DATEV-Schnittstelle: Unterschied zwischen den Versionen

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Der DATEV- Export ermöglicht das Übertragen von Debitorenbuchungen an eine externe Buchhaltungssoftware .
{{WL|Optionen|Schnittstellen}}
Im Eingabefeld „Berater Nr.“ wird die DATEV- Beraternummer Ihres Steuerberaters eingegeben. Diese und die Mandantennummer erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.
 
Im Auswahlfeld „Zuweisung KD Nr.“ wird bestimmt, welches Datenfeld der Kundenverwaltung die für den DATEV- Austausch notwendige Debitorennummer enthält. In der Regel sollte das Feld „Debitorennummer“ verwendet werden.
Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie die DATEV-Schnittstelle einrichten und verwenden können.
Der Eintrag „Konverterpfad“ gibt an, an welcher Stelle sich der DAMO- Konverter der DATEV eG befindet .
 
Der DATEV-Export ermöglicht das Erstellen von Buchungsstapeln und den Versand der Exportdaten an den Steuerberater.
 
{{Tipp1|Eine Übersicht über alle verfügbaren Schnittstellen erhalten Sie [[Schnittstellen|hier]].}}
 
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==Freischaltung==
 
{{Hinweis|[[Schnittstellen]] müssen beim Hersteller aktiviert werden. Sie werden durch einen Dialog zur Aktivierung aufgefordert, wenn Sie die Freischalttaste [[File:Schluessel.png|link=]] rechts neben der roten Statusanzeige [[File:schnitt_freischaltung.png|link=]] einer bisher nicht aktivierten Schnittstelle anklicken<ref>Schnittstellenfreischaltungen sind teilweise kostenpflichtig. Weitere Informationen erhalten Sie beim Hersteller.</ref>.}}
 
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==Aufrufen der Schnittstellenkonfiguration==
 
Um die DATEV-Schnittstelle zu konfigurieren, muss die Schnittstellenkonfiguration aufgerufen werden:
#Klicken Sie im Hauptmenü auf {{Menü|Optionen}} &rarr; {{Menü|Schnittstellen}} oder drücken Sie die Tastenkombination <kbd class="light">&uArr;</kbd> + <kbd class="light">F12</kbd>.
#Der Dialog ''Schnittstellenverwaltung'' öffnet sich.
#Klicken Sie auf ''DATEV''.
Nun können Sie die DATEV-Schnittstelle konfigurieren.
 
<div class="imageMapHighlighter">
<imagemap>
File:Optionen_Schnittstellen_DATEV_2024_neu.png|gerahmt|ohne|Das Register der '''DATEV-Schnittstelle'''
rect 1 68 61 92 [[DATEV-Schnittstelle]]
rect 61 68 136 92 [[Elster-Schnittstelle]]
rect 136 68 200 92 [[Banking-Schnittstelle]]
rect 200 68 283 92 [[ZUGFeRD-Schnittstelle]]
rect 283 68 373 92 [[xRechnung-Schnittstelle]]
rect 373 68 438 92 [[TAPI-Schnittstelle]]
rect 438 68 511 92 [[GoogleCalendar-Schnittstelle]]
rect 511 68 576 92 [[DHL-Schnittstelle]]
rect 576 68 639 92 [[EDI-Schnittstelle]]
rect 639 68 700 92 [[ZVT-Schnittstelle]]
 
rect 1 92 54 117 [[eBon-Schnittstelle]]
rect 54 92 114 117 [[VMP-Schnittstelle]]
rect 114 92 207 117 [[WEBDRINK-Schnittstelle]]
rect 207 92 318 117 [[GEDAT-Schnittstelle]]
rect 318 92 396 117 [[Strecke-Schnittstelle]]
rect 396 92 473 117 [[Octopus-Schnittstelle]]
rect 473 92 548 117 [[Gastivo-Schnittstelle]]
rect 548 92 618 117 [[Kollex-Schnittstelle]]
rect 618 92 700 117 [[Im/Export-Schnittstelle]]
 
 
desc none
</imagemap>
</div>
 
<!--####################################################################################################################-->
 
==Konfiguration==
Um die Schnittstelle zu konfigurieren, müssen einige Informationen zusammengestellt werden.
 
===Checkliste für den Steuerberater===
Für die Konfiguration werden Informationen benötigt, die der Steuerberater bereitstellen muss:
 
* Angaben zum Sachkontenrahmen
* Angaben zu Unterkonten zu den Erlösen aus Pfand
 
{{Hinweis|Diese Informationen werden im [[Register_Administration|Register "Administration" in den Einstellungen]] hinterlegt.}}
 
* Liste der Kreditoren und Debitoren für Zuordnung zu Kunden und Lieferanten
* Liste der Kostenarten zur Zuordnung der Eingangsrechnungen
* Kanzleinummer und Mandantennummer
* E-Mailadresse für die Übermittlung der Buchungsstapel
 
===Identifikationsnummern eintragen===
Tragen Sie im Schnittstellendialog Ihre Beraternummer (Identnummer der Steuerberaterkanzlei bei der DATEV) und die Mandantennummer (Identnummer des Mandaten beim Steuerberater) ein.
 
