um das Problem zu beheben.
{{Hinweis|Ursache kann auch eine geänderte Anmeldung bei IONOS/1&1 sein! Wenn Sie die Zugangsdaten bei IONOS/1&1 geändert haben, ändern Sie die Zugangsdaten auch in FAKTURA-X}}


=== Telekom ===
=== Telekom ===
Bei E-Mailadressen von T-Online ist das Passwort in der Regel '''nicht''' mit dem Passwort für die Online-Abfrage von E-Mails identisch. T-Online verlangt für die Abfrage von E-Mails mit externen Programmen die Erstellung eines separaten Passworts. Die Benutzerkennung ist die E-Mailadresse des Hauptbenutzers.
Bei E-Mailadressen von T-Online ist das Passwort in der Regel '''nicht''' mit dem Passwort für die Online-Abfrage von E-Mails identisch. T-Online verlangt für die Abfrage von E-Mails mit externen Programmen die Erstellung eines separaten Passworts. Die Benutzerkennung ist die E-Mailadresse des Hauptbenutzers.


{{Achtung|T-Online blockiert unter Umständen den E-Mailversand wenn in kurzen Abständen viele E-Mails versendet werden oder wenn ein vertragsliches Tageskontingent überschritten wird. Der Kundendienst von T-Online kann diese Sperre aufheben oder das Kontingent (kostenpflichtig) erhöhen.}}
{{Achtung|T-Online blockiert unter Umständen den E-Mailversand wenn in kurzen Abständen viele E-Mails versendet werden oder wenn ein vertragliches Tageskontingent überschritten wird. Der Kundendienst von T-Online kann diese Sperre aufheben oder das Kontingent (kostenpflichtig) erhöhen.}}


=== Google Mail ===
=== Google Mail ===
Google Mail kann nicht mit OAuth 2.0 konfiguriert werden, weil dies nicht von FAKTURA-X unterstützt wird.
Google Mail kann nicht mit OAuth 2.0 konfiguriert werden, weil dies nicht von FAKTURA-X unterstützt wird.


=== Microsoft Exchange ===
=== Microsoft Exchange und Office365 Mailserver===
Microsoft Exchange muss vor der Nutzung mit FAKTURA-X so konfiguriert werden, so dass Microsoft Exchange die SMTP-Anfragen von FAKTURA-X akzeptiert. Dies muss der Microsoft Exchange-Administrator durchführen.
Microsoft Exchange und Office365 Mailserver müssen vor der Nutzung mit FAKTURA-X so konfiguriert werden, so dass die SMTP-Anfragen von FAKTURA-X akzeptiert werden.  
 
{{Achtung|Dies muss der Administrator Ihres E-Mailsystems durchführen}}
 
Wenn die Meldung ''''Authentication unsuccessful, SmtpClientAuthentication is disabled for the Tenant'''' erscheint, ist der Exchange- oder Office365-Mailserver nicht für SMTP konfiguriert.
 
Diese Daten müssen für die Einrichtung bereitgestellt werden:
 
* SMTP-Server: smtp.office365.com
* Port: 587
* SSL: Ja
* Benutzername: vollständige E-Mail-Adresse
* Passwort: mit E-Mail-Adresse verknüpftes Passwort
 
'''So wird's gemacht:'''
 
# Im Admin-Center SMTP-Authentifizierung aktivieren.
# Registerkarte Aktive Benutzer, E-Mail-Konto auswählen.
# Registerkarte Mail, Option E-Mail-Apps verwalten.
# Option "Authentifiziertes SMTP" für jedes benötigte Postfach aktivieren und mit Änderungen speichern.
 
Um Exchange SMTP-Relay zu aktivieren und einen Connector zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
 
'''So wird's gemacht:'''
 
# Im Admin-Center den Assistent "Neuer Sendeconnector" starten.
# Namen für den Sendeconnector eingeben, Typ "Internet" auswählen.
# Option "Mit der Empfängerdomäne verbundener MX-Eintrag" aktivieren.
# Adressraum hinzufügen.
# Im Dialogfeld Domäne hinzufügen und für den vollqualifizierten Domänenname (FQDN) ein Asterisk "'''*'''" eingeben.
# Quellserver hinzufügen.
# Mindestens einen Postfachserver auswählen und hinzufügen.


{{Achtung|Probleme mit einem Exchange-Server werden nicht vom Hersteller der Anwendung bearbeitet.}}
{{Achtung|Diese Anleitung wird nicht revisioniert. Angaben ohne Gewähr. Probleme mit einem Exchange-Server werden nicht vom Hersteller der Anwendung bearbeitet. Zuständig ist ausschließlich der Administrator des E-Mailsystems oder der Arbeitsgruppe}}


=== Aktivieren des Zugriffs mit IMAP/POP3 und SMTP ===
=== Aktivieren des Zugriffs mit IMAP/POP3 und SMTP ===
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===Could not load ssl library===
===Could not load ssl library===
Die Anwendung versucht, die notnweigen SSL-Bibliotheken zu laden, aber das Betriebssystem verbietet den Zugriff auf die Datei.
Die Anwendung versucht, die notwendigen SSL-Bibliotheken zu laden, aber das Betriebssystem verbietet den Zugriff auf die Datei.


'''Ursache:''' Stark veraltete Anwendungsversion (älter als 9.20)
'''Ursache:''' Stark veraltete Anwendungsversion (älter als 9.20)
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===Authentication failed===
===Authentication failed===
Ihre Zugangsdaten sind nicht korrekt. Prüfen Sie, ob Sie den Benutzernamen, die E-Mailadresse und das Passwort korrekt eingegeben haben.
Ihre Zugangsdaten sind nicht korrekt. Prüfen Sie, ob Sie den Benutzernamen, die E-Mailadresse und das Passwort korrekt eingegeben haben.
{{Hinweis|Diese Meldung wird vom SMTP-Server gemeldet.}}
==== Authentication credentials invalid====
Prüfen Sie, ob Sie den Benutzernamen, die E-Mailadresse und das Passwort korrekt eingegeben haben oder wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter, um das Problem beheben zu lassen.


{{Hinweis|Diese Meldung wird vom SMTP-Server gemeldet.}}
{{Hinweis|Diese Meldung wird vom SMTP-Server gemeldet.}}
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===Drucker offline===
===Drucker offline===
Wenn der Drucker nicht druckt, ist er möglicherweise "offline", also ausgeschaltet, nicht bereit oder unter Windows als "Offline" deklariert. Eventuell liegt ein Papierstau vor es ist kein Papier im Vorratsbehälter.
Wenn der Drucker nicht druckt, ist er möglicherweise "offline", also ausgeschaltet, nicht bereit oder unter Windows als "Offline" deklariert. Eventuell liegt ein Papierstau vor oder es ist kein Papier im Vorratsbehälter.


{{Hinweis|Prüfen Sie zunächst das Gerät, dann die Druckfunktion von Windows und erst dann die Anwendungssoftware.}}
{{Hinweis|Prüfen Sie zunächst das Gerät, dann die Druckfunktion von Windows und erst dann die Anwendungssoftware.}}
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# Übernehmen Sie die Änderungen des Registers mit {{Taste|OK}}.
# Übernehmen Sie die Änderungen des Registers mit {{Taste|OK}}.
# Klicken Sie auf das Register {{Menü|Geräteeinstellungen}}
# Klicken Sie auf das Register {{Menü|Geräteeinstellungen}}
# Wählen Sie wählen Sie das Papierformat "Deutscher Standard Endlos" aus.
# Wählen Sie das Papierformat "Deutscher Standard Endlos" aus.
# Übernehmen Sie die Änderungen des Registers mit {{Taste|OK}}.
# Übernehmen Sie die Änderungen des Registers mit {{Taste|OK}}.
# Schließen Sie die Einstellungen mit {{Taste|OK}}.
# Schließen Sie die Einstellungen mit {{Taste|OK}}.
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*Bei einen Papierstau muss feststeckendes Papier entfernt werden.
*Bei einen Papierstau muss feststeckendes Papier entfernt werden.
*Bei fehlendem Papier muss Papier nachgefüllt werden.
*Bei fehlendem Papier muss Papier nachgefüllt werden.


3. Ist der Drucker korrekt zugewiesen? Wenn der Drucker betriebsbereit ist, aber der Ausdruck auf einem falschen Drucker erfolgt, ist die Zuweisung des Druckers nicht korrekt.
3. Ist der Drucker korrekt zugewiesen? Wenn der Drucker betriebsbereit ist, aber der Ausdruck auf einem falschen Drucker erfolgt, ist die Zuweisung des Druckers nicht korrekt.
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|}
|}


FAKTURA-X weist die Drucker anhand einer Liste zu, deren Einträge durchnummeriert sind. Wir ein Drucker entfernt oder zugefügt, verschiebt sich die Liste.  
FAKTURA-X weist die Drucker anhand einer Liste zu, deren Einträge durchnummeriert sind. Wird ein Drucker entfernt oder zugefügt, verschiebt sich die Liste.  


Wenn also der Ausdruck auf einem falschen Drucker erfolgt, ist die Zuweisung des Druckers nicht mehr korrekt. Die Druckerzuweisungen müssen geprüft und angepasst werden.
Wenn also der Ausdruck auf einem falschen Drucker erfolgt, ist die Zuweisung des Druckers nicht mehr korrekt. Die Druckerzuweisungen müssen geprüft und angepasst werden.
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{{Hinweis|Vor dem Zufügen, Ändern oder Entfernen von Druckern im System sollte FAKTURA-X beendet und anschließend neu gestartet werden.}}
{{Hinweis|Vor dem Zufügen, Ändern oder Entfernen von Druckern im System sollte FAKTURA-X beendet und anschließend neu gestartet werden.}}


Wenn die Anzahl der Drucker sich geändert hat, wird beim Start der Anwendung wird eine Warnung ausgegeben.
Wenn die Anzahl der Drucker sich geändert hat, wird beim Start der Anwendung eine Warnung ausgegeben.


{{Hinweis|Diese Warnung wird aber nicht ausgegeben, wenn die Anzahl der Drucker gleich geblieben ist, weil die gleiche Anzahl Drucker entfernt und zugefügt wurde.}}
{{Hinweis|Diese Warnung wird aber nicht ausgegeben, wenn die Anzahl der Drucker gleich geblieben ist, weil die gleiche Anzahl Drucker entfernt und zugefügt wurde.}}
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Auch wenn anstatt eines Ausdrucks der Speicherort für eine XPS-Datei angeben werden soll, sind die Zuweisungen des Druckers nicht mehr korrekt, da ein Drucker im System zugefügt wurde.  
Auch wenn anstatt eines Ausdrucks der Speicherort für eine XPS-Datei angeben werden soll, sind die Zuweisungen des Druckers nicht mehr korrekt, da ein Drucker im System zugefügt wurde.  


