Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gestaltet sich für Anwender immer dann schwierig, wenn der Steuerberater vermutet, dass seine Honorarforderungen beim Einsatz von FAKTURA-X sinken werden.
Wie kalkuliert der Steuerberater?
Natürlich hat Ihr Steuerberater gefordert, man möge eine geeignete Unternehmenslösung einsetzen, auf Honorare will er aber deshalb nicht verzichten. Dazu muss man wissen, dass Steuerberater in der Regel ihre Brötchen nicht mit "Steuerberaten" sondern mit Buchhaltung verdienen. Das geht, vereinfacht gesagt, so:
Der Steuerberater lässt eine Arbeitskraft für 8,84 €/Stunde zzgl. Nebenkosten, wir runden mal auf 10,00 € pro Stunde inklusive Arbeitgeberbelastung auf (Stand Januar 2017), Belege abtippen (in der vornehmen Sprache der Steuerberater heißt das "kontieren"). Eine Arbeitskraft schafft ca. 30 Belege pro Stunde. Der Mandant zahlt pro Beleg 1,00 €. Macht 30,- Umsatz bei 10,00 € Kosten. Diese vollkommen sinnlose Tätigkeit bringt dann pro Tag 160,00 €, im Monat 3.200,00 € Ertrag, und das pro Arbeitskraft! Das ist mehr, als so mancher Unternehmer verdient. Falls Sie sich also fragen, wer die neue Luxuslimousine Ihres Steuerberaters finanziert hat,...
Warum der Steuerberater nicht mit offenen Karten spielt
Zum Bedauern der Steuerberater gibt es seit Jahrzehnten für Unternehmen die Möglichkeit, die Buchhaltung mit Computerunterstützung selbst zu erledigen. Dadurch ist aber die einträgliche Einnahmequelle "Abtippen von Belegen, die aus dem Computer kommen" der Steuerberater gefährdet. Der findige Steuerberater vermeidet, dass ihm die Felle wegschwimmen mit einschlägigen Erklärungen, die oft mit "Toll, dass Sie eine Software verwenden wollen, aber ausgerechnet bei Ihnen..." beginnen und mit "... daher wird die Buchhaltung bei Ihnen auch nach Einsatz der neuen Software nicht billiger werden" enden. Der Steuerberater freut sich auf DATEV- aufbereitete Umsatzdaten für das Kanzlei-Rechnungswesen, dadurch spart er nämlich viel Zeit, also Stundenlohn. Bei gleichen Honorarforderungen.
Die DATEV eG hat schon 2004 in Ihrer KMU-Hauszeitschrift gefordert, Steuerberater sollen sich weniger mit Buchhaltung und anderen Tätigkeiten beschäftigen, die der Mandant mit Software schneller und kostengünstiger abdecken kann. Seitdem hat sich aber nicht viel geändert.
Wir bieten unseren Anwendern an, sie bei den Verhandlungen mit dem Steuerberater zu unterstützen. Das fängt damit an, dass wir dem Steuerberater Referenzen anbieten, um seine Argumente zu entkräften.
Wir erläutern dem Steuerberater auch gerne die Verfahrenweisen für den Datenaustausch zwischen FAKTURA-X und DATEV.
Sollte das alles nicht fruchten, können Sie den Steuerberater übrigens jederzeit wechseln. In der Regel ist das sogar recht einfach. Der Steuerberater darf übrigens nicht unbegründet Daten zurückhalten, diese sind nämlich Ihr Eigentum. Er darf auch nicht den Wechsel behindern, dabei macht er sich unter Umständen sogar strafbar.
Sollte Ihr Steuerberater zu einer echten Zusammenarbeit bereit sein, muss der Anwender festlegen, welche Informationen der Steuerberater erhalten soll, was er wissen soll und was er nicht benötigt:
Welche Vorteile hat die Buchhaltung mit FAKTURA-X
Primäres Element ist der Monatsabschlussbericht. Dieser enthält die Umsätze "Großhandel" und "Abholmarkt", die Offenen Forderungen und Umsatzsteuerwerte, den Einkauf und die Kosten der Betriebsführung, Offene Verbindlichkeiten und Vorsteuerwerte.
Im Kassenbuch sind alle Geldbewegungen eingetragen inkl. Zahlungen auf Rechnungsumsätze und Tagesabschlüsse der Kasse. Diese enthalten im Übrigen keine Umsatzsteuer, da diese auf den Belegen bereits angegeben ist und im Monatsabschlussbericht berücksichtigt wurde. Das Kassenbuch ist für den Steuerberater lediglich zur Kenntnisnahme gedacht. Ebenfalls nur zur Kenntnisnahme sind die Tagesberichte der Registrierkassen. Journale sind bei Soll-Versteuerung ebenfalls nur zur Kenntnisnahme gedacht. Bei Ist-Versteuerung sollte ein Journal mit den Einnahmen ausgegeben werden und den Abschnitt "Auftragsumsätze" des Monatsabschluss ersetzen.
Das Untergliedern nach Debitoren oder Kreditoren ist nicht zwangsläufig notwendig, kann aber im Monatsabschlussbericht aktiviert werden. Sinnvoller ist die Aufschlüsselung nach Sachkonten und Kostenarten, auch das ist im Abschlussbericht möglich. Sollen beide Aufschlüsselungen durchgeführt werden, muss der Bericht mit den entsprechenden Einstellungen zweimal ausgegeben werden.
Schwundbücher für Ware und Pfand sowie Inventurlisten für Ware und Pfand können für Jahresabschlüsse erstellt werden.
Lohnt sich die DATEV- Schnittstelle?
Als Faustformel kann gelten, dass die DATEV- Schnittstelle sich bereits dann lohnt, wenn der Steuerberater monatlich mehr als 100,- € für Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung berechnet (also ohne den Jahresabschluss und ohne die Lohnbuchhaltung).
Wenn der Steuerberater die Ausgangsrechnungen manuell kontiert und pro Beleg abrechnet, ergibt dich die Honorarforderung aus der Anzahl der Belege, ansonsten werden teilweise auch Pauschalen vereinbart.
Schon bei 50 Belegen pro Monat und einem Preis von 1,- € pro Beleg ergeben sich 50,- € Ersparnis pro Monat. Die DATEV- Schnittstelle kostet 600,- € und hätte sich dann nach einem Jahr amortisiert. Bei einer pauschalen Vereinbarung muss der Steuerberater angeben, um welchen Betrag die Pauschale gekürzt würde.
Die Kosten für die Belegerfassung in der Kreditorenbuchhaltung lassen sich analog zur Debitorenbuchhaltung berechnen. Im Unterschied muss aber hier die Erfassung der Belege in FAKTURA-X manuell erfolgen, da die Belege nicht, wie bei Ausgangsrechnungen, in FAKTURA-X erzeugt werden. Die Kreditorenbuchhaltung kann jedoch auch hier viel Aufwand ersparen, da die Rechnungseingangsprüfung im Einkauf, Bestandsführung und Kalkulation teilautomatisiert werden. Das Erfassen ist schnell und einfach möglich und bietet auch Funktionen zur Realisation des "papierlosen Büros".
Durch die Verwendung der Buchhaltung in FAKTURA-X wird die Führung des Kassenbuchs, Liquiditätsplanung und Zahlungsausgleich vereinfacht. Die DATEV Schnittstelle wird zusammen mit der SEPA- Schnittstelle ausgeliefert, was den Einzug von Lastschriften wesentlich vereinfacht und so weitere Vereinfachungen mit sich bringt.