<div style="background-color: #ddf5eb; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block">Diese Daten erhalten Sie vom Steuerberater.</div>
 
===Nummernkreise===
Als verbindende Identnummer für Kunden (Debitoren) kann die Kundennummer oder die Debitorennummer, weiterhin auch Kennung/Kategorie oder Suchberiff, verwendet werden.
 
{{Tipp1|DATEV-konforme Debitorennummern liegen im Bereich 10000 - 69999.}}
 
Als verbindende Identnummer für Lieferanten (Kreditoren) kann die Lieferantennummer oder die Kreditorennummer, weiterhin auch Kennung/Kategorie oder Suchberiff, verwendet werden.  
 
{{Tipp1|DATEV-konforme Kreditorennummern liegen im Bereich 70000 - 99999}}
 
Um eine Exportbeschreibung für DATEV-Debitoren und DATEV-Kreditoren zu erstellen, kann die Schaltfläche [[Datei:schnellerfassung.png|link=]] hinter der Auswahlliste für die Zuweisung gedrückt werden.
 
{{Hinweis|Informationen zum Export von Stammdaten nach DATEV finden Sie unter
[[Besonderheiten_des_Kundenstamms#Export_nach_DATEV|Kundenstamm]] und [[Besonderheiten_des_Lieferantenstamms#Export_nach_DATEV|Lieferantenstamm]]}}
 
Als verbindende Identnummer für Ausgangsrechnungen kann die Rechnungsnummer oder die Auftragsnummer verwendet werden. Die Voreinstellung lautet "Rechnungsnummer".
 
===CSV-Format===
Das Exportformat ist auf [[Druckdialog#Dateiausgabe|CSV-Vorlagendatei]] voreingestellt. Dieses Format ist von der DATEV eG seit dem 1. Januar 2018 verbindlich vorgeschrieben. Für das CSV-Format sind keine Einstellparameter vorgesehen.
 
===KNE-Format===
Alternativ zum CSV-Format kann das veraltete KNE-Format in der Ausführung "FBOP-BW-KNE" verwendet werden.
 
<div style="background-color: #FFCCCC; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block">Das KNE-Format ist veraltet und wird von der DATEV eG seit dem 1. Januar 2018 nicht mehr unterstützt. Es ist zur Kompatibilität mit Anwendungen, die das CSV-Format nicht unterstützen, derzeit noch enthalten. Der Export von Kreditorenverbindlichkeiten wird im KNE-Format nicht unterstützt.</div>
 
Bei der Vorwahl "KNE" kann der „Konverterpfad“ für den DAMO-Konverter der DATEV eG eingetragen werden. Der Name des Konverters ist mit "damo32.exe" voreingestellt, die SELF-ID mit "9999" voreingestellt.
 
<div style="background-color: #FFCCCC; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block">Der DAMO-Konverter muss auf dem Zielcomputer vorhanden sein.</div>
 
===Exportpfad===
Der Exportpfad kann wunschgemäß eingestellt werden. Sofern der E-Mailversand der Exportdateien durch die Anwendung durchgeführt werden soll, sollte der Dateipfad auf einen lokalen Speicherort eingestellt werden.
Der Exportpfad kann wunschgemäß eingestellt werden. Sofern der E-Mailversand der Exportdateien durch die Anwendung durchgeführt werden soll, sollte der Dateipfad auf einen lokalen Speicherort eingestellt werden.
Exportformat und SELF- ID sollten nicht verändert werden.
 
'''''Sachkonten'''''
===Exportparameter===
:Die Länge der Sachkonten kann für Ausgangskonten und Eingangskonten eingestellt werden. Über die korrekte Einstellung gibt Ihr Steuerberater Auskunft. In der Regel sind Sachkonten vierstellig.
Die Sachkontenlänge kann für Umsätze und Verbindlichkeiten vorgegeben werden, die Voreinstellung für beide Werte sind vier Stellen.
:Das Default- Sachkonto wird verwendet, wenn ein Artikel über keine Sachkonteninformation verfügt. Diese werden durch die Zuweisung einer Warengruppe verknüpft.
 