{{Hinweis|Dies wird automatisch nach Windows-Update geschehen. Ein bekanntes Beispiel ist der Microsoft XPS-Drucker, der automatisch im System installiert wird. Die Zuweisung der Drucker kann im Register [[Register Formulare|Formulare]] des Einstellungsmoduls überprüfen und geändert werden.}}
{{Hinweis|Dies wird automatisch nach Windows-Update geschehen. Ein bekanntes Beispiel ist der Microsoft XPS-Drucker, der automatisch im System installiert wird. Die Zuweisung der Drucker kann im Register [[Register Formulare|Formulare]] des Einstellungsmoduls überprüft und geändert werden.}}


==Der Windows-Druckdienst==
==Der Windows-Druckdienst==
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==Einzelplatz- und Netzwerkdrucker==
==Einzelplatz- und Netzwerkdrucker==
Drucker sollten als Netzwerkdrucker angeschlossen werden, also nicht als USB-Geräte. So vermeidet man Änderungen und Störungen mit dem Drucker durch das Ein- und Ausstöpseln von USB-Geräten. Zudem ist der Drucker ohne separaten Freigabe für alle Computer in der Arbeitsgruppe verfügbar.
Drucker sollten als Netzwerkdrucker angeschlossen werden, also nicht als USB-Geräte. So vermeidet man Änderungen und Störungen mit dem Drucker durch das Ein- und Ausstöpseln von USB-Geräten. Zudem ist der Drucker ohne separate Freigabe für alle Computer in der Arbeitsgruppe verfügbar.


==Druckermodelle==
==Druckermodelle==
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===HEWLETT-PACKARD Drucker===
===HEWLETT-PACKARD Drucker===
Drucker und Multifunktionssysteme von HP werden ausdrücklich nicht empfohlen. Die Treiber sind von sehr schlechter Qualität. Es ist möglich, dass FAKTURA-X Netzwerkdrucker aufgrund des HP-Treibers nicht nutzen kann. Diese Inkompatibilität ist nachweislich eine Folge der schludrigen Treiberentwicklung bei Hewlett-Packard.
Drucker und Multifunktionssysteme von HP werden ausdrücklich nicht empfohlen. Die Treiber sind von sehr schlechter Qualität. Es ist möglich, dass FAKTURA-X Netzwerkdrucker aufgrund des HP-Treibers nicht nutzen kann. Diese Inkompabilität ist nachweislich eine Folge der schludrigen Treiberentwicklung bei Hewlett-Packard.


{{Achtung|Wenn Sie einen HP-Drucker verwenden und der Druck aus FAKTURA-X nicht möglich ist, kann der Kundendienst Ihnen kostenpflichtig helfen. Eine Garantie für den Erfolg einer Hilfestellung ist nicht möglich. Sollte keine Abhilfe möglich sein, muss der Drucker getauscht werden.}}
{{Achtung|Wenn Sie einen HP-Drucker verwenden und der Druck aus FAKTURA-X nicht möglich ist, kann der Kundendienst Ihnen kostenpflichtig helfen. Eine Garantie für den Erfolg einer Hilfestellung ist nicht möglich. Sollte keine Abhilfe möglich sein, muss der Drucker getauscht werden.}}
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Im vierten Fall muss Umsatzsteuer in Höhe von 6,27 € an die Finanzbehörden abgeführt werden.  
Im vierten Fall müsste Vorsteuer in Höhe von 6,27 € von den Finanzbehörden erstattet werden.  


Durch die nachträgliche Änderung des Pfandwerts im fünften Fall mit „Integration“ der Mehrwertsteuer vermindert sich die Umsatzsteuer zugunsten des Ertrags. Dieser Effekt darf gemäß UStAE Abs. 10.1 von Getränkehändlern genutzt werden.
Durch die nachträgliche Änderung des Pfandwerts im fünften Fall mit „Integration“ der Mehrwertsteuer vermindert sich die Umsatzsteuer zugunsten des Ertrags. Dieser Effekt darf gemäß UStAE Abs. 10.1 von Getränkehändlern genutzt werden.


== Buchungssatz gemäß Haufe ==
== Buchungssatz gemäß Haufe ==
Eine Buchungssatz mit Leergutbuchung ohne USt. beim Verkauf sieht lt. Haufe <ref>https://www.haufe.de/finance/haufe-finance-office-premium/pfandgeldleergut-umsatzsteuerliche-behandlung-2-praxis-beispiel-fuer-ihre-buchhaltung-leergutbuchung-ohne-ust-beim-verkauf_idesk_PI20354_HI6397681.html</ref> so aus:
Ein Buchungssatz mit Leergutbuchung ohne USt. beim Verkauf sieht lt. Haufe <ref>https://www.haufe.de/finance/haufe-finance-office-premium/pfandgeldleergut-umsatzsteuerliche-behandlung-2-praxis-beispiel-fuer-ihre-buchhaltung-leergutbuchung-ohne-ust-beim-verkauf_idesk_PI20354_HI6397681.html</ref> so aus:


{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
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== Angaben des Bundesfinanzministeriums ==
== Angaben des Bundesfinanzministeriums ==
Der Lösungsansatz der Finanzverwaltung: Die Rückzahlung von Pfand ist auf allen Handelsebenen und insbesondere beim Geschäft mit dem Endabnehmer, denn hier ist es eben von ausschlaggebender Bedeutung, ganz simpel eine Entgeltminderung. Sprich der Umsatz und damit die Umsatzsteuer werden reduziert. Die Frage der Vorsteuer und einer ordnungsgemäßen Rechnung stellt sich erst gar nicht.
Der Lösungsansatz der Finanzverwaltung: Die Rückzahlung von Pfand ist auf allen Handelsebenen und insbesondere beim Geschäft mit dem Endabnehmer, denn hier ist es eben von ausschlaggebender Bedeutung, ganz simpel eine Entgeltminderung. Sprich der Umsatz und damit die Umsatzsteuer werden reduziert. Die Frage der Vorsteuer und einer ordnungsgemäßen Rechnung stellt sich erst gar nicht.
Auch ist das Pfand, wie hier ausgeführt wurde, kein durchlaufender Posten im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wäre es nämlich ein durchlaufender Posten, würden die Pfanddifferenzen die immer entstehen, umsatzsteuerlich nicht erfasst.
Auch ist das Pfand, wie hier ausgeführt wurde, kein durchlaufender Posten im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wäre es nämlich ein durchlaufender Posten, würden die Pfanddifferenzen, die immer entstehen, umsatzsteuerlich nicht erfasst.


=Kassenbons=
=Kassenbons=
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* Code zur Zuordnung des Kassiervorgangs (ein sogenannter ''Hash'')
* Code zur Zuordnung des Kassiervorgangs (ein sogenannter ''Hash'')


Bei einer Prüfung müssen der Hash und auf dem kassenbon mit dem zugeordneten Kassiervorgang im Protokollspeicher übereinstimmen und auf der TSE gepeichert sein.
Bei einer Prüfung müssen der Hash auf dem Kassenbon mit dem zugeordneten Kassiervorgang im Protokollspeicher übereinstimmen und auf der TSE gepeichert sein.


{{Hinweis|Alle diese Informationen sind rechtlich vorgeschrieben.}}
{{Hinweis|Alle diese Informationen sind rechtlich vorgeschrieben.}}
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==Muss ein QR-Code auf Kassenbons gedruckt werden?==
==Muss ein QR-Code auf Kassenbons gedruckt werden?==


Nein, der Ausdruck des QR-Codes ist nicht vorgeschrieben. Der QR-Code würde die gleichen Informationen enthalten, wie die im Klartext abgedruckten Sicherheitsmerkmale. Dadurch könnten diese Informationen von eimnem Mobilgerät eingelesen werden. Das ist aber, wie gesagt, nicht vorgeschrieben.
Nein, der Ausdruck des QR-Codes ist nicht vorgeschrieben. Der QR-Code würde die gleichen Informationen enthalten, wie die im Klartext abgedruckten Sicherheitsmerkmale. Dadurch könnten diese Informationen von einem Mobilgerät eingelesen werden. Das ist aber, wie gesagt, nicht vorgeschrieben.


{{Hinweis|Um Papier zu sparen, verzichtet das Kassensystem auf den QR-Code.}}
{{Hinweis|Um Papier zu sparen, verzichtet das Kassensystem auf den QR-Code.}}
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==Terminrechnungen anlegen==
==Terminrechnungen anlegen==
Wenn mehrere Lieferungen/Teillieferungen zu einer Rechnung zusammengefasst werden sollen, ist dies am einfachsten, wenn bei Neuanlage des Auftrags die Option '''Terminrechnung''' aktiviert wird.
Wenn mehrere Lieferungen/Teillieferungen zu einer Rechnung zusammengefasst werden sollen, ist dies am einfachsten, wenn bei Neuanlage des Auftrags die Option '''Terminrechnung''' aktiviert wird.


<div style="margin:0"><ul style=";margin:0;">  
<div style="margin:0"><ul style=";margin:0;">  
<li style="display: inline-block;padding-right:5px;vertical-align:top;"> [[File:auftrag_terminrechnung-anlegen.png|Übersicht des Dialogs ''Neuer Auftrag''. |link=|ohne|gerahmt]] </li>
<li style="display: inline-block;padding-right:5px;vertical-align:top;"> {{Popup|Neuer_Auftrag.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Übersicht des Dialogs ''Neuer Auftrag''.
<li style="display: inline-block;padding-right:5px;">  [[File:Terminrechnung_anlegen_mit_terminrechnung.PNG|Anlegen der Terminrechnung.|link=|ohne|gerahmt]] </li>
|105|110|245|132|[[File:Auftrag_Status_PopUp.png|gerahmt|ohne|link=]]
|165|135|245|157|[[File:Auftrag_Datum_PopUp.png|gerahmt|ohne|link=]]
|105|160|245|182|[[File:Auftrag_Tour_PopUp.png|gerahmt|ohne|link=]]}} </li>
<li style="display: inline-block;padding-right:5px;">  {{Popup|Neuer_Auftrag_Terminrechnung.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Anlegen der Terminrechnung.
|165|85|245|107|[[File:Auftrag_Datum_PopUp.png|gerahmt|ohne|link=]]}} </li>
</ul></div>
</ul></div>


Zeile 506: Zeile 560:
Die Option bewirkt, dass vor jeder Erfassung eine neue Teillieferung angelegt oder vorhandene Teillieferungen ausgewählt und bearbeitet werden können.  
Die Option bewirkt, dass vor jeder Erfassung eine neue Teillieferung angelegt oder vorhandene Teillieferungen ausgewählt und bearbeitet werden können.  


{{Tipp1|Ausführliche Informationen stehen [[Auftr%C3%A4ge_anlegen_und_bearbeiten#Auftrag_anlegen|hier]].}}
{{Tipp1|Ausführliche Informationen finden Sie [[Auftr%C3%A4ge_anlegen_und_bearbeiten#Auftrag_anlegen|hier]].}}


Für jede Teillieferung können optional Lieferdatum und Lieferadresse festgelegt werden. Das Rechnungsdatum wird voreingestellt und die Anwendung erinnert daran, es kann aber ebenfalls jederzeit geändert werden.
Für jede Teillieferung können optional Lieferdatum und Lieferadresse festgelegt werden. Das Rechnungsdatum wird voreingestellt und die Anwendung erinnert Sie daran. Dennoch können Sie das Datum jederzeit ändern.


{{Tipp1|Alle anderen Funktionen sind identisch mit einem einfachen Auftrag.}}
{{Tipp1|Alle anderen Funktionen sind identisch mit einem einfachen Auftrag.}}
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Sofern also für einen Auftrag mehrere Teillieferungen geplant sind, sollte die Funktion '''Terminrechnung''' genutzt werden.  
Sofern also für einen Auftrag mehrere Teillieferungen geplant sind, sollte die Funktion '''Terminrechnung''' genutzt werden.  


{{Tipp1|Weitere Informationen stehen [[Rechnungen#Terminrechnungen|hier]].}}
{{Tipp1|Weitere Informationen finden Sie [[Rechnungen#Terminrechnungen|hier]].}}


Ist für einen Kunden grundsätzlich vorgesehen, mehrere Lieferungen pro Auftrag durchzuführen oder beispielsweise Monatsrechnungen zu erstellen, sollten dazu Regeln für Bestellaufnahme, Lieferung und Rechnung beim Kunden hinterlegt werden.  
Ist für einen Kunden grundsätzlich vorgesehen, mehrere Lieferungen pro Auftrag durchzuführen oder beispielsweise Monatsrechnungen zu erstellen, sollten dazu Regeln für Bestellaufnahme, Lieferung und Rechnung beim Kunden hinterlegt werden.  


{{Tipp1|Ausführliche Informationen stehen [[Kundenstamm#Automatisierung|hier]].}}
{{Tipp1|Ausführliche Informationen finden Sie [[Kundenstamm#Automatisierung|hier]].}}


Sind diese Einstellungen hinterlegt, wird die Option '''Terminrechnung''' automatisch vorgewählt.
Sind diese Einstellungen hinterlegt, wird die Option '''Terminrechnung''' automatisch vorgewählt.
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===Teillieferungen ergänzen===
===Teillieferungen ergänzen===
Wenn ein Auftrag als Terminrechnung deklariert ist, wird neben dem geplanten Rechnungsdatum ein Uhr-Symbol [[File:Clock.png|border|link=]] angezeigt.
Wenn ein Auftrag als Terminrechnung deklariert ist, wird neben dem geplanten Rechnungsdatum ein Uhr-Symbol [[File:Clock.png|border|link=]] angezeigt. Dies wird unten im weiteren Verlauf näher beschrieben.
 
Um zu einer vorhandenen Terminrechnung eine Teillieferung zuzufügen, muss lediglich {{Menü|[[Datei:Waren.png|link=]] Ware erfassen}} gewählt oder per Doppelklick ({{LMB}}) in die Warentabelle geklickt werden. Die Anwendung bietet dann an, wahlweise eine neue Teillieferung anzulegen oder eine bestehende Teillieferung weiter zu bearbeiten.


Um zu einer vorhandenen Terminrechnung eine Teillieferung zuzufügen, muss lediglich {{Menü|[[Datei:Waren.png|link=]] Ware erfassen}} gewählt werden. Die Anwendung bietet dann an, wahlweise einen neue Teillieferung anzulegen oder eine bestehende Teillieferung weiter zu bearbeiten.
{{Popup|Auftrag_Teillieferungen_Teillieferung waehlen_2024.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Der Dialog '''Teillieferung wählen'''.
|187|88|266|109|[[File:Auftrag_Teillieferungen_Teillieferung waehlen_Popup1_2024.png|gerahmt|Der '''Kalenderassistent'''|link=]]
|187|116|266|138|[[File:Auftrag_Teillieferungen_Teillieferung waehlen_Popup2_2024.png|gerahmt|Die Auswahl der '''Teil-Aufträge'''|link=]]}}


{{Tipp1|Die Vorgehensweise entspricht dem Anlegen von Artikelposten in einem einfachen Auftrag.}}
{{Tipp1|Die Vorgehensweise entspricht dem Anlegen von Artikelposten in einem einfachen Auftrag.}}


Wird anstelle dessen jedoch die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} genutzt, bietet die Anwendung eine Auswahl an:
Wird anstelle dessen jedoch die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} genutzt, bietet die Anwendung eine Auswahl an:
[[file:Auftrag_Teillieferungen_Lieferung ergaenzen_2024.png|gerahmt|ohne|Die Möglichkeit zur Ergänzung eines bestehenden Auftrags]]


* Soll die vorhandene Terminrechnung durch eine neue Teillieferung ergänzt werden, kann mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] Ja}} geantwortet werden. Die Anwendung bietet dann an, wahlweise einen neue Teillieferung anzulegen oder eine bestehende Teillieferung weiter zu bearbeiten.
* Soll die vorhandene Terminrechnung durch eine neue Teillieferung ergänzt werden, kann mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] Ja}} geantwortet werden. Die Anwendung bietet dann an, wahlweise einen neue Teillieferung anzulegen oder eine bestehende Teillieferung weiter zu bearbeiten.
* Soll ein neuer Auftrag erstellt werden ('''keine Teillieferung'''), kann mit {{Menü|[[Datei:Abbruch.png|link=]] Nein}} geantwortet werden. Die Anwendung legt dann einen neuen Auftrag an, der als Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferung oder Terminrechnung ausgeführt werden kann.
* Soll ein neuer Auftrag erstellt werden ('''keine Teillieferung'''), kann mit {{Menü|[[Datei:Abbruch.png|link=]] Nein}} geantwortet werden. Die Anwendung legt dann einen neuen Auftrag an, der als Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferung oder Terminrechnung ausgeführt werden kann.
Falls {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] Ja}} gewählt wurde, erscheint der Dialog '''Teillieferung wählen''', welcher oben bereits beschrieben ist.


{{Tipp1|Es ist also möglich, neben einer Terminrechnung weitere Aufträge anzulegen.}}
{{Tipp1|Es ist also möglich, neben einer Terminrechnung weitere Aufträge anzulegen.}}
Wenn in der Auftragsverwaltung im Reiter '''Auftrag''' beim derzeit ausgewählten Kunden bereits eine Teillieferung besteht, wird dies, wie oben bereits erwähnt, durch das Uhrensymbol [[File:Clock.png|border|link=]] rechts neben dem Feld ''Rechnung'' angezeigt.
Wenn Sie mit der linken Maustaste {{LMB}} darauf klicken öffnet sich folgendes Menü:
[[file:Auftrag_Teillieferungen_Rechnungstermine oeffnen_2024.png|gerahmt|ohne|Das Optionsmenü für Teillieferungen]]
Darüber ist es möglich in die Teillieferungsverwaltung zu wechseln. Desweiteren können Teillieferungen in einen anderen Auftrag verschoben oder gelöscht werden.
Wenn Sie auf '''Teillieferungsverwaltung''' klicken, öffnet sich das Menü ''Rechnungstermine'', welches [[Rechnungen#Terminrechnungen aktivieren|'''hier''']] beschrieben wird.


===Einfache Rechnungen oder Terminrechnungen===
===Einfache Rechnungen oder Terminrechnungen===
Zeile 575: Zeile 647:
# Wählen Sie die Ziellieferung und den gewünschten Teilauftrag.
# Wählen Sie die Ziellieferung und den gewünschten Teilauftrag.


[[File:Posten_verschieben_Auftrag.PNG|border|link=]]
[[File:Posten_verschieben.png|border|link=]]


{{Tipp1|Zugehöriges Pfand eines Artikelposten wird automatisch verschoben. Freie Pfandposten müssen manuell verschoben werden.}}
{{Tipp1|Zugehöriges Pfand eines Artikelposten wird automatisch verschoben. Freie Pfandposten müssen manuell verschoben werden.}}
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* Die Art der Rechnungsstellung ist abhängig von Eigenschaft "Bar"
* Die Art der Rechnungsstellung ist abhängig von Eigenschaft "Bar"


Ist die Option nicht aktiv, ist der Kund ein Privatkunde. Pfand wird ohne Mehrwertsteuer berechnet und Preise werden mit enthaltener Mehrwertsteuer ausgegeben.
Ist die Option nicht aktiv, ist der Kunde ein Privatkunde. Pfand wird ohne Mehrwertsteuer berechnet und Preise werden mit enthaltener Mehrwertsteuer ausgegeben.


Neben der Option ''Gewerbe (Netto)'' ist auch die Auswahl der Preisgruppe relevant. Diese muss sollte nicht im Widerspruch zu der Einstellung stehen.
Neben der Option ''Gewerbe (Netto)'' ist auch die Auswahl der Preisgruppe relevant. Diese sollte nicht im Widerspruch zu der Einstellung stehen.


{{Tipp1|Die Einstellungen sollten '''vor dem Anlegen des ersten Auftrages''' noch einmal geprüft werden!}}
{{Tipp1|Die Einstellungen sollten '''vor dem Anlegen des ersten Auftrages''' noch einmal geprüft werden!}}
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# Wählen Sie im Hauptmenü {{Menü|Optionen}} und dann {{Menü|Einstellungen}}
# Wählen Sie im Hauptmenü {{Menü|Optionen}} und dann {{Menü|Einstellungen}}
# Gehen Sie in das Register {{Menü|Einstellungen}}
# Gehen Sie in das Register {{Menü|Einstellungen}}
# Klicken Sie auf [[Datei:faverfassung.png|link=]] hinter ''Symbol auf Desktop''  
# Klicken Sie auf [[Datei:faverfassung.png|link=]] hinter ''Anwendung auf Desktop''  
 
[[File:Verknuepfungen_neu_.png|link=|ohne]]


Eine neue Verknüpfung auf dem Desktop wurde erstellt.
Eine neue Verknüpfung auf dem Desktop wurde erstellt.

Aktuelle Version vom 31. Oktober 2024, 13:50 Uhr

FAQ (= Frequently Asked Questions, zu deutsch: Häufige Fragen)

Aktuelle Fragen

Hier werden häufige Fragen zu Updates etc. beantwortet.

Sonderpreise bearbeiten

Die Schaltfläche für die Sonderpreise im Kundenstamm ist von der Navigationsleiste hinter die Option Sonderpreise umgezogen:

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Umgang mit Fehlermeldungen

Auch wenn Fehlermeldungen manchmal unverständlich auf Sie wirken, für uns sind sie wertvolle Hinweise auf Ursachen! Daher sollten Sie eine Fehlermeldung nicht einfach bestätigen, sondern an uns weiterleiten. Zu Programmfehlern können Sie hier einen Artikel lesen.

Bitte senden Sie identische Fehlermeldungen nicht mehrfach an den Kundendienst. Der Kundendienst arbeitet nicht schneller, wenn er die gleiche Fehlermeldung mehrfach erhält. Es besteht jedoch das Risiko, dass durch mehrfach gesendete, identische E-Mails der Spamschutz im E-Mailsystem aktiviert wird und Ihre Nachrichten dann nicht mehr zugestellt werden!

Fehlermeldungen an den Kundendienst senden

Mit der aktuellen Version von FAKTURA-X ist dies recht einfach: Sie erhalten bei Fehlermeldungen aus FAKTURA-X die Möglichkeit, die Meldung an den Kundendienst weiterzugeben. Wenn Sie dies tun wollen, müssen Sie im folgenden Dialog einige Fragen beantworten:


Der Dialog Fehlermeldung einsenden
Optionen Fehlermeldung einsenden.PNG


  • Erstellen Sie eine Beschreibung, die Auskunft darüber gibt, welche Funktion unter welchen Bedingungen das Problem erzeugt hat.
  • Geben Sie an, ob Sie die Meldung immer wieder bei der gleichen Prozedur erhalten, das betroffene Modul oder das Programm versuchsweise neu gestartet haben oder im Zweifelsfall den Computer neu gestartet haben.
  • Geben Sie an, ob das Problem anhaltend auftritt oder zum ersten Mal.

Das System kann den Fehler mit der Fehlermeldung dann an den technischen Kundendienst weiterleiten.

Sie können zusätzlich mit Ihrem Mobilfunkgerät den Bildschirm abfotografieren, falls der Kundendienst noch Fragen zum Problem hat oder die Fehlerbeschreibung nicht ausreichend ist.

Bevor Sie einen Fehler melden, versuchen Sie zunächst, das Problem selbst zu beseitigen:

  • Prüfen Sie, ob Eingaben und Voreinstellungen plausibel sind.
  • Prüfen Sie, ob das Problem durch die Anwendung ausgelöst wird oder durch eine andere Systemkomponente oder ein angeschlossenes Gerät.
  • Prüfen Sie, ob der Fehler durch einen Neustart der Anwendung gelöst wird.

Fehlermeldungen kopieren

Der Dialog Anregungen und Kritik senden
Die Meldungsart
Die Modulbeschreibung
  1. Drücken Sie Strg + C, um die Meldung in die Zwischenablage zu kopieren.
  2. Bestätigen Sie die Meldung.
  3. Öffnen Sie im Menü Hilfe → Brief.png Kritik & Anregungen.
  4. Wählen Sie die Art der Meldung und das Modul aus.
  5. Klicken Sie in das Feld "Beschreibung".
  6. Drücken Sie Strg + V, um die Meldung in das Textfeld zu übertragen.
  7. Geben Sie an, wie der Fehler aufgetreten ist. Je genauer Ihre Beschreibung ist, desto schneller können wir das Problem erkennen.
  8. Senden Sie die Meldung ab.

Fehlermeldungen fotografieren

Fotografieren Sie die Fehlermeldung einfach mit Ihrem Mobilfunkgerät vom Bildschirm ab.

E-Mail Probleme

Bei der Konfiguration von E-Mailverbindungen treten häufig Fragen auf, die in diesem Abschnitt beantwortet werden.

Grundlegendes zu E-Mail

Der Versand von E-Mailnachrichten ähnelt dem Versand eines Briefes. Es gibt aber auch Unterschiede.

Die Stationen eines Briefs:

  • Ein Brief wird mit Papier und Stift geschrieben und kuvertiert, damit ihn niemand während des Transports lesen kann.
  • Der Brief wird in einen Briefkasten eingeworfen. Ab jetzt ist der Postdienstleister zuständig.
  • Der Brief wird vom Postdienstleister zum Empfänger transportiert und in dessen Briefkasten eingeworfen.
  • Der Empfänger öffnet das Kuvert und liest den Brief.

Die Stationen einer E-Mail

  • Eine E-Mail wird in einem E-Mail Client geschrieben (beispielsweise Outlook, Thunderbird, FAKTURA-X). Die E-Mail wird für den Versand verschlüsselt, damit sie niemand während des Transports lesen kann.
  • Die E-Mail wird an einen SMTP-Versandserver übergeben. Ab jetzt ist der Versandserver zuständig.
  • Die E-Mail wird an einen POP3 oder IMAP-Empfangsserver transportiert. Ab jetzt ist dieser Empfangsserver zuständig.
  • Der Empfänger lädt die E-Mail von dem Empfangsserver verschlüsselt und liest sie in einem E-Mail Client (beispielsweise Outlook, Thunderbird, jedoch nicht FAKTURA-X).
FAKTURA-X übernimmt die Funktion eines versendenden E-Mailclients, bietet also Funktionen für das Schreiben der E-Mail und den Versand der E-Mail an den SMTP-Server.
  • FAKTURA-X empfängt keine Nachrichten.
  • FAKTURA-X ist kein SMTP-, IMAP- oder POP3-Server.
  • FAKTURA-X nutzt keinen anderen E-Mailclient (beispielsweise Outlook, Thunderbird).
Diese grundlegenden Fakten müssen berücksichtigt werden. Wenn E-Mails empfangen werden sollen, wird ein externer E-Mailclient benötigt. Bei Störungen der Mailserver muss der Dienstanbieter des Servers kontaktiert werden. Der Kundendienst von FAKTURA-X kann in diesem Fall nicht helfen.

Einrichtung

Für die korrekte Funktion muss FAKTURA-X in die Lage versetzt werden, sich korrekt mit den SMTP-Server des E-Mailsystems zu verbinden, um E-Mails zu übertragen.

Die Konfigurationen der E-Mailkommunikation werden zentral verwaltet und können im Register "Kommunikation" des Einstellungsmoduls bearbeitet werden:

Checkliste

Für die Konfiguration der E-Mailkommunikation benötigen Sie folgende Angaben, die Ihnen der Dienstleister der Ihre E-Mailadressen verwaltet, bereitstellt.

Die Angaben in diesem Bereich müssen absolut korrekt sein! Das betrifft sowohl den Namen des SMTP-Servers, die Ports und die SSL-Konfiguration, als auch die Zugangsdaten, also Benutzername und Passwort.

E-Mail Client

FAKTURA-X versendet E-Mails direkt an den eingestellten SMTP-Server.

Es besteht keinerlei Abhängigkeit von einer eventuell installierten E-Mail Anwendung wie Outlook oder Thunderbird. Der E-Mailversand wird ausschließlich von der Anwendung selbst organisiert.

Name des SMTP-Mailservers

Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Anbieter.

Eine Auswahl von bekannten Mailservernamen und deren Einstellungen finden Sie [hier]


Sie müssen den korrekten SMTP-Server Ihres Dienstanbieters verwenden.

Ports und SSL-Verschlüsselung

Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Anbieter.

Häufige Portangaben sind:
  • 25 (ohne SSL)
  • 465 (mit SSL)
  • 587 (mit oder ohne SSL)
  • 995 (mit TLS oder SSL)


Die Angaben zur korrekten SSL- und Portkonfiguration erhalten Sie ausschließlich von Ihrem E-Mailanbieter.
Einige E-Mailprovider setzen TLS 1.2 für SMTP voraus. Die aktuellen Versionen der Anwendung unterstützen diese Verschlüsselung

Benutzername und Passwort

Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Anbieter.

Beachten Sie bei der Eingabe der Zugangsdaten auch Groß- und Kleinschreibung. Die Angaben zur korrekten SMTP-Konfiguration erhalten Sie ausschließlich von Ihrem E-Mailanbieter.
Die Angaben zur korrekten SSL- und Portkonfiguration erhalten Sie ausschließlich von Ihrem E-Mailanbieter.

Absender

Als Absender-E-Mailadresse wird die E-Mailadresse verwendet, die im Register "Firma" als E-Mailkontakt angegeben wurde.

Die Absenderadresse muss vom SMTP-Server akzeptiert werden, also üblicherweise mit dem SMTP-Servername übereinstimmen, ansonsten scheitert der Versand von E-Mails!

Kopieempfänger

Die Angabe des Kopieempfängers ist optional.

Tipps

Im Folgenden haben wir einige Erfahrungen zu Problemen zusammengestellt, die mit einigen E-Mail Anbietern auftreten können.

Freemium-Mailanbieter

Sie sollten keinen Freemium-Mailanbieter für Ihre geschäftliche Korrespondenz nutzen:

  • Anbieter wie GMX, web.de, Freenet, Gmail, Vodafone oder T-Online wirken für Geschäftspartner unprofessionell.
  • Bei E-Mailadressen von T-Online oder Vodafone kann es passieren, dass Sie die E-Mailadresse nicht weiternutzen können, wenn Sie zu einem anderen Internetanbieter wechseln.
  • Bei einigen Freemium-Mailanbietern sind Leistungen eingeschränkt oder nur kostenpflichtig verfügbar.
  • Bei einigen Freemium-Mailanbietern wird in jede E-Mail Werbung integriert.
  • Bestimmte Anbieter wie GoogleMail oder Outlook.com werden u.U. nicht in Europa gehostet und sind daher nicht DSGVO-konform.
  • E-Mailnachrichten werden teilweise analysiert oder sogar gefiltert.

IONOS/1&1

Dieser Anbieter hat anhaltende Probleme mit seinen Servern. Anwender erhalten daher öfter die Meldung "Authentication credentials invalid". Die Meldung wird zwar von FAKTURA-X ausgegeben, jedoch vom SMTP-Server bei IONOS/1&1 verursacht. Wenden Sie sich daher an IONOS/1&1, um das Problem zu beheben.

Ursache kann auch eine geänderte Anmeldung bei IONOS/1&1 sein! Wenn Sie die Zugangsdaten bei IONOS/1&1 geändert haben, ändern Sie die Zugangsdaten auch in FAKTURA-X

Telekom

Bei E-Mailadressen von T-Online ist das Passwort in der Regel nicht mit dem Passwort für die Online-Abfrage von E-Mails identisch. T-Online verlangt für die Abfrage von E-Mails mit externen Programmen die Erstellung eines separaten Passworts. Die Benutzerkennung ist die E-Mailadresse des Hauptbenutzers.

T-Online blockiert unter Umständen den E-Mailversand wenn in kurzen Abständen viele E-Mails versendet werden oder wenn ein vertragliches Tageskontingent überschritten wird. Der Kundendienst von T-Online kann diese Sperre aufheben oder das Kontingent (kostenpflichtig) erhöhen.

Google Mail

Google Mail kann nicht mit OAuth 2.0 konfiguriert werden, weil dies nicht von FAKTURA-X unterstützt wird.

Microsoft Exchange und Office365 Mailserver

Microsoft Exchange und Office365 Mailserver müssen vor der Nutzung mit FAKTURA-X so konfiguriert werden, so dass die SMTP-Anfragen von FAKTURA-X akzeptiert werden.

Dies muss der Administrator Ihres E-Mailsystems durchführen

Wenn die Meldung 'Authentication unsuccessful, SmtpClientAuthentication is disabled for the Tenant' erscheint, ist der Exchange- oder Office365-Mailserver nicht für SMTP konfiguriert.

Diese Daten müssen für die Einrichtung bereitgestellt werden:

  • SMTP-Server: smtp.office365.com
  • Port: 587
  • SSL: Ja
  • Benutzername: vollständige E-Mail-Adresse
  • Passwort: mit E-Mail-Adresse verknüpftes Passwort

So wird's gemacht:

  1. Im Admin-Center SMTP-Authentifizierung aktivieren.
  2. Registerkarte Aktive Benutzer, E-Mail-Konto auswählen.
  3. Registerkarte Mail, Option E-Mail-Apps verwalten.
  4. Option "Authentifiziertes SMTP" für jedes benötigte Postfach aktivieren und mit Änderungen speichern.

Um Exchange SMTP-Relay zu aktivieren und einen Connector zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

So wird's gemacht:

  1. Im Admin-Center den Assistent "Neuer Sendeconnector" starten.
  2. Namen für den Sendeconnector eingeben, Typ "Internet" auswählen.
  3. Option "Mit der Empfängerdomäne verbundener MX-Eintrag" aktivieren.
  4. Adressraum hinzufügen.
  5. Im Dialogfeld Domäne hinzufügen und für den vollqualifizierten Domänenname (FQDN) ein Asterisk "*" eingeben.
  6. Quellserver hinzufügen.
  7. Mindestens einen Postfachserver auswählen und hinzufügen.
Diese Anleitung wird nicht revisioniert. Angaben ohne Gewähr. Probleme mit einem Exchange-Server werden nicht vom Hersteller der Anwendung bearbeitet. Zuständig ist ausschließlich der Administrator des E-Mailsystems oder der Arbeitsgruppe

Aktivieren des Zugriffs mit IMAP/POP3 und SMTP

Einige Anbieter von E-Maildiensten verlangen die explizite Aktivierung der Zugriffsmöglichkeiten von E-Mailclients über IMAP/POP3 oder SMTP.

web.de

Am Beispiel von web.de wird erläutert, wie die Einstellungen geändert werden müssen.

WebDe.png

So wird's gemacht:

  1. Im Startbereich die Einstellungen aufrufen
  2. Die Option POP3/IMAP-Abruf auswählen
  3. Die Option "Zugriff erlauben" aktivieren
  4. Die Einstellungen sichern
Der Zugriff auf SMTP wird ebenfalls über diese Option aktiviert, auch wenn das nicht explizit beschrieben ist

GMX

Um IMAP in den Einstellungen des Postfachs einzuschalten, gehen Sie wie folgt vor.

So wird's gemacht:

  1. Im Reiter die Einstellungen aufrufen
  2. Die Option POP3/IMAP-Abruf auswählen
  3. Die Option "GMX Mail über POP3 & IMAP - Zugriff erlauben" aktivieren
  4. Die Einstellungen sichern

Fehlermeldungen

Im folgenden werden einige Fehlermeldungen beschrieben und erläutert.

Could not load ssl library

Die Anwendung versucht, die notwendigen SSL-Bibliotheken zu laden, aber das Betriebssystem verbietet den Zugriff auf die Datei.

Ursache: Stark veraltete Anwendungsversion (älter als 9.20)

Lösung: Aktualisieren Sie FAKTURA-X. Ein aktuelles Update sollte das Problem beseitigen. Alternativ können Sie versuchen, die Nachricht noch einmal zu senden. In der Regel ist der zweite Versuch erfolgreich.

Diese Meldung wird von FAKTURA-X gemeldet.

Error connecting with SSL

Der Verbindungsaufbau mit SSL scheitert, weil Microsoft die Kommunikation über SSL 1.0 ausgeschaltet hat. Es wird ein Verbindungsaufbau mit SSL 2.3 oder höher verlangt.

Ursache: Stark veraltete Anwendungsversion (älter als 9.20)

Lösung: Aktualisieren Sie FAKTURA-X. Ein aktuelles Update sollte das Problem beseitigen.

Diese Meldung wird von SMTP-Server gemeldet.

Password incorrect

Ihre Zugangsdaten sind nicht korrekt. Prüfen Sie, ob Sie den Benutzernamen, die E-Mailadresse und das Passwort korrekt eingegeben haben.

Diese Meldung wird vom SMTP-Server gemeldet.

Authentication required

Ihre Zugangsdaten sind nicht korrekt. Prüfen Sie, ob Sie den Benutzernamen, die E-Mailadresse und das Passwort korrekt eingegeben haben.

Diese Meldung wird vom SMTP-Server gemeldet.

Authentication failed

Ihre Zugangsdaten sind nicht korrekt. Prüfen Sie, ob Sie den Benutzernamen, die E-Mailadresse und das Passwort korrekt eingegeben haben.

Diese Meldung wird vom SMTP-Server gemeldet.

Authentication credentials invalid

Prüfen Sie, ob Sie den Benutzernamen, die E-Mailadresse und das Passwort korrekt eingegeben haben oder wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter, um das Problem beheben zu lassen.

Diese Meldung wird vom SMTP-Server gemeldet.

Connection closed Gracefully

Der Server akzeptiert die Zugangsdaten nicht, oder ein Antivirenprogramm blockiert die Verbindung.

Lösung: Prüfen Sie die Zugangsdaten, also Benutzername und Passwort. Die Absenderadresse muss vom SMTP-Server akzeptiert werden. Sofern ein separates Antivirenprogramm verwendet wird, schalten Sie dieses vorübergehend testweise aus. Sollte das Problem mit abgeschaltetem Antivirenprogramm nicht mehr auftreten, müssen Sie das Antivirenprogramm anders konfigurieren oder entfernen.

Diese Meldung wird vom SMTP-Server gemeldet.

Fehlermeldung nach dem Versand einer E-Mail

nach dem Versand einer E-Mail kann es zu einer Fehlermeldung kommen, diese unspezifische Meldung lautet "Zugriffsverletzung bei Adresse [...] in Modul [...]. Lesen von Adresse [...]."

Bitte senden Sie diese Fehlermeldung nicht an den Kundendienst!

Die Meldung entsteht, wenn der Versand der E-Mail durchgeführt wurde, die Verbindung mit dem SMTP-E-Mailserver aber noch nicht beendet wurde. Wenn in dieser Phase das Modul, aus dem die Nachricht versendet wurde, geschlossen wird, erscheint die Fehlermeldung.

Hintergrund ist, dass der Dialog für den E-Mailversand bereits geschlossen wurde, nachdem der Versand durchgeführt wurde, jedoch bevor die Verbindung mit dem SMTP-E-Mailserver beendet wurde.

Die Meldung hat keine Auswirkungen. Die Anwendung kann danach normal und ohne Einschränkungen weitergenutzt werden. Die Meldung kann mit [OK] quittiert werden.

Die Meldung steht in keinem Bezug zum erfolgreichen Versand der E-Mailnachricht. Sofern keine weitere Meldung erscheint, ist der Versand also ordnungsgemäß ausgeführt worden.

Auftragsdokumente per E-Mail versenden

Wenn für den Versand von Auftragsdokumenten als PDF-Anhang einer E-Mail andere Formulare verwendet werden sollen, als beim Ausdrucken, können für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen abweichende Vorlagen zugewiesen werden.

Dies kann genutzt werden, wenn ansonsten beim Ausdruck vorgedrucktes Briefpapier verwendet wird.

Um solche Vorlagen zu verwenden, müssen diese ggf. erstellt werden und an jedem Arbeitsplatz zugewiesen werden:

  1. Rufen Sie die die Einstellungen im Menü Optionen → Einstellungen auf
  2. Rufen Sie das Register Formulare auf
  3. Rufen Sie das Unterregister E-Mail auf

Im Register E-Mail werden die Formulare zugewiesen. Üblicherweise unterscheidet sich der Name des E-Mailoptimierten Formulars durch den Zusatz "Mail", also "AngebotMail.qr2" anstatt "Angebot.qr2", "BestellungMail.qr2" anstatt "Bestellung.qr2", sowie "RechnungNMail.qr2" anstatt "RechnungN.qr2".

Dieser Zusatz wird analog für alle Einträge angewendet.

Sichern Sie die Änderungen.

Druckerprobleme

Im folgenden werden Lösungen zu häufiger auftretende Problemen beim Drucken erläutert:

Grundlegendes

Die Druckdienste im Windows-System wurden in den letzten Jahren häufiger von Microsoft verändert und nicht immer sind diese Änderungen vorteilhaft.

Wenn ein Drucker zu Windows zugefügt, geändert oder entfernt wurde, muss FAKTURA-X anschließend neu gestartet werden und die Druckerzuweisungen müssen überprüft werden.

Typische Probleme

Zusammenfassen von Druckern

Bei der Installation mehrerer Treiber für einen Drucker oder bei Druckern, die sowohl einen Drucker- als auch einen Telefaxtreiber enthalten, fasst Windows diese Drucker in einem Geräteeintrag zusammen. Für die Einstellungen der jeweiligen Treiber muss der Drucker unter Windows-Einstellungen ausgewählt werden; mit "Verwalten" kann man dann die Einstellungen der verschiedenen Geräteinstanzen ändern. Das ist unpraktisch, aber bereits seit Windows 7 Praxis bei Microsoft.

Der Drucker ist einmal im System hinterlegt, aber in FAKTURA-X gibt es mehrfache Einträge.

Freigeben von freigegebenen Druckern

Probleme verursacht auch das Freigeben von Druckern, die nicht an dem freigebenden Computer angeschlossen sind, sondern als Netzwerkdrucker oder freigegebener Drucker eingebunden und dann wiederum freigegeben werden. Solche Konstruktionen sollten unbedingt vermieden werden. Ein Drucker sollte nur dann freigegeben werden, wenn das Gerät am Computer angeschlossen ist und unbedingt auch von anderen Computern genutzt werden soll.

Freigegebene Drucker sollten mit eindeutigen, kurzen Freigabenamen bezeichnet werden.

Verwaiste Einträge in der Druckerliste

Drucker, die nicht mehr vorhanden sind oder genutzt werden, sollten entfernt werden. Der Druckerzoo wird sonst unübersichtlich.

Vor dem Entfernen eines Druckers muss geprüft werden, ob noch Druckaufträge in der Warteschleife dieses Drucker vorhanden sind. Druckaufträge müssen gelöscht werden, bevor der Drucker entfernt wird.

Drucker offline

Wenn der Drucker nicht druckt, ist er möglicherweise "offline", also ausgeschaltet, nicht bereit oder unter Windows als "Offline" deklariert. Eventuell liegt ein Papierstau vor oder es ist kein Papier im Vorratsbehälter.

Prüfen Sie zunächst das Gerät, dann die Druckfunktion von Windows und erst dann die Anwendungssoftware.

Standarddrucker falsch festgelegt

Der Standarddrucker sollte nicht von Windows, sondern vom Anwender selbst verwaltet werden. Es ist sinnvoll, dass der für alle Anwendungen typischerweise verwendete Drucker, meist ein Laserdrucker mit Blanko-Papier, als Standarddrucker eingestellt wird, da es einfacher ist, in FAKTURA-X abweichende Druckerzuweisungen einzustellen, als für alle anderen Anwendungen.

