Aufträge importieren: Unterschied zwischen den Versionen
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{{WL|Aufträge|Auftragsverwaltung|Grundlagen der Auftragsverwaltung}} | {{WL|Aufträge|Auftragsverwaltung|Grundlagen der Auftragsverwaltung}} | ||
Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie Aufträge importieren können. | Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie Aufträge aus externen Systemen importieren können. | ||
Der Auftragsimport kann im Hauptmenü {{Menü|Aufträge}} mit {{Menü|[[Datei:Web.png|link=]] Aufträge importieren}} oder mit {{Taste|Strg}} + {{Taste|F3}} gestartet werden. | Der Auftragsimport kann im Hauptmenü {{Menü|Aufträge}} mit {{Menü|[[Datei:Web.png|link=]] Aufträge importieren}} oder mit {{Taste|Strg}} + {{Taste|F3}} gestartet werden. | ||
{{Popup| | {{Popup|Auftraege_Auftraege importieren_2024.PNG|gerahmt|link{{=}}{{!}}ohne{{!}}Der '''Menü des Auftragsimports''' | ||
|83|190|165|210|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Popup1_2024.png|gerahmt|ohne|Die '''Datumseingabe'''|link=]] | |||
|83|290|165|310|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Popup1_2024.png|gerahmt|ohne|Die '''Datumseingabe'''|link=]] | |||
|383|290|465|310|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Popup1_2024.png|gerahmt|ohne|Die '''Datumseingabe'''|link=]] | |||
|383|440|483|460|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Popup2_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl des '''Kundentypen'''|link=]] | |||
|283|490|305|510|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Popup3_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl der '''Aufträge'''|link=]] | |||
|398|637|418|657|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Popup4_2024.png|gerahmt|ohne|Der '''Finden-Dialog'''|link=]] | |||
|87|682|107|706|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Der Optionen zum Laden einer Bestellung|link=]] | |||
}} | |||
{{Popup|Auftraege_Auftragsimport_Einstellungen_2024.PNG|gerahmt|link{{=}}{{!}}ohne{{!}}Die '''Einstellungen zum Auftragsimport''' | |||
|562|113|660|135|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup1_2024.png|gerahmt|ohne|Die '''Statusauswahl'''|link=]] | |||
|375|215|395|235|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup2_2024.PNG|gerahmt|ohne|Die '''Datei-Verzeichnisauswahl'''|link=]] | |||
|125|240|256|262|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup3_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl der '''Artikelnummer'''|link=]] | |||
|562|240|694|262|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup4_2024.png|gerahmt|ohne|Einstellung zu '''nicht gefundenen Artikeln'''|link=]] | |||
|125|265|256|285|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Preisgruppe 1 Netto'''|link=]] | |||
|125|290|256|310|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Preisgruppe 2 Netto'''|link=]] | |||
|125|315|256|335|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Preisgruppe 3 Brutto'''|link=]] | |||
|125|340|256|360|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Preisgruppe 4 Brutto'''|link=]] | |||
|762|340|862|360|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup6_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl der '''Parameter'''|link=]] | |||
|125|365|256|385|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup7_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Gebindeeinheit Kasten'''|link=]] | |||
|125|390|256|410|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup8_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Gebindeeinheit Flasche'''|link=]] | |||
|125|415|256|435|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup9_2024.png|gerahmt|ohne|Zuweisung des '''Artikeltextes'''|link=]] | |||
|762|440|862|460|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup6_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl der '''Parameter'''|link=]] | |||
|125|540|256|562|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup3_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl der '''Artikelnummer'''|link=]] | |||
|125|565|256|585|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Preisgruppe Brutto'''|link=]] | |||
|762|540|862|562|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup6_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl der '''Parameter'''|link=]] | |||
|125|590|256|610|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Preisgruppe Netto'''|link=]] | |||
}} | |||
=Externe Systeme= | |||
Die Anwendung unterstützt eine Vielzahl von externen Systemen. | |||
==Unterstützte Webshopsysteme== | |||
* [[WEBDRINK-Schnittstelle]] für den Datenaustausch mit WEBDRINK | |||
* [[Webshop-Schnittstelle]] für den Datenaustausch mit Shopware oder Magento | |||
==Unterstützte Ordersysteme== | |||
* [[Octopus-Schnittstelle]] für den Datenaustausch mit Octopus Order | |||
* [[Kollex-Schnittstelle]] für den Datenaustausch Kollex | |||
* [[Gastivo-Schnittstelle]] für den Datenaustausch Gastivo | |||
==Mehrere Systeme== | |||
Es können gleichzeitig bis zu drei Systeme genutzt werden. Zwischen den Systemen kann dann durch die Schaltflächen am oberen Rand des Moduls umgeschaltet werden. | |||
Sofern mehrere Systeme parallel genutzt werden und der automatische Betrieb eingeschaltet ist, werden die Systeme direkt nacheinander abgefragt. Als Intervall wird das längste der eingestellten Intervalle genutzt. | |||
{{Hinweis|Dadurch soll sichergestellt werden, dass eine bestehende Verarbeitung nicht unterbrochen wird.}} | |||
==Manueller Betrieb== | |||
Im manuellen Betrieb werden Bestellungen vom ausgewählten externen System abgerufen, geprüft und angezeigt. Die Bestellungen können bearbeitet und einzeln verarbeitet werden. | |||
{{Hinweis|Fehlerhafte Aufträge werden angezeigt und müssen vor der Verarbeitung korrigiert werden.}} | |||
==Automatischer Betrieb== | |||
Im automatischen Betrieb werden Bestellungen in einstellbaren, regelmäßigen Abständen von allen externen Systemen abgerufen, geprüft und verarbeitet. | |||
{{Hinweis|Fehlerhafte Aufträge werden angezeigt, die automatische Verarbeitung wird angehalten und die Verarbeitung des Auftrags muss manuell gestartet werden.}} | |||
=Verarbeitung= | |||
Die Verarbeitung von Bestellungen wird in drei Schritten durchgeführt: | |||
# Import der Bestellung | |||
# Prüfung der Bestellung | |||
# Verarbeitung der Bestellung | |||
==Bestellungen importieren== | |||
Mit {{Menü|[[Datei:Web.png|link=]] Laden}}, im Optionsmenü der Schaltfläche {{Menü|Bestellung auf externen System finden}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|F}} werden Bestellungen im externen System gesucht. Wenn Bestellungen gefunden werden, werden sie importiert und geprüft. | |||
Im Optionsmenü der Schaltfläche {{Menü|Bestelldatei öffnen}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|O}} können Bestelldateien auf dem lokalen Rechner geladen und geprüft werden. | |||
===Daten prüfen=== | |||
Die Auftrags- und Kundendaten werden nach dem Import angezeigt. Eine erste Prüfung der Importdaten wird direkt nach dem Laden durchgeführt: | |||
Es wird geprüft, ob der Kundendatensatz anhand der E-Mailadresse zugeordnet werden kann. Die Adressdaten eines vorhandenen Kundendatensatz werden aktualisiert, sofern die Postleitzahl korrekt ist. | |||
Bei einem Neukunden werden E-Mailadresse und Postleitzahl geprüft und Zahlungskonditionen zugeordnet. Der Kunde kann dann angelegt werden. | |||
{{Achtung|Die '''Konditionen''' des Kunden werden '''nicht''' geprüft! Diese müssen im externen System korrekt konfiguriert sein.}} | |||
Es wird geprüft, ob der Artikeldatensatz anhand der Artikelnummer des Webshops zugeordnet werden kann. Sofern notwendig, werden Pfandwerte ergänzt. | |||
{{Achtung|'''Bestände''' und '''Preise''' der Artikel werden '''nicht''' geprüft! Diese müssen im externen System korrekt konfiguriert werden.}} | |||
Wenn die Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde, kann der Auftrag verarbeitet werden. | |||
Wenn eine Prüfung einen Fehler erkennt, wird dieser im Statusfeld neben dem Eingabefeld der externen Kundennummer angezeigt. | |||
