Vorbereitungen für die E-Rechnung

In diesem Abschnitt werden die notwendigen Vorbereitung zur Nutzung der E-Rechnung beschrieben. Dabei werden die notwendigen Vorbereitungen für das Erstellen und das Empfangen von E-Rechnungen behandelt.

Antworten zu Problemen mit E-Rechnungen in FAKTURA-X erhalten Sie hier

Zu diesem Thema können Sie sich ein kurzes Lernvideo ansehen!
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Grundlegendes

Für die Nutzung der E-Rechnungsfunktionalität müssen die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden. Im Gegensatz zu Angaben auf Belegen auf Papier oder als PDF sind die Vorgaben für Angaben zum Unternehmen und Konditionen sehr genau definiert.

Voraussetzungen für den Versand von E-Rechnungen

Sollten die Vorgaben nicht dem geforderten Standard entsprechen, kommt es zu Problemen durch inkompatible Rechnungsstellungen.

Die Empfänger von E-Rechnungen werden diese prüfen und bei nicht korrekter Ausführung zurückweisen, also nicht bezahlen.

Die Anwendung ersetzt fehlende Rechnungskonditionen und Angaben mit Ersatzwerten, die nicht unbedingt den gewünschten Werten entsprechen. Sollten unerwünschte Rechnungskonditionen oder Angaben in Rechnungen vorliegen, sind falsche Vorgaben die Ursache.

Daher sollten die Einstellungen sorgfältig kontrolliert und Korrekturen vor der Ausfertigung einer E-Rechnung durchgeführt werden.

Bei unerwünschten Rechnungskonditionen oder Angaben in Rechnungen müssen die Einstellungen und Konditionen untersucht werden.

Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen

Beim Empfang von E-Rechnung muss die Zuordnung zu einem Lieferanten möglich sein.

Sollte die Zuordnung nicht möglich sein, muss ein Lieferant manuell zugeordnet werden

Aktualisierung der Basisdaten

Alle hier angegebenen Vorgaben sind notwendig

Zahlweisen

In den Einstellungen → Register Hilfstabellen → Unterregister Zahlweisen müssen die Codes für hinterlegte Zahlweisen korrekt zugeordnet werden. Nicht notwendige Zahlweisen müssen entfernt werden. Doppelte Einträge müssen entfernt werden. Es wird empfohlen, die als Referenz angegebenen Angaben zu verwenden.

Für E-Rechnungen ist die eindeutige Zuordnung von Codes zu Zahlweisen erforderlich.

Eine genaue Beschreibung steht hier.

Firmierung

Prüfen Sie, ob in einem Feld Informationen hinterlegt wurden, die nicht zum vorgesehenen Inhalt des Feldes passen, und entfernen Sie diese

In den Einstellungen → Register Firma müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

• Umsatzsteuer Identnummermuss im Format DE123456789 angegeben werden, wenn eine solche vorhanden ist
• Steuernummer (ELSTER) muss im Format 123/4567/8901 muss immer angegeben werden, es handelt sich dabei um die örtliche Steuernummer (Bundesland/Finanzamt/persönliche Nummer)
• Steuernummer (Formular) muss für den Ausdruck von Briefbögen angegeben werden, hier ist die Umsatzsteuernummer anzugeben, wenn eine solche vorhanden ist, ansonsten die örtliche Steuernummer, jeweils mit der zugehörogen Bezeichnung, beispielsweise USt. Ident DE123456789 oder St. Nr. 123/4567/8901

Wenn beide Nummern angegeben werden, verwendet die Anwendung die Umsatzsteuernummer in E-Rechnungen

• Wirtschafts Identnummermuss im Format DE123456789-12345 angegeben werden. Die Nummer entspricht der USt- Identnummer, wenn diese vorhanden ist und wird durch ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt, in der Regel -0001'

Wenn keine USt.-Identnummer und keine Handelsregistrierung angegeben werden, verwendet die Anwendung die W-Ident in E-Rechnungen

• Registrierung muss angegeben werden, wenn eine Handelsregistrierung vorhanden ist, beispielsweise regsistriert beim AG Posemukl HRX 123456
• Die Bankverbindung muss angegeben werden, wenn Kunden Forderungen auf ein Konto überweisen sollen

Für E-Rechnungen sind korrekte Unternehmensdaten erforderlich.

Eine genaue Beschreibung steht hier

Aktualisierung der Kundendaten

Prüfen Sie, ob in einem Feld Informationen hinterlegt wurden, die nicht zum vorgesehenen Inhalt des Feldes passen, und entfernen Sie diese

Zahlweise

Zahlweise und Zahlungsziele müssen geprüft, korrigiert werden und den Vorgaben entsprechen.

Eine genaue Beschreibung steht hier

E-Rechnungsart

Wählen Sie aus, ob der Kunde X-Rechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erhalten soll. Dies wird hier beschrieben.

Leitweg-Identnummer

Eine Leitweg-Identnummer kann für den E-Rechnungsversand angegeben werden:

• Hinter der Option E-Rechnung
• In einer für den Rechnungsversand vorgesehenen Zusatzadresse

Wird keine Leitweg-Identnummer angegeben, wird die Kundennummer verwendet

E-Mail

Eine E-Mailadresse muss für den E-Rechnungsversand angegeben werden:

• Eine allgemeine E-Mailadresse
• Eine E-Mailadresse bei einer zusätzlichen Rechnungsadresse
• Eine E-Mailadresse bei einer zusätzlichen Kontaktangabe

Eine genaue Beschreibung steht hier

Steuernummer

Eine Steuernummer des Kunden muss angegeben werden.

Bankverbindung

Eine IBAN und die Einzugsart muss angegeben werden, sofern der Kunde per SEPA-Lastschrift bezahlt.

Eine genaue Beschreibung steht hier

Aktualisierung der Lieferantendaten

Alle hier angegebenen Vorgaben sind notwendig

Zahlweise

Zahlweise und Zahlungsziele müssen geprüft, korrigiert werden und den Vorgaben entsprechen.

Eine genaue Beschreibung steht hier

Kundennummer beim Lieferanten

Die Kundenummer bei dem Lieferanten muss als Lieferantennummer hinterlegt sein. Wenn bereits eine andere Nummer hinterlegt ist, muss ersatzweise das Feld „Suchbegriff“ verwendet werden.

Eine genaue Beschreibung steht hier.

Bankverbindung

Eine IBAN muss angegeben werden, sofern der Lieferant per SEPA-Überweisung bezahlt wird.

Eine genaue Beschreibung steht hier.

Problemlösung

Antworten zu Problemen mit E-Rechnungen in FAKTURA-X erhalten Sie hier.