Probleme mit dem Nadeldruck

Das bekannteste Problem ist die falsche Papierlänge, so dass der Druck auf Folgeseiten zu früh oder zu spät startet. Es sollte geprüft werden, welches Papierformat eingestellt ist. Typisch ist der "Deutsche Standard Endlos" mit einer Länge von 306mm. Das genutzte Papier muss ebenfalls dieses Format aufweisen.

So wird's gemacht:

  1. Installieren Sie den Originaltreiber von EPSON.
  2. Rufen Sie die Drucker Eigenschaften auf.
  3. Klicken Sie auf die Druckeinstellungen und wählen Sie das Register Papier/Qualität.
  4. Wählen Sie die Papierquelle "Traktor-Einzug".
  5. Klicken Sie auf Erweitert und wählen Sie das Papierformat "Deutscher Standard Endlos" aus. Wählen Sie eine mittlere Druckauflösung und "High Speed-Druck"
  6. Übernehmen Sie die Änderungen des Registers mit OK.
  7. Klicken Sie auf das Register Geräteeinstellungen
  8. Wählen Sie das Papierformat "Deutscher Standard Endlos" aus.
  9. Übernehmen Sie die Änderungen des Registers mit OK.
  10. Schließen Sie die Einstellungen mit OK.

Probleme mit dem Bondruck

1. Ist der Drucker eingeschaltet? Wenn der Drucker nicht eingeschaltet ist oder nicht mit Strom versorgt wird, leuchtet keine Statusanzeige.

  • Schließen Sie den Drucker an die Stromversorgung an und schalten Sie ihn ein.
  • Wenn der Drucker trotz gesicherter Stromversorgung nicht eingeschaltet werden kann, ist er eventuell defekt und muss repariert oder getauscht werden.

2. Ist der Drucker betriebsbereit? Wenn am Drucker nicht nur die grüne Statusanzeige, sondern auch eine gelbe oder rote Anzeige aufleuchtet, deutet dies auf ein Problem hin.

  • Bei einen Papierstau muss feststeckendes Papier entfernt werden.
  • Bei fehlendem Papier muss Papier nachgefüllt werden.

3. Ist der Drucker korrekt zugewiesen? Wenn der Drucker betriebsbereit ist, aber der Ausdruck auf einem falschen Drucker erfolgt, ist die Zuweisung des Druckers nicht korrekt.

  • Sie können diese Zuweisung im Register Formulare des Einstellungsmoduls ändern.

4. Ist der Drucker mit dem Computer verbunden? Wenn der Drucker nicht korrekt am Computer angeschlossen ist, kann er nicht genutzt werden.

  • Prüfen Sie, ob die Kabelverbindung zwischen Computer und Drucker besteht.
  • Prüfen Sie, ob das Anschlusskabel defekt ist.
  • Bei Netzwerkdruckern oder Funkdruckern prüfen Sie, ob die Anschlusseinstellungen im Gerätemanager korrekt eingerichtet sind.

Druckerlisten in FAKTURA-X

Zu diesem Thema können Sie sich ein kurzes Lernvideo ansehen!
Mit Untertitel und Sprache

VideoCC.png

FAKTURA-X weist die Drucker anhand einer Liste zu, deren Einträge durchnummeriert sind. Wird ein Drucker entfernt oder zugefügt, verschiebt sich die Liste.

Wenn also der Ausdruck auf einem falschen Drucker erfolgt, ist die Zuweisung des Druckers nicht mehr korrekt. Die Druckerzuweisungen müssen geprüft und angepasst werden.

Vor dem Zufügen, Ändern oder Entfernen von Druckern im System sollte FAKTURA-X beendet und anschließend neu gestartet werden.

Wenn die Anzahl der Drucker sich geändert hat, wird beim Start der Anwendung eine Warnung ausgegeben.

Diese Warnung wird aber nicht ausgegeben, wenn die Anzahl der Drucker gleich geblieben ist, weil die gleiche Anzahl Drucker entfernt und zugefügt wurde.

Wenn die Warnung erscheint, wird das Konfigurationsmodul gestartet. Sie können die Zuweisung der Drucker im Register Formulare des Konfigurationsmodul überprüfen und ändern.

Auch wenn anstatt eines Ausdrucks der Speicherort für eine XPS-Datei angeben werden soll, sind die Zuweisungen des Druckers nicht mehr korrekt, da ein Drucker im System zugefügt wurde.

Dies wird automatisch nach Windows-Update geschehen. Ein bekanntes Beispiel ist der Microsoft XPS-Drucker, der automatisch im System installiert wird. Die Zuweisung der Drucker kann im Register Formulare des Einstellungsmoduls überprüft und geändert werden.

Der Windows-Druckdienst

Der Windows-Druckdienst stürzt gelegentlich ab oder bleibt in einer Endlosschleife hängen. Dies ist auch erkennbar, weil der Computer plötzlich ausgelastet ist und der Druckdienst viel Prozessorzeit beansprucht.

Den Zustand des Druckdienstes kann man durch Starten des Taskmanagers herausfinden, drücken Sie Strg + Alt + Entf und wählen Sie "Task-Manager". Klicken Sie auf die Spalte "CPU" im Tabellenkopf und prüfen Sie die Einträge. Wenn der Druckdienst "Spoolersubsystem" mit einem hohen CPU-Anteil arbeitet, können Sie ihn anwählen und mit Task beenden beenden. Normalerweise startet der Dienst selbständig neu, in einigen Fällen muss Windows neu gestartet werden.

Grundsätzlich gilt: "Wenn's nicht mehr tut, reboot". Im Zweifelsfall kann man den Computer also neu starten und dann prüfen, ob das Problem gelöst ist.

Einzelplatz- und Netzwerkdrucker

Drucker sollten als Netzwerkdrucker angeschlossen werden, also nicht als USB-Geräte. So vermeidet man Änderungen und Störungen mit dem Drucker durch das Ein- und Ausstöpseln von USB-Geräten. Zudem ist der Drucker ohne separate Freigabe für alle Computer in der Arbeitsgruppe verfügbar.

Druckermodelle

Im Folgenden werden spezifische Empfehlungen oder Problemgeräte benannt.

HEWLETT-PACKARD Drucker

Drucker und Multifunktionssysteme von HP werden ausdrücklich nicht empfohlen. Die Treiber sind von sehr schlechter Qualität. Es ist möglich, dass FAKTURA-X Netzwerkdrucker aufgrund des HP-Treibers nicht nutzen kann. Diese Inkompabilität ist nachweislich eine Folge der schludrigen Treiberentwicklung bei Hewlett-Packard.

Wenn Sie einen HP-Drucker verwenden und der Druck aus FAKTURA-X nicht möglich ist, kann der Kundendienst Ihnen kostenpflichtig helfen. Eine Garantie für den Erfolg einer Hilfestellung ist nicht möglich. Sollte keine Abhilfe möglich sein, muss der Drucker getauscht werden.

KYOCERA Drucker

Laserdrucker und Multifunktionssysteme von Kyocera werden in vielen Behörden verwendet, weil die Geräte langlebig sind, niedrige Druckkosten aufweisen, gute Treiber bereitstehen und die Funktionalität professionellen Ansprüchen genügt. Daher sehen wir Kyocera als Standard für die Verwendung mit FAKTURA-X an.

Der Kundendienst konfiguriert KYOCERA-Drucker kostenfrei, sofern diese bei uns erworben wurden.

Einige Empfehlungen zu Kyocera Druckern:

  • Es sollten immer die Druckertreiber von Kyocera verwendet werden, also NICHT die Windows-Treiber. So vermeidet man Probleme mit dem Windows-Druckdienst
  • Das Gerät sollte mit der von Kyocera als CD-ROM mitgelieferten Installationsroutine eingerichtet werden.
  • Empfehlenswert ist der KX-Treiber von Kyocera. Dieser kann die Funktionen des Druckers optimal nutzen.
  • Die Einrichtung des Anschlusses sollte mit der IP-Adresse des Druckers durchgeführt werden, NICHT als WSD-Anschluss. So vermeidet man Probleme mit dem Windows-Druckdienst.
Geräte von Kyocera sollten ausschließlich mit Originaltoner vom Hersteller verwendet werden.

EPSON Drucker

Der Hersteller Epson bietet Drucker für spezielle Einsatzbereiche.

Für diese Empfehlung sind lediglich die Nadeldrucker und die Bondrucker relevant. Für sonstige Produkte von Epson wird keine explizite Empfehlung ausgesprochen.

Nadeldrucker

Epson Nadeldrucker können durch eine gute Windowsunterstützung schnell drucken und lassen sich gut anpassen. Dies gilt insbesondere für Endlospapier. Wichtig:

  • Es muss immer der Druckertreiber von Epson verwendet werden, damit die Geschwindigkeit des Druckers uneingeschränkt genutzt werden kann.
Der Kundendienst konfiguriert EPSON-Drucker kostenfrei, sofern diese bei uns erworben wurden.

Bondrucker

Epson Bondrucker können durch eine gute Windowsunterstützung schnell drucken. Wichtig:

  • Es muss immer der neueste Druckertreiber von Epson verwendet werden, damit die Geschwindigkeit des Druckers uneingeschränkt genutzt werden kann.
Der Kundendienst konfiguriert EPSON-Drucker kostenfrei, sofern diese bei uns erworben wurden.

Behandlung von Pfand und Umsatzsteuer

Eine Besonderheit stellt die Umsatzsteuerberechnung von Pfand dar. Grundsätzlich wird das Pfand mit der vollen Umsatzsteuer beaufschlagt. Im Privatkundenbereich gilt jedoch die Gepflogenheit, dass Pfand ohne Mehrwertsteuer abgegeben und auch zurückgenommen wird. Das führt bei Steuerberatern oft zu Irritationen. Hier einige Beispiele:

Fall Pfandbezug
von Lieferant		 Verkauf Rückkauf Rückgabe
an Lieferant		 MwSt. Saldo Ertrag
1 -33,00 + -6,27 = -39,27 an Gewerbekunde
33,00 + 6,27 = 39,27		 von Gewerbekunde
-33,00 + -6,27 = -39,27		 33,00 + 6,27 = 39,27 0,00 0,00
2 -33,00 + -6,27 = -39,27 an Privatkunde
33,00 + 0,00 = 33,00		 von Privatkunde
-33,00 + -0,00 = -33,00		 33,00 + 6,27 = 39,27 0,00 0,00
3 -33,00 + -6,27 = -39,27 an Gewerbekunde
33,00 + 6,27 = 39,27		 von Gewerbekunde
-66,00 + -12,54 = -72,54		 66,00 + 12,54 = 72,54 39,27 0,00
4 -33,00 + -6,27 = -39,27 an Privatkunde
33,00 + 0,00 = 33,00		 von Privatkunde
-66,00 + -0,00 = -66,00		 66,00 + 12,54 = 72,54 39,27 6,27
5 -33,00 + -6,27 = -39,27 an Privatkunde
27,73 + 5,27 = 33,00		 von Privatkunde
-55,46 + -10,54 = -66,00		 66,00 + 12,54 = 72,54 33,00 5,27

Im vierten Fall müsste Vorsteuer in Höhe von 6,27 € von den Finanzbehörden erstattet werden.