:Es können bis zu drei Sachkontennummern, jeweils eine für Waren, für Pfand mit Umsatzsteuerberechnung und für Pfand ohne Umsatzsteuerberechnung, angegeben werden. Nachfolgend sind die Konten für Umsätze aufgeführt.
Als Währungskennzeichen für die Primärwährung und eine Alternativwährung werden die dreistelligen ISO-Kennungen verwendet, die Voreinstellungen sind zur Verwendung von Euro (€) mit der Kennung "EUR" und Deutsche Mark (DM) mit der Kennung "DEM" eingerichtet.
 
Die Option "Umsätze festschreiben" ermöglicht die unmittelbare Verarbeitung von Buchungsstapeln in der Zielanwendung (beispielsweise "DATEV-Kanzlei Rechnungswesen"). Um die automatische Verarbeitung nach dem Import zu unterdrücken und Überprüfungen oder Änderungen zu ermöglichen, kann die Option deaktiviert werden.
 
Der Versand von Buchungsstapeln an den Steuerberater kann durch Aktivieren der Option "Als E-Mail versenden" aktiviert werden, dazu kann eine Zieladresse angegeben werden.
 
<div style="background-color: #FFFF99; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block">Um mehrere E-Mailadressen einzugeben, trennen Sie diese mit einem Komma "," voneinander.</div>
 
<div style="background-color: #ddf5eb; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block">Für den Versand muss ein SMTP-Mailserver im [[Einstellungen|Konfigurationsmodul]] eingerichtet sein.</div>
 
Das Ausbuchen der offenen Posten nach dem Export ist sinnvoll, wenn die Überwachung der offenen Posten nicht in der Anwendung erfolgt. Die exportierten Aufträge werden automatisch als bezahlt markiert und abgeschlossen. Durch die Optionen "Nachnahmen", "Bankeinzüge" und "Überweisungen" kann abgestimmt werden, dass nur bestimmte Zahlweisen beim automatischen Abschluss berücksichtigt werden sollen.
 
<!--####################################################################################################################-->
 
==Vorbereitung der Schnittstelle==
DATEV-Buchungsstapel umfassen gemäß der Vorgabe der DATEV eG Umsätze mit Kunden und Verbindlichkeiten an Lieferanten. Die Meldung erfolgt mit einer Zuordnung zu den jeweiligen Sachkonten. Der Meldezeitraum beläuft sich in der Regel auf einen Kalendermonat; darf ein Kalenderjahr nicht überschreiten.
 
Um DATEV-Buchungsstapel zu erstellen, müssen Zuordnungen erfolgen, damit das Zielsystem die Daten verstehen und korrekt verarbeiten kann.
 
=== Sachkonten ===
Sachkonten werden genutzt, um Umsätze und Kosten im Buchungssystem zuzuordnen. Der verwendete Sachkontenrahmen kann im Register [[Register_Administration|Administration]] der Einstellungen eingestellt werden. Dort werden auch die Sachkonten für bestimmte Umsätze und Kosten festgelegt.
 
=== Umsatzkonten ===
Für Umsätze müssen im Register [[Register_Hilfstabellen#Warengruppen|Warengruppen]] des Bereichs Hilfstabellen der Einstellungen allen Warengruppen Sachkonten zugewiesen werden. Dann muss jedem Artikel eine Warengruppe zugewiesen werden.
 
<div style="background-color: #ddf5eb; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block">Ist einem Artikel keine Warengruppe zugeordnet, wird das Basiskonto verwendet, welches in der Administration festgelegt wurde.</div>
 
=== Kostenkonten ===
Für Kosten müssen im Register [[Register_Hilfstabellen#Sachkonten|Sachkonten]] des Bereichs Hilfstabellen der Einstellungen allen Kosten Sachkonten zugewiesen werden. Wenn ein Kostensatz erstellt wird, muss dieser einem der Sachkonten zugeordnet werden.
 
<div style="background-color: #ddf5eb; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block">Für das Buchen von Einkaufsbelegen werden die Sachkonten in der Administration zugewiesen.</div>
 
==Übergabe von DATEV-Daten==
Die Übergabe der Daten aus der Anwendung an die DATEV oder den Steuerberater kann manuell in Einzelschritten oder automatisiert erfolgen.
 
=== Debitoren- und Kreditorenliste ===
Der Debitoren- und Kreditorenstamm kann nach DATEV exportiert werden. Funktionen für den Export des Stamms finden sich unter [[Besonderheiten_des_Kundenstamms#Export_nach_DATEV|Kundenstamm]] und [[Besonderheiten_des_Lieferantenstamms#Export_nach_DATEV|Lieferantenstamm]].
 
<div style="background-color: #ddf5eb; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block">Bei der Neuanlage eines Kunden oder Lieferanten bietet das System automatisch den Export für DATEV an.</div>
 
=== Buchungsstapel Debitoren===
Im Modul [[Buchhaltung|Buchhaltung]] werden im Register [[Debitoren]] Journale aller Umsätze mit Aufträgen, Kasse und Verträgen erzeugt und nach DATEV exportiert.
 
* Wie Sie ein Journal mit Auftragsumsätzen erstellen, steht [[Debitoren#Ein_Journal_erstellen|hier]]
* Wie Sie ein Journal mit Kassenumsätzen erstellen, steht [[Debitoren#Ein_Journal_erstellen_2|hier]]
* Wie Sie ein Journal mit Vertragsumsätzen erstellen, steht [[Debitoren#Vertr.C3.A4ge_anzeigen|hier]]
 
Der Export nach DATEV wird nach dem Erstellen eines Journals durch Auswahl der Schaltfläche {{Menü|[[File:Pfeilrunter.png|link=]]}} rechts von {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Druck}} und Auswahl "Export nach DATEV".'' gestartet.
 
=== Buchungsstapel Kreditoren ===
Im Modul [[Buchhaltung|Buchhaltung]] werden im Register [[Kreditoren]] Journale aller Verbindlichkeiten an Lieferanten erzeugt und nach DATEV exportiert.
 
* Wie Sie ein Journal mit Verbindlichkeiten erstellen steht [[Kreditoren#Journalvorlagen|hier]]
 
Der Export nach DATEV wird nach dem Erstellen eines Journals durch Auswahl der Schaltfläche {{Menü|[[File:Pfeilrunter.png|link=]]}} rechts von {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Druck}} und Auswahl "Export nach DATEV".'' gestartet.
 
=== Kontenbücher ===
Im Modul [[Buchhaltung]] werden im Unterregister [[Bücher|Bücher]] und dann in [[Kontenbücher|Kontenbücher]] Berichte aller Kontenbücher erzeugt und nach DATEV exportiert.
 
* Wie Sie ein Journal mit Verbindlichkeiten erstellen steht [[B%C3%BCcher#Export_nach_DATEV|hier]]
 
Der Export nach DATEV wird nach dem Erstellen eines Journals durch Auswahl der Schaltfläche {{Menü|[[File:Pfeilrunter.png|link=]]}} rechts von {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Druck}} und Auswahl "Export nach DATEV".'' gestartet.
 
==Automatische Übergabe aller DATEV-Daten==
Im Modul [[Buchhaltung]] werden im Register [[Abschluss]] alle Exportdateien für einen kompletten Monatsabschluss erzeugt und nach DATEV exportiert.
 
=Probleme beim Export=
Im folgenden Abschnitt werden Lösungen für typische Probleme beim DATEV-Export erläutert.
 
<div style="background-color: #ddf5eb; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block">Beachten Sie die Fehlermeldungen und befolgen Sie die Anleitungen zum Lösen von Problemen.</div>
 
==Debitorennummern==
Meldungen zu fehlenden Debitorennummern werden vor dem Export ausgegeben, der Export wird dann nicht durchgeführt.
Ursache sind in der Regel ungültige oder fehlende Debitorennummern.
 
* In der [[Schnittstellen|Schnittstellenverwaltung]] kann im Register "DATEV" eingestellt werden, ob das Feld "Kundennummer", das Feld "Suchbegriff", das Feld "Kennung" oder das Feld "Debitorennummer" als Identnummer verwendet werden. Prüfen Sie, ob die Zuweisung korrekt ist.
 
* Die Debitorennummer muss nicht eindeutig sein, das Feld muss jedoch immer gefüllt werden. Prüfen Sie, ob in jedem Datensatz des Kundenstamms ein gültiger Wert eingetragen wurde und ergänzen Sie fehlende Werte.
 
* Die Debitorennummer muss für den DATEV-Export numerisch sein. Buchstaben, Leerzeichen und Sonderzeichen sind nicht erlaubt, es dürfen nur Ziffern 0-9 eingegeben werden. Prüfen Sie, ob in jedem Datensatz des Kundenstamms ein gültiger Wert eingetragen wurde.
 
<div style="background-color: #ddf5eb; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block">DATEV-konforme Debitorennummern liegen im Bereich 10000 - 69999.</div>
 
==Kreditorennummern==
Meldungen zu fehlenden Kreditorennummern werden vor dem Export ausgegeben, der Export wird dann nicht durchgeführt.
Ursache sind in der Regel ungültige oder fehlende Kreditorennummern.
 
* In der [[Schnittstellen|Schnittstellenverwaltung]] kann im Register "DATEV" eingestellt werden, ob das Feld "Lieferantennummer", das Feld "Suchbegriff", das Feld "Kennung" oder das Feld "Kreditorennummer" als Identnummer verwendet werden. Prüfen Sie, ob die Zuweisung korrekt ist.
 
* Die Kreditorennummern muss nicht eindeutig sein, das Feld muss jedoch immer gefüllt werden. Prüfen Sie, ob in jedem Datensatz des Lieferantenstamms ein gültiger Wert eingetragen wurde und ergänzen Sie fehlende Werte.
 
* Die Kreditorennummern muss für den DATEV-Export numerisch sein. Buchstaben, Leerzeichen und Sonderzeichen sind nicht erlaubt, es dürfen nur Ziffern 0-9 eingegeben werden. Prüfen Sie, ob in jedem Datensatz des Lieferantenstamms ein gültiger Wert eingetragen wurde.
 
<div style="background-color: #ddf5eb; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block">DATEV-konforme Kreditorennummern liegen im Bereich 70000 - 99999.</div>
 
==Sachkonten==
Wenn Umsätze einem falschen Sachkonto zugewiesen wurden, sind einem oder mehreren Artikeln keine spezifischen Sachkonten zugewiesen. Beim Export wird dann das Basis-Sachkonto verwendet. Der Export wird nicht abgebrochen, es wird auch keine Fehlermeldung ausgegeben.
 
* Um einem Artikel ein Sachkonto zuzuweisen, muss eine Zuordnung der Warengruppe im [[Warenstamm#Eigenschaften|Warenstamm]] erfolgen. Prüfen Sie, ob allen Artikeln eine Warengruppe zugeordnet wurde.
 
* Jeder Warengruppe muss ein Sachkonto zugeordnet werden. Diese Zuordnung kann im Register [[Register_Hilfstabellen#Warengruppen|Warengruppen]] in den [[Register_Hilfstabellen|Hilfstabellen]] in den [[Einstellungen]] bearbeitet werden. Prüfen Sie, ob allen Warengruppe ein Sachkonto zugeordnet wurde.
 
==Exportpfade==
Bei Fehlermeldungen beim Speichern von DATEV-Exportdateien kann in der [[Schnittstellen|Schnittstellenverwaltung]] im Register "DATEV" ein gültiger Exportpfad eingestellt werden. Beachten Sie, dass für eine Speicherung von Daten auf einem externen Datenträger dieser bereits vor dem Export verfügbar sein muss.
 
==E-Mail Versand==
Bei Fehlermeldungen zum Versand der DATEV-Exportdateien kann in der [[Schnittstellen|Schnittstellenverwaltung]] im Register "DATEV" der E-Mailempfänger überprüft und korrigiert werden.
Wenn die Fehlermeldung auf einen Problem in der Kommunikation zwischen Anwendung und E-Mailserver hindeutet, kann die E-Mailkonfiguration im Register [[Register_Kommunikation#E-Mail_Kommunikation|Kommunikation]] in den [[Einstellungen]] überprüft werden.  
 
<div style="background-color: #ddf5eb; border-style: dotted; border-width: 1px; padding: .5em 1em .5em 1em; margin: .5em 0 .5em 0; display:inline-block">Bei anhaltenden Problemen mit dem DATEV-Export kontaktieren Sie den technischen Kundendienst des Herstellers.</div>
 
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'''Weiter zu [[Elster-Schnittstelle]]'''
 
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{{WL|Hauptseite|Optionen|Schnittstellen}}
 
Fußnoten:
<references />

Aktuelle Version vom 25. Februar 2024, 09:45 Uhr

(Optionen → Schnittstellen → Sie sind auf der Seite: DATEV-Schnittstelle)

Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie die DATEV-Schnittstelle einrichten und verwenden können.

Der DATEV-Export ermöglicht das Erstellen von Buchungsstapeln und den Versand der Exportdaten an den Steuerberater.

Eine Übersicht über alle verfügbaren Schnittstellen erhalten Sie hier.

Freischaltung

Schnittstellen müssen beim Hersteller aktiviert werden. Sie werden durch einen Dialog zur Aktivierung aufgefordert, wenn Sie die Freischalttaste Schluessel.png rechts neben der roten Statusanzeige Schnitt freischaltung.png einer bisher nicht aktivierten Schnittstelle anklicken[1].

Aufrufen der Schnittstellenkonfiguration

Um die DATEV-Schnittstelle zu konfigurieren, muss die Schnittstellenkonfiguration aufgerufen werden:

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Optionen → Schnittstellen oder drücken Sie die Tastenkombination ⇑ + F12.
  2. Der Dialog Schnittstellenverwaltung öffnet sich.
  3. Klicken Sie auf DATEV.

Nun können Sie die DATEV-Schnittstelle konfigurieren.

DATEV-SchnittstelleElster-SchnittstelleBanking-SchnittstelleZUGFeRD-SchnittstelleXRechnung-SchnittstelleTAPI-SchnittstelleGoogleCalendar-SchnittstelleDHL-SchnittstelleEDI-SchnittstelleZVT-SchnittstelleEBon-SchnittstelleVMP-SchnittstelleWEBDRINK-SchnittstelleGEDAT-SchnittstelleStrecke-SchnittstelleOctopus-SchnittstelleGastivo-SchnittstelleKollex-SchnittstelleIm/Export-Schnittstelle
Das Register der DATEV-Schnittstelle


Konfiguration

Um die Schnittstelle zu konfigurieren, müssen einige Informationen zusammengestellt werden.

Checkliste für den Steuerberater

Für die Konfiguration werden Informationen benötigt, die der Steuerberater bereitstellen muss:

  • Angaben zum Sachkontenrahmen
  • Angaben zu Unterkonten zu den Erlösen aus Pfand
Diese Informationen werden im Register "Administration" in den Einstellungen hinterlegt.
  • Liste der Kreditoren und Debitoren für Zuordnung zu Kunden und Lieferanten
  • Liste der Kostenarten zur Zuordnung der Eingangsrechnungen
  • Kanzleinummer und Mandantennummer
  • E-Mailadresse für die Übermittlung der Buchungsstapel

Identifikationsnummern eintragen

Tragen Sie im Schnittstellendialog Ihre Beraternummer (Identnummer der Steuerberaterkanzlei bei der DATEV) und die Mandantennummer (Identnummer des Mandaten beim Steuerberater) ein.

Diese Daten erhalten Sie vom Steuerberater.

Nummernkreise

Als verbindende Identnummer für Kunden (Debitoren) kann die Kundennummer oder die Debitorennummer, weiterhin auch Kennung/Kategorie oder Suchberiff, verwendet werden.

DATEV-konforme Debitorennummern liegen im Bereich 10000 - 69999.

Als verbindende Identnummer für Lieferanten (Kreditoren) kann die Lieferantennummer oder die Kreditorennummer, weiterhin auch Kennung/Kategorie oder Suchberiff, verwendet werden.

DATEV-konforme Kreditorennummern liegen im Bereich 70000 - 99999

Um eine Exportbeschreibung für DATEV-Debitoren und DATEV-Kreditoren zu erstellen, kann die Schaltfläche Schnellerfassung.png hinter der Auswahlliste für die Zuweisung gedrückt werden.

Informationen zum Export von Stammdaten nach DATEV finden Sie unter Kundenstamm und Lieferantenstamm

Als verbindende Identnummer für Ausgangsrechnungen kann die Rechnungsnummer oder die Auftragsnummer verwendet werden. Die Voreinstellung lautet "Rechnungsnummer".

CSV-Format

Das Exportformat ist auf CSV-Vorlagendatei voreingestellt. Dieses Format ist von der DATEV eG seit dem 1. Januar 2018 verbindlich vorgeschrieben. Für das CSV-Format sind keine Einstellparameter vorgesehen.

KNE-Format

Alternativ zum CSV-Format kann das veraltete KNE-Format in der Ausführung "FBOP-BW-KNE" verwendet werden.

Das KNE-Format ist veraltet und wird von der DATEV eG seit dem 1. Januar 2018 nicht mehr unterstützt. Es ist zur Kompatibilität mit Anwendungen, die das CSV-Format nicht unterstützen, derzeit noch enthalten. Der Export von Kreditorenverbindlichkeiten wird im KNE-Format nicht unterstützt.

Bei der Vorwahl "KNE" kann der „Konverterpfad“ für den DAMO-Konverter der DATEV eG eingetragen werden. Der Name des Konverters ist mit "damo32.exe" voreingestellt, die SELF-ID mit "9999" voreingestellt.

Der DAMO-Konverter muss auf dem Zielcomputer vorhanden sein.

Exportpfad

Der Exportpfad kann wunschgemäß eingestellt werden. Sofern der E-Mailversand der Exportdateien durch die Anwendung durchgeführt werden soll, sollte der Dateipfad auf einen lokalen Speicherort eingestellt werden.

Exportparameter

Die Sachkontenlänge kann für Umsätze und Verbindlichkeiten vorgegeben werden, die Voreinstellung für beide Werte sind vier Stellen.

Als Währungskennzeichen für die Primärwährung und eine Alternativwährung werden die dreistelligen ISO-Kennungen verwendet, die Voreinstellungen sind zur Verwendung von Euro (€) mit der Kennung "EUR" und Deutsche Mark (DM) mit der Kennung "DEM" eingerichtet.

Die Option "Umsätze festschreiben" ermöglicht die unmittelbare Verarbeitung von Buchungsstapeln in der Zielanwendung (beispielsweise "DATEV-Kanzlei Rechnungswesen"). Um die automatische Verarbeitung nach dem Import zu unterdrücken und Überprüfungen oder Änderungen zu ermöglichen, kann die Option deaktiviert werden.

Der Versand von Buchungsstapeln an den Steuerberater kann durch Aktivieren der Option "Als E-Mail versenden" aktiviert werden, dazu kann eine Zieladresse angegeben werden.

Um mehrere E-Mailadressen einzugeben, trennen Sie diese mit einem Komma "," voneinander.
Für den Versand muss ein SMTP-Mailserver im Konfigurationsmodul eingerichtet sein.

Das Ausbuchen der offenen Posten nach dem Export ist sinnvoll, wenn die Überwachung der offenen Posten nicht in der Anwendung erfolgt. Die exportierten Aufträge werden automatisch als bezahlt markiert und abgeschlossen. Durch die Optionen "Nachnahmen", "Bankeinzüge" und "Überweisungen" kann abgestimmt werden, dass nur bestimmte Zahlweisen beim automatischen Abschluss berücksichtigt werden sollen.


Vorbereitung der Schnittstelle

DATEV-Buchungsstapel umfassen gemäß der Vorgabe der DATEV eG Umsätze mit Kunden und Verbindlichkeiten an Lieferanten. Die Meldung erfolgt mit einer Zuordnung zu den jeweiligen Sachkonten. Der Meldezeitraum beläuft sich in der Regel auf einen Kalendermonat; darf ein Kalenderjahr nicht überschreiten.

Um DATEV-Buchungsstapel zu erstellen, müssen Zuordnungen erfolgen, damit das Zielsystem die Daten verstehen und korrekt verarbeiten kann.

Sachkonten

Sachkonten werden genutzt, um Umsätze und Kosten im Buchungssystem zuzuordnen. Der verwendete Sachkontenrahmen kann im Register Administration der Einstellungen eingestellt werden. Dort werden auch die Sachkonten für bestimmte Umsätze und Kosten festgelegt.

Umsatzkonten

Für Umsätze müssen im Register Warengruppen des Bereichs Hilfstabellen der Einstellungen allen Warengruppen Sachkonten zugewiesen werden. Dann muss jedem Artikel eine Warengruppe zugewiesen werden.

Ist einem Artikel keine Warengruppe zugeordnet, wird das Basiskonto verwendet, welches in der Administration festgelegt wurde.

Kostenkonten

Für Kosten müssen im Register Sachkonten des Bereichs Hilfstabellen der Einstellungen allen Kosten Sachkonten zugewiesen werden. Wenn ein Kostensatz erstellt wird, muss dieser einem der Sachkonten zugeordnet werden.

Für das Buchen von Einkaufsbelegen werden die Sachkonten in der Administration zugewiesen.

Übergabe von DATEV-Daten

Die Übergabe der Daten aus der Anwendung an die DATEV oder den Steuerberater kann manuell in Einzelschritten oder automatisiert erfolgen.

Debitoren- und Kreditorenliste

Der Debitoren- und Kreditorenstamm kann nach DATEV exportiert werden. Funktionen für den Export des Stamms finden sich unter Kundenstamm und Lieferantenstamm.

Bei der Neuanlage eines Kunden oder Lieferanten bietet das System automatisch den Export für DATEV an.

Buchungsstapel Debitoren

Im Modul Buchhaltung werden im Register Debitoren Journale aller Umsätze mit Aufträgen, Kasse und Verträgen erzeugt und nach DATEV exportiert.

  • Wie Sie ein Journal mit Auftragsumsätzen erstellen, steht hier
  • Wie Sie ein Journal mit Kassenumsätzen erstellen, steht hier
  • Wie Sie ein Journal mit Vertragsumsätzen erstellen, steht hier

Der Export nach DATEV wird nach dem Erstellen eines Journals durch Auswahl der Schaltfläche Pfeilrunter.png rechts von Drucken.png Druck und Auswahl "Export nach DATEV". gestartet.

Buchungsstapel Kreditoren

Im Modul Buchhaltung werden im Register Kreditoren Journale aller Verbindlichkeiten an Lieferanten erzeugt und nach DATEV exportiert.

  • Wie Sie ein Journal mit Verbindlichkeiten erstellen steht hier

Der Export nach DATEV wird nach dem Erstellen eines Journals durch Auswahl der Schaltfläche Pfeilrunter.png rechts von Drucken.png Druck und Auswahl "Export nach DATEV". gestartet.

Kontenbücher

Im Modul Buchhaltung werden im Unterregister Bücher und dann in Kontenbücher Berichte aller Kontenbücher erzeugt und nach DATEV exportiert.

  • Wie Sie ein Journal mit Verbindlichkeiten erstellen steht hier

Der Export nach DATEV wird nach dem Erstellen eines Journals durch Auswahl der Schaltfläche Pfeilrunter.png rechts von Drucken.png Druck und Auswahl "Export nach DATEV". gestartet.

Automatische Übergabe aller DATEV-Daten

Im Modul Buchhaltung werden im Register Abschluss alle Exportdateien für einen kompletten Monatsabschluss erzeugt und nach DATEV exportiert.

Probleme beim Export

Im folgenden Abschnitt werden Lösungen für typische Probleme beim DATEV-Export erläutert.

Beachten Sie die Fehlermeldungen und befolgen Sie die Anleitungen zum Lösen von Problemen.

Debitorennummern

Meldungen zu fehlenden Debitorennummern werden vor dem Export ausgegeben, der Export wird dann nicht durchgeführt. Ursache sind in der Regel ungültige oder fehlende Debitorennummern.

  • In der Schnittstellenverwaltung kann im Register "DATEV" eingestellt werden, ob das Feld "Kundennummer", das Feld "Suchbegriff", das Feld "Kennung" oder das Feld "Debitorennummer" als Identnummer verwendet werden. Prüfen Sie, ob die Zuweisung korrekt ist.
  • Die Debitorennummer muss nicht eindeutig sein, das Feld muss jedoch immer gefüllt werden. Prüfen Sie, ob in jedem Datensatz des Kundenstamms ein gültiger Wert eingetragen wurde und ergänzen Sie fehlende Werte.
  • Die Debitorennummer muss für den DATEV-Export numerisch sein. Buchstaben, Leerzeichen und Sonderzeichen sind nicht erlaubt, es dürfen nur Ziffern 0-9 eingegeben werden. Prüfen Sie, ob in jedem Datensatz des Kundenstamms ein gültiger Wert eingetragen wurde.
DATEV-konforme Debitorennummern liegen im Bereich 10000 - 69999.

Kreditorennummern

Meldungen zu fehlenden Kreditorennummern werden vor dem Export ausgegeben, der Export wird dann nicht durchgeführt. Ursache sind in der Regel ungültige oder fehlende Kreditorennummern.

  • In der Schnittstellenverwaltung kann im Register "DATEV" eingestellt werden, ob das Feld "Lieferantennummer", das Feld "Suchbegriff", das Feld "Kennung" oder das Feld "Kreditorennummer" als Identnummer verwendet werden. Prüfen Sie, ob die Zuweisung korrekt ist.
  • Die Kreditorennummern muss nicht eindeutig sein, das Feld muss jedoch immer gefüllt werden. Prüfen Sie, ob in jedem Datensatz des Lieferantenstamms ein gültiger Wert eingetragen wurde und ergänzen Sie fehlende Werte.
  • Die Kreditorennummern muss für den DATEV-Export numerisch sein. Buchstaben, Leerzeichen und Sonderzeichen sind nicht erlaubt, es dürfen nur Ziffern 0-9 eingegeben werden. Prüfen Sie, ob in jedem Datensatz des Lieferantenstamms ein gültiger Wert eingetragen wurde.
DATEV-konforme Kreditorennummern liegen im Bereich 70000 - 99999.

Sachkonten

Wenn Umsätze einem falschen Sachkonto zugewiesen wurden, sind einem oder mehreren Artikeln keine spezifischen Sachkonten zugewiesen. Beim Export wird dann das Basis-Sachkonto verwendet. Der Export wird nicht abgebrochen, es wird auch keine Fehlermeldung ausgegeben.

  • Um einem Artikel ein Sachkonto zuzuweisen, muss eine Zuordnung der Warengruppe im Warenstamm erfolgen. Prüfen Sie, ob allen Artikeln eine Warengruppe zugeordnet wurde.
  • Jeder Warengruppe muss ein Sachkonto zugeordnet werden. Diese Zuordnung kann im Register Warengruppen in den Hilfstabellen in den Einstellungen bearbeitet werden. Prüfen Sie, ob allen Warengruppe ein Sachkonto zugeordnet wurde.

Exportpfade

Bei Fehlermeldungen beim Speichern von DATEV-Exportdateien kann in der Schnittstellenverwaltung im Register "DATEV" ein gültiger Exportpfad eingestellt werden. Beachten Sie, dass für eine Speicherung von Daten auf einem externen Datenträger dieser bereits vor dem Export verfügbar sein muss.

E-Mail Versand

Bei Fehlermeldungen zum Versand der DATEV-Exportdateien kann in der Schnittstellenverwaltung im Register "DATEV" der E-Mailempfänger überprüft und korrigiert werden. Wenn die Fehlermeldung auf einen Problem in der Kommunikation zwischen Anwendung und E-Mailserver hindeutet, kann die E-Mailkonfiguration im Register Kommunikation in den Einstellungen überprüft werden.

Bei anhaltenden Problemen mit dem DATEV-Export kontaktieren Sie den technischen Kundendienst des Herstellers.

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Fußnoten:

  1. ↑ Schnittstellenfreischaltungen sind teilweise kostenpflichtig. Weitere Informationen erhalten Sie beim Hersteller.
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