Sortiment importieren

Sofern Ihr Lieferant eine Datei mit Informationen über sein Liefersortiment für den Import bereitstellt, kann diese in die Anwendung eingelesen werden.

Vorbedingungen

Für einen erfolgreichen Import von Sortimenten müssen das Dateiformat und die Feldzuweisungen den Vorgaben entsprechen. Ansonsten kann die Anwendung die Daten nicht lesen oder nicht zuordnen.

Dateiformate

Die Importdatei muss im Format (CSV) vorliegen. Eine CSV-Datei enthält die Feldinformationen als Text, die Felder werden durch ein Trennzeichen getrennt. Diese Dateien können mit einfachen Texteditoren oder mit Tabellenkalkulationsprogrammen, beispielsweise Microsoft Excel bearbeitet werden. Im Wesentlichen muss die Datei folgende Bedingungen erfüllen:

Trennzeichen (Delimitier) ist das Semikolon (";"). Das letzte Feld einer Zeile muss mit einem abschließenden Semikolon beendet werden. Weitere Delimitier, insbesondere Anführungszeichen (") sind nicht erlaubt (Zeichenketten dürfen aber Anführungszeichen enthalten).
Alle Zahlen dürfen neben Zahlen nur Vorzeichen (-) und das Komma (,) als Dezimaltrennzeichen enthalten. Zifferngruppierung mit Leerzeichen oder Punkten sowie Währungszeichen sind zu entfernen.
Vor dem Ausführen des Imports müssen eventuelle Überschriften und Leerzeilen entfernt werden.

Eine gültige Datei enthält beispielsweise folgende Zeile:

123345;Warsteiner 20x0,5l Kasten;9,99;
234567;Warsteiner "Weihnachtsbier" 20x0,5l Kasten;9,99;
999999;Rückvergütung pro Liter;-1,00;

Beispiele für ungültige Zeilen:

123345;Warsteiner 20x0,5l Kasten;9,99 €; -> Nicht gültig, da Zahlenwert Währungskennzeichen enthält
234567;Warsteiner "Weihnachtsbier" 20x0,5l Kasten;"9,99"; -> Nicht gültig, da Zahlenwert Anführungszeichen enthält
999999;Rückvergütung pro Liter;-1,00 -> Nicht gültig, da Zeile nicht mit Semikolon abgeschlossen wurde

Feldzuweisungen

Der Importdialog bietet die Zuweisung der Felder Bestellnummer, EAN Barcode, Artikelnummer, Fremdnummer1/2, Bezeichnung, Mindestbestellmenge, Bestellstaffel und Einkaufspreis an. Die Felder Bestellnummer und Einkaufspreis sind fest vorgeschrieben, es muss weiterhin mindestens eines der Felder EAN Barcode, Artikelnummer oder Fremdnummer1/2 vorhanden sein. Die Angabe der Felder Bezeichnung, Mindestbestellmenge und Bestellstaffel ist optional.

Bestellnummer

Die Artikelnummer des Lieferanten. Die Angabe der Bestellnummer ist notwendig, um Artikel beim Lieferanten bestellen zu können. Bei bestehenden Sortimenten kann die Bestellnummer genutzt werden, um Daten zu aktualisieren.

EAN Barcode

Der eindeutige Barcode des Artikels. Bei Kästen muss immer der Barcode der Flasche angegeben werden (Ausnahme: es handelt sich um ein Sixpack). Bei neuen Sortimenten kann der EAN Barcode genutzt werden, um Sortimente dem Artikelstamm zuzuordnen.

Artikelnummer

Die eindeutige Artikelnummer im Warenstamm. Bei neuen Sortimenten kann die Artikelnummer genutzt werden, um neue Sortimente dem Artikelstamm zuzuordnen. In der Regel muss die Artikelnummer aber zuvor manuell in der Importdatei ergänzt werden.

Fremdnummer1/Fremdnummer2

Eine Fremdnummer im Warenstamm. Bei neuen Sortimenten kann die Artikelnummer genutzt werden, um Sortimente dem Artikelstamm zuzuordnen. Die kann genutzt werden, wenn Daten aus einem Altsystem importiert wurden. Hilfsweise kann auch die Bestellnummer des Lieferanten als Fremdnummer im Artikelstamm hinterlegt werden, um neue Sortimente dem Artikelstamm zuzuordnen.

Bezeichnung

Optionaler Artikeltext. Dieser kann importiert werden. Ist kein Artikeltext angegeben, wird ersatzweise der Text aus dem Artikelstamm übernommen. Der Import kann durch die Angabe des Artikeltextes vereinfacht werden, da nach dem Einlesen ein Sichtvergleich der Bezeichnungen von Sortiment und Warenstamm möglich ist.

Mindestbestellmenge

Diese Angabe ermöglicht die Vorgabe über die Mindestmenge, die bei Bestellungen eingehalten werden muss. Ist es nicht vorhanden, wird der Standardwert "1" eingetragen.

Bestellstaffel

Diese Angabe ermöglicht die Vorgabe über die Bestellstaffel, die bei Bestellungen eingehalten werden muss. Ist es nicht vorhanden, wird der Standardwert "1" eingetragen.

Einkaufspreis

Der Einkaufspreis als Nettowert ohne Währungssymbol und Zifferngruppierung.

Einlesen und Synchronisieren

Um den Import vorzubereiten ist es einmalig erforderlich, die Importfelder zuzuweisen.

Konfiguration der Synchronisation

Die Importdateikonfiguration kann für jeden Lieferanten separat durchgeführt werden. Die Zuweisung muss bei jedem Lieferanten einmalig vor dem ersten Import durchgeführt werden. Sofern noch keine Konfiguration hinterlegt wurde, wird der Konfigurationsdialog automatisch angezeigt. Ist bereits eine Konfiguration hinterlegt, kann diese durch die Schaltfläche eingesehen und bearbeitet werden. Die Felder können in beliebiger Reihenfolge, entsprechend der Feldreihenfolge der Importdatei zugeordnet werden. Es können maximal 10 Felder zugewiesen werden. Leere Felder können mit "Ignorieren" übersprungen werden. Die Konfiguration muss mit Sichern gespeichert werden.

Datei öffnen

Um eine Importdatei zu verarbeiten, muss Sie zunächst mit oder Strg + O geöffnet werden. Wählen Sie im Öffnen-Dialog die gewünschte Datei aus und bestätigen Sie mit "Öffnen".

Wenn bereits ein Referenzfeld eingestellt wurde, wird die Synchronisation nach dem Öffnen automatisch ausgeführt.

Referenzfeld bestimmen

Ist noch kein Referenzfeld ausgewählt, muss dieses vor der Synchronisation erledigt werden. Dabei muss folgendes beachtet werden:

Bestellnummern sind dann als Referenzfelder geeignet, wenn bereits ein Sortiment für den Lieferanten importiert wurde und dieses Sortiment aktualisiert werden soll. Die Aktualisierung bezieht dann nur bestehende Daten ein.
Wenn neue Artikeldaten importiert werden sollen, muss der EAN Barcode oder ein Fremdnummernfeld als Referenzfeld genutzt werden. In den Feldern des Warenstamms müssen die entsprechenden Identnummern zuvor hinterlegt werden.

Daten synchronisieren

Zum Synchronisieren drücken. Die Daten werden nun zur Ansicht importiert und, soweit möglich, mit den Warenstammdaten verglichen und zugeordnet.

Durch das Synchronisieren werden die Daten aus der Vorlage geladen und mit bestehenden Daten aus dem Warenstamm verknüpft. Die Synchronisation führt aber noch keine Änderungen am Sortiment des Lieferanten aus und kann daher ausgeführt werden, ohne bestehende Daten zu löschen oder zu ändern. Erst mit dem Einstellen über die Schaltfläche

Start werden die Daten in das Sortiment geschrieben.

Fehlende Artikel ignorieren

Ist die Option aktiviert, werden nicht im Sortiment gefundene Datensätze des Sortiments beim Synchronisieren entfernt.

Diese Option kann genutzt werden, wenn keine neuen Artikel ins Sortiment aufgenommen werden.

Import vorbereiten

Vor dem Import können die eingelesenen Daten bearbeitet werden. Dazu steht für jeden Datensatz ein Optionsmenü bereit, dass durch Klick auf die rechte Maustaste ausgerufen wird.

Artikel in Stamm anzeigen

Sofern ein Artikel zugeordnet ist, kann der Datensatz des Warenstamms durch diese Funktion aufgerufen werden, damit die Artikeleigenschaften angezeigt werden können.

Artikel zuordnen

Durch diese Funktion können Datensätze aus dem Import einem Datensatz aus dem Warenstamm zugeordnet werden. Eine Suchfunktion ermöglicht die Auswahl des richtigen Datensatzes.

Datensätze löschen

Vor dem Import müssen Zeilen mit Überschriften, Datensätze mit fehlerhaften Daten oder leere Datensätze entfernt werden. Der zu löschende Datensatz kann in der Tabelle angewählt und mit dem Optionsmenü "Löschen" entfernt oder Entf werden.

Importoptionen

Vor dem Einlesen der synchronisierten Daten können Richtlinien für die Verarbeitung festgelegt werden.

Artikel überschreiben

Wird die Option "Datensätze überschreiben" aktiviert, werden alle bestehenden Datensätze beim Import ersetzt. Ist die Option nicht aktiv, werden bestehende Datensätze übersprungen und nicht verarbeitet.

Diese Option ist geeignet, wenn bestehende Sortimente durch neue Artikel ergänzt und bestehende Datensätze nicht geändert werden sollen.

Inaktive Artikel ignorieren

Ist die Option aktiviert, werden inaktive Datensätze des Sortiments nicht aktualisiert.

Diese Option beschleunigt die Verarbeitung