Importvorlage: Unterschied zwischen den Versionen

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=Allgemeines=
Durch die Nutzung der Importvorlage ist das effiziente Erstellen eines vollständigen Artikelstamms mit zugehörigen Hilfstabellen möglich.
//->
==Öffnen und Sichern==
Sobald Sie die notwendigen Daten in die Tabelle eingegeben haben, überschreiben Sie die Vorlage, indem Sie die Datei im .CSV-Format im selben Ordner und unter demselben Namen speichern. Die Exportoptionen müssen dabei in ihrem Tabellenkalkulationsprogramm wie folgt gewählt werden: als Feldtrenner muss das Semikolon '';'' verwendet werden, als Trennzeichen darf Zeichen eingegeben sein.


==Formatbedingungen==
Eine einfache Vorlagendatei kann als [[wikipedia:de:CSV_%28Dateiformat%29|CSV]]-Datei im Register "Artikelstamm generieren" im Modul [[Stammdatenimport]] der Anwendung erzeugt werden.  
*Vorhandene Datensätze werden beim Import übersprungen
*Entspricht die Importvorlage nicht den Formatvorschriften, wird der Import abgebrochen
*Ist ein Importdatensatz fehlerhaft, wird der Import abgebrochen
*Der verwendete Zeichensatz der Importdatei muss dem ANSI- Standard entsprechen, ASCII- Formate müssen zuvor konvertiert werden.
*Feldinhalte dürfen nicht durch Anführungszeichen oder andere Delimiter<ref>Beispielsweise Apostroph oder Hochkomma</ref> eingeschlossen werden und dürfen auch keine solchen enthalten und müssen durch ein Semikolon, nicht aber durch ein Komma, getrennt werden
*Bei doppelt vorhandenen Primärindizes, also identischen Artikelnummern oder Kundennummern in der Importdatei, wird der Import abgebrochen
*Wenn Primärindizes Sonderzeichen enthalten, wird der Import abgebrochen
*Wenn alphanumerische Felder mit mehrdimensionalen Zeichenketten gefüllt werden sollen, welche Zeilenvorschübe oder Steuerzeichen enthalten, wird der Import abgebrochen
*Wenn ein Feld mit Sonderzeichen, insbesondere Prozentzeichen oder Anführungszeichen, beginnt, wird der Import abgebrochen
*Wenn sich ein Feldwert nicht innerhalb des Wertebereichs des Zielfeldes befindet, wird der Import abgebrochen. Integerfelder dürfen nicht mit Fließkommawerten gefüllt werden, Nachkommastellen von Fließkommawerten müssen durch ein Komma getrennt werden. Boolesche Felder dürfen nur mit den Werten „WAHR“ oder „FALSCH“ gefüllt werden. Feldwerte vom Typ Integer oder Float dürfen nur mit Zahlwerten gefüllt werden
*Unstrukturierte Binärwerte (Grafiken und Memofelder) können nicht importiert werden
*Bei einigen Feldern ist eine gültige Eingabe nur innerhalb eines angegebenen Wertebereichs erlaubt. Der Import wird bei Werten außerhalb der Definition nicht abgebrochen, jedoch können die Daten falsch interpretiert oder nicht verarbeitet werden. Dies betrifft insbesondere Datenfelder, die nur mit dem Inhalt „Ja“ oder „Nein“ gefüllt werden dürfen
*Wenn die Anzahl der Felder pro Datensatz nicht mit den Feldern der Importdatei übereinstimmen, wird der Import abgebrochen
*Der Importvorgang wird mit einer Fehlermeldung abgeschlossen, wenn die Importdatei nach dem letzten Importdatensatz einen Zeilenumbruch enthält. Ist die Zahl der importierten Datensätze mit den Datensätzen der Importdatei identisch, kann die Fehlermeldung ignoriert werden


Bei einem Abbruch werden die Anzahl der importierten Datensätze und die Abbruchstelle des Imports ausgegeben. Diese Angaben können zum Auffinden der Fehlerstelle in der Datei verwendet werden.
Eine [[wikipedia:de:Microsoft_Excel|Excel]]-Mappe mit weitergehenden Funktionen kann [https://www.fakturax.de/files/Importvorlage.xls hier] heruntergeladen werden.
Bei anhaltenden Problemen mit Importdateien empfiehlt es sich, Kontakt mit dem Hersteller aufzunehmen. Dieser kann in der Regel Fehlerquellen lokalisieren und korrigieren.
Insbesondere wenn aus älteren Systemen ohne entsprechende Dateiausgabe Daten extrahiert werden sollen, ist die Kontaktaufnahme zum Hersteller unumgänglich. Dieser kann dann eine Einschätzung abgeben, ob und wenn, mit welchem Aufwand eine Datenaufbereitung möglich ist.


{{Tipp1|Tipps zu Excel gibt es [[Excel Funktionen|hier]].}}
=Bearbeitung und Sichern=
{{Achtung|Bei der Konvertierung von CSV- Dateien in Excel- Tabellen werden Barcodes als längere Zifferngruppen angesehen und in der wissenschaftlichen Notation als Exponentialzahl, beispielsweise "1,2354E+20" dargestellt. Beim Speichern gehen dabei jedoch Teile der Information verloren. Das Format der betroffenen Spalten muss daher vor JEDEM Speichern als ''Zahl mit 0 Dezimalstellen'' definiert werden. Es ist daher ratsam, nur im nativen Excel-Tabellenformat zu arbeiten.}}
{{Achtung|Bei der Konvertierung von CSV- Dateien in Excel- Tabellen werden Barcodes als längere Zifferngruppen angesehen und in der wissenschaftlichen Notation als Exponentialzahl, beispielsweise "1,2354E+20" dargestellt. Beim Speichern gehen dabei jedoch Teile der Information verloren. Das Format der betroffenen Spalten muss daher vor JEDEM Speichern als ''Zahl mit 0 Dezimalstellen'' definiert werden. Es ist daher ratsam, nur im nativen Excel-Tabellenformat zu arbeiten.}}


=Formate Importspalten=
{{Hinweis|Der Import des Artikelstamms aus der Importvorlage wird auf der Seite [[Stammdatenimport#Einen_Artikelstamm_generieren|einen Artikelstamm generieren]] erläutert.}}
//->
 
==Fehlerquellen==
Der Import schlägt fehl, wenn:
 
* die Importvorlage nicht den Formatvorschriften entspricht.
* ein Importdatensatz falsche Formate enthält.
* ein Importdatensatz nicht die korrekte Anzahl der Felder enthält.
* in einem Feld ein Semikolon enthalten ist.
* in einem Feld ein ungültiger Wert enthalten ist.
 
==Formatvorschriften==
Folgende Regeln gelten für den Import:
 
* Vorhandene Datensätze werden beim Import übersprungen.
* Der Zeichensatz muss dem ANSI- Standard entsprechen.
* Als Trennzeichen für Felder muss das Semikolon ''';''' verwendet werden.
* Unstrukturierte Binärwerte (Grafiken und Memofelder) können nicht importiert werden.
* Zeilenumbrüche können zu Fehlern führen.
* Eingaben außerhalb des Wertebereichs können falsch interpretiert werden.
* Zahlen dürfen keine Tausender-Trennzeichen enthalten, Dezimaltrenner muss das Komma (''',''') und  darf '''nicht''' der Punkt ('''.''') sein.
 
==Formate Importspalten==
Die folgende Tabelle enthält die Formate der Importspalten:


{| class="wikitable" style="text-align:left"
{| class="wikitable" style="text-align:left"
Zeile 100: Zeile 107:
|Preis
|Preis
|Dezimalzahl
|Dezimalzahl
|Ohne Einheit
|ohne Einheit
|-
|-
|Flaschenpreis
|Flaschenpreis
|Dezimalzahl
|Dezimalzahl
|Ohne Einheit
|ohne Einheit
|-
|-
|Lieferant
|Lieferant
Zeile 116: Zeile 123:
|Einkaufspreis
|Einkaufspreis
|Dezimalzahl
|Dezimalzahl
|Ohne Einheit
|ohne Einheit
|}
|}
<!--    *    Tabelle ENDE    *    -->
<!--    *    Tabelle ENDE    *    -->


=Erläuterungen Importspalten=
=Erläuterung der Importspalten=
//->
In den folgenden Abschnitten werden die Tabellenspalten ausführlich erläutert.


==Warengruppe==
==Warengruppe==
Zeile 130: Zeile 137:


Die Vergabe der übergeordneten Bezeichnung steht vorne, die Unterart dahinter.
Die Vergabe der übergeordneten Bezeichnung steht vorne, die Unterart dahinter.
Zumindest die Vergabe einer einzelnen Warengruppe für bestimmte Marken, die sehr umfangreich sind, ist sinnvoll: Für Coca Cola und Pepsi Cola beispielsweise. Überdies sind die Produkte von Coca Cola teilweise nicht mit dem Markennamen zu verknüpfen.
Zumindest die Vergabe einer einzelnen Warengruppe für bestimmte Marken, die sehr umfangreich sind, ist sinnvoll. Ein Beispiel hierfür wäre Coca Cola und Pepsi Cola. Überdies sind die Produkte von Coca Cola teilweise nicht mit dem Markennamen zu verknüpfen.


Unterteilt werden sollten Artikel, die nicht dem normalen Mehrwertsteuersatz unterliegen, keine Lagerartikel sind oder thematisch mit bestimmten Zwecken zusammenhängen, beispielsweise Lebensmittel (umsatzsteuerermäßigt), Briefmarken (umsatzsteuerbefreit), Dienstleistungen (keine Lagerartikel), Vermietung (kein Verkauf, sondern Bereitstellung) oder Transportkosten (Nebenleistungen).
Unterteilt werden sollten Artikel, die nicht dem normalen Mehrwertsteuersatz unterliegen, keine Lagerartikel sind oder thematisch mit bestimmten Zwecken zusammenhängen, beispielsweise Lebensmittel (umsatzsteuerermäßigt), Briefmarken (umsatzsteuerbefreit), Dienstleistungen (keine Lagerartikel), Vermietung (kein Verkauf, sondern Bereitstellung) oder Transportkosten (Nebenleistungen).
Zeile 139: Zeile 146:
===Marke===
===Marke===
Die Marke bildet die zweite Zifferngruppe bestehend aus zwei bis vier Ziffern der Artikelnummer. Mit dem Markenbegriff ist nicht die Firmierung des Herstellers gemeint. Also beispielsweise "Volvic", nicht "Danone Sportswater Deutschland GmbH".
Die Marke bildet die zweite Zifferngruppe bestehend aus zwei bis vier Ziffern der Artikelnummer. Mit dem Markenbegriff ist nicht die Firmierung des Herstellers gemeint. Also beispielsweise "Volvic", nicht "Danone Sportswater Deutschland GmbH".
Die Codierung der Marke in der Artikelnummer ist für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Filter verwendet werden kann.
Die Codierung der Marke in der Artikelnummer ist für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Filter verwendet werden können.
Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.
Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.


{{Tipp1|Die Marke sollte so eingetragen werden, wie sie im Namen des Produkts verwendet wird, beispielsweise "Becks", nicht "Beck’s"}}
{{Tipp1|Die Marke sollte so eingetragen werden, wie sie im Namen des Produkts verwendet wird, beispielsweise "Becks", nicht "Beck’s".}}


{{Tipp1|Markennamen sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Marke nicht doppelt registriert wird.}}
{{Tipp1|Markennamen sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Marke nicht doppelt registriert wird.}}
Zeile 149: Zeile 156:
Die Bezeichnung bildet später die dritte Zifferngruppe bestehend aus zwei bis vier Ziffern.
Die Bezeichnung bildet später die dritte Zifferngruppe bestehend aus zwei bis vier Ziffern.
Mit der Bezeichnung sind alle wesentlichen Informationen des Artikels gemeint, die nicht die Darreichungsform betreffen.
Mit der Bezeichnung sind alle wesentlichen Informationen des Artikels gemeint, die nicht die Darreichungsform betreffen.
Die Codierung der Bezeichnung in der Artikelnummer ist für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Suchbegriff verwendet werden kann.
Die Codierung der Bezeichnung in der Artikelnummer ist für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Suchbegriff verwendet werden können.
Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht
Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.


{{Hinweis|Die Bezeichnung sollte keinesfalls Angaben über die Marke oder Einheit enthalten, dazu ist ein gesondertes Feld vorhanden, die dafür genutzt werden, beispielsweise "Pils", nicht jedoch "Krombacher Pils" oder "Pils 0,33 l". Ebenso sollten Verpackungsmaterial und Darreichungsformen nicht in der Bezeichnung erscheinen, beispielsweise "Gourmet" oder "PET".}}
{{Hinweis|Die Bezeichnung sollte keinesfalls Angaben über die Marke oder Einheit enthalten, dazu ist ein gesondertes Feld vorhanden, die dafür genutzt werden, beispielsweise "Pils", nicht jedoch "Krombacher Pils" oder "Pils 0,33 l". Ebenso sollten Verpackungsmaterial und Darreichungsformen nicht in der Bezeichnung erscheinen, beispielsweise "Gourmet" oder "PET".}}
Zeile 160: Zeile 167:
Der Zusatz kann direkt als Suchbegriff verwendet werden kann. Im Zusatz werden Informationen hinterlegt, welche die Unterscheidung von Artikeln vereinfachen, jedoch keine qualitativen Unterschiede des Artikels darstellen, beispielsweise "PET" oder "Gourmet".
Der Zusatz kann direkt als Suchbegriff verwendet werden kann. Im Zusatz werden Informationen hinterlegt, welche die Unterscheidung von Artikeln vereinfachen, jedoch keine qualitativen Unterschiede des Artikels darstellen, beispielsweise "PET" oder "Gourmet".


{{Hinweis|Der Zusatz sollte keinesfalls Angaben enthalten, die auf Verschiedenartigkeit hindeuten, beispielsweise "Medium" und "Still". Er enthält hingegen Angaben, die in der Bezeichnung nicht verwendet werden, um die Gleichartigkeit von Artikeln für den Import erkennbar zu machen. Angaben im Zusatz werden später im Artikelstamm der Bezeichnung zugefügt. Der Zusatz wird also nur für den Import verwendet.}}
{{Hinweis|Der Zusatz sollte keinesfalls Angaben enthalten, die auf Verschiedenartigkeit hindeuten, beispielsweise '''"Medium"''' und '''"Still"'''. Er enthält hingegen Angaben, die in der Bezeichnung nicht verwendet werden, um die Gleichartigkeit von Artikeln für den Import erkennbar zu machen. Angaben im Zusatz werden später im Artikelstamm der Bezeichnung zugefügt. Der Zusatz wird also nur für den Import verwendet.}}


==Inhalt und Einheit==
==Inhalt und Einheit==
Zeile 178: Zeile 185:
Die Angaben für Großgebinde müssen "Fass", "Kasten" oder "Sixpack" lauten, die Angabe von Einzelgebinden oder anderen Verpackungsformen ist frei wählbar.
Die Angaben für Großgebinde müssen "Fass", "Kasten" oder "Sixpack" lauten, die Angabe von Einzelgebinden oder anderen Verpackungsformen ist frei wählbar.


{{Tipp1|Gleichartige Bezeichnung sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Bezeichnung nicht doppelt registriert wird, beispielsweise sollte es durchgehend "Packung" oder "Karton" heißen, nicht "Packung" und "Karton" im Wechsel. Auch unterschiedliche Abkürzungen sind problematisch, "Pkg" und "Pack.".}}
{{Tipp1|Gleichartige Bezeichnung sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Bezeichnung nicht doppelt registriert wird, beispielsweise sollte es durchgehend "Packung" oder "Karton" heißen, nicht "Packung" und "Karton" im Wechsel. Auch unterschiedliche Abkürzungen sind problematisch, beispielsweise "Pkg" und "Pack.".}}


==Teilgebinde ableiten==
==Teilgebinde ableiten==
Zeile 187: Zeile 194:


===Ableiten===
===Ableiten===
Die Ableitung wird durchgeführt, wenn Ableiten mit "Ja" gefüllt wird.
Die Ableitung wird durchgeführt, wenn Ableiten mit '''"Ja"''' gefüllt wird.


Bei bestimmten Gebindetypen ist die Ableitung jedoch problematisch, beispielsweise Sixpacks, Kästen mit Sixpacks oder 11er Kästen. Diese Gebinde werden in der Regel nur am Stück verkauft. Insbesondere bei der Erfassung von Barcodes von Teilgebinden dieser Artikel kommt es zu falschen Zuordnungen.
Bei bestimmten Gebindetypen ist die Ableitung jedoch problematisch, beispielsweise Sixpacks, Kästen mit Sixpacks oder 11er Kästen. Diese Gebinde werden in der Regel nur am Stück verkauft. Insbesondere bei der Erfassung von Barcodes von Teilgebinden dieser Artikel kommt es zu falschen Zuordnungen.


Die Ableitung sollte dann nicht durchgeführt werden, dazu muss Ableiten auf "Nein" gesetzt werden.
Die Ableitung sollte dann nicht durchgeführt werden, dazu muss Ableiten auf '''"Nein"''' gesetzt werden.


===Barcode===
===Barcode===
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{{Achtung|Bei der Konvertierung von CSV- Dateien in Excel- Tabellen werden Barcodes als längere Zifferngruppen angesehen und in der wissenschaftlichen Notation als Exponentialzahl, beispielsweise "1,2354E+20" dargestellt. Beim Speichern gehen dabei jedoch Teile der Information verloren. Das Format der betroffenen Spalten muss daher vor JEDEM Speichern als ''Zahl mit 0 Dezimalstellen'' definiert werden. Es ist daher ratsam, nur im nativen Excel-Tabellenformat zu arbeiten.}}
{{Achtung|Bei der Konvertierung von CSV- Dateien in Excel- Tabellen werden Barcodes als längere Zifferngruppen angesehen und in der wissenschaftlichen Notation als Exponentialzahl, beispielsweise "1,2354E+20" dargestellt. Beim Speichern gehen dabei jedoch Teile der Information verloren. Das Format der betroffenen Spalten muss daher vor JEDEM Speichern als ''Zahl mit 0 Dezimalstellen'' definiert werden. Es ist daher ratsam, nur im nativen Excel-Tabellenformat zu arbeiten.}}


Der Barcode des Artikels geht beim Ableiten auf das Teilgebinde über, da dort der Barcode vorhanden ist. Durch die Verknüpfung des Teilgebinde mit dem zugehörigen Großgebinde kann der Barcode auch beim Erfassen von Großgebinden genutzt werden.
Der Barcode des Artikels geht beim Ableiten auf das Teilgebinde über, da dort der Barcode vorhanden ist. Durch die Verknüpfung des Teilgebindes mit dem zugehörigen Großgebinde kann der Barcode auch beim Erfassen von Großgebinden genutzt werden.


==Mehrwertsteuer==
==Mehrwertsteuer==
Die Zuordnung eines Artikels zu einem Mehrwertsteuersatz kann als "Voll", "Halb" und "0" erfolgen. Als "Voll" gilt der normale Steuersatz (Stand 2019 in Deutschland: 19%), als "Halb" der ermäßigte Steuersatz (Stand 2019 in Deutschland: 7%) und als "0" mehrwertsteuerbefreite Artikel.
Die Zuordnung eines Artikels zu einem Mehrwertsteuersatz kann als "Voll", "Halb" und "0" erfolgen. Als "Voll" gilt der normale Steuersatz (Stand 2019 in Deutschland: 19%), als "Halb" der ermäßigte Steuersatz (Stand 2019 in Deutschland: 7%) und "0" für von der Mehrwertsteuer befreite Artikel.


==Pfand==
==Pfand==
//->
Die Zuordnung eines Mehrwegartikels zu einem Pfandartikel kann durchgeführt werden, indem entweder die vollständige Pfandnummer des Pfandartikels angegeben wird.
 
{{Hinweis|Wird die Nummer vollständig angegeben, erfolgt keine Ableitung des Teilgebinde.}}
 
===Automatische Ableitung===
Um eine automatische Ableitung zu ermöglichen, darf bei Kästen '''ausschließlich''' die erste Ziffer der Pfandnummer angegeben werden. Diese Ziffer ist dann gleichbedeutend mit der Flaschensorte des Gebinde.
 
Beim Verwenden des mitgelieferten Pfandstamms bedeuten die ersten Ziffern der Pfandnummer:
 
*1: Flasche 0,08 € (u.a. NRW-, Longneck, Relief, Stubbi und andere Bierflaschen)
*2: Flasche 0,10 € (u.a. Wein, Schweppes 0,2l)
*3: Flasche 0,15 € (u.a. Glas und PET-Mehrweg, Bügelflaschen, Brunnen und Gourmetflaschen)
*4: Flasche 0,20 €
*5: Flasche 0,25 € (u.a. Dosen und Einwegpfand, PETCycle, DPG, Inselgebinde, Volvic, Vittel, Evian)
*6: Sonstige Flaschen (u.a. 0,30 €/0,35 €)
*7: Sonstige Flaschen (u.a. 0,45 €/0,50 €)
*8: Trays und Packs (u.a. 801 - 6x 0,08 €, 803 - 6x 0,15 €, 805 - 6x 0,25 €, 824 - 24x 0,25 €)
*9: Fässer und Rahmen (u.a. Fass 30,00 €, 950 - Rahmen 1,50 €, 975 - Palette 7,50 €)
 
Die Anzahl der Flaschen im Kasten ergeben die Ziffern 2-3. Ein Kasten mit 24x0,08 € hat also die Pfandnummer 124, wobei die erste Ziffer "1" auf den Flaschentyp mit 0,08 € hinweist, die folgenden Ziffern "24" auf die Anzahl der Flaschen im Kasten. Mit dem Standardrahmen 1,50 € ergibt sich ein Pfandwert des Gebinde in Höhe von 3,42 €.
 
{{Tipp1|Durch diese Systematik lassen sich alle Gebinde mit einem Standardrahmen problemlos anlegen.}}
 
Als Trays und Packs werden Gebinde bezeichnet, die nicht Flasche oder Kasten sind, beispielsweise Trays, Sixpacks, DPG-Packs.
 
{{Hinweis|Da Sondergebinde nicht abgeleitet werden, wird immer die komplette Pfandnummer angegeben.}}


==Gewicht==
==Gewicht==
//->
Das Gewicht kann als Dezimalzahl eingegeben werden. Die Angabe ist optional. Bei Teilgebinden wird das Gewicht des Teilgebinde abgeleitet.
 
{{Hinweis|Es dürfen keine Einheiten eingegeben werden.}}


==Kassentasten==
==Kassentasten==
//->
Bei Verwendung des Kassensystems kann die Zuordnung der Kassentasten hinterlegt werden. Dazu muss jedem Artikel, der auf der Kassentastatur angezeigt werden soll, eine von 40 Kategorien und innerhalb der jeweiligen Kategorie eine von fünf Tastenreihen zugewiesen werden.


===Kategorie===
===Kategorie===
//->
Geben Sie in dem Feld den Namen der Kategorie ein, dem der Artikel zugeordnet werden soll. Es können 40 Kategorien definiert werden. Die Namen der Kategorien dürfen 20 Zeichen enthalten.


===Reihe===
===Reihe===
//->
Geben Sie in dem Feld eine Zahl von eins bis fünf an.
 
Es können fünf Reihen pro Kategorie zugeordnet werden. In jede Reihe können bis zu acht Artikel in einer Reihe angezeigt werden. Die Sortierung innerhalb der Reihe ist alphabetisch und wird vom System automatisch durchgeführt.
 
{{Tipp1|Die Zahlen von eins bis fünf können also jeder der vierzig Kategorien jeweils achtmal  zugefügt werden.}}
 
{{Hinweis|Eine Überschreitung von acht Artikel pro Reihe führt zu Fehlermeldungen in der Anwendung. Überzählige Artikel werden auf der Kasse nicht angezeigt.}}


==Fremdnummern==
==Fremdnummern==
Zeile 222: Zeile 262:


==Preisgruppen==
==Preisgruppen==
Jede Preisgruppe besteht aus zwei Spalten. Der Basispreis wird in der ersten Spalte angegeben, bei Flaschen in Kästen können in der zweiten Spalte optional Flaschenpreise angegeben werden.
Jede Preisgruppe besteht aus zwei Spalten. Der Basispreis wird in der ersten Spalte angegeben, bei Flaschen in Kästen können in der zweiten Spalte optional Flaschenpreise angegeben werden.



Aktuelle Version vom 24. April 2024, 18:03 Uhr

Durch die Nutzung der Importvorlage ist das effiziente Erstellen eines vollständigen Artikelstamms mit zugehörigen Hilfstabellen möglich.

Eine einfache Vorlagendatei kann als CSV-Datei im Register "Artikelstamm generieren" im Modul Stammdatenimport der Anwendung erzeugt werden.

Eine Excel-Mappe mit weitergehenden Funktionen kann hier heruntergeladen werden.

Tipps zu Excel gibt es hier.


Bearbeitung und Sichern

Bei der Konvertierung von CSV- Dateien in Excel- Tabellen werden Barcodes als längere Zifferngruppen angesehen und in der wissenschaftlichen Notation als Exponentialzahl, beispielsweise "1,2354E+20" dargestellt. Beim Speichern gehen dabei jedoch Teile der Information verloren. Das Format der betroffenen Spalten muss daher vor JEDEM Speichern als Zahl mit 0 Dezimalstellen definiert werden. Es ist daher ratsam, nur im nativen Excel-Tabellenformat zu arbeiten.
Der Import des Artikelstamms aus der Importvorlage wird auf der Seite einen Artikelstamm generieren erläutert.

Fehlerquellen

Der Import schlägt fehl, wenn:

  • die Importvorlage nicht den Formatvorschriften entspricht.
  • ein Importdatensatz falsche Formate enthält.
  • ein Importdatensatz nicht die korrekte Anzahl der Felder enthält.
  • in einem Feld ein Semikolon enthalten ist.
  • in einem Feld ein ungültiger Wert enthalten ist.

Formatvorschriften

Folgende Regeln gelten für den Import:

  • Vorhandene Datensätze werden beim Import übersprungen.
  • Der Zeichensatz muss dem ANSI- Standard entsprechen.
  • Als Trennzeichen für Felder muss das Semikolon ; verwendet werden.
  • Unstrukturierte Binärwerte (Grafiken und Memofelder) können nicht importiert werden.
  • Zeilenumbrüche können zu Fehlern führen.
  • Eingaben außerhalb des Wertebereichs können falsch interpretiert werden.
  • Zahlen dürfen keine Tausender-Trennzeichen enthalten, Dezimaltrenner muss das Komma (,) und darf nicht der Punkt (.) sein.

Formate Importspalten

Die folgende Tabelle enthält die Formate der Importspalten:

Spalte Datentyp Hinweise
Warengruppe Zeichen max. 80
Marke Zeichen max. 80
Artikel Zeichen max. 80
Zusatz Zeichen max. 10
Flasche/Fass Dezimalzahlen ohne Einheit
Kasten ganze Zahlen
Einheit Zeichen max. 10
Ableiten Auswahl Ja/Nein
Barcode Zeichen max. 20
MwSt Auswahl Voll/Halb,0
Pfand ganze Zahlen
Gewicht Dezimalzahlen ohne Einheit
Kategorie Zeichen max. 20
Reihe Auswahl 1-5
Fremd Nr. 1 Zeichen max. 20
Fremd Nr. 2 Zeichen max. 20
Preis Dezimalzahl ohne Einheit
Flaschenpreis Dezimalzahl ohne Einheit
Lieferant Zeichen max. 20
Bestell Nr. Zeichen max. 20
Einkaufspreis Dezimalzahl ohne Einheit

Erläuterung der Importspalten

In den folgenden Abschnitten werden die Tabellenspalten ausführlich erläutert.

Warengruppe

Die Warengruppe bildet später die ersten ein bis zwei Ziffern der Artikelnummer. Die Anzahl der Warengruppen sollte sorgfältig geplant werden. Da keine Untergruppen vorgesehen sind, kann es einerseits sinnvoll sein, die Warengruppen feiner zu unterteilen. Andererseits ist die Codierung der Warengruppe in der Artikelnummer für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Filter verwendet werden kann. Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.

Als Kompromiss kann gelten, dass Warengruppen zwei Eigenschaften enthalten sollten, beispielsweise "Limonade Coca Cola", "Bier Alkoholfrei" oder "Brunnen Schorlen".

Die Vergabe der übergeordneten Bezeichnung steht vorne, die Unterart dahinter. Zumindest die Vergabe einer einzelnen Warengruppe für bestimmte Marken, die sehr umfangreich sind, ist sinnvoll. Ein Beispiel hierfür wäre Coca Cola und Pepsi Cola. Überdies sind die Produkte von Coca Cola teilweise nicht mit dem Markennamen zu verknüpfen.

Unterteilt werden sollten Artikel, die nicht dem normalen Mehrwertsteuersatz unterliegen, keine Lagerartikel sind oder thematisch mit bestimmten Zwecken zusammenhängen, beispielsweise Lebensmittel (umsatzsteuerermäßigt), Briefmarken (umsatzsteuerbefreit), Dienstleistungen (keine Lagerartikel), Vermietung (kein Verkauf, sondern Bereitstellung) oder Transportkosten (Nebenleistungen).

Artikelbezeichnung

Artikelbezeichnungen werden nach dem Import aus den Feldern Marke + Bezeichnung (+ Zusatz) erstellt. Die Marke wird darüber hinaus zusätzlich in einem separaten Feld gespeichert.

Marke

Die Marke bildet die zweite Zifferngruppe bestehend aus zwei bis vier Ziffern der Artikelnummer. Mit dem Markenbegriff ist nicht die Firmierung des Herstellers gemeint. Also beispielsweise "Volvic", nicht "Danone Sportswater Deutschland GmbH". Die Codierung der Marke in der Artikelnummer ist für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Filter verwendet werden können. Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.

Die Marke sollte so eingetragen werden, wie sie im Namen des Produkts verwendet wird, beispielsweise "Becks", nicht "Beck’s".
Markennamen sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Marke nicht doppelt registriert wird.

Bezeichnung

Die Bezeichnung bildet später die dritte Zifferngruppe bestehend aus zwei bis vier Ziffern. Mit der Bezeichnung sind alle wesentlichen Informationen des Artikels gemeint, die nicht die Darreichungsform betreffen. Die Codierung der Bezeichnung in der Artikelnummer ist für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Suchbegriff verwendet werden können. Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.

Die Bezeichnung sollte keinesfalls Angaben über die Marke oder Einheit enthalten, dazu ist ein gesondertes Feld vorhanden, die dafür genutzt werden, beispielsweise "Pils", nicht jedoch "Krombacher Pils" oder "Pils 0,33 l". Ebenso sollten Verpackungsmaterial und Darreichungsformen nicht in der Bezeichnung erscheinen, beispielsweise "Gourmet" oder "PET".
Gleichartige Bezeichnung sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Bezeichnung nicht doppelt registriert wird, beispielsweise sollte es durchgehend "Pils" oder "Pilsener" heißen, nicht "Pils" und "Pilsener" im Wechsel.

Zusatz

Der Zusatz hat keinen direkten Einfluss auf die Artikelnummer. Sie beeinflussen teilweise die Gebindekennziffer. Der Zusatz kann direkt als Suchbegriff verwendet werden kann. Im Zusatz werden Informationen hinterlegt, welche die Unterscheidung von Artikeln vereinfachen, jedoch keine qualitativen Unterschiede des Artikels darstellen, beispielsweise "PET" oder "Gourmet".

Der Zusatz sollte keinesfalls Angaben enthalten, die auf Verschiedenartigkeit hindeuten, beispielsweise "Medium" und "Still". Er enthält hingegen Angaben, die in der Bezeichnung nicht verwendet werden, um die Gleichartigkeit von Artikeln für den Import erkennbar zu machen. Angaben im Zusatz werden später im Artikelstamm der Bezeichnung zugefügt. Der Zusatz wird also nur für den Import verwendet.

Inhalt und Einheit

Der Inhalt wird in den Feldern Flasche/Fass und Kasten angegeben. Die Bezeichnung des Gebindes wird in Einheit angegeben. Ob aus einem Großgebinde ein Teilgebinde abgeleitet werden soll wird im Feld Ableiten vermerkt.

Flasche oder Fass

Bei allen Gebinden, die Teilgebinde enthalten, wird der Inhalt eines Teilgebindes angegeben, beispielsweise "0,33" für eine Flasche mit 0,33l Inhalt. Enthält ein Artikel keine Teilgebinde, wird der Inhalt des Artikels angegeben, beispielsweise "30" für ein Fass mit 30,00l Inhalt.

Es dürfen nur Dezimalzahlen eingegeben werden. Die Zahl der Nachkommastellen darf variieren, die Angabe einer Maßeinheit ist nicht erlaubt.

Kasten

Im Feld Kasten wird dann die Anzahl der Teilgebinde im Großgebinde angegeben, beispielsweise "24" für einen Kasten mit 24 Flaschen.

Es dürfen nur ganze Zahlen eingegeben werden.

Einheit

Die Angaben für Großgebinde müssen "Fass", "Kasten" oder "Sixpack" lauten, die Angabe von Einzelgebinden oder anderen Verpackungsformen ist frei wählbar.

Gleichartige Bezeichnung sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Bezeichnung nicht doppelt registriert wird, beispielsweise sollte es durchgehend "Packung" oder "Karton" heißen, nicht "Packung" und "Karton" im Wechsel. Auch unterschiedliche Abkürzungen sind problematisch, beispielsweise "Pkg" und "Pack.".

Teilgebinde ableiten

Bei allen Gebinden, die Teilgebinde enthalten, kann die Ableitung des Teilgebindes als eigenständiger, mit dem Großgebinde verknüpfter Artikel beim Import durchgeführt werden. Dabei wird dem Teilgebinde die Eigenschaft Lagerartikel der Wert "Nein" zugeordnet. Alle anderen Artikel mit einer Lieferantenverknüpfung werden als Lagerartikel deklariert.

Der Flaschenpreis, sofern angegeben, wird dem Teilgebinde zugeordnet, ansonsten aus dem Kastenpreis abgeleitet.

Ableiten

Die Ableitung wird durchgeführt, wenn Ableiten mit "Ja" gefüllt wird.

Bei bestimmten Gebindetypen ist die Ableitung jedoch problematisch, beispielsweise Sixpacks, Kästen mit Sixpacks oder 11er Kästen. Diese Gebinde werden in der Regel nur am Stück verkauft. Insbesondere bei der Erfassung von Barcodes von Teilgebinden dieser Artikel kommt es zu falschen Zuordnungen.

Die Ableitung sollte dann nicht durchgeführt werden, dazu muss Ableiten auf "Nein" gesetzt werden.

Barcode

Der acht- oder dreizehnstellige EAN-Barcode kann für die leichtere Erfassung insbesondere im Kassensystem eingetragen werden. Die Angabe ist optional.

Bei der Konvertierung von CSV- Dateien in Excel- Tabellen werden Barcodes als längere Zifferngruppen angesehen und in der wissenschaftlichen Notation als Exponentialzahl, beispielsweise "1,2354E+20" dargestellt. Beim Speichern gehen dabei jedoch Teile der Information verloren. Das Format der betroffenen Spalten muss daher vor JEDEM Speichern als Zahl mit 0 Dezimalstellen definiert werden. Es ist daher ratsam, nur im nativen Excel-Tabellenformat zu arbeiten.

Der Barcode des Artikels geht beim Ableiten auf das Teilgebinde über, da dort der Barcode vorhanden ist. Durch die Verknüpfung des Teilgebindes mit dem zugehörigen Großgebinde kann der Barcode auch beim Erfassen von Großgebinden genutzt werden.

Mehrwertsteuer

Die Zuordnung eines Artikels zu einem Mehrwertsteuersatz kann als "Voll", "Halb" und "0" erfolgen. Als "Voll" gilt der normale Steuersatz (Stand 2019 in Deutschland: 19%), als "Halb" der ermäßigte Steuersatz (Stand 2019 in Deutschland: 7%) und "0" für von der Mehrwertsteuer befreite Artikel.

Pfand

Die Zuordnung eines Mehrwegartikels zu einem Pfandartikel kann durchgeführt werden, indem entweder die vollständige Pfandnummer des Pfandartikels angegeben wird.

Wird die Nummer vollständig angegeben, erfolgt keine Ableitung des Teilgebinde.

Automatische Ableitung

Um eine automatische Ableitung zu ermöglichen, darf bei Kästen ausschließlich die erste Ziffer der Pfandnummer angegeben werden. Diese Ziffer ist dann gleichbedeutend mit der Flaschensorte des Gebinde.

Beim Verwenden des mitgelieferten Pfandstamms bedeuten die ersten Ziffern der Pfandnummer:

  • 1: Flasche 0,08 € (u.a. NRW-, Longneck, Relief, Stubbi und andere Bierflaschen)
  • 2: Flasche 0,10 € (u.a. Wein, Schweppes 0,2l)
  • 3: Flasche 0,15 € (u.a. Glas und PET-Mehrweg, Bügelflaschen, Brunnen und Gourmetflaschen)
  • 4: Flasche 0,20 €
  • 5: Flasche 0,25 € (u.a. Dosen und Einwegpfand, PETCycle, DPG, Inselgebinde, Volvic, Vittel, Evian)
  • 6: Sonstige Flaschen (u.a. 0,30 €/0,35 €)
  • 7: Sonstige Flaschen (u.a. 0,45 €/0,50 €)
  • 8: Trays und Packs (u.a. 801 - 6x 0,08 €, 803 - 6x 0,15 €, 805 - 6x 0,25 €, 824 - 24x 0,25 €)
  • 9: Fässer und Rahmen (u.a. Fass 30,00 €, 950 - Rahmen 1,50 €, 975 - Palette 7,50 €)

Die Anzahl der Flaschen im Kasten ergeben die Ziffern 2-3. Ein Kasten mit 24x0,08 € hat also die Pfandnummer 124, wobei die erste Ziffer "1" auf den Flaschentyp mit 0,08 € hinweist, die folgenden Ziffern "24" auf die Anzahl der Flaschen im Kasten. Mit dem Standardrahmen 1,50 € ergibt sich ein Pfandwert des Gebinde in Höhe von 3,42 €.

Durch diese Systematik lassen sich alle Gebinde mit einem Standardrahmen problemlos anlegen.

Als Trays und Packs werden Gebinde bezeichnet, die nicht Flasche oder Kasten sind, beispielsweise Trays, Sixpacks, DPG-Packs.

Da Sondergebinde nicht abgeleitet werden, wird immer die komplette Pfandnummer angegeben.

Gewicht

Das Gewicht kann als Dezimalzahl eingegeben werden. Die Angabe ist optional. Bei Teilgebinden wird das Gewicht des Teilgebinde abgeleitet.

Es dürfen keine Einheiten eingegeben werden.

Kassentasten

Bei Verwendung des Kassensystems kann die Zuordnung der Kassentasten hinterlegt werden. Dazu muss jedem Artikel, der auf der Kassentastatur angezeigt werden soll, eine von 40 Kategorien und innerhalb der jeweiligen Kategorie eine von fünf Tastenreihen zugewiesen werden.

Kategorie

Geben Sie in dem Feld den Namen der Kategorie ein, dem der Artikel zugeordnet werden soll. Es können 40 Kategorien definiert werden. Die Namen der Kategorien dürfen 20 Zeichen enthalten.

Reihe

Geben Sie in dem Feld eine Zahl von eins bis fünf an.

Es können fünf Reihen pro Kategorie zugeordnet werden. In jede Reihe können bis zu acht Artikel in einer Reihe angezeigt werden. Die Sortierung innerhalb der Reihe ist alphabetisch und wird vom System automatisch durchgeführt.

Die Zahlen von eins bis fünf können also jeder der vierzig Kategorien jeweils achtmal zugefügt werden.
Eine Überschreitung von acht Artikel pro Reihe führt zu Fehlermeldungen in der Anwendung. Überzählige Artikel werden auf der Kasse nicht angezeigt.

Fremdnummern

Zwei Felder stehen für die Aufnahme von Artikelnummern aus Altsystemen oder Nummern für die Zusammenarbeit mit Fremdunternehmen bereit.

Preisgruppen

Jede Preisgruppe besteht aus zwei Spalten. Der Basispreis wird in der ersten Spalte angegeben, bei Flaschen in Kästen können in der zweiten Spalte optional Flaschenpreise angegeben werden.

Insbesondere können in Preisgruppen für den Abholmarkt die Flaschenpreise im Verhältnis zu Kastenpreisen höher kalkuliert werden.
In der Überschrift der ersten Spalte jeder Preisgruppe muss der Name der Preisgruppe angegeben werden.
In der Überschrift der zweiten Spalte jeder Preisgruppe muss angegeben werden, ob die Preise in der Preisgruppe Brutto- oder Nettowerte sind.
Preise einer Preisgruppe können mit einer geeigneten Excel-Formel auch abhängig von einer anderen Preisgruppe berechnet werden, beispielsweise können Heimdienstpreise auch mit einem Aufschlag auf den Preis "Shop" kalkuliert werden.

Wenn Einzelflaschenpreise nicht angegeben werden, werden sie beim Import automatisch aus dem zugehörigen Kastenpreis berechnet.

In Preisgruppen für Kommissionen können Flaschenpreise im Verhältnis zu Kastenpreisen niedriger kalkuliert werden, um den Rückkauf von Kommissionen zu beaufschlagen.

Preis

In der ersten Spalte einer Preisgruppe werden die Preise von Artikeln eingegeben. Bei Kästen wird in der ersten Spalte der Kastenpreis eingegeben.

Flaschenpreis

Bei Kästen können hier optional Flaschenpreise angegeben werden.

Es dürfen nur Preise von Flaschen in Kästen hier eingegeben werden. Bei Einzelgebinden muss der Preis in der ersten Spalte der Preisgruppe eingetragen werden.

Sortimente

Für den Aufbau von Lieferantensortimenten können jedem Artikel mehrere Lieferanten zugeordnet werden.

Der Lieferant im ersten Eingabebereich wird beim zugehörigen Artikel als Hauptlieferant eingetragen. Dieser Lieferant wird dadurch bei Bestellungen als bevorzugter Lieferant voreingestellt und den GEDAT-Rückmeldungen zugeordnet. Außerdem wird der Einkaufspreis als Kalkulationsgrundlage im Artikelstamm hinterlegt.

Zu jedem Lieferanten können die zugehörige Bestellnummer und der Einkaufspreis angegeben werden.

Wenn mehr als drei Lieferanten pro Artikel eingegeben werden sollen, können beliebig viele weitere Bereiche angegeben werden. Jeder Bereich besteht aus den drei Spalten „Lieferant“, „Bestellnummer“ und „Einkaufspreis“.

Wird für einen Artikel kein Lieferant angegeben, wird dem Artikel ein Einkaufspreis von 0,01 € zugeordnet und die Artikelnummer dem generischen Lieferanten zugeordnet. Des Weiteren wird die Eigenschaft „Lagerartikel“ des Artikels auf „Nein“ gesetzt.

Lieferant

In das Feld wird die Lieferantennummer eingegeben.

Es ist sinnvoll, die Kundennummer beim Lieferanten einzutragen.
Die angegebene Nummer muss der Lieferantennummer im Lieferantenstamm entsprechen.
Das Feld muss gefüllt werden, sonst wird der Eintrag für den Lieferanten ignoriert.

Bestellnummer

In das Feld wird die Artikelnummer des Lieferanten angegeben.

Das Feld muss gefüllt werden, sonst wird der Eintrag für den Lieferanten ignoriert.

Einkaufspreis

In das Feld wird die Artikelnummer des Lieferanten angegeben.

Das Feld muss gefüllt werden, sonst wird der Eintrag für den Lieferanten ignoriert.