Durch die nachträgliche Änderung des Pfandwerts im fünften Fall mit „Integration“ der Mehrwertsteuer vermindert sich die Umsatzsteuer zugunsten des Ertrags. Dieser Effekt darf gemäß UStAE Abs. 10.1 von Getränkehändlern genutzt werden.

Buchungssatz gemäß Haufe

Ein Buchungssatz mit Leergutbuchung ohne USt. beim Verkauf sieht lt. Haufe [1] so aus:

Betrag Buchungskonto (SKR03/04) Info
8,06 € Brutto Umsatz inkl. Leergut
4,00 € 8400/4400 Erlöse an USt. V
0,76 € 1776/3806 Ust. V
3,30 € 8540/4520 Erlöse Leergut

Stellungnahme des Deutschen Industrie und Handelskammertags

Zu dieser Thematik hat der Deutsche Industrie und Handelskammertag (DIHK, F6 Finanzen und Steuern) im Jahr 2004 eine Stellungnahme veröffentlicht. [2][3]

Demnach ist der Lösungsansatz des DIHK, dass ohne gesonderten Ausweis der Steuer das Pfand, mit dem die Verpackung von der Herstellerstufe bis zum Einzelhandel belegt ist, ein Betrag, der die Umsatzsteuer enthält, darstellt. Verbleibende Pfandbeträge beim Verkäufer sind, wenn sie ohne ausgewiesene Umsatzsteuer berechnet wurden, als Bruttobetrag aufzufassen und die Umsatzsteuer ist vom Händler aus dem Pfandbetrag herauszurechnen. In einem vereinfachten Verfahren bleiben die in Rechnung gestellten und bei Rückgabe des Leerguts rückgewährten Pfandbeträge bei der laufenden Umsatzbesteuerung zunächst unberücksichtigt und werden am Ende des Kalenderjahres als Saldo ermittelt. Ein Pfandüberschuss wird im letzten Voranmeldungszeitraum des Jahres der Umsatzsteuer unterworfen, ein Saldo zugunsten des Abnehmers wird als steuerpflichtige Lieferung von Leergut behandelt (Unternehmereigenschaft vorausgesetzt). Der Abnehmer des Pfandgutes kann die auf den Saldo entfallende Steuer als Vorsteuer abziehen, wenn sie ihm gesondert in Rechnung gestellt ist. Auch die Verrechnung der Leergutrücknahme mit der Vollgutlieferung bei jeder Rechnung wird von der Finanzverwaltung anerkannt. Der Umsatzsteuer unterliegt dann nur der Netto-Rechnungsbetrag. Die Vereinfachung muss beim Finanzamt beantragt werden.

Pfandzahlungen sind Betriebseinnahmen. Für fällige spätere Pfandrückzahlungen ist eine Rückstellung zu bilden, und zwar in der Höhe, wie mit der Zahlung tatsächlich zu rechnen ist. Für Rückholungen von Leergut ist keine Rückstellung zu bilden. Für selbst verauslagte Pfandgelder ist eine Forderung auf Rückerstattung zu aktivieren. Forderungen und Rückstellungen dürfen nicht saldiert werden.

Angaben des Bundesfinanzministeriums

Der Lösungsansatz der Finanzverwaltung: Die Rückzahlung von Pfand ist auf allen Handelsebenen und insbesondere beim Geschäft mit dem Endabnehmer, denn hier ist es eben von ausschlaggebender Bedeutung, ganz simpel eine Entgeltminderung. Sprich der Umsatz und damit die Umsatzsteuer werden reduziert. Die Frage der Vorsteuer und einer ordnungsgemäßen Rechnung stellt sich erst gar nicht. Auch ist das Pfand, wie hier ausgeführt wurde, kein durchlaufender Posten im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wäre es nämlich ein durchlaufender Posten, würden die Pfanddifferenzen, die immer entstehen, umsatzsteuerlich nicht erfasst.

Kassenbons

In diesem Abschnitt werden häufige Fragen zum Thema Kassenbon beantwortet.

Ist der Ausdruck eines Kassenbons verbindlich vorgeschrieben?

Die Aussage des Bundesfinanzministeriums als gesetzgebende Behörde im Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland ist eindeutig:

Die „Bonpflicht“ wird als Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO) bezeichnet. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen. Die Belegausgabepflicht gilt auch für Registrierkassen, die der Übergangsregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO unterliegen. Die Belege dieser Registrierkassen müssen nicht den Anforderungen des § 6 KassenSichV entsprechen. [4]

Grundlage ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016. Das "Kassengesetz“ führte die Pflicht zur Ausgabe von Belegen zum 1. Januar 2020 ein. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden. Das Erstellen des Belegs muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen.

Die Funktion zur Erzwingung des Bondrucks ist also rechtlich vorgeschrieben.

Was bedeuten die Buchstaben und Zahlencodes am Ende des Kassenbon?

Auf Kassenbons werden verschiedene Informationen abgedruckt, die für den Endverbraucher nutzlos sind und nur bei Prüfungen der Rechtssicherheit der Kasse ausgewertet werden. Ausgegeben werden Sicherheitsmerkmale, beispielsweise

  • Anfangszeitpunkt und Endzeitpunkt des Kassiervorgangs
  • Seriennummer der Sicherheitseinrichtung
  • Name des Kassensystems
  • Code zur Zuordnung des Kassiervorgangs (ein sogenannter Hash)

Bei einer Prüfung müssen der Hash auf dem Kassenbon mit dem zugeordneten Kassiervorgang im Protokollspeicher übereinstimmen und auf der TSE gepeichert sein.

Alle diese Informationen sind rechtlich vorgeschrieben.

Muss ein QR-Code auf Kassenbons gedruckt werden?

Nein, der Ausdruck des QR-Codes ist nicht vorgeschrieben. Der QR-Code würde die gleichen Informationen enthalten, wie die im Klartext abgedruckten Sicherheitsmerkmale. Dadurch könnten diese Informationen von einem Mobilgerät eingelesen werden. Das ist aber, wie gesagt, nicht vorgeschrieben.

Um Papier zu sparen, verzichtet das Kassensystem auf den QR-Code.

Fragen zu Lieferungen und Rechnungen

In diesem Abschnitt werden häufige Fragen zum Thema Auftragserfassung beantwortet und auch die notwendigen Voreinstellungen im Kundendatensatz erläutert.

Terminrechnungen anlegen

Wenn mehrere Lieferungen/Teillieferungen zu einer Rechnung zusammengefasst werden sollen, ist dies am einfachsten, wenn bei Neuanlage des Auftrags die Option Terminrechnung aktiviert wird.

  • Übersicht des Dialogs Neuer Auftrag.
    Auftrag Status PopUp.png
    Auftrag Datum PopUp.png
    Auftrag Tour PopUp.png
  • Anlegen der Terminrechnung.
    Auftrag Datum PopUp.png


Die Option bewirkt, dass vor jeder Erfassung eine neue Teillieferung angelegt oder vorhandene Teillieferungen ausgewählt und bearbeitet werden können.

Ausführliche Informationen finden Sie hier.

Für jede Teillieferung können optional Lieferdatum und Lieferadresse festgelegt werden. Das Rechnungsdatum wird voreingestellt und die Anwendung erinnert Sie daran. Dennoch können Sie das Datum jederzeit ändern.

Alle anderen Funktionen sind identisch mit einem einfachen Auftrag.

Sofern also für einen Auftrag mehrere Teillieferungen geplant sind, sollte die Funktion Terminrechnung genutzt werden.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Ist für einen Kunden grundsätzlich vorgesehen, mehrere Lieferungen pro Auftrag durchzuführen oder beispielsweise Monatsrechnungen zu erstellen, sollten dazu Regeln für Bestellaufnahme, Lieferung und Rechnung beim Kunden hinterlegt werden.

Ausführliche Informationen finden Sie hier.

Sind diese Einstellungen hinterlegt, wird die Option Terminrechnung automatisch vorgewählt.

Wenn diese Vorgaben beim Kunden korrekt hinterlegt sind, vereinfacht dies die Auftragsanlage und erspart Korrekturen.

Teillieferungen ergänzen

Wenn ein Auftrag als Terminrechnung deklariert ist, wird neben dem geplanten Rechnungsdatum ein Uhr-Symbol Clock.png angezeigt. Dies wird unten im weiteren Verlauf näher beschrieben.

Um zu einer vorhandenen Terminrechnung eine Teillieferung zuzufügen, muss lediglich Waren.png Ware erfassen gewählt oder per Doppelklick (Lmb.png) in die Warentabelle geklickt werden. Die Anwendung bietet dann an, wahlweise eine neue Teillieferung anzulegen oder eine bestehende Teillieferung weiter zu bearbeiten.

Der Dialog Teillieferung wählen.
Der Kalenderassistent
Die Auswahl der Teil-Aufträge
Die Vorgehensweise entspricht dem Anlegen von Artikelposten in einem einfachen Auftrag.

Wird anstelle dessen jedoch die Schaltfläche Neu.png Neu genutzt, bietet die Anwendung eine Auswahl an:

Die Möglichkeit zur Ergänzung eines bestehenden Auftrags
  • Soll die vorhandene Terminrechnung durch eine neue Teillieferung ergänzt werden, kann mit Ok.png Ja geantwortet werden. Die Anwendung bietet dann an, wahlweise einen neue Teillieferung anzulegen oder eine bestehende Teillieferung weiter zu bearbeiten.
  • Soll ein neuer Auftrag erstellt werden (keine Teillieferung), kann mit Abbruch.png Nein geantwortet werden. Die Anwendung legt dann einen neuen Auftrag an, der als Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferung oder Terminrechnung ausgeführt werden kann.

Falls Ok.png Ja gewählt wurde, erscheint der Dialog Teillieferung wählen, welcher oben bereits beschrieben ist.

Es ist also möglich, neben einer Terminrechnung weitere Aufträge anzulegen.

Wenn in der Auftragsverwaltung im Reiter Auftrag beim derzeit ausgewählten Kunden bereits eine Teillieferung besteht, wird dies, wie oben bereits erwähnt, durch das Uhrensymbol Clock.png rechts neben dem Feld Rechnung angezeigt.

Wenn Sie mit der linken Maustaste Lmb.png darauf klicken öffnet sich folgendes Menü:

Das Optionsmenü für Teillieferungen

Darüber ist es möglich in die Teillieferungsverwaltung zu wechseln. Desweiteren können Teillieferungen in einen anderen Auftrag verschoben oder gelöscht werden.

