Grundlagen der Auftragsverwaltung

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In den folgenden Abschnitten werden Elemente und grundlegende Funktionen der Auftragsverwaltung erläutert.

Elemente

Der Infobereich (1)

Die Seitenleiste (2)

Die Postentabellen (3)

Die Navigation (4)

• Im Infobereich (1) wird der aktuell aktive Kunde angezeigt. Alle angezeigten Aufträge in der Auftragsverwaltung beziehen sich immer auf den aktuellen Kunden. Wenn ein neuer Auftrag erstellt werden soll, muss daher zunächst der Kunde, für den der Auftrag erstellt werden soll, angewählt werden.
• Die Seitenleiste (2) enthält Informationen des aktuellen Auftrags. In Abhängigkeit von der Größe des Computerbildschirms werden einige Felder ausgeblendet, wenn nicht genügend Platz vorhanden ist. Diese können mit [>>] ein- und ausgeblendet werden. Über die Schaltflächen in der Seitenleiste können Funktionen der Auftragserfassung aufgerufen werden. Einige Auftragswerte werden gelb oder rot hinterlegt, wenn die Konditionen eines Kunden besondere Aufmerksamkeit erfordern. So wird der Pfandwert eines Auftrages gelb eingefärbt, wenn keine Mehrwertsteuer auf den Pfandwert berechnet wird. Wird Pfand im Auftrag nicht berechnet, ist das Feld rot eingefärbt. Aktive Rabatte und Skonti werden gelb eingefärbt.
• In den Postentabellen (3) werden die Artikelpositionen angezeigt. Die linke Tabelle enthält Warenposten des aktuellen Auftrags. Die rechte Tabelle enthält Pfandposten. Unter diesen beiden Tabellen ist die Tabelle für Vermietungen* angeordnet. Im Bereich unter den Tabellen werden hinterlegte Texte zu einem markierten Auftragspositionen angezeigt.
• Die Navigation (4) im unteren Fensterbereich enthält weitere Schaltflächen für die Auftragsanlage, Statusänderung und den Ausdruck.

Schaltflächen

In den folgenden Abschnitten werden die Funktionen der Schaltflächen in Seitenleiste und Navigation erläutert.

Schaltflächen in der Seitenleiste

Für die Bearbeitung von Aufträgen stehen in der Seitenleiste folgende Schaltflächen zur Verfügung:

hinter dem Feld „Auftrag“: Öffnet den Suchdialog zum Finden eines Auftrages anhand der Auftragsnummer. Im zugehörigen Optionsmenü kann ein Auftrag storniert oder der Buchungsmanager gestartet werden. hinter dem Feld „Lieferung“: Öffnet den Suchdialog zum Finden eines Auftrages anhand der Auftragsnummer. Im zugehörigen Optionsmenü kann die Pfandfortschreibung gestartet werden. hinter dem Feld „Rechnung“: Öffnet einen Suchdialog und ermöglicht das Finden eines Auftrages anhand der Auftragsnummer. hinter dem Feld „Sammelauftrag“: Öffnet den Dialog zum Hinzufügen eines Auftrages zu einem Sammelauftrag. Im zugehörigen Optionsmenü können Sammelaufträge weiter bearbeitet werden, Terminrechnungen und der Druckcontainer eingesehen werden. hinter dem Feld „Status“: Öffnet den Dialog zum Ändern des Auftragsstatus.

In den Feldern Bestellung, Lieferung und Rechnung können die zugehörigen Datumswerte eingestellt werden. Das Bestelldatum wird nach dem Erstellen eines Auftrages auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt, sofern die Option [0] hinter dem Datumsfeld aktiv ist, ansonsten auf den folgenden Kalendertag eingestellt, sofern die Option [+1] hinter dem Datumsfeld aktiv ist. Beim Wechsel des Auftragsstatus in Lieferung wird analog das Lieferdatum, beim Wechsel in Rechnung das Rechnungsdatum auf das aktuelle Tagesdatum oder den folgenden Kalendertag gesetzt.

hinter dem Feld „Rabatt“: Öffnet den Dialog zum Hinzufügen oder Ändern des Auftragrabatts. hinter dem Feld „Skonto“: Öffnet den Dialog zum Ändern der Zahlungsziele und Auftragsskonti. hinter dem Feld „Ware Netto“: Blendet ein Optionsmenü ein, in dem verschiedene Bearbeitungsoptionen für Artikelposten angeboten werden. hinter dem Feld „Pfand Netto“*: Blendet ein Optionsmenü ein, in dem verschiedene Bearbeitungsoptionen für die Pfanderfassung eingeblendet werden. hinter dem Feld „Gesamt“: Öffnet den Dialog zum Einsehen der Auftragssummen und Duplizieren eines Auftrags. hinter dem Feld „Brutto“: Öffnet den Buchungsmanager, in dem Zahlungseingänge gebucht werden können. hinter der Option „Für Autodruck vormerken“: Öffnet den Druckcontainer, indem der automatische Ausdruck mehrerer Dokumente gesteuert werden kann. hinter der Auswahl „Teillieferung“ öffnet den Dialog „Terminrechnungsverwaltung“, indem Teillieferungsaufträge verwaltet werden können.

