Mailings erstellen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Mailings zu erstellen.

In diesem Artikel werden zunächst die Rechtsgrundlagen und danach die Möglichkeiten erörtert.

Thematisch werden hier nur Mailings an Bestandskunden behandelt. Für Infopost und Kaltakquise gelten andere Voraussetzungen.

Rechtliche Hinweise zu Serien-E-Mails

Der Gesetzgeber hat bei Werbung die Persönlichkeitsrechte und auch den Datenschutz gesetzlich geregelt. Hier die wichtigsten Vorgaben.

Anmelden und Abbestellen

Zunächst muss bei Mailings unterschieden werden, ob sie überwiegend Information oder überwiegend gewerbliche Angebote beinhalten.

• Besteht die Nachricht regelmäßig überwiegend aus Informationen, ist ein mögliches Interesse des Kunden anzunehmen, denn er unterhält ja eine Geschäftsbeziehung.

• Besteht die Nachricht regelmäßig überwiegend aus Werbung, können Kunden entscheiden, ob sie Werbung erhalten wollen. Ein stillschweigendes Einverständnis für den Empfang von Werbung kann nicht vorausgesetzt werden.

Am Besten ist es, man bietet dem Kunden zu Beginn der Geschäftsbeziehung den Empfang von Werbung an. Dies kann auch in den AGBs formuliert werden. Bei Bestandskunden kann man das Einverständnis vor der Nachricht per E-Mail einholen.

Rechtlich gesehen ist es notwendig, ein "Opt-In" anzubieten, also die Möglichkeit zur Anmeldung zu eröffnen. Das Gegenteil, "Opt-Out" bedeutet, dass man den Kunden ungefragt Werbung zukommen lässt und ihm nur die Möglichkeit bietet, dies abzubestellen. Dies ist aber zumindest bei Privatkunden nicht erlaubt.

Eine sinnvolle Option ist es, eine erste Nachricht zu versenden und diese Bestandskunden als neue Informationskampagne anzubieten. Diese können dann mit einem Opt-Out den Bezug weiterer Nachrichten ablehnen.

Der Hinweis Wenn Sie keine weiteren Nachrichten mehr von uns erhalten möchten, senden Sie diese Nachricht mit dem Vermerkt "abbestellen" an uns zurück sollte am Ende jeder Nachricht stehen.

Datenschutz

Kunden haben ein Recht auf den Schutz ihrer Daten. Sie sollten daher niemals E-Mailadressen, Namen oder andere persönliche Daten allen Empfängern zugänglich machen.

Empfänger dürfen immer nur als BCC-Empfänger. Dadurch erhält kein Empfänger eine Information über andere Empfänger. Dies muss unbedingt sichergestellt sein und sollte vor dem Versand auf jeden Fall genau geprüft werden.

Und natürlich spricht man in einem Mailing nicht über einen bestimmten Kunden und nennt diesen beim Namen (Ausnahmen sind Interviews oder eine gesonderte Vereinbarung mit dem Kunden).

Kontaktaufnahme

Auch hier gibt es eine klare Unterscheidung zwischen Gewerbe- und Privatkunden:

• Bei Privatkunden ist es nicht erlaubt, unaufgefordert anzurufen und Produkte anzupreisen.
• Bei Gewerbekunden ist es erlaubt, unaufgefordert anzurufen und Produkte anzupreisen. Sollte der Kunde aber eine weitere Kontaktaufnahme verbieten, muss dies befolgt werden.

Zuwiderhandlungen können mit empfindlichen Geldbußen geahndet werden.

Das Mailing

Nachdem die rechtlichen Grundlagen geklärt sind, geht es an die praktische Umsetzung.

