Register Kassensystem

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In diesem Register werden die Eigenschaften - insbesondere angeschlossene Kassenhardware - des integrierten Kassensystems eingestellt. Die Einstellungen werden lokal gespeichert. Das Register kann manuell im Hauptmenü unter Optionen → Einstellungen → Kassensystem oder Strg + F12 → Kassensystem aufgerufen werden.

Das Register Kassensystem

Optionen

Mit diesem Unterregister können grundsätzlich Einstellungen zum Kassiermodul getroffen werden.

Das Unterregister Optionen

Kassenoptionen

Die Gruppe Kassenoptionen ermöglicht die Konfiguration des Kassendialogs und des Verhaltens der Kasse in bestimmten Situationen.

Die Gruppe Kassenoptionen

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Nur den Kassenmodus aktivieren: Ist diese Option aktiv, kann nur auf das Kassenmodul zugegriffen werden. Diese Einstellung empfiehlt sich für Arbeitsplätze, die allein zum Kassieren genutzt werden, da sie hier die Ladezeiten der Datenbanken deutlich verringert.

Die Änderung zum Kassenmodus wird erst nach einem Neustart der Anwendung wirksam.

Kasse automatisch starten: Der Kassendialog wird sofort nach Start der Anwendung aufgerufen.

Achtung! Diese Option birgt gegebenenfalls Sicherheitsrisiken, da bei abgeschalteter Benutzerverwaltung der Zugriff auf die Kassenlade möglich ist.

Nach Inaktivität abmelden: Sperrt das Kassensystem, wenn nach dem Zeitraum keine Eingabe mehr erfolgt ist. Um das Kassensystem zu entsperren, muss dann das Benutzerkonto-Passwort, falls hinterlegt, eingegeben werden. Um die Sperrfunktion zu deaktivieren, stellen Sie die Zeitspanne auf 0 Sekunden.
Kassendialog auf Bildschirm skalieren: Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Kassendialog im Verhältnis 4:3 auf dem Ausgabebildschirm skaliert und so groß wie möglich dargestellt. Diese Option hat nur einen Effekt, sofern die Auflösung des Bildschirms größer als 1024x768 Pixel ist.
Farbige Tasten aktivieren: Die farbliche Unterscheidung der Tasten dient der komfortableren Bedienung, kann aber je nach persönlicher Präferenz auch ausgestellt werden (das Farbschema kann auch im Unterregister Tastatur individuell angepasst werden).
Akustische Rückmeldung: Versieht Bestätigungen, Abbruchvorgänge und Warnungen mit einem akustischen Signal. Mit einem Klick auf öffnet sich das Klangauswahlmenü, mit dem Klangdateien vom Typ „Wave“ (WAV) für Klangereignisse zugewiesen werden können. Diese sollten nicht zu lang/groß sein, da für die Abspieldauer die Bedienung des Systems verzögert werden kann. Werden keine Klangdateien zugewiesen, werden einfache Tonfolgen auf dem internen Lautsprecher des Computersystems, sofern vorhanden, ausgegeben.
Aktionspreise aktivieren: Aktiviert die zeitgesteuerten Aktionspreise (falls vorhanden) auch für Kassenzahlungen.
Rabattsatz auf Bon angeben: Der gewährte Rabatt wird auf dem Bon ausgewiesen. Dies betrifft nicht die Rabatte, die an der Kasse auf Einzelartikel gewährt werden, sondern nur die Rabattsätze, die mit einem Kundenkonto verknüpft sind und mittels der Schaltfläche Kunde auf den Kassiervorgang angewendet wurden.
Bondruck erzwingen: Ist diese Option aktiv, wird nach Abschluss eines Kassiervorgangs mit Total immer ein Beleg gedruckt. Damit diese Funktion einen Effekt hat, muss ein Bondrucker eingerichtet sein.
Wechselgeldvorlage: Diese Angabe ist sinnvoll, wenn bei Kassenabrechnungen der vollständige Inhalt inklusive der Wechselgeldvorlage gezählt und im Abrechnungsdialog eingegeben wird. Dieser Wert ist nur eine Voreinstellung und kann bei Bedarf noch bei der Abrechnung abgeändert werden. Ist die Option nach Abrechnung abfragen aktiv, muss die Wechselgeldvorlage angegeben werden, bevor der Kasseninhalt gezählt wird.
Lagerbewegungen: Entscheidet darüber, ob und wann die an der Kasse umgesetzten Artikel aus dem Bestand gebucht werden. Wenn Sie die Option Umsätze nicht in Waren buchen wählen, müssen die Umsätze manuell übertragen werden. Hierzu dient der Dialog Kassensystem → Transaktionen.

