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→Fragen zu Lieferungen und Rechnungen
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=Fragen zu Lieferungen und Rechnungen= | =Fragen zu Lieferungen und Rechnungen= | ||
==Lieferungen | In diesem Abschnitt werden häufige Fragen zum Thema Auftragserfassung beantwortet und auch die notwendigen Voreinstellungen im Kundendatensatz erläutert. | ||
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== | ==Terminrechnungen anlegen== | ||
Wenn mehrere Lieferungen/Teillieferungen zu einer Rechnung zusammengefasst werden sollen, ist dies am einfachsten, wenn bei Neuanlage des Auftrags die Option '''Terminrechnung''' aktiviert wird. | |||
[[File:auftragsverw_anlegen.png]] | |||
Die Option bewirkt, dass vor jeder Erfassung eine neue Teillieferung angelegt oder vorhandene Teillieferungen ausgewählt und bearbeitet werden können. | |||
{{Tipp1|Ausführliche Informationen stehen [[Auftr%C3%A4ge_anlegen_und_bearbeiten#Auftrag_anlegen|hier]]}} | |||
Für jede Teillieferung können optional Lieferdatum und Lieferadresse festgelegt werden. Das Rechnungsdatum wird voreingestellt und die Anwendung erinnert daran, es kann aber ebenfalls jederzeit geändert werden. | |||
{{Tipp1|Alle anderen Funktionen sind identisch mit einem einfachen Auftrag}} | |||
Sofern also für einen Auftrag mehrere Teillieferungen geplant sind, sollte die Funktion '''Terminrechnung''' genutzt werden. | |||
{{Tipp1|Weitere Informationen stehen [[Rechnungen#Terminrechnungen|hier]]}} | |||
Ist für einen Kunden grundsätzlich vorgesehen, mehrere Lieferungen pro Auftrag durchzuführen oder beispielsweise Monatsrechnungen zu erstellen, sollten dazu Regeln für Bestellaufnahme, Lieferung und Rechnung beim Kunden hinterlegt werden. | |||
{{Tipp1|Ausführliche Informationen stehen [[Kundenstamm#Automatisierung|hier]]}} | |||
Sind diese Einstellungen hinterlegt, wird die Option '''Terminrechnung''' automatisch vorgewählt. | |||
{{Tipp1|Wenn diese Vorgaben beim Kunden korrekt hinterlegt sind, vereinfacht dies die Auftragsanlage und erspart Korrekturen}} | |||
===Teillieferungen ergänzen=== | |||
Wenn ein Auftrag als Terminrechnung deklariert ist, wird neben dem geplanten Rechnungsdatum ein Uhr-Symbol [[File:Clock.png|border|link=]] angezeigt. | |||
Um zu einer vorhandenen Terminrechnung eine Teillieferung zuzufügen, muss lediglich {{Menü|[[Datei:Waren.png|link=]] Ware erfassen}} gewählt werden. Die Anwendung bietet dann an, wahlweise einen neue Teillieferung anzulegen oder eine bestehende Teillieferung weiter zu bearbeiten. | |||
{{Tipp1|Die Vorgehensweise entspricht dem Anlegen von Artikelposten in einem einfachen Auftrag}} | |||
Wird anstatt dessen jedoch die Schaltfläche {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} genutzt, bietet die Anwendung eine Auswahl an: | |||
* Soll die vorhandene Terminrechnung durch eine neue Teillieferung ergänzt werden, kann mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] Ja}} geantwortet werden. Die Anwendung bietet dann an, wahlweise einen neue Teillieferung anzulegen oder eine bestehende Teillieferung weiter zu bearbeiten. | |||
* Soll ein neuer Auftrag erstellt werden ('''keine Teillieferung'''), kann mit {{Menü|[[Datei:Abbruch.png|link=]] Nein}} geantwortet werden. Die Anwendung legt dann einen Neuen Auftrag an, der als Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferung oder Terminrechnung ausgeführt werden kann. | |||
{{Tipp1|Es ist also möglich, neben einer Terminrechnung weitere Aufträge anzulegen.}} | |||
===Einfache Rechnungen oder Terminrechnungen=== | |||
Grundsätzlich ist die beste Vorgehensweise, schon beim Anlegen eines Lieferauftrags diesen als Terminrechnung zu erstellen. Die einzige Besonderheit ist, dass vor jeder Erfassung ausgewählt werden muss, ob eine neue Teillieferung angelegt werden soll, oder eine bestehende Teillieferung bearbeitet werden soll. Ansonsten bestehen keine funktionalen Einschränkungen. | |||
Ein einfacher Auftrag ist aber dann die richtige Wahl, wenn ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung erstellt werden soll. Außerdem entfallen die Rückfragen zu Teillieferungen, so dass der einfache Auftrag etwas schneller bearbeitet werden kann. | |||
===Einfache Rechnung in Terminrechnung wandeln=== | |||
Wie ein einfacher Auftrag nachträglich in eine Terminrechnung gewandelt werden kann, wird in diesem Abschnitt beschrieben. | |||
{{Hinweis|Das nachträgliche Wandeln eines einfachen Auftrages in eine Terminrechnung ist vergleichsweise aufwändig und sollte nur in Ausnahmen durchgeführt werden. Es ist wesentlich einfacher, direkt eine Terminrechnung anzulegen.}} | |||
====Einfachen Auftrag umwandeln==== | |||
Ein einfacher Auftrag kann nur in eine Terminrechnung gewandelt werden, wenn er als Lieferung deklariert ist! | |||
So wird's gemacht: | |||
# Rufen Sie den Auftrag auf. Es muss sich um einen einfachen Auftrag handeln, der als Lieferung deklariert ist. | |||
# Wählen Sie die Schaltfläche [[Datei:Uebersicht.png|link=]] hinter "Teillieferung" in der Seitenleiste. Die Auswahl Seitenleiste ist nicht aktiv, die Schaltfläche dahinter kann jedoch gedrückt werden. | |||
# Wählen Sie {{Menü|Auftrag in Terminrechnung wandeln}} | |||
Der Auftrag ist nun als Terminrechnung deklariert. Die bestehende Lieferung ist die erste Teillieferung. Das Datum der Teillieferung und das Datum der Terminrechnung können geändert werden. | |||
====Bestehende Lieferungen als Teillieferung in einen Terminrechnung verschieben==== | |||
Eine bestehende Lieferung kann nur in einen Terminrechnung verschoben werden, wenn | |||
# die zu verschiebende Lieferung als Lieferung deklariert ist. | |||
# die Terminrechnung, in die eine Lieferung verschoben werden soll, als Lieferung deklariert ist. | |||
So wird's gemacht: | |||
# Rufen Sie die Terminrechnung auf, in die eine Lieferung verschoben werden soll. Diese ist der Zielauftrag. | |||
# Wählen Sie die Schaltfläche [[Datei:Waren.png|link=]] und dann die Menüoption {{Menü|Artikel erfassen}} | |||
# Wählen Sie im Dialog "Neue Teillieferung zum" und geben Sie das Lieferdatum der neuen Teillieferung an. | |||
# Geben Sie als Artikelnummer ein Ausrufezeichen "!" ein, hinterlegen Sie einen beliebigen Text im Dialog "Texteingabe" und sichern Sie die Eingabe. Dies ist notwendig, damit die neue Teillieferung nicht automatisch wieder entfernt wird, weil sie leer ist. Sie können alternativ auch einen Artikel erfassen. | |||
# Beenden Sie den Dialog "Erfassen". | |||
# Wechseln Sie in die Lieferung, die verschoben werden soll. | |||
# Wählen Sie nun jeden Posten, der verschoben werden soll, einzeln an. | |||
# Im Kontextmenü, welches mit der '''rechten Maustaste''' eingeblendet wird [[Datei:Lmb.png|link=]] wählen Sie {{Menü|Diesen Posten anderem Auftrag zuordnen}} | |||
# Wählen Sie die Ziellieferung und den gewünschten Teilauftrag | |||
[[File:LieferungVerschieben.png|border|link=]] | |||
{{Tipp1|Zugehöriges Pfand eines Artikelposten wird automatisch verschoben. Freie Pfandposten müssen manuell verschoben werden.}} | |||
'''Dieser Vorgang muss für jeden Posten durchgeführt werden!''' | |||
{{Tipp1|Es ist oftmals einfacher, eine Teillieferung neu zu erfassen und die bestehende Lieferung '''danach''' zu leeren.}} | |||
==Bar kassieren oder Rechnung senden== | |||
Es ist in der Auftragsverwaltung nicht notwendig, zwischen ''Barkunden'' und ''Rechnungskunden'' zu unterscheiden. Die Vorgehensweise bei der Anlage einer Lieferung für einen Kunden ist in beiden Fällen identisch. | |||
{{Tipp1|Dies ermöglicht eine einfache Arbeitsweise, die immer identisch ist}} | |||
Es ist allerdings notwendig, dass die Konditionen eines Kunden korrekt definiert sind. Diese werden im Kundenstamm eingestellt. | |||
Wie die Konditionen eingestellt werden, steht [[Kundenstamm#Konditionen|hier]]}} | |||
{{Achtung|Wenn die Konditionen eines Kunden nicht korrekt eingestellt sind, kommt es zu unerwünschten Ergebnissen. Die Konditionen sollten also bei der Anlage des Kunden sorgfältig kontrolliert und korrekt eingestellt werden.}} | |||
Die Einstellung '''Bar (Nachnahme)''' hat folgende Auswirkungen: | |||
* Ist die Option aktiv, muss der Kunde Ware direkt bar bei Lieferung bezahlen. | |||
* Er erhält einen Lieferschein mit Rechnungsnummer und Rechnungswerten. | |||
* Die Art der Rechnungsstellung ist von der Gewerbeeigenschaft abhängig. | |||
* Der Auslieferungsfahrer kann Pfandrücknahmen auf dem Beleg notieren und verrechnen. | |||
Ist die Option nicht aktiv, erhält der Kunde einen normalen Lieferschein ohne Rechnungsdaten. | |||
Neben der Option ''Bar (Nachnahme)'' sind auch die Angaben zur Zahlweise und zum Zahlungsziel relevant. Diese sollten nicht im Widerspruch zu der Einstellung stehen. | |||
{{Tipp1|Die Einstellungen sollten '''vor dem Anlegen des ersten Auftrages''' noch einmal geprüft werden!}} | |||
==Gewerbekunde oder Privatkunde== | |||
Es ist in der Auftragsverwaltung nicht notwendig, zwischen ''Privatkunden'' und ''Gewerbekunden'' zu unterscheiden. Die Vorgehensweise bei der Anlage einer Lieferung für einen Kunden ist in beiden Fällen identisch. | |||
{{Tipp1|Dies ermöglicht eine einfache Arbeitsweise, die immer identisch ist}} | |||
Es ist allerdings notwendig, dass die Konditionen eines Kunden korrekt definiert sind. Diese werden im Kundenstamm eingestellt. | |||
Wie die Konditionen eingestellt werden, steht [[Kundenstamm#Konditionen|hier]]}} | |||
{{Achtung|Wenn die Konditionen eines Kunden nicht korrekt eingestellt sind, kommt es zu unerwünschten Ergebnissen. Die Konditionen sollten also bei der Anlage des Kunden sorgfältig kontrolliert und korrekt eingestellt werden.}} | |||
Die Einstellung '''Gewerbe (Netto)''' hat folgende Auswirkungen: | |||
* Ist die Option aktiv, ist der Kund ein Gewerbekunde | |||
* Er erhält Belege mit ausgewiesener Umsatzsteuer. | |||
* Pfand wird mit Mehrwertsteuer berechnet. | |||
* Die Art der Rechnungsstellung ist abhängig von Eigenschaft "Bar" | |||
Ist die Option nicht aktiv, ist der Kund ein Privatkunde. Pfand wird ohne Mehrwertsteuer berechnet und preise werden mit enthaltener Mehrwertsteuer ausgegeben. | |||
Neben der Option ''Gewerbe (Netto)'' ist auch die Auswahl der Preisgruppe relevant. Diese muss sollte nicht im Widerspruch zu der Einstellung stehen. | |||
{{Tipp1|Die Einstellungen sollten '''vor dem Anlegen des ersten Auftrages''' noch einmal geprüft werden!}} | |||
= Einzelnachweise = | = Einzelnachweise = | ||
<references /> | <references /> | ||