E-Rechnung
Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen beschlossen.
Termine
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten können
- Der Versand von E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten an Gewerbekunden ist
- spätestens ab 1. Januar 2027 verbindlich für Unternehmen, die mehr als 800.000 Euro Umsatz in 2026 erwirtschaften.
- spätestens ab 1. Januar 2028 verbindlich für Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz in 2026 erwirtschaften.
- Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen gilt für alle deutschen Unternehmen, nicht jedoch für Unternehmen im Ausland oder Privatkunden.
Technische Grundlagen
Elektronische Rechnungen sind computerlesbare Belege. E-Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein. Dazu werden die Rechnungsinformationen von einer geeigneten Software in [Markup Language (XML)] erstellt, an den Empfänger übermittelt und dort von einer Computeranwendung verarbeitet. Die XML-Informationen können in eine PDF-Datei integriert werden (beispielsweise als ZUGFeRD) oder als separate XML-Datei (beispielsweise als XRechnung) zusätzlich zu einer PDF-Datei übermittelt werden.
Gültige Formate
E-Rechnungen können als X-Rechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei) ausgeführt werden. Das Hybridformat ZUGFeRD ist eine Kombination von PDF und XML als Container in einer Datei. Dieser Rechnungstyp wird nur in Deutschland verwendet. X-Rechnungen hingegen sind europaweit standardisiert. Hier wird lediglich eine XML-Datei erzeugt.
Nicht gültige Formate
Die folgenden Formate sind nicht als E-Rechnung zugelassen:
- PDF-Dateien sind keine elektronischen Rechnungen
- Word-Dokumente oder Excel-Tabellen sind keine elektronischen Rechnungen
- Bilddateien wie JPG, PNG, GIF etc. sind keine elektronischen Rechnungen
- EDI-Dateien sind keine elektronischen Rechnungen
Die Umsetzung
Im Folgenden werden die Möglichkeiten zur Umsetzung der rechtlichen Anforderungen erläutert.
Eingangsrechnungen
Der beste Weg ist, eine Buchhaltungssoftware mit einer Funktion zum Darstellen von elektronischen Rechnungen zu verwenden. FAKTURA-X verfügt über diese Funktionen und nutzt die Möglichkeiten der E-Rechnung konsequent, um das Kontieren von Eingangsrechnungen sowohl für Einkauf als auch Kosten zu vereinfachen und weitestgehend zu automatisieren.
Die andere Option wäre die Nutzung eines Buchungsdatenservices, beispielsweise der DATEV, der die Daten einlesen kann. Die anschließende Verarbeitung kann beim Steuerberater erfolgen. Buchungsdatenservices bieten jedoch deutlich weniger Komfort und Transparenz und sind mit zusätzlichen Kosten verbunden, sowohl für den Service selbst als auch für den Steuerberater. Die Möglichkeiten der E-Rechnung werden zudem nicht genutzt.
Die schlechteste Option ist ein Anzeigeprogramm oder ein Webservice, der E-Rechnungen anzeigen kann. Diese Wahl bietet den geringsten Mehrwert und ist, wenn überhaupt, nur für kleine Belegaufkommen sinnvoll. Die Kosten für die Buchhaltung bestehen zudem weiter, die Möglichkeiten der E-Rechnung werden nicht genutzt.
Ausgangsrechnungen
Unternehmen, die bisher mit Excel, Word oder eventuell sogar noch mit Stift und Zettel Rechnungen schreiben, müssen bis 2027 umstellen. Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Der beste Weg ist die Einführung einer Software für Rechnungserstellung mit E-Rechnungsoption, FAKTURA-X verfügt über diese Funktionen.
Alternativ kann man für jede Rechnung in einem Webdienst manuell eine X-Rechnung erstellen, das ist jedoch sehr aufwendig.
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung bietet Unternehmen Vorteile, denn durch die strukturierten Informationen in E-Rechnungen wird das Kontieren von Eingangsrechnungen wesentlich beschleunigt und vereinfacht. Die elektronische Rechnung wird in Zukunft den Austausch von Rechnungen in einheitlicher digitaler Form innerhalb der gesamten Europäischen Union ermöglichen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen bereits seit 2020 gültig ist.
Unterschiede der Formate
Die Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich deutlich. Hier die Vor- und Nachteile:
| Eigenschaft | X-Rechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Akzeptanz | Europaweit | nur Deutschland |
| strukturierte Rechnungsdaten | ja | ja |
| Für Menschen lesbar | nein. nur maschinenlesbare XML Daten | Ja, XML Dateien sind in ein PDF-Dokument eingebettet. Der PDF-Teil ist jedoch nicht rechtlich relevant! |
| Bereits jetzt bei deutschen Behörden akzeptiert | ja | eingeschränkt |
| Technischer Aufwand | gering, nur eine XML Datei | Aufwendig, PDF Erzeuger muss XML einbetten |
E-Rechnungen in FAKTURA-X
FAKTURA-X unterstützt das Verarbeiten und das Erstellen von E-Rechnungen. Eine separate Software zum Ansehen, Prüfen oder Erstellen von E-Rechnungen ist nicht notwendig.
Eingangsrechnungen
FAKTURA-X kann Eingangsrechnungen durch das Zuordnen der Eingangsrechnung automatisch erkennen, darstellen und verarbeiten.
Einkauf buchen
Wenn Sie in FAKTURA-X eine Lieferantenbestellung erstellen, kann die Rechnungseingangsprüfung und das Kontieren automatisch erfolgen:
- Die E-Rechnung wird erkannt und die Gültigkeit geprüft
- Die Liefermengen werden mit der Bestellung verglichen
- Einkaufspreise werden aktualisiert und gespeichert
- Die Rechnung wird als Verbindlichkeit kontiert
Kosten buchen
Wenn Sie in FAKTURA-X eine Kostenvorlage hinterlegen, kann FAKTURA-X die Eingangsrechnung verarbeiten:
- Die E-Rechnung wird erkannt und die Gültigkeit geprüft
- Die Rechnungsinformationen werden verarbeitet
- Die Rechnung wird als Verbindlichkeit kontiert
Weitere Verarbeitung
Nach der Verarbeitung der E-Rechnung kann das Buchhaltungssystem noch folgende Arbeiten erledigen:
- Wenn notwendig, wird eine SEPA-Überweisung erstellt
- Der Zahlungsausgang wird gebucht und die Verbindlichkeit abgeschlossen
- Der Buchungsstapel wird für Monats- oder Jahresabschluss bereitgestellt
Ausgangsrechnungen
Wenn Sie in FAKTURA-X eine Ausgangsrechnung erstellen, können Sie diese:
- Als ZUGFeRD-Beleg an den Kunden senden
- Als X-Rechnung an den Kunden senden, neben der XML-Datei erhält der Kunde zusätzlich ein PDF Dokument.
E-Rechnungen im Getränkehandel
Die Angaben in der E-Rechnung sind auch für den Getränkehandel vollständig und rechtlich unproblematisch.
Die Darstellung der Artikel berücksichtigt jedoch nicht die Besonderheiten des Pfandsystems, dass ist nicht optimal für das Verständnis der Rechnungen.
Nachteile der E-Rechnung
Prinzipbedingte Nachteile der E-Rechnung im Getränkehandel:
- Gekoppelte, also zu Ware mitgeliefertes Pfand, wird nicht zu einem Artikelposten zugeordnet
- Informationen zu einem Artikelposten sind nur begrenzt darstellbar
- Die Angabe der Differenz aus Pfandausgabe und Pfandrücknahme ist nicht möglich
- Es ist keine Fortschreibung vorgesehen
Lösungsansatz
FAKTURA-X verbessert das Verständnis der Rechnung, indem das gekoppelte, also zu Ware mitgeliefertes Pfand, direkt nach der Ware aufgeführt wird.
FAKTURA-X wird bei ZUGFeRD-Dokumenten das bisherige Layout weiterhin vollständig unterstützen, so dass Unternehmen weitgehend Freiheit in der Darstellung der Rechnung haben.
FAKTURA-X wird bei X-Rechnungen automatisch eine zugehörige PDF-Datei mit dem bisherigen Layout beifügen, so dass Verständnis für die Rechnung beim Empfänger sichergestellt wird.
FAKTURA-X kann bei E-Rechnungen automatisch eine Pfandfortschreibung beifügen, so dass Pfandbewegungen vom Empfänger einfach nachvollziehbar sind.
Weitere Informationen zu E-Rechnungen
In den folgenden Abschnitten finden Sie nützliche Informationen zum Thema E-Rechnung.