Fehlerhafte oder fehlende Daten müssen korrigiert oder ergänzt werden. | |||
Nach einer Bearbeitung kann die Bestellung mit {{Menü|[[Datei:Ok.png|link=]] Prüfen}} erneut geprüft werden. | |||
===Daten bearbeiten=== | |||
Es besteht die Möglichkeit, die Kundendaten und die Artikelposten zu bearbeiten. | |||
Im Kundendatensatz können Adressdaten und Konditionen verändert werden. Das Ende der Bearbeitung muss mit der Taste {{Taste|[[Datei:Sichern.png|Sichern]]}} neben der Auswahlbox für die Aufträge bestätigt werden. Der Auftrag kann auch mit der Schaltfläche {{Taste|[[Datei:Loeschen.png|Löschen]]}} gelöscht werden. | |||
Die Artikelposten können mit den Bearbeitungsoptionen unter der Postentabelle bearbeitet werden. Das Bearbeiten eines Artikels muss mit der Taste {{Taste|[[Datei:Sichern.png|Sichern]]}} neben dem Eingabefeld "Anzahl" bestätigt werden. | |||
Ein Posten kann auch mit der Schaltfläche {{Taste|[[Datei:Loeschen.png|Löschen]]}} gelöscht werden. | |||
==Bestellungen verarbeiten== | |||
Mit {{Menü|[[Datei:Start.png|link=]]Start}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|E}} werden die Daten verarbeitet. | |||
//-> | |||
===Kunde wird angelegt=== | |||
Wenn der Kunde bisher nicht im Kundenstamm vorhanden ist, wird ein neuer Datensatz erstellt. Wie ein neuer Kunde angelegt wird, ist auf der Seite [[Kunden anlegen]] schrittweise beschrieben. | |||
===Adressen werden angelegt=== | |||
Nachdem Sie auf der linken Seite auf die Schaltfläche '''Kunden''' geklickt haben, wählen Sie das [[Kundenstamm#Eingabe|Register Eingabe]]. Nun finden sich in der Navigationsleiste die Schaltflächen {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}}, {{Menü|[[Datei:Editieren.png|link=]] Editieren}} und {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}}. Klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}}. Dort muss zuerst eine neue Kundennummer eingetragen werden. Nachdem dies erfolgt ist, kann dann eine neue Adresse mit Kontaktdaten hinterlegt werden. Danach klicken Sie auf {{Menü|[[Datei:Sichern.png|link=]] Sichern}}, um die neue Adresse zu speichern. | |||
===Auftrag wird angelegt=== | |||
Anschließend wird ein neuer Auftrag angelegt und die Artikelposten erfasst. Wählen Sie dazu das [[Kundenstamm#Auftrag|Register Auftrag]]. Klicken Sie dann auf {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}}, um einen neuen Auftrag anzulegen. Wie ein neuer Auftrag angelegt wird, ist auf der Seite [[Aufträge anlegen und bearbeiten]] genau beschrieben. | |||
===Status wird festgelegt=== | |||
//-> | |||
===Rückmeldung an externes System=== | |||
//-> | |||
===Nach der Verarbeitung=== | |||
Der Importdialog wird geschlossen und die Auftragsverwaltung geöffnet. Der neue Auftrag wird angezeigt und kann weiter bearbeitet werden. | Der Importdialog wird geschlossen und die Auftragsverwaltung geöffnet. Der neue Auftrag wird angezeigt und kann weiter bearbeitet werden. | ||
//-> | |||
=Einstellungen= | |||
Zur vereinfachten Bearbeitung können die Einstellungen auch im Importmodul eingesehen und geändert werden. Die Ansicht des Registers ''Einstellungen'' entspricht dabei dem Register der Schnittstelle in der [[Schnittstellen|Schnittstellenverwaltung]]. Im folgenden Beispiel wird die WEBDRINK-Schnittstelle angezeigt: | |||
{{Popup|Auftraege_Auftragsimport_Einstellungen_2024.PNG|gerahmt|link{{=}}{{!}}ohne{{!}}Die '''Einstellungen zum Auftragsimport''' | |||
|562|113|660|135|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup1_2024.png|gerahmt|ohne|Die '''Statusauswahl'''|link=]] | |||
|375|215|395|235|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup2_2024.PNG|gerahmt|ohne|Die '''Datei-Verzeichnisauswahl'''|link=]] | |||
|125|240|256|262|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup3_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl der '''Artikelnummer'''|link=]] | |||
|562|240|694|262|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup4_2024.png|gerahmt|ohne|Einstellung zu '''nicht gefundenen Artikeln'''|link=]] | |||
