Bankaufträge: Unterschied zwischen den Versionen

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{{WL|Finanzen|Buchhaltung}}
{{WL|Finanzen|Buchhaltung}}


Im Register ''Bankaufträge'' ist das Erstellen von elektronischen Überweisungen, Lastschriften und Abbuchungsaufträgen im SEPA-Format möglich. Es befindet sich im [[Buchhaltung|Buchhaltungsmoduls]]. Dieses wird über {{Menü|Finanzen}} → {{Menü|[[Datei:Preise.png|link=]] Buchhaltung}}, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste {{Taste|F5}} aufgerufen.
Im Register {{Menü|Bankaufträge}} des [[Buchhaltung|Buchhaltungsmoduls]] können SEPA-Dateien zur Verarbeitung in geeigneter Banking-Software wie "StarMoney", "SFirm", "ProfiCash" oder die Online-Internetportale der Banken und Sparkassen erzeugt werden.  
 
Das Modul wird über {{Menü|Finanzen}} → {{Menü|[[Datei:Preise.png|link=]] Buchhaltung}} → Register ''Bankaufträge'', durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste {{Taste|F5}} aufgerufen.
 
{{Tipp1|Zur Nutzung dieses Moduls muss die [[Banking-Schnittstelle|SEPA-Schnittstelle]] freigeschaltet werden. Außerdem muss in den [[Register_Firma|Einstellungen]] die Gläubiger-Identnummer hinterlegt werden}}
 


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File:buchhaltung_bankauftraege.png|gerahmt|ohne|Das Register '''Bankaufträge'''
File:Finanzen_Buchhaltung_Bankauftraege_082024.png|gerahmt|ohne|Das Register '''Bankaufträge'''
 
rect 74 87 134 110 [[Debitoren]]
rect 134 87 204 110 [[Kreditoren]]
rect 204 87 277 110 [[Zahlungen]]
rect 277 87 362 110 [[Bankaufträge]]
rect 362 87 417 110 [[Bücher]]
rect 417 87 488 110 [[Abschluss]]
rect 74 115 127 137 [[Bankaufträge#Aufträge]]
rect 127 115 188 137 [[Bankaufträge#Verträge]]
 


rect 76 91 135 111 [[Debitoren]]
rect 135 91 215 111 [[Mahnwesen]]
rect 301 91 360 111 [[Buchen]]
rect 360 91 449 111 [[Kontenbücher]]
rect 449 91 540 111 [[Schwundbuch]]
rect 540 91 611 111 [[Kreditoren]]
rect 611 91 681 111 [[Abschluss]]


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=Aufträge automatisch verarbeiten=
Forderungen und Verbindlichkeiten erscheinen in diesem Register, wenn Bankdaten, Gutschriften und/oder SEPA-Mandate hinterelgt sind.


==Vorbedingungen==
==Vorbedingungen==
Um [[wikipedia:de:SEPA|SEPA]]-Dateien zu erzeugen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Um einen Bankauftrag als SEPA-Datei zu erstellen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
 
'''Allgemein:'''
* Die SEPA-Schnittstelle muss [[Banking-Schnittstelle|freigeschaltet]] sein
* Die Gläubiger-Identnummer muss in den [[Register_Firma|Firmenangaben]] hinterlegt sein


===Kunden===
{{Tipp1|Wenn die SEPA-Schnittstelle nicht freigeschaltet ist, wird das Register "Bankaufträge" nicht angezeigt}}
Es müssen folgende Voraussetzungen bei Kunden gegeben sein:


* Die Kontodaten des Kunden müssen im [[Kundenstamm|Kundendatensatz]] fehlerfrei hinterlegt sein.
'''Stammdaten (Kunden und Lieferanten)'''
* Für Einzüge muss ein gültiges SEPA-Mandat des Kunden vorliegen. Die Art des Einzugs muss beim Kunden korrekt eingestellt sein.
* Die Bankverbindung eines [[Kundenstamm#Bankdaten|Kunden]] oder [[Lieferantenstamm#Bankdaten|Lieferanten]] muss hinterlegt sein
* Überweisungen oder Lastschriften müssen für den Kunden oder Lieferanten aktiviert sein


===Aufträge===
{{Tipp1|Die Einstellung "Lastschrift" entspricht einem Basis-Lastschriftmandat (B2C), Die Einstellung "Abbuchung" entspricht einem Firmen-Lastschriftmandat (B2B)}}
Es müssen folgende Voraussetzungen bei Aufträgen gegeben sein:


* Es müssen Aufträge von Kunden mit korrekt hinterlegter Kontoverbindung (bei Gutschriften) oder SEPA-Mandat (bei Forderungseinzügen) vorhanden sein.
'''Forderungen oder Verbindlichkeiten'''
* In einem Kundenauftrag muss "[[Konditionen#Zahlungsziele|Lastschrift]]" aktiviert sein
* Beim Kontieren einer [[Kreditoren#Kosten|Lieferantenbestellung]] oder von [[Bestellverwaltung#Überprüfung_der_Einkaufsrechnung|Kosten]] muss die Zahlweise "Einzug" ausgewählt sein


===Firma===
{{Tipp1|Wenn die Zahlungsart "Lastschrift" oder "Abbuchung" beim Kunden bzw. Lieferanten voreingestellt ist, wird die Option "Lastschrift" bzw. "Einzug" automatisch aktiviert}}
Es müssen folgende Voraussetzungen für die Firma gegeben sein:


* Es muss eine Gläubiger-Identnummer hinterlegt sein
===Anzahl der SEPA-Dateien===
* Es muss mindestens eine Bankverbindung hinterlegt und korrekt zugeordnet sein
Es wird für jede Auftragsart mindestens eine SEPA-Datei erzeugt. Bei Lastschriften (B2C) und Abbuchungen (B2B) wird pro Auftragsart und Einzugsdatum eine Datei erzeugt. Bei Gutschriften wird in der Regel nur eine Datei erzeugt.


==Filter==
'''Beispiel:'''<br />
Alle fälligen Aufträge werden in der Liste angezeigt. Ist die Liste nach einer Filteränderung leer, liegen keine Aufträge vor, die den Filterbedingungen entsprechen.


===Datumsfilter===
Es sind folgende Aufträge vorhanden:
Es muss zunächst ein Datum und der Datumsfilter eingestellt werden:  


* Wird ein Intervall ''bis zu einem Datum'' eingestellt, werden alle Aufträge bis zu diesem Datum ausgewählt.
*Fünf Lastschriften (B2C), davon 4 mit einem gemeinsamen Datum und eine weitere mit einem abweichenden Datum  
* Wird ein Intervall ''ab zu einem Datum'' eingestellt, werden alle Aufträge nach diesem Datum ausgewählt.
*Zwei Abbuchungen (B2B) mit einem gemeinsamen Datum.
* Wird ein Intervall ''an einem Datum'' eingestellt, werden alle Aufträge für das Datum ausgewählt.
*Zwei Gutschriften


===Auftragsarten===
Da drei verschiedene Auftragsarten vorhanden sind, müssen mindestens drei Dateien erstellt werden.
Zum Auswählen der passenden Bankaufträge stehen Ihnen mehrere Optionen zur Auswahl:
Da fünf Lastschriften (B2C) mit zwei unterschiedlichen Datumsangaben erstellt werden müssen, werden zwei Dateien erzeugt.
Die Abbuchungen (B2B) werden in einer weiteren Datei gespeichert.


*'''Gutschriften''': Hiermit kann eingestellt werden, ob Gutschriften in der Auswahl berücksichtigt werden sollen.
'''Es werden also insgesamt vier Dateien geschrieben.'''
*'''Anzahl''' und '''Summen''': Hier können Sie ablesen, wie viele Aufträge des Typs ''Gutschrift'' angezeigt werden und wie hoch deren Gesamtsumme ist.


*'''Firmenlastschriften''': Hiermit kann eingestellt werden, ob Firmenlastschriften in der Auswahl berücksichtigt werden sollen.
==Aufträge==
Im Register Aufträge können SEPA-Dateien für Forderungen aus Kundenaufträgen und Verbindlichkeiten aus Lieferantenbestellungen oder Kosten erzeugt werden.
Es besteht außerdem die Möglichkeit, beliebige SEPA-Dateien mit Überweisungen oder Einzügen zu erzeugen.


*'''Anzahl''' und '''Summen''': Hier können Sie ablesen, wie viele Aufträge des Typs ''Firmenlastschrift'' angezeigt werden und wie hoch deren Gesamtsumme ist.
===SEPA-Datei mit einem Auftrag erzeugen===


*'''Basis Lastschriften/Express Lastschriften''': Hiermit kann eingestellt werden, ob Gutschriften in der Auswahl berücksichtigt werden sollen.
{{Popup|filter.bankauftr.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Der Filter zu '''Aufträge'''
|11|28|90|49|[[File:Buchhaltung_Bankauftraege_Auftraege_Popup1_2024.png|gerahmt|ohne|Die '''Filterwahl'''|link=]]
|93|28|172|49|[[File:Buchhaltung_Bankauftraege_Auftraege_Popup2_2024.png|gerahmt|ohne|Der '''Kalenderassistent'''|link=]]
|73|377|172|398|[[File:Buchhaltung_Bankauftraege_Auftraege_Popup3_2024.png|gerahmt|ohne|Der '''Auftragsfilter'''|link=]]
}}


*'''Anzahl''' und '''Summen''': Hier können Sie ablesen, wie viele Aufträge des Typs ''Basis Lastschriften/Express Lastschriften'' angezeigt werden und wie hoch deren Gesamtsumme ist.
Durch die Filteroptionen lässt sich als erstes der Zeitraum der Bankaufträge eingrenzen. Es können daraufhin Einstellungen zu den Forderungen an Kunden sowie zu den Verbindlichkeiten an Lieferanten vorgenommen werden. Außerdem kann unter Optionen ausgewählt werden, ob die Aufträge ausgebucht, rückgefragt oder beibehalten werden sollen.


*'''Zusammenfassen''': Hiermit kann eingestellt werden, ob alle angezeigten Einzüge auf das späteste Datum der Einzüge gesetzt und dann in einer einzelnen SEPA-Datei zusammengefasst werden sollen.


==Summen==
Haben Sie mindestens einen Auftrag mit der Zahlweise Einzug (Lastschrift oder Abbuchung) erstellt, bearbeitet und in den Status ''Rechnung'' versetzt, so können Sie eine SEPA-Datei erzeugen:
*'''Anzahl''' und '''Summen''': Hier können Sie ablesen, wie viele Aufträge angezeigt werden und wie hoch deren Gesamtsumme ist.


==Optionen==
'''So wird's gemacht:'''
Für die Ausgabe und Bearbeitung sind verschiedene Optionen einstellbar.


===Bankauswahl===
# Stellen Sie den gewünschten Datumsfilter ein
*'''Bank''': Falls Sie zwei Bankverbindungen hinterlegt haben, können Sie hier die für den Vorgang zu verwendende auswählen.
# Wählen Sie die gewünschten Auftragsarten aus und geben Sie an, ob Sie Einzüge auf das späteste Datum zusammenfassen möchten.
# Mit <kbd class="light">&#8617;</kbd> oder {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} in der Navigationsleiste werden die Dateien erzeugt.


===Ausbuchen===
{{Achtung|Das Erzeugen einer SEPA-Datei kann nicht rückgängig gemacht werden. Um eine Datei neu zu erstellen, müsste der Auftrag zunächst zurückgebucht werden und so erneut als Rechnung fällig gestellt werden.}}
Exportierte Aufträge können als bezahlt gebucht und abgeschlossen werden. Dies kann auf Wunsch automatisch für alle Aufträge oder nach Rückfrage für jeden einzelnen Auftrag durchgeführt werden.


* ''Ausbuchen'' schließt alle Aufträge ab
===SEPA-Datei ohne Auftrag erzeugen===
* ''Rückfragen'' lässt Sie für jeden Auftrag einzeln entscheiden
Es besteht die Möglichkeit, manuell SEPA-Dateien zu erstellen, also ohne Aufträge oder Bestellungen.
* ''Beibehalten'' belässt die Aufträge im Rechnungsstatus


==Export==
{{Tipp1|Es ist auch möglich, direkt im [[Kundenstamm#Bankdaten|Kundenstamm]] oder im [[Lieferantenstamm#Bankdaten|Lieferantenstamm]] Überweisungen oder Einzüge als SEPA-Datei mit einem Kunden oder Lieferanten zu erstellen}}
Der Export wird mit {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} durchgeführt, die SEPA-Datei kann gespeichert und dann in Bankprogramme eingelesen oder an eine Bank übermittelt werden.
 
Im Unterschied zur Funktion in den Stammdaten ist der Dialog im Buchhaltungsmodul nicht auf einen bestimmten Kunden oder Lieferanten voreingestellt. Es können also beliebige SEPA-Dateien erstellt werden.
 
'''So wird's gemacht:'''
 
# Drücken Sie <kbd class="light">Strg</kbd> + <kbd class="light">N</kbd>. Es öffnet sich der Dialog ''Bankauftrag''.
# Wählen Sie die Auftragsart "Überweisung", "Basis-Lastschrift" oder "Firmenlastschrift".
# Mit {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} wird der Auftrag gespeichert. Es können mit {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} weitere Bankaufträge '''der gleichen Art''' erstellt und hinzugefügt werden.<ref> Es können danach nur noch Bankaufträge der gleichen Art hinzugefügt werden. Es ist also nicht möglich eine Überweisung und eine Basis Lastschrift in einer SEPA-Datei zu speichern.</ref>
# Mit {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} wird die SEPA-Datei erstellt und gespeichert. Sowohl der Speicherort, als auch der Dateiname können frei gewählt werden<ref> Als Speicherort ist hier stets der Exportpfad der Banking-Schnittstelle ausgewählt. Wie Sie diesen dauerhaft ändern können, erfahren Sie [[Banking-Schnittstelle#Aufrufen der Schnittstellenkofiguration|hier]].</ref>.
 
{{Popup|dialog.bankauftr_neu.png|link{{=}}|gerahmt{{!}}ohne{{!}}Der Dialog '''Bankauftrag'''
|106|191|245|213|[[File:Buchhaltung_Bankauftraege_SEPA_Popup1_2024.png|gerahmt|ohne|Die '''Auftragsart'''|link=]]
|320|217|340|238|[[File:Buchhaltung_Bankauftraege_SEPA_Popup2_2024.png|gerahmt|ohne|Die '''Empfängerauswahl'''|link=]]
|205|266|227|287|[[File:Buchhaltung_Bankauftraege_SEPA_Popup3_2024.png|gerahmt|ohne|Der '''Druckassistent'''|link=]]
|106|392|206|413|[[File:Buchhaltung_Bankauftraege_Auftraege_SEPA_Popup4_2024.png|gerahmt|ohne|Der '''Kalkulator'''|link=]]
}}
 
==Verträge==
Im Register Verträge können SEPA-Dateien für Forderungen aus Dauerschuldverhältnissen, also zur Mietzinszahlungen oder Darlehenstilgung erzeugt werden. Das Verfahren ist mit dem Einzug von Forderungen identisch.
 
{{Tipp1|Die Vertragsverwaltung finden Sie [[Kundenstamm#Verträge|hier]]}}
 
[[File:filter.vertraege.png|link=|gerahmt|ohne|Der Filter zu '''Verträge''']]
 
'''So wird's gemacht:'''
 
# Stellen Sie den gewünschten Datumsfilter ein
# Wählen Sie die gewünschten Auftragsarten aus und geben Sie an, ob Sie Einzüge auf das späteste Datum zusammenfassen möchten.
# Mit <kbd class="light">&#8617;</kbd> oder {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} in der Navigationsleiste werden die Dateien erzeugt.


Einzüge und Gutschriften können zwar in einem Arbeitsgang exportiert werden, es werden aber für jede Auftragsart und jedes Auftragsdatum einzelne SEPA-Dateien erstellt.
{{Achtung|Das Erzeugen einer SEPA-Datei kann nicht rückgängig gemacht werden. Um eine Datei neu zu erstellen, müsste der Auftrag zunächst zurückgebucht werden und so erneut als Rechnung fällig gestellt werden.}}


=Einzelaufträge=
===SEPA-Export===
Für die Zahlweisen ''Abbuchung'' und ''Lastschrift'' ist es möglich, [[wikipedia:de:SEPA|SEPA]]-Dateien zu erzeugen. Dafür müssen Verträge mit Abbuchungs- oder Einzugsermächtigungen für das Lastschriftverfahren vorhanden und die Kontodaten im Kundendatensatz fehlerfrei hinterlegt sein.


Mithilfe von {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} kann ein Einzelauftrag angelegt werden.
In der Seitenleiste besteht unter ''Verträge mit Kunden'' die Möglichkeit, die Ansicht auf Verträge mit bestimmten Zahlungsweisen zu begrenzen.
Es werden immer alle Zahlungen als SEPA-Dateien exportiert, die unter den derzeitigen Filtereinstellungen sichtbar sind.
Mittels der Auswahloption ''Lastschriften zusammenfassen'' können Sie festlegen, ob diese separat oder als eine Datei ausgegeben werden sollen.  


[[File:Bankauftrag.png|border|link=]]
Der Export wird mit {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} durchgeführt, die SEPA-Datei kann gespeichert und dann in Bankprogramme eingelesen oder an eine Bank übermittelt werden.


Gehen Sie wie folgt vor:
<!--#####################################################################################################################-->
===Buchungen===
Der Zahlungseingang von Beiträgen kann mit der Schaltfläche {{Menü|[[File:Preise.png|link=]] Buchen}} rechts neben {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} in der Navigationsleiste protokolliert werden.
Bei der Durchführung von Einzügen oder Überweisungen im Register ''Verträge'' des Buchhaltungsmoduls werden automatisch der Vertragssaldo und der Vertragsumsatz aktualisiert. Teilzahlungen sind nicht möglich.


<ol>
Unter ''Aufträge'' in der Seitenleiste haben Sie die Möglichkeit zu definieren, was mit den Buchungen nach dem SEPA-Export geschehen soll.
<li>'''Zunächst müssen Sie das Konto auswählen, für das der Auftrag angelegt werden soll.''' Hierzu haben Sie die Wahl:
* '''Ausbuchen''' schließt die Zahlungen ab und bucht alle Vertragszahlungen ins Kontenbuch.
<ul>
* '''Beibehalten''' nimmt keine Änderung vor. Die Zahlung kann im Anschluss manuell über die Schaltfläche {{Menü|[[File:Preise.png|link=]] Buchen}} registriert werden.
<li>''' ''Firmenkonto'' :''' Das von Ihnen in den Einstellungen hinterlegte Konto.</li>
* '''Rückfragen''' lässt Sie für jeden Vertrag einzeln zwischen den beiden Optionen wählen.  
<li>''' ''Freie IBAN'' :''' Hier können Sie wie gewohnt IBAN und BIC eingeben.</li>
{{Tipp1| Bei einem Klick auf {{Menü|[[File:Preise.png|link=]] Buchen}} wird immer nur auf den gerade ''ausgewählten'' Vertrag eine Zahlung gebucht, '''nicht''' jedoch auf die anderen sichtbaren Verträge.}}
</ul>
<!--#####################################################################################################################-->
</li>
<li> '''Nun können Sie die Art des Auftrags bestimmen.''' Hierzu haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:
<ul>
<li> ''' ''Überweisung'' :''' Der unten angegebene Betrag wird dem Begünstigten überwiesen. Hierbei sollte auf eine fehlerfreie Durchführung geachtet werden, da ein Widerruf der Überweisung häufig nicht möglich ist.</li>
<li> ''' ''Basis Lastschrift'' :''' Mit einem Lastschriftverfahren können Sie den unten festgelegten Betrag vom Kundenkonto einziehen. Die Vorlauffrist für erstmalige Lastschriften betrug fünf Tage, die von wiederkehrenden zwei. Dies wurde jedoch auf einen Tag für die erstmalige und wiederkeherende Lastschrift verkürzt.</li>
<li> ''' ''Express Lastschrift'' :''' Hier galt früher eine verkürzte Vorlauffrist im Vergleich zur ''Basis Lastschrift''. Heute sind beide Varianten eine ''Express Lastschrift''. In der Regel kann bis zu acht Wochen nach Kontobelastung widersprochen werden.</li>
<li> ''' ''Firmenlastschrift'' :''' Auch hier gilt eine Vorlauffrist von einem Tag in allen Fällen. Der Unterschied zur ''Basis-'' bzw. ''Express Lastschrift'' ist die Widerrufsmöglichkeit<ref> Eine Firmenlastschrift kann nur bis zur Einlösung der Lastschrift widerrufen werden.</ref>.</li>
</ul>
</li>
<li> '''Im Feld ''Name'' können Sie den Namen des Zahlers bzw. des Begünstigten eintragen.''' Alternativ können Sie auch auf [[Datei:Finden.png|link=]] neben der Auswahloption ''Name'' klicken und den Empfänger manuell suchen.</li>
<li> '''Handelt es sich '''nicht''' um eine Überweisung, so können Sie zusätzlich die Mandatsreferenz angeben.''' Haben Sie den Empfänger durch die Suchfunktion ausgewählt, so ist die voreingestellte Mandatsreferenz angegeben. </li>
<li> '''Handelt es sich '''nicht''' um eine Überweisung, so können Sie außerdem das SEPA-Mandat ausdrucken.''' Klicken Sie hierzu auf [[Datei:Drucken.png|link=]] neben ''Mandat''. Nun haben Sie die Möglichkeit, das Mandat per Telefax oder E-Mail zu verschicken, abzuspeichern oder einfach auszudrucken.</li>
<li> '''In den Feldern ''Bankleitzahl'', ''BIC'', ''Konto'' und ''IBAN'' können Sie die Kontodaten des Empfängers manuell eingeben.''' Durch klicken auf [[Datei:vkpreis.png|link=]] neben ''IBAN'' wird die IBAN aus den Angaben zu Bankleitzahl, BIC und Kontonummer automatisch ermittelt.</li>
{{Tipp1|Haben Sie die Suchfunktion benutzt, um den Empfänger auszuwählen, so sind diese Felder bereits passend zu den Voreinstellungen des Empfängers ausgefüllt<ref> Für denn Fall, dass diese Daten veraltet/fehlerhaft sind, können sie für das SEPA-Mandat immernoch verändert werden. Wie Sie die Daten im Kundenstamm dauerhaft verändern können, erfahren Sie [[Kundenstamm#Bearbeiten_von_Datens.C3.A4tzen|hier]]</ref>.}}
<li> '''Nun können Sie im Feld ''Betrag'' einen beliebigen Betrag wählen, welcher überwiesen oder eingezogen werden soll.'''</li>
<li> '''Im Feld ''Text'' haben Sie die Möglichkeit dem Auftrag einen Text hinzuzufügen<ref> Sie sollten bei der Wahl des Textes bedenken, dass der Empfänger diesen ebenfalls sehen kann!</ref>.''' Es bietet sich an, hier den Grund des SEPA-Mandats zu nennen.</li>
<li> '''Klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}} um den Bankauftrag der SEPA-Datei hinzuzufügen.''' Es können nun weitere Bankaufträge erstellt und der SEPA-Datei hinzugefügt werden <ref> Sowohl Ihre Bankverbindung, als auch der Auftragstyp können nicht mehr verändert werden.</ref>.
<li> '''Durch Klicken auf {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}} wird die SEPA-Datei erstellt und kann gespeichert werden.''' Sowohl der Speicherort, als auch der Dateiname können frei gewählt werden.
</ol>


===Rückbuchungen===
Beiträge können auch zurückgebucht werden. Die Option {{Menü|[[Datei:Zuruecksetzen.png|link=]] Storno}} bewirkt die Änderung von Vertragssaldo und Vertragsumsatz nach einer Rückbuchung.


----


'''Weiter zu [[Buchen]]'''
<!--####################################################################################################################-->


----
'''Weiter zu [[Bücher]]'''
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{{WL|Finanzen|Buchhaltung}}
{{WL|Finanzen|Buchhaltung}}

Aktuelle Version vom 15. Oktober 2024, 13:07 Uhr

(Finanzen → Buchhaltung → Sie sind auf der Seite: Bankaufträge)

Im Register Bankaufträge des Buchhaltungsmoduls können SEPA-Dateien zur Verarbeitung in geeigneter Banking-Software wie "StarMoney", "SFirm", "ProfiCash" oder die Online-Internetportale der Banken und Sparkassen erzeugt werden.

Das Modul wird über Finanzen → Preise.png Buchhaltung → Register Bankaufträge, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Zur Nutzung dieses Moduls muss die SEPA-Schnittstelle freigeschaltet werden. Außerdem muss in den Einstellungen die Gläubiger-Identnummer hinterlegt werden


DebitorenKreditorenZahlungenBankaufträgeBücherAbschlussBankaufträge#AufträgeBankaufträge#Verträge
Das Register Bankaufträge


Vorbedingungen

Um einen Bankauftrag als SEPA-Datei zu erstellen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Allgemein:

Wenn die SEPA-Schnittstelle nicht freigeschaltet ist, wird das Register "Bankaufträge" nicht angezeigt

Stammdaten (Kunden und Lieferanten)

