E-Rechnung in FAKTURA-X

In diesem Artikel werden die Funktionen für das Erstellen oder Verarbeiten von E-Rechnungen beschrieben. Dabei wird auf derzeitige und zukünftige Möglichkeiten, grundsätzliche Fragestellungen und mögliche Probleme eingegangen.

Allgemeine Informationen

FAKTURA-X unterstützt das Verarbeiten und das Erstellen von E-Rechnungen. Eine separate Software zum Ansehen, Prüfen oder Erstellen von E-Rechnungen ist nicht notwendig.

In den folgenden Abschnitten werden Besonderheiten von E-Rechnungen im Getränkehandel erläutert. Des Weiteren werden die Funktionen für das Erzeugen und Verarbeiten von E-Rechnungen in FAKTURA-X erläutert.

Formate

Die Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich:

• X-Rechnungen werden europaweit akzeptiert, der technische Aufwand zur Erzeugung und der Speicherbedarf der XML-Datei sind gering. Ein klassisches Layout existiert nicht, zur Betrachtung der Belegdaten ist ein geeigneter Viewer erforderlich,

• ZUGFeRD wird nur in Deutschland akzeptiert, der technische Aufwand zur Erzeugung und der Speicherbedarf der PDF Datei mit eingebetteter XML-Datei sind hoch. Es ist ein klassisches Layout möglich, zur Betrachtung der XML-Daten ist ein geeigneter Viewer erforderlich,

Nur der elektronische Informationsgehalt von E-Rechnungen ist rechtlich relevant. Rechnungsempfänger sind verpflichtet, den XML-Inhalt der E-Rechnung auf die Konformität zu prüfen!

Einschränkungen

In diesem Abschnitt wird auf technische Besonderheiten der E-Rechnung hingewiesen, die durch die Spezifikation des E-Rechnungsformats bedingt sind.

Die technischen Spezifikationen der E-Rechnung berücksichtigen nicht die Besonderheiten des Pfandsystems, dass ist nicht optimal für das Verständnis der Rechnungen.

Es wird erläutert werden, wie FAKTURA-X diese Nachteile ausgleicht.

Rundung

Die E-Rechnung erlaubt eine Genauigkeit von zwei Nachkommastellen. Daraus folgt, dass Werte mit höherer Genauigkeit gerundet werden. Mathematisch bedingt kann dies eine Differenz zwischen Posten und Gesamtwert zur Folge haben, insbesondere bei der Berechnung von Rabatten und Skonti.

Grundsätzlich ist es daher empfehlenswert, Netto-Einzelpreise auf zwei Nachkommastellen zu runden. Es ist zudem vorteilhaft, möglichst wenige Nachkommastellen zu verwenden, beispielsweise "12,50", anstatt "12,43".

Der Einsatz von Rabatten und Skonti sollte eingeschränkt werden. Es ist zudem vorteilhaft, für Rabatte nur ganze Zahlen mit hohen Anzahl von Teilern wie "10 %", anstatt "7" oder "3,5 %" zu verwenden.

Rundungsdifferenzen führen bei der Erzeugung der E-Rechnung in FAKTURA-X zu einer Fehlermeldung vom Typ "NRSB".

Ausgangsrechnungen

FAKTURA-X unterstützt X-Rechnungen und erzeugt zusätzlich ein Rechnungsdokument als PDF-Datei und optional eine Fortschreibung als PDF-Datei.

Die Angaben in der E-Rechnung werden von FAKTURA-X für den Getränkehandel vollständig und rechtlich unproblematisch ausgeführt.

Wer erhält E-Rechnungen

Derzeit ist die E-Rechnung nur für gewerbliche Rechnungsempfänger vorgesehen. Endverbraucher erhalten keine E-Rechnung, sondern weiterhin klassische Belege. Sofern E-Rechnungen an Endverbraucher ausgefertigt werden, müssen zusätzliche lesbare Dokumente, also PDF-Dateien, beigefügt werden, da dem Endverbraucher die Nutzung eines Viewers nicht zuzumuten ist.

FAKTURA-X erzeugt nur für gewerbliche Rechnungsempfänger eine E-Rechnung und fügt zu jeder E-Rechnung zusätzlich eine PDF-Datei hinzu.

