Leitfaden für die Inbetriebnahme: Unterschied zwischen den Versionen

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'''Aufgabe: Legen Sie ein realistisches Einführungsdatum fest'''
{{Hinweis|'''Aufgabe: Legen Sie ein realistisches Einführungsdatum fest'''}}


=Phasen=
=Phasen=
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Diese Phasen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Diese Phasen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
{{Tipp1|Für Test und Inbetriebnahme ist [[Checkliste zur Einführung und Inbetriebnahme|hier]] eine Checkliste verfügbar}}


==Datenaufbereitung==
==Datenaufbereitung==
Zunächst werden die Stammdaten, also Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten, aufbereitet. Diese Daten werden in die [[Importvorlage]] übernommen, um dann in FAKTURA-X importiert zu werden.
Zunächst werden die Stammdaten, also Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten, aufbereitet. Diese Daten werden in die [[Importvorlage]] übernommen, um dann in FAKTURA-X importiert zu werden.
{{Tipp1|Beim Export der Daten erhalten Sie intensive Unterstützung durch den Hersteller}}


===Herkunft der Daten===
===Herkunft der Daten===
Die Stammdaten können aus einer vorhandenen Software stammen, aus strukturierten Daten wie Excel oder als analoge oder digitale, unstrukturierten Daten wie PDF-Dokumente oder gedruckte Listen.
Die Stammdaten können aus verschiedenen Quellen stammen:


====Vorhandene Software====
* '''Aus einer vorhandenen Software:''' Daten können oftmals aus bestehenden Systemen übernommen werden. Einige Systeme ermöglichen einen Export der Daten, bei anderen Systemen kann die Datenquelle ausgelesen werden.
Daten können oftmals aus bestehenden Systemen übernommen werden. Einige vorhandene Systeme ermöglichen einen Export der Daten, bei anderen Systemen kann die Datenquelle ausgelesen werden.
* '''Aus strukturierten Daten, beispielsweise Excel:''' Vorhandene Tabellen werden für das Einfügen in die Importvorlage transponiert. Diese Daten können von einem Lieferanten stammen.  


{{Tipp1|Der Hersteller wird Sie bei der Untersuchung des bestehenden Systems unterstützen.}}
{{Tipp1|Eine Vorlage für Lieferantensortimente finden Sie [https://www.fakturax.de/files/Lieferantensortiment.xls hier].}}


'''Aufgabe: Prüfen Sie, ob Stammdaten aus der bestehenden Software exportiert werden können oder die Datenbank ausgelesen werden kann'''
* '''Aus unstrukturierten Daten, beispielsweise PDF-Dokumente:''' Diese Daten müssen für das Einfügen in die Importvorlage zunächst in eine strukturierte Form gebracht werden.


====Strukturierte Daten====
{{Hinweis|Sofern möglich, sollten Daten nicht als PDF- oder Word-Dokument bereitgestellt werden, sondern als CSV-Datei oder Excel-Tabelle.}}


====Unstrukturierte Daten====
* '''Aus als Listen auf Papier:''' Diese Daten müssen zunächst digitalisiert werden. Ggf. ist auch ein manuelles Abschreiben erforderlich.


{{Tipp1|Alle Daten werden von uns diskret behandelt, es werden keine Informationen weitergegeben oder von uns für andere Zwecke außer der Aufbereitung für Ihren Einsatz verwendet. Die Daten werden nach der Aufbereitung bei uns gelöscht. Im Zweifelsfall können Sie Konditionen oder andere sensible Informationen weglassen (müssen diese dann aber zwangsläufig selbst nachtragen).}}


{{Hinweis|'''Aufgabe: Prüfen Sie, ob Stammdaten aus der bestehenden Software exportiert werden können oder die Datenbank ausgelesen werden kann. Stellen Sie dann die Stammdaten bereit'''}}


möchten, helfen wir beim Export der Daten.
===Kontrolle der Daten===
Sie erhalten eine Excel- Mappe mit Ihren Daten und  
Nach dem Import erhalten Sie eine Excel-Mappe mit Ihren Daten und entfernen nicht mehr benötigte Einträge. Anschließend  
entfernen nicht mehr benötigte Einträge. Anschließend  
ergänzen Sie fehlende Informationen, wir kontrollieren die Daten und führen Korrekturen durch.
ergänzen fehlende Informationen, wir kontrollieren die  
Daten und führen Korrekturen durch.


Die Excel- Mappe können Sie auch nutzen, wenn Sie ein
{{Tipp1|Die Excel-Mappe können Sie auch nutzen, wenn Sie ein neues Sortiment erstellen möchten. Die genaue Vorgehensweise zur Datenaufbereitung sollten Sie mit uns abstimmen.}}
neues Sortiment erstellen möchten.


Damit Sie alle Funktionen von FAKTURA-X nutzen können,  
Damit Sie alle Funktionen von FAKTURA-X nutzen können, erstellen wir auch Daten für Kasse und Lieferantenbestellungen.
erstellen wir auch Daten für Kasse und Lieferantenbestellungen.


Wichtig: Ihre Artikelnummern und Kundensonderpreise gehen nicht verloren!
{{Tipp1|Ihre Artikelnummern und Kundensonderpreise gehen nicht verloren}}<br/>{{Hinweis|'''Aufgabe: Kontrollieren Sie die Stammdaten'''}}


Artikeldaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen
==Weitere Ressourcen==
Kundendaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen
Neben den Stammdaten werden auch Informationen und Vorlagen für die Datenausgabe benötigt:
Lieferantendaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen


* '''Formularvorlagen:''' Es werden Vorlagen für Lieferscheine, Rechnungen etc. als '''PDF-Datei''' benötigt. Wenn Sie Briefpapier für den Ausdruck nutzen, senden Sie eine Vorlage als PDF-Datei ohne Briefkopf. Senden Sie auf jeden Fall eine Vorlage als PDF-Datei mit Briefkopf, diese ist zumindest für den Mailversand notwendig.


Herkunft der Daten
{{Achtung|Hinweise: Senden Sie als Vorlagen ausschließlich '''PDF-Dateien'''. Andere Dateitypen werden grundsätzlich nicht angenommen, sondern umgehend gelöscht.}}
Qualität der Daten
Aufbereitung
Prüfen


Formularvorlagen Vorlagen für Lieferschein und Rechnung bereitstellen
* '''Firmendaten:''' Neben der Anschrift werden auch rechtlich relevante Informationen wie Betriebsnummer oder Gläubiger-Identnummer abgefragt.
Firmendaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen
{{Tipp1|Die vollständige Liste von notwendigen Angaben ist in der Importvorlage verzeichnet. Die Firmendaten können in der Importvorlage eingetragen werden}}
Pfanddaten Anhand des Stammdatenblatts eintragen und bereitstellen


Echtbetrieb Abschluss der Vorbereitung und Initialisierung
* '''Firmenlogo:''' Das Logo muss als '''JPEG-Datei''' mit einer Auflösung von mindestens 300dpi in den Maßen 700 dpi x 423 dpi bereitgestellt werden.
 
{{Achtung|Senden Sie ausschließlich '''JPEG-Dateien'''. Andere Dateitypen werden grundsätzlich nicht angenommen sondern umgehend gelöscht.}}
 
{{Hinweis|'''Aufgabe: Stellen Sie die Firmendaten und ein Firmenlogo bereit'''}}


==Test und Optimierung==
==Test und Optimierung==
Nach der Aufbereitung werden die Daten zum Testen bereitgestellt. So können alle relevanten Abläufe des Unternehmens mit FAKTURA-X trainiert werden. Dabei wird das Unternehmen vom Hersteller betreut, insbesondere das Bewältigen spezifischer Aufgaben erläutert.
Während der Testphase wird die Optimierung der Daten und die Anpassung der Ausdrucke durchgeführt und es erfolgt die Optimierung durch Anpassung an die bestehenden Abläufe und die Nutzung der neuen Möglichkeiten.
{{Tipp1|Ergänzungen und Korrekturen bleiben nach der Testphase erhalten}}
{{Hinweis|'''Aufgabe: Testen Sie die Daten und simulieren Sie einen Arbeitstag'''}}


Test Testbetrieb mit Echtdaten
{{Tipp1|Für Test und Inbetriebnahme ist [[Checkliste zur Einführung und Inbetriebnahme|hier]] eine Checkliste verfügbar}}
 
==Infrastruktur==
Für die einwandfreie Funktion ist die vorhandene Infrastruktur nach Vorgabe des Herstellers vorzubereiten:
 
* Netzwerk mit einer zentralisierten Verkabelung CAT 6 oder besser, Verlegekabel und aufgelegte Dosen, ggf. ein Patch Bay, nicht jedoch Flachband- oder Patchkabel
* Ein zentraler dedizierter Switch, Router sind als Switch nicht zulässig, verteilte Switches sind nicht zulässig
* Einwandfrei funktionierende Peripherie (Drucker, Multifunktionsgeräte)
* Einwandfrei funktionierende Computer mit aktuellem Betriebssystem und Patchlevel
 
{{Hinweis|Ausrüster muss sich an die Vorgaben des Herstellers halten}}
 
Auf Wunsch kann die Infrastruktur vom Hersteller kostenpflichtig geprüft werden. Bei Nutzung von UNIT-X Systemen entfällt eine kostenpflichtige Prüfung der Systeme.
 