Bei niedriger Leistungsfähigkeit des Computers und/oder des Netzwerks ist es sinnvoll, die Umsätze nicht nach jedem Kassiervorgang zu buchen, da dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Hier sind die Optionen bei Kassenende oder täglich beim ersten Start angebracht.

Gebinde

Die Gruppe Gebinde

Standardgebinde: Diese Gebindeart wird beim Kassieren als Standard angenommen und muss somit nicht explizit über die Gebindetasten angewählt werden. Für den Betrieb als Pfandkasse ist die Einstellung Pfand vorgesehen, für den normalen Kassenbetrieb stehen die Optionen Kiste und Flasche zur Verfügung.
Nach Posten zurücksetzen: Ist diese Option aktiviert, wird die Gebindeart nach jedem kassierten Posten auf das Standardgebinde zurückgesetzt. Ist sie deaktiviert, geschieht die Zurücksetzung erst nach Abschluss des jeweiligen Kassiervorgangs.

Die Auswahl zur Pfandauszahlung

Pfandauszahlung: Bestimmt, ob zurückgegebener Pfand stets bar oder mit einem Coupon vergütet werden soll. Alternativ kann mit der Option Auswahl anzeigen für jeden Fall eine Nachfrage aktiviert werden (siehe rechtes Bild).
Kombi unvollständig ermöglichen: Wenn diese Option aktiv ist, müssen Kombikisten, also Gebinde, die verschiedene Getränke enthalten, nicht vollständig gefüllt sein. Ist sie deaktiviert, kann der Kassiervorgang nicht abgeschlossen werden, wenn der Rahmen nicht „voll belegt“ ist.
Gebinde automatisch auffüllen: Wenn die Option aktiviert ist, werden beim Buchen der Umsätze Pfandflaschen und Rahmen zu Kisten aufgefüllt oder Kisten in Flaschen und Rahmen aufgeteilt. Diese Vorgehensweise bildet die realen Abläufe weitestgehend nach, so dass die Bestandsangaben für Flaschen und Kisten den realen Beständen im Lager entsprechen.^[1]

Die Option Kombi unvollständig zu deaktivieren, kann preispolitisch sinnvoll sein, wenn Sie für Teilgebinde einen höheren Preis veranschlagen als derjenige, der sich anteilig aus ihrem Großgebinde ableitet. Kunden, die nur wenige Flaschen in einem Kasten kaufen, kämen mit der Kombikistenoption ansonsten in den Genuss der niedrigeren Großgebindepreise.

Kassieren

Die Gruppe Buchhaltung

Komma einfügen: Ist diese Option aktiv, beginnt bei der Erstellung von Coupons die Eingabe des Gegenwertes auf der zweiten Nachkommastelle. Zusätzlich ist die Eingabe eines Geldbetrages bereits mit einem Komma versehen und beginnt auf der zweiten Nachkommastelle.

Beispiel
Ihr Kunde bezahlt mit einem 10 Euro-Schein und einer 50-Cent-Münze. Ist die Option Komma einfügen aktiv, so geben Sie 1 0 5 0 im Ziffernblock ein.

Multiplikator aktiv: Ist diese Option aktiv, muss beim mehrfachen Registrieren eines Artikels nicht die Multiplikatortaste gedrückt werden. Bei der Registrierung von Pfand hat diese Einstellung keinen Effekt.
Posten aufaddieren: Ist diese Option aktiv, werden Artikel, die mehrmals - aber nicht zur selben Zeit - registriert wurden in der Kasse nicht einzeln, sondern zusammen (also aufaddiert) aufgeführt.
Direkteingabe Zählbetrag bei Abrechnung: Erlaubt, dass der Kasseninhalt bei der Abrechnung direkt eingegeben werden kann. Ist diese Option deaktiviert, muss hingegen die Anzahl aller Scheine und Münzen einzeln angegeben werden und die Anwendung errechnet den Gesamtbetrag. Um Fehlkalkulationen zu vermeiden, wird empfohlen die Option deaktiviert zu lassen.

Gutscheine

Die Gruppe Gutscheine

Die Gruppe Gutscheine ermöglicht die Übergabe der Umsätze, die durch Gutscheine generiert wurden, an ein Kontenbuch. Dabei wird zwischen eigenen und Fremdgutscheinen unterschieden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, anzugeben, ob eventuelle Restwerte des Gutscheins nach Rückfrage auszuzahlen sind. Wie hoch dieser Restwert maximal sein darf, lässt sich im Feld Grenzwert einstellen.

Buchhaltung

Die Gruppe Buchhaltung

In der Gruppe Buchhaltung können Sie einstellen, ob und an welches Buchungskonto die Kasssenumsätze übermittelt werden sollen. Die Übermittlung erfolgt, falls aktiviert, immer mit der Kassentagesabrechnung (Z-Bon).

Zahlungen sind Ein-und Auszahlungen in und aus der Kasse, die nicht in direktem Zusammenhang mit Ware geleistet werden.

Beispielsweise stellt es eine Einzahlung dar, wenn ein Kunde eine offene Rechnung vor Ort an der Kasse begleicht. Es ist sinnvoll, für diese Transaktionen in den Hilfstabellen ein eigenes Buchungskonto anzulegen und dieses unter Zahlungen an Buchungskonto übergeben zu hinterlegen. Weitere Informationen finden Sie hier.

Cash&Carry

Die Cash&Carry-Funktionen ermöglichen den Betrieb nach dem Prinzip des Selbstbedienungsgroßhandels: Kunden stellen ihre Bestellungen vor Ort selbst zusammen. An der Kasse besteht die Möglichkeit, für die kassierten Artikel eine Rechnung zu erhalten und diese im Nachhinein zu begleichen.

Die Gruppe Cash&Carry-Optionen

Baroption bei Rechnung anbieten: Wenn der Auftrag für den Kunden als Lieferschein erfasst wurde, wird die Option geboten, dass der Kunde die Rechnung sofort in Bar begleicht. Die Abfrage erfolgt in Form eines Kontextdialogs nach Betätigung der Taste Zwischensumme.
Schnelle Umschaltung zur Auftragserfassung: Erlaubt die gleichzeitige Ausführung von Auftragsverwaltung und Kassenmodul.
Kunden anlegen ermöglichen: Erlaubt es der kassierenden Person, neue Kunden anzulegen. Diese können Ihre kassierten Artikel dann auch per Rechnung bezahlen. Über die Auswahlbox Kundennummern können Sie Ziffernfolge der an der Kasse angelegten Kundennummern bestimmen, um diese später im Kundenstamm erkennen zu können. Bei jedem neuen Kunden wird 1 aufaddiert: Bei einer Kundennummer von 5000 erhält der erste an der Kasse registrierte Kunde die Nummer 5001, der zweite die Nummer 5002 usw.

Wichtig für den Cash&Carry-Betrieb: Damit aus dem aktuellen Kassiervorgang eine Rechnung erzeugt werden kann, muss ein Kunde ausgewählt werden, bevor Artikel registriert werden. Wenn Sie den Kunden danach auswählen, werden nur kundenspezifische Einstellungen wie Rabattsätze und Preisgruppen übernommen, aber der Vorgang nicht als Auftrag behandelt.

Abschöpfung

Kategorien

Dieses Unterregister ermöglicht die Belegung der Bildschirmtastatur und somit die Definition der 40 Kategorietasten. Die Einstellungen werden global gespeichert. Jede Kategorie kann in der Warenverwaltung mit bis zu 40 Artikeln belegt werden, so dass rechnerisch 1.600 Artikel über Kategorien und Direkttasten angewählt werden können.

Um eine Kategorie zu definieren, kann in den zwei kürzeren Feldern die Tastenbeschriftung mit jeweils bis zu neun Zeichen und im längeren Feld die Kategoriebeschreibung eingegeben werden. Die Taste muss für die Nutzung durch Setzen des Hakens aktiviert werden. Nach Anwahl einer Taste kann diese mit (öffnet ein Optionsmenü) kopiert und danach verschoben oder getauscht werden.