Inhalte

Sie sollten fünf wichtige Regeln beachten:

1. Halten Sie Nachrichten einfach, so dass sie gut verständlich sind.
2. Beschränken Sie sich thematisch auf maximal drei Themen und schreiben Sie nicht zu viel. Senden Sie lieber häufiger ein kurzes Mailing.
3. Vermeiden Sie plakative Ausdrücke wie 'Nur heute!, GROSSBUCHSTABEN (gilt in E-Mails als Anschreien), riesige Bilder, etc. Der Inhalt sollte informativ wirken, dann ist er seriöser.
4. Ihre Nachricht sollte für den Empfänger interessant sein, stellen Sie sich daher immer die Frage Interessiert das den Kunden?
5. Sie sollten den Kunden zum Handeln auffordern, also Sie anzurufen, Informationen über Links aufzurufen oder eine Umsetzung zu beginnen.

Und noch etwas:

Bitte prüfen Sie das Schreiben auf Schreibfehler!

Werkzeuge

Wir unterscheiden zwischen den Kanälen E-Mail und Briefpost.

E-Mail mit externen E-Mailprogrammen

Diese Option bietet sich an, wenn die Serien-E-Mail mit Outlook, Thunderbird oder einer anderen Anwendung erstellt werden und die E-Mailadressen aus FAKTURA-X verwendet werden sollen.

Um die E-Mailadressen aus FAKTURA-X zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Kundenverwaltung.
2. Wechseln Sie in das Register Eingabe.
3. Klicken Sie auf das Symbol hinter dem Eingabefeld "Vorname".
4. Wählen Sie Menüoption "Mailingliste erstellen".
5. Die Nutzung der Mailingliste wird hier erläutert.
6. Kopieren Sie die Inhalte einfach in das BCC-Empfängerfeld Ihrer E-Mailanwendung.

Denken Sie daran: E-Mailadressen immer als BCC!

Serienbriefe mit einer externen Textverarbeitung

Diese Option bietet sich an, wenn der Serienbrief mit Word, LibreOffice oder einer anderen Anwendung erstellt werden und die Kontaktdaten aus der FAKTURA-X verwendet werden sollen.

Um die E-Mailadressen aus FAKTURA-X zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Kundenverwaltung.
2. Wechseln Sie in das Register Eingabe.
3. Klicken Sie auf das Symbol hinter dem Eingabefeld "Vorname".
4. Wählen Sie Menüoption "Mailingliste erstellen".

Die Nutzung der Mailingliste wird hier erläutert.

Serien-E-Mail mit FAKTURA-X

Diese Option bietet sich an, wenn der E-Mailversand mit FAKTURA-X eingerichtet ist und Serien-E-Mail mit FAKTURA-X erstellt werden soll.

1. Öffnen Sie die Dokumentenverwaltung.
2. Öffnen Sie die Texteditor mit der Schaltfläche Text.
3. Schreiben Sie die Nachricht.
4. Wählen Sie im Optionsmenü hinter Druck die Option „Als E-Mail versenden“.
5. Im Dialog E-Mail versenden wird Ihr Text bereits angezeigt.
6. Mit einem Rechtsklick in das Leerfeld oberhalb auf der rechten Seite, können Sie Anhänge hinzufügen, bzw. entfernen.
7. Klicken Sie auf Senden um den Vorgang abzuschließen.

E-Mail versenden

1. Mit werden die Empfänger der Serien-E-Mail ausgewählt.

Die Mailingliste

1. Die Nutzung der Mailingliste wird hier erläutert.
2. Sie können das Mailing nun versenden.

Serienbriefe mit FAKTURA-X

Diese Option bietet sich an, wenn ein Serienbrief mit FAKTURA-X erstellt werden soll.

1. Öffnen Sie die Dokumentenverwaltung.
2. Öffnen Sie die Texteditor mit der Schaltfläche Text.
3. Schreiben Sie die Nachricht.
4. Wählen Sie Menüoption hinter Druck.
5. Die Nutzung der Mailingliste wird hier erläutert.
6. Drucken Sie das Mailing nun aus.

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Fußnoten: