Druckdialog

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Nach einem Klick auf Druck oder Strg + P in Modulen oder Dialogen können Druckoptionen eingestellt werden.

Der Dialog Druckauswahl

In der Standardeinstellung wird ein Dokument auf einem vorgewählten Drucker in der gewählten Kopienanzahl gedruckt^[1]. Mit kann die Druckeinrichtung geöffnet werden. Der Druckdialog muss in diesem Fall nur mit OK oder ↩ bestätigt werden.

Kundenspezifische Formulare

Im Auftragsdruck werden Lieferschein- und Rechnungsformulare abhängig von den Eigenschaften „Nachnahme“ und „Gewerbekunde“ des zugehörigen Kundendatensatzes ausgewählt. Ist im Kundenstamm ein kundenspezifisches Formular eingetragen und aktiviert, so wird dieses anstatt des Standardformulars mit den Vorgaben für Drucker und Kopienanzahl automatisch vorgewählt. Das Standardformular kann bei Bedarf manuell ausgewählt werden.

Sonderformulare

Für einige Druckaufträge können Sonderformulare aus einer Liste ausgewählt werden.

Sonderformular zufügen

Sind keine Sonderformulare verfügbar, wird die Auswahloption ausgeblendet. Sonderformulare können in den Einstellungen zugefügt werden oder direkt im Druckdialog ergänzt werden:

Drücken Sie im Druckdialog auf in der weißen Titelzeile "Sonderformulare"
Wählen Sie Neuer Eintrag
Wählen Sie das gewünschte Formular aus dem Dialog und bestätigen Sie die Auswahl mit Öffnen
Vergeben Sie eine Bezeichnung für das Sonderformular und bestätigen Sie die Eingabe mit OK.

Die Formulare werden im Ordner "Listen" gespeichert. Sollte der Ordner nicht angezeigt werden, brechen Sie den Druck ab, schließen alle Module, öffnen die Einstellungen und suchen im Register Speicherorte nach dem "Datenpfad". Versuchen Sie es dann erneut und geben Sie den Datenpfad im Auswahldialog an. Der Unterordner "Listen" enthält alle Formulare.

Nützliche Sonderformulare

RechnungN.qr2 ist das Standard-Rechnungsformular für Gewerbekunden. Dieses kann in der Auftragsverwaltung in Aufträgen mit dem Status Mahnung 1-3 genutzt werden, um eine Kopie des Rechnungsbelegs zu erzeugen.
OP-Liste.qr2 ist für die Ausgabe der Offenen Posten nach Kunden sortiert nutzbar. Dies kann in der Debitorenbuchhaltung genutzt werden, um eine sortierte OP Liste zu erstellen.

Es muss dafür die Journalvorlage "Offene Posten" gewählt werden

Kontenabstimmung ist eine Liste aller Offenen Posten eines Kunden. Dies kann in der Debitorenbuchhaltung genutzt werden, um eine Liste aller offenen Posten für einen Kunden zu erstellen.

Es muss dafür die Journalvorlage "Offene Posten" gewählt werden. Zudem muss ein Kundenfilter eingestellt werden.

Sonderformular bearbeiten

Einträge in der Sonderformularauswahl können in den Einstellungen bearbeitet oder entfernt werden.

Druckvorschau

Die Druckvorschau kann innerhalb eines Moduls in dem Feld Vorschau links von Druck de-/aktiviert werden; in den meisten Fällen ist dies auch mit Strg + ⇑ + P möglich. In der Druckvorschau kann der Ausgabedrucker und die Kopienanzahl nochmals geändert und der Ausdruck aktiviert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Druckertreiber zu konfigurieren oder den Ausdruck in eine Datei (PRN) umzuleiten^[2].

Die Druckvorschau

Folgende Funktionen stehen in der Druckvorschau zur Verfügung:

Auf Fenster einpassen
Auf Seitenbreite einpassen
Auf Originalgröße einpassen
Zentrieren
Erste Seite
Vorige Seite
Nächste Seite
Letzte Seite
Gehe zu Seite...
Textsuche...
Kopieren
Druckeinstellungen
Drucken
Druckdatei öffnen...
Druckdatei sichern...

Mittels Ende Schaltfläche können Sie die Druckvorschau wieder beenden.

Dateiausgabe

Die Auswahloption „Sichern als“ im Druckdialog ermöglicht den Export eines Ausdrucks als Datei. Es stehen folgende Dateitypen zur Verfügung:

Format	Erläuterung
Word Dokument (.DOC)	Kann mit Textverarbeitungsanwendungen bearbeitet werden. Der Export unterstützt Grafiken und Textauszeichnungen.
Portable-Dokument-File (.PDF)	Kann mit PDF-Betrachtern geöffnet, jedoch nicht bearbeitet werden. Der Export unterstützt Grafiken und Textauszeichnungen^[3].
Excel Arbeitsmappe (.XLS)	Kann mit Tabellenkalkulationsanwendungen bearbeitet werden. Der Export unterstützt Textauszeichnungen.
Vorlagendateien (.CSV)	Kann mit Texteditoren geöffnet und bearbeitet werden. Daten werden durch Semikola getrennt.
HTML- Dokument (.HTM)	Kann mit Internetbrowsern geöffnet werden. Der Export unterstützt Textauszeichnungen.
Textdatei (.TXT)	Kann mit Texteditoren geöffnet und bearbeitet werden.

Versand als Telefax

Der Finden-Dialog

Beim Druck von Belegen in der Auftragsverwaltung oder Bestellungen in der Lieferantenverwaltung wird die Telefaxnummer des Kunden oder Lieferanten - sofern vorhanden - im Eingabefeld „Als Telefax versenden an“ eingetragen.

Oben rechts unter "Kunden" kann man mit zwischen verschiedenen Empfängergruppen auswählen und diese anzeigen lassen. Zur Verfügung stehen:

Kunden (inklusive möglicher Zusatzadressen)
Lieferanten (inklusive möglicher Zusatzadressen)
Kontakte

Alternativ kann die Nummer oder der Name manuell eingetragen werden. Die Auswahl erfolgt über einen Doppelklick oder nach Auswahl der Zeile mit einem ↩.

Die eingegebene Telefaxnummer wird nach Bestätigung des Druckdialogs in die Windows-Zwischenablage übertragen und kann mit Strg + V in die Faxanwendung eingefügt werden^[4].

Versand als E-Mail

Belege können als PDF-Datei im Anhang einer E-Mailnachricht versendet werden.

E-Mailadresse aus Datensatz

Beim Druck von Belegen in der Auftragsverwaltung oder Bestellungen in der Lieferantenverwaltung wird die E-Mail-Adresse des Kunden oder Lieferanten - sofern vorhanden - im Eingabefeld „Als E-Mail versenden an" eingetragen.

E-Mailadresse und Empfänger auswählen

Oben rechts unter "Kunden" kann man mit einem Linksklick zwischen verschiedenen Empfängergruppen auswählen und diese anzeigen lassen. Alternativ kann die Nummer oder der Name manuell eingetragen werden. Die Auswahl erfolgt über einen Doppelklick oder nach Auswahl der Zeile mit einem ↩.

Der Finden-Dialog

Der Dialog E-Nachricht

Im Dialog können Empfänger, Anhänge und Texte bearbeitet werden.

E-Mail versenden

Im Empfängerfeld des Dialogs kann durch die Schaltfläche Empfänger zufügen der Finden-Dialog geöffnet werden, um weitere Kunden- und Lieferantenkontakte auszuwählen. Alternativ können weitere E-Mail-Adressen direkt in das Feld eingetragen werden.

Adressen im Feld "Empfänger" sind für jeden Empfänger sichtbar!

Soll die Empfängerliste nicht einsehbar sein, kann den Empfängern eine Blindkopie (BCC) geschickt werden. Durch die Schaltfläche Kopieempfänger zufügen kann der Finden-Dialog geöffnet werden, um weitere Kunden- und Lieferantenkontakte auszuwählen. Alternativ können weitere E-Mail-Adressen direkt in das Feld eingetragen werden.

Mailingliste erstellen

Mit kann auch eine Mailingliste erstellt werden. Es öffnet sich dann folgender Dialog:

Die Mailingliste

Die Auswahl des Datentyps

Die Auswahl der Preisgruppe

Die Auswahl der Kundentyps

Der erste Filter

Der Operator

Mit den Hauptfiltern kann nach Datensätzen, denen eine bestimmte Preisgruppe zugewiesen wurde, oder die Kennung gefiltert werden.

Die Zusatzfilter ermöglichen eine weitere Filterung nach verschiedenen Feldern. So können durch die Einrichtung von Zusatzfiltern Unter- und Obergrenzen definiert werden, z.B. um nur Kunden in einem bestimmten Kundennummernbereich zu berücksichtigen.

Für das einfache Erstellen eines E-Mail-Newsletters finden Sie hier eine Anleitung.

Anhänge

Der Ausdruck wird als PDF-Dokument an die E-Mail angehängt. Anhänge können durch die Schaltfläche (mittig über dem Textfeld) oder über das Optionsmenü ( in das Anhang-Feld) mit der Anweisung „Anhang hinzufügen..." der E-Mail hinzugefügt werden. Um Anhänge aus der E-Mail zu löschen, wird im Optionsmenü „Anhang entfernen" gewählt.

Nachricht

Die Betreffzeile wird von der Anwendung automatisch generiert und enthält die Statusbezeichnung und die Nummer des aktuellen Auftrags. Der Nachrichtentext wird ebenfalls automatisch generiert oder aus einer Vorlage eingelesen. Alle Texte können geändert werden.

Der Versand der Nachricht wird mit Senden ausgeführt. Der erfolgreiche Versand wird durch einen Bestätigungsdialog angezeigt. Dies kann je nach Bandbreite der Internetverbindung einige Sekunden dauern. Nach einem erfolgreichen Versand wird der Dialog „E-Mail versenden" geschlossen.

Schlägt der Mailversand fehl oder wird abgebrochen, wird die Nachricht nach Rückfrage gelöscht.

Archivierung

Zusätzlich zum Ausdruck kann eine Archivierung von Drucken als PDF-Datei erfolgen. Die Option kann im Einstellungsmodul vorgewählt und im Druckdialog (de-)aktiviert werden. Das Archivieren wird ähnlich wie beim Export eines Ausdrucks durchgeführt, die Datei wird mit Angabe der Belegart und der Auftragsnummer im Vorlagenordner der Installation gespeichert.

Lieferadressen

Die Adressliste

Beim Auftragsdruck wird eine statusbezogene Adresse verwendet, wenn zuvor eine solche im Kundendatensatz für den entsprechenden Status hinterlegt wurde. Sind mehrere Adressen im Kundendatensatz für den vorliegenden Auftragsstatus hinterlegt, wird bei einem Klick auf Druck eine Adressliste angezeigt, bevor sich der Druckdialog öffnet. Ist keine gesonderte Adresse hinterlegt, wird die Standardadresse des Kunden verwendet.

Beim Ausdruck von Rechnungen kann die Lieferadresse im Formular vermerkt werden, wenn das Formular die entsprechenden Datenfelder beinhaltet und zuvor ein Lieferschein ausgedruckt wurde. Wird kein Lieferschein gedruckt, werden keine Angaben zur Lieferadresse im Auftrag gespeichert.