Ausgangsrechnungen erstellen

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Zuschlag und Abschlag

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Rabatt

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Frachtkosten

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Skonto

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Pfand

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Darstellung

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Abgrenzung

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Rabatte und Skonti

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Eingangsrechnungen

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Möglichkeiten

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Allgemeine Funktionen

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Kosten

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Einkauf

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Ausgangsrechnungen

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Funktionen

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Probleme

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Probleme beim Erstellen einer E-Rechnung

Typische Fehler vom Typ "NRSB" (Netto-Rabatt-Skonto-Brutto) treten bei der Berechnung von Mehrwertsteuer und Bruttosummen auf, wenn Rundungsdifferenzen zwischen Nettowerten und skontierten oder rabattierten Summen entstehen.

Mögliche Ursachen

• Der Kunde ist nicht als Gewerbekunde deklariert: Prüfen Sie dies in der Kundenverwaltung:

1. Rufen Sie die Eigenschaften des Kunden auf.
2. Prüfen Sie, ob die zugewiesene Preisgruppe des Kunden eine Gewerbepreisgruppe ist und der Kunde als Gewerbekunde deklariert ist. Eigenschaften des Kunden| auf.

• Die verwendete Preisgruppe ist nicht als Gewerbepreisgruppe deklariert: Prüfen Sie dies in den Einstellungen:

1. Rufen Sie die Einstellungen auf, wählen Sie das Register Hilfstabellen und dann das Unterregister Preisgruppen.
2. Prüfen Sie in den Konditionen, ob die Preisgruppe, die im Auftrag angewendet wurde, als "Gewerbepreisgruppe" gekennzeichnet ist und aktivieren Sie ggf, die Option "Gewerbepreisgruppe".

Ein Nettopreis hat mehr als zwei Nachkommastellen: Kürzen Sie die Preise mit dem Preisassistenten auf zwei Nachkommastellen:

1. Rufen Sie die Preisverwaltung auf.
2. Führen Sie für die Preisgruppe, die im Auftrag angewendet wurde, eine Differenzkalkulation mit "0 %" aus.

Fehler vom Typ NRSB

F-NRSB-CheckSum NW: Bei der Berechnung von Skonto kam es zu Differenzen in der Mehrwertsteuer. Die Ursache sind in der Regel Rundungsdifferenzen, es handelt sich dabei um einen mathematischen Effekt. Um das Problem zu lösen, prüfen Sie, ob der Kunde korrekt als Gewerbekunde eingestellt ist und die verwendete Preisgruppe auf als Gewerbepreisgruppe deklariert ist und die Nettopreise nicht mehr als zwei Nachkommastellen aufweisen.

F-NRSB-CheckSum NWR: Bei der Berechnung von Rabatt kam es zu Differenzen in der Mehrwertsteuer. Die Ursache sind in der Regel Rundungsdifferenzen, es handelt sich dabei um einen mathematischen Effekt. Um das Problem zu lösen, prüfen Sie, ob der Kunde korrekt als Gewerbekunde eingestellt ist und die verwendete Preisgruppe auf als Gewerbepreisgruppe deklariert ist und die Nettopreise nicht mehr als zwei Nachkommastellen aufweisen.

F-NRSB-CheckSum NP: Bei der Berechnung der Pfandsummen kam es zu Differenzen in der Mehrwertsteuer. Die Ursache sind in der Regel Rundungsdifferenzen, es handelt sich dabei um einen mathematischen Effekt. Um das Problem zu lösen, prüfen Sie, ob der Kunde korrekt als Gewerbekunde eingestellt ist und die verwendete Preisgruppe auf als Gewerbepreisgruppe deklariert ist und die Nettopreise nicht mehr als zwei Nachkommastellen aufweisen.

F-NRSB-Empty RENR: Es wurde keine Auftrags- oder Rechnungsnummer vergeben. Dies ist ein Fehler bei der Aktualisierung von Auftragsdaten und hat in der Regel eine technische Ursache. Sollte der Fehler erneut auftreten, informieren Sie den Kundendienst.

F-NRSB-DisLocate RENR: Die Auftrags- oder Rechnungsnummer wurde nicht gefunden. Dies ist ein Fehler bei der Aktualisierung von Auftragsdaten und hat in der Regel eine technische Ursache. Sollte der Fehler erneut auftreten, informieren Sie den Kundendienst.

Probleme beim Einlesen von Eingangsrechnungen

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Probleme bei der Rechnungseingangsprüfung

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