{{Achtung|Wenn die Infrastruktur nicht den Vorgaben des Herstellers entspricht und dieser Problemquellen identifiziert, sind Gewährleistungsansprüche und Ansprüche auf Leistungen des Wartungsvertrags für Folgen der Defizite ausgeschlossen}}
 
{{Achtung|Wenn nachträgliche Änderungen an der Infrastruktur zu Problemen führen, sind Gewährleistungsansprüche und Ansprüche auf Leistungen des Wartungsvertrags für Folgen der Defizite ausgeschlossen}}


==Bereitstellung==
==Bereitstellung==


FAKTURA-X wird auf allen Arbeitsplätzen installiert und für den Einsatz vorbereitet. Dabei erfolgt auch eine Prüfung der Datensicherung und des Wartungssystems, bevor dann Schnittstellen zu
externen Systemen, beispielsweise DATEV und GEDAT eingerichtet werden und die Buchhaltung eingebunden wird.
{{Tipp1|Für Test und Inbetriebnahme ist [[Checkliste zur Einführung und Inbetriebnahme|hier]] eine Checkliste verfügbar}}
Vor der Inbetriebnahme wird mit den Anwendern eine Schulung durchgeführt, in der alle Arbeitsschritte noch einmal trainiert und alle Fragen beantwortet werden.
{{Hinweis|Am Training sollten alle Mitarbeiter teilnehmen, die mit FAKTURA-X arbeiten}}
===Installation===
Die Installation wird vom Hersteller durchgeführt.
Grundsätzlich gilt:
* Es müssen alle externen Geräte, beispielsweise Drucker, installiert und korrekt konfiguriert sein.
* Alle Softwarekomponenten müssen eingerichtet, funktionsfähig und lizenziert sein.
* Es müssen Zugangsdaten für alle externen Dienste, insbesondere für den SMTP-Server des E-Mailaccounts, bereitgestellt werden.
* Es müssen alle notwendigen Vorarbeiten eines Administrators für die Installation erfüllt werden.
{{Hinweis|'''Aufgabe: Stellen Sie die Vorbedingungen für die Installation sicher'''}}
====Serversysteme====
Vorhandene Serversysteme können in der Regel weiterverwendet werden, sofern die [[Systemvoraussetzungen]] erfüllt werden.
{{Tipp1|Bei Bedarf liefert UNITED ENGINEERING passende UNIT-X Serversysteme.}}
Wenn die Systeme von einem Administrator verwaltet werden, muss dieser für die Konfiguration und Wartung durch den Hersteller ein Benutzerkonto mit Administratorrechten erstellen und einen Fernwartungszugang mit einem Teamviewer-Host installieren.
====Arbeitsplatzsysteme====
Vorhandene Arbeitsplatzcomputer können in der Regel weiterverwendet werden, sofern die [[Systemvoraussetzungen]] erfüllt werden.
{{Tipp1|Bei Bedarf liefert UNITED ENGINEERING passende UNIT-X Computersysteme.}}
Wenn die Systeme von einem Administrator verwaltet werden, muss dieser für die Installation und Konfiguration durch den Hersteller vorübergehend ein Benutzerkonto mit Administratorrechten bereitstellen.
====Kassensysteme====
Die erforderlichen UNIT-X Kassensysteme werden von UNITED ENGINEERING geliefert und sind bei Ablieferung vollständig konfiguriert.
====Installationsvorgang====
Weitere Informationen zum Installationsvorgang sind im Artikel [[Installation von FAKTURA-X]] beschrieben.
===Schnittstellen===
Für den Betrieb werden mehrere Schnittstellen eingerichtet:
====SEPA====
Für die Schnittstelle ist eine Gläubiger-Identnummer notwendig. Die erforderlichen Bankdaten werden bereits bei den allgemeinen Vorbereitungen hinterlegt.
====DATEV====
Für die Schnittstelle müssen Informationen vom Buchhaltungsbüro/Steuerberater bereitgestellt werden. Dazu ist eine [[DATEV-Schnittstelle#Checkliste_für_den_Steuerberater|Checkliste]] verfügbar.
====GEDAT====
Für die GEDAT-Schnittstelle muss eine Vereinbarung mit der GEDAT- Getränkedaten GmbH geschlossen werden. Weitere Informationen sind im Artikel über die [[GEDAT-Schnittstelle]] verfügbar.
====Sonstige Schnittstellen====
Die Einrichtung anderer Schnittstellen wird vor der Einführung mit dem Hersteller durchgeführt.
{{Hinweis|'''Aufgabe: Stellen Sie alle notwendigen Informationen für die einzurichtenden Schnittstellen bereit'''}}


==Inbetriebnahme==
==Inbetriebnahme==
Wenn die Daten aufbereitet, Formulare angepasst, Schnittstellen konfiguriert und alle Anwender geschult wurden, werden zum vereinbarten Termin die Trainingsdaten gelöscht und das System für den Produktivbetrieb aktiviert.
{{Tipp1|Für Test und Inbetriebnahme ist [[Checkliste zur Einführung und Inbetriebnahme|hier]] eine Checkliste verfügbar}}
Für die ersten Tage des Produktiveinsatzes steht der Kundendienst bereit, um Fragen zu beantworten oder Probleme zu lösen.
{{Tipp1|Auf Wunsch kann die Inbetriebnahme persönlich in Ihrem Betrieb betreut werden}}


==FAQ==
==FAQ==
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