Die Kategorietasten

Optionsmenü bei Tastenauswahl mit

Kategorien können nach Typ, aber auch in Bereiche gegliedert werden.

So kann bei großen Sortimenten in Bereiche, beispielsweise "A-E", "F-M" und "N-Z", gegliedert werden. Eine Einteilung, beispielsweise bei Bieren nach "Pils", "Weizen", "Alkoholfrei" und "Mix" ist ebenfalls denkbar.

Bei der Planung der Belegung von Kategorien sollten in regelmäßigen Abständen freie Tasten als Puffer eingeplant werden.

Eine Taste durch eine Andere ersetzen

Wählen Sie die zu kopierende Taste mit aus.
Drücken Sie und wählen Sie kopieren.
Wählen Sie die gewünschte Position auf der Kassentastatur durch einen Klick aus.
Drücken Sie und wählen Sie Ersetzen. Die kopierte Taste bleibt dadurch unverändert.
Klicken Sie auf Sichern um die Änderung zu speichern.

Erst mit einem Klick auf

Sichern wird die Taste unwiderruflich überschrieben.

Zwei Tasten vertauschen

Wählen Sie eine der beiden Tasten mit aus.
Drücken Sie und wählen Sie kopieren.
Wählen Sie die andere Taste durch einen Klick aus.
Drücken Sie und wählen Sie Tauschen. Beiden Tasten werden hierbei lediglich in ihrer Position vertauscht. Die jeweiligen Funktionen bleiben gleich.
Klicken Sie auf Sichern um die Änderung zu speichern.

Tastatur

Dieses Unterregister bietet die Möglichkeit die Favoriten zu bearbeiten und die Tastenfarben anzupassen. Außerdem können Sie hiermit verschiedene Tasten im Kassensystem ausblenden.

Das Unterregister Tastatur

Favoritentasten

Die Gruppe „Favoriten“ ermöglicht die Zuweisung von 16 Artikeln auf statische Direkttasten. Die Direkttasten werden unabhängig von der gewählten Kategorie immer angezeigt.

Lokale und globale Favoriten

Die Liste der Favoriten wird wahlweise lokal oder zentral gespeichert:

Bei der lokalen Speicherung erhält das Kassensystem individuelle Favoriten.
Bei der globalen Speicherung werden für alle Kassensysteme die gleichen Favoriten eingestellt.

Dies sollte bei der Bearbeitung von Favoriten beachtet werden.

Beim Umschalten von lokalen auf globale Favoriten (und umgekehrt) können die Favoriten übernommen oder überschrieben werden.

Die Frage sollte so beantwortet werden, dass keine Favoriten gelöscht werden.

Favoriten eintragen

Um einen Artikel einer Favoritentaste zuzuweisen, kann die Artikelnummer im zugehörigen Eingabefeld eingegeben oder mit gesucht werden. Um die Favoritentaste zu aktivieren, muss die Option aktiv hinter dem Anzeigefeld für die Artikelbezeichnung aktiviert werden.

Auf den Favoritentasten erscheint die Beschriftung, die in den Stammdaten des jeweiligen Artikels hinterlegt wurde.

Tastenfarben

Die Gruppe Tastenfarben ermöglicht die Veränderung der Farben des Kassendialogs. Zum Einstellen muss in den gewünschten Bereich geklickt und dann im Dialog Farbauswahl eine Farbe ausgewählt werden.

Die Gruppe Tastenfarben

Das Farbauswahlmenü

Tasten ausblenden

In der Gruppe Tasten ausblenden können Schaltflächen ausgewählt werden, die im Kassendialog ausgeblendet werden sollen. Das hat zur Folge, dass die Taste weder Beschriftung noch Funktion besitzt. Sie behält jedoch die eingestellte Farbe.

Anders als in der Benutzerverwaltung wird diese Einstellung zentral vorgenommen; das heißt, sie betrifft alle Benutzer.

Die Gruppe Tasten ausblenden

Peripherie

Mit diesem Unterregister können verschiedene, zum Kassieren angeschlossene, Geräte eingestellt werden.

Das Unterregister Peripherie

Display

Die Gruppe „Display" ermöglicht die Konfiguration einer angeschlossenen Kundenanzeige. Wahlweise kann ein an einem einstellbaren COM-Port angeschlossenes, kompatibles DOT-Matrix Display ausgewählt werden oder ein zusätzlicher angeschlossener Monitor.

Die Gruppe Display

Anzeige auf Zusatzmonitor

Um die Displayanzeige auf einem Zusatzmonitor zu verwenden, muss der Windows Desktop auf diesen erweitert werden.^[2]
Die Einstellung der Displayanzeige auf dem Zusatzmonitor kann mit einem Klick auf gestartet werden.

Bearbeitung der Displayanzeige auf einem Zusatzmonitor ohne Artikelliste

Mit dem Steuerkreuz „Fensterposition“ kann festgelegt werden, an welchen Koordinaten das Kundendisplay eingeblendet wird. Die Position kann auch mit den Pfeiltasten bei gedrückter STRG verändert werden.
Die mittlere Schaltfläche im Steuerkreuz „Fensterposition“ schaltet die Schrittweite für Fensterposition zwischen „1“ und „10“ um und ermöglicht so das schnellere Verändern dieser Parameter.
Mit dem Steuerkreuz „Fenstergröße“ können Breite und Höhe der Anzeige verändert werden. Die Ausdehnung kann auch mit den Pfeiltasten bei gedrückter ⇑ verändert werden.
Die Schriftgröße kann mit den Tasten + und - verändert werden.
Die Farben der Titelleiste oder des Anzeigehintergrunds können jeweils mit geändert werden.
Reset versetzt die Kundenanzeige auf die Werkseinstellungen.
Mit Sichern können Änderungen dauerhaft gespeichert werden.
Mit Ende kann der Dialog ohne Änderungen verlassen werden.

Displayoptionen

Die Gruppe Displayoptionen ermöglicht die Konfiguration der Anzeige nach einer einstellbaren Wartezeit. Wahlweise wird ein Text „Willkommen bei Firma XYZ“ angezeigt oder die Anzeige geleert.

Die Gruppe Displayoptionen

Kassenlade

Die Kassenlade kann entweder an einem parallelen (LPT) oder seriellen Port (COM) angeschlossen werden. Außerdem kann der Typ des Bondruckers ausgewählt werden. Mit einem Klick auf kann die Kassenlade getestet werden.

Die Gruppe Kassenlade

Waage

Hier wird der Typ der Waage und der Port, an dem sie angeschlossen ist, ausgewählt.

Die Gruppe Waage

Scanner Sondercodes

Die Gruppe „Scanner Sondercodes" ermöglicht das Auslesen und Verarbeiten von besonderen Barcodes.

Die Gruppe Scanner Sondercodes

Pressecodes

Sofern die Option Pressecodes verwenden aktiviert ist, können Zeitschriften durch deren Barcode erfasst und protokolliert werden. Um die Option zu nutzen, müssen Präfix und Mehrwertsteuerkennzeichnungen eingestellt werden.

Pressecodes müssen 13 stellig sein (ohne AddOns)
Pressecodes beginnen in der Bundesrepublik Deutschland mit dem Präfix „41“.
Die Kennzeichnung des MwSt. Satz Voll erfolgt mit dem Kennzeichen „4“,
Die Kennzeichnung des MwSt. Satz Halb mit „9“.
Optional können zwei- oder fünfstellige AddOns zur Bestimmung einer Ausgabe ausgelesen werden.
AddOns können zweistellig (für Wochenausgaben) oder fünfstellig (für Tagesausgaben) sein.
Beiden Mehrwertsteueroptionen muss ein Artikel zugewiesen werden. Informationen über die Anlage von Presseartikeln im Warenstamm sind hier verfügbar.

Beispiel: Der Barcode 41 9 45678 1255 3 020 05 enthält folgende Informationen:

Präfix 41 für Presseartikel
Kennzeichen 9 für den halben MwSt.-Satz
Code 45678 als VMP-Code für das Presseerzeugnis
Preis 1255 für den Preis 12,55 € inkl. MwSt.
Prüfziffer 3 als technische Kontrollziffer für den Barcode
AddOn 1 20 für die Ausgabe der 20. Kalenderwoche
AddOn 2 05 für die Freitagsausgabe, also der 5. Wochentag, gezählt wird ab Montag.

Pfandcodes

Die Option Pfandcode verwenden ermöglicht das Erkennen von Pfandcoupons aus fremden Quellen. Die Option kann benutzt werden, um Rücknahmen aus einem Pfandautomaten zu verrechnen.

Das Erfassen von Pfandcoupons aus Fremdquellen hat keine Auswirkung auf die Pfandlagerbestände.

Um die Option zu nutzen, muss ein Präfix eingestellt
Es können 8- und 13-stellige Barcodes verarbeitet werden

Bei 8-stelligen Barcodes werden nur Geldbeträge verarbeitet.

Beispiel: Der Barcode 98 001255 enthält folgende Informationen:

Präfix 98 für Pfandbon aus Automat
Preis 1255 für den Pfandwert 12,55 €

8-stellige Pfandcoupons aus Fremdquellen können nicht gegen Mehrfacheinlösung gesichert werden. Diese Pfandbons müssen nach der Annahme vernichtet werden.

Bei 13-stelligen Barcodes können auch Seriennummern verarbeitet werden

Beispiel: Der Barcode 98 00941 01255 3 enthält folgende Informationen:

Präfix 98 für Pfandbon aus Automat
Seriennummer 941 als eindeutige Bonnummer
Preis 1255 für den Pfandwert 12,55 €
Prüfziffer 3 als technische Kontrollziffer für den Barcode

Die für die Seriennummer vorgesehenen Stellen müssen im Feld "Länge Ident" eingestellt werden. Im vorliegenden Beispiel kann die Seriennummer 5-stellig sein.

13-stellige Pfandcoupons aus Fremdquellen können gegen Mehrfacheinlösung gesichert werden.

Hinweise zur Konfiguration von Pfandcodes:

Bei 8-stelligen Pfandcodes werden alle Stellen nach dem Präfix als Pfandwert angenommen. Das Präfix darf maximal 4 Stellen lang sein, beispielsweise 98761234 (= Pfandwert 12,34 €).

Bei 13-stelligen Pfandcodes werden alle Stellen nach dem Präfix bis zur 12. Stelle als Pfandwert angenommen, wenn die Länge der Seriennummer im Feld "Länge Ident" mit 0 eingestellt ist. Die 13. Stelle wird nicht ausgewertet (Prüfziffer). Das Präfix darf bis zu 4 Stellen lang sein, beispielsweise 9876000012340 (= Pfandwert 12,34 €).

Bei 13-stelligen Pfandcodes werden die im Feld "Länge Ident" eingestellten eingestellten Stellen nach dem Präfix als Seriennummer gespeichert. Die dann folgenden Stellen werden bis zur 12. Stelle als Pfandwert angenommen. Die 13. Stelle wird nicht ausgewertet (Prüfziffer). Das Präfix darf bis zu 4 Stellen lang sein, die Seriennummer ebenfalls bis zu 4 Stellen, beispielsweise 9876000012340 (= Pfandwert 12,34 €).

Wenn die Länge der Seriennummer > 0 eingestellt ist, wird die Seriennummer immer gespeichert und muss dann eindeutig sein. Die Funktion kann also nur eingesetzt werden, wenn die Seriennummer nicht statisch ist.

Beispiele für ungültige Code:

Präfix: 98, Ident Stellen: 0, Pfandwert: 3,30 €, Code: 98100330. Fehler: Das Präfix ist falsch definiert.
Präfix: 98, Ident Stellen: 4, Pfandwert: 3,30 €, Code: 9812345003305. Fehler: Das Präfix ist falsch definiert.
Präfix: 98, Ident Stellen: 5, Pfandwert: 3,30 €, Code: 981234500330. Fehler: Barcode enthält keine Prüfziffer

Wiegecodes

Die Option Wiegecode verwenden ermöglicht das Erkennen von Wiegecode aus fremden Quellen. Die Option kann benutzt werden, um Frischware aus einer Einwaage zu verrechnen.

Das Erfassen von Wiegecodes aus Fremdquellen hat keine Auswirkung auf die Lagerbestände.

Um die Option zu nutzen, muss ein Präfix eingestellt
Es können 8- und 13-stellige Barcodes verarbeitet werden