Kassenabrechnung: Unterschied zwischen den Versionen

Aus FAKTURA-X Wiki
Zur Navigation springen Zur Suche springen
 
(20 dazwischenliegende Versionen von 4 Benutzern werden nicht angezeigt)
Zeile 2: Zeile 2:
----
----


Um eine Abrechnung (Schicht- oder Tagesabrechnung) zu erstellen, öffnen Sie die Kassenabrechnung über das Hauptmenü {{Menü|Kassensystem}} → {{Menü|[[File:Drucken.png|link=]] Kassenabrechnung}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|F9}}. Alternativ können Sie die Kassenabrechnung im [[Kasse|Kassendialog]] über {{Menü|[[Datei:Preise.png|link=]] Abschluß}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|F10}} öffnen. Eine Schichtabrechnung erfolgt für ''einen'' Kassierer. Eine Tagesabrechnung wird für ''alle'' Kassierer durchgeführt. Im Dialog „Abrechnungsassistent“ werden die Einstellungen für die Abrechnung vorgenommen. Der Dialog ist für die Benutzung mit berührungsempfindlichen Bildschirmen geeignet.
Um eine Abrechnung (Schicht- oder Tagesabrechnung) zu erstellen, öffnen Sie die Kassenabrechnung über das Hauptmenü {{Menü|Kassensystem}} → {{Menü|[[File:Drucken.png|link=]] Kassenabrechnung}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|F9}}. Alternativ können Sie die Kassenabrechnung im [[Kasse|Kassendialog]] über {{Menü|[[Datei:Preise.png|link=]] Abschluß}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|F10}} öffnen. Der Dialog ist für die Benutzung mit berührungsempfindlichen Bildschirmen geeignet.


Nach dem Erstellen einer Abrechnung wird der aktuelle Kassierer automatisch abgemeldet und seine Schicht
==Schicht- und Tagesabrechnungen==
beendet.
Wählen Sie den gewünschten Abrechnungstyp.
 
*Eine '''Schichtabrechnung''' bezieht sich nur auf die Schicht einer Person und wird am Ende dieser durchgeführt. Nach dem Erstellen einer Schichtabrechnung wird der aktuelle Kassierer automatisch abgemeldet und seine Schicht beendet.
 
*Eine '''Tagesabrechnung''' schließt alle Schichten ein und wird am Ende des Tages durchgeführt. Hier besteht zusätzlich die Option, die Kassenumsätze an das Kontenbuch zu übergeben. Tagesabschlüsse werden zwecks der Nachvollziehbarkeit automatisch fortlaufend nummeriert. Der Abrechnungsraum einer Tagesabrechnung sollte sich '''zeitlich nicht''' mit dem vorherigen '''überschneiden'''.
<!--######################################################################################################################-->
<!--######################################################################################################################-->
==Schichtabrechnung==
Um eine Schichtabrechnung durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:


[[File:abrechnung_assist1.png|border|link=]][[File:abrechnung_assist2.png|border|link=]]
==Abrechnung erstellen==
Der Assistent hilft Ihnen beim Erstellen von Abrechnungen.
 
===Abrechnungsarten===
Wählen Sie die Abrechnungsart. Wählen Sie '''Schichtabrechnung erstellen (X-Bon)''' oder '''Tagesabrechnung erstellen (Z-Bon)'''.  


#Wählen Sie „Schichtabrechnung erstellen (X-Bon)". Wenn die [[Register Administration#Benutzerkonten|Benutzerverwaltung]] nicht aktiv ist oder die [[Benutzerstamm#Rechte|Berechtigung]] für Tagesabrechnungen nicht vorhanden ist, wird der Abrechnungstyp automatisch ausgewählt und dieser Schritt ausgeblendet
[[File:abrechnung_assist1.png|gerahmt|links|link=]]<div class="tleft" style="clear:none;">
#Wählen Sie mit den Pfeiltasten oder in der Auswahlliste den Kassierer aus, der abgerechnet werden soll. Wenn die Benutzerverwaltung nicht aktiv ist oder die Berechtigung für das Editieren von Schichtabrechnungen nicht vorhanden ist, wird das Kassiererkonto automatisch ausgewählt und dieser Schritt ausgeblendet
#Bestätigen Sie die Auswahl mit {{Menü|[[Datei:Weiter.png|link=]]Weiter}}


===Schichtabrechnung===
Wenn die [[Register Administration#Benutzerkonten|Benutzerverwaltung]] nicht aktiv ist oder die [[Benutzerstamm#Rechte|Berechtigung]] für Tagesabrechnungen nicht vorhanden ist, wird der Abrechnungstyp automatisch ausgewählt und dieser Schritt ausgeblendet.
[[File:abrechnung_assist2.png|gerahmt|ohne|link=]]</div>
<div style="clear:both;"></div> <!--  *  LEERES DIV, UM FLOAT-EIGENSCHAFT ZU CLEAREN. FUNKTIONIERT SOWEIT, CLEAFIX IN CSS WÄRE SCHÖNER* --> 
Wählen Sie mit den Pfeiltasten oder in der Auswahlliste den '''Kassierer''' aus, der abgerechnet werden soll. Wenn die Benutzerverwaltung nicht aktiv ist oder die Berechtigung für das Editieren von Schichtabrechnungen nicht vorhanden ist, wird das Kassiererkonto automatisch ausgewählt und dieser Schritt ausgeblendet.
'''Bestätigen Sie die Auswahl''' mit {{Menü|[[Datei:Weiter.png|link=]]Weiter}}.
Mit {{Menü|[[Datei:Abbruch.png|link=]] Abbruch}} oder {{Taste|Esc}} wird der Assistent beendet.
Mit {{Menü|[[Datei:Abbruch.png|link=]] Abbruch}} oder {{Taste|Esc}} wird der Assistent beendet.


===Abrechnungszeitraum einstellen===
Stellen Sie den '''Zeitraum des Abrechnungsintervalls''' ein<ref>Wenn die Berechtigung für das Editieren von Schichtabrechnungen nicht vorhanden ist, darf sich der Zeitraum einer Abrechnung nicht mit zuvor durchgeführten Abrechnungen überschneiden.</ref>:
[[File:kassenabrechnung_zeitraum.png|gerahmt|Einstellen des '''Abrechnungsintervalls'''|ohne|link=]]
Stellen Sie '''Schichtbeginn und -ende''' mithilfe der Eingabefelder ein. {{Menü|Start}} setzt die Zeitangabe auf den Zeitpunkt zurück, an dem der aktuelle Kassierer sich angemeldet hat. {{Menü|Ende}} trägt den jetzigen Zeitpunkt ein.
'''Bestätigen''' Sie die Einstellungen mit {{Menü|[[Datei:Weiter.png|link=]]Weiter}}.
===Kasseninhalt zählen===
Geben Sie nun den '''aktuellen Kasseninhalt''' an:
[[File:kassenabrechnung_kasseninhalt.png|gerahmt|Eintragen des '''Kasseninhalts'''|ohne|link=]]
'''Zählen Sie die Banknoten.''' Durch Anwahl einer Schaltfläche für Banknoten wird die Schreibmarke im Eingabefeld platziert und die Anzahl kann eingetragen werden.
'''Zählen Sie die Münzen.''' Durch Anwahl einer Schaltfläche für Münzen wird die Schreibmarke im Eingabefeld platziert und die Anzahl kann eingetragen werden.
Die Eingabe der Anzahl kann im Nummernfeld erfolgen. Mit {{Menü|[[File:pfeillinks.png|link=]]}} und {{Menü|[[File:pfeilrechts.png|link=]]}} kann jeweils zum vorigen oder nächsten Eingabefeld gesprungen werden. Mit {{Menü|&larr; DEL}} wird das zuletzt eingegebene Zeichen aus dem Eingabefeld entfernt, mit {{Menü|CLEAR}} der gesamte Feldinhalt gelöscht<ref>Die Eingaben können auch mit der Tastatur erfolgen, <Tab> springt zum nächsten Eingabefeld.</ref>.
{{Hinweis|Nach einem Beschluss des Bundesfinanzhof vom 16.2.2016 (Akz. X B 41/16) ist das separate Aufführen der gezählten Münzen und Banknoten nicht vorgeschrieben}}
'''Bestätigen Sie die Auswahl''' mit {{Menü|[[Datei:Weiter.png|link=]]Weiter}}.
===Abrechnungsoptionen===
In der '''Zusammenfassung''' werden die gezählten Kasseninhalte angezeigt und Druckoptionen angeboten.
Dabei stehen ihnen folgende Optionen bei beiden Abrechnungen zur Auswahl:


Stellen Sie den Zeitraum des Abrechnungsintervalls ein<ref>Wenn die Berechtigung für das Editieren von Schichtabrechnungen nicht vorhanden ist, darf sich der Zeitraum einer Abrechnung nicht mit zuvor durchgeführten Abrechnungen überschneiden.</ref> und geben Sie den Kasseninhalt an:
*'''Ein/Auszahlungen einbeziehen:'''  Bestimmt, ob Ein- oder Auszahlungen, also Geldbeträge die nicht bei einem Kassiervorgang aus der Kasse ent- oder eingenommen wurden, bei der Ermittlung des Sollbetrags berücksichtigt werden sollen.
*'''Gutscheine einbeziehen:''' Bestimmt, ob Gutscheintransaktionen (Kauf eines Gutscheins und eventuelle Auszahlungen von Restguthaben) bei der Ermittlung des Sollbetrags berücksichtigt werden sollen.
*'''Vorlage einbeziehen:''' Wenn diese Option aktiviert ist, wird bei der Ermittlung des Umsatzes die Kassenvorlage vom tatsächlichen Kasseninhalt abgezogen.


[[File:abrechnung_assist3.png|border|link=]]
{{Hinweis|Diese Option sollte aktiviert werden, wenn die Wechselgeldvorlage nicht vor dem Zählen abgetrennt wurde.}}


#Stellen Sie Schichtbeginn und -ende mithilfe der Felder ein. Zusätzlich kann mit {{Menü|Start}} die Vorgabe aus den Öffnungszeiten, welche in der [[Register Einstellungen#Regionale_Optionen|Konfiguration]] hinterlegt wurden, eingestellt werden; {{Menü|Ende}} stellt den jetzigen Zeitpunkt ein.
In den ''[[Register_Kassensystem#Kassenoptionen|Kassenoptionen]]'' kann ein Standardwert für die Vorlage hinterlegt werden. Alternativ können Sie den Wert mittels der Pfeiltasten rechts des Eingabefeldes manuell eingeben.  
#Bestätigen Sie die Einstellungen mit {{Menü|[[Datei:Weiter.png|link=]]Weiter}}.
*'''Buchungen gliedern:'''  Ist diese Option aktiv, werden detaillierte Informationen über die registrierten Buchungen auf der Kassenabrechnung vermerkt. Der Abschnitt gibt Aufschluss über den Betrag der Bar - und EC-Transaktionen, sowie über Pfandbuchungen, Ein/Auszahlungen und Gutscheine.  


[[File:abrechnung_assist4.png|border|link=]]


#Zählen Sie die Banknoten. Durch Anwahl einer Schaltfläche für Banknoten wird die Schreibmarke im Eingabefeld platziert und die Anzahl kann eingetragen werden.
====Schichtabrechnung====
#Zählen Sie die Münzen. Durch Anwahl einer Schaltfläche für Münzen wird die Schreibmarke im Eingabefeld platziert und die Anzahl kann eingetragen werden.
[[File:kassenabrechnung_schicht.png|gerahmt|links|Die Zusammenfassung bei der '''Schichtabrechnung'''|link=]]<div class="tleft" style="clear:none;">
#Die Eingabe der Anzahl kann im Nummernfeld erfolgen. Mit {{Menü|[[File:pfeillinks.png|link=]]}} und {{Menü|[[File:pfeilrechts.png|link=]]}} kann jeweils zum vorigen oder nächsten Eingabefeld gesprungen werden. Mit {{Menü|&larr; DEL}} wird das zuletzt eingegeben Zeichen aus dem Eingabefeld entfernt, mit {{Menü|CLEAR}} der gesamte Feldinhalt gelöscht<ref>Die Eingaben können auch mit der Tastatur erfolgen, <Tab> springt zum nächsten Eingabefeld.</ref>.
#Bestätigen Sie die Auswahl mit {{Menü|[[Datei:Weiter.png|link=]]Weiter}}.


Sie gelangen dann zur Zusammenfassung. Dort werden die gezählten Kasseninhalte angezeigt und Druckoptionen angeboten.
Bei dieser Abrechnung steht die folgende Option zur Auswahl:


Dabei stehen ihnen folgende Optionen zur Auswahl:
*'''Stundenzettel drucken:''' Ist für den aktiven Kassierer ein Stundenlohn hinterlegt, kann über diese Option ein Stundenzettel erstellt werden, auf dem der Schichtlohn vermerkt ist.


*Die Option „Zählliste drucken“ ermöglicht die Kontrolle der eingegebenen Zählmengen anhand des Ausdrucks
{{Hinweis|Dazu muss die Benutzerverwaltung aktiviert sein}}
*Die Option „Soll-Ist-Vergleich“ gibt eventuelle Kassendifferenzen auf der Zusammenfassung aus
*Die Option „Vorlage einbeziehen“ berücksichtigt bei der Berechnung von Kassendifferenzen die Wechselgeldvorlage<ref>Diese Option sollte aktiviert werden, wenn die Wechselgeldvorlage nicht vor dem Zählen abgetrennt wurde.</ref>
*Die Option „Buchungen gliedern“ unterteilt Umsätze auf dem Ausdruck nach den Zahlweisen
*Die Option „Umsätze gliedern“ kann nur in Tagesabschlüssen aktiviert werden
*Die Option „Umsätze an Kassenbuch übergeben“
*Die Option „Stundenzettel drucken“ zeigt den Schichtlohn des Kassierers an<ref>Diese Option kann aktiviert werden, wenn ein Stundenlohn im [[Benutzerstamm#Beschäftigung|Benutzerprofil]] des Kassierers hinterlegt wurde.</ref>


[[File:abrechnung_assist5.png|border|link=]]


#Wählen Sie die Ausgabeoptionen
====Tagesabrechnung====
#Starten Sie den Ausdruck der Abrechnung
[[File:kassenabrechnung_tages.png|gerahmt|ohne|Die Zusammenfassung bei der '''Tagesabrechnung'''|link=]]</div><div style="clear:both;"></div> <!--  *  LEERES DIV, UM FLOAT-EIGENSCHAFT ZU CLEAREN. NICHT SCHÖN, ABER FUNKTIONIERT SOWEIT. * --> 
 
Bei dieser Abrechnung steht die folgende Option zur Auswahl:
 
*'''Umsätze gliedern:''' Gibt detaillierte Informationen über die Kassenumsätze auf der Abrechnung aus und schlüsselt diese nach Mehrwertsteuersatz auf. Diese Option ist bei Schichtabrechnungen nicht verfügbar.
*'''Umsätze an Kontenbuch übergeben:''' Bestimmt, ob die Umsätze ins Kontenbuch übertragen werden sollen. Grundsätzlich können die Umsätze nur bei Tages-, nicht aber bei Schichtabschlüssen übergeben werden. Die Übergabe kann nur durchgeführt werden, wenn in den Kasseneinstellungen die Option ''Bar/Kartenumsätze an Buchungskonto übergeben'' aktiv ist.
 
===Abrechnung starten===
Wenn Sie die gewünschten Einstellungen getätigt haben, '''erstellen Sie die Abrechnung mit einem Klick auf {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]] Start}}'''.


Ist kein Drucker für den Abrechnungsdruck eingestellt, wird die Ausgabe im Dialog angezeigt und kann als Textdatei (TXT) gespeichert werden.
Ist kein Drucker für den Abrechnungsdruck eingestellt, wird die Ausgabe im Dialog angezeigt und kann als Textdatei (TXT) gespeichert werden.
Die Abrechnung wird je nach Voreinstellung ausgedruckt.
===Tagesabschluss nachdrucken===
Jeder Tagesabschluss wird zusätzlich zum Ausdruck als PDF gespeichert und im zentralen Ordner "Finance\Tagesabschluss" gespeichert.
{{Tipp1|Nutzen Sie im Hauptmenü {{Menü|Büro}} &rarr; {{Menü|Ordner Finanzen}}, dort können Sie den Order mit dem Tagesabschluss öffnen}}
Wenn ein Tagesabschluss nicht ausgedruckt werden konnte, sollte zunächst geprüft werden, ob der Tagesabschluss trotzdem als PDF gespeichert wurde. Dieser Tagesabschluss kann dann als PDF ausgedruckt werden.
{{Achtung|Es sollte kein erneuter Abschluss erzeugt werden. Tagesabschlüsse sind fortlaufend nummeriert. Sofern ein Abschluss fehlt, muss eine schriftliche Begründung erfolgen.}}
<!--####################################################################################################################-->
<!--####################################################################################################################-->
==Tagesabrechnung==
Eine Tagesabrechnung wird ähnlich einer Schichtabrechnung erstellt, jedoch entfällt die Auswahl eines Kassierers. Der Abrechnungszeitraum kann eingestellt werden, sollte sich aber nicht mit einer vorigen Tagesabrechnung überschneiden. Tagesabrechnungen werden fortlaufend nummeriert. Der Kasseninhalt kann optional gezählt und die Zählliste optional gedruckt werden. Die Optionen „Umsätze gliedern“ und "Buchungen gliedern" sind immer aktiv.


==Differenzen==
==Differenzen==
Zeile 61: Zeile 111:
Differenzen durch die falsche Wahl des Buchungskontos:
Differenzen durch die falsche Wahl des Buchungskontos:


Vorwahl {{Taste|BAR}}/{{Taste|EC}} vergessen: Wählen Sie das Buchungskonto {{Taste|EC}} an, wenn der Kunde bargeldlos zahlen möchte. Diese Vorauswahl kann zu Beginn, während des Registrierens und auch noch nach {{Taste|ZWISCHENSUMME}} vorgenommen oder geändert werden. Die Auswahl kann nach {{Taste|TOTAL}} nicht mehr geändert werden.
'''Vorwahl''' {{Taste|BAR}}/{{Taste|EC}} '''vergessen''': Wählen Sie das Buchungskonto {{Taste|EC}} an, wenn der Kunde bargeldlos zahlen möchte. Diese Vorauswahl kann zu Beginn, während des Registrierens und auch noch nach {{Taste|ZWISCHENSUMME}} vorgenommen oder geändert werden. Die Auswahl kann nach {{Taste|TOTAL}} nicht mehr geändert werden.


{{Tipp1|Tipp! Sobald der Kunde einen Kartenzahlungswunsch äußert, aktivieren Sie umgehend {{Taste|EC}}.}}
{{Tipp1|'''Tipp''': Sobald der Kunde einen Kartenzahlungswunsch äußert, aktivieren Sie umgehend {{Taste|EC}}.}}


{{Taste|TOTAL}} vor Erhalt der Zahlung: Wenn der Kunde den Zahlbetrag bar bezahlen will, warten Sie, bis Sie das Geld vom Kunden erhalten haben, bevor Sie den Kassiervorgang abschließen. Geben Sie den gezahlten Betrag ein, damit Ihnen das Kassensystem den Rückgeldbetrag ausrechnen kann. Wenn Sie jedoch {{Taste|TOTAL}} schon drücken, bevor der Kunde das Geld vorlegt oder einen bargeldlosen Zahlungswunsch äußert, können Sie das Buchungskonto nicht mehr ändern.
{{Taste|TOTAL}} '''vor Erhalt der Zahlung''': Wenn der Kunde den Zahlbetrag bar bezahlen will, warten Sie bis Sie das Geld vom Kunden erhalten haben, bevor Sie den Kassiervorgang abschließen. Geben Sie den gezahlten Betrag ein, damit Ihnen das Kassensystem den Rückgeldbetrag ausrechnen kann. Wenn Sie jedoch {{Taste|TOTAL}} schon drücken, bevor der Kunde das Geld vorlegt oder einen bargeldlosen Zahlungswunsch äußert, können Sie das Buchungskonto nicht mehr ändern.
Umgekehrt ist es nicht möglich, einen abgebrochenen bargeldlosen Zahlungsvorgang umzubuchen, wenn bereits {{Taste|TOTAL}} gedrückt wurde. Warten Sie also bis zum Ende der Transaktion des Kartenterminals, bis Sie {{Taste|TOTAL}} drücken. Wird der Vorgang abgebrochen, können Sie das Buchungskonto noch umstellen und den Zahlbetrag bar kassieren und auf das korrekte Buchungskonto buchen.
Umgekehrt ist es nicht möglich, einen abgebrochenen bargeldlosen Zahlungsvorgang umzubuchen, wenn bereits {{Taste|TOTAL}} gedrückt wurde. Warten Sie also bis zum Ende der Transaktion des Kartenterminals, bis Sie {{Taste|TOTAL}} drücken. Wird der Vorgang abgebrochen, können Sie das Buchungskonto noch umstellen und den Zahlbetrag bar kassieren und auf das korrekte Buchungskonto buchen.


{{Tipp1|Tipp! Erst wenn der Kunde das Geld übergeben hat oder das Kartenterminal eine erfolgreiche Zahlung zurückmeldet, darf der Vorgang mit {{Taste|TOTAL}} abgeschlossen werden.}}
{{Tipp1|'''Tipp''': Erst wenn der Kunde das Geld übergeben hat oder das Kartenterminal eine erfolgreiche Zahlung zurückmeldet, darf der Vorgang mit {{Taste|TOTAL}} abgeschlossen werden.}}


Ein weiterer Grund für Differenzen sind undokumentierte Einnahmen oder Entnahmen oder falsche Wechselgeldvorlagen:
Ein weiterer Grund für Differenzen sind undokumentierte Einnahmen oder Entnahmen oder falsche Wechselgeldvorlagen:


Einnahmen oder Entnahmen nicht dokumentiert: Geldbeträge sollten nur vom Kassierer in der Kasse hinterlegt oder aus der Kasse entnommen werden dürfen. Dazu sollte ein schriftlicher Hinweis angefertigt und in die Kasse gelegt werden, bevor Geld hinterlegt oder entnommen wird. So ist sichergestellt, dass bei der Abrechnung auch nicht in der Kasse registrierte Geldbewegungen dokumentiert sind und beim Zählen nicht vergessen werden.
'''Einnahmen oder Entnahmen nicht dokumentiert''': Geldbeträge sollten nur vom Kassierer in der Kasse hinterlegt oder aus der Kasse entnommen werden dürfen. Dazu sollte ein schriftlicher Hinweis angefertigt und in die Kasse gelegt werden, bevor Geld hinterlegt oder entnommen wird. So ist sichergestellt, dass bei der Abrechnung auch nicht in der Kasse registrierte Geldbewegungen dokumentiert sind und beim Zählen nicht vergessen werden.


{{Tipp1|Tipp! Legen Sie einen schriftlichen Hinweis in die Kasse, bevor Geld entnommen oder hinterlegt wird.}}
{{Tipp1|'''Tipp''': Legen Sie einen schriftlichen Hinweis in die Kasse, bevor Geld entnommen oder hinterlegt wird.}}


Wechselgeldvorlage nicht korrekt: Oftmals stimmt der als Wechselgeld vorab in der Kasse hinterlegte Betrag nicht. Neben Zählfehlern wird häufig nicht dokumentiert, dass der Betrag der Vorlage vom Normalwert abweicht oder es werden Beträge aus der Vorlage entnommen. Daher sollte die Wechselgeldvorlage immer identisch sein und erst mit Kassenbeginn zugänglich gemacht werden, damit Entnahmen aus der Vorlage nicht stattfinden können.
'''Wechselgeldvorlage nicht korrekt''': Oftmals stimmt der als Wechselgeld vorab in der Kasse hinterlegte Betrag nicht. Neben Zählfehlern wird häufig nicht dokumentiert, dass der Betrag der Vorlage vom Normalwert abweicht oder es werden Beträge aus der Vorlage entnommen. Daher sollte die Wechselgeldvorlage immer identisch sein und erst mit Kassenbeginn zugänglich gemacht werden, damit Entnahmen aus der Vorlage nicht stattfinden können.


{{Tipp1|Tipp! Zahlen Sie die Wechselgeldvorlage erst unmittelbar vor dem Einsatz in die Kasse ein und weichen Sie nicht vom Standardwert ab.}}
{{Tipp1|'''Tipp''': Zahlen Sie die Wechselgeldvorlage erst unmittelbar vor dem Einsatz in die Kasse ein und weichen Sie nicht vom Standardwert ab.}}




Aktuelle Version vom 15. Februar 2024, 08:34 Uhr

(Hauptseite → Kassensystem (Menü) → Sie sind auf der Seite: Kassenabrechnung)

Um eine Abrechnung (Schicht- oder Tagesabrechnung) zu erstellen, öffnen Sie die Kassenabrechnung über das Hauptmenü Kassensystem → Drucken.png Kassenabrechnung oder Strg + F9. Alternativ können Sie die Kassenabrechnung im Kassendialog über Preise.png Abschluß oder Strg + F10 öffnen. Der Dialog ist für die Benutzung mit berührungsempfindlichen Bildschirmen geeignet.

Schicht- und Tagesabrechnungen

Wählen Sie den gewünschten Abrechnungstyp.

  • Eine Schichtabrechnung bezieht sich nur auf die Schicht einer Person und wird am Ende dieser durchgeführt. Nach dem Erstellen einer Schichtabrechnung wird der aktuelle Kassierer automatisch abgemeldet und seine Schicht beendet.
  • Eine Tagesabrechnung schließt alle Schichten ein und wird am Ende des Tages durchgeführt. Hier besteht zusätzlich die Option, die Kassenumsätze an das Kontenbuch zu übergeben. Tagesabschlüsse werden zwecks der Nachvollziehbarkeit automatisch fortlaufend nummeriert. Der Abrechnungsraum einer Tagesabrechnung sollte sich zeitlich nicht mit dem vorherigen überschneiden.

Abrechnung erstellen

Der Assistent hilft Ihnen beim Erstellen von Abrechnungen.

Abrechnungsarten

Wählen Sie die Abrechnungsart. Wählen Sie Schichtabrechnung erstellen (X-Bon) oder Tagesabrechnung erstellen (Z-Bon).

 

Schichtabrechnung

Wenn die Benutzerverwaltung nicht aktiv ist oder die Berechtigung für Tagesabrechnungen nicht vorhanden ist, wird der Abrechnungstyp automatisch ausgewählt und dieser Schritt ausgeblendet.

 

Wählen Sie mit den Pfeiltasten oder in der Auswahlliste den Kassierer aus, der abgerechnet werden soll. Wenn die Benutzerverwaltung nicht aktiv ist oder die Berechtigung für das Editieren von Schichtabrechnungen nicht vorhanden ist, wird das Kassiererkonto automatisch ausgewählt und dieser Schritt ausgeblendet.

Bestätigen Sie die Auswahl mit  Weiter. Mit   Abbruch oder Esc wird der Assistent beendet.

Abrechnungszeitraum einstellen

Stellen Sie den Zeitraum des Abrechnungsintervalls ein[1]:

 
Einstellen des Abrechnungsintervalls

Stellen Sie Schichtbeginn und -ende mithilfe der Eingabefelder ein. Start setzt die Zeitangabe auf den Zeitpunkt zurück, an dem der aktuelle Kassierer sich angemeldet hat. Ende trägt den jetzigen Zeitpunkt ein.

Bestätigen Sie die Einstellungen mit  Weiter.

Kasseninhalt zählen

Geben Sie nun den aktuellen Kasseninhalt an:

 
Eintragen des Kasseninhalts

Zählen Sie die Banknoten. Durch Anwahl einer Schaltfläche für Banknoten wird die Schreibmarke im Eingabefeld platziert und die Anzahl kann eingetragen werden.

Zählen Sie die Münzen. Durch Anwahl einer Schaltfläche für Münzen wird die Schreibmarke im Eingabefeld platziert und die Anzahl kann eingetragen werden. Die Eingabe der Anzahl kann im Nummernfeld erfolgen. Mit   und   kann jeweils zum vorigen oder nächsten Eingabefeld gesprungen werden. Mit ← DEL wird das zuletzt eingegebene Zeichen aus dem Eingabefeld entfernt, mit CLEAR der gesamte Feldinhalt gelöscht[2].

Nach einem Beschluss des Bundesfinanzhof vom 16.2.2016 (Akz. X B 41/16) ist das separate Aufführen der gezählten Münzen und Banknoten nicht vorgeschrieben

Bestätigen Sie die Auswahl mit  Weiter.

Abrechnungsoptionen

In der Zusammenfassung werden die gezählten Kasseninhalte angezeigt und Druckoptionen angeboten.

Dabei stehen ihnen folgende Optionen bei beiden Abrechnungen zur Auswahl:

  • Ein/Auszahlungen einbeziehen: Bestimmt, ob Ein- oder Auszahlungen, also Geldbeträge die nicht bei einem Kassiervorgang aus der Kasse ent- oder eingenommen wurden, bei der Ermittlung des Sollbetrags berücksichtigt werden sollen.
  • Gutscheine einbeziehen: Bestimmt, ob Gutscheintransaktionen (Kauf eines Gutscheins und eventuelle Auszahlungen von Restguthaben) bei der Ermittlung des Sollbetrags berücksichtigt werden sollen.
  • Vorlage einbeziehen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird bei der Ermittlung des Umsatzes die Kassenvorlage vom tatsächlichen Kasseninhalt abgezogen.
Diese Option sollte aktiviert werden, wenn die Wechselgeldvorlage nicht vor dem Zählen abgetrennt wurde.

In den Kassenoptionen kann ein Standardwert für die Vorlage hinterlegt werden. Alternativ können Sie den Wert mittels der Pfeiltasten rechts des Eingabefeldes manuell eingeben.

  • Buchungen gliedern: Ist diese Option aktiv, werden detaillierte Informationen über die registrierten Buchungen auf der Kassenabrechnung vermerkt. Der Abschnitt gibt Aufschluss über den Betrag der Bar - und EC-Transaktionen, sowie über Pfandbuchungen, Ein/Auszahlungen und Gutscheine.


Schichtabrechnung

 
Die Zusammenfassung bei der Schichtabrechnung

Bei dieser Abrechnung steht die folgende Option zur Auswahl:

  • Stundenzettel drucken: Ist für den aktiven Kassierer ein Stundenlohn hinterlegt, kann über diese Option ein Stundenzettel erstellt werden, auf dem der Schichtlohn vermerkt ist.
Dazu muss die Benutzerverwaltung aktiviert sein


Tagesabrechnung

 
Die Zusammenfassung bei der Tagesabrechnung

Bei dieser Abrechnung steht die folgende Option zur Auswahl:

  • Umsätze gliedern: Gibt detaillierte Informationen über die Kassenumsätze auf der Abrechnung aus und schlüsselt diese nach Mehrwertsteuersatz auf. Diese Option ist bei Schichtabrechnungen nicht verfügbar.
  • Umsätze an Kontenbuch übergeben: Bestimmt, ob die Umsätze ins Kontenbuch übertragen werden sollen. Grundsätzlich können die Umsätze nur bei Tages-, nicht aber bei Schichtabschlüssen übergeben werden. Die Übergabe kann nur durchgeführt werden, wenn in den Kasseneinstellungen die Option Bar/Kartenumsätze an Buchungskonto übergeben aktiv ist.

Abrechnung starten

Wenn Sie die gewünschten Einstellungen getätigt haben, erstellen Sie die Abrechnung mit einem Klick auf   Start.

Ist kein Drucker für den Abrechnungsdruck eingestellt, wird die Ausgabe im Dialog angezeigt und kann als Textdatei (TXT) gespeichert werden.

Die Abrechnung wird je nach Voreinstellung ausgedruckt.

Tagesabschluss nachdrucken

Jeder Tagesabschluss wird zusätzlich zum Ausdruck als PDF gespeichert und im zentralen Ordner "Finance\Tagesabschluss" gespeichert.

Nutzen Sie im Hauptmenü Büro → Ordner Finanzen, dort können Sie den Order mit dem Tagesabschluss öffnen

Wenn ein Tagesabschluss nicht ausgedruckt werden konnte, sollte zunächst geprüft werden, ob der Tagesabschluss trotzdem als PDF gespeichert wurde. Dieser Tagesabschluss kann dann als PDF ausgedruckt werden.

Es sollte kein erneuter Abschluss erzeugt werden. Tagesabschlüsse sind fortlaufend nummeriert. Sofern ein Abschluss fehlt, muss eine schriftliche Begründung erfolgen.


Differenzen

Differenzen von Abrechnungen haben Ihre Ursache oft in Fehlern, die durch eine strukturierte, einheitliche Arbeitsweise und entsprechende Sorgfalt vermieden werden können.

Differenzen durch die falsche Wahl des Buchungskontos:

Vorwahl BAR/EC vergessen: Wählen Sie das Buchungskonto EC an, wenn der Kunde bargeldlos zahlen möchte. Diese Vorauswahl kann zu Beginn, während des Registrierens und auch noch nach ZWISCHENSUMME vorgenommen oder geändert werden. Die Auswahl kann nach TOTAL nicht mehr geändert werden.

Tipp: Sobald der Kunde einen Kartenzahlungswunsch äußert, aktivieren Sie umgehend EC.

TOTAL vor Erhalt der Zahlung: Wenn der Kunde den Zahlbetrag bar bezahlen will, warten Sie bis Sie das Geld vom Kunden erhalten haben, bevor Sie den Kassiervorgang abschließen. Geben Sie den gezahlten Betrag ein, damit Ihnen das Kassensystem den Rückgeldbetrag ausrechnen kann. Wenn Sie jedoch TOTAL schon drücken, bevor der Kunde das Geld vorlegt oder einen bargeldlosen Zahlungswunsch äußert, können Sie das Buchungskonto nicht mehr ändern. Umgekehrt ist es nicht möglich, einen abgebrochenen bargeldlosen Zahlungsvorgang umzubuchen, wenn bereits TOTAL gedrückt wurde. Warten Sie also bis zum Ende der Transaktion des Kartenterminals, bis Sie TOTAL drücken. Wird der Vorgang abgebrochen, können Sie das Buchungskonto noch umstellen und den Zahlbetrag bar kassieren und auf das korrekte Buchungskonto buchen.

Tipp: Erst wenn der Kunde das Geld übergeben hat oder das Kartenterminal eine erfolgreiche Zahlung zurückmeldet, darf der Vorgang mit TOTAL abgeschlossen werden.

Ein weiterer Grund für Differenzen sind undokumentierte Einnahmen oder Entnahmen oder falsche Wechselgeldvorlagen:

Einnahmen oder Entnahmen nicht dokumentiert: Geldbeträge sollten nur vom Kassierer in der Kasse hinterlegt oder aus der Kasse entnommen werden dürfen. Dazu sollte ein schriftlicher Hinweis angefertigt und in die Kasse gelegt werden, bevor Geld hinterlegt oder entnommen wird. So ist sichergestellt, dass bei der Abrechnung auch nicht in der Kasse registrierte Geldbewegungen dokumentiert sind und beim Zählen nicht vergessen werden.

Tipp: Legen Sie einen schriftlichen Hinweis in die Kasse, bevor Geld entnommen oder hinterlegt wird.

Wechselgeldvorlage nicht korrekt: Oftmals stimmt der als Wechselgeld vorab in der Kasse hinterlegte Betrag nicht. Neben Zählfehlern wird häufig nicht dokumentiert, dass der Betrag der Vorlage vom Normalwert abweicht oder es werden Beträge aus der Vorlage entnommen. Daher sollte die Wechselgeldvorlage immer identisch sein und erst mit Kassenbeginn zugänglich gemacht werden, damit Entnahmen aus der Vorlage nicht stattfinden können.

Tipp: Zahlen Sie die Wechselgeldvorlage erst unmittelbar vor dem Einsatz in die Kasse ein und weichen Sie nicht vom Standardwert ab.


Weiter zu Kassenprotokoll

(Hauptseite → Kassensystem (Menü) → Sie sind auf der Seite: Kassenabrechnung)

Fußnoten:

  1. ↑ Wenn die Berechtigung für das Editieren von Schichtabrechnungen nicht vorhanden ist, darf sich der Zeitraum einer Abrechnung nicht mit zuvor durchgeführten Abrechnungen überschneiden.
  2. ↑ Die Eingaben können auch mit der Tastatur erfolgen, <Tab> springt zum nächsten Eingabefeld.
Abgerufen von „https://wiki.fakturax.de/index.php?title=Kassenabrechnung&oldid=14651“