|125|265|256|285|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Preisgruppe 1 Netto'''|link=]] | |||
|125|290|256|310|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Preisgruppe 2 Netto'''|link=]] | |||
|125|315|256|335|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Preisgruppe 3 Brutto'''|link=]] | |||
|125|340|256|360|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Preisgruppe 4 Brutto'''|link=]] | |||
|762|340|862|360|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup6_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl der '''Parameter'''|link=]] | |||
|125|365|256|385|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup7_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Gebindeeinheit Kasten'''|link=]] | |||
|125|390|256|410|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup8_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Gebindeeinheit Flasche'''|link=]] | |||
|125|415|256|435|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup9_2024.png|gerahmt|ohne|Zuweisung des '''Artikeltextes'''|link=]] | |||
|762|440|862|460|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup6_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl der '''Parameter'''|link=]] | |||
|125|540|256|562|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup3_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl der '''Artikelnummer'''|link=]] | |||
|125|565|256|585|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Preisgruppe Brutto'''|link=]] | |||
|762|540|862|562|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup6_2024.png|gerahmt|ohne|Die Auswahl der '''Parameter'''|link=]] | |||
|125|590|256|610|[[File:Auftraege_Auftraege importieren_Einstellungen_Popup5_2024.png|gerahmt|ohne|Auswahl der '''Preisgruppe Netto'''|link=]] | |||
}} | |||
//-> | |||
{{Tipp1|Eine Übersicht über alle verfügbaren Schnittstellen und Details zu deren Einrichtung erhalten Sie [[Schnittstellen|hier]].}} | {{Tipp1|Eine Übersicht über alle verfügbaren Schnittstellen und Details zu deren Einrichtung erhalten Sie [[Schnittstellen|hier]].}} | ||
Aktuelle Version vom 24. April 2024, 07:44 Uhr
(Aufträge → Auftragsverwaltung → Grundlagen der Auftragsverwaltung → Sie sind auf der Seite: Aufträge importieren)
Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie Aufträge aus externen Systemen importieren können.
Der Auftragsimport kann im Hauptmenü Aufträge mit 
Aufträge importieren oder mit Strg + F3 gestartet werden.
Externe Systeme
Die Anwendung unterstützt eine Vielzahl von externen Systemen.
Unterstützte Webshopsysteme
- WEBDRINK-Schnittstelle für den Datenaustausch mit WEBDRINK
- Webshop-Schnittstelle für den Datenaustausch mit Shopware oder Magento
Unterstützte Ordersysteme
- Octopus-Schnittstelle für den Datenaustausch mit Octopus Order
- Kollex-Schnittstelle für den Datenaustausch Kollex
- Gastivo-Schnittstelle für den Datenaustausch Gastivo
Mehrere Systeme
Es können gleichzeitig bis zu drei Systeme genutzt werden. Zwischen den Systemen kann dann durch die Schaltflächen am oberen Rand des Moduls umgeschaltet werden.
Sofern mehrere Systeme parallel genutzt werden und der automatische Betrieb eingeschaltet ist, werden die Systeme direkt nacheinander abgefragt. Als Intervall wird das längste der eingestellten Intervalle genutzt.
Manueller Betrieb
Im manuellen Betrieb werden Bestellungen vom ausgewählten externen System abgerufen, geprüft und angezeigt. Die Bestellungen können bearbeitet und einzeln verarbeitet werden.
Automatischer Betrieb
Im automatischen Betrieb werden Bestellungen in einstellbaren, regelmäßigen Abständen von allen externen Systemen abgerufen, geprüft und verarbeitet.
Verarbeitung
Die Verarbeitung von Bestellungen wird in drei Schritten durchgeführt:
- Import der Bestellung
- Prüfung der Bestellung
- Verarbeitung der Bestellung
Bestellungen importieren
Mit Laden, im Optionsmenü der Schaltfläche Bestellung auf externen System finden oder Strg + F werden Bestellungen im externen System gesucht. Wenn Bestellungen gefunden werden, werden sie importiert und geprüft.
Im Optionsmenü der Schaltfläche Bestelldatei öffnen oder Strg + O können Bestelldateien auf dem lokalen Rechner geladen und geprüft werden.
Daten prüfen
Die Auftrags- und Kundendaten werden nach dem Import angezeigt. Eine erste Prüfung der Importdaten wird direkt nach dem Laden durchgeführt:
Es wird geprüft, ob der Kundendatensatz anhand der E-Mailadresse zugeordnet werden kann. Die Adressdaten eines vorhandenen Kundendatensatz werden aktualisiert, sofern die Postleitzahl korrekt ist. Bei einem Neukunden werden E-Mailadresse und Postleitzahl geprüft und Zahlungskonditionen zugeordnet. Der Kunde kann dann angelegt werden.
Es wird geprüft, ob der Artikeldatensatz anhand der Artikelnummer des Webshops zugeordnet werden kann. Sofern notwendig, werden Pfandwerte ergänzt.
Wenn die Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde, kann der Auftrag verarbeitet werden.
Wenn eine Prüfung einen Fehler erkennt, wird dieser im Statusfeld neben dem Eingabefeld der externen Kundennummer angezeigt.
Fehlerhafte oder fehlende Daten müssen korrigiert oder ergänzt werden.
Nach einer Bearbeitung kann die Bestellung mit 
Prüfen erneut geprüft werden.
Daten bearbeiten
Es besteht die Möglichkeit, die Kundendaten und die Artikelposten zu bearbeiten.
Im Kundendatensatz können Adressdaten und Konditionen verändert werden. Das Ende der Bearbeitung muss mit der Taste 
neben der Auswahlbox für die Aufträge bestätigt werden. Der Auftrag kann auch mit der Schaltfläche 
gelöscht werden.
Die Artikelposten können mit den Bearbeitungsoptionen unter der Postentabelle bearbeitet werden. Das Bearbeiten eines Artikels muss mit der Taste neben dem Eingabefeld "Anzahl" bestätigt werden.
Ein Posten kann auch mit der Schaltfläche gelöscht werden.
Bestellungen verarbeiten
Mit 
Start oder Strg + E werden die Daten verarbeitet.
//->
Kunde wird angelegt
Wenn der Kunde bisher nicht im Kundenstamm vorhanden ist, wird ein neuer Datensatz erstellt. Wie ein neuer Kunde angelegt wird, ist auf der Seite Kunden anlegen schrittweise beschrieben.
Adressen werden angelegt
Nachdem Sie auf der linken Seite auf die Schaltfläche Kunden geklickt haben, wählen Sie das Register Eingabe. Nun finden sich in der Navigationsleiste die Schaltflächen 
Neu, 
Editieren und 
Sichern. Klicken Sie auf Neu. Dort muss zuerst eine neue Kundennummer eingetragen werden. Nachdem dies erfolgt ist, kann dann eine neue Adresse mit Kontaktdaten hinterlegt werden. Danach klicken Sie auf Sichern, um die neue Adresse zu speichern.
Auftrag wird angelegt
Anschließend wird ein neuer Auftrag angelegt und die Artikelposten erfasst. Wählen Sie dazu das Register Auftrag. Klicken Sie dann auf Neu, um einen neuen Auftrag anzulegen. Wie ein neuer Auftrag angelegt wird, ist auf der Seite Aufträge anlegen und bearbeiten genau beschrieben.
Status wird festgelegt
//->
Rückmeldung an externes System
//->
Nach der Verarbeitung
Der Importdialog wird geschlossen und die Auftragsverwaltung geöffnet. Der neue Auftrag wird angezeigt und kann weiter bearbeitet werden.
//->
Einstellungen
Zur vereinfachten Bearbeitung können die Einstellungen auch im Importmodul eingesehen und geändert werden. Die Ansicht des Registers Einstellungen entspricht dabei dem Register der Schnittstelle in der Schnittstellenverwaltung. Im folgenden Beispiel wird die WEBDRINK-Schnittstelle angezeigt:
//->
Zurück zur Hauptseite Grundlagen der Auftragsverwaltung
(Aufträge → Sie sind auf der Seite: Aufträge importieren)
Fußnoten: