Bedarf
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Das Lieferantenbestellsystem bietet leistungsfähige Funktionen zur Bedarfsprüfung sowie zum Erfassen und Verwalten von Lieferantenbestellungen. Das Modul kann im Menü Warenwirtschaft → 
Bedarf prüfen oder über die Funktionstaste F4 aufgerufen werden.
Einfache Bedarfsprüfung
Eine einfache Bedarfsprüfung kann durch Ausdruck der Liste Bestand erfolgen. Öffnen Sie dazu die Warenverwaltung und wählen Sie das Register Liste. Diese Liste enthält eine Übersicht aller Artikel, bei denen Differenzen zwischen Bestand und Mindestbestand bestehen. Die Liste dient als Vorlage für Bestellungen. Über 
Drucken lässt sich der Bestand drucken.
Diese einfache Bedarfsprüfung ermöglicht eine schnelle Übersicht über Fehlbestände. Sie zeigt jedoch keine Lieferantenzuordnung, Lieferantenbestellung oder Buchung des Wareneinganges. Die Liste kann im Reporteditor angepasst werden.
Automatische Bedarfsprüfung
Um Lieferantenbestellungen weitgehend zu automatisieren, kann die automatische Bedarfsprüfung und das Lieferantenbestellwesen genutzt werden.
Die Lieferantenbestellung wird in drei Schritte unterteilt. Zunächst wird die Bedarfsprüfung durchgeführt und die Bestellpositionen werden erfasst. Im zweiten Schritt werden die Bestellungen den einzelnen Lieferanten zugeordnet und aktiviert. Nach der Aktivierung werden die Bestellungen verwaltet und nach dem Wareneingang gebucht und abgeschlossen.
Um das Lieferantenbestellsystem nutzen zu können, müssen für alle Lagerartikel Lieferanten verknüpft werden. Das Lieferantenbestellsystem greift nicht auf den Hauptlieferanten des Warenstammes zu, sondern benötigt mindestens eine Lieferantenzuordnung im Dialog Lieferanten der Warenverwaltung.
Vor dem eigentlichen Bestellvorgang wird zunächst eine Bedarfsprüfung durchgeführt.
Die Bedarfsprüfung besteht aus zwei Tabellen. In der oberen Tabelle werden Bestellposten angezeigt; in der unteren werden Bestellvorschläge von der Anwendung angeboten.
Die Ansicht der Bestellpostentabelle kann durch den Statusfilter in der Seitenleiste umgeschaltet werden. Es werden entweder die erfassten (aber nicht bestellten) oder die bestellten (aber nicht gelieferten) Positionen angezeigt.
Mit dem Lieferantenfilter kann die Ansicht zusätzlich auf einen bestimmten Lieferanten eingeschränkt werden. Dazu muss im Feld Lieferant Nr. die Lieferantennummer des jeweiligen Lieferanten ausgewählt werden.
Vorschläge übernehmen
Bei der automatischen Übernahme der Vorschläge werden die aus der Bestandsdifferenz errechneten Bestellmengen ohne Berücksichtigung der Mindestmengen des zugehörigen Lieferanten übernommen. Die Bestellposten werden dem jeweils ersten zugeordneten Lieferanten zugewiesen. Die Bestellmengen können nach der Übernahme geändert werden, die Lieferantenzuordnung jedoch nicht.
Durch einen Doppelklick in die Vorschlagstabelle oder Strg + B können alle Vorschläge automatisch als Bestellposten erfasst werden.
Um Vorschläge einzeln zu erfassen und dabei Mengen und Lieferantenzuordnung direkt zu beeinflussen, kann der Dialog „Bestellposten erfassen“ verwendet werden.
Der Erfassungsdialog
Die Erfassung von Bestellposten erfolgt im Dialog „Bestellposten erfassen“ im Register Waren. Dieses wird über die Schaltfläche 
, mit einem Doppelklick in die Bestellposten, Strg + A oder mit Artikel erfassen im Optionsmenü geöffnet. Das Optionsmenü kann mit 
oder mit einem Rechtsklick 
in eine der beiden Tabellen geöffnet werden.
Zunächst muss im Eingabefeld „Art. Nr.“ eine Artikelnummer eingegeben werden. Bei der Eingabe von unvollständigen oder falschen Artikelnummern wird automatisch die Suchfunktion gestartet.
Als nächstes wird ein Lieferant aus der Auswahlbox „Lieferant“ ausgewählt. Ist dem ausgewählten Artikel kein Lieferant zugeordnet, kann der Bestellposten nicht erfasst werden. In diesem Fall ist die Lieferantenauswahlbox leer.
Die Bestellkonditionen des gewählten Lieferanten werden angezeigt. Dabei wird eine Auswahl der Sollmenge, die durch die Bestandsdifferenz errechnet wurde, der Mindestmenge, die für den gewählten Lieferanten hinterlegt wurde und einer frei editierbaren Menge angeboten. Nach Auswahl einer Vorgabe oder Eingabe einer freien Menge kann der Bestellposten mit 
Sichern gespeichert werden.
Die Bestellposten sind nach der Erfassung bereits den jeweiligen Lieferanten zugeordnet und können bearbeitet und aktiviert werden.
Mit 
kann die Schnellerfassung aktiviert werden. Bei dieser wird die Auswahl der Lieferanten übersprungen und ein ausgewählter Artikel direkt erfasst.
Pfandposten erfassen
Die Erfassung von Pfandposten erfolgt im Dialog „Bestellposten erfassen“ im Register Pfand. Dieses wird über die Schaltfläche 
oder mit Strg + L geöffnet.
Zunächst muss im Eingabefeld „Art. Nr.“ eine Artikelnummer eingegeben werden. Bei der Eingabe von unvollständigen oder falschen Artikelnummern wird automatisch die Suchfunktion gestartet.
Die Anwendung zeigt die Pfandbezeichnung und den Bestand im Pfandlager an. Dieser Bestand wird als Rücknahme im Eingabefeld „Anzahl“ angeboten[1]. Der Wert kann geändert oder mit ↩ übernommen werden.
Der Posten kann mit Sichern oder ↩ gespeichert werden.
Bestellungen aktiveren
Die Aktivierung kann mit 
Start erfolgen. Dann werden alle Bestellungen aktiviert und je nach Voreinstellung beim jeweiligen Lieferanten ausgedruckt, gefaxt, als Text oder Orderdatei per E-Mail zugestellt. Sofern die automatische Aktivierung der Bestellungen nicht durchgeführt wird, wird beim Beenden 
Ende des Moduls automatisch der Aufgabenmanager gestartet, der beim Bestellvorgang assistieren kann.
Der Aufgabenmanager zeigt die Anzahl der vorbereiteten Bestellungen an und bietet, sofern Bestellungen vorbereitet vorliegen, die Schaltfläche 
Bestellungen verarbeiten rechts von Lieferantenbestellungen an. Durch Drücken der Schaltfläche wird die Lieferantenverwaltung gestartet und die vorbereitete Bestellung des ersten Lieferanten im Register Bestellung aufgerufen. Nach Aktivierung der Bestellung wird der Aufgabenmanager aktualisiert und bietet durch die Schaltfläche Bestellungen verarbeiten die nächste vorbereitete Bestellung an.
Bestellungen bearbeiten
Die Bearbeitung von Bestellungen wird im Register Bestellungen der Lieferantenverwaltung durchgeführt. Im Bestellregister werden die vorbereiteten und aktiven Bestellung des ausgewählten Lieferanten angezeigt. In diesem Register können Bestellposten editiert oder entfernt werden und Bestellungen aktiviert, überwacht und nach Wareneingang gebucht und abgeschlossen werden.
Die Anzeige der Bestellposten kann in der Seitenleiste des Registers gefiltert werden. Dabei kann die Tabellenansicht auf eine bestimmte Bestellung eingeschränkt werden, indem in das gleichnamige Eingabefeld eine Bestellnummer eingegeben und der Filter mit der Schaltfläche 
hinter dem Eingabefeld aktiviert wird. Um die Anzeige zurückzusetzen, kann der Bestellfilter mit der Schaltfläche 
deaktiviert werden.
Es besteht des Weiteren die Möglichkeit, Bestellungen an einen Lieferanten anhand des Bestellstatus zu filtern. Der Anzeigefilter bietet für jeden möglichen Status eine Option. Die Anzeige der Bestellsummen darunter gibt die Gesamtsumme aller Bestellposten im jeweiligen Bestellstatus wieder.
In der Navigation stehen in Abhängigkeit vom Anzeigefilter Buchungsoptionen oder der Bestelldruck zur Verfügung.
Bestellposten bearbeiten
Es können keine neuen Artikelposten zugefügt werden. Es ist jedoch möglich, Posten zu bearbeiten und Pfandposten hinzuzufügen.
Um nicht bestellte Posten vor der Bestellung zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden.
Es besteht nun die Möglichkeit, Bestellposten zu bearbeiten. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie rechts von auf oder machen Sie einen Rechtsklick in die Tabelle. Bearbeitet wird der jeweils durch die Anwendung in der Tabelle hervorgehobene Artikel. Ein Bestellposten kann mit Anzahl ändern oder Einfg bzw. Preis ändern oder Strg + Einfg editiert und mit Posten löschen oder Entf entfernt werden.
Pfandartikel können mit der Schaltfläche neben dem Anzeigefeld Pfand oder mit Strg + L hinzugefügt werden.
Gratiswaren erfassen
Sofern ein Teil der Warenlieferung vom Lieferanten gratis geliefert wird, kann die entsprechende Teilmenge des Bestellpostens als Gratisware deklariert werden. Der Posten muss zunächst angewählt werden. Wählen Sie im Optionsmenü Gratisposten abziehen oder drücken Sie Strg + Entf, um den Änderungsdialog aufzurufen. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie rechts von auf oder machen Sie einen Rechtsklick in die Tabelle.
Im Dialog kann die Gratismenge angegeben werden. Die Gratismenge darf die Postenmenge nicht überschreiten.
Bestellungen aktivieren
Um Bestellposten zu aktivieren, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden. Mit 
Bestellen oder Strg + P werden die nicht bestellten Posten je nach Voreinstellung beim jeweiligen Lieferanten ausgedruckt, gefaxt, als Text oder Orderdatei per E-Mail zugestellt.
Bestellungen überwachen
Um bestellte Posten zu überwachen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um den Status eines bestellten Postens zu editieren, kann im Optionsmenü der Bestelltabelle die Option Lieferstatus editieren oder Strg + A angewählt werden. Der Statusdialog wird geöffnet.
Der Lieferstatusdialog ermöglicht die Definition und Auswahl einer informativen Beschreibung zum Lieferstatus des Bestellpostens. So kann ein Bestellposten, dessen Liefertermin vom Lieferanten bestätigt wurde, mit dem Status Termin bestätigt ausgezeichnet werden. Zusätzlich kann das Lieferdatum im Eingabefeld unter dem Statusfeld angegeben werden.
Diese Informationen werden im Bestellposten angezeigt und können auch in der Erfassung eingesehen werden. Dadurch können detaillierte Auskünfte zu Bestellungen an Kunden weitergegeben werden.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellposten mit einem Sperrvermerk zu versehen. Dies ist nützlich, wenn bestellte Ware teilweise für Kunden reserviert wurde. Die Option Bisherigen Betrag ersetzen bezieht sich auf diesen Sperrvermerk. Ist diese Option aktiv, wird der alte Sperrvermerk überschrieben. Ansonsten wird die Stückzahl des neuen Sperrvermerks auf die bereits gesperrten Stücke aufaddiert.
Ist die Option Alle Positionen aktualisieren aktiv, beziehen sich die Änderungen, die Sie vornehmen nicht nur auf den von Ihnen ausgewählten Posten, sondern auf alle Posten, die sich in der Tabelle befinden.
Wareneingänge verwalten
Um Wareneingänge zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Bestellposten als geliefert zu markieren, kann dieser angewählt und mit der Kontextmenüoption Artikel als geliefert markieren oder Strg + G in den Status geliefert versetzt werden.
Wenn alle Bestellposten als geliefert deklariert und in Bestand gebucht werden sollen, kann dies durch die Schaltfläche Eingang durchgeführt werden.
Wareneingang buchen
Um gelieferte Waren einzubuchen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Gelieferte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Artikel einzubuchen, kann dieser in der Tabelle angewählt und durch die Schaltfläche 
Buchen gebucht werden. Das Buchen von Bestellposten erhöht den Warenbestand um die bestellte Stückzahl.
Sofern sich der Einkaufspreis des Artikels beim Lieferanten der aktuellen Bestellung vom hinterlegten Einkaufspreis im Warenstamm unterscheidet, wird ein Hinweis eingeblendet.
Der Einkaufspreis kann auf Wunsch direkt aktualisiert werden. Eine Kalkulation der Verkaufspreise wird jedoch nicht vorgenommen.
(Warenwirtschaft → Sie sind auf der Seite: Bedarf)
Fußnoten:
- ↑ Damit der Bestand als Rücknahme gewertet wird, muss die Schaltfläche „negatives Vorzeichen“ weiß eingefärbt sein, da es sich um einen Verkauf der Pfandartikel handelt!