  • Die Bankverbindung eines Kunden oder Lieferanten muss hinterlegt sein
  • Überweisungen oder Lastschriften müssen für den Kunden oder Lieferanten aktiviert sein
Die Einstellung "Lastschrift" entspricht einem Basis-Lastschriftmandat (B2C), Die Einstellung "Abbuchung" entspricht einem Firmen-Lastschriftmandat (B2B)

Forderungen oder Verbindlichkeiten

Wenn die Zahlungsart "Lastschrift" oder "Abbuchung" beim Kunden bzw. Lieferanten voreingestellt ist, wird die Option "Lastschrift" bzw. "Einzug" automatisch aktiviert

Anzahl der SEPA-Dateien

Es wird für jede Auftragsart mindestens eine SEPA-Datei erzeugt. Bei Lastschriften (B2C) und Abbuchungen (B2B) wird pro Auftragsart und Einzugsdatum eine Datei erzeugt. Bei Gutschriften wird in der Regel nur eine Datei erzeugt.

Beispiel:

Es sind folgende Aufträge vorhanden:

  • Fünf Lastschriften (B2C), davon 4 mit einem gemeinsamen Datum und eine weitere mit einem abweichenden Datum
  • Zwei Abbuchungen (B2B) mit einem gemeinsamen Datum.
  • Zwei Gutschriften

Da drei verschiedene Auftragsarten vorhanden sind, müssen mindestens drei Dateien erstellt werden. Da fünf Lastschriften (B2C) mit zwei unterschiedlichen Datumsangaben erstellt werden müssen, werden zwei Dateien erzeugt. Die Abbuchungen (B2B) werden in einer weiteren Datei gespeichert.

Es werden also insgesamt vier Dateien geschrieben.

Aufträge

Im Register Aufträge können SEPA-Dateien für Forderungen aus Kundenaufträgen und Verbindlichkeiten aus Lieferantenbestellungen oder Kosten erzeugt werden. Es besteht außerdem die Möglichkeit, beliebige SEPA-Dateien mit Überweisungen oder Einzügen zu erzeugen.

SEPA-Datei mit einem Auftrag erzeugen

Der Filter zu Aufträge
Die Filterwahl
Der Kalenderassistent
Der Auftragsfilter

Durch die Filteroptionen lässt sich als erstes der Zeitraum der Bankaufträge eingrenzen. Es können daraufhin Einstellungen zu den Forderungen an Kunden sowie zu den Verbindlichkeiten an Lieferanten vorgenommen werden. Außerdem kann unter Optionen ausgewählt werden, ob die Aufträge ausgebucht, rückgefragt oder beibehalten werden sollen.


Haben Sie mindestens einen Auftrag mit der Zahlweise Einzug (Lastschrift oder Abbuchung) erstellt, bearbeitet und in den Status Rechnung versetzt, so können Sie eine SEPA-Datei erzeugen:

So wird's gemacht:

  1. Stellen Sie den gewünschten Datumsfilter ein
  2. Wählen Sie die gewünschten Auftragsarten aus und geben Sie an, ob Sie Einzüge auf das späteste Datum zusammenfassen möchten.
  3. Mit ↩ oder Start.png Start in der Navigationsleiste werden die Dateien erzeugt.
Das Erzeugen einer SEPA-Datei kann nicht rückgängig gemacht werden. Um eine Datei neu zu erstellen, müsste der Auftrag zunächst zurückgebucht werden und so erneut als Rechnung fällig gestellt werden.

SEPA-Datei ohne Auftrag erzeugen

Es besteht die Möglichkeit, manuell SEPA-Dateien zu erstellen, also ohne Aufträge oder Bestellungen.

Es ist auch möglich, direkt im Kundenstamm oder im Lieferantenstamm Überweisungen oder Einzüge als SEPA-Datei mit einem Kunden oder Lieferanten zu erstellen

Im Unterschied zur Funktion in den Stammdaten ist der Dialog im Buchhaltungsmodul nicht auf einen bestimmten Kunden oder Lieferanten voreingestellt. Es können also beliebige SEPA-Dateien erstellt werden.

So wird's gemacht:

  1. Drücken Sie Strg + N. Es öffnet sich der Dialog Bankauftrag.
  2. Wählen Sie die Auftragsart "Überweisung", "Basis-Lastschrift" oder "Firmenlastschrift".
  3. Mit Sichern.png Sichern wird der Auftrag gespeichert. Es können mit Neu.png Neu weitere Bankaufträge der gleichen Art erstellt und hinzugefügt werden.[1]
  4. Mit Start.png Start wird die SEPA-Datei erstellt und gespeichert. Sowohl der Speicherort, als auch der Dateiname können frei gewählt werden[2].
Der Dialog Bankauftrag
Die Auftragsart
Die Empfängerauswahl
Der Druckassistent
Der Kalkulator

Verträge

Im Register Verträge können SEPA-Dateien für Forderungen aus Dauerschuldverhältnissen, also zur Mietzinszahlungen oder Darlehenstilgung erzeugt werden. Das Verfahren ist mit dem Einzug von Forderungen identisch.

Die Vertragsverwaltung finden Sie hier
Der Filter zu Verträge

So wird's gemacht:

  1. Stellen Sie den gewünschten Datumsfilter ein
  2. Wählen Sie die gewünschten Auftragsarten aus und geben Sie an, ob Sie Einzüge auf das späteste Datum zusammenfassen möchten.
  3. Mit ↩ oder Start.png Start in der Navigationsleiste werden die Dateien erzeugt.
Das Erzeugen einer SEPA-Datei kann nicht rückgängig gemacht werden. Um eine Datei neu zu erstellen, müsste der Auftrag zunächst zurückgebucht werden und so erneut als Rechnung fällig gestellt werden.

SEPA-Export

Für die Zahlweisen Abbuchung und Lastschrift ist es möglich, SEPA-Dateien zu erzeugen. Dafür müssen Verträge mit Abbuchungs- oder Einzugsermächtigungen für das Lastschriftverfahren vorhanden und die Kontodaten im Kundendatensatz fehlerfrei hinterlegt sein.

In der Seitenleiste besteht unter Verträge mit Kunden die Möglichkeit, die Ansicht auf Verträge mit bestimmten Zahlungsweisen zu begrenzen. Es werden immer alle Zahlungen als SEPA-Dateien exportiert, die unter den derzeitigen Filtereinstellungen sichtbar sind. Mittels der Auswahloption Lastschriften zusammenfassen können Sie festlegen, ob diese separat oder als eine Datei ausgegeben werden sollen.

Der Export wird mit Start.png Start durchgeführt, die SEPA-Datei kann gespeichert und dann in Bankprogramme eingelesen oder an eine Bank übermittelt werden.

Buchungen

Der Zahlungseingang von Beiträgen kann mit der Schaltfläche Preise.png Buchen rechts neben Start.png Start in der Navigationsleiste protokolliert werden. Bei der Durchführung von Einzügen oder Überweisungen im Register Verträge des Buchhaltungsmoduls werden automatisch der Vertragssaldo und der Vertragsumsatz aktualisiert. Teilzahlungen sind nicht möglich.

Unter Aufträge in der Seitenleiste haben Sie die Möglichkeit zu definieren, was mit den Buchungen nach dem SEPA-Export geschehen soll.

  • Ausbuchen schließt die Zahlungen ab und bucht alle Vertragszahlungen ins Kontenbuch.
  • Beibehalten nimmt keine Änderung vor. Die Zahlung kann im Anschluss manuell über die Schaltfläche Preise.png Buchen registriert werden.
  • Rückfragen lässt Sie für jeden Vertrag einzeln zwischen den beiden Optionen wählen.
Bei einem Klick auf Preise.png Buchen wird immer nur auf den gerade ausgewählten Vertrag eine Zahlung gebucht, nicht jedoch auf die anderen sichtbaren Verträge.

Rückbuchungen

Beiträge können auch zurückgebucht werden. Die Option Zuruecksetzen.png Storno bewirkt die Änderung von Vertragssaldo und Vertragsumsatz nach einer Rückbuchung.


Weiter zu Bücher

(Finanzen → Buchhaltung → Sie sind auf der Seite: Bankaufträge)

Fußnoten:

  1. ↑ Es können danach nur noch Bankaufträge der gleichen Art hinzugefügt werden. Es ist also nicht möglich eine Überweisung und eine Basis Lastschrift in einer SEPA-Datei zu speichern.
  2. ↑ Als Speicherort ist hier stets der Exportpfad der Banking-Schnittstelle ausgewählt. Wie Sie diesen dauerhaft ändern können, erfahren Sie hier.
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