Wenn Sie auf Teillieferungsverwaltung klicken, öffnet sich das Menü Rechnungstermine, welches hier beschrieben wird.

Einfache Rechnungen oder Terminrechnungen

Grundsätzlich ist die beste Vorgehensweise, schon beim Anlegen eines Lieferauftrags diesen als Terminrechnung zu erstellen. Die einzige Besonderheit ist, dass vor jeder Erfassung ausgewählt werden muss, ob eine neue Teillieferung angelegt werden soll, oder eine bestehende Teillieferung bearbeitet werden soll. Ansonsten bestehen keine funktionalen Einschränkungen.

Ein einfacher Auftrag ist aber dann die richtige Wahl, wenn ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung erstellt werden soll. Außerdem entfallen die Rückfragen zu Teillieferungen, so dass der einfache Auftrag etwas schneller bearbeitet werden kann.

Einfache Rechnung in Terminrechnung wandeln

Wie ein einfacher Auftrag nachträglich in eine Terminrechnung gewandelt werden kann, wird in diesem Abschnitt beschrieben.

Das nachträgliche Wandeln eines einfachen Auftrages in eine Terminrechnung ist vergleichsweise aufwändig und sollte nur in Ausnahmen durchgeführt werden. Es ist wesentlich einfacher, direkt eine Terminrechnung anzulegen.

Einfachen Auftrag umwandeln

Ein einfacher Auftrag kann nur in eine Terminrechnung gewandelt werden, wenn er als Lieferung deklariert ist!

So wird's gemacht:

  1. Rufen Sie den Auftrag auf. Es muss sich um einen einfachen Auftrag handeln, der als Lieferung deklariert ist.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche Uebersicht.png hinter "Teillieferung" in der Seitenleiste. Die Auswahl Seitenleiste ist nicht aktiv, die Schaltfläche dahinter kann jedoch gedrückt werden.
  3. Wählen Sie Auftrag in Terminrechnung wandeln

Der Auftrag ist nun als Terminrechnung deklariert. Die bestehende Lieferung ist die erste Teillieferung. Das Datum der Teillieferung und das Datum der Terminrechnung können geändert werden.

Bestehende Lieferungen als Teillieferung in einen Terminrechnung verschieben

Eine bestehende Lieferung kann nur in einen Terminrechnung verschoben werden, wenn

  1. die zu verschiebende Lieferung als Lieferung deklariert ist.
  2. die Terminrechnung, in die eine Lieferung verschoben werden soll, als Lieferung deklariert ist.

So wird's gemacht:

  1. Rufen Sie die Terminrechnung auf, in die eine Lieferung verschoben werden soll. Diese ist der Zielauftrag.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche Waren.png und dann die Menüoption Artikel erfassen.
  3. Wählen Sie im Dialog "Neue Teillieferung zum" und geben Sie das Lieferdatum der neuen Teillieferung an.
  4. Geben Sie als Artikelnummer ein Ausrufezeichen "!" ein, hinterlegen Sie einen beliebigen Text im Dialog "Texteingabe" und sichern Sie die Eingabe. Dies ist notwendig, damit die neue Teillieferung nicht automatisch wieder entfernt wird, weil sie leer ist. Sie können alternativ auch einen Artikel erfassen.
  5. Beenden Sie den Dialog "Erfassen".
  6. Wechseln Sie in die Lieferung, die verschoben werden soll.
  7. Wählen Sie nun jeden Posten, der verschoben werden soll, einzeln an.
  8. Im Kontextmenü, welches mit der rechten Maustaste Rmb.png eingeblendet wird, wählen Sie Diesen Posten anderem Auftrag zuordnen.
  9. Wählen Sie die Ziellieferung und den gewünschten Teilauftrag.

Posten verschieben.png

Zugehöriges Pfand eines Artikelposten wird automatisch verschoben. Freie Pfandposten müssen manuell verschoben werden.

Dieser Vorgang muss für jeden Posten durchgeführt werden!

Es ist oftmals einfacher, eine Teillieferung neu zu erfassen und die bestehende Lieferung danach zu leeren.

Bar Kassieren oder Rechnung senden

Es ist in der Auftragsverwaltung nicht notwendig, zwischen Barkunden und Rechnungskunden zu unterscheiden. Die Vorgehensweise bei der Anlage einer Lieferung für einen Kunden ist in beiden Fällen identisch.

Dies ermöglicht eine einfache Arbeitsweise, die immer identisch ist.

Es ist allerdings notwendig, dass die Konditionen eines Kunden korrekt definiert sind. Diese werden im Kundenstamm eingestellt.

Wie die Konditionen eingestellt werden, steht hier

Wenn die Konditionen eines Kunden nicht korrekt eingestellt sind, kommt es zu unerwünschten Ergebnissen. Die Konditionen sollten also bei der Anlage des Kunden sorgfältig kontrolliert und korrekt eingestellt werden.

Die Einstellung Bar (Nachnahme) hat folgende Auswirkungen:

  • Ist die Option aktiv, muss der Kunde Ware direkt bar bei Lieferung bezahlen.
  • Er erhält einen Lieferschein mit Rechnungsnummer und Rechnungswerten.
  • Die Art der Rechnungsstellung ist von der Gewerbeeigenschaft abhängig.
  • Der Auslieferungsfahrer kann Pfandrücknahmen auf dem Beleg notieren und verrechnen.

Ist die Option nicht aktiv, erhält der Kunde einen normalen Lieferschein ohne Rechnungsdaten.

Neben der Option Bar (Nachnahme) sind auch die Angaben zur Zahlweise und zum Zahlungsziel relevant. Diese sollten nicht im Widerspruch zu der Einstellung stehen.

Die Einstellungen sollten vor dem Anlegen des ersten Auftrages noch einmal geprüft werden!

Gewerbekunde oder Privatkunde

Es ist in der Auftragsverwaltung nicht notwendig, zwischen Privatkunden und Gewerbekunden zu unterscheiden. Die Vorgehensweise bei der Anlage einer Lieferung für einen Kunden ist in beiden Fällen identisch.

Dies ermöglicht eine einfache Arbeitsweise, die immer identisch ist.

Es ist allerdings notwendig, dass die Konditionen eines Kunden korrekt definiert sind. Diese werden im Kundenstamm eingestellt.

Wie die Konditionen eingestellt werden, steht hier

Wenn die Konditionen eines Kunden nicht korrekt eingestellt sind, kommt es zu unerwünschten Ergebnissen. Die Konditionen sollten also bei der Anlage des Kunden sorgfältig kontrolliert und korrekt eingestellt werden.

Die Einstellung Gewerbe (Netto) hat folgende Auswirkungen:

  • Ist die Option aktiv, ist der Kund ein Gewerbekunde
  • Er erhält Belege mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
  • Pfand wird mit Mehrwertsteuer berechnet.
  • Die Art der Rechnungsstellung ist abhängig von Eigenschaft "Bar"

Ist die Option nicht aktiv, ist der Kunde ein Privatkunde. Pfand wird ohne Mehrwertsteuer berechnet und Preise werden mit enthaltener Mehrwertsteuer ausgegeben.

Neben der Option Gewerbe (Netto) ist auch die Auswahl der Preisgruppe relevant. Diese sollte nicht im Widerspruch zu der Einstellung stehen.

Die Einstellungen sollten vor dem Anlegen des ersten Auftrages noch einmal geprüft werden!

Probleme beim Start des Netzwerks

Bei kleinen Arbeitsgruppen kann es zu Problemen mit der Netzwerkverbindung der Computer untereinander kommen. Dies kann durch Fehler des Anwenders, aber auch durch Eigenheiten des Betriebssystems verursacht werden.

Anwendung kann nicht gestartet werden

Wenn die Anwendung nicht startet, ist meistens die Netzwerkverbindung zum Computer unterbrochen.

Bei zwei oder drei verbundenen Computern ohne Arbeitsgruppenserver muss ein Computer, der Mastercomputer, die Dateien für die Nutzung der Anwendung bereitstellen. Oftmals sind Probleme im Netzwerk darauf zurückzuführen, dass der Mastercomputer nicht eingeschaltet oder er noch hochfährt. Prüfen Sie also zunächst, ob der Master erreichbar ist

Um zu Prüfen, ob der Mastercomputer erreichbar ist, öffnen Sie den Windows-Explorer und klicken auf die Laufwerksverknüpfung zum Netzwerklaufwerk des Anwendung

FAKTURA-X nutzt üblicherweise das Laufwerk X:\, die Verknüpfung lautet dann FAKTURA-X auf <Computer> (X:)

Ist das Laufwerk nicht erreichbar, prüfen Sie, ob die Kabelverbindung funktioniert, der Mastercomputer eingeschaltet ist und die Anmeldung des Benutzers am Master funktioniert hat.

Verknüpfung auf Desktop

Wenn beim Versuch, die Anwendung mit der Verknüpfung auf dem Desktop zu starten, erscheint die Abfrage 

Das Element "FakturaX.exe", auf das sich die Verknüpfung bezieht, wurde verändert oder verschoben. Soll die Verknüpfung gelöscht werden?
Beantworten Sie die Frage mit NEIN!

Wenn Sie diese Frage jedoch mit "Ja" beantworten, wird die Verknüpfung gelöscht.

Verknüpfung ist verschwunden

Wenn die Verknüpfung auf dem Desktop bereits gelöscht wurde, können Sie eine neue Verknüpfung anlegen.

So wird's gemacht:

  1. Öffnen Sie den Windows-Explorer
  2. Öffnen Sie die Laufwerksverknüpfung FAKTURA-X auf <Computer> (X:)
  3. Starten Sie die Datei FakturaX.exe
  4. Wählen Sie im Hauptmenü Optionen und dann Einstellungen
  5. Gehen Sie in das Register Einstellungen
  6. Klicken Sie auf Faverfassung.png hinter Anwendung auf Desktop
Verknuepfungen neu .png

Eine neue Verknüpfung auf dem Desktop wurde erstellt.

Einzelnachweise

  1. ↑ https://www.haufe.de/finance/haufe-finance-office-premium/pfandgeldleergut-umsatzsteuerliche-behandlung-2-praxis-beispiel-fuer-ihre-buchhaltung-leergutbuchung-ohne-ust-beim-verkauf_idesk_PI20354_HI6397681.html
  2. ↑ https://www.ihk-lahndill.de/blob/ldkihk24/gruendung_foerderung_steuern/Steuerinformationen/1234326/d3903ebaa916d39aba7b09c66419d20d/Merkblatt_zum_Dosenpfand-data.pdf
  3. ↑ https://www.ihk-berlin.de/blob/bihk24/Service-und-Beratung/energie_und_umwelt/Energie_und_Umweltrecht/Abfall/2263378/86cc8152842bf5a2149287775c5d072a/Merkblatt_Pfand-data.pdf
  4. ↑ https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/2020-02-18-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html
Abgerufen von „https://wiki.fakturax.de/index.php?title=FAQ&oldid=18017“