Schaltflächen in den Tabellen

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Schaltflächen in der Navigation

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Mit ← oder Strg + Bild ⇑ > kann zum Ersten, mit ← oder Bild ⇑ zum Vorigen, mit → oder Bild ⇓ zum Nächsten und mit → oder Strg + Bild ⇓ zum Letzen Auftrag des aktuellen Kunden geblättert werden.
Mit „Layout" können Auswahl und Reihenfolge der Anzeigespalten in den Tabellen geändert werden. Mit „Ende" oder Strg + W kann die Auftragsverwaltung geschlossen werden.

Das Statusmodell

Die Auftragsverwaltung basiert auf dem Statusmodell, Aufträge durchlaufen also verschiedene Status und befinden sich immer in einem definierten Status. Ein Auftrag ist also entweder ein Angebot oder eine Bestellung oder eine Lieferung oder eine Rechnung oder eine Mahnung oder abgeschlossen. In der folgenden Tabelle werden die Statusoptionen dargestellt:

	Angebot	Bestellung	Lieferung	Rechnung	Mahnung	Abgeschl.
Einfärbung	Weiß	Blau	Gelb	Orange	Rot	Grün
Bestand buchen	Nein	Ja
Saldo Kunde	Nein			Ja		Nein
Umsatz Kunde	Nein					Ja
Umsatz Statistik	Nein			Ja
Touren planen	Nein	Ja			Nein
Auftrag editieren	Ja			Nein
Auftrag mahnen	Nein			Ja		Nein
Zahlung buchen	Nein			Ja		Nein
Auftrag stornieren	Ja					Nein

Ab dem Status „Rechnung" kann ein Auftrag nur gemahnt, abgeschlossen oder storniert werden. Ein abgeschlossener Auftrag kann durch eine Rückbuchung in den Status „Rechnung" zurückgestuft werden. Mahnungen werden in „Erinnerung", „Mahnung" und „Zahlungsaufforderung" unterteilt.
Ein Auftrag kann bis zum Abschluss jederzeit storniert werden. Der Lagerbestand wird durch ein Storno nicht zurückgebucht. Der Umsatz wird bei Storno nicht erhöht. Der Saldo des Kunden wird bei Abschluss oder Storno um den Rechnungsbetrag vermindert. Die Möglichkeiten zum Wechseln aus einem Status in einen anderen werden in der folgenden Tabelle dargestellt:

	Angebot	Bestellung	Lieferung	Rechnung	Mahnung	Abgeschl.
Von Angebot bis Lieferung	Nein	Ja
Saldo Kunde	Nein			Ja		Nein
Umsatz Kunde	Nein					Ja
Umsatz Statistik	Nein			Ja

Um den Status eines Auftrages zu ändern, klicken Sie auf die Bezeichnung des Status in der Seitenleiste, auf „Sichern" in der Navigation oder Strg + S und wählen den gewünschten Status im Statusdialog aus. Im Status „Abgeschlossen" kann ein Auftrag in den Status „Rechnung" zurückgestuft werden, wenn eine Zahlung zurückgebucht wird. In der folgenden Tabelle werden weitere Statuseigenschaften, insbesondere die Druckzuweisungen dargestellt:

Status	Belegdruck Rechnungskunde	Belegdruck Nachnahmekunde	Index	Einfärbung
Angebot	Angebot	Angebot	1	Weiß
Bestellung	Auftragsbestätigung	Auftragsbestätigung	2	Blau
Lieferung	Lieferschein	Rechnung	3	Gelb
Rechnung	Rechnung	Rechnung	4	Orange
Mahnung	Mahnung	Mahnung	5-7	Rot
Abgeschlossen	Rechnung	Rechnung	8	Grün
Storniert	-	-	9	Grau

Der Ausdruck von Lieferscheinen oder Nachnahmerechnungen wird durch die Kundeneigenschaft „Nachnahme" gesteuert. Der Ausdruck von Brutto- oder Nettorechnungen wird durch die Kundeneigenschaft „Gewerbekunde" gesteuert. Wenn ein Auftrag im aktuellen Status bereits gedruckt wurde, wird hinter der Statusbezeichnung in Klammern ein „(D)" und im Statusdialog ein Druckersymbol hinter den Statusoptionen eingeblendet.
Um eine Bestellung zu erfassen, wählen Sie zunächst einen Kunden aus und legen dann einen neuen Auftrag an. Entsprechend der Konfiguration der Anwendung und den Einstellungen des ausgewählten Kunden wird die Anwendung einige Aktionen automatisiert durchführen. Um den Einstieg in die Auftragserfassung zu vereinfachen, soll zunächst ein einfacher Auftrag erfasst werden. Zu einem späteren Zeitpunkt werden dann weitere Optionen erläutert.

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Fußnoten: